Thực trạng văn hóa công sở tại công ty cổ phần hóa chất miền bắc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..........................................................................6
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC........................................................................3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần hóa chất miền bắc.....3
1.1.Giới thiệu chung về công ty.......................................................................................................3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.................................................................3
1.2.1.Chức năng..............................................................................................................................3
1.2.2.Nhiệm vụ...............................................................................................................................4
1.2.3.Quyền hạn.............................................................................................................................4
1.2.4.Cơ cấu tổ chức. (Sơ đồ phụ lục 1)..........................................................................................4
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ
phần hóa chất Miền Bắc.................................................................................................................5
1.3.Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................................................5
1.3.1.Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương:.................................................................5
1.3.2.Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng............................6
1.3.3.Nghiệp vụ công tác văn thư...................................................................................................6
1.3.4.Nghiệp vụ Quản trị văn phòng...............................................................................................6
1.3.5. Nghiệp vụ Công tác an ninh trật tự.......................................................................................7
1.4.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...............................................................8
1.4.1.Chức năng..............................................................................................................................8
1.4.2.Nhiệm vụ...............................................................................................................................9
1.4.3.Quyền hạn.............................................................................................................................9
1.4.4.Cơ cấu tổ chức.( Sơ đồ phụ lục 2)..........................................................................................9
1.5.Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng...................................................9
3.Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần hóa chất Miền bắc.........................10

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.6.Khảo sát về công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc...................................10
1.6.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức của công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc..10
1.6.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan...............................................................................................11
1.6.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:...............................................................................11
1.6.4. Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản (sơ đồ phụ lục 4).............................................11
1.6.5.Nhận xét tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ
quan so với các quy định hiện hành..............................................................................................12
1.6.6. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lài liệu vào lưu trữ cơ quan so với
quy định hiện hành.......................................................................................................................15
1.6.7. Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty so với quy định
hiện hành :....................................................................................................................................16
1.7. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...............................................................16
4.Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần hóa chất Miền
Bắc................................................................................................................................................18
1.8.Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.........................................................18
1.9.Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các thiết bijvawn phòng trong công ty cổ
phần hóa chất Miền Bắc...............................................................................................................18
1.10.Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất
Miền Bắc.......................................................................................................................................18

PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ......................20
1. Lí do chọn đề tài........................................................................................................................20
2.Mục tiêu của nghiên cứu...........................................................................................................20
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................................................20
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................................................21
5. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................................................21
6. Lịch sử vấn đề nghiên cứu........................................................................................................21
7.Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................22
8. Bố cục (kết cấu) của chuyên đề.................................................................................................22

Chương I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ...............................23
1. Khái niệm văn hóa công sở.......................................................................................................23

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.Khái niệm văn hóa..................................................................................................................23
1.2.Khái niệm công sở...................................................................................................................23
1.3.Khái niệm văn hóa công sở.....................................................................................................24
1.4.Vai trò của văn hóa công sở....................................................................................................24
1.5.Đặc điểm của văn hóa công sở................................................................................................26
1.6.Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở.............................................................................27
1.7.Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng văn hóa công sở............................................................28
1.7.1.Các yếu tố bên trong của công sở........................................................................................28
1.7.2.Các yếu tố bên ngoài của công sở........................................................................................28

2.Văn hóa công sở bắt nguồn từ đâu?..........................................................................................28

Chương II.THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC......................................................................30
2.1.Tổng quan về công ty cổ phần hóa chất Miền bắc...................................................................30
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển..........................................................................................30
2.1.2.Vị trí giao thương.................................................................................................................30
2.1.3.Mục tiêu và phạm vi hoạt động...........................................................................................31
2.2.Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc......................................32
2.2.1.Văn hóa giao tiếp – văn hóa ứng xử nơi công sở..................................................................32
2.2.1.1.Giao tiếp trong nội bộ công ty...........................................................................................33
2.2.1.1.1.Giao tiếp giữa nhân viên với cấp trên............................................................................33
2.2.1.1.2.Giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới..............................................................................34
2.2.1.1.3.Giao tiếp với đồng nghiệp..............................................................................................34
2.2.1.2.Giao tiếp với bên ngoài.....................................................................................................35
2.2.1.2.1.Giao tiếp với khách hàng................................................................................................35
2.2.1.2.2.Giao tiếp với nhà cung cấp/đối tác................................................................................36
2.2.1.2.3.Giao tiếp với cơ quan chính quyền................................................................................37
2.2.1.3.Giao tiếp không trực điện thoại........................................................................................37
2.2.1.3.1.Giao tiếp qua điện thoại................................................................................................37

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1.3.2.Giao tiếp bằng thư điện tử ............................................................................................39

2.2.2.Trang phục nơi công sở........................................................................................................39
2.2.3.Phong cách làm việc nơi công sở.........................................................................................40
2.2.4.Bài trí nơi công sở................................................................................................................42
2.2.4.1.Về biển tên công ty............................................................................................................44
2.2.4.2.Về khẩu hiệu.....................................................................................................................44
2.2.4.3.Về phòng họp....................................................................................................................44
2.2.4.4.Về phòng làm việc.............................................................................................................44
2.2.5.Sắp xếp tài liệu phòng làm việc khoa học............................................................................44
2.2.6.Trình độ của nhân viên trong công ty...................................................................................45

Chương III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI
TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT
MIỀN BẮC.........................................................................................................46
3.1.Đánh giá, nhận xét chung về văn hóa công sở của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.........46
3.1.1.Những kết quả mà Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc đạt được......................................46
3.1.2.Những tồn tại trong hoạt động của CT CPHC Miền Bắc.......................................................47
3.1.3.Nguyên nhân........................................................................................................................47
3.1.4.Định hướng..........................................................................................................................48
3.2.Giải pháp.................................................................................................................................48
3.2.1.Giải pháp từ phía doanh nghiệp..........................................................................................48
3.2.2.Các giải pháp từ phía Nhà nước...........................................................................................50
3.3.Đề xuất, kiến nghị...................................................................................................................51
3.3.1.Đối với Công ty CPHC Miền Bắc...........................................................................................51
3.3.2.Đối với nhà trường..............................................................................................................51

PHẦN III. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý VỀ
VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY..................52
1.Về văn hóa công sở và đạo đức kinh doanh...............................................................................52
2.Văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập...........................................................................53

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Thay đổi văn hóa doanh nghiệp.................................................................................................53
4.Văn hóa ứng xử trong lễ tiệc......................................................................................................54
5.Văn hóa công sở – Những điều chưa thể lý giải.........................................................................56

C. KẾT LUẬN...................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................61
PHỤ LỤC..........................................................................................................60

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CT
CPHC MB
VHCS
NIC
BHLĐ

HCVP
VTLT
CBCNV

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

Công ty
Cổ phàn hóa chất Miền Bắc.
Văn hóa công sở
Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc
Bảo hieemr lao động.
Hành chính văn phòng
Văn thư lưu trữ
Cán bộ công nhân viên.

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham
mưu giúp lãnh đạo về mặt tổ chức, điều hành công việc. Nói cách khác, Văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức làm việc giúp cho lãnh đạo, đồng
thời cũng là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ phận phục vụ trực tiếp
các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội
nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ quan
phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ, tổ chức nói
chung. Cùng với quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự

phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ
cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu ,… đã tạo ra kết cấu hạ
tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời
theo kịp với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay cần phải có văn
phòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác và hiệu quả.
Nhận thầy tầm quan trọng của ngành Quản trị văn phòng và xuất phát từ
thực tiễn nhu cầu của xã hội, được sự đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02
năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội) đã ban hành quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập Khoa
Thư kí và Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội.
Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động của bộ máy nhà nước và
thể chế hành chính nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu
tổ chức của cơ quan, cán bộ,công chức trong cơ quan .Đồng thời giúp sinh viên
vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản
lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình
học tập, đã gắn liền giữa lý thuyết và thực hành như phương châm của Bộ Giáo
dục và Đào tạo “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, giữa lý
luận và thực tiễn phải cụ thể”. Chính theo phương châm đó mỗi khoá học, Đại
học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị
để vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc và nâng cao hơn nữa trình độ
cho các sinh viên sau khi ra trường không chỉ giỏi về lý thuyết mà còn giỏi về
chuyên môn nghiệp vụ.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

1

Lớp: Quản trị Văn phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan,em đã đến thực tập tại Văn phòng
của công ty cổ phần hóa chất miền bắc trong thời gian từ ngày 03/01/2016 đến
ngày 11/03/ 2016. Với những kiến thức đã học, thì đợt thực tập này giúp em có
điều kiện thâm nhập thực tế, hiểu biết hơn về nghiệp vụ chuyên ngành của mình
đã được học ở trường vận dụng vào thực tế. Qua quá trình vừa học vừa làm, học
hỏi kinh nghiệm, đây là hành trang vững chắc đưa em bước vào thực tế một cách
vững vàng hơn, bên cạnh đó còn xây dựng cho em được phong cách làm việc
của người cán bộ thực thụ trong tương lai.
Qua một thời gian ngắn được thực tập tại công ty cổ phần hóa chất miền
bắc, em đã tìm hiểu mọi hoạt động của cơ quan. Các cán bộ trong Văn phòng cơ
quan đã hướng dẫn cho em tận tình các công việc được giao và rèn luyện cho em
có tác phong làm việc của nhân viên văn phòng. Em xin gửi lời cảm ơn các cán
bộ trong văn phòng đặc biệt là chị Trần Thị Nga_Trưởng phòng hành chính đã
tạo điều kiện cho em trong thời gian kiến tập tại cơ quan cũng qua đó xin gửi lời
càm ơn sâu sắc đến thạc sĩ Lâm Thu Hằng, thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường
trưởng khoa quản trị văn phòng kiêm chủ nhiệm cùng các giảng viên khoa Quản
tri văn phòng đã chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập này.
Dưới đây là báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại công ty Cổ
phần hóa chất miền bắc. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì em
đã làm được và chưa làm được trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần hóa
chất miền bắc. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, dưới sự hướng dẫn của cán bộ phụ
trách trong Văn phòng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, kỹ năng vận dụng lý
thuyết vào thực tế còn hạn chế nên báo cáo của em còn nhiều khuyết điểm,thiếu
sót. Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổ sung đóng góp ý kiến để bản thân em rút
ra được những bài học và hoàn thiện hơn nữa trong công việc sau này khi ra
trường công tác.

Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Lê Thị Hồng Thuyết
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

2

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG.
PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần hóa chất miền bắc.
1.1. Giới thiệu chung về công ty.
Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC
Tên tiếng anh:
NORTHERN INDUSTRIAL CHEMICAL JS
COMPANY
Tên viết tắt : NIC
Loại hình : Công ty Cổ phần
Địa chỉ : Lô CN 5.2A, khu Hóa chất Hóa dầu, Khu công nghiệp Đình Vũ,
Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải phòng
Fax : 0437.586.994
Người đại diện: Mai Ngọc Chúc

Công ty Cổ phần Hóa chất Miền Bắc được thành lập năm 2011 cùng với
định hướng phát triển ngành Công nghiệp hóa chất Việt Nam của Thủ tướng
Chính phủ. Bằng sự đầu tư quy mô lớn và am hiểu kỹ thuật, Công ty cổ phần
Hóa chất Miền Bắc là Công ty hàng đầu trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu và cho
thuê bồn chứa Hóa chất. Với vốn đầu tư nước ngoài lớn và cơ sở trang thiết bị
sản xuất tiên tiến hiện đại, Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc đã đạt được
những thành công và tạo thương hiệu nhất định trong thị trường Hóa chất.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
1.2.1. Chức năng.
Với sự đầu tư quy mô lớn và sự am hiểu về kĩ thuật Công ty Cổ phần hóa
chất Miền Bắc luôn cung ứng kịp thời các loại sản phẩm hóa chất, hóa dầu chất
lượng cao với kết cấu hạ tầng, bồn chứa dung tích lớn đảm bảo yêu cầu nghiêm
ngặt và an tòa tuyệt đối.
Cung cấp các sản phẩm như METHANOL, CAUSTIC SODA,
TOLUENE, XYLENE, ETHYL ACETATE... cho thị trường trong nước cũng
như thị trường ngoài nước.

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

3

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.2. Nhiệm vụ.
- Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liên
quan.

-

Đăng kí kinh doanh và kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng kí.
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Xây dựng kế hoách phát triển phù hợp với mục tiêu của công ty.
Tập trung vào ngành nghề chính là hóa dầu phục vụ cho nhu cầu của cả

nước.
- Quản lí tốt cán bộ công nhân viên của công ty theo đúng chế độ chính
sách của nhà nước. Tạo điều kiện cho công nhân viên trong công ty có thu nhập
ổn định và nức sống ngày càng được tăng cao.
- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ của công ty.
1.2.3. Quyền hạn.
- Sữ dụng vốn điều lệ và quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu trong
kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
- Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu,... và tăng giảm vốn điều
lệ của công ty ntheo quy định của pháp luật.
- Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận và thành lập các quỹ theo
quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị.
- Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu sử dụng lao động
của công ty.
- Tìm kiếm thị trường khách hàng trong và ngoài nước và kí kết hợp đông
với các cơ qun, doanh nghiệp có nhu cầu.
- Chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ cao vào sản xuất để nâng
cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh thị trường.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức. (Sơ đồ phụ lục 1).
Công ty cổ phần chính là mô hình kinh tế tiến bộ của xã hội văn minh
loài người hiện nay, để hiểu một cách đơn giản nhất thì chúng ta hiểu Công ty cổ
phần chính là một “nhà nước” thu nhỏ và ở đó Đại hội đồng cổ đông Công ty
đóng vai trò như là cơ quan lập pháp, là cơ quan quyết định phương hướng phát

triển và những vấn đề trọng đại khác của công ty. Trong CTCP hóa chất Miền
Bắc thì :
- Đại hộ đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

4

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí của công ty, có toàn quyền nhân
danh công ty quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không
thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát đóng vai trò của cơ quan tư pháp, cơ quan có nhiệm vụ
kiểm tra, kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Công ty.
- Ban giám đốc là người quản lí, điều hành, bảo toàn và phát triển toàn
diện công ty và là người quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh
doanh hàng ngày của công ty...
- Các phòng ban chuyên môn : phòng Hành chính nhân sự, phòng Kinh
doanh, phòng Kế hoạch, phòng Tài chính kế toán.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.
1.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.3.1. Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương:
• Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộ
máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, tách chia…các đơn vị, bộ phận phù hợp
tình hình thực tế Công ty.

• Quản lý lao động; phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện chính
sách về tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động, tiền lương, định mức
lao động; Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối với người
lao động.
• Công tác phúc lợi tập thể: Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đối
với người lao động bao gồm: Chế độ BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, bồi
dưỡng độc hại, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, khưn thưởng, kỷ luật, bồi
thường vật chất, cho thôi việc, nghỉ việc, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn
và biện pháp cải thiện lao động.
• Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp quy của
Công ty.
• Nghiên cứu, đề xuất các phương án quản lý nhân sự: Tuyển dụng, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển CBCNV trong Công ty; Nghiên cứu, đề xuất
các chương trình, hình thức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn,
lý luân chính trị cho CBCNV toàn chuyên môn.
Lê Thị Hồng Thuyết
5
K1A

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Lập kế hoạch bảo hộ lao động và theo dõi việc thực hiện kế hoạch bảo
hiểm lao động hàng năm.
1.3.2. Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua,
khen thưởng.
• Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã
được giám đốc phê duyệt.

• Tổng hợp, xử lý, trình giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định của Công ty.
• Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất
thoát, phương hại đến lợi ích của Công ty.
• Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng.
1.3.3. Nghiệp vụ công tác văn thư.
• Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí
theo địa chỉ quy định về quản lý văn băn.
• luật Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác HC-NS của
Công ty.
• Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý văn
phòng phẩm theo đúng chế độ.
• Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng
quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của Pháp.
1.3.4. Nghiệp vụ Quản trị văn phòng.
• Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng các Phòng, Ban tại trụ sở
Công ty.
• Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản pháp lý của công ty, văn bản đi,
đến tại trụ sở công ty.
• Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hành
chính quản trị.
• Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
• Quản lý các hô sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO-2008, các Hồ sơ pháp lý của Công ty theo chức năng quy định của
phòng.
• Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị.
• Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh khu làm việc cơ quan; giữ gìn, chăm
lo và bảo quản khu vực văn phòng làm việc của Công ty luôn gọn gàng, sạch sẽ,
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

6

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đảm bỏa vệ sinh, cảnh quan môi trường.
• Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp;
chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày.
• Quản lý con dấu của Công ty, thiết bị văn phòng, điện thoại Công ty.
• Quản lý xe văn phòng, văn phòng làm việc, cảnh quan môi trường tại
trụ sở Công ty.
1.3.5. Nghiệp vụ Công tác an ninh trật tự
• Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật
tự an ninh khu vực và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực
thuộc công ty.
• Tổ chức chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng Bảo vệ nhằm
đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty.
Nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức, hoạt động và quản lí của văn
phòng CTCP hóa chất Miền bắc : Văn phòng đảm nhận công tác tham mưu
vào quá trình xây dựng lên quy trình tổ chức bộ máy của Công ty. Tham mưu
cho lãnh đạo về xây dựng các quy chế, quy định, nội quy làm việc để áp dụng
cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty.
Ví dụ: Văn phòng xây dựng dự thảo quy chế về công tác Văn thư – Lưu
trữ. Dự thảo về sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn Công ty và cua từng phòng, ban
cụ thể…
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về việc ban hành ra các quy định, quy
chế, nội quy làm việc cho công ty. Các quy chế hoạt động của Văn phòng được
ban hành theo hướng đề cao trách nhiệm của người đứng đầu, phân công, phân

nhiệm vụ cụ thể theo lĩnh vực. Các phòng chuyên môn theo đó phân công nhiệm
vụ đến từng CBCNV đúng người, đúng việc, phát huy được từng mặt mạnh của
từng cá nhân, đồng thời phát huy dân chủ trong hội họp giữa lãnh đạo Văn
phòng với các phòng chức năng…do đó đã phát huy được trí tuệ tập thể.
Văn phòng là cầu nối trong quan hệ cộng tác với cấp trên, ngang cấp, cấp
dưới và cấp chính quyền, nhân dân địa phương và ngược lại. Nhằm đảm bảo
được các chế độ, chính sách và quyền lợi của mọi người.
Trong công tác tham mưu, cán bộ nhân viên văn phòng luôn thể hiện sự
Lê Thị Hồng Thuyết
7
Lớp: Quản trị Văn phòng
K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, cán bộ nhân
viên Văn phòng cũng còn một số vấn đề cần khắc phục, đó là: Đội ngũ nhân
viên trực tiếp tham mưu, giúp việc còn nhiều bất cập (nhiều nguồn, trình độ
chưa đúng với chuyên môn, nghiệp vụ, trái ngành nghề). Sự am hiểu pháp luật,
nắm bắt đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước; năng lực
nắm bắt diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp, tham mưu
soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế. Kinh nghiệm công tác, phong cách làm
việc chưa thật sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởng
bảo thủ, thụ động trong công việc đã được phân công. Nhân sự của văn phòng
còn thiếu, quá trình phân công công việc còn gặp nhiều khó khăn khi một người
phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau.
VD : Thiếu nhân sự bộ phận Văn thư – Lưu trữ nên nhân viên HCVP phải
đảm nhiệm luôn công việc của bộ phận VT _ LT khiến cho công việc đạt hiệu

quả chậm hơn.
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
1.4.1. Chức năng.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lí điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan tổ chức.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho giám đốc
công ty về các lĩnh vực công tác như :
• Công tác thi đua khen thưởng - kỉ luật và giải quyết các chế độ chính
sách đối với người lao động.
• Công tác văn thư – lưu trữ quản lí hồ sơ nhân viên.
• Công tác tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự.
• Công tác lễ tân.
• Công tác hành chính, quản trị , y tế.
• Công tác thanh tra bảo vệ.
Công tác quản lí lao động và tiền lương.
• Công tác tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo,
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

8

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân viên.
1.4.2. Nhiệm vụ.

- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong
nội bộ công ty.
- Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng chương
trình và báo cáo thực hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của
công ty.
- Xây dựng các kế hoạch cho công ty ( kế hoach ngắn hạn, trung hạn, dài
hạn,...) các chương trình công tác. Chủ trì huặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị
tổ chức các hội nghị hội thảo, cuộc họp của công ty, lãnh đạo công ty và phục vụ
các Hội nghị, hội thảo đó.
- Quản lí và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản.
- Quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của công ty.
- Quản lí và lưu trữ hồ sơ trong công ty.
- Đào tạo cán bộ đáp ứng cho nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ và kĩ năng tay nghề cao.
- Quản lí, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty.
- Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến giấy tờ do phòng hành
chính phụ trách.
- Công tác bảo vệ, lễ tân đảm bảo an toàn về người và tài sản.
- Làm các công việc trong lĩnh vực, chuyên mon được giao và phụ trách.
- Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quản lí chỉ đạo công tác Hành
chính của công ty.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc.
- Đảm bảo công tác hậu cần tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo công ty.
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kĩ thuật đáp ứng nhu cầu
công việc của công ty.
1.4.3. Quyền hạn.
• Sử dụng vốn, điều lệ và quỹ của Công ty để phục vụ nhu cầu của văn
phòng.
• Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho cán bộ, nhân viên và
các bộ phận trong văn phòng.

• Lập và sử dụng các Qũy theo quy định của công ty.
1.4.4. Cơ cấu tổ chức.( Sơ đồ phụ lục 2)
1.5. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

9

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bản mô tả công việc ( Phụ lục 3)
3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần hóa chất
Miền bắc.
1.6. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền
Bắc.
Công tác văn thư: là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ các công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
các cơ quan.
1.6.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức của công tác văn thư của Công ty cổ
phần hóa chất Miền Bắc.
Tổ chức công tác văn thư tại Công ty theo mô hình tập trung tại bộ phận
văn thư Công ty thuộc phòng Hành chính – Nhân sự, do văn thư kiêm nhiệm.
Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả các văn bản đi, đến…Các công việc này được
thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý của Công ty.
Văn thư công ty có trách nhiệm :
Tiếp nhận, phân loại, bóc bì , đóng dấu đến; trình văn bản đến; đăng ký

văn bản đến, chuyển giao văn bản đến, theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Kiểm tra thể thức, chi số, ngày tháng năm văn bản đi, đóng dấu văn bản
đi, làm thủ tục văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu,
lập và bảo quản sổ sách của Công ty: sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn
bản đi, sổ chuyển giao văn bản, sổ đăng ký văn bản nội bộ…
Bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty, trực tiếp đóng dầu vào các văn
bản, giấy, trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khác của Công ty.
Công tác văn thư của CTCPHC Miền Bắc với 1 nhân viên văn thư với
trình độ chuyên môn được đào tạo bài bản, thành thạo các thiết bị hiện đại đáp
ứng được yêu cầu của 1 văn thư hiện tại. Tuy nhiên vì một số lí do riêng (nhân
viên văn thư nghỉ sinh) nên hiện tại bộ phận HC – VP của công ty đang kiêm
luôn văn thư trong thời gian tuyển dụng nhân sự.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

10

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.6.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công ty soạn thảo và ban hành văn bản dựa trên những hướng dẫn của các
văn bản sau :
- Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 6 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn trình bày thể
thức văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính

phủ quy định về công tác văn thư.
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng 7 năm 2005 hướng dẫn
việc quản lý văn bản đi văn bản đến.
Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của Công ty.
Phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận soạn thảo các văn bản đi chung
của Công ty.
Những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản của Công ty:
Chủ tịch Hội đòng quản trị, Tổng giám đốc Công ty ban hành các văn bản
mang tính chiến lược, đưa ra các chủ trương chính sách hoạt động quan trọng,
Các văn bản phê duyệt các chương trình, đề án, dự án. Ký cáo quyết định bổ
nhiệm nhân sự trong Công ty, ký kết các hợp đồng, biên bản…
Phó Tổng giám đốc ký thay Tổng giám đốc một số văn bản được chỉ thị.
Các văn bản được xử lý các vấn đề cụ thể.
1.6.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Các văn bản của Công ty được trình bày theo những quy định trong các
văn bản Luật. Đồng thời tuân theo các quy định của Quy chế về công tác văn
thư lưu trữ của Công ty soạn thảo và ban hành. Hầu hết các văn bản đều có đủ
các thành phần thể thức.
1.6.4. Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản (sơ đồ phụ lục 4)
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện dựa trên các
văn bản Luật quy định phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

11

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trưởng các phòng, ban, bộ phận phân công cho nhân viên tiến hành
soạn thảo văn bản theo yêu cầu công việc. Sau đó kiểm tra về nội dung, thể thức
của văn bản, ký nháy vào văn bản, nếu phát hiện lỗi thì yêu cầu nhân viên của
mình sửa lại. Văn bản được gửi đến phòng Hành chính Nhân sự để kiểm tra tiếp
một lần nữa trước khi trình lên cho Tổng giám đốc. Sau khi phòng Hành chính
nhân sự kiểm tra xong thì văn bản được trình lên cho Tổng giám đốc (trừ những
văn bản có nội dung chuyên môn đặc thù của các phòng ban thì do Trưởng các
bộ phận, phòng, ban, trực tiếp trình cho Tổng giám đốc thuận lợi hơn cho việc
giải trình). Tổng giám đốc kiểm tra, phê duyệt, ký ban hành văn bản. Nhân viên
văn thư có trách nhiệm kiểm tra chữ ký, thể thức, nội dung và đóng dấu lên văn
bản. Sau đó làm thủ tục chuyển giao văn bản và lưu lại bản gốc.
• Ưu điểm :
Với quy trình như trên, các phòng, ban, đơn vị đảm bảo được thống nhất
cho tất cả các văn bản của Công ty. Không gây ra sự nhầm lẫn và ban hành
chồng chéo các văn bản với nhau.
Ngoài ra còn giúp cho việc quản lý văn bản của Văn thư được dễ dàng,
trải qua nhiều khâu kiểm tra về thể thức và nội dung giúp cho văn bản có tính
thống nhất và đúng với quy định đã được ban hành đồng thời thống nhất khi đi
giao dịch với bên ngoài.
• Nhược điểm :
Có những loại văn bản mang tính chuyên môn thì Trưởng phòng Hành
chính Nhân sự chỉ có thể kiểm tra về thể thức, không thể sửa lại nội dung được.
Điều đó rất bất tiện khi trình lên Ban giám đốc, nội dung không chính xác, văn
bản lại phải gửi lại phòng chuyên môn để sửa chữa. Điều này gây chậm trễ trong
việc ban hành và xử lý công việc.
1.6.5. Nhận xét tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi, văn bản đến của cơ quan so với các quy định hiện hành.
 Tổ chức và giải quyết văn bản đi. (phụ lục 5)
Sau khi chuyên viên soạn thảo xong văn bản, lãnh đạo phòng hành

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

12

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn
bản. Đồng thời ký nháy vào cuối của nội dung văn bản. nếu phát hiện ra lỗi sai
thì kịp thời gửi lại văn bản để sửa chữa. Văn bản được chuyển lên trên trình Ban
giám đốc phê duyệt, ký ban hành. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thêm
một lần nữa về thể thức, kỹ thuật trình bày bản, chữ ký của người có thẩm
quyền. Sau đó đóng dấu, đăng ký văn bản đi và làm thủ tục chuyển phát. Lưu lại
bản gốc văn bản ở Công ty.
• Ưu điểm :
- Tất cả các văn bản ban hành đều được đăng ký vào sổ đầy đủ, rõ ràng,
chính xác, được lập thành từng tập tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm,
kiểm tra, theo dõi, giải quyết văn bản được thuận lợi khi cần thiết.
- Khi thực hiện soạn thảo cán bộ chuyên trách nắm vững chuyên môn
nghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình vì thế các văn bản ban hành đều có độ
chính xác tương đối cao.
- Tất cả các con dấu đều được bảo quản, sắp xếp lên giá theo đúng thứ tự
đúng vị trí con dấu. Việc đóng dấu được thực hiện khá nghiêm túc. Các văn bản
khi ban hành được kiểm tra tương đối chặt chẽ trước khi trình cho ban giám đốc
kí.
- Các văn bản sau khi được hoàn thiện thủ tục thì được gửi đi ngay hoặc
chuyển fax nên rất nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của cơ

quan.
- Việc quản lý văn bản đi tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho công việc lập hồ sơ
và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan những văn bản có giá trị.
• Nhược điểm:
- Việc cán bộ văn phòng kiêm nhiệm tạm thời công tác văn thư khối công
việc là quá lớn nên nhiều văn bản vẫn còn tồn đọng không được chuyển trong
ngày.
- Khi tiến hành công việc chuyển giao thì cơ quan vẫn chưa lập sổ chuyển
giao văn bản; các văn bản khi chuyển giao đều không yêu cầu ký nhận nên việc
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

13

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển nhầm văn bản còn xẩy ra khi tra tìm văn bản hết sức khó khăn.
- Các thông tin trong văn bản được đăng ký vào sổ chưa đầy đủ còn viết
sai nhiều.
- Các văn bản trước khi ban hành đều được kiểm tra về thể thức và nội
dung văn bản, nhưng vẫn sai nhiều về thể thức văn bản (xem các văn bản mẫu
đính kèm phần phụ lục).
- Các văn bản lưu còn thiếu nhiều chưa thực hiện tốt dẫn đến quản lý văn
bản lưu gặp nhiều khó khăn.
 Tổ chức và giải quyết văn bản đến. (sơ đồ phụ lục 6)
Các cơ quan, tổ chức gửi văn bản đến Công ty. Nhân viên văn thư nhận
văn bản, kiểm tra văn bản, đăng kỹ vào sổ. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

có trách nhiệm xem xét và văn bản được chuyển giao ngay cho các đơn vị
phòng, ban, các nhân liên quan trong ngày làm việc. Trong quá trình các đơn vị,
cá nhân, các phòng, ban giải quyết công việc thì Trưởng phòng Hành chính –
Nhân sự là người được Tổng giám đốc giao trách nhiệm giám sát và đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến. Văn thư photo và lưu lại một văn bản tại Công ty.

Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

14

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Ưu điểm :
- Công tác giải quyết văn bản đến ở Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc
thực hiện tương đối tốt các quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý văn
bản đến.
- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thực
hiện tương đối đầy đủ, khoa học.
- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung vào một quyển gọi là
“sổ đăng ký công văn đến” giúp quản lý, theo dõi văn bản được thuận lợi.
• Nhược điểm:
- Cơ quan không lập các loại sổ riêng cho từng loại văn bản nên việc tra
tìm văn bản đến còn khó khăn chậm chạp.
- Cở cở vật chất còn thiếu nên việc đăng ký văn bản trên máy vi tính vẫn
chưa được thực hiện;
- Các thông tin điền vào sổ vẩn quản lý văn bản đến không đầy đủ;

- Việc bóc bì văn bản vẫn chưa đúng quy định, nhiều văn bản Văn thư còn
dùng tay xé như thế gây ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản.
- Nhiều văn bản chuyển giao không tuân thủ đúng quy trình chuyển trực
tiếp văn bản đến người nhận, không yêu cầu ký nhận, không có sổ chuyển giao,
nên việc quản lý văn bản không thực sự có hiệu quả, tình trạng thất lạc hay thiếu
sót văn bản vẫn còn diễn ra.
1.6.6. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lài liệu
vào lưu trữ cơ quan so với quy định hiện hành.
Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ là công đoạn cuối cùng
của công tác văn thư. Đây cũng là bước chuẩn bị cho công tác lưu trữ tài liệu
của Công ty. Chính vì vậy, công đoạn này rất quan trọng và đó là sự cần thiết
của công tác văn thư.
Lập hồ sơ là quá trình tập hượp các tài liệu, văn bản có cùng liên quan đến
một vấn đề để thuận lợi cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu đó. Nội dung bao
gồm :
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

15

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Mở hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Trưởng phòng hành chính nhân sự là người được giao làm công tác chỉ
đạo việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Công ty.

Hiện tại Công ty đang trong quá trình hoạt động theo Kế hoạch 6 tháng
đầu năm. Văn thư công ty chịu trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu để phục vụ
cho công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
1.6.7. Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
của Công ty so với quy định hiện hành :
Dấu của Công ty được thể hiện trên các văn bản. Dấu là đại diện cho
Công ty khi đi giao dịch, hay trong việc ra quyết định. Con dấu làm tăng giá trị
pháp lý cho văn bản cùng với chữ ký của người có thẩm quyền.
Các loại dấu trong CTCP Hóa chất Miền Bắc đang sử dụng :
- Dấu pháp nhân (dấu công ty).
- Dấu chức danh.
- Dấu văn bản đến.
- Dấu tên của người có thẩm quyền ký.
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
• Ưu điểm:
Công ty quản lý, sử dụng con dấu theo quy định hiện hành.
Trong qua trình sử dụng con dấu của Công ty, con dấu luôn được cất giữ
trong hộp và có chỗ cất riêng biệt với các vật khác. Dấu được về sinh thường
xuyên.
Nhân viên văn thư đã được đào tạo kỹ năng đóng dấu và thực hiện rất tốt
khi sử dụng con dấu trong quá trình giải quyết các công việc liên quan.
1.7. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

16

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân, ra đời do đòi hỏi
khách quan.
Các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được tiến hành dựa trên các quy định
của Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
• Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Đây là bước đầu tiên của công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ sau
bước lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Công tác thu thập của Công ty mới chỉ dùng lại ở khâu : Lập kế hoạch
thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xá định hồ sơ, tài liệu
giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Thu thập tài liệu vào lưu trữ là bước đệm cho công tác chỉnh lý được
nhanh chóng và không có thiếu sót.
• Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ :
Công ty CPHC Miền Bắc đã có quy chế quy định về thời gian tiến hành
chỉnh lý tài liệu nhưng công tác này hiện tại vẫn chưa được thực hiện.
• công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng khoa học kỹ thuật để đảm bảo
an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác và sử dụng.
Công ty CPHC Miền Bắc xây dựng một hệ thống lưu trữ khép kín. Diện
tích trong phòng rộng. Hiện tại cả công ty cùng làm việc trong một văn phòng
một văn phòng mở, nên hệ thống này rất thuận lợi cho việc lưu giữ tài liệu mà
không làm ảnh hưởng tới các hoạt động khác của văn phòng. Tài liệu được lưu
giữ trong các tủ, giá, cặp và được quản lý chặt chẽ.
• Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Đây là công đoạn cuối cùng trong công tác lưu trữ, cũng là một công
đoạn quan trọng. Đồi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững được thành phần và nội
dung của tài liệu. Nhằm cung cấp chính xác tài liệu, hồ sơ phục vụ cho các hoạt
động nghiên cứu, áp dụng vào thực tế. Ví dụ: Các bản vẽ, công trình, dự án…
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu gặp một số khó khăn vì cán bộ văn thư
làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Thời gian eo hẹp, không có chuyên môn sâu
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

17

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về lưu trữ, khó khăn trong việc sắp xếp.
4. Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công
ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.
1.8. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Trang thiết bị trong văn phòng đều được hiện đại hóa, những thiết bị hư
hỏng, cũ nát được thya thế hoàn toàn.
Công ty cũng rất chú ý đầu tư vào nhiều trang thiết bị, máy móc trong văn
phòng để cho văn phòng đầy đủ cơ sở vật chất từ đó công việc được hiệu quả
hơn như : Máy tính, máy fax, máy photo, máy in hay scan....
1.9. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các thiết
bijvawn phòng trong công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.
Văn phòng công ty được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế được thời
gian, công sức, điều hành được hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí
về quản lí điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà lãnh đạo văn phòng

thoát khổi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi
nhân viên văn phòng phát huy tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình một cách tốt nhất.
Ưu điểm : Dễ điều hành công việc,huy động nhân sự, dễ kiểm tra,điều
động trang thiết bị, phương tiện làm việc...
Nhược điểm : Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác có thể dẫn
đến trì trệ công việc do chuyển giao, khó quan tâm từng loại công việc.
• Mô hình văn phòng của công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc (phụ lục 7)
Cách bố trí bàn làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng đã hợp lí và
tạn dụng tốt không gian làm việc.
Trưởng phòng giám sát được toàn bộ hoạt động của nhân viên.
1.10. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.
• Phần mềm quản lí nhân sự : HRMS
Phần mềm này dùng để chấm công, quản lí nhân sự, tính lương cho nhân
viên rất chính xác, khoa học và hiện đại. Tạo điều kiện thuận lợi trong công tác
văn phòng, nâng cao hiệu quả công việc của công ty.
Lê Thị Hồng Thuyết
K1A

18

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Phần mềm quản lí văn bản.

Lê Thị Hồng Thuyết

K1A

19

Lớp: Quản trị Văn phòng