Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa ứng xử tại công ty CP vậ tải sao mai
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (516.87 KB, 66 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài:....................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:........................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................3
7. Bố cục đề tài;.............................................................................................3
PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP
VẬN TẢI SAO MAI............................................................................................4
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của công ty.....................................................................................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ......................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng.....................9
1.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng...................................................12
1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp.........................................................12
1.2.2 Chức năng hậu cần............................................................................12
1.2.3 Về Xây dựng chương trình công tác..................................................13
1.2.4 Về tổ chức hội nghị hội họp..............................................................13
1.2.5 Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.....................................13
1.3 Chức năng và nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty......13
1.3.1 Chức năng nhiệm vụ..........................................................................13
1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty( phụ lục II)...........................14
PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ
TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI........................................................18
2.1 Những vấn đề chug về văn hóa công sở...............................................19
Nguyễn Thị Lệ
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1 Khái niệm về công sở.........................................................................20
2.1.2 Văn hóa công sở.................................................................................20
2.1.3Sự cần thiết phải thực hiện văn hóa công sở trong các cơ quan hành
chính, doanh nghiệp và các đơn vị khác......................................................21
2.2 Những nội quy , quy định về văn hóa công sở tại công ty ..................23
2.2.1 Những quy định chung ......................................................................23
2.2.2 Những quy định cụ thể.......................................................................24
2.3 Thực trạng triển khai những quy định về văn hóa công sở , kỹ năng
giao tiếp tại công ty.....................................................................................27
2.3.1 Thực trạng về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp ứng xử tại công ty
CP vận tải sao mai.......................................................................................28
2.3.1.1 Về xưng hô trong công sở..............................................................28
2.3.2 .2 Giao tiếp- ứng xử...........................................................................29
2.3.2.3 Trang phục nơi công sở..................................................................33
2.3.2.4 Treo quốc huy, quốc kỳ..................................................................34
2.3.2.5 Về việc đeo thẻ, và thời gian đi làm của nhân viên.........................35
2.4. Nhận xét và đánh giá về quá trình thực hiện Quy định văn hóa công sở
tại công ty cổ phần vận tải sao mai..............................................................35
2.4.1 Kết quả thực hiện những quy định về văn hóa công sở tại công ty.35
2.4.2 Về việc thực hiện văn hóa giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân viên
trong công ty................................................................................................36
2.4.3 Hạn chế..............................................................................................37
2.4.4 Nguyên nhân của những hạn chế........................................................39
2.4.5 Một số giải pháp.................................................................................40
PHẦN III: KÊT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ ................................42
3.1 Đánh giá chung......................................................................................42
3.1.1 Ưu điểm:.............................................................................................42
3.1.2. Nhược điểm ......................................................................................43
3.1.2 Nguyên nhân......................................................................................43
3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm
.....................................................................................................................45
Nguyễn Thị Lệ
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN........................................................................................................47
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Nguyễn Thị Lệ
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tháng 1/2007 việt nam trở thành thành viên thứ 150 của WTO đã đánh
dấu một bước ngoặt mới với sự phát triển của quốc gia. Thị trường mở rộng với
hàng hóa trong nước cũng như quốc tế.
Để hòa xu thế chung của thời đại , hội nhập với các nước trên thế giới
nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước thì hoạt động
sản xuất bên trong của doanh nghiệp ngày phải càng hoàn thiện hơn. Lợi nhuận
là mục đích sống còn của doanh nghiệp
-Trong xã hội ngày nay việc phát triển kinh tế là trọng điểm và chủ yếu
của con người đã có không ít những công ty những doanh nghịêp hoat động góp
phần phát triển kinh tế của đất nước,trong nhịp sống ngày nay khi nền knh tế
phát triển, một số nghành nghề đã đóng vai trò quan trong, trong đó phải kể đến
nghành dịch vụ vận tải.
- Để cung ứng được nhu cầu vận tải hang hóa đã có rất nhiều các công ty
được thành lâp,họ đã đáp ứng được rất nhiều khi thị trường cần thiết. đặc biệt là
nhu cầu của con người. với chất lượng phục vụ tốt em đã biết đến Sao Mai taxi
Được thành lập vào tháng 10/2005 với tên gọi là Công ty cổ phần vận tải
Sao Mai và là thành viên của Sao Mai Group. Là một trong những đơn vị thành
công trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận chuyển hành khách bằng Taxi, góp
phần giải quyết công ăn việc làm cho hàng trăm lao động, tích cực tham gia
công tác xã hội, công tác từ thiện, Sao Mai taxi đã được trao tặng “Biểu tượng
vàng” vì sự nghiệp văn hóa doanh nhân việt nam tháng 01/2008.
Công ty cổ phần vận tải Sao Mai đã thành lập được 11 năm. Đến nay sao
Mai đã có mặt ở một số các tỉnh thành trong cả nước. Do khả năng của bản thân
còn nhiều hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên em thực tập và tìm hiểu về công
ty cổ phần vận tải sao Mai có trụ sở tại Bắc Ninh - Là một công ty con thuộc
Công ty cổ phần vận tải sao mai.
2. Mục tiêu của đề tài:
* Mục tiêu chung:
Nguyễn Thị Lệ
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CP vận tải sao mai
Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty
* Mục tiêu cụ thể
- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng công ty
+ tổ chức và hoạt động của văn phòng
+ tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng
+ xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng
- Tìm hiểu văn hóa công sở tại công ty
+ những vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp,văn hóa công sở
+ thực trạng về kỹ năng giao tiếp , văn hóa công sở tại công ty
+đánh giá ưu điểm , nhược điểm và nêu một số giải pháp nâng cao kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
Cán bộ , nhân viên trong công ty
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước;
GS. Trần Ngọc Thêm, Giáo trình “ Cơ sở văn hóa Việt Nam”,(2001)
GS. Trần Quốc Vượng, “ Cơ sở văn hóa Việt Nam”, Nxb giáo dục
Nguyễn Hoàng Linh Chi, (2014), “ Văn hóa công sở trong các cơ quan
hành chính nhà nước:”
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Có rất nhiều bài viết , bài tiểu luận nhiên cứu về văn hóa công sở những
đó là những bài viết về cơ quan hành chính , còn nghiên cứu về văn hóa công sở
tại công ty CP vận tải sao mai thì chưa có tác giải nào đề cập đến hoặc đã có
nhưng chỉ nghiên cứu trong phạm vi hẹp mà chủ yếu là nghiên cứu về bộ phận
kế toán tại công ty.
Nguyễn Thị Lệ
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Phương pháp nghiên cứu:
Có nhiều phương pháp được sử dụng để nghiên cứu nhưng dưới đây là
những phương pháp chính.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn bằng phương pháp phỏng vấn hỏi trực
tiếp Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có thông tin khảo sát tác giả tiến
hành phân tích và tổng hợp.
- Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trình nghiên cứu sẽ tiến
hành thu thập tài liệu từ thư viện, báo trí, đài, internet.
7. Bố cục đề tài;
Phần I: Những vấn đề chung về công tác văn phòng công ty
Phần II: Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa ứng xử tại công ty CP vậ tải
sao mai
Phần III : Kết luận và kiến nghị đề xuất
Nguyễn Thị Lệ
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP
VẬN TẢI SAO MAI
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của công ty
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Trong giải Thiên Hà có rất nhiều vì sao. Nhưng Sao Mai là ngôi sao sáng
nhất. Từ ý tưởng đó, cái tên Sao Mai đã ra đời. Các thành viên sáng lập hy vọng
rằng: cái tên Sao Mai thể hiện được khát vọng vươn lên, nỗ lực, nhiệt huyết của
tuổi trẻ, giúp các thế hệ Sao Mai “Thắp sáng những ước mơ”.
Sao Mai Taxi là một trong những đơn vị đi đầu tại thủ đô, cũng như các
tỉnh đưa dòng Matiz làm dịch vụ Taxi với nhiều ưu thế phù hợp với giao thông
và thu nhập, nhu cầu của người tiêu dùng thủ đô.
Hiện nay, Sao Mai đã đưa 500 đầu xe vào phục vụ hành khách và đưa
thêm các dùng xe chất lượng cao hơn như: Toyota Vios, Hyundai Getz, Hyundai
Grand I10, Kia morning, Honda Civic vào phục vụ hành khách với các gói dịch
vụ: Taxi trả trước, Taxi tháng, Taxi hợp đồng, Taxi đường dài, Taxi đưa đón sân
bay.
Là một trong những đơn vị thành công trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ
vận chuyển hành khách bằng Taxi, góp phần giải quyết công ăn việc làm cho
hàng trăm lao động, tích cực tham gia công tác xã hội, công tác từ thiện như
Ủng hộ quỹ Trái tim cho em, ủng hộ đồng bào bão lụt, ủng hộ phong trào Biển
đảo Việt Nam..., Sao Mai taxi đã được trao tặng “Biểu tượng vàng” vì sự nghiệp
văn hóa doanh nhân việt nam tháng 01/2008, Doanh nghiệp hội nhập và phát
triển năm 2010.
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cho thuê xe và vận chuyển hành
khách bằng Taxi. Ngày nay cùng với xu thế đô thị hóa và tốc độ tăng trưởng
kinh tế nhanh, mức sống của người dân ngày càng nâng cao, kéo theo là nhu cầu
cơ bản trong đó có nhu cầu đi lại của người dân. Những năm gần đây, thị trường
vận chuyển hành khách công cộng ở Bắc ninh đã có những thay đổi đáng kể
theo chiều hướng tích cực. Trong những loại hình vận chuyển công cộng như xe
Nguyễn Thị Lệ
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bus, tàu hỏa, xe ôm, taxi, thì taxi là một loại hình đặc biệt hơn, nó có thể khắc
phục những yếu điểm khi đi xe bus, tàu hỏa, xe ôm . giúp khách hàng cảm thấy
hài lòng và thoải mái như đang đi trên xe của mình. Tuy nhiên, đối tượng khách
hàng chủ yếu là những người có thu nhập. Chính vì vậy, các công ty Taxi không
chỉ tập trung ở các thành phố lớn mà còn mở rộng mạng lưới xuống các tỉnh lẻ
để đáp ứng kịp thời nhu cầu đi lại của người dân. Hội đồng quản trị Công ty cổ
phần Sao mai đã nhận thức đúng đắn vấn đề này, mạnh dạn đầu tư cả chiều rộng
và chiều sâu, từng bước chỉ đạo hiệu quả kinh doanh một cách có hiệu quả và
lâu dài.
Công ty đang nỗ lực hoàn thiện mình, phát triển và xây dựng thêm nhiều
dịch vụ tiện ích hơn, thêm nhiều chi nhánh tại các tỉnh, thành trong cả nước để
Sao Mai được đồng hành trên mỗi bước đường đi của quý khách.
* Quá trình phát triển của Công ty CP Vận tải Sao Mai
Năm 2005:
Ngày 10/10/2005, Công ty CP Dịch vụ vận tải Thời Đại được thành lập
tiền thân của Công ty CP Vận tải Sao Mai.
Năm 2006:
Công ty CP Vận tải Sao Mai được thành lập ngày 05/01/2006, theo giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103010524 ngày 05/01/2006 do sở kế
hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Vốn điều lệ ban đầu là: 3,5tỷ đồng, tổng số
lao động ban đầu có 21 người trong đó có 05 lao động có trình độ đại học, 03
lao động có trình độ trung cấp còn lại là lao động phổ thông.
Năm 2007:
Ngày 17/12/2007, thành lập Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai tại Bắc
Ninh, địa chỉ là: Số 40 Lê Văn Thịnh, Phường Suối Hoa, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc
Ninh.
Điện thoại: 0241.3.875.876
Năm 2008:
Ngày 30/04/2008, thành lập Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai tại Bắc
Giang, địa chỉ là: Số 279 Hùng Vương, Phường Hoàng Văn Thụ, TP Bắc Giang,
Nguyễn Thị Lệ
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh Bắc Giang.
Điện thoại: 0241.3.857.858
Ngày 20/10/2008 Công ty nhận sáp nhập của Công ty CP Dịch vụ vận tải
Thời Đại có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 0103008532 cấp ngày
12/07/2005 và nâng vốn điều lệ lên là: 35,8 tỷ đồng.
Năm 2009:
Ngày 25/08/2009, thành lập Công ty TNHH Vận tải Sao Mai tại Hà Nam,
địa chỉ là: Số 280 Lý Thường Kiệt, TP. Phủ Lý, tỉnh Hà Nam.
Điện thoại: 0351.3.61.61.61
Năm 2010:
Ngày 20/05/2010 Công ty thay đổi mã số doanh nghiệp mới: 0101859895.
Năm 2014:
Ngày 10/10/2014, thành lập Công ty TNHH Vận tải Sao Mai tại Nam
Định, địa chỉ là: Km 2 đường Văn Cao , TP. Nam Định, tỉnh Nam Định.
Điện thoại: 0350.3.61.61.61
Nhờ có đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động
kinh doanh taxi, do vậy ngày sau khi ra đời và đi vào hoạt động từ tháng
01/2006, từ 13 xe Daewoo Matiz đến nay công ty đã có 500 với các dòng xe
sau: Daewoo Matiz, Daewoo Spark, Toyota Vios, Cherry QQ3, Honda Civic,
Kia morning, Hyundai Getz, Hyundai Grand I10. Công ty đã từng bước tạo
được chỗ đứng cùng với uy tín kinh doanh taxi và khả năng tổ chức phục vụ
khách hàng trên địa bàn Hà Nội, và các tỉnh lân cận (Bắc Ninh, Bắc Giang và
Hà Nam) lượng khách của công ty ngày càng tăng.
Hiện nay, Công ty có 4 công ty thành viên. Các công ty thành viên này
hạch toán riêng.
Đến tháng 03/2015, Tổng số CBCNV của Công ty khoảng: 800 nhân
viên, trong đó: 02 người trình độ Thạc sỹ quản lý kinh doanh và kinh tế tài
chính, 20 người trình độ Đại học, Cao đẳng về các lĩnh vực quản lý kinh doanh,
kinh tế, kế toán tài chính, cơ khí, còn lại là trình độ trung cấp và lao động phổ
thô
Nguyễn Thị Lệ
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Tầm nhìn, sứ mệnh Sao Mai taxi
+ Tầm nhìn
Trở thành nhà cung cấp dịch vụ taxi lớn và uy tín tại Bắc Ninh cũng như
các tỉnh khác
+ Sứ mệnh
Phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, cung cấp dịch vụ taxi chất lượng
nhất với tiêu chí “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.
* Giá trị của Công ty
+ Uy tín
Luôn lấy chữ tín làm chuẩn mực hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ
taxi đến với khách hàng.
+ Trách nhiệm
Phục vụ khách hàng chu đáo, tận tình, kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của
khách hàng.
+ Chất lượng dịch vụ
Mang đến cho khách hàng dịch vụ taxi tốt nhất, hài lòng nhất.
* Các chuẩn mực văn hóa Công ty
• Kịp thời và nhanh chóng.
• Chu đáo và niềm nở.
• Lịch sự và vui vẻ.
•Dịch vụ chất lượng cao.
• Vui lòng khách đến vừa lòng khách đi
* Ngành nghề kinh doanh của công ty
Thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh thay đổi lần 3 số 0101859895
ngày 20/05/2010 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Công ty kinh
doanh các lĩnh vực, ngành, nghề sau:
• Vận tải hành khách bằng xe Taxi;
• Vận tải hành khách du lịch, vận chuyển hàng hóa;
•Dịch vụ cho thuê xe từ 04 chỗ ngồi đến 45 chỗ ngồi;
• Sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện vận tải;
Nguyễn Thị Lệ
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Buôn bán linh kiện, phụ tùng ô tô;
•Đại lý bán lẻ xăng, dầu, khí gas hóa lỏng;
• Kinh doanh bất động sản;
• Lữ hành quốc tế, lữ hành nội địa;
• Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng;
• Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;
• Môi giới thương mại;
• Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;
• Đại lý bán vé máy bay nội địa và quốc tế;
• Buôn bán ô tô, phương tiện vận tải;
• Lắp đặt trạm biến thế đến 35KV;
• Dịch vụ xe chạy tuyến cố định
* Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Sản phẩm của hoạt động kinh doanh dịch vụ đại bộ phận là không mang
hình thái vật chất, quá trình sản xuất, tiêu thụ và phục vụ thường gắn liền nhau,
không thể tách rời. Dịch vụ không có hình thái vật chất nên không có tồn kho,
quá trình phục vụ khách hàng cũng là quá trình tiêu thụ, vì thế phương thức tiêu
thụ của Công ty là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Trong tháng cung cấp dịch vụ
taxi cho khách hàng.Kế toán tập hợp số liệu. Cuối tháng tập hợp số liệu từng
khách hàng, xuất hoá đơn và chuyển cho phòng kinh doanh thu tiền của khách
hang
Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Công ty cồ phần Vận tải Sao Mai
là tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập, bộ máy của Công ty có tính tổ chức và
mang tính xã hội hoá cao, đảm bảo phát huy được tính sáng tạo, tự tin trong
công việc của mỗi thành viên trong Công ty.
1.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Công ty cổ phần vận tải Sao Mai là hình thức công ty cổ phần do một số
cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ
nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình. Công ty tự chịu trách
nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn giải
Nguyễn Thị Lệ
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyết hài hòa lợi ích Nhà nước , công ty và người lao động theo kết quả kinh
doanh đạt được và theo Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập chug
dân chủ chế độ trong quản lí điều hành mọi mặt hoạt động của công ty mọi chủ
trương chính sách đều được đảng ủy thông qua, công ty tạo điều kiện để các
đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủ
của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty. Sản xuất kinh doanh do
công ty tự cân đối và đảm bảo nghĩa vụ với Nhà nước.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng
+ Cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục I)
+ Chức năng, nhiệm vu của các phòng ban
- Giám đốc điều hành
Là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về toàn bộ công tác tài
chính của công ty theo quy đinh của pháp luật có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Là chủ tài khoản của công ty mở tại ngân hàng và chịu trách nhiệm quản
lý, sử dụng tài khoản theo đúng quy định của pháp luật.
Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty tr×nh hội đồng quản trị
phê duyêt.
Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của
công ty.
Trình các báo cáo kế toán hàng quý, năm lên hội đồng quản trị.
Định kỳ hoặc hoặc đột xuất báo cáo tình hình tài chính của công ty theo
yêu cầu của hội đồng quản trị hoặc khi công ty khó khăn về tình hình tài chính
ảnh hưởng đến việc thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.
Quyết định kế toán và sử dụng các khoản chờ phân bổ, dự phòng của
công ty.
Phê duyệt kế hoạch thu- chi quỹ phúc lợi, khen thưởng của công ty.
Duyệt chi toàn bộ các khoản chi của công ty.
Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại điều lệ của công ty.
- Phó giám đốc Điều Hành
Là chịu trách nhiệm trước giám đốc,
Nguyễn Thị Lệ
9
người trực
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
tiếp điều hành các
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động kinh doanh của công ty nhằm báo cáo, đề xuất, giải quyết cũng như
thực hiện chỉ thị của giám đốc để có thể thực hiện tốt hoạt động kinh doanh.
- Phó giám đốc Tài Chính
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, theo
dõi, giám sát và phân bổ , sử dụng các khoản tài chính hợp lý đảm bảo sự ổn
định trong hoạt động kinh doanh của công ty. Kịp thời thông báo tình hình tài
chính, đề xuất kế hoạch và biện pháp đề phòng khắc phục khó khăn về tài chính
của công ty.
- Phòng tổ chức – hành chính
Là cơ quan tuyển dụng lao động, bố trí, sắp xếp cán bộ lái xe để đảm bảo
cho hoạt động của công ty được liªn tục không bị gián đoạn. Ngoài ra, bộ phận
này còn thực hiện một số công việc mang tính chất hành chính như: phụ trách
vấn đề liên quan người lao động.
- Phòng kinh doanh tiếp thị:
Gồm 2 bộ phận: Tiếp thị kinh doanh và tổng đài.
+ Bộ phận tiếp thị:
Có nhiệm vụ chính là mở rộng thị trường, nghiên cứu và phân tích thị
trường hiện tại, từ đó dự báo xu hướng trong tương lai của thị trường để tham
mưu cho Giám đốc có những điều chỉnh về chính sách kinh doanh cho phù hợp,
ngoài ra bộ phận nµy cßn có nhiệm vụ quan trọng là chăm sóc khách hàng.
+ Bộ phận tổng đài:
Có nhiệm vụ nhận các địa chỉ từ các phía khách hàng sau đó chuyển tải
tới tất cả các xe taxi của công ty trong phạm vi quy định th«ng qua hệ thống bộ
đàm. Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ thu nhận các th«ng tin phản ánh từ
phía khách hàng sau đó chuyển đến các phòng ban liên quan để xö lý vµ phân
tích th«ng tin, từ đó có những tham mưu, đề xuất gióp ban giám đốc trong vấn
®Ò điều chỉnh chính sách kinh doanh cho phù hợp.
- Phòng kế toán-tài chính:
Có nhiêm vụ hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, quản lý
giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty, giúp giám đốc trong viÖc lập tài
Nguyễn Thị Lệ
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính hàng năm.
- Ban điều hành đôi xe:
Công ty áp dụng phương thức quản lý trực tuyến, điều hành phương tiện
tập trung. Trung tâm điều hành được trang bị hệ thống phương tiện thông tin
quản lý và điều hành hiện đại như: bộ đàm để quản lý mọi hoạt động của lái xe
và phương tiện trên đường.
Tổng số xe kinh doanh ở công ty đến thời điểm này là 112 xe. Lái xe
được giao xe theo ca, mỗi ca 24 tiếng, hết mỗi ca làm việc lái xe phải đưa xe về
bãi đỗ để thực hiện giao ca.
- Xưởng sửa chữa
Xưởng sửa chữa làm việc dưới sự điều hành của Giám đốc và một phụ
trách kĩ thuật xưởng mỗi xe taxi có một quyển sổ theo dõi tình trạng kĩ thuật của
xe. Nhiệm vụ của xưởng là söa chữa, bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất toàn
bộ các xe taxi của Công ty, luôn đảm bảo cho c¸c xe hoạt động liên tục với tình
trạng kĩ thuật tốt đảm bảo an toàn và hình thức bên ngoài luôn sạch đẹp.
- Bộ phận an toàn
Bộ phận an toàn có nhiệm vụ thay mặt Giám đốc giải quyết các vấn đề
liên quan đến các vụ tai nạn xảy ra. Phối hợp với cơ quan công an trong việc
khám nghiệm hiện trường, thỏa thuận với các bên có liên quan tới vụ tai nạn,
làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm.
Ngoài ra bộ phận an toàn còn có nhiệm vụ theo dõi, giám sát toàn bộ tình
trạng kỹ thuật của các xe. Lập các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và đại
tu.
Người điều hành hoạt động : Nguyễn Văn Thế
- Phương án tổ chức bộ phận an toàn của đơn vị vân tải: Bộ phận an toàn
giao thông của đơn vị gồm 02 thành viên, được thành lập theo quyết định số
13/2010/QĐ-SM ngayy 01 tháng 09 năm 2010, bộ phận an toàn giao thông có
chức năng
+ Theo dõi , tổng hợp phân tích tình hình chấp hành các quy định về
trật tự an toàn giao thông.
Nguyễn Thị Lệ
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Kiểm tra đảm bảo các điều kiện về an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi
trường trước khi xe tham gia hoạt động.
+ Theo dõi quản lý và xử lý thông tin từ thiết bị giám sát hành trình trên
xe; có nhiệm vụ cung cấp các thông tin, số liệu từ thiết bị giám sát hành trình
cho các cơ quan quản lý tuyến khi có yêu cầu.
+ Giúp Lãnh đạo đơn vị giải quyết các yêu cầu, phản ảnh của hành khách
về chất lượng phục vụ hành khách của các xe, thái độ phục vụ của lái xe, về giá
cước hoặc các vấn đề liên quan đến việc phục vụ nhu cầu đi lại của hành khách;
các vụ việc liên quan đến TTATGT, tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp
vụ về vận tải hành khách và ATGT, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phục vụ hành
khách, giáo dục nâng cao đạo đức người lái xe cho toàn bộ lái xe của đơn vị theo
tài liệu do Tổng cục ĐBVN ban hành.
1.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động tham vấn cảu công tác văn phòng. Còn nội dung
tổng hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử ký thông tin dữ liệu phục vụ thiết
thực cho hoạt động quản lý, như vậy nội dung của công tác tham mưu là trợ giúp
cho lãnh đạo công ty có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu
nhất phục vụ cho hoạt động của công ty
1.2.2 Chức năng hậu cần
Hoạt động của công ty không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà
cửa, phương tiện , công cụ , tài chính.. các điều kiện , phương tiện ấy phải được
sắp xếp và phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp, kịp thời đầy
đủ cho mọi hoạt động cảu công ty
Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác của phòng hành chính có
ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Phòng
hành chính phải chăm lo về cơ sở vật chất của công ty nhằm phục vụ cho họat
động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tóm lại, phòng hành chính là đầu mối giúp lãnh đạo công ty thực hiện các
chức năng trên
Nguyễn Thị Lệ
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3 Về Xây dựng chương trình công tác
Trước khi xây dựng chương trình công tác cho công ty. Trưởng phòng
hành chính ra thông báo đề nghị các phòng đăng ký chương trình công tác của
bộ phận mình do đó tránh được việc chương trình bị thiếu nội dung
Giúp lãnh đạo quản lý được quá trình giải quyết công việc của các đơn vị
trong cơ quan. Tuy nhiên việc đăng ký chỉ là tương đối chưa thể nắm bắt hết
được những công việc sẽ làm vì thế sẽ có những chương trình được đăg ký
nhưng không thực hiện hoặc những nội dung không đăng ký thì lại phải làm.
1.2.4 Về tổ chức hội nghị hội họp
Là những chương trình làm việc được diễn ra thường xuyên tại cơ quan.
Khâu chuẩn bị tổ chức là phần quan trọng giúp cho hội nghị làm việc được
thành công
Trong quá trình thực tập tại công ty CP vận tải Sao Mai em đã được tham
gia mọt vài buổi họp. Tuy nhiên việc họp ở đây thường xuyên nhất là cuộc giao
ban đàu tuần của ban Giám đốc với các trưởng phòng ban. Thông thường chỉ là
các cuộc họp ngắn mang tính chất chỉ đạo
1.2.5 Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Chuyến đi công tác của lãnh đạo được chuẩn bị rất chu đáo từ việc lâp kế
hoạch cho chuyến đi , trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công tác, đôn
đốc nhắc nhở giải q các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bị
phương tiện đi lại, kinh phí, vă bản tài liệu có liên quan, khi lãnh đạo đi công tác
về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc. thanh quyết toán kinh phí chuyến đi.
1.3 Chức năng và nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
1.3.1 Chức năng nhiệm vụ
Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất – kinh
doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty.
Quản lý hồ sơ , sơ yếu lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết thử tục
và chế độ tuyển dụng thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nghĩ
hưu là thành viên thường trực của hội Đồng thi đua va hội Đồng kỷ luật của
công ty.
Nguyễn Thị Lệ
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quy hoạch cán bộ, tham mưu Giám đốc quyết định việt đề bạt và phân
công cán bộ lãnh đạo và quản lý ( Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phòng
của công ty và các đơn vị trực thuộc.
Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay
nghề cho cán bộ, nhân viên và công nhân cho toàn công ty.
Quản lý lao động, tiền lương cán bộ – công nhân viên cùng với phòng kế
toán thì vụ xây dựng tổng quỹ tiền lương va xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương,
kinh phí hành chính công ty và các đơn vi trực thuộc.
Nghiên cứu và tổ chức lao động khoa học, xây dựng các định mức lao
động, giá thành của lao động trên đơn vị sản phẩm (cùng các phòng nghiệp vụ )
cho các đơn vị trực thuộc.
Quản lý xây dựng cơ bản trụ sở Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có
yêu cầu).
Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện
công tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trọng.
Xây dựng lịch công tác, lịch dao ban, hội hợp, sinh hoạt định kỳ bấc
thuờng.
Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ Đảng (theo quy định của Trung
ương và các cấp của địa phương. ) bảo vệ cơ quan và tham gia về an ninh quốc
phòng với chính quyền địa phương.
Tham gia bảo vệ môi trường, môi sinh, phòng cháy, chữa cháy của công
ty và các đơn vị trực thuộc.
Theo dõi pháp chế về hoặt động sản xuất – kinh doanh của công ty, hướng
dẫn các đơn vị thuộc Công ty hoạt động, ký kết hợp đồng, liên kết kinh doanh
đúng pháp luật
1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty( phụ lục II)
Văn phòng công ty bao gồm
Trưởng phòng 01 người
Phó Trưởng phòng 01 người
Nhân viên văn thư, lưu trữ : 01 người
Nguyễn Thị Lệ
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhân viên trực tổng đài: 01 người
Nhân viên quản trị thiết bị: 01 người
Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau :
• Trưởng phòng
Là quản lí đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là người có
trách nhiệm , có nghiệp vụ quản lí điều hành toàn bộ hoạt động của phòng.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như
tổng hợp , kiểm tra, giám sát… và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có
trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, tương ứng thời kì hoạt động của cơ
quan. Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền của Trưởng phòng kí các bản sao, giấy
đi đường ( trong một số lĩnh vực thông thường ), thông báo …
Tham mưu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong công tác
thi đua khên thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu,
đống thời làm thủ tục trình cấp trên…
• Phó Trưởng phòng
Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vưc trong văn
phòng, cũng có thể kiêm nhiệm một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm
nhiệm một số công việc cụ thể do Trưởng phòng giao. Đồng thời Phó Trưởng
phòng cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực phụ trách
như : đối ngoại , phụ trách đội xe
Tham mưu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty,
biên tập quản lí các văn bản,tài liệu, giấy tờ…
•
Nhân viên văn thư, lưu trữ
Chịu trách nhiệm quản lí công ty… của cơ quan theo đúng quy địnhcủa
cơ quan và pháp luật Nhà nước
Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thoiwfvaf ngoài
cơ quan theo đúng quy định của cơ quan va phấp luật.
Quản lí sổ sách…và bưu phẩm chuyển đến và gửi đicủa cơ quan…
Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lí công văn theo
sự phân công của Trưởng phòng và lưu trữ đúng quy địnhcủa các loại văn bản
Nguyễn Thị Lệ
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo quy định lưu trữ của cơ quan. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tiến
độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc , soạn thảo các văn bản
chứng từ bằng máy vi tính
Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề trong lĩnh vực mình đang
thực hiện, làm các công việc khác do Trưởng phòng phân công. Chủ động đề
nghị , đánh giá đề xuất xử lí các công việc liên qua
Phân công công việc cho các vị trí trong văn phòng:
Nhân viên trực tổng đài: nguyễn thanh Nga
+ Nghe điện thoại tổng đài, chuyển - nhắn cho người nhận
+ Tiếp khách đến liên hệ công tác
+ Lập kế hoạch thanh toán các chi phí : cước điện thoại, internet, phí dịch
vụ toà nhà.
+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ
+ Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thư chào.
- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên Internet
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên văn thư: Nguyễn thị thoa
Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền
giải quyết
Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ văn bản ra ngoài công ty.
Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu
liên quan.
Tiếp nhận các báo cáo lao động của cns bộ công ty ( xin đến muộn , về
sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép..)
Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lí lịch làm việc của công ty.
Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty
Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu cho các phòng ban trong công ty khi cần
thiết
Công tác quản lí tài sản thiết bị công ty: Hà văn Nam
Nguyễn Thị Lệ
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lí các tài sản thiết
bị tại văn phòng.
Mua sắm văn phòng phẩm và các thiết bị thông thường ttrong công ty
Quản lí và vạn hành hệ thống sách báo của công ty
+ Lập kế hoạch thanh toán các chi phí : cước điện thoại, internet, phí dịch
vụ toà nhà.
+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ
+ Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thư chào.
- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên Internet
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên nguyễn thị linh ( bộ phận hậu cần
Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo ( nhà hàng , khách sạn. vé máy bay)
Mua sắm nhu yếu phẩm ( trà. Café) cho văn phòng công ty
Tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong công ty hàng tháng
Hậu cần cho các sự kiện của công ty.
Nguyễn Thị Lệ
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ
TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI
Cùng với quá trình hội nhập ngày càng có nhiều những doanh nghiệp ,
công ty ra đời sức cạnh tranh ngày càng lớn vậy.Làm thế nào để tạo được sự nổi
bật lên so với họ? Văn hoá giao tiếp - ứng xử trong hoạt động kinh doanh chính
là bí quyết làm nên sự khác biệt của các công ty Việt Nam, tạo uy tín, danh tiếng
và sức sống cho các công ty, phát huy tối đa năng lực của các cá nhân và hướng
họ về mục tiêu chiến lược của công ty, giúp chúng ta vươn tới thành công nhờ
vào nguồn nội lực của chính mình. Những sản phẩm dịch vụ mà các công ty đưa
ra thị trường phải có sức cạnh tranh cao hơn trước, không chỉ trên thị trường
quốc tế mà ngay cả ở thị trường trong nước. Song, cần nhấn mạnh rằng, đó
không chỉ đơn thuần là hàng hoá dịch vụ đem lại giá trị kinh tế, mà ẩn chứa
trong đó trước hết là những giá trị văn hoá giao tiếp - ứng xử của công ty – nơi
sản xuất và cung ứng những hàng hoá, dịch vụ đó và rộng hơn qua đó thấy rõ
bản sắc văn hoá của cả Việt Nam ta.
Trong bối cảnh thực tế như hiện nay, khi nhìn kỹ lại nền văn hoá truyền
thống của dân tộc, bên cạnh mọi thế mạnh vốn có của nó chúng ta vẫn thấy còn
những chỗ khiếm khuyết rất đáng lưu ý. Do hàng ngàn năm sống tự cấp tự túc
bằng một nền kinh tế tiểu nông sản xuất nhỏ là phổ biến, hơn nữa lại mới vừa
phải trải qua một cuộc chiến tranh dai dẳng với cơ chế quan liêu bao cấp đã hằn
sâu trong nếp nghĩ, nếp làm thậm chí đã trở thành nếp vận hành của toàn bộ đời
sống xã hội kéo dài tận sau ngày giải phóng thống nhất đất nƣớc, đến hiện thời
chúng vẫn chưa có được một nền văn hoá kinh doanh đúng nghĩa hay nói cách
khác doanh nghiệp của ta chưa phát huy được thế mạnh của văn hoá giao tiếp ứng xử trong hoạt động kinh doanh. Đi vào thời đại công nghiệp hoá - hiện đại
hoá, đi vào xã hội phát triển theo cơ chế thị trường hình như đây là chỗ hạn chế
lớn nhất của văn hoá Việt Nam? Trong cuộc sống, giao tiếp hàng ngày con
người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc
thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con
Nguyễn Thị Lệ
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có
hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành
công trong cuộc sống , đặc biệt là trong công việc kinh doanh.
Văn hoá giao tiếp - ứng xử nói chung là một thành tố đặc trưng của văn
hoá được tạo nên bởi các quan hệ xã hội như: Truyền thống, đạo đức, luật pháp,
tôn giáo, phong tục, quy tắc, tâm lý cộng đồng…dẫn đến tình cảm, lý trí, ý thức
hệ và hành vi của chủ thể nhằm vươn tới mục đích: Chân - thiện - mỹ trong mọi
hoàn cảnh nhất định
Văn hóa giao tiếp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của con
người vì nó chính là những mắc xích gắn kết các mối quan hệ giữa con người
với con người .Phong cách sống của mỗi con người sẽ khác nhau và điều đó thể
hiện qua văn hóa giao tiếp ứng xử của chính những con người đó, bởi vì giao
tiếp là một nghệ thuật. Và trong thời đại của thế giới phẳng ngày nay, khi
khoảng cách về địa lý đã không thể ngăn nổi con người xích lại gần nhau hơn thì
giao tiếp là một cầu nối rất quan trọng để các quốc gia,các nền văn hóa có thể
hội nhập cùng nhau
Có thể nói bất kỳ cơ quan nào muốn phát triển toàn diện đều phải xây
dựng văn hóa công sở, đó là xây dựng một nề nếp , phương thức làm việc khoa
học, có kỷ cương , dân chủ thống nhất , đồng bộ.
2.1 Những vấn đề chug về văn hóa công sở
Văn hóa là là một khái niệm được dùng phổ biến hàng ngày và là đối
tượng nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học thuộc nhiều lĩnh vực. Có rất nhiều
khái niệm về văn hóa được đưa ra:
Theo E.B.Tylor thì: “Văn hóa là một phúc thể bao gồm kiến thức, tín
ngưỡng nghệ thuật, đạo đức, pháp luật, tập quán, mọi kinh nghiệm, thói quen mà
con người với tư cách là thành viên của xã hội đạt được”.
Theo GS.Trần Ngọc Thêm: “Văn hóa là hệ thống hữu cơ giá trị vật chất
và tinh thần do con người sáng tạo ra và tích lũy qua quá trình hoạt động và thực
tiễn trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội loài
người.
Chủ tịch Hồ Chí Minh thì cho rằng: “Vì lẽ sinh tồn như mục đích của
Nguyễn Thị Lệ
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cuộc sống loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức,
pháp luật, khoa học, tôn giáo văn hóa, nghệ thuật , những công cụ trong sinh
hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng toàn bộ những sáng
tạo và phát minh đó là văn hóa.
Tóm lại, theo nghĩa chung nhất văn hóa chính là tất cả những gì mà con
người sáng tạo ra được xã hội công nhận và được lưu truyền từ thế hệ này sang
thế hệ khác.
2.1.1 Khái niệm về công sở
Có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về công sở như: “Công sở là một tổ
chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước tiến hành một công việc chuyên
ngành của nhà nước.
Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc
hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý nhà nước, nơi phối hợp thực hiện nhiệm vụ được nhà
nước giao. Hay tóm lại nó là công sở có tư cách pháp nhân được pháp luật điều
chỉnh để quản lý các công việc có tính chất chuyên ngành và phục vụ lợi ích
công.
2.1.2 Văn hóa công sở
Văn hóa công sở không còn xa lạ nữa với những ai làm việc tại các cơ
quan, tổ chức kể cả doanh nghiệp hay cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên
có rất nhiều cách nhận đinh riêng về văn hóa công sở như:
“Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa
cán bộ, công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công
dân và giữa cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt
hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ.”
“Văn hóa công sở là một dạng đặc thù của văn hóa xã hội, là một sự pha
trộn riêng biệt của các giá trị, chuẩn mực, niềm tin và cách hành xử trong hoạt
động công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục
vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực
và tính xã hội, tạo nên một dấu ấn riêng biệt giúp phân biệt công sở này với
công sở khác”.
Nguyễn Thị Lệ
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.3 Sự cần thiết phải thực hiện văn hóa công sở trong các cơ quan
hành chính, doanh nghiệp và các đơn vị khác
Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh,
hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân
chủ.
Tạo được tình đoàn kết và giúp cho mỗi cán bộ công chức tự nhìn lại
mình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hóa như tham ô, móc
ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội. chống tham nhũng, hối lộ, quan
liêu, đặc quyền đặc lợi trong công sở.
Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ, công
chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công
sở
Tính tự giác của cán bộ, công chức, viên chức, trong công việc sẽ đưa
công sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở khác.
Văn hóa công sở giúp hướng các cán bộ, công chức đến một giá trị
chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở.
Đó chính là làm cho cán bộ công chức hoàn thiện mình.
Văn hóa công sở giúp công sở phát huy hết năng lực của cán bộ, công
chức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được mục
tiêu của công sở.
Văn hóa công sở còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn
trọng ý thức kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì
sự nghiệp chung của cơ quan, đơn vị
Văn hóa công sở không còn xa lạ nữa với những ai làm việc tại các cơ
quan, tổ chức kể cả doanh nghiệp hay cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên
có rất nhiều cách nhận đinh riêng về văn hóa công sở như:
“Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa
cán bộ, công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công
dân và giữa cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt
hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ.”
“Văn hóa công sở là một dạng đặc thù của văn hóa xã hội, là một sự pha
Nguyễn Thị Lệ
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trộn riêng biệt của các giá trị, chuẩn mực, niềm tin và cách hành xử trong hoạt
động công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục
vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực
và tính xã hội, tạo nên một dấu ấn riêng biệt giúp phân biệt công sở này với
công sở khác
Văn hóa công sở có thể được biểu hiện thông qua các hành vi điều hành
và hoạt đông của công sở như sau:
+ Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công
sở cao hay hay thấp. Thái độ trách nhiệm trước công việc.
+ Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc.
+ Thái độ chỉ huy dân chủ hay độc đoán
+ Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không .
Giao tiếp là một trong những hoạt động hàng này không thể thiếu với mỗi
người chúng ta. Dù là nơi công sở, trường học, gia đình hay nơi công cộng,
chúng ta luôn có nhu cầu được trao đổi và trò chuyện với những người khác. Đó
là nét văn hóa
Ta có thể nhận định rằng : con người chính là giá trị cao nhất của mọi giá
trị văn hóa . nâng cao chất lượng nguồn nhân lực con người – tài nguyên đặc
biệt quý giá, tài nguyên của mọi tài nguyên, nguyền lực của mọi nguồn lực , đó
là giải pháp chiến lược sâu xa để phát triển kinh tế
Văn hóa là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc có
thể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính là văn
hóa. Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì phải có
văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng không nằm
ngoài quy luật đó. Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới
sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn hóa công sở
sẽ trở thành một tập tục, một thói quen của cơ quan. Tuy nhiên văn hóa công sở
không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng
không phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng... mà văn hóa công sở
chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viên chức
Nguyễn Thị Lệ
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
