Tìm hiểu về công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện lương sơn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Định Thị Kim Cúc

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” của
các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. quản trị văn phòng là một công tác quan
trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của
cả cơ quan. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt
hoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng
đến sự phát triển và hoạt động của cơ quan. Vì vậy, trong bất kỳ cơ quan nào dù
lớn hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng. Từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị- xã hội, đến các doanh nghiệp. Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thì
văn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứng
đáng. Bởi vì, trong mọi hoạt đông của cơ quan văn phòng được ví như một cái
mắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, với
đối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan.
Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe

về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đào
tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có của
một cán bộ văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng là một trong những
trường đào tạo hàng đầu về ngành Quản trị văn phòng cũng là một môn ngành
học nhận được sự quan tâm to lớn của Nhà trường cũng như của các thầy cô đặc
biệt khi chúng tôi trở thành đứa con đầu lòng kể từ khi trường tiến lên thành
trường đại học.
Trong suốt quá trình học chúng tôi đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của
thầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô đã truyền đạt cho chúng tôi
nhiều kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang khi rời mái
trường có thể bắt kịp nhịp sống và công việc đòi hỏi khắt khe hơn bên lề của
sách vở. Việc tổ chức thực tập ngành nghề là một nội dung quan trọng của ngành
Quản trị văn phòng nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành, giúp cho chúng tôi
vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác
văn phòng, quản trị văn phòng.
Định Thị Kim Cúc

2

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Được sự đồng ý của lãnh đạo văn phòng UBND huyện Lương Sơn. Tôi đã
có cơ hội được tiếp cận với hoạt động thực tế của một cán bộ văn phòng, hiểu
biết sâu sắc hơn về nhiệm vụ của văn phòng. Tại đây, tôi có cơ hội áp dụng

những lý luận đã học vào thực tế và đúc rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm
về kiến thức chuyên môn, những đặc thù của công việc, cùng những kỹ năng
giao tiếp ứng xử hàng ngày.
Trong quá trình thực tập tôi được phân công làm việc tại phòng văn thư
cơ quan. Qua kiến thức lý luận tôi đã tích lũy được trong quá trình học tập cũng
như trong quá trình thực tập tại cơ quan. Tôi nhận thấy rằng, trong văn phòng,
công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu, nó chiếm một
phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy
quản lý của cơ quan . Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp
thời, chính xác thông tin cho hoạt động quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ
dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu
quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo
đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
Qua quá trình khảo sát tôi thấy , công tác văn thư ở Văn phòng UBND
huyện Lương Sơn trong thời gian qua đã được chú trọng có những đóng góp tích
cực vào hoạt động cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại những bất cập,
đó là những thiếu sót và sai phạm do những lý do chủ quan và khách quan mang
lại. Đó là những hạn chế về trình độ chuyên môn, sự thiếu hụt về nhân sự, sự
chểnh mảng trong quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy tôi
chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Lương
Sơn ” để đi sâu nghiên cứu trong bài báo cáo thực tập của mình.
Mục đích của đề tài này là khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thư
của tại UBND huyện Lương Sơn hiện nay bao gồm các hoạt động như: Công
tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và công tác quản lý
và sử dụng con dấu. Tiến hành đánh giá ưu, nhược điểm của công tác văn thư
đồng thời đưa ra giải pháp nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm
nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn.
Định Thị Kim Cúc

3

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng của
bản thân tôi trong suốt quá trình học tập vừa qua.
2. Mục tiêu của đề tài
2.1. Mục tiêu chung:
+ Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng tại UBND huyện Lương Sơn.
+ Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn.
2.2. Mục tiêu cụ thể:
- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng tại UBND huyện Lương Sơn.
+ Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tại UBND
huyện Lương Sơn và Văn phòng UBND huyện Lương Sơn.
+ Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Lương Sơn;
+ Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
+ Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng.
- Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn
+ Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn
bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.
+ Đánh giá về những ưu điểm, nhược điểm của công tác văn thư tại Văn
phòng UBND huyện Lương Sơn.

+ Xác định nguyên nhân của những nhược điểm tại Văn phòng UBND
huyện Lương Sơn.
+ Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Văn
phòng UBND huyện Lương Sơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Công tác văn phòng, công tác văn thư tại Văn phòng UBND
huyện Lương Sơn
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Lương Sơn.

Định Thị Kim Cúc

4

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện được đề tài tôi sử dụng những nguồn tư liệu sau:
Các văn bản của Nhà nước quy định: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ
quy định về công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4
năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu

trữ của cơ quan, tổ chức.
Các loại giáo trình, tài liệu: Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp
công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011; Hành chính Văn phòng
trong cơ quan Nhà nước, Học viện hành chính, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà
Nội, 2013; Nguyễn Thị Thu Hà, Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện
Hành chính Quốc gia, Nxb Đại học Quốc gia Tp. HCM, 2015; Tài liệu bồi
dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước, phần II “Hành chính nhà nước và công
nghệ hành chính”, Học viện hành chính, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
2013; Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn”.
Các bài báo cáo thực thập tốt nghiệp của Bùi Thị Lệ Bình, (2014) tại
Huyện ủy Kim Bôi; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Quỳnh Trang,
(2014),tại Công ty TNHH Thái Bình Dương.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý nhà nước đã có nhiều công trình nghiên cứu, xuất bản phẩm, bài viết
của các cán bộ, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu, nhà báo. Vấn đề soạn thảo và
ban hành văn bản trở thành đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp,
luận văn thạc sĩ các các sinh viên đại học, học viên cao học.
Các giáo trình “Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Học viện
hành chính, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2013”; Nguyễn Thị Thu Hà,
Định Thị Kim Cúc

5

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb Đại
học Quốc gia Tp. HCM, 2015; Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà
nước, phần II “Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính”, Học viện hành
chính, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội 2013; Giáo trình lý luận và phương
pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền trường Đại học Khoa học
xã hội và Nhân văn”.
Các bài báo cáo thực tập như: Nguyễn Thị Kim Ngọc, Công tác văn thư
tại văn phòng UBND xã Lai Uyên; Bùi Thị Lệ Bình, (2014), Báo cáo thực tập
tại Huyện ủy Kim Bôi,….
Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, bài
viết, các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp chỉ tập trung nghiên cứu
những vấn đề mang tính lý luận chung chung hoặc chỉ đề cập đến vấn đề văn thư
của một số cơ quan cụ thể. Chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách tổng
hợp về công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn. Vì vậy, tác giả có cơ sở để
khẳng định về lý luận và thực tiễn của công tác văn thư tại UBND huyện Lương
Sơn chưa được nghiên cứu một cách toàn diện và đầy đủ.
Trên cơ sở nghiên cứu, kế thừa những lý luận chung của các bài nghiên
cứu, các tài liệu, các văn bản QPPL, các đề tài nghiên cứu, tác giả mong muốn
được đóng góp, bổ sung thêm những hạn chế thiếu xót của các đề tài trên. Trong
đề tài tác giả đi sâu vào nghiên cứu “Tìm hiểu tình hình công tác văn thư tại
UBND huyện Lương Sơn”.
6. Phương pháp nghiên cứu
Có nhiều phương pháp được sử dụng để nghiên cứu nhưng dưới đây là
những phương pháp chính.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn bằng phương pháp phỏng vấn hỏi trực
tiếp Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có thông tin khảo sát tác giả tiến
hành phân tích và tổng hợp. Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trình

nghiên cứu tiến hành thu thập tài liệu từ thư viện, báo trí, đài, internet,..
7. Bố cục đề tài
Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần như sau:
Định Thị Kim Cúc

6

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Phần I: Khảo sát về công tác văn phòng tại UBND huyện Lương Sơn
Phần II: Tìm hiểu về công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn
Phần III: Kết luận và kiến nghị đề xuất

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN
1.1.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lương Sơn

1.1.1. Chức năng
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trong lĩnh vực kinh tế :
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
huyện thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND
Định Thị Kim Cúc

7

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai :
- Xây dựng, trình HĐND huyện thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực
hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ;
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp :
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn trên địa bàn
huyện;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch :
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao :
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn
Định Thị Kim Cúc

8

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường :
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm;
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội :
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo :
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
Định Thị Kim Cúc

9

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính :
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình HĐND huyện
thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao
trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp;
- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện
thuộc tỉnh.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn
Tổ chức bộ máy của UBND huyện Lương Sơn bao gồm:
* Lãnh đạo UBND huyện:
- 01 Chủ tịch
- 03 Phó Chủ tịch
* Các phòng ban trực thuộc của huyện: 13 phòng ban:
+ Văn phòng UBND huyện Sông Hinh;
+ Phòng Nội vụ huyện;
Định Thị Kim Cúc

10

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

+ Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện;
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện;
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện;
+ Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện;
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện;
+ Phòng Y tế huyện;
+ Phòng Tư pháp huyện;
+ Thanh tra huyện;
+ Phòng Văn Hóa Thông tin ;
+ Phòng Dân tộc.
* Các cơ quan sự nghiệp thuộc của huyện:
+Trung tâm phát triển quỹ đất
+ Trung tâm dạy nghề
+ Trạm Khuyến Nông – Khuyến lâm
+ Đài truyền thanh – Truyền hình
+ Trung tâm Văn hoa thông tin;
+ Ban Quản lý xây dựng xây dựng cơ bản.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Lương Sơn (Phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của UBND huyện Lương Sơn
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng UBND huyện Lương Sơn
1.2.1.1. Chức năng
Văn phòng UBND huyện Lương Sơn( sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ
quan chuyên môn ngang phòng, thuộc UBND huyện Lương Sơn, là bộ máy giúp
việc của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện, Có chức năng tham mưu
tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện, tham mưu cho Chủ tịch
UBND huyện về chỉ đạo, điều hành các hoạt động quản lý nhà nước trên địa

Định Thị Kim Cúc

11

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

bàn, cung cấp thông tin, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND huyện.
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng và tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo
cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
và Chủ tịch huyện.;
Giúp thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các
báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế
- xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND huyện xem xét quyết định;
Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường
xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND
huyện;
Phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyện
trong việc tiếp công dân, giải quyết và trả lời đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy
định của pháp luật;
Chuẩn bị nội dung và chuẩn bị các phiên họp của HĐND và UBND

huyện; Các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện với các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và công dân;
Đôn đốc các cơ quan chức năng triển khai thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên, của UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện đến các ngành, các cấp;
Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính theo
cơ chế “một cửa”, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, UBND huyện đảm
bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
Quản lý công tác văn thư lưu trữ, hành chính, thực hiện thống nhất chỉ
đạo công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước đối với các phòng, ban và
Định Thị Kim Cúc

12

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

UBND các xã, thị trấn trong huyện;
Quản lý cán bộ công chức, quản lý tài chính, tài sản được giao theo đúng
quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạt
động của Thường trực HĐND, UBND huyện;
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND và Chủ
tịch huyện giao.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo văn phòng
+ Chánh văn phòng
+ 02 Phó Chánh Văn phòng
- Các bộ phận chuyên môn:
+ Bộ phận Tổng hợp;
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ;
+ Bộ phận Kế toán-Tài vụ;
+ Bộ phận Phục vụ;
+ Bộ phận giao dịch “Một cửa”
+ Bộ phận Quản trị mạng và công nghệ thông tin
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức phụ lục 02)
1.2.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của văn phòng
UBND huyện Lương Sơn
1.2.2.1. Tình hình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu
cần
Văn phòng là cơ quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho HĐND và
UBND trong tổ chức, điều hành công việc. Tổ chức thực hiện thu thập thông tin,
tổng hợp tình hình thực hiện Nghị Quyết HĐND về Kinh tế xã hội, an ninh quốc
phòng, chương trình công tác hàng tháng, quý; nghiên cứu đề xuất giải pháp
giúp Chủ tịch các phó Chủ tịch trong chỉ đạo điều hành, cung cấp thông tin tài
liệu có liên quan phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND và các ban của
HĐND huyện.
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của HĐND
và UBND huyện. Tham mưu giúp HĐND và UBND xây dựng và tổ chức thực
Định Thị Kim Cúc

13

Lớp ĐH QTVP K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

hiện chương trình làm việc hằng năm, quý, tháng và lịch công tác tuần của
UBND huyện. Các vấn đề đưa vào chương trình làm việc của HĐND và UBND
hầu hết được Văn phòng tham mưu lựa chọn kỹ, đảm bảo đúng chức năng, thẩm
quyền theo chế độ làm việc. Giúp lãnh đạo chỉ đạo cụ thể hóa và tổ chức thực
hiện có hiệu quả các chủ trương đường lối của Đảng và Nghị quyết của HĐND,
xem xét xử lý kịp thời những vấn đề đột xuất hoặc mới phát sinh từ thực tiến.
Tham gia phối hợp cùng các phòng, ban tham mưu giúp HĐND và
UBND xây dựng các nội quy chế, nội quy, quy định trong tổ chức và hoạt động
của UBND đồng thời là đầu mối giúp UBND huyện trong điều hòa phối hợp và
tổ chức công việc đảm bảo cho UBND làm việc theo đúng quy chế, nội quy, quy
định. Thông qua tham mưu của văn phòng HĐND và UBND huyện trong việc
xây dựng các nội quy, quy chế, quy định đã giúp cho mọi hoạt động của UBND
huyện thực hiện theo đúng nguyên tắc và thống nhất, là cơ sở cho lãnh đạo
UBND huyện chỉ đạo điều hành, kiểm tra giám sát được thuận lợi, dễ dàng hơn.
Đồng thời,giúp các cơ quan, phòng ban trong UBND huyện thực hiện công việc
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tránh những hoạt động sai
trái, không đúng pháp luật đảm bảo kỷ luật kỷ cương hoạt động của cơ quan.
Đặc biệt, trong thời gian qua Văn phòng đã tham mưu cho UBND huyện trong
việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc giúp cho hoạt động của
UBND huyện ngày càng thực hiện tốt, phân định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn
của tập thể cá nhân, nhất là người đứng đầu cơ quan; xác định rõ hơn chế độ làm
việc và các mối quan hệ công tác của UBND huyện; thực hiện tốt hơn các
nguyên tắc làm việc của UBND huyện đặc biệt là nguyên tắc tập trung dân chủ,
đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND huyện; giải quyết công

việc theo đúng phạm vi, trách nhiệm, đúng thẩm quyền; đảm bảo sự lãnh đạo
của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND huyện và sự chỉ đạo điều hành của cơ
quan nhà nước cấp trên, không bao biện, không làm thay công việc; tuân thủ
theo đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của
pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND
Định Thị Kim Cúc

14

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

huyện góp phần cải cách hành chính và đổi mới phương thức lãnh đạo của
Đảng.
Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, chuẩn bị tốt chương trình, nội
dung và các điều kiện phục vụ chu đáo các hội nghị, cuộc họp của của HĐND
và UBND và các chuyến thăm, làm viêc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện với
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và công dân; phục vụ tốt chuyến đi công tác cho
lãnh đạo.
Văn phòng giúp UBND huyện theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động
chung của UBND, tổ chức tốt việc thu thập, xử lý các thông tin và và trực tiếp
phụ trách công tác tổng hợp và xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên
đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND đảm bảo kịp thời, đúng quy định.
Tham mưu cho chủ tịch UBND huyện tổ chức tốt việc tiếp nhận, giải

quyết và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND huyện; Quản lý thống
nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch; Theo dõi
tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trong việc thực hiện Chỉ
thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng giúp UBND chủ trì, giữ mối quan hệ công tác, điều hòa phối
hợp với các cơ quan, đơn vị, các đoàn thể chính trị, xã hội trong huyện. Văn
phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại như tham gia với các
cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất với UBND huyện một số chủ trương, cơ
chế, chính sách phát triển kinh tế xã hội về công tác nội chính và đối ngoại tại
địa phương theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao; tham gia góp ý với cơ quan
nhà nước trong việc cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách
pháp luật Nhà nước trên lĩnh vực kinh tế, xã hội, và nội chính phù hợp với tình
hình thực tế của địa phương; Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu
giúp HĐND và UBND huyện chỉ đạo công tác nội chính, thực hiện công tác tiếp
công dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền quy định của
pháp luật.
Định Thị Kim Cúc

15

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Làm tốt công tác văn thư – Lưu trữ, thực hiện chế độ bảo mật của Đảng
và Nhà nước; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đổi mới

nâng cao chất lượng nghiệp vụ, góp phần đảm bảo nề nếp, khoa học chặt chẽ
quá trình tiếp nhận, xử lý, nhân sao, in ấn và phát hành các tài liệu văn kiện đảm
bảo kịp thời, chính xác, an toàn, bí mật và tiết kiệm. Từng bước nâng cao hiệu
quả công tác văn thư lưu trữ nhất là trong việc soạn thảo và quản lý văn bản, thu
thập, chỉnh lý, bảo vệ khai thác lâu dài các tài liệu, văn kiện của HĐND và
UBND huyện, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của
UBND huyện.
Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật trang thiết bị cho hoạt động của
HĐND và UBND huyện. Tham mưu giúp UBND huyện quản lý tài chính, tài
sản, cơ sở vật chất của cơ quan . Tiến hành xây dựng các nội quy, quy định về
quản lý, sử dụng tài sản chung của cơ quan; Chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra
công việc bảo vệ an toàn, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường cơ quan xanh sạch - đẹp.
1.2.2.2. Công tác Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác của
cơ quan
Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng chương trình
công tác tuần, tháng, quý, năm là việc rất quan trọng và cần thiết. Việc tổ chức
và xây dựng hương trình công tác của UBND huyện Lương Sơn được quy định
cụ thể tại Điều 10, Điều 11, Điều 12 trong Quy chế làm việc của UBND huyện
Lương Sơn, nhiệm kỳ 2011-2016 ban hành kèm theo Quyết định số
04/2015/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2015. Căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ được giao Chánh Văn phòng HĐND và UBND là người chịu trách nhiệm
xây dựng kế hoạch công tác tuần, quý, tháng, năm của cơ quan. Cụ thể, việc xây
dựng chương trình công tác của cơ quan được quy định tại Điều 10, Điều 11,
Điều 12, Điều 13 Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, nhiệm kỳ
2011-2016, ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 29
tháng 07 năm 2015( Phụ Lục).
Định Thị Kim Cúc

16

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

- Chương trình công tác năm của UBND huyện gồm: Những nhiệm vụ,
giải pháp, của UBND trên lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ
chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch thuộc phạm vi phê duyệt của UBND
huyện, Chủ tịch UBND huyện hoặc trình HĐND, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND
tỉnh trong năm.
- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý.
- Xây dựng Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công
tác quý, được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc
cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng.
- Xây dựng công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch giải quyết hàng ngày trong tuần. Căn cứ vào chương trình công tác tháng và
chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, Văn phòng xây dựng Chương trình
công tác tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trình Chủ tịch chậm nhất vào chiều
thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức cá nhân liên quan biết để thực
hiện.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác (phụ lục 03)
1.2.2.3. Công tác tổ chức Hội nghị, hội họp
Chế độ hội nghị, hội họp của UBND huyện Lương Sơn quy định cụ thể tại
Điều 20, Điều 21, Điều 22 của Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn,
nhiệm kỳ 2011-2016 ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND

ngày 29 tháng 7 năm 2015.
Các bước chuẩn bị Hội nghị:
* Bước 1: Chuẩn bị hội nghị
Căn cứ vào kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện quyết định kế hoạch và thời gian tổ chức Hội nghị, hội họp. Trên
cơ sở đó các đơn vị, chủ trì hội họp lập kế hoạch tổ chức hội họp, đăng ký với
Văn phòng để sắp xêp thời gian, địa điểm và các vấn đề liên quan cho phù hợp
Định Thị Kim Cúc

17

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

* Bước 2: Chuẩn bị nội dung và cơ sở vật chất phục vụ hội nghị
Văn phòng tiến hành xác định mục đích, nội dung, chủ đề của Hội nghị
để xác định thành phần tham dự; ấn định thời gian cụ thể; tiến hành xây dựng
chương trình; phân công công việc cụ thể; chuẩn bị công văn, giấy mời, tài liệu
cần thiết; chuẩn bị hội trường các trang thiết bị phục vụ cuộc họp; lập dự trù
kinh phí.
* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến tổ
chức hội họp của đơn vị chủ trì
* Bước 4: Tổ chức hội nghị:
Sau khi đã chuẩn bị xong tài liệu, văn kiện cho Hội nghị theo thời gian
thống nhất đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị.

Đây là giai đoạn chính và quan trọng nhất bao gồm: Đón tiếp đại biểu;
Phát tài liệu; Điểm Danh đại biểu; Ổn định tổ chức và tuyên bố lý do, giới thiệu
đại biểu; Thông qua chương trình hội họp; Khai mạc; Nội dung cuộc họp do chủ
tọa điều khiển; Chánh Văn phòng tổ chức việc ghi biên bản; Tổng kết bế mạc
Hội họp.
Bước 4: Kết thúc hội nghị
Sau khi hội nghị kết thúc Văn phòng tiến hành dọn dẹp hiện trường,
quyết toán kinh phí
Tiến hành lập hồ sơ Hội nghị; biên tập kỷ yếu và thông báo kết quả hội
nghị và xây dựng chương trình hành hoạt động, rút bài học kinh nghiệm.
Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp (phụ lục 04)
1.2.2.4. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện, thủ trưởng cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện phải dành thời gian thích hợp để đi cơ
sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắm tình hình thực tế; kịp thời giúp cơ sở
giải quyết khó khăn, vướng mắc mới phát sinh và chấn chỉnh kịp thời những sai
phạm. Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động thường xuyên, cần thiết không
thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
Định Thị Kim Cúc

18

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

quan. Vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo được Văn phòng chuẩn bị rất chu
đáo.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm
những nội dung chính như sau:
* Bước 1: Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác
Các đơn vị chủ trì lập kế hoạch đi công tác cho lãnh đạo, xác định rõ ràng
các mục đích, nội dung công việc,… lãnh đạo đề xuất ý kiến trước khi lãnh đạo
phê duyệt.
* Bước 2: Chuẩn bị chuyến đi công tác
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng đôn đốc theo dõi
các đơn vị.
Chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian. Văn phòng phải chuẩn bị liên hệ với
nơi công tác, kinh phí, phương tiện, và các giấy tờ liên quan.
*Bước 3: Lên kế hoạch trách nhiệm trong thời gian lãnh đạo đi vắng
Trước khi đi công tác Thủ trưởng có văn bản ủy quyền cho cấp phó điều
hành, giải quyết công việc của cơ quan khi Thủ trưởng đi vắng. Văn bản ủy
quyền gửi cho các đơn vị trực thuộc. Văn phòng có trách nhiệm thông báo thời
gian thủ trưởng đi vắng; sắp xếp lại công việc; điều chỉnh hay hủy bỏ các
chương trình trong thời gian lãnh đạo đi vắng.
* Bước 4: Trong chuyến đi công tác.
- Văn phòng giúp Thủ trưởng theo dõi, đôn đốc và thực hiện công việc đề ra.
- Thường xuyên liên hệ với Thủ trưởng để báo cáo sơ bộ tình hình hoạt
động của cơ quan và xin ý kiến chỉ đạo khi cần thiết.
* Bước 5: Sau chuyến đi công tác
- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà;
- Bàn giao lại công văn, giấy tờ, tài liệu;
- Lập hồ sơ, kiểm tra hệ thống các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinh
phí tạm ứng.
- Biện tập soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác như
Định Thị Kim Cúc

19

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Báo cáo, thư cảm ơn,…
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác (phụ lục 05).
1.2.2.4. Tình hình tổ chức và thực hiện các nội quy, quy định của cơ
quan và quy chế văn hóa công sở Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Lương Sơn.
Hiện nay, Tại UBND huyện Lương Sơn chưa ban hành Quy chế văn hóa
công sở, tuy nhiên, mọi hoạt động của cơ quan, những trách nhiệm, nghĩa vụ và
quyền hạn của các cán bộ, công chức được quy định lồng ghép trong các quy
chế làm việc, quy chế dân chủ của cơ quan và của Văn phòng và các nội quy,
quy định chung, quy định riêng tại cơ quan và Văn phòng HĐND và UBND
huyện Lương Sơn.
Hiện nay cơ quan đã ban hành các loại nội quy, quy chế sau:
1. Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, nhiệm kỳ 2011-2016
ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm
2015;
2. Quy chế dân chủ ngày trong hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lương Sơn ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-VP ngày 27
tháng 9 năm 2013 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn;
3. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số

2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 20013;
4. Quy chế quản lý tài sản ban hành kèm theo quyết định số 3140/QĐUBND ngày 22 tháng 11 năm 2014;
5. Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành kèm theo 2356/QĐ-UBND, ngày 8
tháng 5 năm 2014;
5. Quy chế thi đua, khen thưởng ban hành kèm theo quyết định số
963/QĐ-UBND ngày 02 tháng 3 năm 2014;
6. Quy định về thực hiện chế độ báo cáo ban hàn kèm theo Quyết định số
870/QĐ-UBND, ngày 06 tháng 4 năm 2015;
7. Quy định về sử dụng trang thiết bị văn phòng ban hành kèm theo Quyết
Định Thị Kim Cúc

20

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

đinh số 735/QĐ-UBND ngày 01 tháng 05 năm 2015;
Việc ban hành các nội quy, quy chế tạo sự thống nhất, rõ ràng, tránh tình
trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban đơn
vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát công tác
văn thư, lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện theo
đúng quy chế đề ra. Đảm bảo các đơn vị thực hiện công việc theo đúng phạm vi,
trách nhiệm, khuân khổ hoạt đông của mình và đảm bảo mọi hoạt động theo
đúng nguyên tăc và thống nhất cũng là cơ sở để lãnh đạo cơ quan kiểm tra giám
sát nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành.

1.2.2.5. Tổ chức quản lý công tác Văn thư
Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá
trình hoạt động của UBND huyện Lương Sơn; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Lương
Sơn Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần lớn
trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý của
cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Lãnh đạo
UBND huyện Lương Sơn đã đặc biệt quan tâm chỉ đạohướng dẫn và xây dựng
nhiều văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ cở áp dụng quy định
các văn bản quy phạm pháp luật Nhà nước, UBND huyện Lương Sơn đã ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số
2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2013 mở ra một bước ngoạt mới trong
việc quản lý công tác văn thư thư lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn. UBND
huyện Lương Sơn luôn quan tâm hoàn thiện các quy định về công tác Văn thư,
lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản quản lý, xây dựng các kế hoạch về
công tác văn thư.
Nghiệp vụ Văn thư được trình bày cụ thể tại phần II, lựa chọn chuyên đề.
1.2.2.6. Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Định Thị Kim Cúc

21

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

1). Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 07/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn có trách nhiệm thu thập
tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành, bao gồm những tài liệu sau: Các tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND và các đơn vị thuộc
UBND huyện Lương Sơn; Các văn bản về chủ trương, chính sách, hướng dẫn
của cơ quan Nhà nước cấp trên; Các văn bản của các cơ quan cấp dưới,..
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ UBND huyện có nhiệm vụ tổ
chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu và lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu theo quy
định của UBND huyện.
Trong thời gian qua công tác thu thập bổ sung tài liệu của UBND huyện
Lương Sơn đã được tiến hành một cách nghiêm túc, đúng nguyên tắc, quy định
của pháp luật nhà nước và của cơ quan, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm trong
việc giao nhận tài liệu, các tài liệu về kho lưu trữ hiện hành ngày càng đầy đủ và
chất lượng hơn tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ của cơ quan thực hiện tốt
chuyên môn nghiệp vụ của mình một cách nhanh, gọn, hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đạt được công tác thu thập, bổ
sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn mắc phải những hạn chế đó là sự chậm chễ

của một số cá nhân, đơn vị trong việc nộp lưu tài liệu lưu trữ. Tài liệu thu về kho
Định Thị Kim Cúc

22

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

chủ yếu là cặp 3 dây, bó gói, chưa được lập hồ sơ. Tài liệu lưu trữ của UBND
huyện chưa thực sư tập trung thống nhât, đặc biệt là các tài liệu về đại hội, hội
nghị quan trong do không được thu thập bảo quản kịp thời nên tài liệu bị mất
mát khó kiểm soát. Ban lãnh đạo các đơn vị UBND huyện chưa quan tâm đúng
mực đến công tác lưu trữ nên nhiều tài liệu dù đã đến hạn nộp lưu vẫn chưa
được giao nộp theo đúng quy định. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu
trữ và tra tìm, nghiên cứu tài liệu sau này.
2). Công tác chỉnh lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện sau khi chuyển từ các phòng ban, đơn
vị cán bộ Lưu trữ tiến hành giao nhận và chỉnh lý tài liệu sau đó đưa tài liệu vào
kho.
Các bước chỉnh lý tài liệu:
- Bước 1: Thu tài liệu ở các cơ quan đơn vị thuộc UBND huyện
- Bước 2: Tiến hành phân loại tài liệu: Theo vấn đề, theo nội dung hoặc
theo những đặc điểm chung của tài liệu như các tài liệu có cùng tên gọi hay cùng
một cơ quan gửi đến,..
- Bước 3: Đánh số trang nhằm cố định vị trí tài liệu và đảm bảo tính pháp

lý cho tài liệu lưu trữ.
- Bước 4: Vào sổ lưu trữ
- Bước 5: Cho vào cặp, dán nhãn, xếp lên giá.
- Bước 6: Vệ sinh tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Lương Sơn yêu cầu
phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu; xác định tài liệu hết giá trị cần loại hủy; hệ thống hóa hồ sơ
tài liệu; lập mục lục hồ sơ tài liệu; lập danh mục tài liệu trùng thừa, tài liệu hết
giá trị loại ra để tiêu hủy.
* Tình hình chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Lương Sơn
Căn cứ theo số liệu thống kê của Phòng Nội vụ huyện Lương Sơn báo cáo
tại công văn số 90/UBND-NV ngày 29 tháng 12 năm 2015 về việc thực hiện chế
Định Thị Kim Cúc

23

Lớp ĐH QTVP K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, tổng số mét tài
liệu lưu trữ đã thu thập là 75 mét, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 25 mét. Tổng
số mét tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập là 92 mét.
* Ưu điểm
Công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Lương Sơn trong thời gian
qua đã cơ bản đạt yêu cầu, tài liệu của các phòng, ban, đơn vị được thu thập đầy

đủ, tiến hành phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh đưa vào cặp hộp đảm bảo an
toàn thuận lợi cho công tác lưu trữ và tra tìm tài liệu.
* Nhược điểm
Số tài liệu tích đống, bó gói chưa chỉnh lý còn nhiều khoảng 90 mét. Giá tài
liệu, cặp hộp, bìa bảo quản chưa đạt chuẩn theo quy định hướng dẫn. Số hồ sơ, tài
liệu còn tồn đọng ở các phòng các bộ phận cá nhân chưa thu hồi về lưu trữ cơ quan
còn khá lớn. Tình trạng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng ở các phòng các bộ phận, cá
nhân chưa thu hồi về lưu trữ cơ quan theo quy định còn khá phổ biến
3) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổng diện tích kho lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn là 288 m 2, ược
bố trí tại tầng 5 của UBND huyện Lương Sơn. Các tài liệu được sắp xếp ngăn
nắp, gọn gàng, khoa học, được đánh số và ký hiệu cho từng giá tài liệu. Tuy
nhiên, hiện nay ở cơ quan chưa xây dựng được phương án phòng chống cháy nổ,
phòng chống ẩm mốc, bão lụt, tình hình bảo quản và trang bị về các thiết bị
phòng chống cháy nổ, bão, lụt, bảo quản tài liệu đối với cơ quan, đơn vị chưa
được triển khai theo đúng quy định.
4). Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
Nội quy kho lưu trữ đã được triển khai, thực hiện nghiêm túc tại kho lưu
trữ của cơ quan.
Kho lưu trữ của UBND huyện cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu
sử dụng tài liệu của các cấp lãnh đạo và cán bộ , nhân viên trong toàn cơ quan.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ hiện đang được sử dụng chủ yếu là sổ mục lục.
* Ưu điểm
Định Thị Kim Cúc

24

Lớp ĐH QTVP K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội

Các đơn vị, cá nhân tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của UBND huyện
Lương Sơn về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ, khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệu
các đơn vị, cá nhân trình giấy đề nghị, giấy giới thiếu của cơ quan cho cán bộ
lưu trữ trực tiếp lên kho lưu trữ tìm nên tránh được tình trạng tài liệu bị thất lạc
hoặc khai thác tùy tiện.
* Nhược điểm:
Công tác nghiên cứu, tra tìm tài liệu chưa thực sự đạt hiệu quả cao. Việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế nên
việc phục vụ khai thác, sử dụng còn nhiều bất cập.
Kho lưu trữ của cơ quan bố trí ở trên cao, chưa có phòng đọc nên chưa
xây dựng nội quy phòng đọc, gây khó khăn cho công tác tra tìm, cũng như công
tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Trong khi cán bộ lưu trữ còn phải kiêm
nhiệm nhiều công việc nên việc tra tìm tài liệu độc giả yêu cầu đôi khi bị chậm
trễ và chưa đạt đáp ứng được yêu cầu độc giả.
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng.
1.2.3.1. Vị trí việc làm và mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng
UBND huyện Lương Sơn.
1). Chánh Văn phòng
Chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm
vụ quy định, chịu toàn bộ trách nhiệm về tổ chức, hoạt động của công tác văn
phòng trước Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch huyện và trước pháp
luật;
Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản hành chính theo quy chế
làm việc của UBND huyện; Thông báo kết luận của Chủ tịch và các Phó Chủ

tịch; Ký các giấy mời họp của UBND huyện; Ký sao y, sao lục các văn bản quản
lý nhà nước theo quy định.
Chủ tài khoản của cơ quan, chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, thu chi
kinh phí hoạt động của văn phòng theo quy định của pháp luật; Trực tiếp chỉ đạo
Định Thị Kim Cúc

25

Lớp ĐH QTVP K1B