Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND huyện thông nông, tỉnh cao bằng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC

Dương Thị Sông

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý
của tất cả các cơ quan, tổ chức Nhà nước nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công
tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư có ý nghĩa hết sức quan trọng và là hoạt động thường
xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm và thực hiện
một cách nghiêm túc, chặt chẽ theo quy định của cơ quan, nhà nước, đảm bảo
quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác văn thư
nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin trên các công văn, giấy tờ cho quá
trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho cơ
quan. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta đã luôn quan tâm, đưa ra những quy định cụ thể

trong công tác văn thư, đưa ra những giải pháp cải tiến mới để công tác văn thư
ngày càng phát triển. Sau những năm được trang bị tất cả kiến thức cơ bản ở
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và được nhà trường tổ chức cho sinh viên khoa
Quản trị Văn phòng được đi thưc tập tại cơ quan mà mỗi sinh viên đã đăng ký.
Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016, bản thân em thực tập tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằngđã học hỏi được nhiều
kinh nghiệm trong việc làm một cán bộ văn thư, được tập làm một cán bộ văn
thư thực thụ trong tương lai là một việc rất thú vị và bổ ích. Nhận thức được tầm
quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy được
những bất cập trong công tác văn thư trong cơ quan. Vì vậy em chọn chuyên đề
“ tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”. Đợt thực tập này đã giúp em nhân ra
những điểm yếu của mình trong khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh
Dương Thị Sông

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn thư. Em viết Báo
cáo thực tập này nhằm nói lên được những kết quả, những điều em đã học hỏi và
tiếp thu được trong quá trình làm việc tại cơ quan.
2.Mục tiêu của đề tài
Báo cáo thực tập với đề tài đã chọn nhằm đạt được các mục tiêu chính
sau:

-Nghiên cứu, mô tả được cách thức tổ chức công tác văn thư trong cơ
quan Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông.
- Đánh giá được thực trạng tổ chức công tác văn thư của UBND huyện
Thông Nông .
- Tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại trong cách tổ chức
công tác văn thư của cơ quan.
- Nêu lên những kết quả đã đạt được trong quá trình thực tập tại phòng
Văn thư của UBND huyện Thông Nông.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Các loại văn bản quy định về công tác văn thư của UBND huyện Thông
Nông, các nguồn tài liệu tham khảo trên mạng.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã từng có nhiều sinh viên đến thực tập ở UBND huyện Thông Nông và
các bài báo cáo viết về tổ chức văn thư là chủ yếu.
6. Phương pháp nghiên cứu
Với các phương pháp nghiên cứu: Quan sát, phân tích, tổng hợp, thống
kê, đánh giá…
7. Bố cục của đề tài

Dương Thị Sông

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Bài báo cáo gồm 03 phần chính :
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
UBND HUYỆN THÔNG NÔNG
Phần II: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ TRONG
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN THÔNG NÔNG
Phần III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ TRONG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN THÔNG NÔNG.

Dương Thị Sông

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng
NỘI DUNG
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG
1.1 Khái quát chung về UBND huyện Thông Nông
Thông Nông là một huyện vùng cao biên giới nằm ở phía Tây bắc của

tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thành phố Cao Bằng 49km, tiếp giáp với các
huyện: Hòa An, Hà Quảng, Bảo Lạc, Nguyên Bình của tỉnh Cao Bằng và huyện
Nà Po của tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc, có đường biên giới giáp với Trung
Quốc dài gần 14km. Diện tích đất tự nhiên 35,729 ha, trong đó: đất nông nghiệp
5.214 ha. Đất lâm nghiệp 28,374 ha, đất khác 2,138 ha. Toàn huyện có 10 xã và
một thị trấn. Dân số của huyện là trên 23,400 người, gồm 5 dân tộc cùng sinh
sống.

Hình ảnh Trụ sở UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng

Dương Thị Sông

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Thông Nông.
Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
như sau:
*Chức năng
Ủy Ban Nhân Dân do Hội Đồng Nhân Dân bầu ra là cơ quan chấp hành
của Hội Đồng Nhân Dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Uỷ Ban Nhân Dân huyện Thông Nông là cơ quan chịu trách nhiệm chấp

hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới luật và Nghị
Quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng trên địa bàn
huyện.
Ủy Ban Nhân Dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ Trung ương đến cơ sở.
*Nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa
phương với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: Triển khai và thực hiện các
Chỉ thị, Nghị Quyết của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và sự điều hành của Nhà
nước cấp trên, quy hoạch và xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an
ninh – quốc phòng ở địa phương.
*Cơ cấu tổ chức
Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức
HĐND – UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 và quy chế hoạt động
của UBND huyện. Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND
huyện Thông Nông sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:
Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có: 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và
4 Thành viên UBND huyện, phòng ban có 17 phòng ban chuyên môn như sau:
• Văn phòng HĐND và UBND huyện
• Phòng Nội vụ
Dương Thị Sông

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Khoa Quản trị Văn phòng

Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Phòng Dân tộc
Phòng Tư pháp
Thanh tra huyện
Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Lao động Thương Binh – xã hội
Phòng Giáo dục – Đào tạo
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Văn hóa Thông tin
Trạm Khuyến nông khuyến lâm
Đài Truyền hình

Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình
Ban quản lý Đầu tư và Xây dựng
Chủ tịch UBND huyện phụ trách chung công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý điều hành các lĩnh vực công tác của UBND huyện. Chịu trách nhiệm trước
UBND tỉnh, Ban thường vụ Huyện ủy và HĐND huyện và các hoạt động thuộc
chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện. Là người đứng đầu Ban chấp hành
Đảng bộ huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban
thường vụ và Thường trực Huyện ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban
thường vụ Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban thường vụ, trước Đảng bộ
huyện về sự lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện.
Phó chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội: Giúp Chủ tịch huyện chỉ đạo, điều
hành các lĩnh vực: Giáo dục; y tế; văn hóa; thể thao; Thông tin - Truyền thông,
truyền thanh – truyền hình, Lao động – Thương binh xã hội, Dân số - Kế hoạch
hóa gia đình; Bảo hiểm xã hội; dân tộc; các tổ chức hội quần chúng – nghề
nghiệp, thực hiện các chương trình mục tiếu quốc gia, xóa đói giảm nghèo và
việc làm phòng chống tệ nan xã hội, giáo dục quốc phòng – an ninh, giáo dục
pháp luật, chương trình hỗ trợ phát triển, chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản
thuộc phạm vi phân công phụ trách. Trực tiếp chỉ đạo văn phòng HĐND và
UBND huyện, Chủ tịch các Hội đồng, trưởng các ban của huyện theo linh vực
phân công phụ trách và một số việc khác do Chủ tịch phân công. Được Chủ tịch
Ủy quyền lãnh đạo công việc của Ủy ban nhân dân huyện khi Chủ tịch đi vắng.
Dương Thị Sông

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Phó Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân
huyện chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Tài nguyên, môi trường, đô thị ;
nông lâm nghiệp – kiểm lâm, khuyến nông khuyến lâm, thú ý, bảo vệ thực vật,
thống kê; chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi vân công phụ trách,
Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội. Trưởng ban chỉ huy phòng
chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai; Trưởng ban đại diện Hội đồng quản trị ngân
hàng chính sách xã hội. Chủ tịch Hội đồng, trưởng ban chỉ đạo của huyện theo
lĩnh vực liên quan được phân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủ
tịch phân công.
Phó Chủ tịch Ủy Ban nhân dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban nhân dân
huyện chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Ngành công thương, dịch vụ;
Tài chính – kế hoạch, ,ngân hàng nông nghiệp và phát triển; kho bạc, thuế; quản
lý thị trường Kinh tế đối ngoại, kinh tế cửa khẩu; chỉ đạo công tác xây dựng cơ
bản thuộc phạm vi phân công phụ trách. Giúp Chủ tịch UBND huyện, Chủ tịch
Hội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo của huyện theo các lĩnh vực liên quan được
phân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công.
1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng trong UBND huyện Thông Nông.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và
UBND huyện Thông Nông.
*Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan giúp việc của Thường trực
HĐND và UBND huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân
dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân
dân về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương.
Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
*Nhiệm vụ

Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông có nhiệm vụ xây dựng
chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị báo cáo về hoạt động của HĐND
Dương Thị Sông

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

và UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND và
UBND huyện, phối hợp với các ngành chức năng soạn thảo và hoàn chỉnh các
đề án, Nghị Quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và UBND huyện để ban
hành.
Thống nhất về việc ban hành các văn bản của HĐND và UBND, Chủ tịch
UBND huyện, theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị
các đề án được phân công để trình cấp có thẩm quyền.
Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác để phục vụ
cho công tác lãnh đạo của HĐND và UBND huyện, giúp lãnh đạo cơ quan thực
hiện các chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên.
Thực hiện tốt các mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịch
UBND với Thường trực Huyện ủy, nhân dân trong huyện.
*Cơ cấu tổ chức
Ủy ban Nhân dân huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm
quyền chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồ
sau:

Dương Thị Sông

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN
THÔNG NÔNG
Chủ tịch
Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Bộ
phận
văn thư

Bộ
phận
Tổng
hợp

Bộ
phậnK
ế toán

Bộ
phận
Bảo
vệ

Bộ
phận
lái xe

Bộ
phận
tạp vụ

1.2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông.
STT

HỌ VÀ TÊN

1

Nông Văn Hiếu

2

Hoàng Vĩnh Phúc

Dương Thị Sông

CHỨC
NHIỆM VỤ
VỤ
Chánh Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn
Văn
diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác
phòng
văn phòng, thực hiện chức năng giúp
HĐND , UBND huyện điều hành các hoạt
động chung của các phòng, ban, đơn vị
huyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưu
giúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo,
điều hành các hoạt động của huyện; đảm
bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt
động của HĐND và UBND, Chủ tịch
HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
Phó
chánh
văn
phòng

Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác
hành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ
phận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái
xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản
lý nhà khách Văn phòng UBND huyện;
10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng
quản lý cơ sở vật chất, tài sản của văn
phòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất
– kỹ thuật phục vụ công tác của HĐND
huyện, Thường trực HĐND huyện,
UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện và
lãnh đạo Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực
hành chính – quản trị của văn phòng; tổ
chức đón tiếp khách đến liên hệ làm việc
với Thường trực HĐND và UBND huyện,
lãnh đạo UBND huyện. Xây dựng kế
hoạch công tác dự trù kinh phí hoạt động
cho các bộ phận có liên quan của Văn
phòng. Trực tiếp tham mưu giúp Thường
trực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạo
điều hành công việc của HĐND huyện,
thường xuyên thu thập xử lý thông tin,
nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạt
động của Thường trực HĐND huyện;
phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã,
thị trấn. Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cử
chi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu
HĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trên
địa bàn. Giúp Chánh văn phòng Tổ chức
công dân, ngân sách của cơ quan theo chế
độ Nhà nước và các dịch công như: Lễ

tân, Nhà khách, ô tô, điện thoại,….

3

Nông Thị Tiên

Dương Thị Sông

Chuyên
viên
văn
phòng

- Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyên
theo dõi đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và
phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn
hóa – xã hội của các ngành các cấp được
phân công theo dõi trong việc thực hiện
nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong
việc chấp hành các văn bản của cấp trên,
các chủ trương của Đảng và Nhà nước,
của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy,
HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh
kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
HĐND và UBND huyện
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, của
Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý
Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công
tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo
11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4

Nông Thị Chiên

5

Nông Thị Vui

Dương Thị Sông

Khoa Quản trị Văn phòng
văn phòng trong việc triển khai, tổ chức
thực hiện các văn bản đó một cách chính
xác, kịp thời.
- Tham gia các cuộc họp của HĐND,
UBND huyện và các cuộc họp với các
cấp, ngành trong huyện khi bàn về công
việc thuộc phạm vi mình theo dõi; phát
biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc
họp, hội nghị. Khi được phân công, có
trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp
và soạn thảo các văn bản cần thiết trình
HĐND và UBND huyện ban hành
chuyên -Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung

viên
cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ
văn
trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn
phòng khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước
ngoài đến làm việc với huyện theo sự
phân công của Chánh, Phó Chánh văn
phòng. Chuyên viên không làm thay công
việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của
phòng, ban trực thuộc
-Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ
chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ
sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một
cách khoa học), biên tập thành thạo các
văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình
tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo
quy định hiện hành của Nhà nước trong
lĩnh vực quản lý được phân công
-Khi được lãnh đạo phụ trách phân công
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó
chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác
được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực
tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ
tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện,
chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn
phòng về công việc thực hiện, hoặc sau
khi kết thức để tổng hợp theo dõi chung.
Cán bộ - Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến
văn thư và xử lý văn bản đi một cách chính xác
nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc

lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường
trực HĐND, UBND huyện, và Văn
phòng.
12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

6

Nông Thị Thấm

7

Nông Thị Huyền

Dương Thị Sông

Khoa Quản trị Văn phòng

- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức
văn bản của Thường trực HĐND huyện,
UBND huyện và Văn phòng trước khi
phát hành; quản lý và sử dụng các loại
con dấu theo quy định hiện hành của Nhà
nước và của cơ quan.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan
đảm bảo thể thức của văn bản theo đúng

quy định chung, văn bản phải in rõ và
đẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,
tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ
và thực hiện công tác bảo mật trong quản
lý văn bản theo đúng quy định.
Nhân - Lập các dự toán kinh phí hàng năm,
viên kế hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục
toán
vụ các hoạt động của Thường trực HĐND
và UBND huyện và của Văn phòng; quản
lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu
phải đúng chế độ quy định và hết sức tiếp
kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết
toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy
định.
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhập
hàng hóa vật tư theo đúng quy định của
cơ quan tài chính, xây dựng các định mức
sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp
với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnh
phí.
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,
năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật
tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác
của cơ quan.
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các
đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,
công chức với tinh thần nhanh nhất, tích
cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc,

chế độ quy định hiện hành.
- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu
tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng
Nhân - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất
viên tạp do cơ quan Văn phòng quản lý.
vụ
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ
bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua
13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

8

9

Khoa Quản trị Văn phòng

sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư
hàng hóa theo đúng quy định hiện hành .
- Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hội
nghị, hội họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực
HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng
tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND
huyện.
- Phối hợp với Nhà khách văn phòng để

tiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị và
các đoàn khách đến làm việc với huyện.
- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ
chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ
quan, đảm bảo sạch, đẹp.
Nông Văn Quỳnh Nhân -Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt
viên lái để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng.
xe
-Xe phục vụ phải đúng theo quy định của
Nhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu
và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
-Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế
hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ
tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ
công tác kịp thời, không bị ách tắc.
-Khi có công việc đột xuất của Thường
trực HĐND, UBND huyện trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách
nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh văn phòng biết trước khi đi.
Nông Văn Thuận
Nhân -Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBND
viên
huyện.
bảo vệ -Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính,
ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết.
-Chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan,
kỷ luật lao động, an toàn lao động.

Dương Thị Sông

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

1.2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND là một đơn vị có 16 cán bộ, công chức lao
động bao gồmLãnh đạo Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
huyện và Văn phòng.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận công việc, với sự đôn
đốc chỉ đạo sát sao của các Lãnh đạo Thường trực HĐND và UBND huyện, Văn
phòng HĐND và UBND đã đảm nhiệm, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Đặc biệt trong năm 2015 gần đây, quá trình thực hiện nhiệm vụ, công tác của
Văn phòng cũng có những thuận lợi và khó khăn như sau:
*Thuận lợi: Đã có quy chế hoạt động, phân công nhiệm vụ khá cụ thể, rõ
ràng cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân phụ trách, với sự nỗ lực và ý
thức trách nhiệm của từng đông chí, cán bộ, công chức; sự lãnh đạo và chỉ đạo
của Thường trực, và Văn phòng trong năm 2015, Văn phòng đã thực hiện tốt
nhiệm vụ của mình trong các lĩnh vực tham mưu, tổng hợp và phục vụ các mục
công tác theo nguyên tác và chế độ quy định. Đa số các đồng chí chuyên viên,
công chức – nhân viên nhiệt tình trong công tác, cơ bản khá thành thạo trong
công việc của mình phụ trách, có cơ sở vật chất phục vụ công tác chuyên môn
khá đầy đủ. Đó là mặt thuận lợi cho Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ.
*Khó khăn: Do yêu cầu của công việc thường xuyên, liên tục, đa dạng và
nhiều khi không thể chủ động trước được, trong khi đó trình độ, năng lực, sự

nhiệt tình, tận tâm với công việc của từng cán bộ Văn phòng không đồng đều; cơ
sở vật chất chưa hoàn chỉnh, đồng bộ; đặc biệt là hệ thống máy Vi tính tốc độ
chậm đã xuống cấp cần nhiều thời gian để sửa chữa. Về số lượng biên chế theo
định biên cho đơn vị Văn phòng so với yêu cầu công việc còn thiếu 01 lãnh đạo
và 02 chuyên viên, đó cũng là khó khăn khách quan và cũng là một phần nguyên
nhân làm giảm chất lượng phục vụ, tham mưu, các công tác thường xuyên của
Văn phòng.
Để thấy rõ hơn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
sau đây em xin nêu lên một số kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của năm
2015:
Dương Thị Sông

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

*Về thực hiện công tác chuyên môn
Trên cơ sở quy chế hoạt động đã đề ra, Văn phòng với chức năng tham
mưu, tổng hợp và hành chính quản trị. Từng cán bộ với tinh thần trách nhiệm
của mình đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt công tác đề ra. Trong năm 2015,
từng bộ phận đều phục vụ kịp thời, góp phần tạo điều kiện cho các đơn vị,
phòng, ban, ngành tham mưu tốt cho Thường trực trên các lĩnh vực kinh tế - xã
hội, an ninh, quốc phòng theo mục tiêu đã để ra.
Về cơ bản Văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu, mạnh
dạn trong vai trò đôn đốc các phòng, ban, ngành của huyện thực hiện các

chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra. Tổ chức tốt việc đưa đón khách, đoàn
đi, đoàn đến. Tiếp nhận, xử lý giải quyết hiệu quả mọi công văn giấy tờ theo quy
định, không để xảy ra các trường hợp đáng tiếc. Tuy nhiên trong quá trình công
tác của từng bộ phận, vẫn còn một vài sơ suất nhỏ đã được Thường trực HĐND
– UBND và lãnh đạo Văn phòng nhắc nhở kịp thời.
Việc tiếp nhận, xử lý các văn bản đúng nguyên tắc quy định và kịp thời.
Soạn thảo ban hành văn bản đảm bảo đúng quy trình quy phạm pháp luật, đúng
tính pháp lý và thẩm quyền. Về cơ bản, các công văn, văn bản khi ban hành thực
hiện đúng theo trình tự, thủ tục ban hành văn bản, vừa bám sát tình hình thực tế
địa phương, do vậy các văn bản ban hành đều mang tính khả thi cao.
Công tác thông tin, báo cáo từ huyện đến tỉnh được chấp hành nghiêm túc.
Riêng báo cáo của tuyến cơ sở xã và cơ quan, ban, ngành gửi về huyện nhìn
chung thực hiện chưa tốt, chất lượng thông tin báo cáo còn hạn chế, số liệu sơ
sài, thiếu so sánh đánh giá, định hướng; một số cơ quan đơn vị không thực hiện
báo cáo tháng, quý hoặc báo cáo chậm thời gian ảnh hưởng đến việc phản ánh
tình hình cũng như công tác tổng hợp chung của huyện. Năm 2015, đã tiếp nhận
3.358 văn bản từ Trung Ương, tỉnh, trong huyện và các địa phương gửi đến,
trong đó 2.288 của cấp trên và 1.070 văn bản của các phòng, ban, ngành và các
xã gửi đến. Ủy ban nhân dân huyện đã ban hành 2.640 văn bản các loại, trong đó
có 1.981 Quyết định, 02 Chỉ thị, 657 công văn để giải quyết công việc, chỉ đạo
đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện các chức trách, nhiệm vụ công
Dương Thị Sông

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

tác được giao.
Các văn bản đi, đến đều được Văn phòng thực hiện theo đúng quy trình,
quy định, không có trường hợp nào sơ xuất sai phạm về nghiệp vụ; quản lý các
lọai con dấu đều đảm bảo đúng nguyên tác. Việc thực hiện chế độ thông tin báo
cáo của Văn phòng đều theo đúng quy định. Đồng thời văn phòng cũng tham
mưu cho Thường trực đề ra các văn bản nhắc nhở, đôn đốc các phòng, ban, đơn
vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc các Chỉ thị, Nghị quyết cấp trên,
thực hiện chế độ báo cáo tháng, quí…có sổ theo dõi việc thực hiện chế độ báo
cáo của các cơ quan, đơn vị. Quy trình soạn thảo, trình duyệt, ký và ban hành
văn bản đã được cụ thể hóa bằng các quy định, nên trong thời gian qua đã đưa
các hoạt động này đi vào quy củ, nề nếp. Trong đó, hệ thống sổ sách cho từng
bộ phận, hồ sơ lưu trữ đã được thực hiện tốt vừa đảm bảo nguyên tắc an toàn, bí
mật trong khi làm việc và tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch công tác.
Công tác ngoại vụ, biên giới: Trong năm 2015 mỗi quan hệ giữa hai huyện
Thông Nông và Nà Po ( Trung Quốc) ngày càng được củng cố, phát triển, hai
bên đã tổ chức Hội đàn về phát quang tầm nhìn biên giới tại mốc 626 và gửi thư
trao đổi, chúc mừng nhân dịp các ngày lễ, ngày tết, ngày quốc khánh của hai
nước.
Công tác hậu cần, phục vụ: Thực hiện tốt văn bản của Trung ương, tỉnh về
tăng cường quản lý các phương tiện vật chất, kỹ thuật của Văn phòng và Thường
trực trên các lĩnh vực công việc, như: Quản lý, sử dụng Ô tô, máy photo, máy vi
tính, máy nổ; quy định định mức sử dụng xăng xe ô tô, các quy định cụ thể khác
về thanh toán công tác phí, các chế độ liên quan đến việc bảo quản, mua sắm, sử
dụng các trang thiêt bị của Văn phòng và Thường trực.
Công tác Văn thư – lưu trữ: Mọi công văn, tài liệu khi đến đều đóng dấu
đến, vào sổ công văn đến, sau đó chuyển sang lãnh đạo Văn phòng và chuyển
lên các đồng chí lãnh đạo Thường trưc nghiên cứu, giải quyết theo thẩm quyền,
lĩnh vực đã được phân công. Công tác văn thư tiếp tục thực hiện đầy đủ từng nấc

bước theo đúng nghiệp vụ chuyên môn, không để xảy ra sơ xuất.
Công tác chuẩn bị, tổ chức, phục vụ các kỳ hội ý, kỳ họp, hội nghị đã
Dương Thị Sông

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

được chuẩn bị khá chu đáo.
Công tác kế toan – thủ quỹ: luôn được thực hiện đúng nguyên tác về chế
độ thu, chi tài chính của đơn vị. Có cố gắng trong công việc để đảm bảo các
khoản chi về lương, chi phí cho các hoạt động khác cuat Thường trực và các cơ
quan trực thuộc; không để xảy ra các trường hợp vi phạm.
Công tác bảo vệ: có nhiều cố gắng trực 24h/24h, an ninh trật tự khu vực
cơ quan luôn được đảm bảo tốt, an toàn.
Công tác tạp vụ, phục vụ: Bộ phận tạp vụ, cố gắng trong công việc đảm
bảo kịp thời, công tác vệ sinh chung được thực hiện tốt.
Bộ phận lái xe: Mạc dù nhu cầu công tác của Thường trực và các ngành
thường xuyên, liên tục. Trong năm qua bộ phận lái xe đã phục vụ kịp thời trong
mọi thời gian, mọi lúc, đảm bảo phục vu tốt mọi hoạt động của Thường trực
HĐND và UBND huyện.
*Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Để đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng cao, Văn phòng Huyện ủy đã
quan tâm đến công tác đào tạo cán bộ, nâng cao về trình độ lý luận chính trị,
chuyên môn nghiệp vụ. Trong năm có tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng

cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn.
*Kết quả xây dựng cơ quan, đơn vị vững mạnh.
Văn phòng Huyện ủy đã chủ động phối hợp với công đoàn cơ sở thực hiện
tốt có hiệu quả các nội dung phong trào thi đua do cấp huyện phát động, phát
huy tinh thần đoàn kết nội bộ, có dự gắn kết chặt chẽ giữa các Ban xây dựng
Đảng nhằm xây dựng cơ quan trong sạch, vững mạnh. Tham gia ủng hộ, thu nộp
các loại quỹ đầy đủ đúng quy định.
*Công tác thi đua khen thưởng.
Hưởng ứng các cuộc phát động thi đua của UBND huyện, của các cấp, các
ngành của tỉnh, trung ương phát động trong năm đơn vị đã triển khai, và tổ chức
phát động thi đua trong toàn thể cán bộ công chức của đơn vị, thi đua hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ trong năm.
Năm 2015 Văn phòng có 100% cán bộ, công nhân viên chức hoàn thành
Dương Thị Sông

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

tốt nhiệm vụ.
-Trong năm 2015, đơn vị được Chủ tịch UBND huyện tặng giấy khen
trong phong trào thi đua giai đoạn 2010 – 2015.
- Đăng ký thi đua năm 2015
Trong năm có 16/16 đăng ký danh hiệu “ Lao động tiên tiến”, 04 cá nhân
đăng ký danh hiệu thi đua “Chiến sĩ thi đua cơ sở”, 01 cá nhân đăng ký danh

hiệu “ Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh”.
- Công tác khen thưởng năm 2015
Chủ tịch UBND huyện tặng danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở” cho 02
đồng chí, đạt 12,5% trên tổng số cán bộ, công chức. Tặng danh hiệu “Lao động
tiến tiến” cho 9/11 đồng chí, đạt 93 % tổng số cán bộ công nhân viên chức đơn
vị.
Trong năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông cũng
đã đề ra một số phương hướng, nhiệm vụ mới để hoàn thành tốt công tác tham
mưu và phục vụ các hoạt động của cơ quan như sau:
• Tiếp tục tham mưu tốt cho Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện trê mọi lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Quan hệ, phối kết
hợp tốt với Văn phòng huyện ủy, các ngành, các xã, thị trấn để thực hiện tốt các
nhiệm vụ KT-XH của huyện. Tham gia tốt các phong trào, các cuộc vận động
của địa phương.
• Đẩy mạnh phối hợp với các đơn vị, ban, ngành trong công tác tham mưu cho
lãnh đạo Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện trên các
lĩnh vực KT-XH, an ninh, quốc phòng mà Văn phòng được phân công phụ trách.
•
Đẩy mạnh đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo của cơ
quan, đơn vị; Văn phòng – Thống kê các xã, thị trấn.
• Thực hiện tốt chế độ báo cáo với tỉnh. Phục vụ tốt mọi mặt công tác của Văn
phòng và Thường trực.
• Tiếp tục đổi mới lề lối, phong cách làm việc trong tình hình mới để đưa các hoạt
động của Văn phòng vào nề nếp hơn.
• Tiếp tục thực hiện xây dựng cơ quan đạt chuẩn văn hóa
• Tham gia và hưởng ứng tốt các cuộc vận động, cũng như các phong trào thi
Dương Thị Sông

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

đua do huyện phát động.

Dương Thị Sông

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng
Phần II

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN THÔNG NÔNG
2.1. Những nét chung về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Thông Nông.
2.1.1 Hoạt động văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
Trong văn phòng công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt

động cảu văn phòng, của đơn vị nói chung và đối với Văn phòng HĐND và
UBND huyện nói riêng.
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện đóng vai hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
+ Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
+ Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng HĐND và
UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo các bí mật.
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư: Văn thư Văn phòng HĐND và UBND
huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ. Phối hợp,
điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lý
trực tiếp của Thường trực HĐND và UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo về
mặt nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình là
quản lý công văn đi, công văn đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,
hồ sơ lưu trữ. Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản.
Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ.
Dương Thị Sông

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi
đóng dấu ban hành. Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao
văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi cho bưu điện cho các cơ quan, đơn vị
theo nơi nhận.
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện quản lý và tổ chức thực hiện
công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban
hành văn bản,….đối với các đơn vị, phòng, ban theo đúng quy định, nguyên tắc
hành chính chế độ bảo mật văn thư Nhà nước.
Đảm bảo điều kiện cơ sở, vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện,
văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên.
2.1.2 Lề lối làm việc của văn thư
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng HĐND và
UBND huyện với mục đích nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình
giải quyết công việc đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện.
2.1.3 Cách bố trí phòng văn thư
Cách bố trí phòng văn thư của UBND huyện Thông Nông theo mô hình
khép kín, tạo một không gian làm việc yên tĩnh tập trung cho cán bộ văn thư,
không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác
văn thư (phòng Văn thư ở vị trí bên phải, tầng 1 của cơ quan, gần cửa ra vào để
dễ làm việc, tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ). Phòng làm việc được sử dụng
các thiết bị máy vi tính, máy photo, máy fax, ghế ngồi, bàn làm việc, tủ đựng tài
liệu, điện thoại,…hiện nay phòng văn thư của UBND huyện đã nối mạng eOfice
với UBND Tỉnh, trang bị đầy đủ thuận lợi cho việc giải quyết công việc nhanh
chóng, kịp thời.

Dương Thị Sông

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Dương Thị Sông

Khoa Quản trị Văn phòng

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Hình ảnh phòng làm việc của văn thư UBND huyện Thông Nông
Dương Thị Sông

24

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Dương Thị Sông

Khoa Quản trị Văn phòng

25

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B