Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.5 MB, 79 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU...................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài....................................................................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài................................................................................................................................3
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..............................................................................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo.......................................................................................................................3
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu......................................................................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................................................5
7.Bố cục của đề tài....................................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG............................................................6
TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ...........................................................6
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và
Công nghệ.....................................................................................................8
1.1.1.Chức năng........................................................................................................................................8
1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................................9
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ..............................................................................12
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn
phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ.......................................................13
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.................................................13
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ khoa học và Công nghệ.........................15
1.2.2.1.Chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ................................................................15
1.2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ...............................................15
1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.........................................................17
1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ...............................................................................................................................................18
1.2.3.1.Các vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ .......................................................................................18
1.2.3.2.Mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng.................................................................................18
Phần II..................................................................................................................21
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ..................................................................21
TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ................................21
2.1. Bộ máy làm công tác văn thư tại Bộ KH&CN....................................................................................21
2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư ..............................................................................................................21
2.1.2. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.........................................................................22
Mầu Thị Phương
Lớp QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.3. Giới thiệu về Phòng Hành chính – Tổ chức....................................................................................22
2.2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư..............................................................................................24
2.3.Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ. ........................................25
2.4. Tổ chức các nghiệp vụ văn thư tại Bộ KH&CN..................................................................................26
2.4.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ KH&CN...............................................................26
2.4.1.1. Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................................................27
2.4.1.2. Thể thức văn bản........................................................................................................................28
2.4.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt......................................29
2.4.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành....................................................................................30
2.4.1.5. Ký văn bản..................................................................................................................................30
2.4.2. Công tác quản lý văn bản..............................................................................................................30
2.4.2.1. Nguyên tắc chung.......................................................................................................................30
2.4.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến................................................................................31
2.4.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi....................................................................................40
2.4.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...............................................46
2.4.3.1.Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.........................................................46
2.4.3.2.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị............................................................47
2.4.3.3.2.4.3.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ
đơn vị .....................................................................................................................................................48
1.2.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................................49
2. Quản lý con dấu..................................................................................................................................50
3. Sử dụng con dấu..................................................................................................................................51
3.1.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư............................51
Phần III.................................................................................................................53
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................53
3.1. Đánh giá chung.................................................................................................................................53
3.1.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản.....................................................................................53
3.1.2.Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản...............................................................................................53
3.1.3.Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................................................54
3.1.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................................55
3.1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.................................................................55
3.1.6. Nguyên nhân của những hạn chế..................................................................................................56
3.2. Đề xuất, kiến nghị.............................................................................................................................57
KẾT LUẬN..........................................................................................................60
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................62
Mầu Thị Phương
Lớp QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHỤ LỤC.............................................................................................................64
Mầu Thị Phương
Lớp QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế hội nhập hiện nay, Văn phòng đã và
đang là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức. Bên
cạnh việc thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp, giúp việc – hậu cần thì Văn
phòng còn là đầu mối cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo và
toàn cơ quan. Có thể nói, Văn phòng là “bộ mặt” của cơ quan, tổ chức, đóng vai
trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức. Để nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng, đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải từng bước hiện đại hóa và
không ngừng nâng cao chất lượng phù hợp với xu thế phát triển của đất nước.
Đáp ứng nhu cầu trên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo
ra những sinh viên là cán bộ văn phòng tương lai với kiến thức chuyên môn
vững vàng và hệ thống kỹ năng chuyên nghiệp. Để làm được điều đó, nhà
trường không chỉ cung cấp cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng chuyên
ngành trong suốt quá trình học tại trường mà còn tạo điều kiện cho sinh viên đi
thực tập tại các cơ quan. Là sinh viên năm thứ tư chuyên ngành Quản trị văn
phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em cùng các bạn đã thực sự được trải
nghiệm công việc của mình như một nhân viên văn phòng thực thụ qua đợt thực
tập hữu ích này.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Khoa học và Công nghệ, em đã đến thực
tập tại Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ từ ngày 04/01/2016
đến ngày 11/03/2016. Tuy khoảng thời gian thực tập không dài nhưng đã để lại
cho em những ấn tượng sâu sắc bởi sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình cũng như sự gần
gũi, thân thiện của các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Bộ nói chung và
Phòng Hành chính – Tổ chức nói riêng. Trong quá trình thực tập, em đã được
làm quen và cọ sát thực tế, tiếp cận sâu hơn với công việc. Đặc biệt là em đã học
được phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng – một công việc đòi hỏi sự
sáng tạo, nhanh nhẹn và khéo léo. Đồng thời đây còn là giai đoạn giúp em có thể
bổ sung những kinh nghiệm còn thiếu trước khi rời khỏi ghế nhà trường, giúp
em định hình rõ được công việc, trách nhiệm, cũng như nhiệm vụ của mình đối
Mầu Thị Phương
K1A
1
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với công việc “Quản trị văn phòng”.
Để thực hiện được báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng
viên hướng dẫn thực tập – cô Lâm Thu Hằng cùng các thầy, cô trong khoa Quản
trị Văn phòng đã hướng dẫn, truyền dạy cho chúng em những kiến thức bổ ích
trong quá trình học tập tại trường.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên đang
công tác tại Phòng Hành chính – Tổ chức và đặc biệt là anh Trịnh Viết Trọng đã
luôn sát sao chỉ bảo, giúp đỡ; tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao và cung cấp tài liệu cho em làm bài báo cáo này.
Bài báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những sai sót, em rất
mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và các cán bộ trong
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Mầu Thị Phương
Mầu Thị Phương
K1A
2
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường và Lãnh đạo Bộ Khoa học và Công
nghệ, em đã được đến thực tập tại Văn phòng Bộ với vị trí công việc chính là
thực hiện các nghiệp vụ hành chính – văn phòng. Qua quá trình làm việc và
quan sát, em nhận thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư đảm bảo cho quá trình
trao đổi thông tin quản lý, phục vụ thông tin quản lý và giúp cho hoạt động của
cơ quan được thông suốt. Chính vì vai trò quan trọng này mà em muốn đi sâu
khảo sát, tìm hiểu về công tác văn thư tại một Văn phòng cấp Bộ được diễn ra
như thế nào. Và em đã chọn : “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình.
2. Mục tiêu của đề tài.
Mục tiêu chung: Khảo sát thực tiễn hoạt động của Bộ KH&CN nói chung
và công tác văn phòng nói riêng của Văn phòng Bộ KH&CN.
Mục tiêu cụ thể: Qua khảo sát thực tiễn công tác văn phòng, tác giả lựa
chọn chuyên đề tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN để tìm hiểu
sâu hơn về nội dung các nghiệp vụ được thực hiện tại Văn phòng Bộ và đưa ra
những đánh giá, kiến nghị.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư.
Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức quản lý và điều hành trong công
tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập);
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Mầu Thị Phương
K1A
3
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướng
dẫn thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 01/4/2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 42/8/2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,
cơ quan ngang Bộ;
- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ký Văn
phòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như:
Báo cáo thực tập “Công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Lai Uyên,
huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương” của sinh viên Đào Thị Hồng, trường trung
cấp kinh tế - công nghệ Đông Nam.
Mầu Thị Phương
K1A
4
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập “Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Ủy ban Dân tộc” của sinh viên Nguyễn Đình Nam, trường Đại học Thành Đô.
Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ký Văn phòng k1
trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN.
Những đề tài nghiên cứu trên đây đều có tìm hiểu về công tác văn thư tuy
nhiên mới chỉ dừng lại ở việc mô tả khái quát, sơ sài. Báo cáo này của em sẽ kế
thừa và phát huy những kết quả nghiên cứu đi trước và trọng tâm đi sâu vào tìm
hiểu thực tế công tác văn thư tại một cơ quan cấp Bộ, cụ thể là Bộ KH&CN.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình khảo sát, tác giả dùng những phương pháp như:
-
Phương pháp quan sát;
Phương pháp phân tích, tổng hợp;
Phương pháp thống kê;
Phương pháp so sánh đối chiếu.
7. Bố cục của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì đề tài gồm 3 phần :
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Phần II. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Mầu Thị Phương
K1A
5
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Trụ sở Bộ Khoa học và công nghệ
Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà
nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của
Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN
sang Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện.
Mầu Thị Phương
K1A
6
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về
KH&CN ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát
triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.
Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành
nhiệm vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ
thuật Việt Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc
phòng, góp phần đẩy mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu
tranh thực hiện thống nhất nước nhà.
Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban
Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội
Việt Nam. UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và
kỹ thuật và trực tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học
tự nhiên và khoa học kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước
ta, phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực
hiện thống nhất nước nhà.
Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước
vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối
nghiên cứu được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam.
UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học
và kỹ thuật trong phạm vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ
sở vật chất và kỹ thuật của CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc
phòng.
Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong
đường lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế
hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Năm 1990,
UBKH&KTNN được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm
khuyến khích việc sáng tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ
thuật, đưa lại hiệu quả thiết thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.
Mầu Thị Phương
K1A
7
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành
lập trong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời
kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu
công nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.
Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ
họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI. Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về
hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;
sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý
nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ
sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.
Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công
nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của
Đảng và Nhà nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn
cho các nhiệm vụ quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng
định vị thế và vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động
KH&CN đóng góp tích cực cho phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập.
Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không
ngừng khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một
cơ quan tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN
trong phạm vi cả nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ
đắc lực cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Đó là kết quả của
một quá trình phấn đấu bền bỉ, lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán
bộ, công chức của Bộ.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa
học và Công nghệ.
1.1.1. Chức năng
Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học
Mầu Thị Phương
K1A
8
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu
chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân;
quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy
định của pháp luật.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định
tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang
Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài
hạn, 5 năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành
thuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác thuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý
3. Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ
chủ yếu 5 năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình
nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiến
lược phát triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
4. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực
quản lý của Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền
Mầu Thị Phương
K1A
9
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc
ngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều
chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong
phạm vi quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp
luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh
vực quản lý nhà nước của Bộ.
6. Quy định, quản lý, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát,
thanh tra về các hoạt động khoa học và công nghệ như: chuyển giao công nghệ,
thành lập và phát triển doanh nghiệp, đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ,
nhiệm vụ khoa học và công nghệ.
7. Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ: Xây dựng quy hoạch
mạng lưới các tổ chức khoa học và công nghệ; ban hành và tổ chức thực hiện
các cơ chế, chính sách về đào tạo, sử dụng, trọng dụng cán bộ khoa học và công
nghệ; xây dựng cơ chế tài chính trong lĩnh vực khoa học và công nghệ; hướng
dẫn hoạt động thông tin, truyền thông, thư viện, thống kê trong lĩnh vực khoa
học và công nghệ; phát triển thị trường công nghệ.
8. Về sở hữu trí tuệ: Xây dựng, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc thực hiện các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ; quản lý nhà nước về
hoạt động sáng kiến; chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp; thực hiện các biện
pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực
sở hữu công nghiệp.
9. Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng: Quản lý hệ thống tiêu chuẩn và
quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam; thẩm định và công bố tiêu chuẩn quốc gia;
hướng dẫn xây dựng và thẩm định, áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; quản
lý nhà nước về nhãn hàng hóa, mã số, mã vạch và chất lượng sản phẩm, hàng
hóa.
10. Quản lý nhà nước về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt
nhân.
Mầu Thị Phương
K1A
10
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11. Về dịch vụ công: Hướng dẫn các tổ chức sự nghiệp thực hiện dịch vụ
công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xây
dựng các quy trình, thủ tục, định mức kinh tế-kỹ thuật đối với các hoạt động tổ
chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý; hướng dẫn,
tạo điều kiện hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của
pháp luật.
12. Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ.
13. Hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ.
14. Thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng.
15. Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính
phủ hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
16. Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền
của Bộ theo quy định của pháp luật.
17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý.
18. Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định.
19. Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chương
trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
20. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức, thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây
dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp
vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy
định của pháp luật.
21. Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và
của ngành khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng
hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Bộ Khoa học và Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực
Mầu Thị Phương
K1A
11
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện quyết toán ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách
nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
22. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ
Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 26/02/2013 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và
Công nghệ (Phụ lục 01) thì Bộ có cơ cấu tổ chức bao gồm:
1. Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;
2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;
3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;
4. Vụ Công nghệ cao;
5. Vụ Kế hoạch - Tổng hợp;
6. Vụ Tài chính;
7. Vụ Pháp chế;
8. Vụ Tổ chức cán bộ;
9. Vụ Hợp tác quốc tế;
10. Vụ Thi đua - Khen thưởng;
11. Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;
12. Văn phòng Bộ;
13. Thanh tra Bộ;
14. Cục Công tác phía Nam;
15. Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;
16. Cục Năng lượng nguyên tử;
17. Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;
18. Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;
19. Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;
20. Cục Sở hữu trí tuệ;
21. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;
Mầu Thị Phương
K1A
12
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
22. Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;
23. Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;
24. Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;
25. Báo Khoa học và Phát triển;
26. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
27. Trung tâm Tin học;
28. Trường Quản lý khoa học và công nghệ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục số 05).
Các đơn vị từ 1 đến 22 là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng
quản lý nhà nước; các đơn vị từ 23 đến 28 là các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức
năng quản lý nhà nước của Bộ.
Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên được tổ chức 02 phòng, Vụ Khoa học
và Công nghệ các ngành kinh tế-kỹ thuật được tổ chức 03 phòng, Vụ Tổ chức
cán bộ được tổ chức 03 phòng, Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng, Vụ
Kế hoạch - Tổng hợp được tổ chức 03 phòng, Vụ Tài chính được tổ chức 03
phòng, Vụ Pháp chế được tổ chức 02 phòng.
Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trình Thủ tướng Chính phủ ban
hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ban quản lý Khu công nghệ cao
Hòa Lạc và danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc Bộ Khoa học và
Công nghệ.
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công
nghệ.
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
bàn bạc tập thể. Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh Văn phòng, giúp việc Chánh
Văn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổ
Mầu Thị Phương
K1A
13
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Các Phó Chánh Văn phòng Bộ giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạo
công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi,
nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công
việc được giao; các Phó Chánh Văn phòng do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công
nghệ bổ nhiệm, miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng.
Các nhiệm vụ cụ thể:
-Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng.
-Thừa lệnh Bộ trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi phối hợp, đôn đốc
các đơn vị trong toàn ngành thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước, các
quyết định, chỉ thị của Lãnh đạo.
-01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách nhân sự và nghiên cứu khoa học; 01 phó Văn phòng phụ trách
tài chính và trang thiết bị văn phòng.
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Lãnh đạo Văn phòng là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng. Các
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạo công tác Văn
phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phân
công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc được giao.
Trong trường hợp Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn phòng Bộ
được ủy quyền thay mặt Chánh Văn phòng Bộ lãnh đạo và điều hành công việc
của Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được tổ chức theo
chức năng chuyên môn gồm chức năng chính là chức năng tham mưu tổng hợp
và chức năng đảm bảo hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp thì có các phòng
như phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Lưu trữ, Phòng
Quản lý đầu tư xây dựng, Ban quản lý Trụ sở 2 của Bộ; còn lại các phòng khác
như Phòng Lễ tân, Phòng Quản trị Y tế, Phòng Quản lý xe, Phòng Tài vụ, là
nhóm phòng thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần.
Mầu Thị Phương
K1A
14
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện tại, tổng số cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Bộ có 97
người, gồm 51 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp đồng (trong đó có 01
chuyên viên cao cấp, 07 chuyên viên chính, 38 chuyên viên và tương đương). Về
trình độ chuyên môn, có 01 tiến sỹ, 13 thạc sỹ, 42 cử nhân. Độ tuổi trung bình của
người lao động trong Văn phòng Bộ là 36,5.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ khoa
học và Công nghệ.
Theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục 02) thì Văn phòng Bộ
có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
1.2.2.1.
Chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ)
là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; Bộ
trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực
hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình
hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng,
quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động dảm bảo phương
tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước,
ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.
1.2.2.2.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ
1. Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt
động của Bộ, đôn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ và
của Lãnh đạo; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thự hiện
công tác của Bộ; ban hành thông báo các biên bản hội nghị, cuộc họp của lãnh
Mầu Thị Phương
K1A
15
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo Bộ; tiếp nhận, thẩm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục và thể thức của văn
bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ
thị và các kết luận các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc
Bộ; làm đầu mối quan hệ công tác với Bộ, ngành, trung ương, địa phương và các
cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng
2. Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy định
nội bộ khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợptình hình thực hiện Quy chế
sau khi được ban hành.
3. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, quản lý và chỉ đạo nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận
chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến bao gồm cả văn bản mật theo quy
định và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lí xác định giá trị tài liệu,
thống kê, bảo quản và sở dụng tài liệu lưu trữ; dịnh kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật.
4. Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại
chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ
trưởng.
5. Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối
với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ,
công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lýcán bộ của Bộ;
thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng.
6. Quản lý kinh phí của hoạt động cơ quan Bộ, lập dự toán và tổ chức
thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của Cơ quan Bộ theo quy định;
quản lý các nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao.
7. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị
và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.
8. Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị thuộc Bộ; hướng
dẫn các đơn vị thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng có nguồn vốn từ
Mầu Thị Phương
K1A
16
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngân sách Nhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt, tổng hợp, bố trí và thong báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo
kế hoạch năm, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của Bộ
theo quy định của pháp luật.
9. Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp,
làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và
quốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ ác đoàn công tác của
Bộ.
10. Chủ trì, tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão,
phòng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ
và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ; phòng
chống ma túy và các tệ nạn xã hôi tại Cơ quan Bộ.
11. Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của
Bộ.
12. Quản lý tài sản, cán bộ tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp của
Bộ và quy định của pháp luật.
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.
1.2.2.3.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Hiện nay tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ bao gồm:
1. Phòng Tổng hợp;
2. Phòng Hành chính – Tổ chức;
3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính;
4. Phòng Lưu trữ;
5. Phòng Tài vụ;
6. Phòng Quản trị - Y tế;
7. Phòng Lễ tân;
8. Phòng Quản lý xe;
9. Phòng Quản lý đầu tư xây dựng;
10. Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục
số 06).
Chánh Văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định
Mầu Thị Phương
K1A
17
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại phòng trên
cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, phó các phòng được thực hiện
theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp quản lý cán bộ của Bộ.
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
1.2.3.1.
Các vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ
Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm thực hiện những nội dung công việc chủ
yếu sau:
- Đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách;
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp về
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác lưu trữ trong
phạm vi Bộ và cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;
- Quản lý công tác tài chính và chế độ kế toán. Thực hiện tập trung hiệu
quả các nguồn tài chính của khối cơ quan Bộ theo chế độ quy định;
- Thực hiện về nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, thực hiện quy trình lễ tânhậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ, quản lý và sử dụng hiệu quả
phòng họp, phòng tiếp khách của Bộ;
- Quản lý và thực hiện nhiệm vụ về phương tiện vận tải, thực hiện quy
trình điều động xe phục vụ hoạt động của Lãnh đạo bộ, quản lý và sử dụng hiệu
quả phương tiện của Bộ.
1.2.3.2.
Mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng
Phòng Hành chính-Tổ chức:
- Chức năng:đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học
và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng về
công tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ của cơ quan; Giúp
Chánh Văn phòng thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ;
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Công tác văn thư: Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quăn
lý công tác văn thư thuộc chức năng của văn phòng; tổ chức thực hiện các
Mầu Thị Phương
K1A
18
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ; sắp xếp bảo quản và
phục vụ việc tra cứu; quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục giấy giới
thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; cập nhật thông tin về văn
bẳn đi, đến vào cơ sở dữ liệu mạng VPNet và chịu trách nhiệm về tính chính xác
của thông tin; bảo quản và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, Văn phòng và
các loại dấu khác;
+ Công tác hành chính: Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định của
Nhà nước và của Bộ; đảm bảo nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn
vị trực thuộc Bộ; Thực hiện việc sao chụp in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác;
quản lý và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocoppy do Văn phòng Bộ
quản lý; trực tiếp quản lý tổng đài về hệ thống điện thoại, máy fax do Văn phòng
Bộ quản lý; đảm bảo thông suốt công tác thông tin liên lạc cho cơ quan;
+ Công tác tổ chức cán bộ: là bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh
văn phòng về: tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc các đơn vị trong
Văn phòng Bộ; xây dựng kế hoach đào tạo, bồi dưỡng; ký kết hợp đồng lao
động; đảm bảo các chính sách lương thưởng, bảo hiểm….theo quy định; quản lý
hồ sơ tài liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý nhân sự;
Phòng tổng hợp:
+ Chức năng: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng
hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp
thực hiện tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, Quy
chế làm việc của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các
cuộc họp của Lãnh đạo bộ; tiếp nhận văn bản đến Bộ, văm bản, hồ sơ của các
đơn vị để trình lãnh đạo Bộ;
+ Nhiệm vụ: chủ trì xây dựng đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp tình hình
thực hiện Quy chế làm việc, tham gia xây dựng nội quy, quy định; chủ trì theo
dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Bộ; chuẩn bị
tài liệu hội họp, soạn thảo thông báo kết luận giao ban, theo dõi việc thực hiện
các kết luạn hội họp của các đơn vị; xây dựng, cập nhật thông tin lịch công tác
Mầu Thị Phương
K1A
19
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tuần của lãnh đạo; tiếp nhận, lưu trữ và hoàn trả mật đến;làm đầu mối chủ trì
phối hợp với các đơn vị khác cho Chánh Văn phòng; xây dựng, góp ý, hoàn
thiện VBQPPL; theo dõi, cập nhật thông tin liên quan đến ngành trên báo chí
vào máy tính; thực hiện công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Lãnh đạo và
một số nhiệm vụ phục vụ hoạt động của tập thể Lãnh đạo;
Phòng Lưu trữ:
+ Chức năng: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà
nước về công tác lưu trữ trong phạm vi Bộ và cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:xây dựng các văn bản thực hiện chế độ về công
tác lưu trữ; xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng nămtrình lãnh đạo phê
duyệt và tổ chức thực hiện; quy hoach mạng lưới văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; hướng dẫn, kiểm tra công tá
lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Bộ; xử lí vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ;
thực hiện chế độ thống kê Nhà nước; tổ chức tổng kết, sơ kết công tác thi đua
khen thưởng trong hoạt động văn thư-lưu trữ; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn
thư-lưu trữ; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ.
Phòng Tài vụ:
+ Chức năng: Quản lý công tác tài chính và chế đọ kế toán. Thực hiện tập
trung hiệu quả các nguồn tài chính của khối cơ quan Bộ theo chế độ quy định.
+ Nhiệm vụ: Quản lý kinh phí, hoạt động của cơ quan, lập dự toán và
quyết toán thu chi ngân sách của cơ quan; tổ chức công tác kế toán, báo cáo
quyết toán các nguồn kinh phí; xây dựng, sửa đổi, bổ sung nội quy chi tiêu nội
bộ; chi trả tiền lương, trợ cấp xã hội, kinh phí công đoàn…; quản lý thực hiện
thanh quyết toán nguồn kinh phí được giao; quản lý, sử dụng các nguồn lực có
hiệu quả, cơ sở vật chất, trang thiết bị được giao, phối hợp thực hiện với các đơn
vị khác thực hiện công tác phát sinh trong quá trình hoạt động chung;
Phòng Lễ tân:
+ Chức năng: thực hiện về nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, hực hiện quy trình
lễ tân- hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ, quản lý và sử dụng hiệu
Mầu Thị Phương
K1A
20
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả phòng họp, phòng tiếp khách của Bộ.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Giúp Chánh Văn phòng làm thủ tục đón tiếp các
đoàn khách nước ngoài; phối hợp với các đơn vị phục vụ chu đáo việc tiếp
khách; phối hợp với các đơn vị hữu quan lập kế hoach đón tiếp các đoàn khách,
quản lý phòng họp, phòng tiếp khách, trang thiết bị; thực hiện công tác lễ tân,
hậu cần phục vụ Lãnh đạo Bộ; triển khai và quản lý tặng phẩm;
Phòng Quản lý xe:
+ Chức năng: quản lý và thực hiện nhiệm vụ về phương tiện vận tải, thực
hiện quy trình điều động xe phục vụ hoạt động của Lãnh đạo bộ, quản lý và sử
dụng hiệu quả phương tiện của Bộ.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạt
động của cơ quan; bảo quản phương tiện và trang thiết bị làm việc, quản lý xe
theo dung quy định; lập kế hoạch sửa chữa, thay thế phụ tùng ô tô; tổ chức kiểm
tra, bảo dưỡng định kỳ cho xe; tổ chức phục vụ an toàn, chu đáo cho khách, sử
dụng xe dung mục đích, tiết kiệm nguyên liệu; tham mưu phương án huy động,
bố trí xe phục vụ đoàn công tác;nghiêm chỉnh chấp định các quy định về luật an
toàn giao thông, tham mưu phương án, trang bị, bố trí xe của bộ, các đơn vị.
Phần II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1. Bộ máy làm công tác văn thư tại Bộ KH&CN.
2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư
Với quy mô cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Bộ Khoa học và
Mầu Thị Phương
K1A
21
Lớp QTVP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công nghệ thì Bộ đã chọn hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp.
Bởi hình thức văn thư hỗn hợp được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ
chủ yếu như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi,
còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá
trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và
văn thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản. Nghĩa là có
những khâu công tác, những loại văn bản thì phân cho văn thư cơ quan xử lý, có
những khâu công tác, những loại văn bản được giao cho các văn thư đơn vị xử
lý. Cụ thể như: Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi
tới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết những văn bản quan
trọng; còn văn thư các đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký
văn bản đến gửi riêng cho đơn vị, theo dõi việc giải quyết các văn bản có nội
dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn, cơ cấu tổ chức có nhiều
tầng nấc, tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng;
cán bộ, viên chức đông; số lượng văn bản nhiều; địa điểm làm việc của các đơn
vị tương đối phân tán như: khu Công nghệ cao Hoà lạc; Cục công tác phía Nam.
Chính vì vậy, việc lựa chọn hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp là hợp lý nhất,
thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản của Bộ, nhằm cung cấp
đầy đủ mọi thông tin để phục vụ cho Lãnh đạo Bộ thực hiện quản lý hoạt động
của cơ quan mình.
2.1.2. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:
Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ: Phòng Hành chính –
Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ (hay gọi là Văn thư Bộ);
Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp
nhân, con dấu và tài khoản riêng;
Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ.
2.1.3. Giới thiệu về Phòng Hành chính – Tổ chức
Theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức
Mầu Thị Phương
K1A
22
Lớp QTVP
