TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
A.
KHOA B.
VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO KẾT

C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
P.
Q.
QUẢ
THỰC TẬP TỐT
R.
S.
CHUN ĐỀ:

NGHIỆP

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên ngành Lưu trữ

MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU
B. NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KH&CNVN VÀ VĂN
PHỊNG VIỆN HÀN LÂM KHCNVN

2
4
4

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện Hàn lâm KH&CNVN
1.1.1. Sự ra đời
1.1.2. Vị trí, chức năng
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KH&CNVN
1.2.1. Vị trí và chức năng
1.2.2. Nhiệm vụ
1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN
2.1. Thực trạng của hoạt động quản lý.
2.1.1. Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về cơng tác lưu trữ
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.1.Về tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.2. Về đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác lưu trữ.
2.1.4. Hợp tác quốc tế trong công tác Lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN

4

1.1.

PHỊNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ
VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ

Nguyễn Thị Yến

2

Lớp: Lưu trữ học K1b

4
5
5
6
8
8
8
9
11
11
11
12
12
12
12
13
13
25
25
27
27
28
30
31


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên ngành Lưu trữ

3.1. Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực
tập và kết quả đạt được
3.2. Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ

31

3.3. Các khuyến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên
3.2.2. Đối với Viện Hàn lâm KHCNVN
3.2.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO

35
35
35
35
38
39
52

Nguyễn Thị Yến

3

Lớp: Lưu trữ học K1b

31


A.

MỞ ĐẦU

Văn thư - Lưu trữ là cơng tác có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động
của bộ máy Hành chính nhà nước . Hiện nay, các cơ quan, tổ chức đã bắt đầu có ý
thức về vai trị và tầm quan trọng của cơng tác Văn thư – Lưu trữ. Vì vậy, cơng
tác Văn thư - Lưu trữ ngày càng được quan tâm hơn. Làm tốt công tác công văn,
giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết cơng việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”.
Sau khi hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên
chuyên ngành Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập
kéo dài hai tháng, từ ngày 04/01 - 19/3/2016 cho sinh viên nhằm giúp sinh viên
học hỏi, củng cố được kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn
đã đươc trang bị trên lớp, làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lực
chuyên môn nghiệp vụ.
Được sự giới thiệu của Nhà trường và sự tiếp nhận của Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam, tơi đã có đợt thực tập đúng quy định
về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã
nêu ra. Với thời gian thực tập không quá dài nhưng đã đem lại cho tơi những kết
quả, có ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút được
để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn của mình. Dưới sự hướng dẫn, giúp
đỡ tận tình của cán bộ Văn phịng trong đợt thực tập, tôi đã học được phong cách
làm việc của một người cán bộ thực thụ. Một cơng việc địi hỏi sự cẩn thận, khéo
léo, khoa học. Là một cán bộ Văn thư - Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này

đã trang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư - Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước và nắm chắc kiến thức công
tác văn thư, lưu trữ, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Đợt
thực tập đã giúp tôi nhận ra được một số hạn chế của mình, từ đây, tơi có thể khắc
phục được những thiếu sót về kiến thức chuyên mơn mà chương trình lý thuyết
khơng thể đáp ứng đủ.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên mơn mà tơi đã đúc rút được tại Phịng Hành chính – Lưu trữ
(Văn phịng Viện Hàn lâm KHCNVNV) và qua bài báo cáo này, tôi cũng mạnh
dạn đề xuất một số ý kiến và có kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả về công tác
văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam.
Ngồi phần mở đầu, kết luận, nội dung của báo cáo gồm có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam và Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam.


Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
Trong đợt thực tập, tơi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộ
Phịng Hành chính - Lưu trữ, Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ
Việt Nam và các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán bộ Phịng Hành chính Lưu trữ (thuộc Văn phịng Viện Hàn lâm KHCNVN) và các thầy, cô giáo trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ tơi hồn
thành báo cáo này.
Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Yến

B.

NỘI DUNG


Chương 1
GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện Hàn lâm KH&CNVN
1.1.1 Sự ra đời
Phát triển khoa học công nghệ là một chủ trương lớn mà Đảng và Nhà nước
ta đặc biệt quan tâm. Trước năm 1970, Đảng và Nhà nước đã có chủ trương xây
dựng một Trung tâm khoa học của cả nuớc và quyết định xây dựng Viện Khoa học
Việt Nam. Ngay trong thời gian chống Mỹ, một số cơ sở nghiên cứu được tiến
hành thành lập như: Viện Toán học, Viện Vật lý, Viện Nghiên cứu biển. Năm 1970
các Viện trên và nhiều đơn vị nghiên cứu khác được tập hợp lại thành Trung tâm
nghiên cứu khoa học. Thuộc Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước (nay là Bộ
Khoa học và Công nghệ). Ngày 20 tháng 5 năm 1975, Hội đồng Chính phủ (nay
là Chính phủ) ban hành Nghị định số 118/CP thành lập Viện Khoa học Việt Nam
trên cơ sở Trung tâm này.
Viện Khoa học Việt Nam là cơ quan thuộc Hội đồng Chính phủ có nhiệm vụ:
“Nghiên cứu các vấn đề khoa học kỹ thuật có tầm quan trọng về mặt kinh tế,
những vấn đề tổng hợp liên quan đến nhiều ngành, những vấn đề phải tích luỹ số
liệu trong nhiều năm để qua điều tra, khảo sát rút ra các quy luật nhằm góp phần
giải quyết những nhiệm vụ kinh tế quan trọng lâu dài, những vấn đề khoa học cơ
bản để làm cơ sở cho việc phát triển nền khoa học của cả nước…”.

Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP thành
lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia trên cơ sở tổ chức lại
Viện Khoa học Việt Nam.
Ngày 16 tháng 01 năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số
27/2004/NĐ-CP qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện KH&CN Việt Nam. Theo Nghị định này thì Trung tâm Khoa học Tự nhiên và
Công nghệ Quốc gia được đổi tên thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Ngày 12 tháng 5 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2008/NĐCP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học
và Công nghệ Việt Nam.
Ngày 25/12/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Viện Hàn lâm KHCNVN đã trải qua 40 năm xây dựng và phát triển, được sự
quan tâm của Đảng, Nhà nước và Chính phủ, Viện Hàn lâm KHCNVN đã có
những bước phát triển mạnh mẽ và trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học hàng
đầu của cả nước về khoa học tự nhiên và khoa học công nghệ.


1.1.2. Vị trí, chức năng
Ngày 25 tháng 12 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định
số 108/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Theo đó, Viện Hàn lâm
KHCNVN là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu cơ bản về
khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác
quản lý khoa học, cơng nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát
triển kinh tế - xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao theo
quy định của pháp luật.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nghị định số 108/2012/NĐ- CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ
quy định nhiệm vụ và quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam; chiến lược, quy hoạch, các chương trình, kế hoạch dài hạn, năm năm và
hàng năm, các dự án, đề án quan trọng của Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ
Việt Nam.
- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ chức lại,
giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam thuộc thẩm quyển của Thủ tướng.
- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ:
+ Nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ trong các
lĩnh vực: Tốn học; vật lý; hóa học; sinh học; cơng nghệ sinh học; công nghệ thông
tin; điện tử, tự động hóa; cơng nghệ vũ trụ; khoa học vật liệu; đa dạng sinh học và
các chất có hoạt tính sinh học; khoa học trái đất; khoa học và công nghệ biển; mơi
trường và năng lượng; dự báo, phịng, chống và giảm nhẹ thiên tai;
+ Nghiên cứu tổng hợp các nguồn tài nguyên thiên nhiên, điều kiện tự nhiên
và môi trường;
+ Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học,
cơng nghệ;
+ Đề xuất và chủ trì thực hiện các chương trình khoa học và cơng nghệ trọng
điểm cấp nhà nước theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau
đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của pháp luật.
- Báo cáo và cung cấp thơng tin động đất, cảnh báo sóng thần với cơ quan có
thẩm quyền theo quy định.
- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học và phát
triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ.


- Tham gia thẩm định trình độ cơng nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế-kỹ

thuật các cơng trình trọng điểm, quan trọng của Nhà nước và của các địa phương
theo sự phân cơng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp
công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc
thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Hàn lâm Khoa học và
Cơng nghệ Việt Nam trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo quy
định của pháp luật về ngân sách nhà nước;
+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách
nhiệm quyết tốn;
+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao.

1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Viện Hàn lâm KHCNVN bao gồm có: Lãnh đạo Viện, các đơn vị giúp việc
Chủ tịch Viện, các tổ chức đoàn thể và các đơn vị trực thuộc.
Lãnh đạo Viện gồm có 01 Chủ tịch Viện và 03 Phó Chủ tịch Viện
Các đơn vị gúp việc Chủ tịch Viện gồm có: Văn phịng (có Văn phịng đại
diện tại TP. Hồ Chí Minh); Ban Tổ chức - Cán bộ; Ban Kế hoạch - Tài chính; Ban
Hợp tác - Quốc tế; Ban Kiểm tra; Ban Ứng dụng và Triển khai công nghệ.
Các tổ chức đồn thể gổm: Đảng ủy; Cơng đồn; Đồn Thanh niên; Ban vì
sự tiến bộ của phụ nữ; Hội cựu chiến binh; Ban Chỉ huy quân sự.

Các đơn vị trực thuộc gồm:
Các Viện nghiên cứu: Viện Toán học; Viện Vật lý; Viện Hóa học; Viện Hóa
học các hợp chất thiên nhiên; Viện Hóa sinh biển; Viện Cơ học; Viện Sinh thái và
Tài nguyên sinh vật; Viện Địa lý; Viện Địa chất; Viện Vật lý địa cầu; Viện Hải
dương học; Viện Tài nguyên và Môi trường biển; Viện Địa chất và Vật lý biển;
Viện Khoa học năng lượng, Viện Khoa học vật liệu; Viện Công nghệ thông tin;


Viện Công nghệ sinh học; Viện Công nghệ môi trường; Viện Cơng nghệ hóa học;
Viện Cơng nghệ vũ trụ; Viện Cơ học và Tin học ứng dụng; Viện Sinh học nhiệt
đới; Viện Khoa học vật liệu ứng dụng; Viện Nghiên cứu và Ứng dụng công nghệ
Nha Trang; Trung tâm vệ tinh Quốc gia; Viện Nghiên cứu khoa học Tây Nguyên.
Các đơn vị sự nghiệp: Trung tâm thông tin tư liệu; Bảo tàng thiên nhiên Việt
Nam; Nhà xuất bản Khoa học tự nhiên và công nghệ; Trung tâm Tin học và Tính
tốn; Trung tâm Phát triển Cơng nghệ cao.
Các đơn vị sự nghiệp do Chủ tịch Viện thành lập: Viện Vật lý TP. Hồ Chí
Minh; Viện Địa lý tài nguyên TP. Hồ Chí Minh; Viện Tài ngun, Mơi trường và
Phát triển tại TP. Huế; Viện Vật lý ứng dụng và Thiết bị khoa học; Viện Công nghệ
viễn thông; Trung tâm Đào tạo, Tư vấn và Chuyển giao công nghệ; Trung tâm Phát
triển kỹ thuật và Công nghệ; Viện Nghiên cứu hệ gen; Viện Sinh thái học Miền
Nam.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của Viện cịn có các doanh nghiệp và các Ban quản
lý, chương trình.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHCNVN (xem Phụ lục 1)

1.2. Giới thiệu về Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học và Cơng nghệ Việt
Nam
1.2.1. Vị trí và chức năng
Văn phịng là đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNVN có chức năng tham
mưu, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNVN (gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong

công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện Hàn lâm KHCNVN (gọi
tắt là Viện); giúp Chủ tịch Viện trong việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các
đơn vị trực thuộc Viện; tổ chức thực hiện cơng tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài
chính, tài sản của các đơn vị tài chính trực thuộc Văn phịng, đảm bảo phương tiện,
điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện, các đơn vị
giúp việc Chủ tịch Viện và khối văn phịng dân đảng.
Văn phịng có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại
tệ tại ngân hàng theo quy định. Văn phịng có Văn phịng đại diện tại Thành phố
Hồ Chí Minh. Văn phịng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, có
tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của Nhà
nước.
1.2.2. Nhiệm vụ
Văn phịng có những nhiệm vụ sau đây:


a) Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch cơng tác dài hạn, 5 năm và hàng
năm của Viện.
b) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm định, góp ý
các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.
c) Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
d) Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Văn phịng.
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện cơng tác tổng hợp,
báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Viện
theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHCNVN.
f) Giúp lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện Hàn lâm
KHCNVN:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó

trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;
- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm đến các cơ
quan, đơn vị, cá nhân và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo
đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc của lãnh đạo Viện;
- Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà
nước và của Viện;
- Làm đầu mối tiếp nhận thơng tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơ
quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổ
chức khác;
- Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp với
các đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện
để Lãnh đạo Viện đi công tác hoặc tham gia các hội nghị, hội thảo.
g) Về cơng tác hành chính, lữu trữ:
- Tổ chức cơng tác hành chính, lưu trữ, thơng tin liên lạc và bảo mật thông
tin, tài liệu của cơ quan Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơng tác hành chính, lưu trữ của các
đơn vị thuộc Viện Hàn lâm.
h) Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đón tiếp các đoàn khách
quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện; sắp
xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
i) Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Văn
phòng. Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện công tác sửa chữa, xây dựng cơ
bản của cơ quan Viện.


k) Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện, nước, thông tin liên lạc và các
điều kiện khác của cơ quan; thực hiện cơng tác: y tế, an tồn thực phẩm, vệ sinh
môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an tồn, phịng chống cháy nổ, quốc phịng, dân
qn tự vệ trong Viện.

l) Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngồi tài trợ,
các nguồn kinh phí khác và thực hiện cơng tác kế tốn - tài chính theo phân cấp
của Viện và quy định của Nhà nước.
m) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các Quy
chế khác của Viện theo quy định.
n) Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng trong
các lĩnh vực cơng tác của Văn phịng.
o) Thực hiện cơng tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên chức,
người lao động của Văn phòng theo quy định của Nhà nước và của Viện.
ô) Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ
Chí Minh (do một Phó Chánh Văn phòng làm Trưởng Văn phòng đại diện) và các
phòng nghiệp vụ sau: Phịng Hành chính - Lưu trữ; Phịng Tổng hợp - Pháp chế;
Phịng Kế tốn; Phịng Bảo vệ; Phòng Quản trị; Phòng Quy hoạch - Xây dựng;
Phòng Cơ điện; Phịng An tồn lao động và Quốc phịng; Phịng Điều vận; Trạm Y
tế.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phịng Viện (xem Phụ lục 2)

Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN
2.1. Thực trạng của hoạt động quản lý.
2.1.1. Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân. Cơng tác lưu trữ là một mắt xích
khơng thể thiếu trong hoạt động của Viện Hàn lâm KHCNVN. Do đó cần có sự
quản lý chỉ đạo và hướng dẫn thống nhất trong tồn Viện.

Hiện nay, cơng tác lưu trữ của Viện Hàn lâm KHCNVN thực hiện theo các
văn bản của Nhà nước như:
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;


Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ
Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính;
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo
TCVN ISO 9001:2000;
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v...
Về việc xây dựng danh mục hồ sơ: Viện Hàn lâm KHCNVN đã tiến hành
xây dựng danh mục hồ sơ, tuy nhiên, có những năm Viện chưa ban hành được
Danh mục hồ sơ mà áp dụng Danh mục hồ sơ từ năm trước. Hiện tại, Viện Hàn
lâm KHCNVN đang áp dụng Danh mục hồ sơ năm 2009 ban hành kèm theo Quyết
định số 15/QĐ-KHCNVN. Trong Danh mục này quy định rõ tên hồ sơ, thời hạn
bảo quản hồ sơ, người có trách nhiệm lập hồ sơ và tên loại hồ sơ áp dụng cho Lãnh
đạo Viện, các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, các chuyên viên và khối văn phòng
dân đảng.
Về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: Viện Hàn lâm KHCNVN áp dụng
quy định của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam theo Quyết định số
1601/QĐ-KHCNVN ngày 30 tháng 9 năm 2008.

Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Căn cứ vào các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước và các văn bản của Viện Hàn lâm KHCNVN, công tác lưu trữ của Viện
được thực hiện thống nhất ở Văn phòng Viện và các đơn vị trực thuộc. Cán bộ lưu
trữthực hiện rất nghiêm túc, theo đúng những chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ, khơng có trường hợp làm trái với các quy định về cơng tác lưu trữ.
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.1.Về tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ
Hệ thống lưu trữ của Viện Hàn lâm KHCNVN được tổ chức theo nguyên tắc
tập trung thống nhất. Hệ thống lưu trữ của Viện bao gồm: Lưu trữ Viện (đặt tại Văn
phòng Viện) và Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Viện.
Cán bộ lưu trữ trong hệ thống thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ.


Phịng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện thực hiện nhiệm vụ của
lưu trữ hiện hành và giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Viện quản lý
công tác văn thư, lưu trữ của Viện theo quy định của pháp luật.
2.1.2.2. Về đội ngũ cán bộ làm cơng tác lưu trữ
Phịng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện có 02 cán bộ đảm nhiệm
nhiệm vụ công tác lưu trữ của Viện và Văn phòng Viện. Thực hiện các cơng việc
có liên quan đến cơng tác lưu trữ do Chánh Văn phịng giao.
Cán bợ làm cơng tác lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công
chức lưu trữ theo quy định của pháp luật. Cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm tại các đơn vị
được bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ qua các lớp ngắn hạn do cơ quan có chức
năng đào tạo tở chức.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác lưu trữ.
Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam đã có rất nhiều các đề tài
nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực khoa học công nghệ và đạt được các giải

thưởng cao ở cấp Viện và cấp Bộ.
Về ứng dụng Khoa học Công nghệ trong công tác Lưu trữ, Viện đã sử dụng
các hệ thống máy móc hiện đại vào việc thực hiện, giải quyết các cơng việc hàng
ngày như hệ thống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan… và sử dụng
phần mềm nội bộ của Viện đó là Vast office để chuyển giao văn bản đến các đơn vị
và giải quyết các vấn đề về thắc mắc và phát sinh của các đơn vị trong q trình
giải quyết cơng việc.
2.1.4. Hợp tác quốc tế trong công tác Lưu trữ.
Viện Hàn lâm Khoa học Và Công nghệ Việt Nam đã hợp tác với rất nhiều
nước trên thế giới như: Nga, Mỹ, Trung Quốc, Pháp… và trao đổi được rất nhiều
kinh nghiệm cũng như có những bài học trong cơng tác Lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ.
2.2.1.2. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Lập hồ sơ và yêu cầu đối với các hồ sơ được lập:
“Lập hồ sơ là tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định”.
Lập hồ sơ đảm bảo được các yêu cầu sau: Hồ sơ được lập phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của Viện, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết; văn
bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề sự việc hoặc
trình tự giải quyết cơng việc; hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Viện đủ thành phần,
đúng thời hạn và thủ tục quy định.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại Viện Hàn lâm KH&CNVN:


+ Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bảng kê khai hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong 1 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị
(hoặc người) lập và thời gian bảo quản của mỗi hồ sơ. Danh mục hồ sơ là căn cứ

để cán bộ chun mơn lập các hồ sơ cơng việc của mình.
+ Trình tự lập danh mục hồ sơ tại Văn phịng Viện:
Đầu năm (hoặc cuối năm trước), tổ chức việc lập danh mục hồ sơ của Viện
trên cơ sở kế hoạch công tác hàng năm.Căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể được giao,
từng cán bộ chuyên môn dự kiến những hồ sơ của mình sẽ phải lập trong năm. Mỗi
nhiệm vụ được giao sẽ là một hồ sơ hoặc nhiều hồ sơ.
Sau khi có dự kiến hồ sơ của từng cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị tập hợp lại,
xem xét cụ thể, duyệt danh mục hồ sơ của đơn vị mình và gửi cho Văn phịng Viện
(Phịng Hành chính - Lưu trữ). Sau đó, Văn phịng Viện tổng hợp hồ sơ của các
đơn vị thành một danh mục chung, tổ chức hội đồng xem xét, trình Chủ tịch duyệt
bản danh mục đó.Sau khi được phê duyệt, danh mục hồ sơ sẽ được gửi đến các đơn
vị để làm căn cứ thực hiện.
+ Văn phòng Viện lập hồ sơ theo quy trình sau:
Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, Phịng Hành chính - Lưu
trữ thuộc Văn phịng Viện sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, cơng chức, viên chức trong
đơn vị mình.Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để
ở nơi làm việc. Nếu phát sinh khơng có danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới
và ghi tên cơng việc lên bìa hồ sơ.
Thu thập, cập nhập văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Mỗi cá nhân trong Văn
phịng Viện có trách nhiệm thu thập tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm.
Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề đang giải
quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất
lạc.
+ Kết thúc hồ sơ: Khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên môn thực hiện các
công việc sau:
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu thì
cần bổ sung;
Loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản hết giá trị, bản chụp văn bản, tài

liệu tham khảo xét thấy không cần lưu giữ;
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau: Thời gian ban
hành văn bản; trình tự giải quyết công việc; theo tác giả văn bản; hoặc theo vần
chữ cái. Nếu văn bản, tài liệu trong hồ sơ quá nhiều, dày thì nên chia hồ sơ thành
nhiều đơn vị bảo quản (không dày quá 3 cm và không nên tách dưới 1 cm);


Xem xét lại thời gian bảo quản của hồ sơ và chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ
sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.
Nhìn chung các cán bộ đã có ý thức tự giác lập hồ sơ trong q trình giải
quyết cơng việc và đưa tài liệu của hồ sơ nào vào hồ sơ đó nhưng chưa được sắp
xếp, biên mục.
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Viện:
Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, khi đến hạn quy định,
người lập hồ sơ phải nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách của đơn vị để thống nhất
quản lý, khi nộp hồ sơ phải có “biên bản giao nhận hồ sơ”. Cuối năm, cán bộ văn
thư thống kê những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu (một năm kể từ năm công việc kết
thúc) và nộp vào kho lưu trữ theo hướng dẫn của lưu trữ hiện hành. Việc giao nộp
hồ sơ phải được lập biên bản theo quy định.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ của Viện gồm những
nhóm tài liệu sau:
+ Nhóm tài liệu chung: Bao gồm những hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành
trong quá trình thực hiện những chức năng quản lý hành chính của Viện và các đơn
vị trực thuộc Viện.
Nhóm tài liệu chung được chia thành những nhóm tài liệu nhỏ như sau:
Tài liệu tổng hợp;
Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
Tài liệu tổ chức, cán bộ;
Tài liệu lao động, tiền lương;
Tài liệu tài chính, kế tốn;

Tài liệu quản lý xây dựng cơ bản;
Tài liệu hợp tác quốc tế;
Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
Tài liệu thi đua, khen thưởng;
Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ;
Tài liệu tổ chức hội thảo trong và ngoài nước, ....
+ Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Cơng đồn và Đồn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh của Viện. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của tổ chức Đảng, Cơng đồn và Đồn Thanh niên cộng sản
Hồ Chí Minh của Viện và các đơn vị cần đưa vào lưu trữ hiện hành.
Còn các đơn vị trực thuộc thì có tài liệu nghiên cứu khoa học và cơng nghệ
sẽ giữ lại ở các đơn vị.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Viện:


Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện trong phạm vi quản lý của mình.
Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính - Lưu trữ, người được giao
trách nhiệm có nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho Chủ tịch Viện, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện đối với
các đơn vị;
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ hiện hành tại Viện, đơn vị.
Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện về việc lập hồ
sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của Viện,
đơn vị. Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về cơng việc đó.
Thời hạn nộp lưu và lưu trữ: Đối với tài liệu hành chính là sau một năm khi

cơng việc được kết thúc, sau một năm kể từ năm cơng trình được kết thúc đối với
tài liệu nghiên cứu khoa học, sau 3 tháng kể từ khi cơng trình được quyết tốn đối
với tài liệu xây dựng cơ bản và tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác.
Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “mục lục tài liệu” và hai “biên bản
giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nhận tài liệu giữ một bản và đơn vị
lưu trữ hiện hành của Viện giữ một bản.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Viện thực hiện tương đối tốt: Lập hồ sơ đầy
đủ, đúng thời hạn và theo đúng quy định của nhà nước
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Viện
Công tác thu thập, bổ xung tài liệu được đơn vị tiến hành thường xuyên và
định kỳ.
Đối với lưu trữ Viện, nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các tài liệu sản sinh
ra trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện: Từ
các đơn vị, phịng ban; nơi hình thành ra các hồ sơ công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị đó; cán bộ nhân viên đã có thời gian làm việc tại
Viện nhưng đã về hưu hoặc chuyển công tác.
Tài liệu được thu thập, bổ sung vào lưu trữ Viện đa số là tài liệu hành chính,
cịn tài liệu khoa học thì được giữ lại ở các đơn vị sự nghiệp khoa học, vì các đơn
vị đó cũng hình thành phơng lưu trữ riêng.
Số lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ Viện là: 529 mét tài liệu, là tài
liệu của các đơn vị đã giải thể, Văn phịng, ban chức năng, Đảng ủy, Cơng đồn...
Thời gian của tài liệu hiện có trong kho lưu trữ Viện là từ năm 1964 đến nay.
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Viện: Khi nộp lưu tài liệu phải lập
bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.


Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Viện là một công việc tất yếu,
thường xuyên của Viện. Giải quyết tốt nhiệm vụ này đã góp phần làm phong phú
thành phần tài liệu của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN.

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Viện tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ thường xuyên và định kỳ.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị ra
quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư
vấn cho Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu
giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị
- Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
+ Chánh Văn phịng hoặc cấp phó của Lãnh đạo các đơn vị có tư cách pháp
nhân: Chủ tịch Hội đồng;
+ Đại diện Lãnh đạo đơn vị và cá nhân có tài liệu: Ủy viên;
+ Đại diện Lãnh đạo Văn phịng: Ủy viên;
+ Đại diện Lãnh đạo Phịng Hành chính - Lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu
trữ: Ủy viên;
+ Đại diện của Lưu trữ Viện hoặc Lãnh đạo đơn vị: Ủy viên;
+ Đại diện Ban Kiểm tra Viện: Ủy viên.
+ Đại diện Chuyên gia của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Ủy viên.
- Hội đồng làm việc theo phương thức sau:
+ Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định về mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị; đối với danh mục tài liệu
hết giá trị, kiểm tra thực tế tài liệu;
+ Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
+ Thơng qua biên bản, trình Chủ tịch Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị quyết
định.
Chủ tịch Viện ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Viện sau khi
thỏa thuận thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Những tài liệu loại ra để tiêu hủy được lập thành danh mục tài liệu loại.
- Việc tiêu hủy tài liệu được tiến hành theo quy trình sau:
Theo đề nghị của hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch Viện đề nghị
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; Thủ trưởng
đơn vị đề nghị Viện Hàm lâm có ý kiến với tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội Đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý
kiến cảu cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong
tài liệu và phải được lập thành biên bản.


- Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
+ Quyết định thành lập hội đồng
+ Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
+ Biên bản họp của hội đồng xác định giá trị tài liệu, biên bản họp của hội
đồng thẩm định xác định giá trị tài liệu
+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến cảu Viện Hàn lâm hoặc đơn vị có
tài liệu hết giá trị
+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước hoặc
Viện Hàn lâm
+ Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
+ Biên bản bàn giao tài liệu
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại đơn vị có tài liệu
bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài
liệu. Vì vậy, cơng việc này được cán bộ văn thư Viện thực hiện một cách chính xác
và thận trọng, lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào kho lưu trữ để bảo
quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy nhằm phục vụ cho việc khai
thác sử dụng lâu dài.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Hàng năm, Lưu trữ Viện tiến hành chỉnh lý tài liệu để tổ chức sắp xếp hồ sơ,
tài liệu và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Tổng số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh là: 183 cặp (chiếm 10% kho lưu trữ
Viện). Bên cạnh đó vẫn có tài liệu chưa được chỉnh lý, với tổng số tài liệu là: 524

mét tài liệu.
Tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Được thực
hiện theo đúng quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho công tác quản
lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
2.2.5. Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ:
Lưu trữ Viện áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác định
số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê tài liệu
lưu trữ.
Hàng năm, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ
sở công tác lưu trữ và gửi về Viện; lưu trữ Viện có trách nhiệm tổng hợp và báo
cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.


Đối tượng thống kê lưu trữ Viện bao gồm: cán bộ, viên chức lưu trữ, kho lưu
trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ Viện và các đơn vị lập sổ thống kê để theo dõi và quản lý khối tài
liệu trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và
lưu trữ cơ quan.
Trong công tác văn thư và lưu trữ, Viện áp dụng các loại công cụ thống kê
truyền thống và hiện đại. Các công cụ thống kê truyền thống (dùng để thống kê tài
liệu lưu trữ hành chính) gồm có các loại sổ thống kê sau:
Sổ thống kê phông lưu trữ,
Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;
Sổ sử dụng bản lưu;
Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
Mục lục hồ sơ.
Báo cáo tổng hợp.
Các công cụ hiện đại: Sử dụng cơ sở dữ liệu để tra trên mạng.

Các số liệu thống kê chính xác, sát với thực tế.
- Các cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một
phương tiện tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu trong kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu.
Viện sử dụng các công cụ truyền thống và cơng cụ hiện đại để tra tìm tài liệu
lưu trữ. Các công cụ truyền thống: Mục lục hồ sơ, sổ đăng ký văn bản. Công cụ
hiện đại: Sử dụng các cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ. Tra tìm tài liệu trên
mạng đối với văn bản lưu từ văn thư chuyển sang từ năm 2012 đến nay.
Tuy có nhiều loại hình cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ khác nhau, nhưng mỗi
loại cơng cụ tra tìm trên có các tác dụng riêng biệt và chúng bổ sung cho nhau,
quan hệ với nhau rất chặt chẽ, giúp cho người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh
chóng, hiệu quả.
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Kho lưu trữ Viện đáp ứng được những yêu cầu về kho tàng, trang thiết bị
cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ được bố trí ở tầng 9 và tầng 10 Tòa
nhà Trung tâm. Tầng 10 được bố trí giá, điều hịa, máy hút ẩm. Tầng 9 đang có kế
hoạch trang bị đầy đủ các trang thiết bị. Hàng tháng kho lưu trữ được vệ sinh sạch
sẽ.
- Biện pháp bảo quản tài liệu:
+ Biện pháp phòng, chống ẩm: Thơng gió, dùng chất hút ẩm, duy trì nhiệt độ
và độ ẩm phù hợp với tài liệu.
+ Biện pháp phòng, chống nấm mốc: Trước khi đưa tài liệu vào kho, tài liệu
khô, sạch; đối với kho lưu trữ Viện: được khử trùng và kiểm tra sự ô nhiễm trước


khi đưa tài liệu vào kho; thường xuyên vệ sinh kho tàng và các trang thiết bị bảo
quản, sử dụng máy điều hịa khơng khí và máy hút ẩm.
+ Biện pháp phòng, chống bụi: Kho lưu trữ được xây dựng ở mơi trường
khơng khí sạch sẽ cách xa khu cơng nghiệp, biển; hệ thống cửa kho kín và khít; tài
liệu được bảo quản trong cặp, hộp kín; thường xuyên vệ sinh kho tàng.

+ Biện pháp phịng, chống cơn trùng: Tài liệu đưa vào kho lưu trữ khô, sạch
sẽ, kho tàng và các phương tiện bảo quản được làm vệ sinh và sắp xếp gọn gàng;
điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để cơn trùng và mối khơng hoạt động được;
các phương tiện bảo quản được kê cao; việc phòng, chống mối được làm ngay từ
khi xây dựng kho tàng và thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện, ngăn chặn, phá
hủy đường xâm nhập của mối; giá kê hợp lý.
+ Biện pháp phòng, chống chuột: Kho lưu trữ được che chắn chu đáo, kho
tàng và các phương tiện bảo quản được làm vệ sinh sạch sẽ; dùng bẫy chuột; sử
dụng hóa chất để tiêu diệt chuột.
+ Biện pháp phịng, chống cháy: Có quy định cụ thể về việc phịng cháy và
chữa cháy; các đường dẫn điện trong kho được đặt ngầm và bọc kín; trang bị đầy
đủ các dụng cụ phịng và chữa cháy: nước, bình cứu hóa, trang bị hệ thống báo
động.
+ Biện pháp hạn chế ánh sáng quá mức: Tài liệu được bảo quản trong cặp,
hộp kín; ánh sáng trong kho đạt tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước, duy trì
ánh sáng phù hợp.
- Thực hiện chế độ kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:
Kho lưu trữ Viện có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản
toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu; kiểm tra, thống kê về công tác lưu trữ được
thực hiện thường xuyên, mỗi năm được 6, 7 đơn vị để nắm chắc chất lượng, số
lượng của tài liệu lưu trữ.
Hàng năm, Viện Hàn lâm KHCNVN tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
và thực hiện quy định của Nhà nước, Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ đối với các
đơn vị trực thuộc (khoảng 06-10 đơn vị/năm), giúp chấn chỉnh công tác lưu trữ
đúng quy định của pháp luật.
Công tác kiểm tra đối với công tác lưu trữ của Viện có ý nghĩa hết sức quan
trọng: Theo dõi được tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ, phát hiện ra những ưu
điểm của cơng tác lưu trữ thì cần phát huy và khắc phục những hạn chế của công
tác lưu trữ; có biện pháp kịp thời phịng và khắc phục các hậu quả làm hư hại tài
liệu; công tác lưu trữ thực hiện tốt tạo điều kiện cho quá trình giải quyết cơng việc

của các đơn vị, cá nhân được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Cơng tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Viện được thực hiện tốt, đúng
các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác
động của các nhân tố phá hoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra, hạn chế q
trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, lưu trữ được khối


lượng lớn tài liệu có giá trị, giúp phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Phòng đọc phục vụ tại chỗ;
Cho mượn về phòng làm việc, hết giờ trả lại lưu trữ (áp dụng đối với cán bộ,
viên chức trong Viện);
Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ;
Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thơng tin đại chúng.
Trong đó, hình thức được sử dụng nhiều nhất là sao bản chính, photocopy tài
liệu. Viện đã tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ và tài liệu ảnh nhân dịp kỉ niệm 100
năm ngày sinh GS. VS Trần Đại Nghĩa.
Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ người đọc trong 01 năm là vài chục đầu văn
bản với nhiều lượt người trong một năm, đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ của cán bộ, viên chức, đơn vị, phịng, ban trong tồn Viện.
Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Viện đạt được hiệu quả cao, làm
tăng giá trị của tài liệu, những thông tin trong tài liệu lưu trữ đã trở thành những tư
liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày của các cá
nhân, đơn vị.
Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc
đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
Quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiến hành thường xuyên tại
lưu trữ Viện, là việc theo dõi các nguyên tắc tổ chức sử dụng, các kết quả sử dụng
tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ Viện áp dụng các phương pháp truyền thống và hiện đại để quản lý
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các phương pháp truyền thống là: Dùng “Phiếu
sử dụng tài liệu” và dùng “sổ đăng ký sử dụng bản lưu”. Phương pháp hiện đại:
Dùng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính để theo dõi và thống kê kết quả sử dụng tài
liệu lưu trữ.

Chương 3:


BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG VIỆN
HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ MỘT
SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại phịng Hành Chính – Lưu trữ, Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam tôi đã được thực hiện các cơng việc
sau:
- Soạn thảo văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Thực hiện nhân bản văn bản
- Tham gia chỉnh lý tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tham gia một số hoạt động văn hóa, văn nghệ do Đồn Thanh niên
tổ chức…
Trải qua kì thực tập kéo dài 3 tháng, vượt qua những khó khăn, trở
ngại ban đầu, chính là khoảng thời gian để tơi học hỏi, tích lũy hành trang
cho mình trước khi chính thức đến với cơng việc sau khi ra trường.
Đầu tiên, tôi đã rút ra được bài học về sự tự tin và chủ động chủ
động làm quen với mọi người, chủ động tìm hiểu cơng việc tại nơi thực tập,

chủ động đề xuất và cùng làm việc với mọi người… tất cả đều giúp cho tơi
hịa nhập được nhanh hơn trong môi trường mới.
Khoảng thời gian thực tập là khoảng thời gian tôi được học nghề từ
thực tế và hiểu được rõ hơn cơng việc mà mình sẽ làm sau khi rời khỏi
giảng đường Đại học, được làm việc trong môi trường thực tế, được trao
cơ hội để áp dụng những kiến thức đã học vào công việc…tôi đã nhìn thấy
những thiếu sót của bản thân để có thể tiếp tục hoàn thiện. Đồng thời, với
sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm tại nơi thực tập,tơi đã có
được những bài học để tránh được những sai sót trong quá trình đi làm
thực tế sau này.
3.2. Nhận xét, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
a) Nhận xét
- Về ưu điểm:
+ Về cơ bản, các phịng ban chun mơn và từng cá nhân đã nhận thức được
tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của mình và trong giải quyết
cơng việc hàng ngày nên các nghiệp vụ liên quan đến quản lý, thu thập tài liệu, hồ
sơ… được thực hiện cẩn thận, kỹ càng, chính xác, theo định kỳ.


Bên cạnh đó, trong nhiều năm gần đây, Viện cũng ý thức được việc nâng cao
chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ đối với đội ngũ cán bộ, công chức viên
chức làm cơng tác lưu trữ. Do đó, hàng năm, cơ quan đã cử cán bộ, nhân viên, đặc
biệt là thế hệ trẻ tham gia các lớp, các cuộc hội thảo có liên quan đến chun mơn
nghiệp vụ của mình. Nhờ đó, chất lượng hoạt động của họ được nâng lên đáng kể.
+ Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện: Được thực hiện hiệu quả,
Viện thường xuyên tổ chức công tác này nhằm thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu
vào kho lưu trữ Viện. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ Viện được thực hiện
theo đúng với quy định hiện hành của Nhà nước, của cơ quan.
+ Về công tác xác định giá trị tài liệu:
Công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện rất tốt, chính xác, thận trọng

và theo đúng quy trình. Vì vậy mà đã giữ lại được rất nhiều tài liệu có giá trị vào
Phơng lưu trữ Viện và loại bỏ kịp thời những tài liệu khơng cịn giá trị để tiêu hủy;
nâng cao chất lượng, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng,
trang thiết bị cho nhà nước.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Viện đã thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, có ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu loại.
Người làm công tác xác định giá trị tài liệu phần lớn có trình độ chun mơn
cao: cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ; có nhiều năm kinh nghiệm nên góp phần nâng cao
chất lượng cơng tác, hạn chế tới mức thấp nhất làm tổn thất tài liệu có giá trị.
Xác định được thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu và loại ra được
những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
+ Công tác chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu được Viện giao cho những cán bộ có trình độ
chun mơn cao, nhiều năm kinh nghiệm; thực hiện theo đúng với các văn bản quy
định của nhà nước về chỉnh lý tài liệu, tuân thủ theo các nguyên tắc và yêu cầu đối
với công tác chỉnh lý tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý khoa học, theo những phương
án khác nhau, phù hợp với đặc thù công việc của các đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Công tác thống kê và các cơng cụ tra tìm các tài liệu lưu trữ:
Lưu trữ Viện trang bị đầy đủ các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ:
có cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác,sử
dụng thông tin tài liệu lưu trữ của các cá nhân, đơn vị. Công tác thống kê tài liệu
lưu trữ được tiến hành kịp thời, đúng thời gian quy định.
+ Công tác bảo quản tài liệu:
Chế độ bảo quản tài liệu tương đối tốt, có phòng kho lưu trữ, thường xuyên
vệ sinh kho sạch sẽ, tài liệu ít bụi bẩn. Có diện tích kho tàng và giá đựng tài liệu
hiện đại, chắc chắn, tài liệu đã được chỉnh lý khoa học được hệ thống hóa và sắp
xếp vào hộp, tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh cịn để trong cặp ba dây; qua đó,
thấy được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng Viện.

+ Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Có nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị, cán bộ.
Ngoài ra, cán bộ làm cơng tác lưu trữ đều là người có trình độ chun mơn
cao, kinh nghiệm trong cơng tác lưu trữ và lòng yêu nghề, được đào tạo, bồi dưỡng
chuyên mơn nghiệp vụ. Vì vậy mà hiệu quả giải quyết cơng việc đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, cũng khơng thể thiếu sự quan tâm của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo
Văn phịng đối với cơng tác lưu trữ.
- Một số hạn chế:
Viện đã tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ, tuy nhiên có những năm Viện
chưa ban hành được mà áp dụng danh mục hồ sơ từ những năm trước.
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Hàn lâm KHCNVN vẫn áp
dụng quy định cũ của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam theo Quyết định số
1061/QĐ-KHCN ngày 30 tháng 9 năm 2008.
Một hạn chế phổ biến ở tất cả các cơ quan nói chung đó là có một số tài liệu
trong q trình hoạt động thu về nhưng chưa được lập hồ sơ hồn chỉnh và chỉnh lý
vào hệ thống. Vì vậy, tài liệu nộp lưu ở các phòng, ban, đơn vị khi nộp lưu đang
trong tình trạng bó gói, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Số lượng tài liệu thu về
chưa được chỉnh lý chiếm số lượng lớn.
Về trang thiết bị bảo quản tài liệu: Kho lưu trữ Viện còn hạn chế phòng làm
việc cho các cán bộ lưu trữ và thiếu giá để tài liệu, chưa trang bị quạt thơng gió,
bình cứu hỏa...
Về việc tn thủ kỷ luật làm việc của một số cán bộ, công nhân viên chức
trong đơn vị còn chưa cao, như đi làm muộn, về sớm…
b) Một số đề xuất
Tiếp tục đổi mới cơ chế làm việc để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc
và thời gian làm việc.
Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác lưu trữ nhiều hơn nữa để cơng
tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiện đại đáp ứng được

nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
Phần mềm quản lý mới chỉ áp dụng đối với công tác văn thư, chưa áp dụng
đối với công tác lưu trữ, chỉ quản lý trên danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ. Vì vậy,
nên xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính nhằm phục vụ tra
tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, kịp thời và đáp ứng được nhu cầu tra tìm
thơng tin của cán bộ, viên chức trong Viện.
Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm giá để tài liệu, quạt thơng gió, thay mới
một số trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Ngồi
ra cần bố trí phịng làm việc riêng cho cán bộ lưu trữ.


Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ: Cần trau dồi thêm kỹ năng chuyên
môn cho các cán bộ làm công tác lưu trữ. Hàng năm cần tạo điều kiện cho các cán
bộ lưu trữ đi tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ.
Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm sát sao hơn nữa đến
công tác lưu trữ của Viện. Hàng năm, cần tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ để theo dõi tình hình thực hiện công tác lưu trữ nắm bắt được chất
lượng và số lượng tài liệu lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công
tác lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được, những
việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương những cá nhân, đơn
vị có thành tích cao và đưa ra những giải pháp khắc phục, những hình thức xử lý
nghiêm khắc đối với cá nhân, đơn vị vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách
nhiệm của mỗi cán bộ.
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ
tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bố trí nơi bảo quản để
cơng tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được
hiệu quả.
Ngoài ra, trong thời gian thực tập tại cơ quan, tôi nhận thấy một số điểm
khác biệt giữa những lý thuyết đã được học trên lớp với thực tế công việc. Cụ thể

như sau:
Theo lý luận, bộ phận văn thư cơ quan không được phép giữ số. Tuy nhiên,
trên thực tế tại cơ quan, trong q trình giải quyết cơng việc đối với một số văn bản
như Hợp đồng, Biên bản để thuận tiện cho q trình theo dõi, giải quyết cơng việc
văn thư được phép giữ số.
Đối với việc đăng ký văn bản đến vào sổ, để tiết kiệm thời gian, cán bộ văn
thư chỉ ghi một số thông tin vào các cột như: Ngày tháng đến, số đến, tên cơ quan,
ngày tháng văn bản cịn cột tên loại và trích yếu nội dung lại bổ trống.
Trên đây là những đề xuất của cá nhân tôi, tôi hi vọng rằng những đề xuất
nêu trên sẽ góp phần khắc phục được những hạn chế của cơng tác lưu trữ và góp
phần phát huy những ưu điểm của Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN.
3.3. Một số khuyến nghị
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN, tôi đã thu
được nhiều kiến thức thực tế bổ ích.
Tuy nhiên, từ lý luận và hoạt động thực tiễn tại đơn vị thực tập, theo tôi nhận
thấy cịn một số hạn chế, thiếu xót như đã trình bày ở trên và có một vài kiến nghị
như sau:
3.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên
Nhận thấy được vai trị và tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ, các
cơ quan cấp trên cần ban hành một số văn bản cần thiết để công tác văn thư được