Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

MỤC LỤC
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
PHỤ LỤC


BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
CỤM TỪ VIẾT TẮT

CỤM TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ

Bộ LĐTB&XH

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của nhà trường và các thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn
phòng, được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các thầy cô, các cán bộ tại Văn
phòng Bộ LĐTB&XH, đặc biệt là các cô, chú, anh, chị đang công tác tại Phòng
Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân tôi
đã hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường cùng các thầy, cô giáo
trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi những kiến thức về ngành học
của mình, những kỹ năng để hoàn thành tốt công việc để trở thành một nhà Quản
trị văn phòng trong tương lai. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc
sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn đã tận tình, giúp đỡ tôi hoàn thiện đề tài

khóa luận này.
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này, mặc dù đã có sự chuẩn bị và
cố gắng, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, tôi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp từ phía thầy, cô và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Vi Thị Lợi


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng có tầm quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; đặc biệt
là giúp việc, giúp lãnh đạo trong việc quản lý điều hành. Văn phòng là đơn vị có
chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng
thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo và thực hiện chức năng giúp việc, hậu
cần đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của văn phòng bao gồm các nội dung
như sau: tổ chức và điều hành văn phòng; tổ chức công tác văn thư; tổ chức lưu
trữ; tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng; kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở;
quản lý nhân sự trong văn phòng, trong đó công tác văn thư chiếm một phần lớn
trong hoạt động của văn phòng.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung và chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt xích quan trọng trong
quá trình lãnh đạo, điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao
hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác văn thư có được làm tốt hay không.
Bởi vì công tác này vừa mang tính chính trị, vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên
quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần

giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng
chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư là một trong những hoạt động góp phần cải cách thủ tục
hành chính. Hiện nay, tại Bộ LĐTB&XH, công tác văn thư về cơ bản đã đạt được
những kết quả tương đối tốt về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó vẫn còn
những mặt hạn chế như: soạn thảo văn bản còn sai về thể thức (cỡ chữ, kỹ thuật
trình bày,….) chưa đúng theo quy định của Nhà nước, công tác bố trí và sắp xếp
nhân sự còn chưa phù hợp, công tác lập hồ sơ còn chưa đi vào nề nếp, chưa theo
trình tự giải quyết công việc, tài liệu còn trong tình trạng bó gói.
4


Xuất phát từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và
quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư đã được rất nhiều giáo trình đề cập đến như: Giáo trình Lý
luận và phương pháp công tác văn thư - PGS. Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản
Đại học Quốc gia Hà Nội. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009. Hai giáo trình trên đã
nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công tác văn thư.
Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác văn thư còn phải kể đến một số
khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính, tại các
doanh nghiệp và tại trường Cao đẳng. Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác giả
Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô là
“Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp”;
khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Thanh Tuyền – Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng là “ Thực trạng công tác văn thư ở Ủy ban nhân dân huyện

Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nhữ Mai Nhung – Lớp
ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là “Một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”; khóa luận tốt
nghiệp của tác giả Bùi Thị Mến – Lớp QT901P là “Tiếp tục hoàn thiện công tác
văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 – Bộ Quốc phòng”.
Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên
cứu về công tác văn thư tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước và tại
trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT
VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là “Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội – Thực trạng và giải pháp”; báo cáo thực tập
của tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng K53 –
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là “Công tác văn thư – lưu trữ tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập của tác giả Đinh
5


Thị Hoài là “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học
Bách khoa Hà Nội”.
Có một số bài viết được đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như:
+ Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa
Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ về thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt động công
tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp ở tỉnh Thừa Thiên – Huế” [3;41-43]
+ Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhà
nước trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” [4;2-9]
Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách
đầy đủ và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau:
Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại
Văn phòng Bộ LĐTB&XH;

Hai là, kết hợp những kết quả khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá và
nhận xét thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ
LĐTB&XH, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng đó;
Ba là, thông qua kết quả nghiên cứu đề xuất một số giải pháp góp phần nâng
cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện tốt đề tài khóa luận này, thì tôi cần phải thực hiện những nhiệm
vụ như sau:
Một là, tìm hiểu lý luận chung về công tác văn thư;
Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
LĐTB&XH, Văn phòng Bộ;
Ba là, khảo sát công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng
Bộ LĐTB&XH;
Bốn là, nhận xét, đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư;
Trên cơ sở nhận xét, đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số giải
pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư.
6


5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo
(Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính) đối với
công tác văn thư và việc thực hiện công tác văn thư.
Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài của
tôi chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Bộ
LĐTB&XH thời gian từ năm 2010 đến năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác
văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong

nội dung hoạt động của văn phòng. Hoạt động của cơ quan đạt được chất lượng và
hiệu quả là phụ thuộc một phần lớn vào việc thực hiện công tác văn thư. Do đó,
nếu tổ chức và quản lý công tác văn thư được tốt thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng, của cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được tốt đề tài khóa luận này, thì trong quá trình nghiên cứu tôi
đã sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành
của Lãnh đạo và cách thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn thư chuyên
trách.
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn công chức, nhân viên
và người lao động tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số
liệu về công tác văn thư.
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được áp dụng để so sánh việc thực
hiện công tác văn thư với các quy định của Nhà nước và số liệu văn bản qua các
năm.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp:
Được áp dụng để tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan để có thể
7


đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách
khách quan về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. Từ đó đề ra
một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại
Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm
có 3 Chương chính như sau:
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Trong Chương này tôi tìm hiểu những cơ sở lý luận chung về công tác văn
thư dựa trên các cơ sở pháp lý được quy định trong các văn bản của Nhà nước,
trong các giáo trình về công tác văn thư
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ
HỘI
Dựa trên những cơ sở lý luận chung ở Chương 1, Chương 2 tôi đi vào tìm
hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH và
Văn phòng Bộ. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư.
Từ đó phân tích, đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức và
quản lý công tác văn thư.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Từ những trang bị lý luận nêu ở Chương 1 và khảo sát thực tiễn đã nêu ở
Chương 2, trong Chương 3 tôi sẽ đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả tổ chức và quản lý công tác văn thư.

8


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Cở sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương
Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di
chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc,
lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được
sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào

nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến
trong các hoạt động quản lý của triều đình. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp
việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư Phòng, đến
năm 1829 được đổi thành Nội các.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận
văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác
văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ
quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm
công tác văn thư theo những cách sau:
Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư”.
Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội thì được nêu như sau: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng
9


văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân.
Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội
dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể
hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc
chỉ đạo, điều hành.

Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên,
theo PGS. Vương Đình Quyền, 2005, Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội đã định nghĩa về công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.
1.1.2. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng, đóng vai trò quan trọng
trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể
thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ
quan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý
Nhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước.
1.1.3. Yêu cầu
Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác
văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:
* Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc soạn
thảo văn bản, xây dựng và ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần
10


vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công viêc của cơ quan, đồng thời làm giảm ý
nghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản.
* Chính xác
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó

cần phải:
- Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo về
mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trị
pháp lý cao.
- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản….
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các
chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn
bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản.
* Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Do đó, cần phải bí mật về thông tin
được thể hiện trong văn bản. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ
11


quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật

Nhà nước của Ủy ban thường vụ Quốc hội và các quy định chi tiết, quy chế bảo vệ
bí mật Nhà nước của Chính phủ.
* Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc
sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất
chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành nhu cầu
cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công
nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Để đáp ứng
yêu cầu hiện đại, thì cần phải ứng dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ, đặc
biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
văn bản, chữ ký số,….
1.1.4. Mục đích, ý nghĩa
* Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn
vị nói riêng.
Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công
việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công
tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ
biến những thông tin mang tính pháp lý.
* Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật.
* Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
12

của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan
một cách chân thực.
* Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ
sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ
quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc
lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ
càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu;
đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì
chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ
trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc
gia không hoàn chỉnh.
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên có
thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác
văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:
1.1.5.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.
Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc
như sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho một

đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
13


Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa,
bổ sung vào văn bản.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
Nhân bản đúng số lượng quy định
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Chánh Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 5. Ký văn bản

Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối thì chuyển đến
người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển
sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành.
14


1.1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản đến được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm việc,
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, Văn thư hoặc người
được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách
nhiệm.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi dích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có

trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
15


* Bóc bì văn bản
- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua
mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và dóng dấu
“Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho
nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Bước 2. Đăng ký văn bản đến
* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đến
+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập hai sổ:
01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)
01 sô đăng ký văn bản mật đến
+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ:
01 sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương.
01 sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
16


01 sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo
thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
- Đăng ký văn bản đến:
+ Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng.
* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được

thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
17


- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản.
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào
Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến.
* Chuyển giao văn bản đến

- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sỏ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ dăng ký
văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển
18


giao văn bản đến
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đén các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xe, xét,

quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chỉ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của
các đơn vị, cá nhân có liên quan.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc đốc
việc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản đi được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
19


* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký
như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng Sổ
- Lập Sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm
20


a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi
cho phù hợp
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản.
* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi

được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định
* Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ kỹ và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoản giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
21


* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
+ Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản, được làm

bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được.
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì
+ Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
+ Mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải đươc hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và
việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ
chuyển giao riêng.
+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít thì sử dụng
Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, sử dụng cột “Đơn vị, người nhận
bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
22

+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
+ Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
- Chuyển phát văn bản mật
+ Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi dúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5. Lưu văn bản đi
* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
* Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội

23


dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
* Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
1.1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Để lập hồ sơ tốt thì trước hết cơ
quan, tổ chức phải lập Danh mục hồ sơ.
Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm
có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập. [2; 324]
1.1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống
hồ sơ.
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
1.1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Bao gồm:
+ Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;
24


+ Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
+ Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn
vị và của mỗi cá nhân;
+ Danh mục hồ sơ của những năm trước;
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
(nếu có).
1.1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ.
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người
lập.
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
1.1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:
+ Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thải,
trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức ký ban hành.
+ Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng
hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành

vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục
Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
25