Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
qua những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng
quý giá giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thực
tế đã làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm
kiến thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn với công việc, thích nghi
nhanh chóng với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa
luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học
tập phần nào có kết quả nhất định tuy nhiên được làm khóa luận cũng là một thử
thách đối với bản thân tôi thông qua bài khóa luận có thể thấy được quá trình học
tập của bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã
được học trên ghế nhà Trường, là thành quả cố gắng của quá trình học tập. Thông
qua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô trong
Trường đã giảng dạy, truyền bá kiến thức cho tôi, đặc biệt cảm ơn thầy cô trong
khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn, giảng dạy tận
tình luôn mong các sinh viên của mình khi ra Trường đều có công việc đó cũng là
niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con đường
trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn thầy Dương Mạnh Hùng đã hướng
dẫn, có định hướng mới mẻ về đề tài và chỉ dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt bài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
Xin chân thành cảm ơn !

Người thực hiện

Triệu Văn Thuật

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công nghệ thông tin
Quản lí tài sản
Phần mềm quản lí tài sản

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

ĐHNVHN
CNTT
QLTS
PMQLTS

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Quản lý tài sản trang thiết bị là một trong những vấn đề quan trọng trong
hoạt động của Văn phòng nói chung, trong hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng trong công tác giảng dạy,
quản lý, hoạt động chung của Trường. Nhìn nhận từ thực tế Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội (ĐHNVHN) hàng năm có rất nhiều hoạt động được diễn ra trong đó có
công tác tuyển sinh, đào tạo, bồi dưỡng, hành chính của Trường từ những vấn đề
đó trang thiết bị là rất cần thiết nó để đáp ứng mục tiêu của công việc trong các
hoạt động của đơn vị, cá nhân trong Trường. Quản lý trang thiết bị không đơn
thuần chỉ là quản lý chung mà nó còn là quá trình xác định về cơ sở vật chất trang
thiết bị, quản lý sử dụng một cách hiệu quả nhất trong quá trình làm việc. Hằng
năm Trường ĐHNVHN dựa vào kế hoạch công tác của từng đơn vị và trên cơ sở rà
soát, kiểm tra các trang thiết bị nhà Trường hiện có xem xét trong quá trình sử
dụng có hư hại, hết thời hạn sử dụng thì xây dựng kế hoạch bảo quản, sửa chữa,
mua sắm trang thiết bị mới để phục vụ cho hoạt động của Trường được thông suốt,
đáp ứng mục tiêu kế hoạch nhà Trường đã đề ra.
Trường ĐHNVHN với khối lượng cơ sở vật chất trang thiết bị lớn như vậy
không thể quản lý trên giấy tờ hay theo phương pháp truyền thống là giao cho từng
đơn vị, cá nhân mà phải quản lí dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
quản lý tài sản. Đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” là bước đầu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá

khách quan về quá trình quản lý trang thiết bị từ đó có cách nhìn nhận khác về vấn
đề, tầm quan trọng của việc quản lý trang thiết bị nó mang lại cho cơ quan, đơn vị.
Trong các cơ quan tổ chức hiện nay việc quản lý trang thiết bị còn hạn chế, các quy
định, nội quy, quy chế tại vấn đề này chưa chặt chẽ và ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý tài sản chưa được triệt để. Qua bài nghiên cứu nhằm đưa ra những
phương án hiệu quả nâng cao cho việc quản lý, giúp cho việc kiểm soát tài sản
được thuận tiện , dễ dàng hơn cho người quản lý và ổn định, thống nhất trong công
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác quản lý chung về trang thiết bị tại Trường ĐHNVHN. Ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý tài sản nó góp phần nâng cao hiện đại hóa công tác tại
Trường ĐHNVHN và đi kịp xu thế hiện đại hóa văn phòng, cũng như đổi mới cách
quản lí hiện nay.
Trước thực tế trên, với mong muốn góp phần đưa ra giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác quản lý tài sản tại Trường ĐHNVHN nên tôi đã lựa chọn đề
tài nghiên cứu “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý tài sản tuy nhiên lại đề cập
đến nhiều khía cạnh, phương pháp tiếp cận khác nhau trong công tác quản lý tài
sản,có một số bài nghiên cứu như:

- Sách “Cơ chế quản lí tài sản công trong khu vực hành chính sự nghiệp ở Việt
Nam”, sách chuyên khảo, tác giả Nguyễn Mạnh Hùng. Cuốn sách này nghiên cứu
về các cơ chế quản lí tài sản trong đó chủ yếu đề cập đến tài sản công có vai trò
quan trọng trong môi trường làm việc, cho con người là yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất và quản lí xã hội, nguồn lực tài chính cho tiềm năng cho đầu tư phát triển,
phục vụ cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, bài viết này còn nói đến vấn
đề pháp lí cơ chế đẩy mạnh trong công tác quản lí, tuy nhiên về ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lí tài sản thì chưa đề cập tới.
- Sách “ Quy định mới về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, công tác
quản lí sự dụng tài sản nhà nước trong cơ quan hành chính sự nghiệp”, tác giả
Huyền Trang (Tổng hợp) biên soạn, NXB Lao Động, xuất bản năm 2015. Cuốn
sách này chỉ đề cập đến các vấn đề bao gồm các văn bản quy định pháp luật và
hướng dẫn cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, kinh phí, các văn bản
hướng dẫn về tiêu chuẩn, định mức và quản lí sử dụng tài sản nhà nước các văn
bản hướng dẫn quản lí chi phí đầu tư xây dựng đấu thầu, mua sắm trang thiết bị
trong cơ quan hành chính sự nghiệp. Tuy có đề cập đến trang thiết bị nhưng chưa
nhiên cứu sâu đến việc quản lí và ứng dụng công nghệ thông tin hay tin học vào
trong công tác quản lí tài sản.
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sách “Quản lí tài chính và cơ sở vật chất trong giáo dục”, NXB Giáo dục Việt

Nam, tác giả Nguyễn Vũ Bích Hiền – Nguyễn Vân Anh. Tập trung đề cập đến vấn
đề quản lí tài chính và cơ sở vật chất trong giáo dục tại nước ta, cơ sở vật chất - tài
chính nâng cao hiệu quả, chất lượngtrong công tác giảng dạy và giáo dục, đưa ra
những thuận lợi, khó khăn trong quản lí tài chính và cơ sở vật chất, văn bản pháp lí
trong quản lí. Nhưng chưa phản ánh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lí tài sản và cơ sở vật chất.
- Sách “Giải đáp các tình huống mới nhất về nghiệp vụ mua sắm sử dụng tài sản và
chế độ chi tiêu, tiếp khách, sử dụng tài sản Nhà Nước”, tác giả Quang Minh, NXB
Tài Chính. Cuốn sách này nói đến việc hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu về lựa
chọn nhà thầu và các quy định về quản lí tài sản công, hướng dẫn quy định về công
khai minh bạch tài sản, thu nhập, quản lí, sử dụng phương tiện đi lại và quy định
về quản lí, sử dụng các khoản thu, xử lí tài sản từ các dự án có sử dụng vốn ngân
sách nhà nước, quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện việc xử phạt vi phạm hành
chính trong lĩnh vực quản lí, sử dụng tài sản nhà nước chưa có đề cập đến ứng
dụng công nghệ thông tin trong cách quản lí về các vấn đề trên.
- Bài nghiên cứu “ Cơ chế pháp lí cao nhất cho việc quản lí sử dụng tài sản công” ,
tác giả Nguyễn Mạnh Hùng, Đăng trên tạp chí Tài chính số 8 năm 2008. Tác giả
nói đến vấn đề quản lí tài sản công và đưa ra những dẫn chứng cụ thể cho các cơ
chế quản lí trong đó cơ chế pháp lí cao nhất để quản lí tài sản công hiện nay là
Luật quản lí tài sản đề tài này chỉ nghiên cứu đưa ra các cơ chế để quản lí chưa đề
cập biện pháp quản lí tài sản và ứng dụng công nghệ trong quản lí tài sản công.
- Bài nghiên cứu “ Quản lí tài sản công kinh nghiệm Thế giới và khả năng vận dụng
vào Việt Nam”, tác giả Nguyễn Mạnh Hùng, đăng trên tạp chí Tài chính số 12 năm
2008. Bài nghiên cứu này tác giả đưa ra những kinh nghiệm quản lí tài sản công
trên toàn thế giới những vấn đề quản lí, phương pháp quản lí và qua đó khả năng
vận dụng các phương pháp quản lí đó và quản lí tài sản công ở Việt Nam,
- Bài nghiên cứu “Vài trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn phòng”, tác giả Ths.Trần Quang Hồng Trường Đại học Khoa học Xã hội &
Nhân văn/ Đại học Quốc gia Hà Nội. Ở bài nghiên cứu này tác giả Trần Quang
Hồng chủ yếu đề cập đến hoạt động của văn phòng phục vụ cho hoạt động của cơ

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan tổ chức tham mưu, thu thập thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lí
và vai trò cực kì quan trọng của trang thiết bị văn phòng giúp hoạt động của cơ
quan tổ chức ổn định tuy nhiên bài nghiên cứu này chỉ đề cập đến vai trò của trong
thiết bị chưa đề cập nhiều đến cách quản lí và ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lí tài sản.
- Luận văn“Một số giải pháp Quản lý công tác thiết bị dạy học nhằm nâng cao chất
lượng đào tạo tại Trường Cao Đẳng Sư phạm kỹ thuật Vinh”tác giả Thái Xuân Nhi
Trường Đại Học Vinh. Luận văn này đưa ra thực trạng công tác quản lí trang thiết
bị dạy học tại Trường CĐSP Vinh tuy nhiên chưa đánh cụ thể mức độ quan trọng
cần thiết của trang thiết bị với Trường, phần giải pháp đưa ra mang thiên hướng
chung quản lí theo phương pháp truyền thống
- Luận văn thạc sỹ giáo dục “Thực trạng và một số biện pháp Quản lý thiết bị dạy
học ở Trường Trung học Cơ sở huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ” tác giả
Đặng Phúc Thịnh Trường Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài nghiên
cứu vào vấn đề quản lí thiết bị dạy học theo phương hướng tập chung nghiên cứu
quản lí và đề xuất sử dụng tốt, hoạch về việc mua sắm trang thiết bị cho phục vụ
học tập chưa đề cập tới vấn đề trang thiết bị ảnh hưởng tới Trường Phong Điền.
Tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Những tài liệu của các

tác giả về các vấn đề liên quan là những kiến thức quý có giá trị tham khảo, kế
thừa để tôi tiến hành trong quá trình nghiên cứu.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí
tài sản tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quá
trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê một cách có hiệu quả cho hoạt động Trường,
đảm bảo thống nhất trong cách quản lý trang thiết bị thông qua đó mang lại hiệu
quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành.
Hai là: Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân
tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý tài sản, ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lí và đề xuất giải pháp khắc phục.
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí trang
thiết bị tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại
hóa hơn trong công tác quản lí trang thiết bị.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý trang thiết bị.
Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của trang thiết bị đối với hoạt động của
Trường ĐHNVHN.

Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN phân tích, đánh giá cụ thể quá
trình quản lí trang thiết bị, quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí
trang thiết bị và hiệu quả đem lại.
Thứ tư: Qua thực trạng quản lý sử dụng trang thiết bị tại Trường đề xuất các
nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí tài sản đưa vào thử
nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN, thử nghiệm tại đơn vị trong nhà Trường.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài này là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, trong đó tập trung vào quản lí trang thiết bị văn phòng
phục vụ cho hoạt động công tác của nhà Trường, không đề cập đến việc quản lí tài
sản khác (nhà, đất, vật kiến trúc, xe máy, trạm điện, trạm bơm…)
Phạm vi nghiên cứu:
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu Phạm vi
tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ. Hà Nội) trong giai
đoạn từ năm 2013 - 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Đề tài đặt giả hai thuyết như sau:
Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ
giúp cho việc quản lý tài sản diễn ra một cách dễ dàng, đạt được năng xuất cao, tiết
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ đảm bảo
thông suốt hiện đại hơn.
Hai là: Bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng phục vụ cho quá
trình quản lý nó sẽ giúp hoạt động quản lý tài sản của Trường được hoàn thiện hơn
tiết kiệm được thời gian, chi phí, thuận lợi hơn khi đưa phần mềm vào trong công
tác quản lý và sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong công việc .
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:
Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều
nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu
xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan.
Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể
về vấn đề quản lí trang thiết bị tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được
quá trình, khâu quản lí trong công tác này.
Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý
luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở
lý luận cho vấn đề nghiên cứu.
Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng
lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề.
Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh
nghiệm, lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột
phá, cấp bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý trang thiết bị tại Trường.

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có
giá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo. Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu
trong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý tài sản từ bộ tiện ích văn
phòng Access sẽ phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý tài sản tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý trang thiết bị và vai trò của trang thiết trong việc nâng cao hiệu quả
công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý trang thiết bị tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý trang thiết bị
tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ VAI TRÒ CỦA
TRANG THIẾT BỊ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
trang thiết bị văn phòng.
1.1.1. Khái niệm về Công nghệ thông tin
Hiện nay công nghệ thông tin(CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã
đi vào tất cả các các lĩnh vực của đời sống. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng
vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi
trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT.
Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như
cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết
công việc. Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói
chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi. Chính vì
vậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung, Trường ĐHNVHN
đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà
Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này
các đơn vị trong nhà Trường đã tích cực ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng
ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc
trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện
đại hơn trong cuộc sống.
Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh:
Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý

thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi,
lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT
được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993 :
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm
tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong
phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”[15; 1].
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và
công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao
đổi thông tin số”[14; 1].
Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì
CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ
bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu
nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội…của con người.
Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái
niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin
học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin.

Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm
tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát
triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị
phần cứng.
Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể
hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện
tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.
Một số khái niệm liên quan đến tin học
Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn
mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối,
nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp
nhất tức là tín hiệu nhị phân.
Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt
động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng
dụng (application software).
Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các
công việc.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài

toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. ví
dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc,
winzar
Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng
gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu
nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã
được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính
nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người
dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng
thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một
trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện
trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương
mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc
tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ
thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word
wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng
thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng
máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàn cầu – word
wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và
nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ
tinh và điện thoại cầm tay.
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay
network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông
qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax,
tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể
khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự
điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người.
Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là
các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các
thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi,
Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi
trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không
dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực
thể.
Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là
mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn)
có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng
và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin.
LAN có 2 đặc điểm:
+Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km
+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các
máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và
gần 1 Gb.
Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng

trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới
vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho
người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ
(host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).
Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang
máy chủ khác.
Mạng con thường có hai thành phần chính:
 Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường
trung chuyển (trunk).
 Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai
hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu
đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định
) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói
( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy tính
dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router).
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,
dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.
Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được

hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy
tính.
Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có
thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng
máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới
mộthay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc.
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền
được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư
điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập
HTML
Cơ sở dữ liệu – database(CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường
được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn
dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một
thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL.
Ứng dụng tin học là việc vận dụng các thành tựu của tin học vào trong từng
lĩnh vực cụ thể. Hiện nay việc ứng dụng tin học được áp dụng cho tất cả các lĩnh
vực của đời sống như ứng dụng trong thương mại với ra đời của các phần mềm kế

toán, phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lí văn bản…
Ứng dụng tin học trong công tác quản lí trang thiết bị là việc ứng dụng
những thành tựu tin học vào trong từng nghiệp vụcụ thể nhằm hỗ trợ tốt nhất cho
quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong
quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan..
Trước đây do CNTT ( tin học ) chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng
sức lao động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực
hiện theo đúng tiến độ. Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt
động trong công tác văn phòng cũng như các hoạt động khác có những thay đổi
đáng kể.
1.1.2. Khái niệm quản lý
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp
thành 3 dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài nguyên, hầm
mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi).
- Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà
nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)
Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa
quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài ra
trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý,
vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.
Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong
những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ
bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật
ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi
nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).
Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai
quá trình là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự coi sóc, giữ gìn,
duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức
vào thế phát triển.
Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý:
- Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện
thông qua người khác”.1
- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi
trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu
hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 1; 29].
- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông
qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người
khác” [ 1; 25].
- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các
quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề
ra”[10; 4].
- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả
thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của
tổ chức”[11; 6].
Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần
thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức

mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu chung.
Tóm lại quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản
lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục
tiêu chung.
Khách
thể quản
Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau:

lý

Chủ thể quản lý
1 Thuyết quản

lý cổ điển

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mục tiêu

Đối tượng quản
lý

Trong các hoạt động quản lý của nhà Trường nói chung và hoạt động quản
lý trang thiết bị nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của nhà Trường đối
với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải
nắm rõ về cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi
hoạt động của nhà Trường quản lí theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể
hoàn thành tốt và đạt được mục tiêu chung đã đề ra.
1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý
Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạt
động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt
động này.
Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:
Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế
- xã hội.[16; 1].
Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin
và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT
trong hoạt động cơ quan nhà nước.

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.3.1. Vai trò của Công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ
hiệu quả cho các quy trình quản lí trang thiết bị của nhà Trường vừa là tài sản của
người quản lí. Hiện nay, CNTT được xem là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới
việc quản lí nói chung và quản lí trang thiết bị của nhà Trường nói riêng, khối
lượng trang thiết bị tài sản của nhà Trường rất lớn quản lí theo phương pháp truyền
thống ghi sổ, nhớ đều rất hạn chế cho người quản lí khi muốn khai thác sử dụng,
kiểm tra bảo quản cho trang thiết bị của nhà Trường rất tốn thời gian.
Lợi ích của CNTT mang lại cho quản lí trang thiết bị tài sản của nhà Trường:
Thứ nhất : Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được
lưu trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng,
nhờ đó quản lí được tất cả các trang thiết bị văn phòng trong nhà Trường và từ đó
có thể đưa ra những quyết định chính xác cho người quản lí nó.
Thứ hai : Nhờ bản chất minh bạch, CNTT giúp các tiêu chí trong quản lí
trang thiết bị được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được từcác trang thiết
bị hỏng, hóc nhờ CNTT tổng hợp biết được số lượng hỏng, hết thời gian sử dụng.
Thứ ba: Giúp tổ chức khoa học hoạt động quản lí trang thiết bị CNTT giúp
cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn việc, sót trong
việc quản lí. Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báo
cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho việc quản lí, có thể nắm rõ
quản lí thông qua CNTT.
Thứ tư : Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ
quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt,
thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.
Thứ năm : Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt
mục tiêu của việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất
lượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất
thoát. Điều đó đòi hỏi các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chức
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng, nhiệm vụ, về các hoạt động và các mối quan hệ... Qua đó sẽ tạo được yếu tố
"công khai, minh bạch".
Thứ sáu : Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao
năng lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng
khai thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí. Sự tụt
hậu về ứng dụng tin học chính là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành
của Bộ máy quản lí.
Công nghệ thông tin đã và ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một phần
nhân tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam. Việt
Nam coi CNTT là một lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về phát
triển trong công cuộc hiện đại hóa đất nước. CNTT đã và đang phát triển đến mức
đang chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện
nay đâng là một xu thế tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi
căn bản trong các thức làm việc của ngành hoạt động, góp phần giải phong sức lao
động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn,
đáp ứng kịp thời yêu cầu của công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị giúp cho người
quản lí có thể phân tích hoạt động hiện tại của cơ sở vật chất trang thiết bị, hiệu
quả sử dụng trang thiết bị, nhu cầu mua sắm, biết được tình hình để trang bị thêm
thiết bị cho hoạt động của nhà Trường.

Trên đây là các vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào trong hoạt
động quản lý nói chung và hoạt động quản lí trang thiết bị tại Trường nói riêng.
1.1.3.1. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang
thiết bị
Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việc
thêm nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết
bị nó hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí. Nội
dung của việc ứng dụng CNTT vào quản lí trang thiết bị bao gồm:
Một là : Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lí trang thiết bị phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng nhanh
chóng, kịp thời về quản lí trang thiết bị phục vụ cho giải quyết công việc.
Hai là : Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí trang
thiết bị tài sản phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lí
trang thiết bị.
Ba là : Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan
đến cơ sở vật chất trang thiết bị như công văn kiểm kê tài sản, biên bản bàn giao tài
sản…các vấn đề liên quan đến công tác quản lí trang thiết bị.
Bốn là : Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng
dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên trong công tác quản lí trang thiết bị.

1.1.4. Khái niệm về quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị có vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan,
tổ chức, nó là yếu tố để hoàn thành công việc. Vì vậy việc quản lý trang thiết bị là
rất cần thiết nó đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao.
Quản lý trang thiết bị là tác động có mục đích của người quản lý nhằm xây
dựng, phát triển và sử dụng có hiệu quả hệ thống cơ sở trang thiết bị phục vụ đắc
lực cho công việc mà cơ quan,đơn vị đề ra.
Trang thiết bị mở rộng đến đâu thì tầm quản lý cũng phải rộng và sâu đến
đấy. Kinh nghiệm thực tiễn đã chỉ rõ: Trang thiết bị chỉ phát huy được tác dụng tốt
trong công việc khi được quản lý tốt. Chính vì vậy cho nên đi đôi với việc đầu tư
trang bị, điều quan trọng hơn hết là phải chú trọng đến việc quản lý lại vừa mang
tính khoa học, cho nên việc quản lý một mặt phải tuân thủ theo các yêu cầu chung
về quản lý kinh tế và quản lý khoa học. Mặt khác, cần phải tuân thủ theo các yêu
cầu quản lý trang thiết bị.Có thể nói, quản lý trang thiết bị là một trong những công
việc của người cán bộ quản lý, chính là đối tượng quản lý trong nhà trường Sự
khẳng định vai trò quan trọng của công tác quản lý hiện nay, trong việc chỉ đạo
hoạt động công việc đổi mới quản lý là một trong những biện pháp cơ bản để nhằm
nâng cao chất lượng .
Yêu cầu chung của việc quản lý trang thiết bị người quản lý cần nhận thức
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

rõ và nắm vững các yêu cầu sau:
Thứ nhất : Cơ sở lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý chung và quản lý
chuyên môn về trang thiết bị.
Thứ hai : Các chức năng và nội dung quản lý, biết phân lập và phối hợp các
nội dung quản lý, các mặt quản lý vào trong công tác quản lí trang thiết bị.
Thứ ba : Có ý tưởng đổi mới và quyết tâm thực hiện ý tưởng bằng một kế
hoạch khả thi.
Thứ tư : Biết huy động mọi tiềm năng có thể của môi trường bên trong và
môi trường bên ngoài nhà trường để phục vụ cho công việc.
Thứ năm : Có biện pháp tập trung mọi tiềm năng vật chất vào hướng thống
nhất là đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị để nâng cao chất lượng công việc
trong mọi hoạt động của Trường
Nguyên tắc chung quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị.
Thứ nhất : Kế hoạch - đồng bộ trang bị đầy đủ và đồng bộ các phương tiện
cơ sở vật chất - kỹ thuật để phục vụ cho việc giáo dục và đào tạo của nhà trường
(đồng bộ giữa trường với phương thức tổ chức dạy học; giữa trang thiết bị và điều
kiện sử dụng; giữa trang bị và bảo quản; giữa các thiết bị với nhau…) phục vụ cho
giải quyết công việc.
Thứ hai : Nguyên tắc phát triển hợp lý, bố trí hợp lý các yếu tố của cơ sở vật
chất trang thiết bị trong khu vực nhà trường, trong lớp học, trong các loại phòng
chức năng.
Thứ ba : Thuận lợi bền vững tạo ra toàn bộ môi trường vật chất mang tính
thuận lợi cho các hoạt động giáo dục và dạy học; các điều kiện về vệ sinh sức
khỏe, điều kiện an toàn, điều kiện thẩm mỹ, làm cho nhà trường có bộ mặt sạch
đẹp, yên tĩnh, trong sáng, hoạt động hiệu quả trong công tác hàng ngày.
Thứ tư : Khai thác và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất trang thiết bị
trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy và giáo dục, cũng như mọi hoạt động
diễn ra trong Trường, luôn luôn đảm bảo về trang thiết bị đáp ứng kịp.
Thứ năm : Hiện đại hiệu quả bố trí tối ưu hóa sử dụng phương tiện vật chất
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trang thiết bị để nâng cao chất lượng nhà Trường.
Thứ sáu : Tổ chức tốt việc bảo vệ, bảo dưỡng và bảo trì cơ sở vật chất trang
thiết bị của nhà trường vì nó là tài sản phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.
1.2. Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động
công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước cùng với sự thay đổi và phát
triển kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp đã
và đang thay đổi xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu văn
một văn phòng hiện đại. Các văn phòng này được tổ chức theo hướng theo hướng
khác nhau như tiết kiệm tối đa diện tích, ứng dụng các thành tựu vào tổ chức và
hoạt động, vấn đề đặc biệt quan trọng là trang thiết bị. Có thể thấy ngày nay các
văn phòng đang chạy đua trong việc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng hiện đại
như: Máy vi tính, máy photocopy, máy điện thoại, fax, máy in….để đáp ứng nhu
cầu của công việc cũng như ngày một hiện đại hóa văn phòng.
Hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng nằm trong xu thế chung
này đặc biệt là đối với thực hiện văn phòng hiện đại, khi xã hội phải đặt nhân tố
con người làm chủ thể trung tâm của mọi vấn đề. Ngày nay với sự phát triển mạnh
mẽ của khoa học kĩ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theo
hướng ngày càng tiện lợi và hiện đại. Vị trí của trang thiết bị trở nên hết sức quan
trọng có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến hoạt động cũng như phát triển của

cơ quan tổ chức. Những trang thiết bị văn phòng là những vật dụng góp hỗ trợ cho
việc xử lí thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, cũng như cung
cấp thông tin và trang thiết bị cũng phục vụ cho hoạt động quản lí của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội được điễn ra một cách thông suốt, bảo đảm mục tiêu mà nhà
Trường đã đề ra. Các nghiệp vụ hành chính nhà Trường nối kết các trang thiết bị
với vai trò trung tâm của con người để tạo ra tác động thực tiễn hoàn thành nhiệm
vụ. Thông qua các nghiệp vụ hành chính con người với trang thiết bị phát huy tác
dụng thực tế nó giúp cho con người giải quyết công việc nhanh hơn, chính xác
hơn, đơn giản trong các hoạt động tiết kiệm khoản thời gian và trí lực nếu như có
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc.
Trang thiết bị của nhà Trường là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ
cho hoạt động công tác của các đơn vị trong Trường giúp cho hoạt động theo chức
năng, nhiệm vụ , quyền hạn. Các loại trang thiết bị của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội bao gồm:
STT

Thiết bị truyền thông

1

2
3
4
5

Máy điện thoại
Máy Fax
Máy vi tính
Máy ghi âm
Máy tính cá nhân… và
các trang thiết bị truyền
thông khác

Thiết bị sao chụp, in ấn,
hủy tài liệu
Máy in
Máy photo
Máy Scan
Máy hủy tài liệu
Một số trang thiết bị sao
chụp, in ấn khác…

Các trang thiết bị
khác
Bàn
Ghế
Tủ
Điều hòa
Quạt…

Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của nhà Trường và đây là thành phần “ Cách mạng” nhất
chính các trang thiết bị nó quyết định lớn nhất đến tiến độ công việc, cũng như đạt
được mục tiêu đề ra hay không. Đơn giản ngay trong một cơ quan tổ chức có
nguồn nhân lực thôi chưa đủ nếu như có đủ nguồn lực là con người nhưng không
có trang thiết bị để phục vụ cho họ giải quyết công việc thi chưa chắc đã hoàn
thành, tổ chức đó cơ quan đó chưa chắc đã tồn tại và phát triển được.
Các trang thiết bị có vai trò quan trọng hỗ trợ đắc lực cho con người trong
công việc như trong công tác hành chính tại Trường ĐHNVHN sử dụng các trang
thiết bị văn phòng để xử lí cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời
nhằm nâng cao năng xuất, công việc được cải thiện về chất và sẽ được chuẩn hóa,
cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo nhà Trường. Đồng thời trang thiết bị
giúp giảm chi phí về nhân lực cho nhà Trường cùng với những chi phí khác kèm
theo.
Để đáp ứng được các vai trò nêu trên thì các trang thiết bị nhà Trường khi
trang bị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là : Trang thiết bị văn phòng phù hợp với thực tiễn của cơ quan khối
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

24

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lượng, tính chất công việc: chi phí mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng.
Hai là : Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng nhiều chức năng

sử dụng. Đây là một yếu tố hết sức quan trọng và khi người dùng có trong tay
những thiết bị thì khi đó công việc của họ mới trôi chảy bảo đảm công việc đúng
và vượt tiến độ.
Ba là : Trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại đáp ứng yêu cầu
ngày càng nhanh chóng, kịp thời, chính xác của công việc, có khả năng tương thích
với các hệ thống trang thiết bị khác trong cơ quan.
Nhận thấy tầm quan trọng của trang thiết bị đối với công tác hoạt động của
Trường hàng năm nhà Trường dựa vào kế hoạch công tác, nhu cầu mua sắm trang
thiết bị của các đơn vị mà làm căn cứ để trang bị thêm mới cho các đơn vị. Trang
thiết bị trong giải quyết công việc tại Trường, trong giải quyết công tác hành chính
chung của Trường trang thiết bị luôn đáp ứng đầy đủ phục vụ cho công tác này
hoàn thành tốt nhiệm vụ. Trang thiết bị giữa các phòng, khoa trong Trường đều đáp
ứng đủ nhờ được trang bị đầy đủ về trang thiết bị nên công tác hoạt động giảng
dạy, đào tạo học sinh, sinh viên cũng như quản lý chung đều hoàn thành đáp ứng
được mục tiêu đề ra.
Chương một này đưa ra lí luận một cách khá đầy đủ về quản lí trang thiết bị
và ứng dụng công nghệ tin trong quản tài sản, đánh giá cụ thể về tầm quan trọng
và vai trò của trang thiết bị đem lại trong hoạt động chung của các cơ quan và của
Trường ĐHNVHN nói riêng. Còn là cơ sở để phản ánh thực tiễn chương hai đưa ra
phân tích, nhận xét, đánh giá về qúa trình quản lí tài sản tại Trường ĐHNVHN.

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

25

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A