Thực nghiệm công tác làm việc của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ an

MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................3
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................1
Chương I..............................................................................................................3
TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN NAM ĐÀN, TỈNH NGHỆ AN VÀ CƠ
SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LÀM VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ....................3
I. I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn .....................3
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................................................3
1.1.2. Chức năng:............................................................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn:...........................................................................................................4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:.........................................................................5
I. 2.Chức năng, nhiệm vụ. quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn.. .7
1.2.1.Vị trí,Chức năng:....................................................................................................................7
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:............................................................................................................7
1.2.3.Cơ cấu tổ chức:....................................................................................................................11

CHƯƠNG II.......................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
THƯ,LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN.........12
2.1.Hoạt động quản lý..................................................................................................................12
2.1.1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn.............................12
2.1.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày.............................................................................................12
2.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn.....13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................15
2.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến................................................15
2.2.1.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.......................................................15
2.2.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến....................................................17
2.3.Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu.................................................................................19

2.3.1. CÁC LOẠI CON DẤU CỦA CƠ QUAN....................................................................................19
2.4.2. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU.................................................................20
2.4. Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ.....................................................26
2.4.1.Công tác Văn thư của Phòng Nội vụ.....................................................................................26
2.4.1.1BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ......................................................26


2.4.1.1. Chức năng ,nhiệm vụ:......................................................................................................28

CHƯƠNG III.....................................................................................................29
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CŨNG NHƯ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND
HUYỆN NAM ĐÀN..........................................................................................29
3.1. Nhận xét đánh giá chung ......................................................................................................29
3.2. Giải pháp................................................................................................................................29
3.2.1. Giải pháp chung..................................................................................................................29
3.2.2. Giải pháp cụ thể..................................................................................................................30
3.2.2.1. Nâng cao chất lượng, học hỏi, đa dạng hóa các phương thức đào tạo............................30
3.2.2.2.Xây dựng kiến thiết cơ sỏ vật chất kèm theo quá trình đào tạo.......................................31
3.2.2.3.Về phía cơ quan ...............................................................................................................31

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................35


DANH MỤC VIẾT TẮT
UỶ BAN NHÂN DÂN
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

UBND
HĐND
CBCC


LỜI CẢM ƠN
Thông qua kiến tập đã cho em rất nhiều kiến thức bổ ích, giúp sinh viên
chúng em đưa kiến thức lý thuyết kết hợp với thực tiễn để giúp cho sinh viên có
cái nhìn bao quát hơn.Để một phân nào đó lấy kiến thức lý thuyết hiểu sâu sắc
hơn về nó song có thể vận dụng vào kiến thức thực tiễn phát huy tính sáng tạo
trong mỗi sinh viên.Là sinh viên năm 3 chuyên ngành văn thư ,lưu trữ- Trường
đại học Nội vụ Hà Nội ,sau khi được sự giúp đỡ của nhà trường và UBND
huyện Nam Đàn, em đã được về UBND huyện kiến tập và tìm hiểu công tác làm
việc tại phòng Nội vụ .
Có thể nói thông qua thời kiến tập này đã giúp cho em có được nhiều kiến
thức bổ ích về công tác làm việc,có cái nhìn cụ thể hơn về công việc học hỏi
được những người đi trước nhiều kiến thức bổ ích về cách giải quyết công việc.
Đặc biệt hơn trong quá trình làm việc em rất quan tâm đến vấn đề tầm quan
trong của công tác văn thư,lưu trữ tại phòng Nội vụ. Nên em đã không đắn đo
lựa chọn đề tài: “Thực nghiệm công tác làm việc của Phòng Nội vụ UBND
huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ an’’.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới thầy,cô giáo khoa Văn thư,lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình
hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Xin gửi lời cảm ơn tới tập
thể lớp 1305 LTH13A đã luôn sát cánh giúp đỡ mình. Xin gửi lời cảm ơn tới
anh, chị , cô chú làm việc tại Phòng Nội vụ đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho
em trong quá trình kiến tập tại cơ quan, thu thập tài liêu, tìm hiểu nghiệp vụ
cũng như chuyên môn nghành nghề để hoàn thành bài báo cáo.
Trong quá trình kiến tập và hoàn thành báo cáo mặc dù đã nhận thức được

tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ của mình và đã cố gắng hết sức nhưng
do kiến thức, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế.Vì vậy
không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế . Em rất mong nhận được sự
góp ý của thầy,cô giáo để bài báo cáo của em hoàn thiện
Xin chân thành cảm ơn!
Nam Đàn, ngày 15 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Văn Thị Thanh


PHẦN MỞ ĐẦU
Khi đất nước trong giai đoạn đổi mới toàn diện về mọi mặt trên tất cả các
lĩnh vực kinh tế- xã hội , an ninh, quốc phòng. Ngày nay, trước nhu cầu Công
nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước để hòa nhập với cộng đồng quốc tế.Các hội
nghị hợp tác mà Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của ASEAN.Khi
đất nước trong giai , APEC, WTO và đang trong quá trình mở cửa TTP thì công
tác văn thư, lưu trữ đóng góp một phần hết sức quan trọng trong công cuộc đổi
mới. Văn thư,lưu trữ được xem là vị trí trung tâm của cơ quan tổ chức, nó kết
nối mọi hoạt động quản lí, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức và
là bộ phận không thể thiếu trong quá trình quản lí điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Đối với bất kì cơ quan, tổ chức nào thì công tác văn thư,lưu trữ có ý nghĩa
quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lí. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách
Hành chính Nhà nước hiện nay, công tác Văn thư, lưu trữ góp phần đem lại hiệu
quả và chất lượng quản lí.
Khi mà đất nước đang trong giai đoạn quá độ lên xã hội chủ nghĩa với hai
nhiệm vụ: xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Công tác văn thư,lưu trữ chính là điểm
mấu chốt đưa lãnh đạo đất nước siết lại gần hơn.Thông qua những giấy tờ đó
người dân có thể hiểu hơn về chính sách đúng đắn của Đảng , pháp luật của nhà

nước.Hơn nữa nó còn là công tác giúp các doanh nghiệp nước ngoài giao thương
với trong nước một cách nhanh gọn dễ dàng.Phòng Nội vụ bố trí công chức
chuyên trách giúp trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy
ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ của cấp huyện ;
-Biên chế công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do phòng Nội vụ
bố trí trong biên chế được giao;
-Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại phòng Nội vụ phải có
đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của nghạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Có thể nói công tác văn thư ,lưu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong
1


xu hướng đất nước đang ngày càng đi vào đổi mới cả diện và chất.
Chính vì thế , để tìm hiểu rõ hơn về công tác làm việc, nhân đơt kiến tập
tại phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn em chọn đề tài:” Thực nghiệm công
tác làm việc của Phòng Nội vụ UBND huyện NamĐàn,tỉnh Nghệ An”.
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung của đề tài gồm 3 chương
sau:
Chương 1.Tổng quan về UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An và cơ sở
lý luận công tác văn thư,lưu trữ tại Phòng Nội vụ.
Chương 2.Thực trạng công tác làm việc và hoạt động,cơ sở vật chất, của
văn thư,lưu trữ tại Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn.
Chương 3.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cũng
như hiệu quả công việc của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ
An.
MỘT SỐ PHỤ LỤC KÈM THEO PHẦN SAU.

2

Chương I
TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN NAM ĐÀN, TỈNH NGHỆ AN VÀ CƠ
SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LÀM VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ.
I. I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Nam Đàn
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Huyện nằm ở hạ lưu sông Lam. Kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’ vĩ bắc và
trải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh đông, trong đó diện tích đất nông
nghiệp chiếm 48%, còn nữa là đất lâm nghiệp và đồi núi, ao hồ. Huyện Nam
Đàn, đông giáp huyện Hưng Nguyên và huyện Nghi Lộc, tây giáp huyện Thanh
Chương, bắc giáp huyện Đô Lương, nam giáp huyện Hương Sơn và huyện Đức
Thọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh. Huyện lỵ của Nam Đàn đóng ở Thị trấn Nam Đàn, trên
đường quốc lộ 46 Vinh – Đô Lương, cách Thành phố Vinh 21 km về phía tây.
Thị Trấn Nam Đàn là huyện lỵ nằm ở trung tâm của huyện Nam Đàn
Huyện Nam Đàn gồm 1 thị trấn: Nam Đàn
Và 23 xã :Hồng Long,Hùng Tiến, Khánh Sơn, Kim Liên, Nam Anh, Nam
Cát, Nam Cường, Nam Giang, Nam Hưng, Nam Kim,Nam Lĩnh, Nam Lộc,
Nam Nghĩa, Nam Phúc,Nam Tân, Nam Thái, Nam Thanh, Nam Thượng, Nam
Trung, Nam Xuân, Vân Diên, Xuân Hòa, Xuân Lâm
- Diện tích: 293,9km2
- Dân số: 159.000người
- Mật độ dân số: 541 người/ km2.
- Tốc độ phát triển các ngành kinh tế bình quân hằng năm hơn 9,45%.
Huyện Nam Đàn có những di tích lịch sử như:
Nghi môn Tam Tanh nay là đền vua Bà ở xã Hùng Tiến đã bị thời gian
tàn huỷ, nhưng vẫn giữ một số giá trị kiến trúc và nghệ thuật.Và có rất nhiều
danh lam thắng cảnh nổi tiếng, là nơi sản sinh ra những nhân tài, danh nhân thế
giới như: Chủ tịch Hồ Chí Minh.
1.1.2. Chức năng:

Theo điều 123 Hiến pháp 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001 quy định: Ủy
3


ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp
hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị
quyết của Hội đồng nhân dân; cũng theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003.Và Luật Chính Tổ Chức Chính Quyền Địa Phương. Theo
đó thì UBND Huyện Nam Đàn có những chức năng sau:
UBND huyện nam đàn do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Huyện ủy và HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, củng
cố Quốc phòng - An ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn.
UBND huyện Nam Đàn là một bộ phận của hệ thống cơ quan hành chính
Nhà nước, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu sự quản lý
trực tiếp của UBND tỉnh Nghệ An, sự lãnh đạo toàn diện của Huyện ủy huyện
Nam Đàn. Đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính
Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Quản lý Nhà nước ở địa phương theo các lĩnh vực: Nông nghiệp, ngư
nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, môi trường, văn hóa,
thương mại, du lịch, giáo dục, y tế, giao thông, địa giới hành chính, an ninh trật
tự...
Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND.
Quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương ...

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch - Ủy
ban nhân dân cấp trên chỉ đạo hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp dưới trực
tiếp.
4


1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra: gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ
tịch, 04 ủy viên; các phòng, ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc:
* Lãnh đạo:
- Ông: Đinh Xuân Quế - Chủ tịch: Phụ trách chung;
- Ông: Nguyễn Hồng Sơn - Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực đền bù giải tỏa.
- Ông: Trần Thị Hiên - Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực Kinh tế;
- Ông: Hồ Sỹ Hải- Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực Văn hóa - xã hội.
* Các ủy viên:
- Trưởng công an huyện
- Chánh thanh tra Nhà nước huyện;
- Chánh văn phòng UBND huyện
- Chỉ huy trưởng cơ quan Quân sự huyện.
- Các phòng,chức năngchuyên môn thuộc UBND huyện:
- Văn phòng HĐND và UBND :Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện
trong công tác chỉ đạo, điều hành. Cung câp thông tin phục vụ quản lý hoạt động
của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật
chất và kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, chính
quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;
cán bộ công chức xã, phường; hội; tổ chức phi chính phủ, văn thư lưu trữ nhà
nước; tôn giáo, thi đua- khen thưởng.

- Phòng Tài nguyên - Môi trường: Tham mưu, giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý về đất đai, tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản, môt trường, khí tượng thủy văn, đo đạc, bản đồ,biển.
- Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước trên lĩnh vực kinh tế tiểu thủ công nghiệp, khoa học công
nghệ , công nghiệp thương mại, dịch vụ, quản lý năng lượng, đăng ký kinh
doanh, thống nhất về quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Thực hiện chức năng về tài chính kế
hoạch, tài sản; kế hoạch đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống nhất quản
lý kinh tế về hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
5


- Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp
luật, kiêm tra xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật
,thi hành án dân sự chứng thực hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và công
tác tư pháp theo quy định của pháp luật.
- Phòng Y tế:Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về chăm
sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: Y tế cơ sở; y tế dự phòng; khám chữa
bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho
người, mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế
dân số.
- Phòng Thanh tra: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng,
chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Phòng Quản lý đô thị:Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: Kiến trúc, quy hoạch xây dựng, phát
triển đô thị, nhà ở và công sở,cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị.
- Phòng Lao động - Thương binh và xã hội:Tham mưu, giúp UBND

huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lao động, việc làm, dạy nghề,
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, người có công với xã hội, bảo trợ xã hội,
bảo vệ ,chăm sóc trẻ em ,phòng chống tệ nạn xã hội.
- Phòng Văn hóa - thông tin:Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về lĩnh vực: Văn hóa- xã hội, thể thao du lịch các lĩnh vực thông tin truyền
thông như cơ sở hạ tầng, phát thanh trên địa bàn huyện, mạng internet, báo chí
xuất bản chuyển phát nhanh.
- Phòng Giáo dục & Đào tạo.: Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý
nhà nước về các lĩnh vực giáo dục đào tạo, gồm: mục tiêu, chương trình, nội
dung giáo dục đào tạo, tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục và nhà giáo, tiêu
chuẩn cơ sở vật chất, tiêu chuẩn quản lý trường học và đồ chơi trẻ em, quy chế
thi cử và cấp bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật.
* Các phòng ban chuyên môn trực thuộc ngành dọc:
- Phòng thống kê
- Đài truyền thanh
Trạm bảo vệ thực vật.
* Khối sự nghiệp Nhà nước gồm có:
6


- Ban Quản lý công trình xây dựng cơ bản
- Ban Quản lý khu du lịch thắng cảnh Huyện Nam Đàn
- Ban Quản lý chợ
- Trung tâm Y tế
- Trung tâm giáo dục thường xuyên và Hướng nghiệp.
I. 2.Chức năng, nhiệm vụ. quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ
UBND huyện Nam Đàn.
1.2.1.Vị trí,Chức năng:
Theo Điều 1, Chương I, Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Phòng Nội
Vụ năm 2015 theo đó Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn có chức năng sau

đây:
Vị trí:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện;
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế công tác của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ;
Nhiệm vụ:
Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn là cơ quan trực thuộc UBND
huyện Nam Đàn, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý
Nhà nước về:Tổ chức bộ máy; Tổ chức bộ máy; vị trí làm việc; cơ cấu công
chức và cơ cấu nghạch công chức trong các cơ quan,tổ chức hành chính nhà
nước; vị trí làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng
theo chức danh nghê nghiệp và số lượng người làm viêc trong đơn vị sự nghiệp
công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động
không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà
nước;tôn giáo; thi đua- khen thưởng; công tác thanh niên.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Theo Điều 2, Chương I, Quy chế làm việc của Phòng Nội Vụ Uỷ ban
nhân dân huyện Nam Đàn, Phòng Nội Vụ ủy ban nhân dân huyện Nam Đàn có
nhiệm vụ và quyền hạn .
7


-Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng về công tác nội vụ và
tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
-Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.
-Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
-Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định của Ủy
ban nhân dân tỉnh Nghệ An và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu giúp Ủy ban
nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của
pháp luật.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu
biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp;
Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp của Huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
-Về công tác xây dựng chính quyền:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
8


hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh và đại
biểu Hội đồng nhân dân xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các

chức danh bầu cử của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dụng đề án thành lập mới,
nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để trình cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của Huyện;
Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,
sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của các thôn trên địa bàn
huyện theo quy định;
Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; thực
hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản
lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
-Về cải cách hành chính:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn của huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cải
cách hành chính ở địa phương.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban
nhân dân huyện và cấp trên.
9

-Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn.
-Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
-Về công tác tôn giáo:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào
thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước
trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua- Khen thưởng
huyện;
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ Thi đuaKhen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thanh niên.
Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện ban hành Kế hoạch phát triển thanh
niên hằng năm, giai đoạn.
Phối hợp với Huyện đoàn và các đơn vị có liên quan theo dõi, đôn đốc các
cơ quan, địa phương triển khai thực hiện tốt Kế hoạch;
Tham mưu, đề xuất báo cáo theo định kỳ cho Ủy ban nhân dân huyện và
Sở Nội vụ.
10

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về
các công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội
vụ trên địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức:
*Lãnh đạo phòng Nội Vụ:
- Ông:Lê Sỹ Kiệt : Trưởng phòng Nội Vụ.
- Ông: Phạm Hữu Từ -Phó Phòng Nội vụ: Phụ trách thi đua khen thưởng.
- Nguyễn Như Khôi - Phó Phòng Nội vụ:Phụ trách Tôn giáo.
- Đồng chí : Nguyễn Đức Mạnh - Chuyên viên.
- Đồng chí : Nguyễn Thị Kim Duyên- Chuyên viên

11


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
THƯ,LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN.
2.1.Hoạt động quản lý
2.1.1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lí của UBND huyện Nam

Đàn.
Tại Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, việc soạn thảo và ban hành
văn bản được giao cho chuyên viên soạn thảo. Quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản được tiến hành 6 bước như sau:
Bước 1:Chuẩn bị soạn thảo:
Xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản như thế nào. Văn bản do
UBND huyện Nam Đàn ban hành nhằm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Theo thẩm quyền
thì UBND huyện Nam Đàn được phép ban hành ba loại hình thức văn bản, cụ
thể là:.
- Văn bản Quy pháp pháp luật: Quyết định, Chỉ thị.
- Văn bản Hành chính thông thường: Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Thông
báo, Công văn, Biên bản, Hợp đồng, Công điện;Giấy mời, Giấy đi đường…
- Văn bản cá biệt: Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định.
2.1.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày
Qua thời gian kiến tập, tôi đã tiếp xúc và tìm hiểu về rất nhiều văn bản mà
Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn ban hành thì tôi đã rút ra một số nhận xét
về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan như sau:
Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý
12


ngành.
Đối với văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ

quan thuộc huyện Nam Đàn thống nhất sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã
ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
* Ưu điểm:
Nhìn chung các văn bản do Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn ban
hành đều tuân thủ theo Thông tư số:
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản đúng như quy định về khổ giấy, căn lề cũng như vị trí trình bày
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ trong văn bản.
Đảm bảo đúng thành phần thể thức.
* Nhược điểm:
- Một số văn bản còn bị thiếu sót ở “Nơi nhận” thiếu dâu hai chấm.
-Khả năng tiếp nhận thông tin, xử lý hiệu quả soạn thảo bằng máy tính
còn chưa cao.
2.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND
huyện Nam Đàn.
Thông qua đó xác định trách nhiệm của Chủ tịch, Trưởng phòng , chuyên
viên; cụ thể:
Chủ tịch: Chỉ đạo, hướng dẫn và đóng góp ý kiến về nội dung của văn bản
cho cấp dưới thực hiện. Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm về giá trị pháp lí của
văn bản.
Trưởng phòng : Kiểm tra hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày của văn
bản.
Chuyên viên: Chịu trách nhiệm về soạn thảo văn bản theo chỉ đạo của
Lãnh đạo cơ quan.
Bước 2:Xây dựng đề cương và viết bản thảo:
Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương
càng chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi; đối với những văn bản
13

quan trọng còn phải thông qua đề cương. Đặc biệt là khi soạn thảo văn bản quy
phạm pháp luật, các Quyết định cá biệt có liên quan tới nhiều đối tượng. Căn cứ
đề cương dể biết bản thảo, qua mỗi lần viết được sửa chữa và bổ sung hoàn
chỉnh. Việc viết bản thảo được thực hiện qua hai bước: Viết nháp và bản viết
chính thức.
Bước 3:Trình duyệt, ký văn bản:
Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cấp
trên để cấp trên xem xét thông qua. Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan. Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảo
thì chuyên viên phải tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh bản thảo. Rồi
lại trình lên cấp trên xem xét lại lần nữa.
Bước 4: Đánh máy:
Sau khi bản thảo được duyệt. Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện văn
bản cần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót
hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy hỏi lại đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. Sau đó, chuyên viên soạn thảo
trình lên cho Trưởng phòng của phòng, ban mình để duyệt về nội dung và ký
nháy nếu đúng. Chánh văn phòng sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng.
Bước 5: Duyệt và trình ký văn bản:
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Văn bản sau khi
được soạn thảo xong, thủ trưởng đơn vị duyệt về mặt nội dung, khi cần thiết có
thể ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản sau đó trình lên Trưởng
phòng Nội vụ hoặc Phó phòng Nội vụ để duyệt về mặt thể thức và tính pháp lý
của văn bản.
Sau khi văn bản duyệt về nội dung và thể thức thì được trình lên lãnh đạo
UBND để ký ban hành. Lãnh đạo UBND phải chịu trách nhiệm về nội dung văn
bản mà mình ký.

Bước 6: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản:
14


Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản
được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi
số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản) sao chép, gửi văn bản, đăng ký văn bản,
theo dõi giải quyết văn bản.
Trong thời gian kiến tập tôi đã tìm hiểu quy trình soạn thảo văn bản quản
lí của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn và so sánh với qui định hiện hành
của Nhà nước thì tôi có một số nhận xét, đánh giá như sau:
* Ưu điểm:
- Công tác soạn thảo văn bản được thực hiện tốt phần lớn văn bản do
UBND huyện ban hành ra đều đảm bảo đúng và đủ các bước của quy trình soạn
thảo văn bản do nhà nước quy định.
- Một số chuyên viên, cán bộ rất sáng tạo khi biết cách dùng một văn bản
mẫ lưu lại để giữ cho lần soạn thảo tới.
- Cán bộ, chuyên viên Phòng Nội Vụ được đào tạo chuyên nghiệp, có
trình độ từ Cao đẳng trở lên, có nhiều kinh nghiệm trong công tác soạn thảo văn
bản, nên đáp ứng tốt nhu cầu công việc.
- Lãnh đạo UBND huyện rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản,
chỉ đạo sát xao, trang bị các trang thiết bị hiện đại, phục vụ cho công tác soạn
thảo và ban hành văn bản như máy vi tính, máy in, máy photocopy...
* Nhược điểm:
- Một số văn bản thông thường chưa được kiểm tra kĩ, chưa áp dụng đầy
đủ các bước của quy trình soạn thảo văn bản.
- Mặc dù tuân theo một quy trình nhưng có những văn bản cần phải lập đề
cương chi tiết, viết bản thảo thì chuyên viên lại không thực hiện. Đây cũng là
một bước quan trọng trong quy trình thường hay bị chuyên viên bỏ qua. Điều
này tạo nên sự thiếu chặt chẽ đồng bộ gây ra sự khó khăn trong thảo.

2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến
2.2.1.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.

15


Cán bộ chuyên

Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự

môn

Lưu Hồ sơ

thảo

Trưởng các

Duyệt nội dung

phòng, ban
Sai

Đúng

Tiếp thu ý
kiến chỉ đạo

Chánh Văn

Duyệt hình thức

phòng

Trình kí
Ghi số, ngày, tháng, năm, đăng kí
Nhân bản, đóng dấu
Cán bộ văn thư

Chuyển giao, theo dõi sự chuyển giao
Scan, lưu
Lưu, tổ chức sử dụng bản lưu
Đúng

Kí chính thức
Chủ tịch UBND

Ý kiến chỉ đạo, bổ sung (nếu có)

16


2.2.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến.
Sơ đồ qui trình quản lí và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội Vụ UBND
huyện Nam Đàn được sơ đồ hóa cụ thể như sau:
Thủ

trưởng

cơ
Cán bộ chuyên

Cán bộ văn thư

quan/Chánh

văn Trưởngcác phòng, ban
môn

phòng

Tiếp nhận bì
thư, kiểm tra
tình trạng bì
Phân loại, bóc
bì, đóng dấu
đến
Trình văn bản
Đăng kí văn
bản
Scan

Ý kiến phân
phối, chỉ đạo
giải quyết

Chuyển giao
Phân công, đôn
đốc, nhắc nhở,

kiểm tra
Giải quyết
văn bản

Lưu hồ sơ

17


Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn phải được quản
lý theo trình tự sau đây:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
-Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản
chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản
fax, bản chuyển phát qua mạng).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý.
-Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

-Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
-Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin
ý kiến phân văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư
chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
18


gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản.
-Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm
chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến.
Người đứng đầu cơ quan và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn
cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được
pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn
giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến, văn bản đến đã được giải
quyết, đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối
với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu
hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơ
quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến
để thông báo cho các đơn vị liên quan.
2.3.Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu.

2.3.1. CÁC LOẠI CON DẤU CỦA CƠ QUAN
UBND Huyện Nam Đàn ,HĐND huyện sử dụng loại mẫu dấu có quốc
huy mẫu số 9 dành cho cơ cấp huyện.
Đường chỉ: Dấu quốc huy có đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau,
đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ.
+ Nội dung con dấu: Chung quanh vành ngoài khắc tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh dùng con dấu, ở giữa con dấu khắc hình Quốc huy nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+ Đường kính
Những loại văn bản liên quan đến UBND trong công tác làm việc của
Phòng Nội vụ sẽ thông qua sự đồng ý của Chủ tịch các cá nhân trong huyện
hoặc người có liên quan được ủy quyền, hay thay mặt xử lý.
19


Phòng Nội vụ huyện Nam Đàn sử dụng loại mẫu dấu không có quốc huy
con dấu số 18:
Con dấu cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
- Đường kính: 32mm;
- Vành ngoài phía trên con dấu: Cộng hòa X.H.C.N Việt Nam;
- Vành ngoài phía dưới con dấu: Tên cấp huyện kèm theo tên cấp tỉnh;
- Giữa con dấu: Tên tổ chức dùng dấu
Trường hợp con dấu có hình biểu tượng ở giữa dấu thì vành ngoài phía
dưới con dấu: Tên cơ quan dùng dấu kèm theo tên cấp tỉnh.
Phòng Nội vụ huyện Nam Đàn được sử dụng con dấu không có hình quốc
huy. Và sử dụng theo nguyên tắc phù hợp với quy định chức năng , về thẩm
quyền sử dụng của Phòng được quy định tại :” Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu”.
2.4.2. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Qua thời gian làm việc tại phòng Nội vụ huyện Nam Đàn tôi đã quan sát,

và nghiên cứu qua các văn bản của cơ quan . Thấy được nguyên tắc sử dụng và
quản lý con dấu của cơ quan dựa trên:
Những cơ quan, tổ chức được quyền khắc dấu: là cơ quan được cơ quan
có quyết định thành lập của cơ quan cấp có thẩm quyền cho phép sử dụng con
dấu. Những cơ quan không được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng con
dấu thì không được khắc dấu. Theo điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy
định:
-Mỗi cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng 1 con
dấu. Trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ
nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
- Khi cơ quan cần khắc dấu phải xin giấy phép của cơ quan công an.
- Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an.
- Con dấu được sử dụng hợp pháp khi đã có giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu do cơ quan công an có thẩm quyền cấp.
- Các cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu phải thông báo bằng
20


văn bản giới thiệu mẫu con dấu cho các cơ quan, tổ chức liên quan.
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của
cơ quan mình. Giúp việc cho người đứng đầu cơ quan về quản lý con dấu có 2
chức danh:
+ Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính tổ chức: Chức danh
này trực tiếp giúp người đứng đầu cơ quan quản lý và sử dụng con dấu cơ quan.
+ Văn thư cơ quan giúp thủ trưởng cơ quan và giúp Chánh văn phòng
hoặc trưởng phòng hành chính tổ chức trực tiếp bảo quản và sử dụng con dấu
của cơ quan. Văn thư cơ quan phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư và có đạo
đức phẩm chất tốt, được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ.
- Việc bảo quản con dấu cơ quan: con dấu phải được bảo quản ở trụ sở cơ
quan, tổ chức một cách chặt chẽ, an toàn. Trong trường hợp cần thiết để giải

quyết công việc ở xa cơ quan thì thủ trưởng cơ quan có thể mang con dấu đi
theo và phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn con dấu ở ngoài cơ quan.
Con dấu được bảo quản trong tủ sắt, có khoá tốt. Khi làm việc con dấu
được treo trên giá để trên bàn làm việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng trên
giá để khi sử dụng không bị nhầm lẫn. Khi hết giờ làm việc thì con dấu phải cất
vào tủ khoá cẩn thận.
Người văn thư cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý con dấu không được
tự ý giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa có lệnh của thủ trưởng.
Trường hợp văn thư cơ quan đi công tác, nghỉ phép phải bàn giao con dấu cho
người khác theo lệnh của thủ trưởng. Khi bàn giao con dấu phải lập biên bản bàn
giao.
Cơ quan không được làm mất con dấu. Nếu trường hợp rủi ro bị mất con
dấu thì phải xử lý như sau:
+ Cơ quan phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu nêu rõ lý do và
gửi cho 3 cơ quan: cơ quan công an nơi đóng trụ sở, cơ quan công an đã cấp
giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và cơ quan cấp trên trực tiếp.
+ Cơ quan phải có thông báo bằng văn bản huỷ con dấu bị mất từ thời
điểm mất dấu gửi tới các cơ quan liên quan.
21