Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư - lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành
chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác
văn thư - lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản.
Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn,
chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ trong trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân
loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác
giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực
hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Qua thời gian kiến tập tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã giúp
em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn thư lưu trữ. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại Trường CĐ
Nghề Công nghệ cao Hà Nội, em đã nhận thấy một số thực trạng cả về ưu điểm lẫn
hạn chế về công tác văn thư - lưu trữ của Nhà trường. Do đó em mạnh dạn đưa ra
những ý kiến nhận xét, đánh giá, và một số khuyến nghị giải quyết vấn đề này em
muốn đóng góp một phần nhỏ trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn
thư - lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, đồng thời góp phần vào
việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung.
Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Ngô Mạnh Tiến đã
nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong
phòng Tổng hợp hành chính Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã nhiệt tình
chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em kiến tập tại
Trường.
Em xin chân thành cảm ơn!.

1


Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình

bày theo 03 chương như sau:
Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề

Công nghệ cao Hà Nội
Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm năng cao hiệu quả hoạt động

công tác Văn thư - lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
Do tính chất là một báo cáo kiến tập, quan sát thực tế công việc cho nên trong báo
cáo này, cho nên em sử dụng chủ yếu là phương pháp nghiên cứu “quan sát thực tế” quá
trình hoạt động của Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội. Từ đó đem so sánh lý
luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu
tham khảo của Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội.

2


Chương 1:
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ
CAO HÀ NỘI
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Nhà trường.

1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được thành lập theo Quyết
định số 808/QĐ - LĐTBXH ngày 25 tháng 06 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Lao
động Thương binh và Xã hội, là một trong những công trình trọng điểm chào
mừng Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội.

Ngày 15 tháng 09 năm 2010, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
tổ chức Lễ cắt băng khánh thành và gắn biển Công trình trọng điểm chào mừng
Đại lễ 1000 năm Thăng Long – Hà Nội.
Ngày 07 tháng 07 năm 2011, theo Quyết định số 826/QĐ – LĐTBXH của Bộ
Lao động Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt nghề trọng điểm và trường
được lựa chọn nghề trọng điểm để hỗ trợ đầu tư chương trình mục tiêu Quốc gia
giai đoạn 2011 – 2015, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được lựa
chọn và quy hoạch trở thành đơn vị đào tạo nghề đạt chuẩn Quốc tế.
Ngày 24 tháng 01 năm 2014, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Thị Bích Ngọc đã kí Quyết định số 673/QĐ - UBND về việc phê duyệt qui
hoạch mạng lưới trường Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề, Trung tâm dạy nghề
thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng tới năm 2030. Trong đó, trường Cao
đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được lựa chọn để UBND thành phố Hà Nội đầu
tư và quy hoạch đạt chuẩn Quốc tế vào năm 2028.
Ngày 23 tháng 5 năm 2014, Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam kí Quyết định số
761/QĐ – TTg về việc phê duyệt Đề án: “Phát triển trường nghề chất lượng cao
đến năm 2020”. Theo đó, trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội là một
trong 40 trường được lựa chọn để quy hoạch.

3


Nhà trường đã được Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Tổng cục Dạy
nghề qui hoạch đầu tư trọng điểm trở thành trường chất lượng cao, đạt chuẩn Quốc
tế vào năm 2018. Xây dựng trường trở thành Trung tâm Nghiên cứu - Ứng dụng Chuyển giao công nghệ có uy tín trong nước và khu vực, tăng cường hợp tác quốc
tế, chú trọng liên kết với doanh nghiệp để thực hiện tốt phương châm “mỗi bài học
là 01 công việc - mỗi module là 01 sản phẩm”, “dạy lý thuyết gắn liền với thực
hành”, “đào tạo kết hợp với nghiên cứu khoa học và làm ra sản phẩm”, giải quyết
có hiệu quả việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
a. Vị trí, chức năng

Đây là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc UBND Thành phố Hà Nội, là cơ sở
đào tạo nghề được đầu tư xây dựng với các trang thiết bị hiện đại hàng đầu Quốc
gia và Khu vực, nhằm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho Thủ đô Hà Nội
và khu vực kinh tế trọng điểm Bắc Bộ.
Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có quyền
tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật. Trường có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Địa chỉ trụ sở: Xã Tây Mỗ, Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
b. Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của trường được quy định theo Quyết định về việc ban
hành Điều lệ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội. [Phụ lục 2; Tr.25]
Một số nhiệm vụ trọng điểm của Nhà trường là:
-

Tổ chức đào tạo nhân lực kỹ thuật trực tiếp trong sản xuất, dịch vụ ở các trình độ

-

cao đẳng nghề, trung cấp nghề và sơ cấp nghề.
Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ;
thực hiện sản xuất, kinh doanh và dịch vụ khoa học, kỹ thuật theo quy định
của pháp luật, khẳng định vị thế của trường CĐ đào tạo nghề trọng điểm.

-

Bổ sung, trẻ hoá đội ngũ cán bộ chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng các chuyên gia
đầu đàn và nhà quản lý mới.

4


-

Nâng cao hiệu quả họp tác quốc tế.
Hiện đại hoá cơ sở vật chất.
Điều kiện làm việc và đời sống vật chất tinh thần của cán bộ, sinh viên không
ngừng được cải thiện.
Ngoài những nhiệm vụ trên, trường cũng có một số quyền hạn cơ bản sau:

-

Được chủ động xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển nhà trường phù
hợp với chiến lược phát triển dạy nghề và quy hoạch phát triển mạng lưới các

-

trường cao đẳng nghề.
Được huy động, nhận tài trợ, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của

-

pháp luật nhằm thực hiện các hoạt động dạy nghề.
Quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc trường theo cơ cấu tổ chức đã được phê
duyệt trong Điều lệ của trường; quyết định bổ nhiệm các chức vụ từ cấp trưởng

-

phòng, khoa và tương đương trở xuống.

Sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
trường, chi cho các hoạt động dạy nghề và bổ sung nguồn tài chính của trường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hiện tại, trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội gồm có:

-

07 Khoa chuyên môn và Khoa hỗ trợ đào tạo: Khoa Công nghệ thông tin, Khoa
Kinh tế, Khoa Cơ khí, Khoa Điện - Điện tử, Khoa Chăm sóc sắc đẹp, Khoa Khoa

-

học cơ bản và Khoa Ngoại ngữ.
02 Trung tâm trực thuộc trường: Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng;

-

Trung tâm Kí túc xá.
07 Phòng và 01 Ban chức năng: Phòng Đào tạo, Phòng Tổ chức Hành chính,
Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Công tác học sinh sinh viên, Phòng Quản trị,
Phòng Quản lí khoa học - Hợp tác quốc tế, Phòng Quản lí dự án; Ban Biên tập và

-

Quản trị Website.
05 Trung tâm trực thuộc đơn vị: Trung tâm Công nghệ thông tin - Thư viện (thuộc
Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Công nghệ thông tin HHT - Megazone
(thuộc Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Ươm tạo và Chuyển giao công nghệ
(thuộc khoa Cơ khí), Trung tâm Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ (thuộc khoa
Điện - Điện tử), Trung tâm Ngôn ngữ Hàn Quốc (thuộc khoa Ngoại ngữ).

5


Sơ đồ tổ chức bộ máy của trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội:
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Lớp học
Khoa Cơ khí
Khoa Kinh tế
Khoa Điện -Điện tử
Khoa Công nghệ thông tin
Các Phòng, Ban chức năng
Khoa Chăm sóc sắc đẹp
Khoa Ngoại ngữ
Khoa Khoa học cơ bản
Trung tâm Khảo thí
Trung tâm Ký túc xá
Trung tâm Thư viện
Hội đồng
Trường
Các đoàn thể và tổ chức xã hội
Các hội đồng tư vấn

Hiệu trưởng
Phó hiệu trưởng
Phó hiệu trưởng
P. Tổ chức hành chính
P. Quản trị
P.Đào tạo
P.
QLKH&
HTQT
P. công tác HSSV
P. Tài chính – Kế toán
BBT và quản trị
Website
P. quản lý dự án

6


1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư - lưu trữ của
Nhà trường.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Nhà trường thuộc phòng Tổ chức hành chính,

bố trí tại tầng 01, nhà A - Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội.
1.2.1. Vị trí, chức năng:
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị chức năng của nhà trường, tham mưu
giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương, chế độ chính
sách, văn thư bảo mật, công tác hành chính, nội chính của nhà trường.

7


1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Phòng Tổ chức Hành chính có một số nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau: [Phụ
lục số 3; Tr.28]
-

Xây dựng phương án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công

-

tác tổ chức, nhân sự và triển khai thực hiện sau khi được duyệt.
Chủ trì xây dựng quy chế, nội quy, quy định chế độ công tác của nhà trường trên

-

cơ sở quy định của nhà nước.
Đề xuất và triển khai công tác quản lý cán bộ, viên chức và người lao động thông
qua các hoạt động: tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ, đề bạt, kiểm
tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm và các chế độ chính

-

sách xã hội khác theo quy định.
Đảm bảo công tác hành chính trong nhà trường.
Chủ động và phối hợp với tổ chức, chính quyền địa phương thực hiện tốt và chịu

-

trách nhiệm về công tác an ninh trong toàn trường.
Chăm lo điều kiện làm việc của Chuyên gia, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các

-

Hội đồng, giáo viên và cán bộ nhân viên.
Thực hiện công tác văn thư, bảo mật, quản lý con dấu và lưu trữ các tài liệu liên
quan về nhà trường: công tác Lễ tân, khánh tiết, quản lý xe vào, ra làm việc trong

-

trường theo đúng quy định.
Dự thảo, phát hành, theo dõi việc thực hiện các thông báo của Ban giám hiệu tới

-

các phòng ban, khoa, bộ phận. Quản lý sổ và ghi chép trong các cuộc họp giao ban.
Quản lý và điều hành Tổ Lái xe, nắm lịch của Ban giám hiệu để bố trí xe.
Phối hợp với các phòng, khoa liên quan tổ chức khám sức khỏe ban đầu cho học
sinh mới vào trường, khám sức khỏe định kỳ trong thời gian học theo quy định tại
Thông tư liên Bộ Y tế - Giáo dục và đào tạo; đề nghị xử lý các trường hợp không

-

đủ sức khỏe để học tập.
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan được qui định trong Quy chế tổ chức và hoạt
động của nhà trường và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành chính gồm có:

a. Lãnh đạo Phòng:
- Trưởng phòng
- Các Phó Trưởng phòng;

8


b.
-

Tổ trực thuộc:
Tổ Bảo vệ;
Trạm Y tế;
Tổ Ký túc xá;
Tổ Tạp vụ;
Tổ Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị;
Tổ Lái xe
Tổ Căng tin.
Tổ Tiếp tân;

Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
2.1.

Hoạt động quản lý

Về nhân sự, Nhà trường bố trí 01 cán bộ không chuyên môn phụ trách công
tác văn thư – lưu trữ, đồng thời kiêm nhiệm với nhiều công việc khác như công tác
bảo hiểm, công tác thi đua khen thưởng.

Về mô hình tổ chức, công tác văn thư của Nhà trường tổ chức theo hình thức
tập trung. Tất cả các văn bản gửi đi, xin số, đóng dấu; văn bản gửi đến, tiếp nhận,
chuyển giao văn bản, theo dõi quá trình giải quyết văn bản; vào sổ văn bản đều tập
trung tại bộ phận văn thư của Nhà trường.

9


Nhà trường đã xây dựng quy chế Công tác văn thư – lưu trữ nhằm quản lý
thống nhất việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của pháp luật,
phù hợp với tình hình thực tế của Nhà trường. Đầu mỗi năm, cán bộ văn thư tham
mưu cho Nhà trường xây dựng Kế hoạch năm về công tác văn thư – lưu trữ cho
Nhà trường. Ngoài ra, Nhà trường đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng được
thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả theo các
yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Trong đó hệ thống quản lý chất
lượng đã quy định chi tiết các lưu đồ liên quan đến nghiệp vụ trong công tác văn
thư – lưu trữ.
Chưa có sự phổ biến ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư –
lưu trữ cho cán bộ viên chức trong cơ quan, chủ yếu là tự tìm hiểu, cập nhật các
văn bản hiện hành để thực hiện công việc liên quan đến văn thư – lưu trữ.
Hàng năm, ngoài việc nhà trường tự tổ chức kiểm tra đánh giá về tính hình
công tác văn thư – lưu trữ của trường, thì 02 năm 01 lần Chi cục Văn thư – Lưu trữ
đều thực hiện hoạt động kiểm tra nghiêm ngặt đối với công tác văn thư – lưu trữ
của nhà trường.
2.2.

Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo văn bản

Các loại văn bản do Nhà trường ban hành là các văn bản hành chính, chủ
yếu là: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Đề án, Tờ trình,
Giấy giới thiệu, Thư mời, Giấy mời, Biên bản...
Mỗi loại văn bản được ban hành với các chức năng khác nhau:
-

Quyết định: Do Hiệu trưởng – Thủ trưởng cơ quan ban hành. Quyết định để điều
hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế

-

hoạch, dự án trong phạm vi Nhà trường.
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể trong và ngoài
Nhà trường, dùng để đôn đốc, trả lời, mời họp, giải thích, yêu cầu, kiến nghị, chất
vấn.

10


-

Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc diễn ra trong Nhà trường,
ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định

-

kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới Nhà

-

trường và các đơn vị trực thuộc bằng văn bản.
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để
làm chứng về sau. Trong các cuộc họp thông thường hình thành biên bản hội nghị,
các cuộc họp về soạn thảo giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học hình thành biên
bản nghiệm thu, và một số biên bản khác như: biên bản hợp đồng, biên bản bàn
giao.
Thẩm quyền ban hành văn bản của Trường thuộc về Hiệu trưởng Nhà trường
(Thủ trưởng cơ quan ký đối với những văn bản quan trọng), 02 Phó Hiệu trưởng
(có chức năng Ký thay những công việc được phân cấp quản lý) và Trưởng phòng
Tổ chức hành chính (có chức năng Ký Thừa lệnh những lĩnh vực liên quan theo
chức năng nhiệm vụ); các công việc liên quan đến học sinh – sinh viên trong
Trường thì thẩm quyền ban hành thuộc về Trưởng phòng Phòng Công tác Học sinh
– Sinh viên.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cơ bản được trình bày theo quy định
tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ: Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ví dụ: Mẫu văn bản Quyết định do Nhà trường ban hành:

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CĐN CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:

Hà Nội, ngày

/QĐ-CĐNCNC

tháng

năm 2010

QUYẾT ĐỊNH
.............................................................................................................................
Nơi nhận:
- Như Điều 3.
- Sở Lao động TB & XH Hà Nội;

11

HIỆU TRƯỞNG


- Sở Nội vụ Hà Nội;
- Sở Tài chính;
- Đảng ủy, Ban Giám hiệu;
- Các đơn vị, đoàn thể;
- Lưu:VT,TCHC.

Phạm Xuân Khánh

ơ

Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được Nhà trường chuẩn hóa theo
Quy trình hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Lưu đồ quá trình xây dựng/sửa đổi và ban hành tài liệu: [Phụ lục số 4; Tr.30]
2.2.1.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
a. Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theo
đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự đến,
ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản để trình chánh hoặc phó văn phòng
phân phối. Văn phòng phân phối xong qua cho văn thư để vào máy tính rồi chuyển
cho bộ phận tổng họp trình Ban lãnh đạo xử lý sau đó chuyển tiếp cho các phòng
ban chức năng. Đối với những văn bản, báo cáo nghiệp vụ của phong nào thì văn
thư chuyển trực tiếp cho phòng đó.
Bộ phận hành chính: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và
chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản đến
Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loài fax, điện
tín thì nhân viên văn thư ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo
đúng chế độ quản lý văn bản.
Văn bản gửi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận để giải
quyết.
Các loại văn bản pháp quy, pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết... Lãnh đạo giao cho
văn phòng sao gửi và lưu trữ bản gốc tại văn thư hoặc các phòng ban nghiệp vụ có
liên quan theo quy định.
Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền xử
lý của Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội thì được trả lại nơi gửi.
•

12

Tình hình kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việc
giải quyết văn đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến tay người nhận đồng
thời yêu cầu của các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách nhiệm vụ của mình trong
việc giải quyết văn bản.
Văn bản sẽ lưu lại với người thừa hành cho đến khi được giải quyết xong.
Trong thời gian này văn bản được bảo quản trong hồ sơ công việc của người thừa
hành. Khi văn bản đã được giải quyết xong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì
người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời kẹp vào chính văn bản đó và chuyển
bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ.
Mẫu Sổ Đăng ký Công văn đến: [Phụ lục số 6; Tr.32]
Lưu đồ quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến: [Phụ lục số 5; Tr.31]
Mẫu dấu đến: [Phụ lục 7;Tr.33]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
Số đến....................................
Ngày đến................................
ĐẾN

Chuyển:..................................
Lưu số hồ sơ...........................

b. Quản lý văn bản đi

Đối với văn bản đi bản thảo khi trình đạo Nhà trường duyệt đều có chữ ký
nháy của trưởng đơn vị hoặc phó đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về mặt
nội dung văn bản. Bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức hành chính xem xét các
yếu tố về thể thức văn bản, trưởng Phòng Tổ chức hành chính ký nháy chịu trách
nhiệm về thể thức văn bản. Sau đó trình lãnh đạo Nhà trường ký duyệt ban hành
văn bản. Sau khi văn bản đã ký, được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xét

13


lại thể thức văn bản đầy đủ mới đóng dấu vào sổ và cho phát hành văn bản đi. Văn
thư trả lại phòng có văn bản đi một bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo.
Các loại văn bản khác nhau đều được đăng ký chung vào một quyển sổ, tên
bìa sổ đặt là “Sổ Đăng ký công văn đến”. Như vậy, cán bộ văn thư đang đánh đồng
tất cả các loại văn bản khác nhau như là quyết định, thông báo, báo cáo… đều là
“công văn”.
Mẫu Sổ Công văn Văn bản đi tại Phụ lục số 9; Tr.35
Mẫu bì gửi văn bản đi gồm các yếu tố theo mẫu tại Phụ lục số 8; Tr.34
c. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Các loại hồ sơ hình thành trong Nhà trường bao gồm: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ
nhân sự, hồ sơ công việc.
-

Hồ sơ nguyên tắc được các cá nhân lập ra làm căn cứ để giải quyết công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ của mình hằng ngày. Bao gồm các văn bản hướng dẫn thi
hành của cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn như Quyết định quy
phạm pháp luật, thông tư, chỉ thị, nghị định, nghị quyết, Luật; có thể là bản chính,
bản sao, bản chụp photocopy.

-

Hồ sơ nhân sự gồm hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học
sinh, sinh viên….trong nhà trường. Hồ sơ nhân sự được lưu giữ tại bộ phận Tổ

-

chức cán bộ thuộc Phòng Tổ chức hành chính.
Về vấn đề lập hồ sơ công việc của các cá nhân trong Nhà trường, cán bộ phụ trách
giải quyết hoặc theo dõi giải quyết công việc gì thì lập hồ sơ công việc đó. Các loại
hồ sơ được lập ra trong hoạt động của Nhà trường đến nay vẫn được lưu trữ tại đơn
vị, chưa được đưa vào lưu trữ tập trung tại kho lưu trữ của Nhà trường.
Do hồ sơ công việc được lập ra lưu trữ trực tiếp tại đơn vị nên trách nhiệm
quản lý hồ sơ thuộc về cán bộ chuyên môn của đơn vị, phòng ban đó: “Trưởng
phòng, ban, khoa chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ hoặc có thể chỉ định một nhân
viên trong phòng, ban, khoa của mình chịu trách nhiệm quản lý chung toàn bộ hồ
sơ của phòng, ban, khoa”. (Theo Quy trình Hệ thống Kiểm soát Hồ sơ, tài liệu của
Nhà trường).

14


Mỗi cá nhân có nhiệm vụ khác nhau sẽ có một tủ quản lý hồ sơ, tài liệu riêng,
tiêu chuẩn sắp xếp hồ sơ mới chỉ dừng lại ở mức độ gọn gàng, ngăn nắp; chưa thể
hiện được sự logic, khoa học, mối quan hệ giữa các hồ sơ tài liệu.
Ví dụ minh họa tại Phụ lục số 10; Tr.36
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Các loại dấu được sử dụng trong Nhà trường bao gồm:
a. Dấu cơ quan: 01 con dấu cơ quan: Theo Mẫu 20 - Thông tư số 21/2012/TT-BCA

ngày 13 tháng 04 năm 2012 của Bộ Công an Quy định về Con dấu của các tổ chức,
-

chức danh nhà nước:
Hình tròn, mực đỏ
Đường kính: 34 cm

Xung quanh vòng ngoài con dấu tên: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Giữa con dấu tên: TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
Mẫu dấu cơ quan của Nhà trường được trình bày như Phụ lục số 11; Tr. 37
b. Dấu khác:

-

Dấu chức danh: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng.
Dấu nổi, dấu chìm, dấu chỉ mức độ “mật” - “khẩn”, dấu đến.
Con dấu cơ quan của Nhà trường được bảo quản trong két tại nơi làm việc của
cán bộ văn thư, chỉ cán bộ văn thư là người được sử dụng con dấu.
Con dấu cơ quan được sử dụng để đóng trên những văn bản do Nhà trường
phát hành, đóng lên văn bằng, chứng chỉ... do Nhà trường ban hành.
Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP.
2.2.1.4. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà nội đã ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư từ khi thành lập trường đến nay. Ngoài việc lưu trữ trên
máy tính thông thường. Nhà trường còn thiết kế và sử dụng phần mềm riêng: phần
mềm MIS – Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp tác nghiệp HHT để quản lý các
văn bản đi và đến.
Về việc lưu trữ văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư tạo thành một folder

15


chung: QUẢN LÝ VĂN BẢN; sau đó chia thành 02 folder nhỏ hơn, gồm: Quản lý
văn bản đi và Quản lý văn bản đến; sau đó tạo thành các mẫu sổ quản lý văn bản
trong folder và đăng ký văn bản bằng sổ điện tử; cuối cùng là scan văn bản, tạo
đường dẫn hyperlink từ sổ điện tử đến văn bản toàn văn.

Đối với phần mềm MIS mà Nhà trường đang áp dụng, tên Tiếng anh là
Management Information System, nghĩa là Hệ thống quản lý thông tin.
Trong đó bao gồm các nội dung: lịch công tác, văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ. Mỗi cá nhân có liên quan được cấp một tài khoản và phân quyền truy
cập, cán bộ văn thư là người scan văn bản lên phần mềm và quản lý toàn bộ văn
bản trong đó. Khi cần gửi một văn bản nào nội bộ trong trường cho một cá nhân
hay phòng, ban, khoa nào thì chỉ cần lựa chọn đối tượng nhận văn bản, bên đối
tượng được cán bộ văn thư lựa chọn sẽ tiếp nhận và xử lý văn bản đó. Đây là ưu
điểm được Chi cục Văn thư – lưu trữ đánh giá cao trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ. Bởi phần mềm này không chỉ có tác dụng
tìm kiếm, thống kê, quản lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, mà còn tác dụng
phục vụ cho công tác lưu trữ văn bản một cách khoa học và hiệu quả.
Mẫu tại Phụ lục số 12; Tr. 38
Văn bản đến, văn bản đi đều được cập nhật hàng ngày, chất lượng khai thác
năm sau cao hơn năm trước. Đến nay công tác quản lý văn bản trên máy tính đã đi
vào nề nếp, phục vụ tra tìm văn bản kịp thời đáp ứng nhu cầu công tác chỉ đạo của
Nhà trường trong tình hình mới.
Hiện nay bộ phận văn thư đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như: Máy
điện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, máy scan văn bản để phục vụ cho
công tác văn thư và lưu trữ. Ngoài ra, bố trí bàn làm việc của cán bộ văn thư riêng
biệt giúp cho việc bảo mật an toàn thông tin của Nhà trường.
2.2.2. Công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩa
lịch sử, văn hoá khác. Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu

16


khai thác khi cần thiết. Vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoa
học sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này.

Tuy nhiên, công tác lưu trữ của Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội chưa
đạt được chú trọng. Trước đây, Nhà trường đã bố trí kho lưu trữ nằm ở Nhà F
trong khuân viên trường, và đã trang bị đầy đủ những dụng cụ cần thiết như giá, tủ,
hồ sơ, máy hút ẩm,… phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của trường. Tuy nhiên, do điều kiện cần diện tích phục vụ cho
công tác đào tạo, nên kho lưu trữ đã được bố trí thành phòng học cho sinh viên
Khoa Chăm sóc sắc đẹp.
Ngoài ra, Nhà trường cũng chưa bố trí được nhân lực để trực tiếp quản lý
công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư ít, không chuyên môn và kiêm nhiệm, tiếp nhận
văn bản đi – đến với số lượng tương đối nhiều, nếu kiêm nhiệm thêm công tác lưu
trữ gây ra tình trạng quá tải công việc cho cán bộ văn thư.
Thành phần chính của hồ sơ hình thành trong trường là tài liệu hành chính.
Nội dung chủ yếu của hồ sơ tài liệu xoay quanh công tác đào tạo và nghiên cứu
khoa học – là nhiệm vụ trọng tâm của Nhà trường.
Về vấn đề thu thập và xác định giá trị tài liệu vào lưu trữ:
Theo Quy trình quản lý chất lượng của Nhà trường ban hành có quy định:
Trưởng phòng, ban, khoa hoặc nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ,
tiến hành lập danh mục các loại hồ sơ có tại phòng, ban, khoa. Bảng danh mục hồ
sơ được sử dụng thống nhất trong toàn Trường. Mẫu tại Phụ lục số 13; Tr. 39
Các hồ sơ trước khi hủy bỏ phải có quyết định của Ban Giám hiệu kèm theo
Bảng kê chi tiết các hồ sơ đề nghị hủy. Mẫu tại Phụ lục số 14; Tr. 40
Khi tiến hành hủy bỏ phải có Biên bản hủy hồ sơ với sự xác nhận của các
thành viên tham gia theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu. Mẫu tại Phụ lục 15; Tr. 41
Về bảo quản hồ sơ, tài liệu thì tất cả các hồ sơ công việc được lập xong được
lưu trữ, bảo quản trực tiếp tại phòng, ban, đơn vị lập ra hồ sơ đó. Thời gian lưu giữ
hồ sơ tại các phòng, ban, khoa là 3 năm. Sau đó các phòng, ban, khoa chuyển hồ
sơ về kho lưu trữ chung để bảo quản và lưu giữ theo yêu cầu luật định.

17

Đối với nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, vì chưa có kho lưu trữ cán bộ chuyên môn
có trách nhiệm tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu do mình phụ trách quản lý tại đơn
vị cuối mỗi năm.

Chương 3
MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác Văn thư của trường CĐ Nghề công nghệ cao Hà nội đã
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa cán bộ văn thư,
thủ trưởng cơ quan, các ban chuyên môn được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng
thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư ở văn
phòng có xu hướng đi vào nề nếp. Cán bộ văn thư - lưu trữ trong văn phòng nhiệt
tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm

18


vụ.
Việc bố trí hợp lý phòng làm việc của cán bộ văn thư thuộc phòng Tổ chức
hành chinh ngay ở tầng 01 giúp cho việc chuyển giao và tiếp nhận văn bản dễ dàng
tiện lợi.
Trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết, bố trí bàn làm việc hợp lý phục vụ cho
cán bộ văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Thực hiện chủ trương rà soát, kiểm tra, thanh tra các văn bản đã ban hành có
tác dụng rất tích cực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những
văn bản hết hiệu lực, văn bản cần sử đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành.

Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã
đưa vào lưu trữ. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng
bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển
giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”,
“khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy
tờ.
Trong quá trình hoạt động Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà nội đã chủ
động xây dựng nội quy, quy chế làm việc về công tác văn thư – lưu trữ.
Nhà trường thắt chặt triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư giúp việc chuyển giao văn bản nhanh chóng và trong công tác lưu trữ
giúp quản lý văn bản khoa học, logic và lưu trữ lâu dài. Việc sử dụng công nghệ
thông tin là bước tiến mới trong công việc quản lý hành chính của Nhà trường cần
được duy trì và phát triển hơn nữa.
Xây dựng được hệ thống quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008 vào công tác văn thư – lưu trữ.
Các nghiệp vụ văn thư cơ bản thực hiện đúng theo yêu cầu, trình tự nghiệp vụ
được quy định của pháp luật.
3.1.2. Hạn chế

19


Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp
nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược
điểm.
Thứ nhất về nhân sự bố trí kiêm nhiệm, số lượng ít, không chuyên môn khiến
cho công việc bị chồng chất, khó giải quyết triệt để và đúng chuẩn theo quy định.
Thứ hai về công tác văn thư đôi lúc vẫn có tồn tại nhiều sai lệch. Ví dụ như:

chèn số đăng ký văn bản, không có sổ theo dõi việc giải quyết vấn đề cho Nhà
trường, đôi lúc dấu cơ quan không chỉ một mình cán bộ văn thư được quyền sử
dụng đóng dấu. Ngoài ra, các sổ đăng ký văn bản đi – đến với nhãn bìa sổ sổ đăng
ký công văn đi – đến, như vậy là sự thiếu xót của cán bộ văn thư khiến cho việc
tìm kiếm văn bản theo tên loại văn bản trở nên khó khăn hơn. Hơn nữa, việc đăng
ký chung sổ như vậy là sai cơ bản về cách đánh số ký hiệu văn bản đi theo hệ
thống số được quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ về Hướng dẫn Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
Thứ ba, đối với công tác lưu trữ chưa nhận được sự quan tâm đúng mực của
Nhà trường.
Thứ tư, việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu
trữ sau 3 năm được đề ra nhưng chưa thực hiện tốt vì chưa có kho tàng để phục vụ
công tác lưu trữ, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng, khi
cần tra tìm thì không có, thất lạc hoặc mất nhiều thời gian.
Các hồ sơ chưa được quy định thời hạn bảo quản, chưa có bảng Danh mục hồ
sơ dự kiến cần lập trong năm, đôi khi do sự chủ quan của 01 cá nhân hoặc 01
nhóm cá nhân có liên quan có thể dẫn đến tiêu hủy tài liệu một cách bừa bãi; hoặc
cứ thấy hồ sơ, tài liệu là lưu giữ gây nên tốn diện tích lưu trữ và ảnh hưởng đến các
nghiệp vụ sau này.
Phương hướng của Nhà trường là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và
tìm ra những biện pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công tác văn
thư – lưu trữ tại trường.

20


3.2. Đề xuất các khuyến nghị và giải pháp nâng cao năng cao hiệu quả hoạt
động công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường.
Từ những ưu điểm và hạn chế về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường

như đã nêu trên, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường
Thứ nhất về việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư – lưu
trữ cho cán bộ nhân viên.

Tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ nhân viên trong nhà trường nói chung và cho cán bộ văn thư nói riêng để cán
bộ trong trường có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.
Cần hướng dẫn cho cán bộ chuyên môn phương pháp lập hồ sơ; phương pháp
tổ chức hồ sơ khoa học đang lưu giữ tại phòng, ban, đơn vị; phương pháp trình bày
nhãn bìa, tiêu đề hồ sơ.
Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cử cán bộ Văn thư - lưu trữ đi học
chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết
công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.
Thứ hai, tổ chức sắp xếp nhân sự một cách khoa học,hợp lý.
Bố trí thêm nhân sự lưu trữ, có thể sử dụng nhân sự khác ngoài cán bộ văn
thư trong phòng Tổ chức hành chính kiêm nhiệm công việc lưu trữ. Hoặc có thể
giảm bớt khối lượng công việc của cán bộ văn thư để có thể trực tiếp quản lý cả
công việc lưu trữ.
Ngoài ra, có thể sử dụng nguồn nhân lực là sinh viên kiến tập, thực tập về
chuyên ngành lưu trữ để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cần thiết cho trường.
Thứ ba, cần có biện pháp khen thưởng ý thức kỷ luật và tính tích cực trong
lao động cho cán bội nhân viên văn thư - lưu trữ nhằm tăng hiệu quả làm việc.
Thứ tư, lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan
Thiết lập kho lưu trữ nhằm quản lý tài liệu tập trung thống nhất tài liệu, cũng
như công tác bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, để phục vụ cho
công tác tra tìm tài liệu thuận tiện hơn.

21

Thứ năm, mẫu hóa các loại sổ sách theo quy định của Nhà nước.
Cán bộ văn thư nên lập thêm một quyển sổ nhằm theo dõi quá trình giải quyết
văn bản của cá nhân, đơn vị trong có liên quan để đảm bảo cho việc giải quyết
công việc được diễn ra theo đúng trình tự và đúng thời hạn.
Cán bộ văn thư nên chia sổ đăng ký văn bản đi thành 2 quyển được đánh theo
2 hệ thống số khác nhau: chia công văn đăng ký vào một quyển sổ, còn lại các văn
bản có tên gọi như: Quyết định, Báo cáo, Thông báo… được đăng ký vào một
quyển sổ. Các văn bản “mật” – “khẩn” cũng được đăng ký vào các sổ riêng và có
hệ thống số riêng.
Thứ sáu, Nhà trường nên đẩy mạnh thực hiện và áp triệt để quy trình hệ thống
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Trên đây là một số khuyến nghị và giải pháp em mạnh dạn đưa ra. Nếu chưa
đạt được như Nhà trường mong muốn em xin được bổ sung để cùng rút kinh
nghiệm, đây cũng chính là mục tiêu giúp em trên bước đường khởi nghiệp khi ra
trường.
KẾT LUẬN
Sự phát triển của xa lộ thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia,
giữa các vùng và các đơn vị tổ chức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình.
Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng
chiếm lĩnh được lợi thế thông tin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho
hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã và đang ngày càng nâng cao
công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử
dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của mình. Đặc biệt là công tác
văn thư - Lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan, đơn vị quan tâm và hoàn
thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác văn phòng phát huy tối đa tác dụng của
mình trong đơn vị.
Công tác văn thư - lưu trữ ở văn phòng trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà
nội cũng như các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc
cải cách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự

22


quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn
đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng. Nó đòi hỏi cần có sự
cải tiến, chấn chỉnh để phù họp với t ình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác
văn thư - lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường CĐ
Nghề Công nghệ cao Hà nội mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.
Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư - lưu trữ cần có sự quan tâm đặc
biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàn chỉnh và
thống nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi
mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ theo yêu cầu phục
vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư - lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự
phát triển kinh tế xã hôị của đất nước đang trong thời kỳ biến đổi mạnh mẽ.
Qua chuyến đi thực tập vừa qua tại trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội,
em đã được tiếp xúc với cơ cấu bộ máy cũng như tình hình hoạt động công tác văn
phòng của trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội. Qua đó em đã có được những
kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã được học ở trường, từ đó
giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác nghiệp vụ
văn phòng giúp ích cho công việc sau này của mình. Một lần nữa em xin gửi lời
cảm ơn đến TS. Ngô Mạnh Tiến, người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong
quá trình làm báo cáo kiến tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các cán
bộ công nhân viên trong phòng Tổ chức hành chính Trường CĐ Nghề Công nghệ
cao Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian kiến tập ở trường. Do còn
thiếu kinh nghiệm và thời gian kiến tập có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều
thiếu xót em mong nhận được sự góp ý và phê bình của các thầy cô giáo để báo
cáo của em đạt kết quả tốt hơn.

23


PHỤ LỤC 1
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CĐN CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:

/QĐ-CĐNCNC

Hà Nội, ngày

tháng

năm 2010

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Điều lệ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
Căn cứ Quyết định số 51/2008/QĐ-BLĐTBXH ngày 5 tháng 5 năm 2008 của
Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Điều lệ mẫu trường
cao đẳng nghề;
Căn cứ Quyết định số 808/QĐ-LĐTBXH ngày 25/6//2009 của Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội về việc thành lập Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao

Hà Nội;
Căn cứ Quyết định số 1720/QĐ-UBND, ngày 15/4/2010 của UBND thành
phố Hà Nội về việc phân bổ biên chế hành chính và sự nghiệp năm 2010 của các
cơ quan và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND thành phố Hà Nội;
Căn cứ Quyết định số 1132/QĐ-SNV, ngày 19/4/2010 của Sở Nội vụ Hà Nội
về việc thông báo chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp năm 2010;
QUYẾT ĐỊNH

24


Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này “Điều lệ Trường Cao đẳng
nghề Công nghệ cao Hà Nội”
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng, khoa, trung tâm, chủ trì các đoàn thể và
toàn thể cán bộ công nhân viên nhà trường chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3.
- Sở Lao động TB & XH Hà Nội;
- Sở Nội vụ Hà Nội;
- Sở Tài chính;
- Đảng ủy, Ban Giám hiệu;
- Các đơn vị, đoàn thể;
- Lưu tại VT,TCHC.

HIỆU TRƯỞNG

Phạm Xuân Khánh

PHỤ LỤC 2
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRƯỜNG CĐN CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐIỀU LỆ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Điều lệ này quy định về việc tổ chức, hoạt động của Trường Cao đẳng nghề
Công nghệ cao Hà Nội.
Điều 2. Địa vị pháp lý của Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
1. Trường Cao đẳng Nghề Công nghệ cao Hà Nội là cơ sở dạy nghề công lập
thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, được thành lập theo Quyết định số 808/QĐLĐTBXH ngày 25/6//2009 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và hoạt động
theo quy định của Điều lệ này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Trường Cao đẳng Nghề Công nghệ cao Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu,
có quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
3. Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

25