TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

MỤC LỤC


A. LỜI MỞ ĐẦU
Công tác Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc
biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và
quân đội nói riêng. Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không
thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm
vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi, do
vậy kiến tập chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các
trường đại học nói chung và Trường Đại Học Nội Vụ. Việc kiến tập giúp cho
sinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào
thực tiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ
của mình.
Trong quá trình kiến tập tại Cục Công nghiệp địa phương gần 1 tháng (từ
ngày 1/6 đến ngày 22/6) tôi càng nhận thấy rõ hơn vai trò sâu sắc của văn phòng
trong tổ chức nói chung cũng như văn phòng của từng đơn vị nói riêng. Đồng
thời tôi nhận thấy được sự quan trọng trong xây dựng và phát triển văn phòng sẽ
phát huy được vị trí, vai trò trong việc tham mưu giúp việc cho lãnh, bảo đảm
thực hiện tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động của cơ quan.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nó chung
và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho tôi được đi kiến tập
và được học hỏi những kiến thức thực tế mà tôi đã được học tại trường. Đồng
thời tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Cục Công Nghiệp địa phương nói
chung và Văn phòng Cục nói riêng. Trong thời gian kiến tập mặc dù còn nhiều
thiếu sót trong công việc nhưng tôi đã được các cán bộ tại phòng tận tình hướng
dẫn và chỉ bảo nên tôi đã làm tốt công việc được giao, nhờ đó tôi đã tích lũy
được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

2


B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC
CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
Cục công nghiệp địa phương có địa chỉ 25 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - Hà
Nội, được thành lập tháng 7 năm 2003, theo cơ cấu tổ chức của Chính phủ
nhiệm kỳ khóa XII, sau khi tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công
Thương đã ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp Địa
phương, theo đó cục Công nghiệp Địa phương là cơ quan trực thuộc Bộ Công
Thương.
Sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động (4/7/2003-4/7/2013) cục đã Với
phương châm “Bắc cầu đi tới thành công”, Cục Công nghiệp Địa phương đã làm
tốt nhiệm vụ cầu nối giữa Bộ Công Thương với các địa phương về nhiệm vụ đẩy
mạnh phát triển công nghiệp nông thôn.
Qua gần 10 năm triển khai, kinh phí để triển khai hoạt động khuyến công
ngày càng tăng: Năm 2005 tổng kinh phí khuyến công (quốc gia và địa phương)
mới chỉ đạt được là 34,056 tỷ đồng, đến năm 2013 tổng kinh phí là 228,84 tỷ
đồng, tăng 6,72 lần so với năm 2005. Tổng kinh phí khuyến công quốc gia và
địa phương cả giai đoạn (2005-2013) là 1.155,8 tỷ đồng.
Các Trang thông tin điện tử của Cục đã được nâng cấp và hoạt động có tác
dụng tích cực, bản tin Khuyến công của Cục được xuất bản thường xuyên với số
lượng 1100cuốn/số/tháng đã nhận được hiệu ứng tích cực từ độc giả. Phối hợp
tốt với các cơ quan thông tấn báo chí trong và ngoài Bộ thực hiện cung cấp
thông tin, đăng tải các tin, bài liên quan đến các lĩnh vực phát triển công nghiệptiểu thủ công nghiệp, hoạt động khuyến công, quản lý điểm.
Vào ngày 13/10/2015, Bộ Công Thương đã tổ chức lễ công bố quyết định

bổ nhiệm ông Ngô Quang Trung - Phó Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương
giữ chức Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương. Thứ trưởng Hoàng Quốc
3


Vượng đã tới dự và trao quyết định bổ nhiệm.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương
Nghị định số 95/2012/NĐ-CP quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương.
1.1.1 Chức năng
Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: cơ khí,
luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu
nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp
chế biến khác, thương mại và thị trường trong nước, xuất nhập khẩu, phát triển
thị trường ngoài nước, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện
tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, áp dụng các biện pháp tự vệ,
chống bán phá giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, quản lý nhà nước các dịch
vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
Bộ Công Thương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
một số nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
● Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, các dự thảo nghị quyết, nghị
định, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác về các
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
● Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và tổ chức thực hiện
chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, chiến lược, quy hoạch ngành và lĩnh

vực.
● Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, các dự án đầu tư theo phân cấp và
ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
● Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhà
4


nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
● Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,
định mức kinh tế - kỹ thuật trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
● Cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép, giấy kinh doanh có điều kiện
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật.
● Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, lộ trình
phát triển khoa học công nghệ ngành Công Thương, tổ chức thực hiện các hoạt
động nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ về các lĩnh
vực thuộc phạm.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa
phương.
(Theo Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Công Thương Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương)
1.2.1 Vị trí và chức năng
Cục Công nghiệp địa phương là tổ chức của Bộ Công Thương, giúp Bộ
trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về:
Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh
nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước, thực hiện hoạt
động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của Cục.
Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại

Kho bạc nhà nước, có con dấu để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp
luật. Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL
INDUSTRY DEVELOPMENT, viết tắt là: ARID
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng và ban hành các văn bản
- Xây dựng và trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành hoặc đề nghị cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành chiến lược, cơ chế, chính sách, quy hoạch, kế
hoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và
5


các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục.
- Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục.
- Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêu
chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục.
Về công nghiệp địa phương
- Chủ trì xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành hoặc để Bộ trưởng trình cơ
quan nhà nước có thầm quyền ban hành cơ chế, chính sách phát triển công
nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương và vùng lãnh thổ, hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện.
- Chủ trì tổng hợp, trình Bộ trưởng phê duyệt hoặc đề nghị cơ quan nhà
nước có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, chương trình, đề án, dự án đầu tư
phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương.
- Tổng hợp kế hoạch, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch phát triển công
nghiệp- tiểu thủ công nghiệp trên các địa bàn.
- Đầu mối giúp Bộ trưởng trong các Ban Chỉ đạo phát triển các vùng kinh
tế trọng điểm, Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên và Ban Chỉ đạo
Tây Nam Bộ.

Về khuyến công
- Giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động
khuyến công theo Quy định tại Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng 5
năn 2012 của Chính phủ về khuyến công và các qui định khác có liên quan của
pháp luật.
- Chủ trì xây dựng chương trình khuyến công quốc gia từng giai đoạn trình
Bộ trưởng đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
- Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch và dự toán kinh phí khuyến công quốc
gia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.
Về công nghiệp
- Giúp Bộ trưởng thực hiện công tác quản lý nhà nước về cụm công nghiệp
6


theo quy định tại Quyết định sô 105/2009/QĐ-TTg ngày 19 tháng 8 năm 2009
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý cụm công nghiệp và các
quy định khác có liên quan của pháp luật.
- Xây dựng danh mục các dự án để kêu gọi đầu tư và tổ chức thực hiện các
chương trình xúc tiến đầu tư vào các cụm công nghiệp địa phương.
- Thẩm định, tổng hợp nhu cầu hỗ trợ vốn đầu tư hạ tầng cụm công nghiệp
và đề nghị các cơ quan có thẩm quyền cân đối, bố trí vốn từ nguồn ngân sách
nhà nước.
- Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình quy
hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của các cụm công nghiệp trên cả
nước.
Về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa:
- Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành hoặc đề nghị cơ quan có thẩm
quyền ban hành các chương trình, đề án, kế hoạch, cơ chế, chính sách, dự án, đề
án, văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và
vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp.

- Xây dựng kế hoạch xúc tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp công
nghiệp nhỏ và vừa.
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin về xúc
tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa và hợp tác xã
công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp.
Các lĩnh vự khác
- Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu
cực thuộc phạm vi quản lý của Cục.
- Xây dựng và thực hiện chương trình cải cách hành chính của Cục theo
mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Bộ Công Thương.

7


1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương

- Lãnh đạo Cục: Cục Công nghiệp địa phương có Cục trưởng và 5 Phó Cục
trưởng.
Cục trưởng là ông Ngô Quang Trung, người đứng đầu điều hành mọi công
việc của Cục, chịu trách nhiệm và thực hiện quyền nhiệm vụ của mình trước Bộ
8


và cơ quan.
Các phó cục trưởng là cán bộ chuyên trách, phụ trách khối nội chính của
Cục, trợ giúp cục trưởng và chỉ đạo thức hiện.
- Bộ máy giúp việc:
a) Văn phòng
b) Phòng Kế hoạch - Tổng hợp
c) Phòng Quản lý khuyến công

d) Phòng Tài chính - Kế toán
đ) Phòng Thông tin và Truyền thông
e) phòng công nghiệp hỗ trợ và hội nhập
f) Phòng Quản lý cụm công nghiệp
g) Văn phòng Đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các đơn vị sự nghiệp:Trung tâm Khuyến công và Tư vấn phát triển công
nghiệp 1.
1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương
(Căn cứ quyết định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định
về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Cục).
1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục.
Là đơn vị chủ yếu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Cục, có nhungxc chức
năng tham mưu điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Cục theo chương trình
làm việc của lãnh đạo Cục và kế hoạch công tác của Cục. Thực hiện các nhiệm
vụ về: Công tác hành chính văn thư, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính lễ tân,
hoạt động đối ngoại, quản lý, đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản trang thiết bị,
phương tiện điều kiện làm việc của Cơ quan cục.
Tham mưu, giúp Cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ về: Tổ chức bộ máy,
biên chế, công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thực hiện các chế độ,
chính sách đối với cán bộ công chức viên chức thuộc phạm vi quản lí của Cục.
1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn
- Văn phòng giúp Lãnh đạo Cục theo dõi đôn đốc các đơn vị thuộc cục triển
khai thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao và theo sự
9


chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.
- Xây dựng hành trình làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Cục, đầu mối tổng
hợp xây dựng báo cáo tình hình thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý
năm.

- Tiếp nhận thực hiện và hướng dẫn công tác văn thư của cơ quan Cục và
đơn vị thuộc Cục theo quy định hiện hành về: tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thông
tin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn tài liệu đi đến, quán lí hồ sơ sử
dụng con dấu.
- Thực hiện công tác tham mưu hố trợ các công việc cho lãnh đạo,giúp xây
dựng nội quy, quy chế, quy định phục vụ công tác quản lí và điều hành, phổ biến
tổ chức đôn đốc thực hiện và kiểm tra, giám sát đánh giá việc chấp hành thực
hiện.
- Chủ trì xây dựng soạn thảo các văn bản pháp quy pháp luật liên quan đến
lĩnh vực, phạm vi quản lý, góp ý kiến đối với văn bản quy phạm pháp luật theo
yêu cầu của Bộ( trừ các văn bản quy phạm pháp luất thuộc chức năng, nhiệm vụ
của các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác trong Cục).
- Là đầu mối tổ chức thực hiện mua sắm đảm bảo các điều kiện cần thiết,
các trang thiết bị , theo dõi, quản lí tài sản phương tiện, cơ sở vật chất của cơ
quan Cục, đảm bảo, duy trì về cở sở vật chất của cơ quan.
- Tổ chức đôn đốc và duy trì thực hiện tốt các dịch vụ như vệ sinh, cây
cảnh, mua vé máy bay, cung cấp văn phòng phẩm…thực hiện công tác lễ tân,
đối ngoại tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến tiếp khách, đối ngoại.
- Quản lí xe cộ, ô tô phục vụ nhu cầu công tác của Lãnh đạo Cục và kế
hoạch công tác của các đơn vị thuộc Cục (tại Hà Nội) và thực hiện các nhiệm vụ
khác do Cục trưởng giao.

10


1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Phó chánh văn
phòng

Phó Chánh
văn phòng

Chuyên viên

Nhân viên

Phó Chánh
văn phòng

Chuyên viên

Chuyên viên

Nhân viên

Chuyên viên

Nhân viên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục.
Người lãnh đạo : Chánh Văn phòng :
Chánh Văn phòng là ông Phan Hoài Nam ,người lãnh đạo điều hành các
hoạt động của văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện các
công việc của văn phòng và tổ chức. Hướng dẫn chỉ đạo soạn thảo một số văn
bản thuộc thẩm quyền của mình, tiếp nhận các công việc phân giao công việc
cho cấp dưới, trình kết quả lên cấp trên.
11

Hai phó Chánh Văn phòng là bà Nguyễn Thị Thu Phương và bà Vũ Thị
Thu Dung, phó Chánh văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện, giải quyết
các công việc theo thẩm quyền, hố trợ lãnh đạo.
Chuyên viên 4 người: phụ trách những công việc khác nhau, dưới sự lãnh
đạo của Lãnh đạo Văn phòng.
Nhân viên 3 người.
 NHẬN XÉT
Cục Công nghiệp địa phương luôn thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành tốt
vai trò của tổ chức đã đề ra. Văn phòng cục trợ giúp lãnh đạo Cục hoàn thành tốt
những mục tiêu đã đề ra, Văn phòng cục là đầu mối quan trọng trong quá trình
giải quyết công việc của Cục.

12


CHƯƠNG 2
TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC
NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC
PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC
CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
2.1. Cơ sở pháp lý
- Một số văn bản về căn cứ pháp lí: Nghị định số110/2004/NĐ_CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 cuả Chính phủ về công tác văn thư, Hướng dẫn số
322/HD-CNĐP ngày 19 tháng 5 năm 2016 về hướng thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ, Văn
phòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức văn bản kĩ thuật trình bài văn bản, Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình
bày văn bản hành chínhdẫn lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2.2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Công
nghiệp địa phương

2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Cục gồm các loại
hình văn bản sau: Quyết định, chỉ thị, quy chế ,thông báo, công văn, báo cáo, tờ
trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, quy định, hướng dẫn, dự án,
bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu,
giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu
gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận.
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản chuyên ngành.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bả.
Việc soạn thảo văn bản khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ
quan đơn vị nói chung và Cục Công nghiệp nói riêng. Chất lượng văn bản có
ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc. Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải
được tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận và khoa học nhằm thống nhất trong soạn
13


thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.
Một số văn bản thông thường như: Công văn, Quyết định,Tờ trình, Biên bản,
Giấy giới thiệu, Giấy đi đường.... quy trình xây dựng văn bản được tiến hành
theo các bước cơ bản như sau:
2.2.2.1. Chuẩn bị:
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của cấp trên, thì cán bộ chuyên môn sẽ bắt đầu
xác định mục đích, nội dung vấn đề cần tiến hành soạn thảo. Sau đó thu thập xử
lý thông tin có liên quan đến vấn đề đang cần giải quyết bao gồm cả thông tin
pháp lý và thông tin thực tế.
2.2.2.2 Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cương: sau khi thu thập đầy đủ thông tin về pháp lí và thực
tiễn cán bộ chuyên môn sẽ tiến hành xây dựng đề cương chi tiết cho văn bản cần

soạn thảo.
- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản
dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên quan để
bảo đảm chất lượng của bản thảo.
2.2.2.3. Duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:
- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng
của nội dung bản thảo.
- Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản
sau đó Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư. Nếu bản thảo
được đồng ý của Cục trưởng hoặc phó cục trưởng sẽ ký tắt vào góc bên phải của
bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phải thảo lại.
2.2.2.4. Nhân bản văn bản:
Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản
để chuẩn bị ban hành. Văn thư sẽ chịu trách nhiệm nhân bản, có nhiều hình thức
nhân bản: Đánh máy, in vi tính, photocopy, máy phách... Trong trường hợp văn
bản cần nhân bản với số lượng lớn thì có thể photocopy.
14


2.2.2.5. Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc
đánh máy, cần kịp thời sửa chữa. Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản
về mặt thể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao văn
bản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Quy trình soạn thảo của Cục được tiến hành một cách chặt chẽ và đúng
trình tự nên các văn bản được ban hành luôn đúng nội dung và thể thức.
2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
• Thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư
này.
 Kỹ thuật trình bày văn bản
+ Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu
in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
15


Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản .
+ Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm, được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản, phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
16


BỘ CÔNG THƯƠNG
CỤC CÔNG NGHIỆP

ĐỊA PHƯƠNG
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
+ Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví
dụ:
Số: 134 CNĐP- TTTT( công văn do Phòng Thông tin và Truyền thông chủ
trì soạn thảo, trình lãnh đạo Cục ký, ban hành)
Số: 15 /QĐ- CNDP (Quyết định của Cục Công nghiệp địa phương);
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa. Sau địa danh có
dấu phẩy, địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2013
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a, tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
TỜ TRÌNH
Về việc xin phê duyệt kế hoạch tổ chức Hội nghị ngành công thương
khu vực miền Trung và Tây Nguyên năm- 2012

17

Các phần nội dung, người kí, nơi nhận cũng được thực hiện như trong thông
tư hướng dẫn.
 NHẬN XÉT
 Ưu điểm:
Nhìn chung văn bản của Cục ban hành đúng thẩm quyền, các đơn vị tổ
chức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình lãnh đạo cục.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản các văn bản trong trường nói
chung đều đảm bảo đầy đủ về yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày (9 yếu tố thể
thức bắt buộc).
- Hầu hết mọi đơn vị đều nắm rất rõ về quy trình soạn thảo văn bản đã được
quy định nên tổ chức soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức, nội dung và
đúng quy trình.
- Văn bản của Cục soạn thảo đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:
+ Văn bản ban hành phải có tính mục đích
+ Văn bản phải đảm bảo chính xác
+ Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn
+ Văn bản ban hành phải bảo đảm tính hợp hiến và hợp pháp.
 Nhược điểm
Hiện nay vẫn còn tình trạng khi soạn thảo hay sai về mặt thể thức kĩ thuật
trình bày, đặc biệt rất nhiều trường hợp thường gặp lỗi sai nhưng chưa được
quan tâm và khắc phục dứt điểm.
Một số cán bộ công chức, viên chức vừa nhận công tác tại Cục do còn thiếu
sót trong quá trình biên soạn.
Đôi khi nội dung của văn bản chưa hoàn toàn chính xác, sai lỗi chính tả,
viết hoa không đúng lúc, sử dụng dấu chấm dấu phải không theo nguyên tắc.
Có những văn bản đánh số nhầm, nhầm năm ban hành.
Một số văn bản được chuyên viên soạn thảo xong nhưng còn sai sót về nội
dung và hình thức khá nhiều.
 Ý kiến đóng góp

Sau khi soạn thảo xong văn bản cần được được kiểm tra, rà soát, chỉnh sửa
hoàn thiện văn bản trước khi trình văn bản lên lãnh đạo cấp trên.
18


Ngoài việc có chữ kí tắt của lãnh đạo đơn vị cấp trên tất cả các loại văn bản
trước khi trình kí đều phải tuân thủ quy định chuyển cho Văn phòng kiểm tra, rà
soát vì có rất nhiều trường hợp không chuyển qua Văn phòng mà trình luôn văn
bản.
2.3. Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đi của Cục Công nghiệp địa
phương
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn
bản
- Việc đánh số văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/
TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn
bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản được giao cho
bộ phận văn thư của Cục thực hiện nếu phát hiện thấy sai sót thì báo cáo người
được giao xem xét văn bản giải quyết.
- Tất cả văn bản Cục đều đánh số theo hệ thống chung do Văn thư của
Cục quản lý. Số văn bản bắt đầu từ số 01 ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của
năm.
2.3.2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi của Cục Công nghiệp địa phương được đăng ký bằng cơ sở dữ
liệu và vào sổ đăng kí văn bản đi.
Văn bản sau khi nhận soạn thảo và phê duyệt thì sẽ được tiến hành nhân
bản và chuyển văn bản đi, trước khi chuyển văn bản đi đến các đơn vị văn thư sẽ
vào sổ đăng kí văn bản đi và đăng kí vào cơ sở dữ liệu.
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Nhân văn bản

Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đóng dấu văn bản đi (dấu cơ quan)
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
19


b) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang
văn bản.
c) Đóng các dấu chỉ độ “mật", độ “khẩn” do người ký văn bản yêu cầu ghi
trong phiếu trình giải quyết công việc. Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) trên văn bản được thực
hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Việc đóng đấu chỉ các mức độ
mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật”, và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
• Làm thủ tục chuyển phát
- Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh nhanh chóng đến được nơi cần nhận.
- Làm thủ tục phát hành
Văn thư tiến hành các công việc sau trước khi phát hành:
+ Lựa chọn bì cho văn bản, lựa chọn bì phù hợp với kích thước của văn
bản
+ Viết bì của văn bản
+ Vào bì và dán bì văn bản

+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu
có).
- Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả văn bản đi của cơ quan đều thực hiện theo nguyên tắc chung:
Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
- Sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ:
20


Đây là công việc hoàn tất trước khi chuyển giao văn bản và cũng là công
việc quan trọng trong khâu chuyển giao văn bản đi nội bộ trong cơ quan.
- Chuyển giao văn bản đi: Văn bản đi sau khi được người có thẩm quyền
ký, văn thư làm các thủ tục chuyển giao, các văn bản chuyển qua đường bưu
điện được thống kê vào sổ theo dõi.
• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải được theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn
bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời ghi chú vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Cục và 01
bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo.
Bản lưu tại văn thư Cục phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử

dụng bản lưu tại Văn thư. Cán bộ công chức có nhu cầu sử dụng bản lưu tại Văn
thư phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.
Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
 NHẬN XÉT
 Ưu điểm
Giúp cho cán bộ văn thư thực hiện chính xác các khâu nghiệp vụ.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi một cách nhanh chóng, chính
21


xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ thống nhất các văn bản được ban hành.
Văn bản được xắp xếp hợp lí khoa học, dễ tìm kiếm khi cần.
 Nhược điểm:
Đôi khi văn bản được đánh số nhầm gây bị thất lạc, hoặc đến muộn.
2.4. Tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Cục Công nghiệp địa
phương được thực hiện như sau:
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến của Cục đều được tiếp nhận và làm thủ tục
đăng kí văn bản tại Văn thư Cục theo quy định của nhà nước. Ngoài ra cũng có
tài liệu do cá nhân mang về từ hội nghị thì thường do đơn vị nhận trực tiếp giải
quyết.
+ Văn bản được chuyển truđến từ đường bưu điện, một số cá nhân khác thì
sẽ được văn thư tiếp nhận và xử lí nhanh chóng.
+ Đối với các vản bản được chuyển trực tiếp vào tài khoản trên hệ thống
của cán bộ công chức chuyên môn thì văn bản sẽ được xử lí. Cán bộ Văn thư mở
xem nội dung của văn bản, trình lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo và hồi đáp.
2.4.2. Đăng ký văn bản đến

Cục Công nghiệp địa phương tiến hành đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký bằng máy tính.
- Đăng ký nhập thông tin vào sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị.
Cục Công nghiệp địa phương các văn bản được đăng kí chủ yếu bằng máy
tính, các dữ liệu về văn bản được nhập vào hệ thống của cơ quan và có chương
trình quản lí văn bản riêng.
Sau khi tiếp nhận các văn bản Cục sẽ tiến hành đăng kí văn bản đến trên
máy tính,nhập thông tin, chương trình quản lí văn bản. Các thông tin được nhập
đầy đủ trên máy tính như: ngày đến của văn bản, số thứ tự đến của văn bản, tác
giả của văn bản, số ký hiệu của văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích
yếu nội dung, chú thông tin khác.
2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
22


Sau khi văn bản được đăng ký, văn thư cơ quan trình văn bản cho Cục
trưởng, Cục phó, Chánh Văn phòng, Phó các đơn vị xem xét cho ý kiến chỉ đạo
về việc giải quyết văn bản đến, văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến
những đơn vị có liên quan trong thời gian sớm nhất.
+ Sao văn bản đến:
Sau khi có ý kiến chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện sao văn bản. Có các
phương pháp sao:
- Sao copy trên máy tính, gồm: Sao nguyên bản chính, sao lục và trích sao.
- Sao photocopy.
+ Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết thì văn thư
tiến hành chuyển giao đến các đơn vị, cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao cần
đảm bảo những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.
- Khi chuyển giao người nhận phải xác nhận đã nhận được văn bản.

2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Cục theo thời hạn yêu cầu
của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến thời hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh
Văn phòng và báo cáo Lãnh đạo Cục.
Đối với văn bản có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc giử trả lại nơi gửi theo đúng thời quy định.
Văn bản có dấu hỏa tốc thì được xử lí và trả lời nhanh chóng.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về tình
hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản để đến thông báo cho các
đơn vị liên quan.

23


 NHẬN XÉT
 Ưu điểm:
Văn bản được chuyển đi đến nhanh chóng, các văn bản có tính chính xác
cao, người tiếp nhận văn bản luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả cao.
 Nhược điểm:
Văn bản nhiều khi bị bỏ sót trên hệ thống, không được đọc, gây nên việc
văn bản không được giải quyết kịp thời.
Một số văn bản được chuyển tay trực tiếp đôi khi bị lẫn lộn trong các tập
văn bản khác.
2.5. Tìm hiểu công tác quản lý và sử dụng con dấu của Cục Công
nghiệp địa phương

2.5.1. Các loại dấu cơ quan
Hiện nay Cục Công nghiệp địa phương sử dụng con dấu không có hình
Quốc huy. Các loại dấu như dấu Văn thư, dấu văn bản đến, dấu văn bản đi…
2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
●Quản lý và sử dụng con dấu
Văn phòng Cục sử dụng và quản lí con dấu luôn theo nguyên tắc:
+ Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản
lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo
đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định và mực in dấu thống
nhất dùng màu đỏ.
+ Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu
trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
+ Sử dụng con dấu đúng thẩm quyền.
+ Văn thư cơ quan nhận văn bản và đóng dấu lên văn bản theo quy định.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
24


người có thẩm quyền.
+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực dấu quy định, không được đóng dấu khống chỉ.
+ Cách đóng dấu:
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn

bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
2.5.3. Bảo quản con dấu
Sau quá trình quan sát tôi được biết con dấu của cơ quan được phòng văn
thư cất giữ trong tủ và có khóa, có khung hộp riêng được để cẩn thận trong hộp.
Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước Chánh văn phòng, cục trưởng, trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con
dấu.
Con dấu luôn được kiểm tra có bị mòn, sứt mẻ không, nếu bị sứt mẻ sẽ báo
lên cấp trên để xử lý.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền
 NHẬN XÉT
Con dấu được cán bộ văn thư của Cục bảo quản tốt, không bị sứt mẻ, văn
thư đóng dấu đúng theo quy định. Chánh Văn phòng luôn theo dõi đôn đốc việc
quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu được văn thư cơ quan sử dụng để đóng dấu văn bản và chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
25