Báo cáo kiến tập Quản trị Văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................. 1
PHẦN I......................................................................................................................... 3
TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU
HỒNG BÀNG..............................................................................................................3
1.Giới thiệu chung về cơ quan kiến tập....................................................................3
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng –
Xuất nhập khẩu Hồng Bàng......................................................................................3
2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư - Xây Dựng –
Xuất nhập khẩu Hồng Bàng......................................................................................5
2.1 Chức năng...........................................................................................................5
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................6
2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát................................................................6
2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự......................................................................6
2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng................................................................................6
2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm...............................................................6
2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán...................................................................7
2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư....................................................................................7
2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing................................................................................7
2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh.............................................................7
2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng...............................................8
2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh............................................................8
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu
Hồng Bàng................................................................................................................8
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CP ĐT – XD – XNK Hồng Bàng.
( Xem phụ lục 01 )....................................................................................................8
PHẦN II........................................................................................................................ 9
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY

DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG..........................................................9


1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ
phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng.........................................9
1.1 Chức năng của Phòng Hành Chính Tổng Hợp...................................................9
1.2 Nhiệm vụ của phòng Hành Chính Tổng Hợp.....................................................9
1.2.1Nhiệm vụ chung................................................................................................9
1.2.2Thực hiện công tác hành chính tổng hợp.......................................................10
1.2.3Thực hiện công tác văn thư lưu trữ................................................................11
1.2.4Công tác quản trị tài sản.................................................................................13
1.3 Quyền hạn.........................................................................................................14
1.4Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp..............................................15
2.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................15
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành...................................................15
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản........................................................................16
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...........................................................16
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản............................................................................17
3.Quản lí văn bản đi................................................................................................20
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn bản.....21
3.2. Đăng ký văn bản..............................................................................................21
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn........................................22
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi................23
3.5. Lưu văn bản đi.................................................................................................24
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến.....................................................................24
4.1. Tiếp nhận văn bản đến....................................................................................24
4.2. Đăng ký văn bản đến.......................................................................................25
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến......................................................................25
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.................................26
5. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................................26

5.1. Các loại dấu cơ quan........................................................................................26
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu..........................................................27
5.3. Bảo quản con dấu.............................................................................................28
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.........................................28
6.1.Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức................................................29


6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ...........................................................29
6.3.Phương pháp lập hồ sơ......................................................................................30
6.4.Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................................31
7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp............................................32
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở
.................................................................................................................................32
8.Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng.......................................................................................................................34
8.1. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng......................................................34
8.2. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng......................................34
PHẦN III.................................................................................................................... 35
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................................................................35
1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu điểm và nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của cơ quan........................................................................35
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.
.................................................................................................................................37
KẾT LUẬN................................................................................................................41
PHẦN IV: PHỤ LỤC................................................................................................43


LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong
cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự
phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.
Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn
và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng
không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần
vào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước
Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát triển
hiện nay và tương lai. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo ra khối
lượng lớn sinh viên trên lĩnh vực công tác hành chính nói chung và công tác Văn
phòng nói riêng không chỉ chất lượng về chuyên môn nghiệp vụ mà còn trang bị
đầy đủ các kỹ năng cần thiết đối với 1 nhân viên văn phòng nói chung và của 1
nhà Quản trị Văn phòng nói riêng.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô truyền đạt những kiến thức về văn phòng nói
chung , công tác quản trị văn phòng nói riêng. đồng thời qua tìm hiểu phần nào
đã biết được những chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động của văn phòng,
hiểu được thế nào là quản trị văn phòng.
Trong thời gian đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến tập là một
hoạt động vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì đây là quá trình giúp sinh viên
có thời gian trải nghiệm để có thể học tập được nhiều kinh nghiệm làm việc thực
tế, được thực hiện các công việc của 1 nhân viên văn phòng, có cơ hội được áp
dụng các kiến thực đã được giảng dạy trên giảng đường vào công việc thực tế.
tự khẳng định mình và quan trọng hơn là việc chuẩn bị hành trang kiến thức cho
bản thân để tìm kiếm một công việc phù hợp trong tương lai.
Là một sinh viên năm 3 của khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự chỉ bảo và
1


hướng dẫn tận tình của Thầy Trưởng khoa Ths. Nguyễn Mạnh Cường cùng các

giảng viên trong khoa Quản trị Văn phòng và Nhà trường. Được sự đồng ý tiếp
nhận và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư - Xây dựng - Xuất nhập
khẩu Hồng Bàng, em đã được cử đến thực tập tại Phòng Hành Tổng Hợp từ
ngày 01/6/2016 đến 22/6/2016.
Qua thời gian gần 1 tháng kiến tập tại Công ty Cổ phần đầu tư - Xây
dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng, với sự quan tâm giúp đỡ của cán bộ, nhân
viên trong văn phòng em đã có cơ hội được tiếp cận với những công việc thực
tế, củng cố vững kiến thức còn nhiều thiếu sót khi còn ngồi trên ghế giảng
đường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trong quá trình thực tập em
đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm, tích lũy được nhiều kỹ năng cần thiết
đối với 1 nhân viên văn phòng thực thụ và còn áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào
thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức quản lý văn phòng tại cơ quan.
Và tại đây em đã củng cố được phần nào kiến thức đã học trên ghế nhà trường,
áp dụng một cách tích cực nhất những kinh nghiệm quý báu trong công việc
cũng như cách ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc của nhân
viên Văn phòng.
Bản báo cáo là kết quả của quá trình tìm hiểu và kiến tập tại Công ty Cổ
phần đầu tư – Xâu dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng . Do vốn kiến thức còn
hạn hẹp và quá trình tìm hiểu còn có nhiều thiếu sót, kính mong nhận được
những lời nhận xét từ phía các thầy cô giáo để bài báo cáo của e được hoàn thiện
hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các Quý thầy giáo cô giáo trong thời
gian 3 năm học đã dạy dỗ và truyền đạt cho e được nhiều kiến thức quý báu để
em có thể bước ra ngoài nhà trường 1 cách tự tin nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày, tháng 6 năm 2016
SINH VIÊN
Nguyễn Trung Ngọc

2

PHẦN I
TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT
NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG
1. Giới thiệu chung về cơ quan kiến tập
1. 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư –
Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng địa chỉ :
Số 70 khu Kiến Thiết, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Điện thoại (+ 84 3) 13521126
Được thành lập vào năm 2008, Công ty Cổ phần Đầu Tư –Xây dựng –
Xuất nhập khẩu Hồng bàng đã trải qua hơn 7 năm đứng vững trên thị trường và
bước đầu chứng tỏ được vị thế là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong
lĩnh vực xây dựng, xuất nhập khẩu các thiêt bị điện dân dụng, điện công nghiệp
trên thị trường Việt Nam nói riêng và khu vực Đông Dương (VN- LàoCampuchia) nói chung. Công ty là đại diện phân phối của các thương hiệu thiết
bị điện nổi tiếng như Lioa, Philips, Panasonic, LS Hàn Quốc, Sino, Cadi-Sun…
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng Bàng là
doanh nghiệp hoạch toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên
các lĩnh vực: Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và
công nghiệp, các công trình chiếu sáng công cộng, đô thị; Xây dựng lắp đặt
đường dây và trạm biến áp, lắp đặt hệ thống xây dựng, hệ thống nhà thông minh,
hệ thống an ninh giám sát; Buôn bán vật liệu điện nước, trang trí nội ngoại thất,
đèn trang trí; Xuất nhập khẩu các thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, các
thiết bị vật liệu vật tư xây dựng…
Được hình thành từ cổ phần của các hộ kinh doanh cá thể, Công ty Cổ
phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng đã có bề dày kinh
nghiệm hơn 7 năm hoạt động với đội ngũ cán bộ quản lý kinh tế, kỹ sư có năng
lực, lực lượng công nhân lành nghề, giàu kinh nghiệm cùng hệ thống máy móc
3

trang thiết bị hiện đại, đồng bộ. Năng lực và uy tín của công ty đã từng bước
được khẳng định.
Ra đời trong quá trình lạm phát tăng cao, sớm đương đầu với những thử
thách của cơ chế thị trường Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng- Xuất nhập
khẩu Hồng Bàng đã từng bước tháo gỡ những khó khăn để nắm bắt cơ hội kinh
doanh vươn lên, hoàn thiện và trưởng thành. Với tiêu chí “ Uy tín – Chất lượng
– Tiến độ”. Công ty cổ phần Đầu tư- Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
mong muốn đáp ứng được những yêu cầu, đòi hỏi khắt khe nhất từ các khách
hàng, đồng thời xây dựng và khẳng định ưu thế và tầm vóc mới của công ty trên
thị trường cùng khách hàng hướng tới “ Hợp tác cùng phát triển”.
Chính sách chất lượng:
Tổ chức bộ máy chuyên môn hóa.
Tạo môi trường làm việc lành mạnh và công bằng để nhân viên có thể
phát huy tối đa khả năng sáng tạo và có cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của
công việc, nâng cao chất lượng nhân lực và nâng cao sức cạnh tranh của Công ty.
Luôn luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng để không
ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng và dịch vụ sau bán hàng.
Đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng trên cơ sở cung cấp các
sản phẩm, dịch vụ đáp ứng với yêu cầu đã được thỏa thuận.
Lựa chọn đa dạng các nhà cung cấp có chất lượng và giá cả phù hợp đáp
ứng được mọi đối tượng khách hàng.
Duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO
9001:2008 làm cơ sở để hoạch định, kiểm soát, cải tiến chất lượng và đảm bảo
chất lượng sản phẩm, dịch vụ với khách hàng.
Phương châm hoạt động:
Khách hàng là nhân tố quan trọng của sự phát triển, xây dựng mối quan
hệ bền vững trên cơ sở hai bên cùng có lợi.

Cung cấp đa dạng sản phẩm với chất lượng tốt nhất.
4


Cung cấp sản phẩm và dịch vụ trọn gói, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng
nhanh nhất, bảo hành bảo trì tốt nhất.
Tầm nhìn:
Công ty hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty cung cấp
thiết bị điện chiếu sáng hàng đầu của khu vực Bắc miền Trung và phía Bắc.
Hơn thế nữa, hình ảnh của Công ty sẽ trở thành biểu tượng của đầu tư
hiệu quả và an toàn.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
2.1

Chức năng

Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng
Bàng là doanh nghiệp tư nhân độc lập.Với kinh nghiệm hơn 7 năm hoạt động
trong các lĩnh vực Đầu tư – Xây Dựng – Xuất nhập khẩu
Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng Bàng có
nhiệm vụ:
Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trình
xây dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnh
vực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giá
bất động sản;
Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây
dựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao
thông thủy lợi;
Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên
nhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,

chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về
chất lượng công trinh xây dựng;
Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng
khu công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi
trường;
5


Kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoát nước; xuất
khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng, dây
chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất động sản;
Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng và
tiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ
công tác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho
phép;
Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật.
2.2

Nhiệm vụ và quyền hạn

2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát
Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp
luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BVNT. Kịp thời
phát hiện, ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt
động nghiệp vụ.
2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự
Thực hiện công tác tổ chức bộ máy:
Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ người tài;
Công tác lao động tiền lương;
Các chế độ chính sách cán bộ.

2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng
Thực hiện các công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực hiện đầu tư xây
dựng; kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng
các công trình.
2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm
Phát triển các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, các
trang thiết bị, vật liệu vật tư xây dựng;
Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện hoặc ngừng triển khai các sản phẩm dựa
trên kết quả điều tra thống kê, phân tích;
Hướng dẫn triển khai các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công
6


nghiệp, các trang thiết bị, vật liệu vật tư xây dựng;
Thực hiện các công việc, đặc biệt các công việc liên quan đến việc phát
triển sản phẩm;
Xây dựng phương án và tính toán các số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự
phòng chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm.
2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán
Thực hiện công tác kế toán, công tác quyết toán vốn đầu tư Xây dựng
cơ bản;
Hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo từng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh;
Lập báo cáo quyết toán kinh doanh;
Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm
và dài hạn;
Xây dựng chế độ quản lý tài chính trong nội bộ Công ty; xây dựng các
quy định về phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh;
Quản lý tiền vốn, công nợ... áp dụng trong Công ty;
Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định của Công

ty và Pháp luật.
2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư
Xây dựng chiến lược đầu tư, thực hiện và giám sát các khoản đầu tư,
các chế độ, thể lệ, quy định, chỉ tiêu về hoạt động đầu tư;
Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư;
Kiểm tra, thẩm định các dự án đầu tư được phân cấp: Tổng hợp kết quả
và định kỳ đánh giá hiệu quả đầu tư.
2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing
Thực hiện công tác truyền thông và thương hiệu;
Công tác xúc tiến bán hàng;
Công tác nghiên cứu thị trường và quản trị thông tin Marketing.
2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh
Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinh
7


doanh hàng năm;
Theo dõi và đánh giá, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của
BVNT. Thống kế số liệu nghiệp vụ;
Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng.
2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác chăm sóc khách
hàng đối với các Công ty thành viên gồm: Trực tiếp giải quyết yêu cầu của
khách hàng liên quan đến việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng
2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh
Thực hiện giám định xác minh các hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi
bảo hiểm của khách hàng;
Là đầu mối hướng dẫn, chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, đôn đốc, giám sát
công tác giám định xác minh của các Công ty thành viên thực hiện giám định
xác minh đúng các qui định, văn bản hướng dẫn;

Hỗ trợ nghiệp vụ cho các Giám định viên các Công ty thành viên khi
cần thiết.
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất
nhập khẩu Hồng Bàng
Cơ cấu tổ chức của Công ty CP ĐT – XD – XNK Hồng Bàng bao gồm:
- Giám đốc
- 02 Phó Giám đốc
- Các phòng chức năng
+ Phòng Tài chính – Kế toán
+ Phòng Kinh doanh
+ Phòng Tổ chức nhân sự
+ Phòng Xuất nhập Khẩu
+ Phòng Kỹ thuật vật tư
+ Phòng Cung ứng kho vận
+ Phòng Hành chính tổng hợp
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CP ĐT – XD – XNK
Hồng Bàng.( Xem phụ lục 01 )

8


PHẦN II
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
1.1

Chức năng của Phòng Hành Chính Tổng Hợp

Phòng Hành chính tổng hợp có chức năng tư vấn, tham mưu, giúp việc
cho Lãnh đạo Công ty trong chỉ đạo, tổ chức, thực hiện, quản lý, kiểm tra và
giám sát công tác hành chính quản trị. Công tác hành chính quản trị bao gồm các
nội dung công việc chính sau:
a. Công tác hành chính quản trị;
b. Công tác văn thư lưu trữ;
c. Công tác quản trị tài sản.
1.2

Nhiệm vụ của phòng Hành Chính Tổng Hợp

1.2.1 Nhiệm vụ chung
Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty
Làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các
đề xuất, đề nghị của Công ty thành viên liên quan đến chức năng nhiệm vụ của
phòng Hành chính tổng hợp.
Tham gia, phối hợp với các phòng khác khi được đề nghị đối với những
nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính
tổng hợp.
Phối hợp giải quyết các đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện liên quan đến hoạt
động của phòng Hành chính tổng hợp.
Quản lý và khai thác, đề xuất hoàn thiện các công cụ phần mềm liên quan
đến công tác hành chính tổng hợp.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của Lãnh đạo
Công ty.
9


1.2.2 Thực hiện công tác hành chính tổng hợp

Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về quản
trị, hành chính:
Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp
dụng tại Công ty bao gồm: quy trình cung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ
chức hội nghị hội thảo; quy trình quản lý tài sản, quy trình quản lý và sử dụng
xe ôtô cơ quan; quy trình quản lý hành chính, ấn chỉ, vật phẩm.
Hướng dẫn triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát và đề xuất chấn chỉnh
việc thực hiện các quy định, quy trình trên tại Công ty
Thực hiện công tác hành chính tại Công ty:
Thực hiện công tác lễ tân, trang trí cảnh quan và kiểm soát an ninh tại
công ty.
Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ nhu cầu di chuyển của Lãnh đạo và
cán bộ theo đúng quy định sử dụng xe ô tô tại Công ty.
Tìm kiếm đối tác, đàm phán, trình ký hợp đồng, theo dõi, thực hiện và
giải quyết các vấn đề phát sinh, làm thủ tục thanh toán, thanh lý các hợp đồng
cung cấp dịch vụ thường xuyên thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị bao gồm
nhưng không giới hạn ở việc: thuê địa điểm làm việc, điện thoại, điện sinh hoạt,
internet, vệ sinh, nước uống phục vụ nhu cầu làm việc và hoạt động của Công
ty.
Tìm kiếm các đối tác, tham khảo giá trên thị trường đồng thời thực hiện
thủ tục mua sắm, quản lý và cấp phát ấn chỉ, vật phẩm, quà tặng, văn phòng
phẩm và các dịch vụ in ấn theo quy định của Công ty
Thực hiện và làm thủ tục thanh toán các chi phí tiếp khách, chi phí hành
chính khác do Lãnh đạo và phòng Hành chính tổng hợp thực hiện.
Thực hiện công tác chuẩn bị điều kiện vật chất phục vụ các sự kiện của
Công ty tổ chức trong nước và nước ngoài:
Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếp phương tiện
di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước, internet, điện thoại,
10

vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:, photo tài liệu,cung cấp
dụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Công ty được tổ chức trong nước và
nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hội nghị, hội thảo, các lớp huấn luyện,
các chương trình tham quan du lịch…) phù hợp với các tiêu chuẩn theo quy định
của Công ty hoặc tiêu chuẩn đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tìm kiếm đối tác và tham khảo giá dịch vụ trên thị trường đồng thời là
đầu mối thực hiện thủ tục lựa chọn đơn vị du lịch, đơn vị cung cấp dịch vụ tổ
chức sự kiện, đàm phán, trình ký hợp đồng với đơn vị được lựa chọn phù hợp
với quy định của Công ty hoặc quy định của pháp luật có liên quan; Giám sát
việc thực hiện hợp đồng của các đơn vị được lựa chọn, giải quyết các vấn đề
phát sinh liên quan đến hợp đồng ,thực hiện thủ tục thanh toán và thanh lý hợp
đồng.
Phối hợp thực hiện các hạng mục công việc do Công ty đảm trách (nếu
có) trong quá trình tổ chức các sự kiện riêng biệt mà phòng khác được giao là
đầu mối thực hiện, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc: thuê địa điểm, bố trí
ăn, ở, mua sắm các dụng cụ, vật phẩm.
Là đầu mối đàm phán, trình ký hợp đồng, theo dõi và giải quyết các vấn
đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng
với đối tác để tổ chức các sự kiện nêu trên.
1.2.3 Thực hiện công tác văn thư lưu trữ
Xây dựng văn bản, hướng dẫn, công tác thống kê, báo cáo về công tác
văn thư lưu trữ:
Nghiên cứu phương án tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ toàn hệ thống. Đề
xuất hệ thống phông lưu trữ, phương án thực hiện lưu trữ tài liệu của toàn hệ
thống.
Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:
quy định về sử dụng con dấu, quy định về thể thức văn bản, quy chế văn thư lưu
trữ, quy định về danh mục tài liệu mật, quy trình văn thư đi, đến, quy trình lưu
trữ và bảo quản tài liệu. Soạn thảo các công văn hướng dẫn thực hiện và kiểm

11


tra giám sát việc thực hiện các quy định, quy trình.
Xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ toàn
hệ thống. Hướng dẫn việc lập danh mục tài liệu cho toàn hệ thống.
Nghiên cứu xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu lưu trữ, phương thức phục
vụ khai thác tài liệu.
Công tác văn thư đi:
Lưu giữ, bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty và các dấu chức danh
của Lãnh đạo phù hợp với các quy định của Công ty và quy định của pháp luật.
Tiếp nhận và kiểm soát thể thức văn bản, đóng dấu, lấy số, lưu hành, gửi
và lưu trữ các hợp đồng, thỏa thuận, văn bản đi của Công ty.
Thực hiện sao y bản chính (đối với các văn bản do Công ty ban hành)
theo yêu cầu của Lãnh đạo và các phòng chức năng
Công tác văn thư đến
Tiếp nhận, vào sổ công văn đến (đối với văn bản giấy), phân loại và
chuyển văn bản đến cho phòng chủ trì và các phòng liên quan để giải quyết.
Thực hiện việc lưu vào hệ thống văn bản chuyển đến bằng thư điện tử và
quét lưu các văn bản đến bằng giấy theo đúng danh mục lưu trữ đã quy định.
Công tác lưu trữ
Xây dựng các danh mục tài liệu, quy định, quy trình lưu trữ tài liệu áp
dụng tại Công ty.
Thưc hiện công tác lưu trữ:
Hướng dẫn các phòng lập danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong năm
hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên thuộc các phòng lập hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình giải quyết công việc;
Hướng dẫn các phòng thực hiện chỉnh lý tài liệu;
Thu thập tài liệu từ các phòng, thực hiện phân loại, xác định giá trị tài

liệu, biên mục, sắp xếp tài liệu đưa vào kho lưu trữ;
Xây dựng các công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;
12


Tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực hiện các biện pháp bảo quản
tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;
Thực hiện số hóa, nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý lưu trữ;
Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ cho Lãnh đạo Công ty và các
phòng ban theo đúng đối tượng quy định;
Thực hiện báo cáo về công tác lưu trữ của Công ty.
Quản lý tập trung công tác lưu trữ tại Công ty:
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban lập danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban
hành;
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban lập hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình giải quyết công việc;
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban thực hiện chỉnh lý, tổ chức
khoa học tài liệu;
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban tổ chức khoa học tài liệu
trong kho và thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ theo
đúng quy trình;
Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban viên xây dựng công cụ phục
vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các Phòng ban về kho lưu trữ
Công ty;
1.2.4 Công tác quản trị tài sản
Xây dựng, triển khai thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về
công tác quản trị tài sản:
Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình về mua sắm, quản lý, bảo

trì bảo dưỡng, thanh lý tài sản cố định và trang thiết bị .
Soạn thảo các công văn chung, các hướng dẫn các phòng ban những
vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy trình mua sắm, quản trị tài sản.
13


Kiểm tra, giám sát các phòng ban trong việc thực hiện các quy định,
quy trình quản trị tài sản.
Mua sắm, quản lý, sửa chữa, thay thế và thanh lý tài sản tại Công ty:
Tham gia xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị và tài sản hàng
năm của Công ty.
Đàm phát, trình ký, theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng với đối tác trong việc
mua sắm trang thiết bị và các tài sản nêu trên.
Quản lý, cấp phát, điều chuyển công cụ lao động và các tài sản của
Công ty.
Thực hiện bảo hành, bảo trì, sửa chữa, thay thế công cụ lao động và các
tài sản của Công ty.
Kiểm kê, đánh giá công cụ lao động và tài sản, thực hiện thủ tục thanh
lý tài sản của Công ty.
1.3

Quyền hạn

Phòng Hành chính tổng hợp có các quyền hạn sau:
Yêu cầu các phòng ban gửi báo cáo, dữ liệu, biểu thống kê, thông tin phục
vụ cho việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành
chính tổng hợp.
Đề nghị các phòng chức năng tại Công ty cung cấp các thông tin, dữ liệu
cần thiết và hỗ trợ nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc chức năng,

nhiệm vụ của Phòng Hành chính tổng hợp và phối hợp, tham gia các công việc
do Phòng Hành chính tổng hợp chủ trì, làm đầu mối.
Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng
Hành chính tổng hợp theo Quy định phân cấp quyền hạn và trách nhiệm duyệt,
ký văn bản của Công ty và theo phân cấp, ủy quyền của Lãnh đạo Công ty (nếu
có).
Chủ động đề xuất với Lãnh đạo về những vấn đề liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Phòng Hành chính tổng hợp và những vấn đề có liên quan đến
14


hoạt động chung của Công ty ; đưa ra các kiến nghị, góp ý với các phòng khác.
1.4

Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp

a. Cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp gồm:
- Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng
- Các bộ phận chức năng:
+ Bộ phận Hành chính
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
+ Bộ phận Lễ tân
+ Bộ phận Quản trị thiết bị
+Bộ phận Bảo vệ, Lái xe
b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp
( mục lục 02 )
2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Công ty cổ phần
Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng đã đảm bảo giải quyết được

các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo
quy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ
sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Công ty
Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng hoạt
động theo chế độ Thủ trưởng, có Giám Đốc và các Phó Giám đốc phụ trách các
lĩnh vực và giúp việc cho Giám đốc. Cơ cấu của Công ty chia ra làm các bộ
phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình
giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản
liên quan đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó.
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Các loại văn bản hành chính thường được Công ty ban hành bao gồm
các văn bản sau: Quyết định, thông báo, báo cáo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng
15


nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng là
doanh nghiệp tư nhân. Vì vậy Giám đốc là người đứng đầu, chỉ đạo hướng dẫn
toàn cơ quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ về công tác quản lý và
các hoạt động liên quan. Bên cạnh đó Giám đốc phân công 02 Phó Giám đốc
phụ trách việc và báo cáo cho Giám đốc bằng văn bản các mảng công việc hàng
ngày.
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng chỉ
ban hành các văn bản Hành chính thông thường và Quyết định cá biệt, không
ban hành văn bản Quy phạm pháp luật. (Ví dụ: Quyết định của Giám đốc,
Thông báo, Công văn, Tờ trình, Báo cáo … ; các loại giấy như: Giấy giới thiệu,
Giấy đi đường …). các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và

hiệu lực pháp lý
Trong một số mảng công việc thì 02 Phó Giám đốc được kí thay Giám
đốc những văn bản thuộc phạm vi, lĩnh vực được phân công phụ trách mảng nào
thì kí mảng đó. Về một số công tác khác Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng
đảm nhiệm kí thừa lệnh một số văn bản như: Thông báo, một số loại báo cáo,
công văn, Giấy xin phép…
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Qua khảo sát
thực tế tại Công ty Cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
em thấy thể thức văn bản được trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên thì vẫn còn những hạn chế cụ thể sau:
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định, đội
ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây
16


được đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính
được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản, chưa tuân thủ những quy định theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn
(CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng chưa khái
quát được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản, không
theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản,
điểm, sử dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân (đối
với công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”;
sử dụng không thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số
thứ tự (chữ số La Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc)
trong các văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…
Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều

chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao
đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn
mẫu và trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ
chưa phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ hoa mỹ,
lặp từ…), câu không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ
ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho chưa hiểu hoặc
hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc
cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp,
điều hành, quản lý.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng chủ
yếu ban hành các văn bản Hành chính thông thường trong giải quyết các công
việc của Công ty cũng như của các phòng ban. Chính vì vậy, cá nhân, đơn vị
soạn thảo phải đảm bảo trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của
phòng Hành chính Tổng hợp là rất cần thiết và quan trọng bởi vì nó đảm bảo

17


tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản và đây là điều kiện quan trọng quyết
định chất lượng của một văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản ;
Khi nhân viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông
tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc, soạn
thảo văn bản;
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hánh chính.
Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ
quan việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo
Bước 3: Thông qua lãnh đạo, trình duyệt bản thảo và tài liệu có liên
quan;
Bản thảo do người có thẩm quyền (người kí văn bản) duyệt. Trường
hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định
Bước 4: Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo thì đánh máy, nhân
bản;
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận” văn bản. Người
đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
đúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát

18


hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt
văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành;
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà
mình soạn thảo.

Trưởng phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Bước 6: Trình, ký văn bản;
Văn bản đã được hoàn chỉnh; kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký
theo quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)
Bước 7: Vào sổ, đóng dấu và phát hành văn bản.
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, nhân viên
văn thư thực hiện các công việc sau
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đăng ký vào sổ công văn đi
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một
bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo.
Tại Công ty công tác soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian
qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.
Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của Công
ty cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý;

19


nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng; nguyên
tắc đảm bảo tính khả thi

Ưu và nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
công ty
Ưu điểm:
Được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ
tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu
lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
Nhược điểm:

Một số phòng ban còn soạn thảo văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày
và sai lỗi chính tả.
3. Quản lí văn bản đi
Qua quá trình làm việc và nghiên cứu lý thuyết về quy trình quản lý và
giải quyết văn bản đi và qua sự hướng dẫn cán bộ hành chính và văn thư của
công ty em thấy về lý thuyết so với thực tế khá là khác nhau, cụ thể như sau:
Các

Quy trình quản lý văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản đi

bước
B1

(trên lý thuyết)
Trình văn bản đi

(trên thực tế)
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình

B2

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình

bày.
Trình văn bản đi

B3

bày.
Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu của

Đăng kí văn bản đi

B4

cơ quan và các loại dấu khác)
Đăng kí văn bản đi

Đóng dấu (gồm dấu của cơ quan
và các loại dấu khác), nhân bản

B5
B6

theo nơi nhận.
Chuyển giao văn bản đi
Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử
dụng bản lưu

dụng bản lưu
Các văn bản đi của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu

Hồng Bàng phần lớn là do các phòng, ban soạn thảo theo đúng chức năng,
20


nhiệm vụ của mình. Sau khi đóng dấu và nhân bản theo nơi nhận, Văn phòng
giữ lại hai bản: 01 bản lưu ở các phòng ban chuyên môn soạn thảo và 01 bản lưu
ở bộ phận Văn thư. Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt
công tác quản lí văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho
cơ quan giải quyết tốt công việc khi có sự cố sảy ra hoặc giải quyết công việc
tồn đọng liên quan đến văn bản.
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm
văn bản
Trước khi phát hành văn bản, nhân viên văn thư Công ty sẽ chịu trách
nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót
nhân viên văn thư sẽ báo lại cho Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng xem xét,
giải quyết
Tại Công ty việc ghi số, ngày tháng năm văn bản hành chính được thực
hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Công ty hiện chưa có văn bản nào quy định rõ về việc ghi số, ngày tháng
năm văn bản hành chính.
Tất cả văn bản của công ty được ghi số, ngày tháng năm văn bản theo hệ
thông số chung của công ty do bộ phận Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác
Việc ghi số, ngày tháng năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng
3.2. Đăng ký văn bản

Có 2 hình thức đăng kí văn bản tại Công ty đó là : Đăng ký vào Sổ đăng
ký văn bản đi và đăng kí thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy
tính
Đăng kí văn bản đi bằng sổ
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

21


Ngày Chỉ

Nghị Quyết Công Thông Báo

Sao

Trích yếu

Nơi

tháng

thị

quyết

định

văn

báo

cáo

lục

nội dung

nhận

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy

tính
Tại Công ty việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
sử dụng phần mềm quản lý văn bản của Công ty được phụ trách bởi nhân viên
văn thư
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Nhân bản
Văn bản đi tại Công ty được nhân bản theo số lượng yêu cầu xác định
tại phần nơi nhận của văn bản và theo đúng thời gian quy định
Đóng dấu cơ quan
Qua quá trình khảo sát thực tế, em thấy rằng tại Công ty chưa ban hành
văn bản chung cho công ty hướng dẫn về đóng dấu văn bản. Việc đóc dấu văn
bản được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Việc đóng dấu lên chữ ý và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo quy định

22