Chuyên đê TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chuyên đê
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ThS.GVC. Trần Thị Phương Thúy

HÀ NỘI - 2016
1
1


Chuyên đê
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm về Hội nghị
- Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức có nhiều thành phần đại biểu tham dự, để bàn
bạc hoặc giải quyết một hoặc nhiều công việc có tính chất chung nào đó. Hội nghị là quá
trình thảo luận và xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn theo đa số; Từ
đó, xác định phương hướng, giải pháp, hành động cần phải tiến hành và sau đó có kế
hoạch kiểm tra, xem xét hiệu quả việc thực hiện chúng.
- Hội nghị là một hoạt động nhằm quán triệt, triển khai nhiệm vụ hoặc bàn bạc thảo
luận đi đến thống nhất một kế hoạch, một chủ trương hay một công việc nào đó, trên cơ
sở đó đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm huy động sức mạnh của tập thể cùng
nhau nỗ lực phấn đấu hoàn thành công việc nội bộ của cơ quan đề ra hoặc nhiệm vụ của
cấp trên giao cho. Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị tại cơ quan, đơn vị là một trong những
công việc rất quan trọng, cần phải được tổ chức cẩn trọng, chu đáo nhằm phát huy được

hiệu quả cao nhất.
- Để tổ chức một Hội nghị thành công người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã khi
viết kịch bản cần có những kỹ năng và kiến thức cơ bản về việc xây dựng kịch bản chương
trình và cách thức để tổ chức Hội nghị thành công. Mỗi Hội nghị được tổ chức đều có mục
đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và tầm quan trọng khác nhau do đó trong phạm vi bài
giảng này chúng ta chỉ nghiên cứu những kỹ năng cơ bản để xây dựng kịch bản chương
trình Hội nghị, căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, mục tiêu và quy mô của Hội nghị được tổ
chức, người viết kịch bản xây dựng kịch bản cho phù hợp với từng loại Hội nghị.
1.1.2. Khái niệm về kịch bản chương trình Hội nghị
Kịch bản chương trình Hội nghị là toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị được
viết ra dưới dạng văn bản, thể hiện đầy đủ các yếu tố: mục đích ý nghĩa, quy mô, thời
gian, địa điểm, trang trí khánh tiết, người dẫn chương trình, người chủ trì Hội nghị, thư
ký Hội nghị, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác phục vụ cho Hội nghị đạt hiệu
quả và chất lượng cao. Một kịch bản chương trình Hội nghị tốt, có chất lượng là kịch bản
bao quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị một cách đầy đủ và chi tiết. Vì thế
để viết được kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản phải có kỹ năng và kiến
thức hiểu biết nhất định.
Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với một chương trình Hội
nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh các gia đình văn hóa, tổng kết công
tác phòng chống bạo lực gia đình hoặc quán triệt triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước
giao… Điều đó có nghĩa là Không có mẫu kịch bản chung, chi tiết áp dụng cho tất cả các
Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ và quy mô của từng Hội nghị người viết kịch
2
2


bản cân nhắc xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp.
Kịch bản chương trình Hội nghị được chia làm 2 loại: kịch bản tổng quát và kịch
bản chi tiết; Kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ nội dung chương trình
Hội nghị, tập hợp được các vấn đề, sự vật, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, làm thành

một thể thống nhất, làm sáng tỏ chủ đề và trọng tâm của Hội nghị, đồng thời kịch bản tổng
quát là kịch bản khái quát được toàn bộ mục đích ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng, nội
dung, hình thức, nguồn kinh phí và đưa ra được các giải pháp triển khai thực hiện Hội nghị
đạt hiệu quả cao - đây là dạng kịch bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó xây
dựng kịch bản chi tiết để triển khai tổ chức thực hiện. Kịch bản chi tiết là kịch bản cụ thể
hóa, chi tiết hóa kịch bản tổng quát. Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể,
đầy đủ, chi tiết đến từng phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trình
Hội nghị, giúp cho việc tổ chức triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao.
1.1.3. Khái niệm về người dẫn chương trình Hội nghị
Người dẫn chương trình Hội nghị thông thường là cán bộ tổ chức của cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị. Nói cách khác người
dẫn chương trình Hội nghị là người được lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ dẫn chương
trình cho Hội nghị có trách nhiệm kiểm tra con số đại biểu tham dự Hội nghị báo cáo cho
lãnh đạo biết. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo cho phép Hội nghị tiến hành, người dẫn
chương trình thực hiện các thủ tục nghi lễ khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệu
đại biểu, mời cán bộ lãnh đạo Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị, mời thư ký Hội
nghị lên ghi biên bản Hội nghị. Quá trình diễn biến và kết quả Hội nghị do Chủ trì Hội
nghị điều hành, thư ký Hội nghị ghi biên bản, Kết thúc Hội nghị người dẫn chương trình
thay mặt Ban tổ chức Hội nghị nói lời cám ơn và chúc các đại biểu tham dự Hội nghị sức
khỏe và thành công.
1.1.4. Khái niệm về Người chủ trì Hội nghị
Người chủ trì Hội nghị thông thường là lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị là
người chịu trách nhiệm chính toàn bộ mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và các công
việc trọng tâm của Hội nghị cần phải được các đại biểu tham dự Hội nghị trao đổi thảo luận
và đi đến biểu quyết thống nhất. Nhưng do tính chất, quy mô, đặc điểm, đặc thù của từng
Hội nghị khác nhau nên cũng có những Hội nghị cơ quan, đơn vị mời Thủ trưởng cấp trên
hoặc Nhà quản lý, Nhà khoa học, Chuyên gia có uy tín để Chủ trì Hội nghị. Người chủ trì
Hội nghị chính là người trực tiếp điều hành toàn bộ nội dung chương trình và chịu trách
nhiệm trước kết quả của Hội nghị. Do đó người Chủ trì Hội nghị ngoài bản lĩnh chính trị,
phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, cần phải có kỹ năng thích ứng và xử lý tốt đối với

mọi tình huống có thể xảy ra trong Hội nghị, hướng dẫn Hội nghị đi đến thành công.
Người Chủ trì Hội nghị phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức Hội nghị, đóng vai trò chủ
chốt trong việc chỉ đạo, điều hành, không bỏ qua bất cứ một quy tắc nào do Hội nghị đề
ra, đảm bảo thời gian, chất lượng và hiệu quả của Hội nghị. Có khả năng quan sát thái độ
đồng tình hay không đồng tình của các đại biểu và tổng hợp được ý kiến của các thành
viên tham dự Hội nghị, trên cơ sở đó đưa ra những kết luận sáng suốt, đúng đắn và hiệu
quả. Vì thế để viết được một kịch bản chương trình Hội nghị và triển khai tổ chức Hội
3
3


nghị thành công người viết kịch bản phải xin ý kiến chỉ đạo của tập thể lãnh đạo cơ quan,
đơn vị tiến cử ai là người có đủ năng lực và kỹ năng điều hành Hội nghị đi đến thắng lợi
để đưa vào trong kịch bản (Tùy theo tính chất, quy mô của Hội nghị mà tập thể lãnh đạo
có thể chọn lựa và tiến cử 1 hay là 2 đến 3 người…)

1.1.5. Khái niệm về Thư ký Hội nghị
Thư ký Hội nghị có trách nhiệm: Ghi biên bản Hội nghị; Tổng hợp đầy đủ, trung
thực, chính xác ý kiến phát biểu của đại biểu tại Hội nghị; Giúp Chủ trì Hội nghị trong
việc điều khiển thảo luận và biểu quyết tại Hội nghị. Với các nhiệm vụ nêu trên, đòi hỏi
Thư ký Hội nghị phải là người có trình độ, có kiến thức tổng hợp, có khả năng tốc ký để
ghi chép đầy đủ các ý kiến phát biểu của đại biểu và kết luận của người Chủ trì Hội nghị.
Do đó người viết kịch bản chương trình Hội nghị cũng cần phải xin ý kiến chỉ đạo của
tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị chọn lựa và tiến cử để ghi vào trong kịch bản.
1.2. Kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị
1.2.1. Xác định rõ mục đích, nhiệm vụ tổ chức Hội nghị
Khác với các cuộc họp để giải quyết công việc thường nhật của cơ quan, đơn vị, Hội
nghị thường được tổ chức nhằm mục đích quán triệt tinh thần chỉ đạo của cấp trên hoặc
triển khai thực hiện một nhiệm vụ, một kế hoạch nào đó của cơ quan, đơn vị. Tùy theo tính
chất, mức độ, tầm quan trọng của Hội nghị người viết kịch bản phải có trình độ, kiến thức,

có khả năng hình dung được toàn bộ chương trình Hội nghị diễn ra từ khi bắt đầu cho đến
lúc kết thúc. Có Hội nghị cần phải có chuẩn bị tài liệu, văn bản có liên quan để phát trực
tiếp, tại chỗ cho các đại biểu tham dự Hội nghị, để các thành viên Hội nghị nghiên cứu,
trên cơ sở đó phát biểu chính kiến cá nhân và thể hiện rõ thái độ đồng ý hay không đồng ý.
Có Hội nghị cần phải chuẩn bị tài liệu, văn bản, báo cáo, nội dung chương trình Hội nghị
gửi cho các đại biểu nghiên cứu trước 1 tuần hay nửa tháng để họ chuẩn bị tham góp ý kiến
tại Hội nghị.
Chủ trì Hội nghị là người điều hành Hội nghị từ đầu cho đến lúc kết thúc, có trách
nhiệm báo cáo trước Hội nghị những vấn đề cốt lõi, then chốt nhất để Hội nghị xem xét.
Sau khi lắng nghe các ý kiến phát biểu của đại biểu, Chủ trì Hội nghị tổng hợp các ý kiến
và kết luận Hội nghị theo nguyên tắc thiểu số phục tùng đa số. Thư ký Hội nghị có trách
nhiệm ghi chép đầy đủ các ý kiến phát biểu của các đại biểu và kết luận của người chủ trì
Hội nghị. Quá trình diễn ra Hội nghị và kết quả của Hội nghị không dễ dàng thống nhất
nhanh chóng. Bởi vậy điều quan trọng nhất trong công tác xây dựng kịch bản chương
trình Hội nghị là: Đặt ra mục đích, mục tiêu rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể và chuẩn bị đầy đủ
những thông tin tư liệu cần thiết cho các đại biểu tham dự Hội nghị có cơ sở để nghiên
cứu, bàn bạc, thảo luận và đi đến kết quả thống nhất.
1.2.2. Xác định nội dung chương trình Hội nghị
Căn cứ kế hoạch tổ chức Hội nghị được lãnh đạo giao, công việc đầu tiên của người
viết kịch bản là phải xác định nội dung chương trình Hội nghị, trên cơ sở đó tập trung trí
tuệ và tài năng viết kịch bản chương trình Hội nghị theo đúng mục đích yêu cầu của lãnh
đạo đề ra, trình lãnh đạo phê duyệt rồi mới triển khai thực hiện. Nếu nội dung chương trình
Hội nghị chuẩn bị chưa tốt hoặc quá sơ sài, thiếu chu đáo, nhất là những vấn đề trọng tâm
cần phải đưa ra Hội nghị để các đại biểu tham dự thảo luận, bàn bạc chưa được xác định rõ
4
4


ràng hoặc đại biểu mời tham dự Hội nghị không đúng đối tượng… thì chắc chắn Hội nghị
đó sẽ không đạt kết quả. Để giảm thiểu những sai sót về nội dung chương trình tổ chức Hội

nghị, khi viết kịch bản chương trình Hội nghị, người viết kịch bản phải xác định được toàn
bộ nội dung chương trình cũng như hình thức thể hiện và các công việc khác có liên quan
đến công tác phục vụ Hội nghị, trên cơ sở đó khắc phục những yếu kém, tránh sự rườm rà
không cần thiết trong các khâu chuẩn bị nhằm giảm thiểu tối đa nguồn nhân lực và kinh
phí nhưng lại đạt hiệu quả cao.
1.2.3. Lên kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức Hội nghị
Tùy theo tính chất, quy mô của từng Hội nghị mà người viết kịch bản chương trình Hội
nghị lên kế hoạch có thành lập hay không thành lập Ban tổ chức. Ai là người chủ trì, ai là thư
ký? Những Hội nghị nhằm triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao, thủ trưởng cơ quan, đơn
vị giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức-Hành chính hoặc Chánh văn phòng đảm nhận và lên kế
hoạch triển khai thực hiện trong nội bộ cơ quan, đơn vị. Ở những Hội nghị có quy mô lớn hơn,
người viết kịch bản lên kế hoạch theo từng nội dung công việc đã được quy định trong kịch bản
và đề nghị lãnh đạo cơ quan, đơn vị thành lập Ban tổ chức, xác định rõ số lượng đại biểu, khách
mời, thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị. Có hay không trang trí khánh tiết cũng như tài liệu
văn bản phục vụ Hội nghị? Các điều kiện cần thiết khác: Lễ tân đón tiếp đại biểu, quay phim,
chụp ảnh, máy chiếu, âm nhạc, các tiết mục văn nghệ phục vụ khai mạc, nghỉ giải lao và bế
mạc Hội nghị? Hoa trang trí, hoa chúc mừng Hội nghị, thẻ đeo của Ban Tổ chức, đại biểu,
khách mời, sơ đồ sắp xếp bàn ghế trong Hội trường, các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng,
micro (có dây, không dây, dự phòng) và các vấn đề khác có liên quan đến Hội nghị cần phải
được chuẩn bị nghiêm túc và có sự phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong
Ban tổ chức. Trên cơ sở đó lập dự trù kinh phí theo từng công việc (thù lao đại biểu, thẻ đeo
của Ban tổ chức, khách mời, nước uống giải khát, kể cả các vật dụng mượn, thuê mướn, hợp
đồng mua bán phục vụ Hội nghị…) người viết kịch bản lập tờ trình, kèm theo kịch bản
chương trình và dự trù kinh phí phục vụ Hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt.
1.2.4. Xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị
Để xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản cần nắm vững
những bước cơ bản như sau:
Một là: Kiểm tra lại thời gian tổ chức Hội nghị từ mấy giờ đến mấy giờ vào ngày
tháng năm nào, lãnh đạo có ý kiến thay đổi gì không? Địa điểm ở đâu? Hội trường lớn
hay Hội trường nhỏ, có hay không có trang trí khánh tiết? Nghi thức khai mạc và bế mạc

Hội nghị theo phương thức nào? Ai là người chủ trì, ai là thư ký, ai là người dẫn chương
trình? Lên danh sách, gửi giấy mời kèm theo chương trình Hội nghị cho các đại biểu,
khách mời. Tổng số danh sách đại biểu, khách mời là bao nhiêu? (đồng thời kèm theo Hồ
sơ trích ngang của các đại biểu, khách mời để bộ phận lễ tân sắp xếp bố trí chỗ ngồi hợp
lý). Có hay không có thẻ đeo cho Ban tổ chức, đại biểu, khách mời. Ai là người đọc báo
cáo, bao nhiêu đại biểu có bài phát biểu tham luận? bao nhiêu đại biểu đăng ký phát biểu
tại Hội nghị? Mỗi đại biểu phát biểu trong vòng bao nhiêu phút?
Hai là: Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của Hội nghị lãnh đạo UBND xã có điều
chỉnh bổ sung điều gì khác và mới không? Nhất là nội dung, phạm vi, quy mô Hội nghị
5
5


có gì thay đổi không?
Nghiên cứu thật sâu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo về việc tổ chức Hội nghị nhằm
quán triệt triển khai kế hoạch công tác gì? Của cấp trên giao, hay của cơ quan, đơn vị đề
ra? Hướng tới mục tiêu gì? Thảo luận bàn bạc và giải quyết những vấn đề gì? Có mấy
vấn đề cần phải trao đổi thảo luận đi đến thống nhất? Mỗi vấn đề cần có bao nhiêu thời
gian dành cho đại biểu phát biểu ý kiến? Biểu quyết tán thành hay không tán thành bằng
hình thức bỏ phiếu kín, hay giơ tay?
Ba là: Kiểm tra lại hình thức tổ chức hội nghị lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo gì khác trước
đó không? Kinh phí tổ chức Hội nghị lãnh đạo duyệt so với kế hoạch đề ra tăng hay giảm,
nếu tăng thì tăng ở phần việc nào và giảm thì giảm ở phần việc nào? Địa điểm tổ chức Hội
nghị có hay không có phông màn âm thanh, ánh sáng, sân khấu. Nếu là Phòng họp thì phòng
hình vuông hay hình chữ nhật? Nếu là Hội trường thì rộng hay hẹp? Bục bệ, bàn ghế cho
người chủ trì, thư ký và đại biểu, khách mời được bố trí như thế nào? Có hay không có khẩu
hiệu, pano, áp phích, nếu có treo ở đâu, nội dung chữ viết thế nào? Trang trí khánh tiết theo
nghi lễ nào? Có chào cờ hay không?
Bốn là: Xác định người dẫn chương trình cho Hội nghị vì thông thường kịch bản
chương trình của Hội nghị bao giờ cũng kèm theo lời dẫn chương trình. Nói cách khác

người viết kịch bản chương trình đồng thời cũng là người viết lời dẫn chương trình vì không
ai có thể viết lời dẫn chương trình Hội nghị sinh động hấp dẫn và có sức thuyết phục bằng
tác giả kịch bản. Nhưng không phải lúc nào người viết kịch bản cũng đồng thời là người dẫn
chương trình Hội nghị vì không phải bất kỳ ai viết lời dẫn hay cũng có khả năng diễn đạt
trước Hội nghị tốt và ngược lại cũng có người viết không hay nhưng lại có tài hùng biện
trước công chúng nên khi đảm nhận công việc dẫn chương trình cho Hội nghị lại rất có sức
thuyết phục. Do đó việc xác định người dẫn chương trình trong kịch bản chương trình Hội
nghị cũng phải được đặt ra nghiên cứu cẩn trọng và đề xuất lãnh đạo xem xét tiến cử người
nào có khả năng, góp phần vào sự thành công chung của Hội nghị.
Sau khi các dữ liệu cần thiết có trong tay ta bắt đầu đặt bút viết. Đây là kịch bản
chương trình triển khai tổ chức thực hiện. Xin ví dụ sau đây một dạng Hội nghị có nghi
thức làm lễ chào cờ.
Cụ thể:
- Khai mạc
Khai mạc Hội nghị là phần đầu của chương trình Hội nghị, người cán bộ được Ban
tổ chức phân công dẫn chương trình, hoặc cán bộ trong Ban tổ chức Hội nghị có trách nhiệm
tạo nên không khí vui tươi, phấn khởi và đầm ấm tình đồng chí đồng nghiệp của các đại biểu
và khách mời tham dự Hội nghị. Khai mạc Hội nghị thường có các công việc sau:
• Tập hợp lực lượng: Trong khi chờ đợi đại biểu, khách mời đến dự Hội nghị ta có
thể dùng âm nhạc với những bài ca lạc quan yêu đời tạo không khí phấn chấn cho các đại
biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị. Bộ phận lễ tân đón đại biểu khách mời, phát tài
liệu, tặng hoa (nếu có) cần phải thực hiện các công việc nêu trên nhanh gọn để tạo ra khí
thế phấn khởi ban đầu cho Hội nghị.
• Tiến hành Nghi thức khai mạc Hội nghị.
6
6


• Chào cờ
Sau khi các đại biểu, khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi, người cán bộ dẫn chương

trình Hội nghị xuất hiện trong tư thế nghiêm trang, chỉnh tề mời các đại biểu, khách mời
tham dự Hội nghị đứng lên làm lễ chào cờ. Dõng dạc hô: Nghiêm! Chào cờ ….chào!
Quốc ca vang lên. Nghi thức chào cờ xong. Người cán bộ dẫn chương trình hô: Thôi!
Mời quí vị đại biểu và khách mời an tọa. Thông thường dùng từ cám ơn! Các đại biểu trở
về vị trí cũ.
• Tuyên bố lý do:
Nghi thức chào cờ kết thúc, người cán bộ dẫn chương trình làm nhiệm vụ tuyên
bố lý do tổ chức Hội nghị. Nội dung tuyên bố lý do nói lên mục đích ý nghĩa và tầm
quan trọng của Hội nghị, lời lẽ tuyên bố lý do ngắn gọn, rõ ràng, rành mạch, khúc chiết.
Kết thúc lời tuyên bố lý do bao giờ cũng kèm theo lời chúc Hội nghị thành công tốt đẹp.
• Giới thiệu đại biểu:
Sau tuyên bố lý do là phần giới thiệu đại biểu
- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách mời trước, chủ nhà sau.
Lưu ý:
- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia
- Linh hoạt trong phần giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do BTC
sai sót).
- Giới thiệu lãnh đạo có trách nhiệm cao nhất của cơ quan, đơn vị lên khai mạc Hội nghị.
- Giới thiệu lãnh đạo cấp trên phát biểu chỉ đạo Hội nghị
• Thông qua chương trình:
Sau lời khai mạc của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, lời phát biểu chỉ đạo Hội nghị của
lãnh đạo cấp trên, người dẫn chương trình thông qua Hội nghị toàn bộ nội dung chương
trình Hội nghị đã được quy định chặt chẽ trong kịch bản. Sau đó mời Chủ trì Hội nghị lên
điều hành Hội nghị. Mời thư ký Hội nghị lên làm nhiệm vụ ghi Biên bản Hội nghị.
1.2.5. Nội dung chương trình Hội nghị
Đây là phần chính của chương trình Hội nghị, Người chủ trì Hội nghị căn cứ nội dung
chương trình đã được cụ thể hóa trong kịch bản để điều hành Hội nghị.
• Người chủ trì Hội nghị có trách nhiệm đưa ra Hội nghị những nội dung cần trao
đổi thảo luận tại Hội nghị để đi đến thống nhất.

• Bố trí sắp xếp cho các đại biểu, khách mời đọc báo cáo, phát biểu tham luận, hoặc
phát biểu tại Hội nghị của các vị đại biểu, khách mời một cách hợp lý, tạo không khí
đoàn kết, phấn khởi, vui tươi, lạc quan trong Hội nghị.
• Sau khi Hội nghị thảo luận, trao đổi, bàn bạc từng vấn đề một cách sôi nổi và đầy
trách nhiệm. Chủ trì Hội nghị có trách nhiệm tổng hợp tất cả các ý kiến của các thành viên
7
7


tham dự Hội nghị, trên cơ sở đó kết luận từng vấn đề cụ thể rõ ràng. Đề nghị các thành viên
tham dự Hội nghị nếu không còn có ý kiến gì khác thì biểu quyết thông qua theo nguyên tắc
thiểu số phục tùng đa số.
- Chủ trì Hội nghị Thông qua Kết luận của Hội nghị.
- Thư ký Hội nghị thông qua Biên bản Hội nghị
1.2.6. Bế mạc
Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình Hội nghị, cần tạo không khí vui tươi
phấn khởi để kết thúc Hội nghị. Bế mạc Hội nghị thường có các phần sau:
- Công bố các quyết định khen thưởng. Tiến hành trao phần thưởng trên bục danh
dự cho các tập thể và cá nhân xuất sắc (nếu có).
- Thay mặt Ban Tổ chức Hội nghị, người dẫn chương trình đọc lời Bế mạc, nói lời
cám ơn, chúc sức khỏe các đại biểu, khách mời tham dự Hội nghị.
- Mời đại biểu, khách mời chụp ảnh lưu niệm. Bộ phận lễ tân tiễn đại biểu khách
mời ra về với sự trân trọng.
2. KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1. Những khái niệm
2.1.1. Sự kiện
Theo từ điển tiếng Việt (2005): Sự kiện là “cái gì/ việc gì quan trọng đã xảy ra“,
Từ “sự kiện„ trong tiếng Việt còn được sử dụng để chỉ những việc quan trọng, sự cố bất
ngờ, xảy ra ở hầu hết các lĩnh vực đời sống xã hội và thế giới tự nhiên.
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc

một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. (Ví dụ khi nói đến các sự kiện
kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng
dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…)
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm:
sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí,
lễ hội, hội thảo, hội nghị... Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có
nhiều cách hiểu khác nhau:
- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao,
với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả
nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện.
Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa
hậu toàn quốc…
- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa
8
8


ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt
động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội
thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Từ khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện)
như sau:
Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí,
thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động
khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán…
2.1.2. Tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt
động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện.
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt
động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt

động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.
Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ
chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương
trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện…
Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là
một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: Xây dựng ý tưởng, nghiên
cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và
tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để
truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội;
nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
2.1.3. Phân loại sự kiện
2.1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số
lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn
phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở
một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không
thể gọi là sự kiện lớn được)
- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia,
quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội
9
9


dung hoạt động đa dạng, phong phú.
Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói
tiếng Pháp…
- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong
phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người,
thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít…
Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc

họp lớp cuối năm…
Theo lãnh thổ có thể chia thành:
- Sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A),
- Sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên)
- Sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…)
- Sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…).
2.1.3.2. Theo thời gian
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự
kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày.
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành:
+ Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất
định như
Ví dụ: Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng
hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội thường niên…
+ Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại
ở các năm
Ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…)
2.1.3.3. Theo hình thức và mục đích
Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì
hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền
với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:
* Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh
của các doanh nghiệp.
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
10
10


+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật,

ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Triển lãm (Exhibitions)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)
+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers
Conferences, Conventions)
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…
+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
* Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa
học như.
+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences,
Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh
giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc.
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
* Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáotín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Cưới hỏi
+ Ma chay
+ Mừng thọ
+ Sinh nhật
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Giao lưu văn hóa
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…
* Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:

11
11


+ Entertainment events: Event giải trí
+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân
khấu chuyên nghiệp…)
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow
+ Festive events: Event lễ hội
+ Triển lãm nghệ thuật
+ Biểu diễn nghệ thuật
+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc.
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…
* Sự kiện thể thao:
+ Thi đấu
+ Hội thi, hội khỏe…
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
+ Giao lưu thể thao
* Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện
thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan
nhà nước.
+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương
+ Phát động phong trào
+ Hội thảo, hội nghị…
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương
+ Đón tiễn…
* Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một
hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của
các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.
+ Lễ ghi nhận thương hiệu

+ Thu hút nhà tài trợ
+ Kỷ niệm
+ Gây quỹ
+ Phát động phong trào…
+ Họp báo, thông cáo báo chí…
Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực
12
12


tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau. Ví dụ: hội thảo, hội
nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên.
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
2.2.1. Xây dựng ý tưởng sự kiện
Ý tưởng là “linh hồn sự kiện”. Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu
trong các bước tổ chức sự kiện, nó như “kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triển
khai thực hiện sự kiện – đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính. Một sự kiện
thành công là sự kiện có ý tưởng tốt (tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi).
Để có được điều đó, nhà tổ chức sự kiện cần phải tích cực nghiên cứu và thực hiện
một cách hệ thống theo nhiều bước:
a. Hình thành ý tưởng bằng sự nỗ lực động não cá nhân
Sử dụng mô hình 5W của Goldblatt (1997)
* Why: Tại sao sự kiện được tổ chức?
Làm rõ lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu của sự kiện. Nhiệm vụ
này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho
nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. Tổ chức một sự kiện
mà không có mục đích rõ ràng là lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
* Who: Những ai liên quan đến sự kiện này?
Cần xác định rõ những bên liên quan chính đến sự kiện: Đó là những người có liên
quan bên trong (Ban lãnh đạo, hội đồng, nhân viên và khán giả hoặc khách) và những

người liên quan bên ngoài (truyền thông, những khách chính).
Xác định rõ điều này sẽ là cơ sở vận động tài trợ. Bởi vì, nhà tài trợ rất muốn biết
có bao nhiêu % người tham dự sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai?
* When: Sự kiện này sẽ diễn ra khi nào?
Có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch không? Việc xác định thời gian có phù
hợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với các sự kiện khác
không? Thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào? Đặc biệt, các sự kiện tổ chức
ngoài trời, nếu ngày dự kiến tổ chức có mưa bão sẽ là thảm họa. Vì thế, cần phải cập nhật
thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng.
* Where: Sự kiện được tổ chức ở đâu?
Sự lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thiết kế sân khấu phải cân bằng
tốt nhất giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi cho khán giả, sự dễ dàng đi đến được và
13
13


chi phí. Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến/ doanh nghiệp/ các nhân phụ
thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện. Do đó, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa
chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình.
* What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện?
- Trước hết, cần phải đặt tên cho sự kiện. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đó là
yếu tố để nhận biết và để nhớ về sự kiện. Có thể gắn tên với mục đích, gắn tên với nội
dung, gắn tên với thời gian, tên gắn kết hỗn hợp các yếu tố trên.
Nhà tổ chức sự kiện cân nhắc các vấn đề khi đặt tên.
+ Có thể phân biệt được với sự kiện khác không?
+ Có sức lôi cuốn không?
+ Có dễ nhớ không?
+ Có thích hợp không?
+ Có thể sử dụng lại được không?
Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định chủ đề sự kiện là gì? Sự kiện gồm

những hoạt động nào? (hoạt động chính, hoạt động phụ trợ) nguồn lực nào cần có để tổ
chức sự kiện? Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia
và khách tham quan...
b. Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm
Sau khi phạm vi sự kiện đã được các cá nhân thiết lập, cần vận dụng trí tuệ tập thể
để ý tưởng được thăng hoa trong sự tưởng tượng phong phú của mỗi cá nhân, qua đó
nhận được sự tư vấn nhiều nhất có thể của các bên liên quan.
2.2.2. Chuẩn bị hồ sơ sự kiện
2.2.2.1. Thành lập nhóm sáng tạo (nhóm chức danh)
Tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng như mô hình tổ chức lao động của sự
kiện có thể có nhiều chức danh khác nhau. Khái quát công việc có thể chia thành các
nhóm chức danh cơ bản sau:
* Quản trị sự kiện
Là chức danh giữ vị trí tổng điều hành sự kiện, với trách nhiệm lập kế hoạch và
quản lý toàn bộ sự kiện từ xây dựng
- Nhà quản lý sự kiện
- Các cán bộ quản lý trung gian
- Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện
14
14


- Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
2.2.2.2. Khảo sát địa điểm
a. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động
trong sự kiện. Đi liền với khái niệm tổ chức sự kiện là không gian tổ chức sự kiện, nó là
tập hợp các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan, bầu không khí, kiến trúc… tạo nên một
không gian nơi sẽ diễn ra sự kiện.
b. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Khi chúng ta quyết định về thông điệp cho một sự kiện nào đó, chúng ta cần xác
định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại
công chúng. Khi chúng ta đã chọn được địa điểm ưng ý, hãy xem xét những vấn đề sau:
- Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo khoa học
chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; trong khi đó
một cuộc triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức ở một trung tâm hội nghị…)
- Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các câu hỏi
như: địa điểm đó chứa được tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời
dự tính hay không? Không nên quá chật, cũng ko quá dư thừa khoảng không…)
- Có vị trị thích hợp (lưu ý các vấn đề về khoảng cách, đường giao thông, điểm đỗ
xe…)
- Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (ví
dụ ở một vùng có không khí ô nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ không phù hợp với đa số các loại
hình sự kiện)
- Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên, khách
VIP, nhân viên và người khuyết tật… phù hợp.
- Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác.
- Lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước. Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ; hệ
thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Những dịch vụ cũng như sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức sự kiện
- Các yêu cầu về thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các chi tiết
nhỏ như wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính…)
- Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho
khách VIP), lối thoát hiểm…
15
15


- Cuối cùng là vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?
2.2.2.3. Lập dự trù kinh phí

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt kê và tính
toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Khi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần:
- Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện.
- Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho các
hàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình.
- Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm
mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sự kiện.
- Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế
hoạch, lập dự toán của sự kiện. Nếu có thể nên giao công việc này cho một nhóm chuyên
gia có chuyên môn dưới sự điều hành của một trưởng nhóm có năng lực/ kinh nghiệm
cao nhất.
2.2.2.6. Xây dựng bản phân công nhiệm vụ
Xây dựng bản phân công nhiệm vụ sẽ giúp cho nhà tổ chức sự kiện theo dõi được
toàn bộ tiến trình của sự kiện thông qua việc báo cáo của các bộ phận của sự kiện. Có thể
phân công trách nhiệm cho một số bộ phận như:
a. Bộ phận truyền thông
Chịu trách nhiệm thiết kế việc truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Hình thức
và nội dung truyền thông phải được Ban tổ chức duyệt trước khi tiến hành.
b. Bộ phận nội dung
Đây là bộ phận quan trọng chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức của sự kiện,
lực lượng đòi hỏi phải có kinh nghiệm, sáng tạo. Mọi chi tiết nhỏ của nội dung cũng phải
được Ban tổ chức kiểm duyệt kỹ lưỡng trước khi tiến hành sự kiện.
c. Bộ phận lễ tân, hậu cần
Là bộ phận giúp cho Ban tổ chức việc mời, đón khách, tiếp khách trong toàn bộ sự
kiện. Bộ phận này phải được phân công cụ thể từng thành viên chịu trách nhiệm khong
từng khâu của lễ tân và hậu cần.
d. Bộ phận tài chính
Chịu trách nhiệm về dự toán kinh phí và thanh toán, quyết toán toàn bộ sự kiện,
phải là những người có chuyên môn và kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện.

16
16


e. Bộ phận kỹ thuật: Trang trí, âm thanh, ánh sáng
Bộ phận kỹ thuật giúp cho Ban tổ chức thiết kế trang trí, sân khấu và chịu trách
nhiệm về âm thanh, ánh sáng cho sự kiện. Bộ phận này phải là những người có chuyên
môn sâu.
2.2.2.7. Lập kế hoạch
Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung,
công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có
khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai
có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có
trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.
* Theo quy trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự
kiện để chia thành:
- Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
- Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
- Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện
- Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
- Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
- Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện
Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ ra thành các kế hoạch chi tiết khác. Ví dụ:
trong giai đoạn đón tiếp, khai mạc sự kiện có thể chia thành:
- Kế hoạch đón tiếp khách
- Kế hoạch khai mạc sự kiện...
* Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị
và triển khai thực hiện sự kiện, như:

- Kế hoạch về nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
- Kế hoạch về trang thiết bị
- Kế hoạch về an ninh, an toàn...
2.2.8. Thực hiện các thủ tục pháp lý
Các thủ tục hành chính đó là yêu cầu, là điều kiện cần trước khi tiến hành triển
17
17


khai thực hiện sự kiện. Thủ tục hành chính chủ yếu là việc xin các giấy phép của các cơ
quan quản lý nhà nước có liên quan, (cần lưu ý nếu chỉ xin mỗi giấy phép tổ chức sự kiện
có thể là chưa đủ vì hoạt động của tổ chức sự kiện rất đa dạng cần phải xin phép cơ
quan quản lý cho tiến hành các hoạt động khác trong sự kiện).
* Kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình các sự kiện
Kịch bản chương trình sự kiện cũng được chia ra làm 2 loại: kịch bản tổng quát và
kịch bản chi tiết.
Kịch bản tổng quát chương trình sự kiện là bao hàm toàn bộ các vấn đề của sự
kiện: Ý tưởng, chủ đề, mục đích ý nghĩa; nội dung chương trình, các hoạt động chính,
nhân sự tham gia BTC, Êkip thực hiện, tác giả, đạo diễn, lực lượng tham gia, địa điểm tổ
chức, hình thức tổ chức, hoạt động chính, hoạt động phụ trong sự kiện.
Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến từng
phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trình.
Kịch bản MC (Kịch bản người dẫn chương trình) có kèm theo lời dẫn MC và phân
công công việc cụ thể cho từng thành viên trong ekip tổ chức thực hiện chương trình, kịch
bản chi tiết được xây dựng nhằm mục đích cụ thể hóa kịch bản tổng quát giúp cho việc tổ
chức triển khai thực hiện chương trình đạt hiệu quả cao. Kịch bản chi tiết chính là kịch bản
của đạo diễn Sự kiện.
Khác với kịch bản chương trình của Hội nghị, kịch bản chương trình của sự kiện đòi
hỏi người viết kịch bản phải có sự hiểu biết sâu sắc về sự kiện sắp được tổ chức. Để kịch

bản chương trình của sự kiện cuốn hút được người đọc và trở thành mảnh đất phì nhiêu cho
đạo diễn chương trình tung hoành sáng tạo, xây dựng được những hình tượng nghệ thuật
kỳ vĩ hấp dẫn người xem, người viết kịch bản ngoài khả năng ham thích tìm tòi, sáng tạo
người viết kịch bản cần phải có niềm đam mê cuồng nhiệt trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ. Chính vì vậy, ngoài những kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị đã trình
bày ở phần trên, người viết kịch bản chương trình các sự kiện cần phải có các kỹ năng thiết
yếu như sau:
* Kỹ năng tham mưu, đề xuất lãnh đạo thành lập Ban tổ chức và Êkíp tổ chức
thực hiện Sự kiện
Sự kiện là các hoạt động có quy mô lớn thu hút nhiều lực lượng tham gia, tác động
mạnh mẽ đến tình cảm tư tưởng của cộng đồng dân cư, nên không thể chỉ có một vài nhân
sự đứng ra tổ chức được mà phải có Ban tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện, thì sự kiện đó
18
18


mới thành công.
Do đó khi bắt tay viết kịch bản cho bất cứ sự kiện nào theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
đơn vị, người viết kịch bản chương trình cần phải nghiên cứu ý tưởng, chủ đề, mục đích, ý
nghĩa, tính chất, quy mô và tầm quan trọng của sự kiện, trên cơ sở đó tham mưu, đề xuất
những cán bộ có khả năng và lòng nhiệt huyết đề nghị lãnh đạo đơn vị ra quyết định thành
lập Ban Tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện. Ban Tổ chức và Êkip tổ chức thực hiện thảo
luận bàn bạc và đi đến thống nhất đặc điểm, tính chất, và quy mô tổ chức sự kiện. Từ đó
Trưởng Ban tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho các thành viên trong Ban tổ
chức và Êkíp tổ chức thực hiện. Cụ thể:
- Ai viết kịch bản,
- Ai đạo diễn chương trình?
- Ai chịu trách nhiệm huy động mọi nguồn lực xã hội và các thành phần kinh tế
tham gia?
- Ai kêu gọi tài trợ?

- Ai lên danh sách các đơn vị nghệ thuật quần chúng và số lượng nghệ sĩ tham gia?
- Ai lo khâu hậu cần?
- Ai chịu trách nhiệm về việc quảng bá tuyên truyền cho sự kiện?
- Ai lên kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự?
- Ai chịu trách nhiệm về sân khấu, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng loa đài…?
- Ai chịu trách nhiệm về các thành phần khác tham gia phục vụ sự kiện? Ai chịu
trách nhiệm lên phương án dự phòng?
- Kế hoạch triển khai thực hiện trong bao lâu?
- Ai là người chịu trách nhiệm đôn đốc, giám sát và nghiệm thu những công việc này?
Việc phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo thời gian tiến độ phải hoàn thành cho các
thành viên trong Ban Tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện Sự kiện phải rành mạch rõ ràng,
đảm bảo các phần việc của sự kiện không bị chậm trễ, kém chất lượng hoặc gây ảnh hưởng
trực tiếp hay gián tiếp đến những công việc khác của Sự kiện. Vì những lẽ đó người viết
kịch bản chương trình Sự kiện phải có kỹ năng tham mưu và đề xuất lãnh đạo đơn vị thành
lập Ban tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện chương trình.
* Kỹ năng chọn người dẫn chương trình cho sự kiện
Người dẫn chương trình, hay còn gọi là em-xi (MC) do gọi tắt từ tiếng
Anh Master of Ceremonies, theo nghĩa thông thường được hiểu là người hướng dẫn quần
19
19


chúng trong một Sự kiện. Còn hiểu theo đúng nghĩa của từ MC thì nó phải là: "Bậc thầy
của nghệ thuật giao tiếp".
MC là người có khả năng dẫn dắt khán giả, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt kết nối các tiết
mục trong cùng một chương trình Sự kiện, tạo nên sự nhất quán cho sự kiện. Họ thay mặt
Ban tổ chức, đạo diễn kịp thời xử lý những tình huống ngoài ý muốn như: cúp điện, sự cố
kỹ thuật sân khấu… (có thể xen vào các nội dung khác như văn nghệ, trò chơi…). Điều
quan trọng nhất của MC là giọng nói, khi nói trước công chúng cần phải "tròn vành, rõ
tiếng" (hoặc "tròn vành, rõ chữ"). Nếu nói không rõ tiếng, rõ lời thì thông tin muốn

truyền đạt đến công chúng không được rõ ràng, đôi khi bị hiểu sai lệch ý nghĩa. Hơn nữa
nói không rõ chữ, rõ lời thì sẽ kém truyền cảm. Để dẫn dắt tốt một sự kiện, MC cần có
"kỹ năng dẫn chương trình". Đây chính là nền tảng của nghiệp vụ. Không có kỹ năng dẫn
chương trình, người dẫn chương trình sẽ bị áp lực tâm lý dẫn đến không tự tin, luôn có
cảm giác mơ hồ tựa như đang đi trong sương mù vì không biết làm như thế đúng hay sai,
không biết bắt đầu từ đâu, sáng tạo trên cơ sở nào và trong quá trình tác nghiệp vô tình
phạm lỗi. Vì vậy để đảm bảo cho sự kiện được tổ chức thành công, người viết kịch bản
chương trình Sự kiện phải là người biết cân nhắc, lựa chọn, tham mưu, giới thiệu cho
lãnh đạo UBND xã, Ban Tổ chức và Êkip tổ chức thực hiện Sự kiện người dẫn chương
trình có khả năng biểu đạt ngôn ngữ tốt, không nói ngọng, nói lắp, không khiếm khuyết
về ngoại hình, có kiến thức sâu rộng, am hiểu về nhiều lĩnh vực, có sức truyền cảm mang
lại hiệu quả cao.
2.3. Chuẩn bị về hậu cần và tổ chức
2.3.1. Thành lập ban tổ chức
Ban tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác
nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện,
quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận
chức trưởng ban tổ chức hoặc với những cách gọi khác như quản lý sự kiện (event
manager), trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong ban và trong quá
trình thực hiện sự kiện.
2.3.3. Thiết kế kỹ thuật và xây dựng sân khấu & khán đài
2.3.3.1. Thiết kế và trang trí sân khấu
Sân khấu là yếu tố trung tâm của không gian sự kiện. Trong lĩnh vực sự kiện, từ
20
20


“sân khấu„ có thể chỉ một khu vực dàn dựng nói chung mà không nhất thiết chỉ dành cho
một sân khấu được xây dựng với mục đích nhấy định.

Đối với các sự kiện được tổ chức trong hội trường nơi trình diễn có thể là một
khân khấu có sẵn, một bục danh dự, một sân khấu di động, thậm chí một khoảng không
gian ở giữa hội trường (dành để diễn thuyết và khiêu vũ chẳng hạn). Trong một số trường
hợp sân khấu trình diễn gần như bao gồm cả khu vực tổ chức sự kiện (ví dụ như đối với
một buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới sân khấu trình diễn chính là một cửa hàng giới thiệu
sản phẩm).
Dù là loại sân khấu nào cũng cần sơ đồ - cung cấp cái nhìn toàn cảnh từ trên
xuống dưới của khu vực biểu diễn, chỉ rõ cơ sở hạ tầng như là hệ thống chiếu sáng cố
định, những lối vào, lối ra và những ổ điện cắm.
Tùy theo từng loại hình sự kiện, sân khấu trình diễn cần xem xét bao gồm:
- Phải có một sân khấu được thiết kế tốt, được thực hiện bởi một công ty thi công
sân khấu chuyên nghiệp với hợp đồng bảo hiển đầy đủ.
- Các trang thiết bị trên sân khấu (ví dụ: các loại bục, đồ trang trí, khẩu hiệu, bàn
cho đoàn chủ tịch, bục diễn giả, thiết bị âm thanh…)
- Phải có những vị trí lối lên sân khấu sáng và rõ ràng.
- Những chỗ nhô ra, các bậc thang phải an toàn và được đánh dấu rõ.
- Thiết bị và các hộp hiệu ứng nên đặt ra ngoài lối đi đánh dấu rõ.
- Nên có những bóng đèn chiếu sáng trước và sau khi sự kiện diễn ra.
- Tất cả các dây cáp điện phải an toàn và phải được buộc dính vào nhau.
- Phải nắm trong tay một dụng cụ sơ cứu và thiết bị khẩn khác.
- Phải có một nguyên tắc chỉ đạo rõ ràng đến người chịu trách nhiệm trong khi xảy
ra tình huống khẩn cấp
2.3.3.2. Thiết kế âm thanh & ánh sáng, lựa chọn các hiệu ứng.
Hầu hết các sự kiện đều cần có âm thanh (trừ sự kiện tổ chức dưới đáy biển hay
nhảy dù trên không...), âm thanh là phương tiện truyền tin, là yếu tố kích thích vào không
gian thực hiện sự kiện, tác động đến bầu không khí của sự kiện.
Hệ thống âm thanh trong sự kiện bao gồm các trang thiết bị như: các loại loa,
micro, tăng âm, thiết bị điều chỉnh âm thanh...
Ngôn ngữ sử dụng trong sự kiện là một trong những nội dung quan trọng liên quan
đến âm thanh, tùy theo sự kiện để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp. Trong trường hợp sử dụng

21
21


phiên dịch cần lưu ý đến trang thiết bị đi kèm cho đối tượng này cũng như các khoản chi
phí khác có liên quan.
Cùng với âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố tác động đến không gian thực hiện sự
kiện. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng cần đảm bảo tính khoa học, hiện
đại vừa phải đảm bảo tính nghệ thuật.
Trên cơ sở mục đích, chủ đề của sự kiện nhà tổ chức sự kiện cần đưa ra các yêu
cầu cụ thể về âm thanh, ánh sáng cho sự kiện là cơ sở để thiết kế nên hệ thống âm thanh,
ánh sáng phù hợp.
Trong trường hợp, thuê các nhà cung ứng dịch vụ âm thanh, ánh sáng nhà tổ chức
sự kiện cần yêu cầu nhà cung ứng phải thiết kế chi tiết và mô tả thật cụ thể. Hệ thống âm
thanh ánh sáng cần phải hoàn tất trước khi sự kiện diễn ra từ 1 đến 2 ngày, và cần phải có
sự chạy thử, diễn tập. Ngoài ra nếu sự kiện có trình diễn ca nhạc... cần có sự phối hợp
giữa các nhà cung ứng âm thanh ánh sáng với nhà cung ứng dịch vụ ca nhạc hay các dịch
vụ khác có liên quan.
2.3.4. Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật
2.3.5. Xây dựng các trò chơi
2.4. Chính thức tổ chức sự kiện
2.4.1. Lễ tân
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:
a. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ
chức sự kiện)
- Phân công nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân (nếu cần thiết trong việc đón khách)
b. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
c. Đón tiếp khách

- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn.
d. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
e. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
22
22


- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
2.4.2. Nghi lễ khai mạc
Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem như một sự
kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các công việc có liên quan đến khai
mạc sự kiện bao gồm:
a. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
- Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
b. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến:
- Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia
sự kiện
c. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
2.4.3. Nội dung sự kiện

a. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
- Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình
diễn/ khu vực thi đấu
- Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản
- Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả
- Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có)
- Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn
b. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời
- Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện.
- Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời
cho nhà quản lý sự kiện.
- Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt
23
23


được mục tiêu của sự kiện.
- Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/
khán giả.
c. Điều hành các hoạt động phụ trợ
- Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ
thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…)
- Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ
- Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ
- Tiến hành kiểm tra, giám sát đầy đủ quá trình triển khai, hướng dẫn điều hành
- Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh.
2.4.4. Nghi lễ bế mạc
a. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
- Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo

(theo những thay đổi trong sự kiện - nếu có)
- Hoàn tất công tác chuẩn bị
b. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có)
- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện
- Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị
chuyên đề…)
- Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời, cho các cơ quan báo chí, truyền
thông (nếu có)
c. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện
- Phối hợp với ban tổ chức triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
- Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… về sự kiện hoặc
thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)…
- Hoàn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các
thành viên tham gia sự kiện
- Xử lý các tình huống phát sinh
2.5.1. Tiễn khách
a. Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức tham gia việc chào,
24
24


cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc.
- Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú/ hoặc khu vực tổ chức liên
hoan tổng kết (nếu có)
b. Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú
- Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách.
- Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách.
- Thông báo cho đoàn khách thông tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú:
thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú; Thông báo

thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm; Thông báo chính xác
về thời gian và địa điểm xe đón đoàn; Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc.
c. Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu…
- Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có và theo sự phân công) nên có một số câu hỏi
về hoạt động tham gia sự kiện của khách.
- Tuyên truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện
d. Chia tay khách
- Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý.
- Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý.
- Chúc khách thượng lộ bình an.
- Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách
- Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có).
2.5.2. Thu dọn hiện trường sự kiện
- Nhận biết được các vấn đề tồn đọng sau sự kiện để có thể đưa ra các giải pháp
khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở.
- Cố gắng hiểu và tìm cách để đáp ứng mong đợi của khách, đảm bảo khách hàng
và đối tác hài lòng
- Xử lý các công việc khác: phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại của sự
kiện (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…)
- Phối hợp xử lý các công việc nói trên
2.5.3. Đánh giá, rút kinh nghiệm
- Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà
đầu tư sự kiện.
- Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan
25
25