Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.78 MB, 76 trang )
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K22.2 CNTT
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã
trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và
trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem
là kim chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và
luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền
kinh tế.
Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển, người ta cũng đã
nghiên cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa
học công nghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi
hơn trong việc xử lý công việc.
Khi tin học chưa ra đời, thì việc bán hàng và những công việc khác
được thực hiện một cách rất khó khăn, đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn
nghiệp vụ, tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin
học phát triển, nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại
là yêu cầu cấp thiết. Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân
công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực
hiện nó (không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những
thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày
nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa
hàng vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc
tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích
mang lại là rất to lớn, ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về
phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một
cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ chuyên
môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, vì vậy rất khó nếu không muốn nói là
không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào
những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau
tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ
thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, cùng với sự hướng dẫn của giáo viên
hướng dẫn, em đã chọn đề tài sau: “Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống
cửa hàng và luồng thông tin vận hành” Viettel Chi nhánh tỉnh Phú Thọ
làm báo cáo thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ Đỗ Tuấn Anh, các thầy
cô trong khoa v à c á c a n h , c h ị c ô n g t á c t ạ i V i e t e l c h i n h á n h
t ỉ n h P h ú T h ọ t h u ộ c T ậ p đ o à n V i ễ n t h ô n g q u â n đ ộ i đã tận tình
giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực
tập này.
Phú Thọ, ngày 02 tháng 8 năm 2016
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
1
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG
QUÂN ĐỘI VIETTEL VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP
I. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
VIETTEL
1. Lịch sử hình thành
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn viễn thông quân
đội:
1.1.1 Những mốc son lịch sử
Những năm cuối thập kỷ 80 của thế kỷ 20, đất nước bước vào công
cuộc đổi mới, yêu cầu nhiệm vụ quân đội có sự điều chỉnh nhiệm vụ, trong
đó bên cạnh nhiệm vụ SSCĐ, phải đồng thời thực hiện nhiệm vụ xây dựng
kinh tế, củng cố quốc phòng an ninh.
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng quân đội, củng cố quốc phòng, theo đề
nghị của Bộ Quốc phòng, ngày 1 tháng 6 năm 1989 Đồng chí Võ Văn Kiệt Phó Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký nghị định số 58/HĐBT thành lập
Tổng Công ty Điện tử thiết bị thông tin trực thuộc Bộ Tư lệnh Thông tin liên
lạc, Bộ Quốc phòng. Đây là dấu son lịch sử đánh dấu sự ra đời, và ngày 01/6
hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của Tập đoàn Viễn thông Quân đội.
- Nội dung Quyết định nêu: Tổng công ty do Tổng cục Công nghiệp
Quốc phòng, thuộc Bộ Quốc phòng được uỷ quyền quản lý; là đơn vị SXKD,
hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập; có tư cách pháp nhân. Quyền hạn:
được mở tài khoản ở ngân hàng, trực tiếp ký hợp đồng kinh tế về sản xuất,
gia công, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu; liên doanh với các cơ quan
trong và ngoài nước theo chế độ chính sách, pháp luật Nhà nước; dùng con
dấu riêng để giao dịch.
- Ngày đầu thành lập, tổ chức Tổng Công ty bao gồm 4 xí nghiệp, 2
Công ty trực thuộc và cơ quan Tổng Công ty, có nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh các sản phẩm về điện tử - thiết bị thông tin, khảo sát, thiết kế, xây lắp,
sản xuất, sửa chữa khí tài thông tin phục vụ quốc phòng và kinh tế.
Ngày 13/7/1993, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành
Nghị định 388/HĐBT về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, Tổng
Công ty được tổ chức lại thành Công ty điện tử thiết bị thông tin.
Ngày 27/7/1993, BQP ra quyết định số 336/QĐ-QP (Thứ trưởng
Thượng tướng Nguyễn Trọng Xuyên ký) thành lập lại doanh nghiệp Nhà
nước: Công ty Điện tử thiết bị thông tin, tên giao dịch là SIGELCO, trụ sở
chính tại 16 Cát Linh, Hà Nội.
Ngày 14/7/1995, trước yêu cầu phát triển của chiến lược viễn thông
quốc gia, được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Quốc phòng ra quyết định
số 615/QĐ- QP đổi tên Công ty Điện tử thiết bị thông tin thành Công ty điện
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
2
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
tử - viễn thông Quân đội, tên giao dịch quốc tế là VIETEL. (Lúc này cụm
chữ chỉ có 01 chữ T). Từ đây, danh từ Viettel đã chính thức trở thành tên và
thương hiệu doanh nghiệp của Tập đoàn, từng bước để lại dấu ấn ngày càng
đậm nét trong ngành bưu chính viễn thông cũng như trong đời sống kinh tế
xã hội của cả nước.
Ngày 29/4/2003, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 80/2003/QĐTTg phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước
trực thuộc Bộ Quốc phòng giai đoạn 2003-2005.
Ngày 28/10/2003, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 262/2003/QĐBQP “Đổi tên Công ty Điện tử viễn thông Quân đội thành Công ty Viễn
thông Quân đội”, tên giao dịch là VIETTEL. Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
trong tình hình mới, ngày 27/4/2004, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết
định số 51/QĐ-QP (do thứ trưởng BQP, Trung tướng Nguyễn Văn Rinh ký)
quyết định từ 01 tháng 7 năm 2004 điều chuyển Công ty Viễn thông Quân
đội từ Bộ Tư lệnh Thông tin về trực thuộc Bộ Quốc Phòng, với tên gọi Công
ty Viễn thông Quân đội, tên giao dịch là VIETTEL.
Ngày 1/6/2004, nhân dịp kỷ niệm 15 năm ngày thành lập, Tập đoàn
Viễn thông Quân đội vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng Huân chương
lao động Hạng Nhất. Bước vào thời kỳ mới, thời kỳ lĩnh vực viễn thông của
nước ta đang phát triển mạnh mẽ, có nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
viễn thông ra đời. Công ty Viễn thông Quân đội đã có những bước tiến vượt
bậc.
+ Ngày 02/3/2005, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký quyết định thành
lập Tổng Công ty Viễn thông Quân đội, và ngày 06/4/2005 Bộ Quốc phòng
có Quyết định số 45/2005/BQP về việc thành lập Tổng Công ty Viễn thông
Quân đội, tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là VIETTEL
CORPORATION, viết tắt là VIETTEL. Đây là dấu ấn khẳng định bước phát
triển mới của Tập đoàn cả về quy mô, năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh
vực viễn thông (từ Công ty phát triển thành Tổng Công ty).
+ Ngày 14/12/2009, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký quyết định số
2079/QĐ-TTg về việc thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân
đội, tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là VIETTEL GROUP, viết tắt là
VIETTEL. Đây là mốc son khẳng định vị thế, vai trò của Tập đoàn trong lĩnh
vực viễn thông, trong khi một lĩnh vực viễn thông mà có 2 Tập đoàn kinh tế
và Viettel là Tập đoàn viễn thông đi sau đến 10 năm.
+ Ngày 12/01/2010, tại trụ sở số 01 Giang Văn Minh, Ba Đình, Hà
Nội, Viettel đã long trọng tổ chức Lễ ra mắt Tập đoàn và đón nhận Huân
chương Độc lập Hạng Ba. Đây là dấu ấn khẳng định bước phát triển vượt
bậc, một mốc son quan trọng đánh dấu sự lớn mạnh của Viettel cả về quy mô,
năng lực và kinh nghiệm. (Mô hình Tập đoàn thí điểm, trực thuộc bộ chủ
quản, không có hội đồng quản trị)
1.1.2. Các dấu mốc phát triển các dịch vụ BCVT
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
3
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Năm 1997: Triển khai dịch vụ Bưu chính. Năm 2000: Thử nghiệm dịch
vụ điện thoại đường dài 178, công nghệ VoIP.
Năm 2002: Khai trương dịch vụ Internet.
Năm 2003: Triển khai dịch vụ điện thoại cố định.
Năm 2004: Khai trương dịch vụ Điện thoại Di động.
Năm 2006: Đầu tư sang Căm Pu Chia.
Năm 2007: Đầu tư sang Lào.
Năm 2007: Triển khai dịch vụ Điện thoại cố định không dây.
Năm 2009: Khai trương dịch vụ Metfone tại CamPuChia và dịch vụ
Unitel tại Lào.
Năm 2010: Khai trương dịch vụ 3G, đầu tư vào Haiti và Mozambique.
Năm 2015, Triển khai thử nghiệm mạng di động 4G tại tỉnh Bà RịaVũng Tàu
1.2. Mô hình tổ chức của Tổng công ty
Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc
Bộ Quốc phòng.
Mô hình tổ chức của tổng công ty được thể hiện như hình bên dưới:
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
4
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Khối cơ quan
tổng công ty
Văn phòng TCT
-P. Chính trị
-P. Tổ chức LĐ
-P. Tài chính
-P. Kế hoạch
-P. Kinh doanh
-P. Kũ thuật
-P. Đầu tư PT
-P. Xây dựng
CSHT
-P. Chính sách
BCVT
-Ban thanh tra
-Ban đầu tư nước
ngoài.
Phó tổng giám đốc
Khối đơn vị sự nghiệp
Câu lạc
bộ
bóng
đá Thể
Công
Trung
tâm
đào tạo
Viettel
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
Trung
tâm
nghiên
cứu
khoa
học kỹ
thuật
và
công
nghệ
Phó tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Khối đơn vị hạch toán phụ thuộc
Công
ty
truyền
dẫn
Viettel
Công
ty
Viettel
telecom
Công
ty thu
cước
và dịch
vụ
Viettel
75
chi
nhánh
Khối đơn vị hạch toán độc lập
8 đơn
vị đại
diện
vùng
Công
ty
VAS
Công
ty tư
vấn và
thiết kế
Viettel
Công
ty TM
và
XNK
Viettel
Công
ty bưu
chính
Viettel
Công
ty
Viettel
campu
chia
Công
ty đầu
tư tài
chính
Công
ty công
trình
Viettel
Công
ty cổ
phần
xây
dựng
Viettel
5
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Ban giám đốc của tổng công ty gồm có các đồng chí:
- Tổng giám đốc tổng công ty, phụ trách chung.
Bí thư đảng uỷ, Phó Tổng giám đốc chính trị, trực tiếp điều hành
phòng chính trị, mọi công tác Đảng, công tác chính trị, công tác công đoàn
quần chúng, thanh niên, phụ nữ, phòng hành chính và sẽ uỷ quyền thêm một
số công việc khác khi cần thiết.
- Phó tổng giám đốc, trực tiếp điều hành công ty Viettel telecom, công ty
bưu chính Viettel, phòng kỹ thuật và tổng giám đốc sẽ uỷ quyền một số công việc
khác khi cần.
- Phó tổng giám đốc, giúp tổng giám đốc trực tiếp điều hành công ty
khảo sát và thiết kế, công ty xây lắp công trình, trung tâm dịch vụ kỹ thuật
viễn thông, phòng xây dựng cơ sở hạ tầng, Tổng giám đốc sẽ uỷ quyền một
số công việc khác khi cần thiết.
Các phòng ban của tổng công ty bao gồm:
- Phòng chính trị
- Phòng kế hoạch
- Phòng đầu tư phát triển
- Phòng tổ chức lao động
- Phòng kinh doanh
- Phòng tài chính
- Phòng kỹ thuật
- Phòng xây dựng cơ sở hạ tầng
- Ban chính sách BCVT
- Ban thanh tra
- Ban dự án đầu tư nước ngoài
- Văn phòng đại diện miền Nam
- Văn phòng đại diện miền Trung
- Văn phòng Tổng công ty
- Các đơn vị trực thuộc chia thành 3 khối:
- Khối đợn vị sự nghiệp
- Khối hạch toán phụ thuộc
- Khối hạch toán độc lập
4. Các ngành nghề sản xuất kinh doanh của tổng công ty
- Hoạt động kinh doanh các loại dịch vụ bưu chính viễn thông trong
nước và quốc tế.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
6
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Phát triển các sản phẩm phần mềm trong lĩnh vực điện tử, viễn thông,
công nghệ thông tin, Internet.
- Sản xuất, lắp ráp, sửa chữa và kinh doanh các thiết bị điện, điện tử
thông tin, ăng ten thu phát viba số.
- Khảo sát thiết lập công trình bưu chính viễn thông.
- Xây lắp các công trình, thiết bị thông tin, đường dây tải điện, trạm
biến thế.
- Xuất nhập khẩu công trình thiết bị toàn bộ về điện tử và thông tin,
các sản phẩm điện tủ thông tin.
• Nhiệm vụ quốc phòng: Mạng lưới của Tổng công ty viễn thông quân
đội là hạ tầng thông tin thứ hai của Quân đội, thực hiện phục vụ cho mạng
thông tin quân sự trong thời bình và nhanh chóng chuyển sang phục vụ nhiệm
vụ quốc phòng khi có tình huống xảy ra.
5. Mục tiêu, quan điểm, triết lý kinh doanh của tổn công ty
Mục tiêu kinh doanh của Viettel: “Trở thành nhà khai thác và cung
cấp dịch vụ bưu chính viễn thông hàng đầu tại Việt Nam và có tên tuổi trên
thế giới”.
Quan điểm phát triển:
- Kết hợp lợi ích kinh tế với lợi ích quốc gia và an ninh quốc phòng.
- Phát triển kinh doanh theo định hường của thị trường và luôn hướng
tới lợi ích chinh đáng của khách hàng.
- Đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh theo định hướng của thị trường
và luôn hướng tới lợi ích chính đáng của khách hàng
- Lấy yếu tố con người làm chủ đạo, có chính sách đào tạo phát triển
và thu hút nhân tài.
- Tiên phong đột phá trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ hiện đại, sáng
tạo đưa ra các giải pháp nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới, chất lượng cao với
giá vốn phù hợp đáp ứng nhu cầu và quyền được lựa chọn của khách hàng.
- Luôn quan tâm, lắng nghe thấu hiểu và đáp ứng nhanh nhất mọi nhu
cầu của khách hàng.
- Gắn kết các hoạt động sản xuất kinh doanh với các hoạt động nhân
đạo, xã hội.
- Sẵn sàng hợp tác chia sẻ với các đối tác kinh doanh để cùng phát triển.
- Chân thành với đồng nghiệp, cùng góp sức xây dựng ngôi nhà chung
Viettel.
6. Chính sách nhân sự
- Viettel là ngôi nhà chung của tập thể vững mạnh, trong đó mọi thành
viên đều đoàn kết, chia sẻ với nhau.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
7
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Viettel luôn quan tâm đến chính sách đào tạo và trọng dụng nhân tài,
đặc biệt luôn đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển
của Viettel.
7. Tám giá trị cốt lõi của văn hoá Viettel
- Lấy thực tiễn làm tiêu chuẩn để kiểm nghiệm chân lý
- Học tập và trưởng thành qua những thách thức và thất bại
- Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh
- Sáng tạo là sức sống của VIETTEL
- Tư duy hệ thống
- Kết hợp đông tây
- Truyền thống và cách làm người lính
- VIETTEL là ngôi nhà chung
8. Trách nhiệm xã hội
Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp, Viettel luôn gắn sự nghiệp
phát triển của mình với hoạt động nhân đạo và từ thiện, đền ơn đáp nghĩa,
những hoạt động thiết thực này đã trở thành truyền thống của tổng công ty:
nuôi dưỡng các bà mẹ Việt Nam anh hùng, xây dựng nhà tình thương cho đối
tượng chính sách, xây dựng quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ ủng hộ đồng bào bão
lụt, con số của những tấm lòng từ thiện, và gần đây nhất là chương trình:
Tấm lòng Việt. Đối với sự phát triển của thể thao nước nhà, Viettel luôn
hưởng ứng và tích cực thực hiện các hoạt động tài trợ: Tài trợ cho CLB Thể
Công, tài trợ cho liên đoàn bóng đá Việt Nam.
II. TÌM HIỂU VỀ CHI NHÁNH PHÚ THỌ CỦA TỔNG CÔNG
TY VIỄN THÔNG QUAN ĐỘI VIETTEL
1. Tìm hiểu về chi nhánh tỉnh Phú Thọ
Chi nhánh tỉnh Phú Thọ là đơn vị trực thộc Tổng công ty viễn thông
quân đội, được thành lập vào tháng 4 năm 2004. Chinh nhánh được giao
nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của tổng công ty tại địa bàn 12
huyện và 1 thành phố trực thuộc tỉnh
1.1. Mục tiêu sản xuất kinh doanh của chi nhánh tỉnh Phú Thọ
- Quản lý điều hành xây dựng các nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ
sản xuất, kinh doanh các dịch vụ do Tổng công ty cung cấp: điện thoại 178,
cố định, di động, internet, dịch vụ thuê kênh truyền dẫn, kinh doanh thiết bị
đầu cuối…
- Quản lý về mặt tài chính, thực hiện chi trả lương thưởng, các khoản
thanh toán theo phân cấp, uỷ quyền của công ty.
- Tổ chức hành chính đoàn thể, xây dựng đơn vị.
- Quan hệ với các cơ quan chính quyền nhà nước tại địa bàn.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
8
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
1.2. Mô hình tổ chức của chi nhánh
1.2.1 Sơ đồ mô hình tổ chức
Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Phú Thọ được thể hiện như hình vẽ bên
dưới:
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng
hành
chính
tổng hợp
Phòng
tài
chính
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
chăm sóc
khách
hàng
Phòng
Quản lý
cửa hàng
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc
a) Ban giám đốc
- Quản lý điều hành sử dụng các nguồn lực lao động để thực hiện các
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao
cho chi nhánh.
- Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh, bao
gồm các lĩnh vực quản lý kế hoạch tác nghiệp, vật tư tài sản, quản lý tài
chính, hành chính, quản lý kế hoạch marketing, quản lý bán hàng và chăm
sóc khách hàng, quản lý kỹ thuật.
- Tổ chức quản lý hành chính: quản lý hành chính pháp luật, thực hiện
công tác đảng, đoàn thể công tác chính trị tại chi nhánh, xây dựng chi nhánh
thành đơn vị vững mạnh toàn diện có nề nếp tác phong làm việc chính quy,
quản lý kỷ luật, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.
- Thay mặt Ban giám đốc Tổng công ty quan hệ ngoại giao với các cơ
quan, chính quyền địa phương.
b) Giám đốc
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh và toàn bộ các lĩnh vực quản lý của chi nhánh.
- Quan hệ với chính quyền địa phương, các doanh nghiệp trên địa bàn
đơn vị, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
9
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Trực tiếp chỉ đạo phòng tài chính, tổng hợp.
c) Phó giám đốc
- Giúp giám đốc chi nhánh tổ chức và quản lý các hoạt động kinh
doanh trên địa bàn quản lý.
- Chịu trách nhiệm về tổ chức và triển khai các hoạt động sản xuất kinh
doanh tại chi nhánh.
- Trực tiếp điều hành phòng chăm sóc khách hàng, ban quản lý cửa
hàng, ban hỗ trợ đại lý, điểm bán và bộ phận bán hàng trực tiếp.
1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
a) Phòng hành chính tổng hợp
- Thực hiện nhiệm vụ gì về lao động, tiền lương và công tác văn thư
bảo mật, lái xe…
- Bộ phận Tổ chức lao động: Quản lý quân số lao động, quản lý theo
dõi chấm công, trực nghỉ cán bộ công nhân viên, phân phối quản lý tiền
lương và thu nhập, tổ chức tuyển dụng.
- Bộ phận hành chính: Phối hợp với các phòng ban chức năng tổng hợp
các nội dung, số liệu báo cáo, soạn thảo các chương trình để giám đốc làm
việc, đôn đốc thực hiện các công tác sinh hoạt tổ chức, theo dõi quản lý an
ninh, kiểm tra vật tư, vệ sinh trong chi nhánh, quản lý thanh toán các chi phí
thường xuyên văn phòng, tổ chức thực hiện công tác hậu cần.
- Công tác văn thư: Nhận và chuyển các công văn tài liệu, con dấu, lập
hệ thống sổ sách quản lý theo quy định của công tác văn thư bảo mật…
- Quản lý sử dụng phương tiện ô tô, quản lý hồ sơ xe, giấy tờ xe, kiểm
tra bảo hành, bảo dưỡng xe theo quy định, lái xe phục vụ Ban giám đốc và
các phòng ban trong chi nhánh theo phiếu điều xe.
b) Phòng Tài chính
- Chịu trách nhiệm quản lý vật tư tài sản trong chi nhánh.
- Tiến hành theo dõi hạch toán các khoản thu chi, các kết quả hoạt
động kinh doanh của chi nhánh.
- Cuối kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả hoạt động
kinh doanh.
c) Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh
doanh, kế hoạch marketing, theo dõi đánh giá kiểm tra việc thực hiện.
- Ban bán hàng trực tiếp: tổ chức bán hàng trực tiếp tới đối tượng
khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, khách hàng lớn trên địa bàn chi nhánh
và theo hướng dẫn của tổng công ty, các công ty dịch vụ.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
10
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
d) Phòng chăm sóc khách hàng
- Là đầu mối tiếp nhận các thông tin phản ánh từ khách hàng trên địa
bàn chi nhánh quản lý;
- Thực hiện việc giải quyết khiếu nại của khách hàng;
- Quản lý, lưu trữ và phân tích cơ sở dữ liệu khách hàng;
- Quản lý hồ sơ hợp đồng cung cấp dịch vụ theo đúng quy trình.
e) Phòng quản lý cửa hàng
+ Quản lý các cửa hàng, phát triển và tổ chức bán hàng theo mô hình
đa dịch vụ tại các của hàng giao dịch của Viettel trên địa bàn chi nhánh quản
lý.
+ Quản lý và phát triển kênh phân phối gián tiếp (các đại lý và các
điểm bán…) theo yêu cầu thị trường và theo quy định chung của tổng công
ty.
2. Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh
2.1 Chức năng của chi nhánh
- Tham mưu giúp đảng uỷ, ban giám đốc Tổng công ty về công tác tổ
chức kinh doanh có hiệu quả các dịch vụ của Tổng công ty trên địa bàn tỉnh
- Tổ chức thực hiện, quản lý, điều hành, kiểm tra. Giám sát toàn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn được giao.
2.2 Nhiệm vụ của chi nhánh
- Tổ chức nghiên cứu thị trường, đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch
vụ trên địa bàn đơn vị.
- Xây dựng bộ máy, tổ chức kinh doanh, phát triển thuê bao các dịch
vụ trên địa bàn đơn vị.
- Phát triển và quản lý bán hàng, hỗ trợ đại lý, quản lý hệ thống cửa
hàng giao dịch, đại lý, điểm bán, cộng tác viên.
- Tổ chức các hoạt động bán hàng trực tiếp.
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng,
giải quyết khiếu nại đáp ứng nhu cầu khách hàng trên địa bàn quản lý.
- Thực hiện các hoạt động quảng cáo và xây dựng hình ảnh tại địa bàn
đơn vị (PR) theo phân cấp và hướng dẫn của Tổng công ty và các công ty
dịch vụ có liên quan.
- Quản lý các lĩnh vực: Tài chính - Kế toán, kế hoạch tiền lương, lao
động,… theo quy định.
- Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả triển khai thực hiện kế hoạch
kinh doanh của chi nhánh theo quy định của Tổng công ty
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
11
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ công nhân viên, tổ chức các
hoạt động đoàn thể tại chi nhánh.
- Xây dựng chi bộ Đảng trong sạch vững mạnh, có nề nếp tác phong
làm việc chính quy, kỷ luật tốt, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.
- Thay mặt Tổng công ty quan hệ ngoại giao với các cơ quan, chính
quyền, Nhà Nước trên địa bàn được quản lý.
PHẦN II
QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
A. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
12
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
I. MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Giám đốc tỉnh
Phòng quản lý Cửa hàng
Lớp
Tỉnh
Ban Chính sách
Ban Đào tạo, Hỗ trợ
Ban Điều hành CH
Cửa hàng trưởng
Lớp huyện
Phối hợp nội bộ
Chỉ đạo
Các cửa hàng
Đề xuất
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
13
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
B. QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
I. Chức năng và nhiệm vụ của các phân lớp thuộc Chi nhánh
1.1. Phân lớp tỉnh
- Bộ phận quản lý, hỗ trợ về các sản phẩm, nghiệp vụ được bố trí trong doanh
nghiệp nằm tại cấp tỉnh. Ban giám đốc doanh nghiệp, phòng quản lý kênh hỗ trợ, điều
hành trực tiếp hệ thống của hàng tại các huyện.
1.1.1 Phòng quản lý Cửa hàng
a) Ban Chính sách
- Xây dựng chính sách quy hoạch, định biên, hình ảnh của hàng
- Xây dựng quy trình phát triển và quản lý của hang
- Xây dựng các quy định: hoạt động, bán hàng, làm dịch vụ, chăm sóc khách
hàng tại của hàng
- Xây dựng các chương trình thúc đẩy bán hàng cho của hàng
- Xây dựng chỉ tiêu/Kế hoạch hoạt động cho của hàng
- Đề xuất các công cụ hỗ trợ của hàng phục vụ bán hàng, sau bán hàng, chăm
sóc khách hàng và bảo hành.
- Đánh giá hiệu quả các chương trình thúc đẩy bán hàng của của hàng
- Đề xuất giải pháp kinh doanh, công cụ nhằm nâng cao hoạt động kinh
doanh, chất lượng phục vụ, hình ảnh hiệu quả.
b) Ban Đào tạo, Hỗ trợ
Chức năng đào tạo:
- Xây dựng các tài liệu tiêu chuẩn (Guideline, Quy trình, Quy định, Chỉ tiêu
KPI và Hướng dẫn) hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý, điều hành, hoạt động để phát triển
Cửa Hàng.
- Đưa các tiêu chí đánh giá chuyên môn, Xây dựng ngân hàng câu hỏi để kiểm
tra và đánh giá chất lượng nhân sự định kỳ trong hệ thống của hàng.
- Lập kế hoạch đào tạo nghiệp vụ, chuyên môn định kỳ, đột xuất đối với các
chức danh. Phối hợp với các bộ phận tham gia các công tác đào tạo cho hệ thống của
hàng.
- Chủ trì, phối hợp với các bộ phận đánh giá chất lượng nhân viên tham gia
hoạt động tại cửa hàng.
Chức năng hỗ trợ
- Hỗ trợ của hàng các công việc phát sinh liên quan (hướng dẫn chính sách,
cung cấp số liệu, trình ký các đề xuất của cửa hàng với cấp công ty....).
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
14
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Hỗ trợ việc thực hiện các nghiệp vụ (đã được đào tạo), các khó khăn trong
quá trình triển khai thực hiện công việc. Là đầu mối để Hệ thống, tiếp nhận thông tin
của các Cửa hàng tương tác với các phòng Ban chức năng của tỉnh;
- Xây dựng các công cụ, các báo cáo phục vụ điều hành, nhìn được các chỉ số
để cảnh báo.
- Thực hiện tổng hợp dữ liệu lỗi phát sinh/phát hiện trong tháng để áp dụng
chế tài theo quy định. Thực hiện các công tác tổng hợp chấm điểm thi đua với từng
cửa hàng về hoạt động của hệ thống cửa hàng.
- Báo cáo định kỳ/đột xuất về các nội dung kiểm tra, kiểm soát theo quy định.
c) Ban Điều hành cửa hàng
- Điều hành hoạt động bán hàng tại cửa hàng theo chỉ tiêu được giao.
- Thực hiện điều hành, huấn luyện, làm cùng với cửa hàng trong các hoạt
động.
- Tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả bán hàng ngày, tuần, tháng, quý,
năm đưa ra các biện pháp điều hành nhằm đạt được chỉ tiêu.
- Báo cáo kết quả về Giám đốc doanh nghiệp tỉnh các hoạt động từ thực tế để
điều chỉnh chính sách tại cửa hàng.
II. QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC
1. Về vận hành: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tại Cửa hàng (Trực tiếp), tổ
chức điều hành công tác bán hàng, chăm sóc khách hàng và làm dịch vụ tại Cửa hàng
xuyên suốt từ cấp quả lý xuống các nhân viên tại cửa hàng thông qua bộ máy ngành dọc
và các công cụ hỗ trợ từ các hệ thống quản lý của Doanh nghiệp.
2. Về hình ảnh: Đồng nhất hình ảnh nhận diện trên toàn tỉnh, chất lượng phục
vụ, sản phẩm, dịch vụ giống nhau tại tất cả các của hàng theo các tiêu chí: con người,
hình ảnh, sắp xếp…
3. Về đánh giá: Vận hành bộ máy hoạt động dựa trên các bộ chỉ tiêu KPI và quy
chế đánh giá hoạt động cho từng cửa hàng. Từ đó làm cơ sở tuyển chọn, sàng lọc để tăng
năng suất lao động của cửa hàng.
4. Về nhân sự vận hành: nhằm nâng hiệu quả bán hàng, đảm bảo chỉ tiêu theo
kế hoạch, Doanh nghiệp sẽ xây dựng cơ chế khoán chỉ tiêu, doanh thu đến từng Cửa
hàng. Bên cạnh đó là tăng cường sử dụng lực lượng thuê ngoài cho các công việc đơn
giản (Giao dịch viên, nhân viên bán máy, lễ tân) giảm chi phí lương.
5. Về Giám sát, điều hành: Tăng cường công tác điều hành, hỗ trợ của hệ thống
(qua hệ thống, và thực tế - hành chính)
2. Lớp huyện
2.1.1. Cửa hàng trưởng
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
15
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Thu thập thông tin thị trường, nghiên cứu chính sách đối thủ trên địa bàn
huyện, thực trạng cửa hàng tại huyện => đề xuất điều chỉnh chính sách cho cửa
hàng phù hợp với thực tế và hiệu quả.
- Lập kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng theo Tháng/Quý/Năm tại huyện
theo hướng dẫn của Công ty.
- Nhận và giao chỉ tiêu bán hàng, làm dịch vụ cho cửa hàng.
- Điều hành, giám sát hoạt động phát triển và cải tạo cửa hàng tại huyện
theo định hướng công ty.
- Đánh giá tình hình thực tế tại cửa hàng huyện (địa hình, diện tích, dân số,
thu nhập, doanh số,…) => đề xuất thay đổi qui hoạch và qui mô cửa hàng cho
phù hợp với tình hình thực tế.
- Phân tích, đánh giá hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm => đưa ra các biện
pháp điều hành nhằm đạt được chỉ tiêu giao.
- Báo cáo định kỳ kết quả họat động của cửa hàng.
- Xây dựng và đề xuất các kế hoạch, chương trình đào tạo và kiểm tra
nghiệp vụ cho đối nhân viên tại cửa hàng với công ty.
- Phối hợp với các bộ phận của Công ty giám sát hoạt động qua hệ thống
(Phần mềm quản lý giám sát,…) và kiểm tra định kỳ đối với nhân viên tại cửa
hàng.
- Chủ trì phối hợp với các bộ phận: Đảm bảo, Chăm sóc khách hàng tổ chức
đánh giá, chấm điểm đánh giá chất lượng nhân viên tại cửa hàng.
- Đề xuất các yếu tố đảm bảo: nhân sự, hàng hóa, hình ảnh cho cửa hàng….
2.1.2. Phân lớp huyện
- Bộ máy dưới lớp huyện thực hiện các nhiệm vụ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng
bao gồm các chức danh, Cửa hàng trưởng, nhân viên bán hàng trực tiếp, nhân viên quản
lý hàng hóa, nhân viên chăm sóc dịch vụ khách hàng, nhân viên thu ngân.
- Các nhiệm vụ chính thực hiện tại cửa hàng:
+ Cửa hàng trưởng: Quản lý trực tiếp, xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và
điều hành chung các hoạt động tại cửa hàng.
+ Nhân viên bán hàng trực tiếp: thực hiện bán hàng trực tiếp tại cửa hàng khi có
khách hàng đến giao diện trực tiếp.
+ Nhân viên đảm bảo hàng hóa cho cửa hàng.
+ Nhân viên chăm sóc khách hàng trực tiếp tại cửa hàng.
+ Công tác tổng hợp báo cáo ngày, tuần, tháng….
3. Cửa hàng
- Duy trì, tổ chức các hoạt động bán hàng tại cửa hàng.
- Thực hiện bán hàng, chăm sóc khách hàng và làm dịch vụ tại Cửa hàng.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
16
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của cửa hàng.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách
hàng tại cửa hàng.
- Đề xuất các yếu tố đảm bảo cho Cửa hàng hoạt động hiệu quả: nhân sự,
hàng hóa, công cụ - dụng cụ, đào tạo, hình ảnh ...
PHẦN III
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG
VÀ LUỒNG THÔNG TIN VẬN HÀNH
1. Mục đích
Xây dụng một phần mềm quản lý hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận
hành giúp Giám đốc có thể bao quát được tổng thể hoạt động kinh doanh của
toàn chi nhánh. Phần mềm hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như
nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu
cầu của khách hàng mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ
công như trước nữa vì trong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như
giá cả và cả những con số được tính toán một cách chính xác. Sau khi hoàn thành
xong đơn hàng chỉ cần lưu lại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm. Qua
đó với những form thông tin về tổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh
sách các mặt hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và
đối chiếu được những số liệu phục vụ cho công việc của mình. Người quản lý
muốn theo dõi được doanh số bán hàng trong ngày hay trong tháng thì chỉ việc
kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có thể có được thông tin mong muốn.
2. Những mục tiêu của hệ thống mới
Quản lý
Quản lý hàng hoá
Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý nhà cung cấp
Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất
Xử lý các báo cáo hàng tháng
3. Đặc tả yêu cầu hệ thống mới
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận
bán hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi
phí và thời gian.
Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả
năng hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo.
Hiển thị số lượng chỉ tiêu cửa hàng được giao, kế hoạch bán hàng, tiếp nhận
những đề xuất ý tưởng bán hàng tốt
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
17
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Điều hành, đôn đốc bán hàng, các hoạt động chăm sóc khách hàng từ Chi
nhánh xuống cấp huyện để đạt chỉ tiêu đề ra theo tháng, quý, năm.
Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản
hoặc công nợ trả sau. Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả
những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách
hàng mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách
mua hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn.
4. Yêu cầu chức năng hệ thống mới
4.1 Nhập:
- Thông tin khách hàng
- Thông tin hàng hoá
- Thông tin nhà cung cấp
- Thông tin về công ty
- Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
4.2. Xuất:
- Hoá đơn bán hàng
- Báo cáo hàng nhập
- Báo cáo hàng xuất
- Báo cáo hàng tồn
- Báo cáo tổng thu.
- Báo cáo danh mục hàng hoá
5. Xử lý
Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ …
1.3.5.4 Thi hành:
Hệ thống có khả năng hoạt động
- Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong
cơ sở dữ liệu phải được mã hóa.
- Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm
bớt các thao tác nhập phím.
- Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân
viên ).
- Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn.
- Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác
- Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
18
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng
- Người quản lý dễ dàng kiểm tra và cập nhật tất cả các thông tin về số liệu
bán hàng trên toàn chi nhánh
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG
I. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM VÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ
1. Tổng quan chung về công nghệ phần mềm
Khái niệm phần mềm
Phần mềm của máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho
chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương
thức sử dụng các chương trình ấy.
1.2 Phân loại phần mềm
Có nhiều cách phân loại phần mềm. Theo một cách được nhiều người thừa
nhận thì phần mềm được chia làm hai loại chính: Phần mềm hệ thống và phần
mềm ứng dụng.
1.2.1 Phần mềm hệ thống
Phần mềm hệ thống là các chương trình hướng dẫn những hoạt động cơ
bản của một máy tính như hiện thông tin trên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa
từ, in kết quả, liên lạc với các thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh
của người dùng. Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng
của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả.
Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống được chia làm bốn loại sau
đây:
- Hệ điều hành:
Hệ điều hành là hệ thống các chương trình chạy trên máy tính để quản lý,
điều hành các thiết bị phần cứng và các tài nguyên phần mềm trên máy tính. Hệ
điều hành đóng vai trò trung gian trong việc giao tiếp giữa người sử dụng và phần
cứng của máy tính. Nó cung cấp một môi trường cho phép người sử dụng phát
triển và thực hiện các ứng dụng của họ một cách dễ dàng.
- Các chương trình tiện ích:
Các chương trình tiện ích là một bộ phận của phần mềm hệ thống nhằm bổ
sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được.
Câc chương trình hệ thống thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo các đĩa từ để
lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin về các tệp trên đĩa, sao chép dữ liệu từ đĩa này
sang đĩa khác. Norton Utilities do công ty Symantec xuất bản là một bộ sưu tập
các chương trình tiện ích được dùng rất phổ biến. Bộ chương trình này có thể sửa
chữa những dữ liệu trên các đĩa từ bị hỏng, bảo mật dữ liệu một cách chắc chắn
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
19
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
hơn bằng cách dấu kín các tệp hay giúp người dùng giải quyết các vấn đề trục
trặc của ổ đĩa.
- Các chương trình dịch
Các chương trình dịch là các chương trình giúp dịch các chương trình viết
bằng ngôn ngữ thuật toán ra ngôn ngữ máy hợp thành một bộ phận của phần
mềm hệ thống.
- Các chương trình điều khiển thiết bị
Các chương trình điều khiển thiết bị là những chương trình giúp máy tính
điều khiển thiết bị nào đó, có thể là thiết bị ra vào chuẩn hay thiết bị ngoại vi.
1.2.2 Phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc
thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin.
Phần mềm ứng dụng được chia thành 4 loại: phần mềm năng suất, phần
mềm kinh doanh, phần mềm giáo dục – tham khảo, phần mềm giải trí.
- Phần mềm năng suất là các chương trình giúp người dùng làm việc có
hiệu quả và hiệu suất cao hơn, một số phần mềm loại này như: Hệ soạn thảo, các
bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán ra các con số để dễ dàng lập ra các
bảng biểu như MS Exel; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm gửi nhận thư điện
tử; phẩn mềm đồ họa…
- Phần mềm kinh doanh là các chương trình xử lý thông tin có tính chất lặp
lại theo chu kỳ.
- Phần mềm giải trí là các chương trình được thiết kế với mục đích giải trí,
tiêu khiển.
Phần mềm giáo dục và tham khảo là các chương trình được thiết kế
với mục đích cung cấp kiến thức hiểu biết, khai thác tính năng của phần cứng và
phần mềm.
1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm
1.3.1 Khái niệm công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm là tổ hơp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm
cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần
mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng
của phần mềm.
1.3.2 Khái quát vòng đời phát triển phần mềm.
Vòng đời phát triển phần mềm là các bước phát triển một sản phẩm phần
mềm cụ thể. Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau:
- Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát
triển phần mềm, xác định chính xác yêu cầu và các ràng buộc của khách hàng với
sản phẩm phần mềm đó.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
20
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
- Pha phân tích: mô tả các chức năng cơ bản của phần mềm, phân tích dữ
liệu được đưa vào và các thông tin đầu ra mà phần mềm cần đáp ứng. Khám phá
các khái niệm liên quan đến sản phẩm phần mềm và bước đầu đưa ra giải pháp
xây dụng phần mềm.
- Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào.
Pha thiết kế bao gồm: thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải
thuật, thiết kế giao diện. Đây là giai đoạn quan trọng quyết định tới chất lượng
sản phẩm phẩn mềm.
- Pha kiểm thử: giai đoạn kiểm thử là giai đoạn tập trung vào phần logic
bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra
phát hiện lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào - ra.
- Pha vận hành và bảo trì: sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, để
hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế cần phải có giai
đoạn bảo trì phần mềm nhằm sửa chữa hoặc nâng cấp theo yêu cầu người sử
dụng.
1.4 Các yêu cầu trong quá trình xây dựng phần mềm.
1.4.1 Xác định và phân tích rõ yêu cầu phần mềm.
Mục đích: xác định được phần mềm đáp ứng được các yêu cầu và mong
muốn gì từ phía khách hàng – người sử dụng.
Nội dung của quá trình xác định yêu cầu phần mềm:
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, các tệp cùng các phương thức xử
lý thông tin.
Thu thập và mô tả các nguyên tắc quản lý, tức là các quy định, các
công thức do nhà nước hoặc các cơ quan đưa ra nhằm làm căn cứ cho quá trình
xử lý thông tin.
Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển
và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.
Mô tả quy trình nghiệp vụ có liên quan.
Thu thập các đòi hỏi về thông tin, yêu cầu khách hàng, nguyện vọng
và kế hoạch trong tương lai.
Đánh giá và đề xuất hướng giải quyết
Các yêu cầu đối với quá trình thực hiện xác định yêu cầu:
Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng hiện tại.
Không bỏ sót thông tin.
Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ
chính xác, thời gian sống…)
Các nguồn điều tra: có nhiều nguồn thông tin trong hệ thống được khai
thác cho mục đích điều tra, bao gồm: Người dùng hệ thống, các sổ sách, tài liệu,
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
21
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
các chương trình máy tính, các tài liệu mô tả quy trình, chức trách, các chứng từ
liên quan.
Hai phương pháp điều tra thường được áp dụng:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp điều tra gián tiếp,
thông qua việc nghiên cứu các loại chứng từ giao dịch như hóa đơn, phiếu thanh
toán, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho… hoặc các loại sổ sách, các tệp tài liệu
tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết…
- Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp gặp gỡ những người có liên quan đến
hệ thống. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc các thông tin cần thiết từ
những câu trả lời.
- Phương pháp phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn
các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu
các câu hỏi trên phiếu điều tra cần rõ ràng, dễ hiểu.
- Bên cạnh ba phương pháp trên còn có phương pháp quan sát. Tuy nhiên
việc thực hiện phương pháp này cũng gặp khó khăn vì đối tượng bị quan sát sẽ có
phán ứng hoặc thực hiện các công việc không tự nhiên hoặc khác với thông
thường. Như vậy,cần lựa chọn các phương pháp điều tra, tùy thuộc vào môi
trường và nhu cầu thông tin cần có.
- Phân tích viên cần tiến hành xác định các yêu cầu người sử dụng bởi bản
thân người sử dụng cung mơ hồ về các chức năng của phần mềm mà họ cần, các
yêu cầu của họ có thể thay đổi và tất nhiên nó ảnh hưởng tới việc xác định chức
năng và nghiệp vụ cần thiết của phần mềm cũng như các quá trình xây dựng phần
mềm sau này. Chính vì vậy quát trình xác định yêu cầu phần mềm cần tiến hành
cẩn trọng, chính xác, tỉ mỉ.
Phân tích yêu cầu phần mềm:
- Sau khi đã có được kết quả của quá trình xác định yêu cầu phần mềm,
phân tích viên cần tiến hành phân tích chi tiết các yêu cầu phần mềm. Phân loại
các yêu cầu phần mềm và sắp xếp chúng theo các nhóm liên quan. Khảo sát tỉ mỉ
từng yêu cầu phần mềm trong mối quan hệ của nó với các yêu cầu phần mềm
khác. Kiểm tra từng yêu cầu phần mềm theo các tính chất: phù hợp, đầy đủ, rõ
ràng, không trùng lặp. Phân cấp các yêu cầu phần mềm dựa theo nhu cầu và đòi
hỏi của người sử dụng. Kiểm tra từng yêu cầu phần mềm xem chúng có khả năng
thực hiện được trong môi trường kỹ thuật hay không, có khả năng kiểm định các
yêu cầu phần mềm hay không và xác định các rủi ro có thể xảy ra với từng yêu
cầu phần mềm. Đánh giá thô (tương đối) về thời gian thực hiện từng yêu cầu
phần mềm và thời gian hoàn thành phần mềm.
2. Tổng quan chung về hệ thống quản lý
Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ
thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng
buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích
hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
22
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét
khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một
hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.
Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ
chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý
hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo
ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ
chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình
hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự
báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công
nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý
phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng
thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu
của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,
theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là
các hệ thống thông tin quản lý.
2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
2.2.1. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong
toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp
trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ
trên xuống.
2.2.2 Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau
gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật
Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các
thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
2.2.3 Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ
cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ
thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
2.2.4 Quy trình quản lý.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
23
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa
vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu,
báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo
nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin.
Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng
vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được
tổng hợp đầy đủ.
2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý
2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các
modul sau:
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ.
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+ Lập sổ sách báo cáo.
2.3.2 Cập nhật thông tin động.
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp.
Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập
nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.
2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ
yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần
thiết.
2.3.4 Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các
bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý
từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được
giảm nhẹ.
2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm
* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN
Đây là phương pháp truyền thống, môdul hoá vấn đề. Xác định yêu cầu
chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một
cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể
nào đó. Phương pháp này đã được tập đoàn IBM cụ thể hoá thành phương pháp
với các mức phân cấp như sau:
Cấp 1: Công việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngoài.
Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một
chức năng nghiệp vụ.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
24
Xây dựng hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành
Đỗ Quang Thắng – K2.2 CNTT
Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố
tổ chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,…
Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được
nhóm vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao
tác với dữ liệu.
Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một
yếu tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại
phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,…
Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý
để xem toàn cảnh cũng như vai trò, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ
thống phần mềm.
* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP:
Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ
dưới lên trên, tức là thiết kế các phần mềm nhỏ cho các chức năng xử lý nhỏ rồi
tích hợp dần thành hệ thống bao quát toàn bộ các hoạt động của tổ chức. Phương
pháp này phù hợp với những công ty lớn, đã tin học hoá từng phần mà lại không
có kinh phí đủ để phát triển một lần.
3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng tại
cửa hàng của Chi nhánh Viettel tỉnh Phú Thọ "
3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng
và hướng dẫn chung cho người sử dụng.
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận
bán hàng, số liệu chỉ tiêu của Chi nhánh giao, đồng thời kết hợp với thông tin của
thị trường, bộ phận kho lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám
đốc sau đó liên hệ với chi nhánh để nhập hàng và cập nhật thông tin sản phẩm.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền
tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách
hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm
tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt
các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà cửa hàng đang bán.
Có thể xảy ra các trường hợp sau:
Mặt hàng này cửa hàng không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không
có trong chi nhánh. Trường hợp này phải từ chối bán hàng.
Cửa hàng có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu: Trường hợp này tiếp
tục thoả thuận về giá cả.
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Tuấn Anh
25
