Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường phú thượng

MỤC LỤC
BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND
HĐND
HĐND - UBND

Chữ gốc
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân


LỜI NĨI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phịng ủy ban nhân dân xã (phường, thị trấn) là nơi trực tiếp giúp
lãnh đạo ủy ban nhân dân giải quyết các cơng việc của cơ quan. Tồn bộ hoạt
động của văn phòng đều liên quan đến văn bản, giấy tờ.
Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Cơng tác văn phịng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn
phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết cơng việc khơng đúng”.
Văn phịng ở cấp cơ sở có nhiều nhiệm vụ như: giúp UBND lập và thực
hiện chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm, tồn khóa, giúp lãnh đạo
nắm được tình hình và các báo cáo định kỳ, giúp thường trực UBND tổ chức
các hội nghị, các cuộc làm việc, làm thư ký ghi biên bản các hội nghị, làm thủ
quỹ của văn phòng UBND, quản lý tài sản trong trụ sở, thường trực giúp
UBND tiếp đón khách và nhân dân đến liên hệ công tác, giải quyết các yêu
cầu có liên quan đến UBND phường... Để đảm đương được tốt các nhiệm vụ

này địi hỏi cán bộ làm cơng tác văn phịng phải có kiến thức về lý luận và
thực tiễn trên tất cả các lĩnh vực đặc biệt là trên lĩnh vực thực hiện nghiệp vụ
công tác Văn thư - Lưu trữ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là việc quản lý văn bản nhằm làm cơ sở giải
quyết cơng việc thường ngày, đồng thời cịn làm cơ sở pháp lý truy cứu trách
nhiệm khi cần thiết. Nhưng trên thực tế, việc tổ chức nghiệp vụ Văn thư - Lưu
trữ của UBND cấp cơ sở nói chung và UBND phường Phú Thượng nói riêng
vẫn chưa đi vào nề nếp và cịn có rất nhiều tồn tại, nhất là tồn tại trong việc
thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ.
Đã còn tồn tại thì chưa thể cho là tốt, việc này sẽ dẫn tới ảnh
hưởng xấu cho cơ quan sau này, việc thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ
không tốt thì số lượng văn bản được giữ lại sẽ khơng được đầy đủ và có giá trị

3


cao đối với cơ quan.
Nội dung khóa luận của tơi tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác
Văn thư - Lưu trữ và phân tích thực trạng cơng tác Văn thư - Lưu trữ tại
UBND phường Phú Thượng, để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này nhằm tìm ra
ngun nhân, những tồn tại trong cơng tác Văn thư - Lưu trữ cấp cơ sở. Từ
đó, đưa ra giải pháp hồn thiện và nâng cao chất lượng cơng tác Văn thư Lưu trữ để công tác này ngày càng hoạt động có hiệu quả.
Với những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng và giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ tại ủy ban nhân dân
phường Phú Thượng” là đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề nghiên cứu công tác Văn thư - Lưu trữ đã được đề cập đến
trong nhiều khóa luận tốt nghiệp và nhiều luận văn thạc sĩ của nhiều trường,
nhiều đối tượng thuộc ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong q trình làm khóa
luận tốt nghiệp tơi đã tìm hiểu, đọc và tham khảo một số đề tài, nhất là những

khóa luận của các bạn sinh viên, những bài viết trên các trang mạng và nhận
ra rằng, những bài viết đó chưa thực sự phản ánh đúng tình trạng Văn thư Lưu trữ của nước ta hiện nay. Phần lớn, các bài viết đều đề cập tới tình trạng
công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND cấp bộ, quận, huyện (những cơ quan
lớn) mà ít quan tâm đến cơng tác này ở cơ sở.
Ngồi ra, để bài viết thêm phong phú tôi cũng đã nghiên cứu các văn
bản Nhà nước ban hành về công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng thời nghiên cứu
thêm giáo trình Văn thư - Lưu trữ và tạp chí Văn thư - Lưu trữ của ngành.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Thứ nhất là: nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND và Văn phòng UBND phường Phú Thượng.
- Thứ hai là: nghiên cứu những văn bản quy phạm pháp luật, các

4


hướng dẫn, quy định của Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với
hoạt động Văn thư - Lưu trữ xã, phường, thị trấn và thực trạng công tác Văn
thư Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng.
- Thứ ba là: đưa ra đề xuất, giải pháp cụ thể để pháp triển công tác Văn
thư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng mà khóa luận hướng tới là công tác Văn thư - Lưu trữ
tài liệu tại UBND phường Phú Thượng. Cụ thể là đề tài nghiên cứu trong
phạm vi công tác Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND phường Phú
Thượng.
5. Phương pháp nghiên cứu của khóa luận
- Phương pháp khảo sát: Trước khi thực hiện khóa luận tơi đã có thời
gian làm việc tại UBND phường Phú Thượng và nhận thấy rằng: Hoạt động
nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan có rất nhiều bất cập. Do đó, khóa
luận này sẽ giúp mọi người nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng công tác

Văn thư - Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng nói riêng và các cơ quan
cấp cơ sở nói chung.
- Phương pháp quan sát: Trong thời gian làm việc tại cơ quan, tơi đã
chú ý và tìm hiểu về hoạt động của Văn phòng UBND phường Phú Thượng.
Từ đó, có thể miêu tả chính xác, trung thực và khách quan nhất toàn bộ hoạt
động Văn thư - Lưu trữ của cơ quan.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này nhằm so sánh giữa các văn
bản quản lý do Nhà nước ban hành với việc thực hiện nghiệp vụ cụ thể tại
UBND phường Phú Thượng.
6. Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm có 3 chương và nội dung của mỗi chương
như sau:

5


6


Chương 1: Một số vấn đề chung về Ủy ban nhân dân phường
Phú Thượng
Phần này trình bày về:
-

Thứ nhất: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức

-

và quan hệ công tác của UBND phường Phú Thượng.
Thứ hai: Vai trò và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

UBND phường Phú Thượng.
Chương 2: Cơ sở lý luận khoa học và thực trạng công tác văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Phần này trình bày về: Cơ sở lý luận của cơng tác Văn thư - Lưu trữ và
tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường
Phú Thượng.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn
thư - Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Phần này: Nêu ra một số giải pháp cụ thể khắc phục tình trạng cơng tác
Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng.
Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã
được Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện cho tơi
học tập, cũng như tồn thể các thầy cơ đã tận tình giảng dạy truyền đạt khối
kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng tôi để làm hành trang vững
chắc, đầy tự tin khi bước vào đời. Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin trân
thành cảm ơn tất cả các thầy cô.
Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình, tơi vô cùng biết ơn
TS. Chu Thị Hậu - giảng viên chính Khoa Văn thư - Lưu trữ là người trực tiếp
hướng dẫn, dìu dắt tơi trong suốt thời gian vừa qua bằng tất cả sự quan tâm và
tình yêu nghề của cô.
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo UBND phường Phú

7


Thượng, các cô chú, anh chị trong trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tôi nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học
nhằm phát huy khả năng sáng tạo của mình, đồng thời biết được những nhược
điểm mà khắc phục, sửa đổi để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này.
Lời cuối, với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc một lần nữa tơi xin chân
thành cảm ơn và kính chúc q thầy cơ, Ban lãnh đạo cùng tồn thể cơ chú,

anh chị tại UBND phường Phú Thượng được dồi dào sức khoẻ, thành đạt và
thăng tiến trong công việc.
Tuy nhiên, do cịn nhiều hạn chế về thời gian và trình độ nên khóa luận
sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp của thầy cơ và các bạn để khóa luận của tơi hồn thiện hơn nữa.
Tơi xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Phương Thảo

8


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của phường Phú Thượng
Phú Thượng là một xã ven đơ, từ lâu đời đã gắn bó với Thăng
Long -Đơng Đơ - Hà Nội. Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, nhân dân trong xã
cần cù lao động xây dựng làng xóm quê hương, tạo nên truyền thống văn hóa
và kiên cường chiến đấu chống giặc ngoại xâm bảo vệ đất nước.
Từ khi tiếp nhận được ánh sáng của cách mạng, Phú Thượng trở
thành an toàn khu của Trung ương Đảng, đã nuôi, giấu, bảo vệ nhiều cán bộ
lãnh đạo cao nhất của Đảng và là nơi đầu tiên đón Chủ tịch Hồ Chí Minh từ
chiến khu Việt Bắc trở về thủ đô.
Xã Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm nằm trên bờ Nam sơng
Hồng về phía Tây Bắc nội thành, cách trung tâm thủ đơ 8km. Phía Bắc giáp
sơng Hồng, phía Đơng giáp phường Nhật Tân, phía Nam giáp các phường
Xn La, Xn Đỉnh, phía Tây giáp với Đơng Ngạc. Xã có chiều dài 3,2km
chạy dọc theo đường 23 (Yên Phụ - Chèm) diện tích 6,097km2, mật độ dân số

1.282 người/km2.
UBND phường Phú Thượng trước đây là Uỷ ban hành chính xã
Phú Thượng được thành lập ngày 01 tháng 01 năm 1956 và là cơ quan hành
chính Nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp và
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cùng cấp và Nghị
quyết của HĐND.
Từ năm 1980 Ủy ban hành chính xã Phú Thượng được đổi tên
thành UBND xã Phú Thượng về hoạt động ngày một tiến bộ hơn.
Đến năm 1996 UBND xã Phú Thượng chuyển thành UBND phường
Phú Thượng như ngày nay.
Cùng với sự ra đời của quận Tây Hồ, Phú Thượng được chuyển từ xã

9


lên phường theo Nghị định số 69 - QĐ/CP ngày 28/10/1995 của Thủ tướng
Chính phủ và đã đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1996, trên cơ sở xã Phú
Thượng thuộc huyện Từ Liêm, với diện tích tự nhiên 609 ha được chia thành
3 thôn: Thôn Thượng Thụy, thôn Phú Gia và thôn Phú Xá, hạ tầng kỹ thuật
đường, trường, trạm đã được đầu tư, điện, nước, cơ sở vật chất khang trang.
Khi thành lập, phường được cơ cấu thành 9 cụm dân cư, 13 chi bộ
Đảng với 276 đảng viên, lãnh đạo 57 tổ dân phố. Tồn phường có 2.192 hộ
với 9.881 nhân khẩu. Nhân dân trên địa bàn phường sống chủ yếu vào sản
xuất nông nghiệp (trồng lúa là chủ yếu), sau dần chuyển sang trồng hoa Đào
và các loại hoa lá khác; ngồi ra thơn Phú Gia cịn có nghề truyền thống dịch
vụ xơi, chè bán ra thị trường. Sau 20 năm xây dựng và phát triển, đến nay
phường được phân bố lại thành 14 địa bàn dân cư, 55 tổ dân phố với 6.070 hộ
và 21.473 nhân khẩu. Đảng bộ phường có 742 đảng viên sinh hoạt ở 19 chi bộ
và 1.117 đảng viên thường xuyên giữ mối liên hệ với chi ủy nơi cư trú.
Địa phương là nơi thực hiện tốt q trình đơ thị hóa một cách nhanh

chóng, phù hợp với tình hình nước ta hiện nay.

Với một vị trí địa lý rất

thuận lợi cho giao thông và du lịch, phường Phú Thượng là một phường
chiếm một trong những điểm trọng tâm của thành phố Hà Nội trong sự nghiệp
phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh, chính trị của quận Tây Hồ.
( Hình ảnh trụ sở UBND phường Phú Thượng - Phụ Lục 01)
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc
của UBND phường Phú Thượng
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng
Ủy ban nhân dân phường thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được quy định tại các khoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112;
các khoản 2, 3, 4 Điều 113; các điều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4
Điều 118 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân như sau:

10


- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, phường,
thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ
các nhu cầu cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình cơng
cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước
theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các cơng trình kết cấu hạ tầng của xã, phường, thị trấn trên nguyên tắc dân
chủ, tự nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm
tra, kiểm sốt và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định

của pháp luật.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát
triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê
điều, bảo vệ rừng tại địa phương.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật

11


quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông và các cơng trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sựnghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ
tuổi.

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hố
gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng, chống các
dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao.Tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hố và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có cơng với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cơ đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức ni dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

12


ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phịng thủ địa phương.
- Thực hiện cơng tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,
huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi

phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngồi ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo
đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tơn giáo; quyền tự do tín
ngưỡng, tơn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong
việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định
về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo

13


phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ
thuật theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo
khơng có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà
nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Ngồi ra, cịn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy

hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đơ thị, phịng, chống các tệ nạn xã
hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lịng đường, lề đường, trật tự
cơng cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn.
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo
phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ
thuật theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo
khơng có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà
nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.
1.2.2. Trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng
Theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị
trấn được quy định tại Điều 3, Điều 4, Điều 5 và Điều 6 quy định như sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban
nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.

14


- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận quyết định.
Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu
ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và
phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực
hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận kết quả phân bổ và giao dự
toán ngân sách địa phương.

Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân
quận phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và
quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đơ thị, phịng, chống các tệ
nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lịng đường, lề đường,
trật tự cơng cộng và cảnh quan đô thị trên địa bàn.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập
Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức
thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp
theo quy định của pháp luật.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân
phường như sau:
Ủy ban nhân dân phường thảo luận tập thể, quyết định theo đa số các
vấn đề được quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị quyết số 725/2009/NQUBTVQH12 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyền
hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương và quy định nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban
nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,
quận, phường và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc

15


thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường.
-

Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân phường
Ủy ban nhân dân phường ban hành quyết định, chỉ thị để thực hiện

nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức được cuộc

họp Ủy ban nhân dân phường, theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường, cơng chức Văn phịng - Thống kê được phân cơng gửi tồn bộ hồ sơ
vấn đề cần xử lý đến các thành viên Ủy ban nhân dân phường để lấy ý kiến.
Khi nhận được phiếu lấy ý kiến, thành viên Ủy ban nhân dân phường có trách
nhiệm trả lời đúng thời gian quy định, q thời hạn trả lời mà khơng có ý kiến
xem như chấp nhận phương án trình lấy ý kiến. Nếu quá nửa tổng số thành
viên Ủy ban nhân dân phường nhất trí thì cơng chức Văn phịng - Thống kê
tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định và báo cáo Ủy
ban nhân dân phường tại phiên họp gần nhất.
-

Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Ủy ban nhân
dân phường như sau:
+ Trách nhiệm chung:
Tích cực, chủ động tham gia các cơng việc chung của Ủy ban nhân dân
phường; tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết
định và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy
ban nhân dân phường; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công
chức, Tổ trưởng Tổ dân phố hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập,
nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương,
chính sách đang thi hành tại cơ sở.
Khơng được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân

16


dân phường và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp
có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủy

ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
+ Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người lãnh đạo và điều hành công
việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ủy ban
nhân dân cấp trên và Đảng ủy phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân phường.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình theo quy định tại các điểm c, d khoản 1 và khoản 2, 6, 7 Điều 127 Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình cơng
tác năm, 6 tháng, q, hàng tháng của Ủy ban nhân dân phường.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác; phân cơng
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường và các
cán bộ, công chức, Trưởng khu phố, Tổ trưởng Tổ dân phố trong việc thực
hiện nhiệm vụ được giao.
Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung
công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý
kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy
ban nhân dân phường.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường
và thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp
luật; khi vắng mặt thì ủy quyền bằng văn bản để Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường ký thay.

17


Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban

nhân dân phường với Đảng ủy và Ủy ban nhân dân quận.
Thường xuyên trao đổi cơng tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Ủy ban
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân
phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, xem xét, tiếp
thu kiến nghị của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đồn thể nhân
dân phường đối với cơng tác của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm kinh phí,
cơ sở vật chất và những điều kiện cần thiết khác để Ủy ban Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam và các đồn thể nhân dân phường hoạt động có hiệu quả.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết cơng việc của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân

dân phường như sau:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn được giao; cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập
thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phường quyết định.
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển
khai các cơng việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụng
quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường khi giải quyết các vấn đề
thuộc lĩnh vực được giao. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm
quyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định.
Khi giải quyết cơng việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và
trách nhiệm giải quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thì
chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết;
nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
quyết định.

18

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ
dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, cơng việc thuộc lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật.
-

Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân
phường như sau:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân
công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp
luật và trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viên
khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phường
quyết định.
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được
phân công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt cơng
việc đó; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường về lĩnh vực công tác của mình và các cơng việc khác có liên quan.
Phối hợp công tác với các thành viên khác của Ủy ban nhân dân
phường, các cán bộ, công chức quận có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ
với cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân quận để thực hiện tốt nhiệm vụ
của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng cụ thể
như sau:

19

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách Kinh tế - Tài chính

Ban
Kinh tế

Ban Địa
chính

Ban
Cơng
an

Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách Văn hóa - Xã hội

Ban CH
Qn sự

Văn
phịng
UBND

Ban
VH-XH

Ban

Tư
pháp

*Chú thích:
: Quan hệ trực tiếp
: Quan hệ trực thuộc
:Quan hệ phối hợp
1.4. Quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng
Theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị
trấn quy định tại Điều 7, Đều 8, Điều 9 như sau:
1.4.1. Quan hệ với UBND và các cơ quan chuyên môn Quận
- UBND, Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo của UBND Quận.
Trong chỉ đạo, điều hành: Khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền
hoặc chưa được pháp luật quy định, UBND phường phải báo cáo kịp thời để
xin ý kiến chỉ đạo của UBND quận.

20


Chịu trách nhiệm và thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với
UBND Quận và các cơ quan chuyên môn của Quận theo quy định hiện hành
về chế độ thông tin báo cáo.
-

UBND phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên
môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn Quận trong việc thực hiện nhiệm vụ
chun mơn trên địa bàn phường.
Có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn của Quận trong đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cơng

chức Phường.
UBND phường bố trí cán bộ công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu
theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của trên.
Giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của Quận.
Tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên.
1.4.2. Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, UB MTTQ và các đoàn thể phường
1.4.2.1. Quan hệ với Đảng uỷ phường
UBND Phường chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ phường trong việc thực
hiện Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo
của cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND Phường chủ động đề xuất với Đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ
cụ thể về: phát triển kinh tế - VHXH - giữ vững ANCT-TTATXH nâng cao
đời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân và những vấn đề quan trọng khác
của Phường.
UBND có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, giới thiệu với Đảng uỷ những
cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ cơng tác
chính quyền.
1.4.2.2. Quan hệ với HĐND phường
UBND Phường chịu sự giám sát của HĐND phường.

21


Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết HĐND và báo cáo việc
thực hiện Nghị quyết trước HĐND phường.
Phối hợp với Thường trực HĐND phường chuẩn bị nội dung các kỳ
họp của HĐND phường.
Xây dựng các đề án trình HĐND phường xem xét quyết định.
Cung cấp các thông tin về hoạt động của UBND Phường.
Tạo điều kiện thuận lợi cho các đại biểu HĐND phường thực hiện

quyền hạn, nhiệm vụ theo Luật định.
Các thành viên UBND phường có trách nhiệm trả lời các chất vấn của
đại biểu HĐND phường.
Khi được yêu cầu phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan
đến cơng việc do mình phụ trách.
Chủ tịch UBND Phường thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường
trực HĐND phường để nắm tình hình; thu thập ý kiến, kiến nghị của cử tri.
Cùng Thường trực HĐND Phường giải quyết những kiến nghị, nguyện
vọng chính đáng của nhân dân.
1.4.2.3. Quan hệ với UB MTTQ và các đoàn thể phường
UBND Phường phối hợp chặt chẽ với UB MTTQ và các đoàn thể nhân
dân phường trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và
bảo vệ lợi ích của nhân dân.
Tạo điều kiện cho UB MTTQ và các đồn thể hoạt động có hiệu quả.
6 tháng 1 lần hoặc khi thấy cần thiết: Thông báo tình hình về phát triển
kinh tế, xã hội và các hoạt động của UBND cho MTTQ và các đoàn thể
biết để phối hợp vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng
đường lối, chính sách, pháp luật và chấp hành tốt nghĩa vụ công dân đối
với Nhà nước.
1.4.2.4. Quan hệ giữa UBND với khu dân cư, tổ dân phố

22


Chủ tịch UBND Phường phân công các thành viên, cán bộ cơng chức
UBND phụ trách, nắm tình hình các khu dân cư, tổ dân phố. Cán bộ phụ trách
khu dân cư có trách nhiệm:
Tham gia đầy đủ các hội nghị, cuộc họp của khu dân cư được phân
công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với cán bộ cơ sở để nghe phản ánh tình
hình, ý kiến, kiến nghị của khu dân cư, tổ dân phố.

Tổng hợp tình hình, ý kiến, kiến nghị của khu dân cư, tổ dân phố và
báo cáo với Chủ tịch UBND phường để được giải quyết theo quy định của
pháp luật.
Theo dõi và thông báo kết quả giải quyết các ý kiến, kiến nghị của khu
dân cư, tổ dân phố trong thời gian sớm nhất hoặc tại cuộc họp giao ban khu
dân cư tháng tiếp theo.
Khu dân cư, tổ trưởng dân phố phải thường xuyên liên hệ với HĐND
và UBND phường để tổ chức quán triệt các chủ trương chính sách của
Đảng, các văn bản chỉ đạo điều hành của các cơ quan Nhà nước cấp
trên và của HĐND - UBND phường để triển khai thực hiện.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt quy chế, quy ước
dân chủ đã ban hành.
Khu dân cư, tổ dân phố phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND, cán bộ
được phân công phụ trách khu dân cư, tổ dân phố về tình hình của khu dân
cư, tổ dân phố; Đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn
an ninh trật tự trên địa bàn.
1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường
Phú Thượng
1.5.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND phường Phú Thượng
Chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND phường Phú Thượng
là chức năng tham mưu tổng hợp phục vụ cho việc quản lý tập trung thống

23


nhất mọi mặt công tác của UBND phường. Để thực hiện chức năng đó, văn
phịng UBND phường có những nhiệm vụ sau:
- Tham mưu, tổng hợp cho Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBND
phường.
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc của HĐND - UBND

phường.
- Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của HĐND - UBND phường.
- Thường xuyên theo dõi đôn đốc các phịng, ban thực hiện chương
trình theo đúng kế hoạch đã đề ra. Giải quyết những việc đột xuất, những khó
khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác. Bảo đảm
chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời.
- Thu thập xử lý thơng tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các văn bản
tổng hợp, thẩm định các đề án giúp

lãnh đạo cơ quan đề ra các quyết định

một cách chính xác.
- Tổ chức công tác Văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan,
đơn vị và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các
văn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND - UBND phường.
- Giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan
biên soạn và ban hành.
- Tổ chức các cuộc họp của HĐND - UBND phường.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật làm việc của cán bộ trong cơ quan,
đơn vị.
- Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan, đơn vị đúng quy định của
Nhà nước.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ được giao.

24


- Tiếp cán bộ và nhân dân giải quyết các kiến nghị theo nhiệm vụ

được giao.
- Giúp UBND đảm bảo các mối quan hệ công tác, các phương tiện, các
điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND.
- Theo dõi, đôn đốc phong trào thi đua, sơ, tổng kết. Hướng dẫn các
tiêu chuẩn đề nghị xét duyệt, khen thưởng thi đua.
- Tổ chức quản lý trực tiếp công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc HĐND - UBND phường tổ chức
thực hiện các Quyết định, chỉ thị của UBND quận, của trung ương cũng như
của thành phố.
1.5.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng
Văn phòng UBND phường Phú Thượng được tổ chức thống nhất
và làm việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND phường. Cán bộ
văn phòng giúp chủ tịch UBND phường theo dõi và đôn đốc các bộ phận
chuyên môn khác thực hiện các công việc do chủ tịch UBND phường giao.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND phường Phú Thượng gồm 4
cán bộ, trong đó:
- Có 02 cán bộ phụ trách cơng tác Văn phịng - Thống kê.
- Có 01 cán bộ phụ trách cơng tác Văn phịng - Thống kê kiêm Văn thư
- Lưu trữ.
- Có 01 cán bộ thuộc phịng Phịng Tư pháp.
Chưa có cán bộ văn phịng nào được đào tạo qua các lớp chun mơn
nghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữ, mà là học các chuyên ngành khác sau đó vào
làm tại cơ quan và được phân cơng vào Văn phịng UBND phường làm việc.
Có 01 cán bộ phụ trách cơng tác Văn phịng - Thống kê là người chịu
trách nhiệm chính về cơng tác Văn thư - Lưu trữ do UBND phường giao. Giữ
các loại dấu của UBND phường; có trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hình

25