Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận tây hồ

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Lịch sử nghiên cứu 2
3. Mục tiêu nghiên cứu 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
6. Giả thuyết nghiên cứu 4
7. Phương pháp nghiên cứu 4
8. Cấu trúc của đề tài 5
B. NỘI DUNG 6
Chương 1. 6
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI 6
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 6
1.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ 6
1.1.1. Lịch sử hình thành 6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8
1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ 11
1.2.1. Khái niệm về văn bản 11
1.2.2. Chức năng của văn bản 12
1.2.3. Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ
13
1.3. Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.1. Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản 15
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 16
1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 16


1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến 20

Tiểu kết chương 1 23
Chương 2. 24
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI
TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24
2.1. Cơ sở hạ tầng thông tin của việc ứng dụng phần mềm quản lý
văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 24
2.1.1. Phần cứng 24
2.1.2. Phần mềm 25
2.1.2.1. Phần mềm quản trị hệ thống 25
2.1.2.2. Phần mềm ứng dụng 26
2.1.3. Cơ sở dữ liệu 26
2.2. Khái quát về phần mềm E – Office 28
2.2.1. Nguồn gốc 28
2.2.2. Tính năng của phần mềm E- Office 30
2.2.3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm 31
2.3. Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND
quận Tây Hồ 31
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng 39
2.3.1.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi trong môi trường
mạng[16;5] 39
2.3.1.2. Mô tả chỉ tiết [16;5-7] 41
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng 50
2.3.2.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến trong môi trường
mạng [16;18] 50
2.3.2.2. Mô tả chi tiết 52
2.4. Ứng dụng phần mềm E – Office vào công tác quản lý văn bản
đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 54


2.4.1. Đăng ký văn bản đi 56

2.4.2. Đăng ký văn bản đến 57
2.4.3. Khai thác thông tin 59
2.4.4. Gửi nhận văn bản 65
2.4.5. Theo dõi xử lý văn bản 66
2.4.6. In sổ quản lý văn bản 67
2.5. Đánh giá 70
2.5.1. Những kết quả đạt được 70
2.5.2. Một số tồn tại 71
2.5.3. Nguyên nhân 72
Tiểu kết chương 2 73
Chương 3. 74
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
74
3.1. Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện các phần mềm quản lý văn
bản đi – đến trong môi trường mạng 74
3.2. Giải pháp về triển khai ứng dụng 75
3.3. Đổi mới tư duy làm việc cho cán bộ công chức 75
3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất 76
3.5. Giải pháp về con người 76
3.6. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về quản lý văn
bản đi – đến trong môi trường mạng 79
3.7. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với
quản lý văn bản trong môi trường mạng 80
3.8. Đẩy mạng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 80
C. PHẦN KẾT LUẬN 82
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84
PHỤ LỤC 86

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước có
nhiệm vụ thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn quận Tây
Hồ. Văn bản là công cụ không thể thiếu trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Trung bình mỗi năm UBND quận Tây Hồ
ban hành và tiếp nhận trên 5000 văn bản khác nhau. Với khối lượng văn bản
lớn như vậy, cần có cách thức quản lý văn bản khoa học, chặt chẽ nhằm đáp
ứng tính kịp thời trong quá trình giải quyết công việc. Quản lý văn bản với
phần mềm chuyên dụng thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu
dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản
đi… sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của
cơ quan đã được kết nối.
Ngày nay, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến
nhiều cơ quan đã ứng dụng mạng trong công tác quản lý văn bản. UBND
quận Tây Hồ là một cơ quan được đánh giá cao về triển khai quản lý văn bản
đi - đến trong môi trường mạng. Tuy nhiên trên thực tế, quản lý văn bản đi –
đến trong môi trường mạng chưa được thực hiện triệt để, cần nghiên cứu hoàn
thiện hơn nữa các phần mềm quản lý.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một
nội dung quan trọng được UBND quận Tây Hồ quan tâm thực hiện, đặc biệt
là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi – đến và theo dõi
các ý kiến kết luận chỉ đạo của UBND quận; trao đổi thông tin, chuyển nhận
văn bản giữa các phòng, ban cấp quận, UBND các phường, các đơn vị sự
nghiệp kinh tế, xã hội thông qua mạng nội bộ.

1

Để nâng cao hiểu biết về công tác quản lý văn bản trong môi trường
mạng và các kỹ năng quản lý phục vụ cho công việc sau khi ra trường tôi đã
lựa chọn đề tài nghiên cứu này làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng là cách
thức quản lý đang được áp dụng tại nhiều cơ quan. Quản lý văn bản đi – đến
trong môi trường mạng đang là hướng nghiên cứu được nhiều nhà nghiên cứu
quan tâm. Tuy nhiên, những công bố chính thức về đề tài nghiên cứu này
không nhiều. Trong cơ quan quản lý nhà nước nói chung, UBND quận Tây
Hồ nói riêng nguồn thông tin bằng văn bản giữ một vai trò quan trọng và
được coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý. Trước đó đã có
một số đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý văn bản trong môi trường
mạng. Cụ thể như: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản
lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sĩ Lê Văn Năng chủ trì. Đề tài đề
cập đến các hoạt động quản lý văn bản: Đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết
văn bản, lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, bài nghiên cứu
mới đề cập đến vấn đề ở mặt kỹ thuật tin học, chưa nghiên cứu ứng dụng
quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng một cách triệt để.
Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – Một
giải pháp để hoàn thiện để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa
học và Công nghệ” của Lê Tuấn Hùng, 2004. Luận văn trình bày và phân tích
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ
Khoa học và Công nghệ, mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm quản
lý văn bản với công tác quản lý văn bản đi – đến tại Bộ KH-CN. Từ sự phân tích
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tác giả
rút ra những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Trên cơ sở đó

2

tác giả xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Bộ KH-CN.
Ngoài ra, cũng có nhiều bài nghiên cứu của các tác giả khác liên quan
đến đề tài này: PGS.TS. Dương Văn Khảm với cuốn Công tác văn thư –lưu
trữ.NXB. Văn hóa-Thông tin Hà Nội năm 2006. Cuốn Văn bản hiện hành về
công tác văn thư và công tác lưu trữ

do Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên),

NXB.Lao động, Hà Nội, 1996. Công tác văn thư cũng được các cơ quan, trường
cao đẳng, đại học nghiên cứu. Nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học
Nội vụ Hà Nội; Công tác văn thư lưu trữ của Cục lưu trữ Nhà nước, …
Đặc biệt đi sâu nghiên cứu về quản lý văn bản đi - đến, TS. Nguyễn Lệ
Nhung với tập bài giảng “Quản lý văn bản đi - đến”. Tác giả đưa ra cách
thức, phương pháp quản lý văn bản đi – đến bằng sổ quản lý văn bản và phần
mềm quản lý văn bản.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi có sự kế thừa của các tác giả đi trước.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Tây
Hồ từ đó phân tích, đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên
nhân của nó. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý văn bản đi – đến
trong môi trường mạng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để đánh giá thực
trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản
trong môi trường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu nguồn văn bản và quản lý văn bản của UBND quận Tây Hồ,
qua đó chứng minh ứng dụng các phần mềm quản lý vào quản lý văn bản là cần
thiết.

3

Nghiên cứu về tính năng quản lý văn bản của phần mềm E – Office ứng
dụng trong công tác quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Tây Hồ, đánh
giá và đưa ra giải pháp.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian bài nghiên cứu chỉ tập
trung vào một tính năng của phần mềm E – Office là Quản lý văn bản đi – đến.
Phạm vi về thời gian: Từ năm 2013 đến 2015.
Phạm vi về không gian: Đi sâu tìm hiểu quản lý văn bản trong môi
trường mạng của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây
Hồ được hoàn thiện sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý tại
UBND quận Tây Hồ.
7. Phương pháp nghiên cứu
Cơ sở phương pháp luận: Nghiên cứu dựa trên thế giới quan, phương
pháp luận khoa học của chủ nghĩa Mác – Lênin, vận dụng phương pháp duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệ
thống, quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, quan
điểm kế thừa và phát triển.
Trong quá trình nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụ
thể:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, so sánh, đối chiếu
thông tin thu được và đánh giá thực trạng công tác quản lý văn bản hiện hành
như tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản.
- Vận dụng các phương pháp hệ thống , phương pháp phân tích mô tả
công tác quản lý văn lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng và đề xuất
các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong môi trường mạng.
4

- Đề tài thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sau khi thu thập để
phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu của đề tài, các tài liệu, số liệu được chọn
lọc, xử lý để phục vụ mục đích nghiên cứu.
- Sử dụng phương pháp biểu đồ để phản ánh thực tiễn quản lý văn bản
đi – đến từ đó chứng minh sự cần thiết phải quản lý văn bản đi – đến trong
môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ. Đây là phương pháp phản ánh rõ
nhất tình hình quản lý văn bản đi - đến qua các năm.
8. Cấu trúc của đề tài
Đề tài bao gồm 3 phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
luận.Trong đó, phần nội dung chính được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây
Hồ.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi – đến trong môi
trường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đi - đến
trong môi trường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.

5


B. NỘI DUNG
Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ
1.1.1. Lịch sử hình thành
UBND quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày
28/10/1995 của Chính phủ và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ

quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996. Quận được thành
lập trên các phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và các
phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quận
Tây Hồ trên cơ sở các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú
Thượng cũ.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km 2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.

6


Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa
giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và
phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực xung quanh
Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền
thống. Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây,
tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày 26
tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân
quận Tây Hồ nói riêng là cơ quan Hành chính Nhà nước cấp quận, huyện, thị
xã; quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp,
Luật, Pháp lệnh và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Quận trên tất cả các

lĩnh vực, cụ thể là:
- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí,
Công nghệ môi trường…
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,
xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ chủ nghĩa quận sự.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.
Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo
đa số; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặn tệ nạn quan liêu, lãng
phí của cán bộ công chức trong bộ máy cơ quan.

7


Nhiệm vụ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan Quản lý Hành chính Nhà
nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của
Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003. Uỷ
ban nhân dân Quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra đồng thời quản lý chỉ
đạo và hướng dẫn các Phường trong Quận trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc
phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư và
xây dựng các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;
- Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân Quận, làm công tác

tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy
định của Nhà nước. Bên cạnh đó, Uỷ ban nhân dân quận còn trực tiếp quản lý
việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân
trong phạm vi Quận quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
Uỷ ban nhân dân Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định
của Luật Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung
và của mỗi cá nhân nói riêng.
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến Uỷ ban nhân dân
Quận mà pháp luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên,

8


thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Xây dựng và phát triển quận về
nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân.
- Đứng đầu Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Quận, là người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công
tác của Uỷ ban nhân dân Quận.
- Giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận là 03 Phó Chủ tịch phụ
trách các lĩnh vực: Kinh tế - Văn hóa xã hội - Đất đai, trật tự xây dựng. Các
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận phân công, chỉ đạo công tác hoạt động
trong lĩnh vực phụ trách; chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộc
lĩnh vực quản lý.
- Uỷ ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ
chức chính trị - xã hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vị

hiệp quản. Trong mỗi phòng có một trưởng phòng và 03 phó phòng và các
chuyên viên.

9


Sơ đồ cơ cấu tổ chức cán bộ UBND quận Tây Hồ:
Chủ tịch

PCT phụ trách đất
đai, TTXD

Công tác Nội
chính

P. Văn hóa -Thông
tin

P. Tài nguyên môi
trường

P. Tư pháp

P. Giáo dục - Đào
tạo

P. Quản lý đô thị

PCT phụ trách
Kinh tế

PCT phụ trách
Văn xã hội

Văn phòng
HĐND&UBND

P. Tài chính - Kế
hoạch

P. Kinh tế

P. Y tế

Ban bồi thường
GPMB

Ban QLDA
XDHT KTXQ Hồ
Tây

P. LĐTB&XH

Ban QL dự án

Ban QL chợ

Trung tâm dân số
KHH GĐ

TT PT quỹ đất & QL
duy tu hạ tầng đô thị

Chi cục thuế

Trung tâm thể dục
thể thao

Đội Thanh tra xây
dựng

P. Nội vụ

Thanh tra

Công an

Ban chỉ huy
quận sự
Ban QL Hồ Tây

Tòa
Kho
nước

bạc

Nhà

Đội Quản lý thị

trường số 11

Trạm thú y

Trung
hóa

tâm

Văn

Đội trật tự

nhân

dân

GTVT

Trung tâm Dạy
nghề

án

Viện KSND

Điện lực Tây Hồ
Chi cục thi hành
án

TT GDTX

P. CS PC&CC
Bắc Thăng Long

TT Y tế

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
10


1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ
1.2.1. Khái niệm về văn bản
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về văn bản:
Văn bản được hiểu ở bậc điển thể là phát ngôn bất kỳ có kết thúc và có
liên kết, có tính chất độc lập và đúng về ngữ pháp (W. Koch, 1966).
Văn bản là thuật ngữ để chỉ bất kì cái nào ghi bằng chữ viết của một sụ
kiện giao tiếp (N.Nunan, 1983).
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [5;33].
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng
viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và
hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu
giao tiếp nhất định [4 ; 27].
Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung,
thống nhất về cấu trúc và độc lập về giao tiếp. Dạng tồn tại điển hình của văn
bản là dạng viết (Nguyễn Quang Ninh, 1994).
Văn bản là chuỗi ký hiệu nói chung thuộc một hệ thống nào đó làm
thành một chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn (Hoàng Phê).
Từ các định nghĩa khác nhau về văn bản có thể định nghĩa về văn bản

như sau:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ
(hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo mức độ, điều kiện kỹ thuật, phạm vi tác
động, chức năng tác động, yêu cầu tuổi thọ của văn bản và các mặt đời sống
xã hội khác nhau mà văn bản ra đời với nội dung và hình thức khác nhau.

11


1.2.2. Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin:
Mọi văn bản đều chứa đựng thông tin nhất định. Theo thời điểm thông
báo, thông tin gồm 03 dạng thông tin: Thông tin quá khứ, thông tin hiện hành
và thông tin dự báo.
Theo lĩnh vực quản lý băn bản có thể chứa đựng các thông tin khác
nhau: Thông tin về chính trị, về kinh tế, về văn hóa xã hội,…
Chức năng quản lý:
Trong công tác quản lý, văn bản là công cụ không thể thiếu. Văn bản là
phương tiện truyền đạt thông tin giữa người quản lý với đối tượng quản
lý.Văn bản là cơ sở cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý tạo
điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Để đưa ra được quyết định chính xác, kịp thời, nhà quản lý cần cần có được
các thông tin có tính chọn lọc mà thông tin từ văn bản là nguồn chủ yếu.
Chức năng pháp lý:
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quy phạm pháp luật và quyết
định hành chính. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ mang tính chất pháp lý khác
nhau. Văn bản có vai trò quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các
cơ quan, tổ chức. Chức năng pháp lý của văn bản thể hiện rõ nét đối với văn
bản quản lý nhà nước.
Chức năng văn hóa – xã hội:

Văn bản là sản phẩm của giao tiếp hình thành trong cuộc sống hàng
ngày của con người. Đồng thời văn bản cũng là một phương tiện giao tiếp.
Trong văn bản có thể chứa đựng các thông tin về lịch sử, văn hóa của con
người. Có thể học tập được rất nhiều để nâng cao trình độ hiểu biết về văn
hóa, xã hội.
12


1.2.3. Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ
Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của UBND quận Tây Hồ:
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn quận
Tây Hồ UBND quận Tây Hồ đã xây dựng và ban hành nhiều loại văn bản
khác nhau:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị,…
- Văn bản hành chính thông thường: Quyết định, công văn, báo cáo,
thông báo, kế hoạch, giấy mời,…
Văn bản đến:
Các văn bản từ nhiều nguồn khác nhau liên quan đến lĩnh vực quản lý
nhà nước UBND quận Tây Hồ trực tiếp phụ trách:
- Trung ương: UBND thành phố Hà Nội, HĐND thành phố Hà Nội,
Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, Cục thuế thành phố Hà Nội, Thanh tra
thành phố Hà Nội, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giáo dục và đào tạo, Sở
giao thông vận tải, Sở văn hóa và thể thao, Sở tài chính,…
- Cấp huyện: UBND các phường, các trung tâm, Ban quản lý dự án,
Công an quận, Ban thường trực,…
- Cơ quan, tổ chức khác: Các công ty, chi nhánh công ty,…
Tiếp nhận các loại băn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Kế
hoạch,…
Tổng số văn bản đi, văn bản đến từ năm 2013 - 2015
Năm 2013, theo Báo cáo số 340/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân

quận Tây Hồ ngày 18/12/2013 về Công tác văn thư – Lưu trữ quận Tây Hồ
năm 2013, Văn phòng HĐND&UBND quận đã tiếp nhận 5706 văn bản đến,
tham mưu phát hành 6749 văn bản đi.

13


Năm 2014, theo Báo cáo số 374/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Tây
Hồ ngày 31/12/2014 về Tổng kết công tác năm 2014 và phương hướng nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, tại bộ phận Văn thư của UBND quận Tây Hồ
đã tiếp nhận 5925 văn bản đến, tham mưu phát hành 6920 văn bản đi.
Năm 2015, theo Báo cáo số 15/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận
Tây Hồ ngày 19/01/2016 về Tổng kết công tác năm 2015 và phương hướng
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, tại bộ phận Văn thư của UBND
quận Tây Hồ đã tiếp nhận 6220 văn bản đến, tham mưu phát hành 7160 văn
bản đi.
Bảng 1.1. Số lượng văn bản đi đến từ năm 2013 - 2015
(đơn vị: văn bản)
Năm
Văn bản đi
Văn bản

2013
6749
5706

2014
6920
5925

2015
7160
6220

đến

Biểu đồ tình hình quản lý văn bản đi – đến từ năm 2013 - 2015
=> Nhận xét: Từ năm 2013-2015 số lượng văn bản đi, văn bản đến của
UBND quận Tây Hồ liên tục tăng tăng.
14


Văn bản tăng từ 6749 văn bản xuống còn 7160 văn bản (tăng 411 văn
bản).
Văn bản đến tăng từ 5706 văn bản lên 6220 văn bản (tăng 514 văn bản).
Lượng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ khá lớn,
mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 5000 văn bản, trung bình mỗi ngày có
hàng chục văn bản được ban hành và tiếp nhận.
Với số lượng văn bản lớn như vậy nếu quản lý bằng hình thức truyền
thống khó có thể đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc. Để nâng cao
chất lượng quản lý văn bản việc tiến hành quản lý văn bản trong môi trường
mạng với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng là rất cần thiết.
1.3. Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
1.3.1. Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản
Để thực hiện công tác quản lý văn bản, UBND quậnTây Hồ đã trang bị
các cơ sở vật chất cần thiết: máy fax, máy in,máy photocopy, hệ thống sổ
quản lý văn bản.
UBND quận trang bị mỗi công chức chuyên môn được 01 máy tính,
hòm thư điện tử phục vụ cho tiếp nhận và trao đổi thông tin, văn bản trên
mạng, các phòng chuyên môn có hòm thư điện tử riêng, đều được kết nối

mạng internet, mạng LAN,..
Hiện nay, UBND quận bố trí 02 công chức và 01 lao động hợp đồng có
trình độ cử nhân hành chính và luật thư thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến, ban hành văn bản đi, cập nhật thông tin văn bản đi, đến, chuyển nhận văn
bản đi đến các cơ quan chuyên môn.
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Công tác quản lý văn bản tuân thủ nguyên tắc quy định trong Thông tư
07/2012/TT – BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
15


Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng
ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước phải được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cuả cơ quan.
1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi
B1:Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn

bản, ghi ngày, tháng của
văn bản

B2:Đăng ký văn bản
đi:cơ quan đăng ký
bằng sổ đăng ký văn
bản đi

B5:Lưu văn bản đi

B3:Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và
các loại dấu khác

B4:Làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và
theo dõi chuyển phát
văn bản đi

Hình 1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
16


Mô tả chi tiết:
B1. Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, ghi ngày, tháng của văn bản. Ghi số theo hệ thống số
chung của Ủy ban do văn thư quản lý.
B2. Đăng ký văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào Sổ quản lý văn bản đi và lấy số
để quản lý văn bản của đơn vị, bản gốc của văn bản phải được lưu tại bộ phận

văn thư.
Đánh số đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số văn bản ban hành/năm
ban hành/chữ viết tắt tên loại văn bản – chữ viết tắt tên cơ quan.
Đánh số đối với văn bản hành chính: Số của văn bản hành chính là số
thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.
Đối với văn bản mật được đăng ký vào một sổ với một hệ thống số
riêng.
B3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác.
Văn bản đi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền được nhân bản,
đóng dấu và gửi đến các đơn vị có liên quan.
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng
dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo đúng quy định.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang
văn bản.

17


Các văn bản khẩn, mật phải được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
trước khi phát hành.
B4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn
bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ
ngày ký văn bản.

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
- Tất cả văn bản đi do cán bộ Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện.
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký
vào sổ.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau: Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn
bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

18


Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
B5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính
xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

19


1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản

B1: Tiếp nhận, kiểm tra văn
bản đến

Kiểm tra bì văn bản

Phân loại văn bản đến
B2: Phân loại, bóc bì, đóng
dấu đến
Bóc bì văn bản đến

Đóng dấu đến
B3: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký bằng sổ

Trình văn bản đến
Sao phô tô
B4: Trình, sao văn bản đến
Sao văn bản đến

Sao đánh máy
B5: Chuyển giao văn bản
đến
Giải quyết văn bản đến

Theo dõi giải quyết văn bản
đến

B6: Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến

Đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến

Hình 1.3. Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đến
20


Mô tả chi tiết:
B1. Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư tiến hành kiểm tra tình trạng
bì văn bản.
B2. Phân loại, bóc bì, đống dấu đến
Bì văn bản có 02 loại:
- Loại được bóc bì: Văn bản gửi chung cho cơ quan.
- Loại không được bóc bì: Gửi đích danh, chung đoàn thể, mật.
Khi bóc bì dồn bì về phía tay trái cắt bì phía tay phải không làm mất số
ký hiệu của văn bản, địa chỉ nơi gửi. Bì khẩn và hỏa tốc bóc trước. Khi bóc bì
đối chiếu số, ký hiệu ngoài bì với số ký hiệu văn bản. Trong một số trường

hợp giữ lại bì đính kèm văn bản làm bằng chứng.
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư
của cơ quan đều phải được đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến.
B3. Đăng ký văn bản đến
Các văn bản đến được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến theo từng
loại văn bản.
B4. Trình, sao văn bản đến
Văn bản sau khi đăng ký được lập phiếu theo dõi, chuyển đến cho các
đồng chí Thường trực HĐND, UBND quận để xin ý kiến phân phối hoặc ý
kiến chỉ đạo.
B5. Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản.
21