Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt
nghiệp đều là số liệu thực tại của Văn phòng Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, em không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác. Em xin hoàn toàn
chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này .
Sinh viên

Nguyễn Thị Lan

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong
suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Quản
trị Văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến
thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin chân
thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành đã tận tâm hướng dẫn em để em hoàn
thành tốt bài khóa luận này .
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và các anh chị trong Văn phòng Bộ

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập
tại Văn phòng , giúp em được khảo sát thực tế để có thể hoàn thành bài khóa
luận này.
Với vốn kiến thức hạn hẹp, và thời gian có hạn, bài khóa luận của em
không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp, phê bình của các thầy cô và các anh chị Văn phòng, đó sẽ là hành
trang quý báu cho sự nghiệp sau này của em.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Lan

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BNN&PTNT:

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

CNTT:

Công nghệ thông tin

VPĐT:

Văn phòng điện tử

TSCĐ:

Tài sản cố định

CSDL:

Cơ sở dữ liệu

CCDC:

Công cụ dụng cụ

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

MỤC LỤC
2.3.1.Trong công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ..................................................61
2.3.2.Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ......................................................61
2.3.3.Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................63
2.3.4.Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................63
2.4.Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tài sản .....................................................66
3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức..................................................................................76
C.KẾT LUẬN.................................................................................................................90

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

A.LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời
La Mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ"
với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện
đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được
nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của
mỗi cơ quan tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp
cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng
cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường
xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được
đặc biệt quan tâm, đặc biệt là xây dựng văn phòng hiện đại.
Cùng sự hiện đại hóa của toàn cầu, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ
thông tin đã đem lại cho chúng ta rất nhiều thành quả nhất định, một trong số đó
là cải cách hành chính, . Ngoài việc giảm thiểu thủ tục hành chính thì việc ứng
dụng tin học vào quản trị văn phòng còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, mang
lại hiệu quả cao trong công việc.
Việc ứng dụng tin học vào hoạt động văn phòng đã đem lại rất nhiều lợi ích
cho hoạt động quản lý, hỗ trợ cán bộ nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình. Việc cải cách hiệu quả công tác hành chính đồng nghĩa với các cơ quan
nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần

đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng tin
học trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm hiện đại hóa công tác hành
chính hiện nay.
Từ những hiệu quả thiết thực trên, em đã chọn đề tài “Ứng dụng tin học
trong quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Mong rằng những thông tin
này sẽ mang lại cho các bạn khoa quản trị văn phòng một cái nhìn sâu hơn về
ứng dụng tin học trong công tác quản trị văn phòng.
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

1


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng đang đề tài được rất nhiều cơ
quan, tổ chức quan tâm. Từ khi tin học được ứng dụng trong hoạt động quản trị
văn phòng thì đã có rất nhiều độc giả nghiên cứu về vấn đề này. Tiêu biểu có các
đề tài như sau:
- Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng của
Viện Quy hoạch và thiết kế công nghiệp của Nguyễn Thanh Hà
- Đề tài: Nghiên cứu đề xuất mô hình và ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý điều hành của văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo của PGS.TS
Trần Quang Quý.
- Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng tại xí
nghiệp sửa chữa Tàu 81 của sinh viên Nguyễn Thị Thảo – lớp QT1001P
- Đề tài: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp

Việt Nam
- Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà
Nẵng của sinh viên Trần Hoàng Minh – KS6B050
3. Mục tiêu nghiên cứu
* Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng , tìm hiểu thực trạng về việc ứng
dụng tin học vào hoạt động quản trị văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát
Triển nông thôn từ đó đề xuất một số những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ
NN&PTNT
* Mục tiêu cụ thể :
-Nghiên cứu lý luận về việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng
-Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển về việc ứng dụng tin học
trong hoạt động quản trị văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
-Nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn
phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót cũng như nâng cao
việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng tại .
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

2


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
-Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ và Văn

phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng tin học trong
công tác văn phòng.
- Tìm hiểu và phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học trong công tác
văn phòng Bộ.
- Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng tin học, chỉ ra những hạn chế thiếu
sót trong công tác văn phòng
- Đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót cũng
như nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Thực trạng việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn
phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Phạm vi nghiên cứu:
-Phạm vi về nội dung: thự c trạng về việc ứng dụng tin học trong hoạt động
quản trị văn phòng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và
đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt
động quản trị văn phòng.
- Phạm vi về thời gian: Trong vòng 2 tháng (từ tháng 1 năm 2016 đến
tháng 3 năm 2016)
6. Giả thuyết nghiên cứu
Việc ứng dụng tin học nhằm trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn
phòng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn ngày càng phát triển, được
ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiều hiệu quả.
7. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp điều tra khảo sát
Phương pháp thống kê
Phương pháp phân tích-tổng hợp
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

3


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

Phương pháp so sánh
Phương pháp mô tả
Phương pháp phỏng vấn
8. Bố cục của đề tài
Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn thì nôi dung
chính gồm có ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dung tin học trong
quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nội dung chính của chương này toàn bộ là lý luận về văn phòng, quản trị
văn phòng, nêu những nội dung về ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị
văn phòng
Chương 2: Thực trạng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn
phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Chương này trình bày chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng, và từ những thực trạng của việc ứng dụng tin học tại Văn phòng
Bộ đưa ra những đánh giá về ưu điểm, nhược điểm.
Chương 3: Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn.
Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp để nhằm
khác phục những hạn chế, hoàn thiện hơn công tác ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ.

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

4


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

B. NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN
HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
1.1.Khái niệm
1.1.1.Khái niệm Văn phòng
Mọi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì đều cần có hoạt động của Văn
phòng. Vì Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho cơ
quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác của lãnh đạo và quản lý được
tập trung thống nhất, thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô
của cơ quan tổ chức mà Văn phòng có những tên gọi khác nhau.
Ví dụ như đối với cơ quan có quy mô lớn như Chính phủ, Bộ, Cơ quan
ngang Bộ… thì bộ phận làm những nhiệm vụ như trên được gọi là Văn phòng,
như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với các cơ quan địa phương, tùy theo chức
năng nhiệm vụ của cơ quan đó mà thành lập hay đặt tên phù hợp. Còn đối với
đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì Văn phòng có tên là Phòng Hành chính,
Phòng Hành chính- Nhân sự hoặc Phòng Hành chính-Tổ chức.
Nhưng dù là tên gọi như thế nào thì Văn phòng vẫn được hiểu theo nghĩa
như sau:

-Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó
diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ
quan tổ chức đó.
-Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó
một cách hiệu lực và hiệu quả.
Dù hiểu theo nghĩa nào thì tựu chung lại Văn phòng đều có đặc điểm như sau:
-Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

5


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy
đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của
của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở
mức tối thiểu.
-Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định như nhà cửa, trang thiết bị, ……
Từ các quan niệm trên đều cho ta thấy được rằng : Văn phòng có vai trò
hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Dù ở quy mô lớn
hay nỏ, thì văn phòng đều là bộ phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo.
1.1.2.Chức năng nhiệm nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1.Chức năng của văn phòng
Theo như những khái niệm về văn phòng, thì chức năng của văn phòng
gồm có ba chức năng chính đó là tham mưu tổng hợp, chức năng điều hành và

chức năng giúp việc hậu cần.
• Chức năng tham mưu tổng hợp :
Tham mưu là hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm góp phần tìm kiếm
những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể
làm công tác tham mưu trong cơ quan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn
tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý, tức là cá nhân hay tập thể làm công tác
tham mưu là các thư ký, chuyên viên tổng hợp. Trong thực tế, các cơ quan, đơn
vị thường đặt bộ phận tham mưu thuộc văn phòng để giúp cho công tác này
được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu mang tính chính xác, văn phòng phải
tổng hợp các thông tin bên trong lẫn bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sử
dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc nhất định.
Ngoài ra để ý kiến tham mưu cho lãnh đạo mang tính chuyên sâu thì văn
phòng phải là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn tổng hợp thành một hệ thống, thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng
biệt của các bộ phận chuyên môn.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là đầu
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

6


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

mối tiếp nhận, tổng hợp, xử lý các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho
lãnh đạo đơn vị.
• Chức năng điều hành
Văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo trong công tác điều hành các

hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thể hiện qua các hoạt động như: Xây dựng và
triển khai chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức đón tiếp khách, tổ chức các
hội nghị, hội thảo, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
• Chức năng giúp việc hậu cần
Mỗi cơ quan đơn vị đều không thể thiếu các cơ sở vật chất, trang thiết bị làm
việc, phương tiện…. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua
sắm, cung cấp, bảo quản và quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó. Đó là
chức năng hậu cần của văn phòng.
Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan.
1.1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng chung, cơ bản của văn phòng thì người ta chia thành
các chức năng cụ thể, chi tiết. Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ
thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hóa
những chức năng trên.
Những nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
-Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế của cơ quan đơn vị
Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn đi vào ổn định đều cần phải có những
cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Một cơ quan tổ chức đều
có những quy chế, quy định làm việc riêng phù hợp với hoạt động chức năng
nhiệm vụ của mình. Đây cũng chính là nhiệm vụ đầu tiên của văn phòng phải
thực hiện khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động.
-Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị
Để có thể đảm bảo đơn vị thực hiện tốt chức năng nhiệm vị của mình, thì
mỗi đơn vị đều phải đặt ra các mục tiêu, các kế hoạch cho từng hoạt động của
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

7

Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

mình. Kế hoạch đó có thể là ngắn hạn, trung hạn, dài hạn….Mỗi bộ phận trong
tổ chức đều xây dựng các kế hoạch hoạt động của mình. Các kế hoạch đó sẽ
được tổng hợp thành kế hoạch tổng thể của đơn vị. Kế hoạch tổng thể này do
văn phòng tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác cùng triển khai thực
hiện, giúp cho kế hoạch được thực hiện thống nhất, tạo hiệu quả cao.
-Thu thập xử lý, quản lý việc sử dụng thông tin
Thông tin chính là chìa khóa thành công của mỗi cơ quan tổ chức. Thông
tin giúp cho lãnh đạo đưa ra được quyết định của mình. Nhưng thông tin rất đa
dạng và phong phú. Người lãnh đạo không thể tự thu thập và xử lý mọi thông tin
mà cần phải có một bộ phận hỗ trợ đó chính là văn phòng. Mọi thông tin đều
được văn phòng tiếp nhận, xử lý, phân loại theo các kênh phù hợp để chuyển tải
hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng liên qua đến sự thành bại của một
tổ chức nên nhiệm vụ này phải được thực hiện theo những quy định nghiêm ngặt
để đảm bảo thông tin được chính xác phục vụ cho hoạt động của tổ chức.
-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các đơn vị trong cơ quan.
Tổ chức thu thập và xác định giá trị tài liệu trước khi cho vào lưu trữ cơ quan.
-Tổ chức công tác hội nghị: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn ở, lịch làm việc
với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
-Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát
triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm
bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn
ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công
việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi

sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
-Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý , dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của
thủ trưởng cơ quan.
-Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

8


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh
thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của
văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về
đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể
thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
1.1.3.Khái niệm quản trị văn phòng
Có thể hiểu rằng nhà quản trị là người chịu trác nhiệm quản lý, điều hành
một bộ phận hay một tập đoàn kinh doanh. Và quản trị văn phòng là việc nhà
quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn
phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.
Chức năng quản trị văn phòng gồm những chức năng chính sau:
Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ
chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội
dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau
đây:xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng;
hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng;

hoạch định các chuyến đi công tác -của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật
chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo
cho cơ quan hoạt độngvv...
Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu
hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó
cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung tổ chức trong quản trị văn
phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: Xác định chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng, Xác định
nhân lực làm công tác Văn phòng và phân bổ lao động về các tổ chức của văn
phòng. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải
đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ
phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có
đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và
tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng.
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

9


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

Chức năng quản trị nhân lực: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực
lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm:
+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự
báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công
tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa
tuyển được người mới.

+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành
tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng
cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng.
Chức năng kiểm tra : là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu
giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn
nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm:
-Kiểm tra hành chính. Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương
trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của việc kiểm
tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.
-Kiểm tra công việc. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra,
công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của
Văn phòng.
-Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy
chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công
nhân viên Văn phòng.
1.1.4.Khái niệm tin học và ứng dụng tin học
Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể
hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính
điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.
Một số khái niệm liên quan đến tin học
Phần cứng (hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn
hình, case, bàn phím, cáp….Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

10


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

hoặc chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể
thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm.
Phần mềm ( software) là các chương trình (program) điều khiển các hoạt
động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành (system software) và phần mềm
ứng dụng (application software).
Phần mềm hệ điều hành là chương chình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm
cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng
các ổ để lưu trữ dữ liệu.Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý
văn bản, trò chơi, duyệt internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này,
chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình,lấy kết quả từ CPU và
truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in. Nếu không có hệ điều hành, máy
tính giống như một chiếc ô tô không có động cơ.
Các hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows 7, Windows 8,
Windows XP…..
Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính.
Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương
trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng.
Sử khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng đó là
nều không có hệ điều hành thí các ứng dụng sẽ trở nên vô ích. Hệ điều hành
cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó.
Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết
nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín
hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương pháp khác,
cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác.
+ Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể
là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng

nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di
động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

11


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các
mạng không dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò
chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch
vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh
từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ
thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu
( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được
sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp
các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng
toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên
kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ
tinh và điện thoại cầm ta.
Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối
với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần

cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet.Mạng
internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là
nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối
lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào .
Intranet là mạng máy tính cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ
giữa các máy. Intranet được vận hành giống hệt như mạng internet, nhưng
Intranet cho phép các tổ chức gửi các thông tin quan trọng, liên quan và mới
nhất chỉ các nhân viên của mình thông qua những phần mềm đặc biệt bảo vệ nó
khỏi sự truy cập của các đối tượng bên ngoài.
Extranet là mạng dạng mở diện rộng của intranet.Ví dụ như nó cho phép
người dung truy cập vào một sô khu vực của mạng nội bộ.Cụ thể người dùng
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

12


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

bên ngoài có thể truy cập để đặt hàng trực tuyến, truy vấn tài khoản…Thông
thường người dùng chỉ có thể truy cập Intranet khi họ có tài khoản hợp pháp
gồm tên truy cập và mật khẩu.
Mạng LAN (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng
tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có
cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng
và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm:
+Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km
+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy.
Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần

1 Gb.

Mô hình của mạng Lan
Mạng WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng
trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm
tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình
cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là
máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau
bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng
con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ
máy chủ này sang máy chủ khác.
- Mạng con thường có hai thành phần chính:
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

13


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

+ Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),
hay đường trung chuyển (trunk).
+ Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng
để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy.
Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo
thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu
này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển
(intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay
“ bộ định tuyến” (router).

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng
vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.

Mô hình mạnh WAN
Mạng WLAN (wireless local area network) tương như mạng LAN
nhưng không sử dụng dây cáp để kết nối máy tính. Trong một mạng không dây,
các máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng các tin hiệu là các sóng
radio truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dung linh hoạt
hơn vì học có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt
là máy tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ
quan ,….
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

14


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

Mô hình mạng WLAN
Thư điện tử (email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không chính
xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.Email là một
phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi
dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính
được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay
rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc.Ngày nay, email chẳng những có thể
truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình
ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể
hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML

Cơ sở dữ liệu – database(CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này
thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu
rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu
trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng
một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị
CSDL.
Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái
niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm
tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin.
Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

15


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết
kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và
các thiết bị phần cứng.
Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành
tựu tin học vào trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trợ tốt nhất
cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học
trong quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan; ứng dụng trong xây
dựng lịch công tác, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan và thủ trưởng các đơn vị;
ứng dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc.

1.2.Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng.
Quản trị và lãnh đạo thực chất là các quá trình xử lý thông tin, mà sản phẩm
mang lại là các thông tin điều khiển nhằm mang lại nhiều kết quả tối ưu trong
quá trình hoạt động.
Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc thường phải xử lý
thông tin giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị điều hành công việc một cách có
hiệu quả.Với một khối lượng công việc lớn từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến
công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài
liệu…….thì phương ứng dụng tin học trong công tác quản trị văn phòng là một
phương pháp hữu hiệu trong quản lý thông tin cho lãnh đạo. Trước đây, khi nói
đến văn phòng người ta hình dung ra những chồng hồ sơ, tài liệu, cao ngất,
những văn bản được soạn thảo bằng tay không thẩm mỹ, nhưng bây giờ với
những phần mềm tiện ích của tin học thì cho phép lưu trữ tài liệu với khối lượng
dữ liệu lớn, soạn thảo ra những văn bản có thể thức được chỉnh bày chính xác và
đẹp. Hơn thế nữa với sự ra đời của Internet nó giúp chúng ta trao đồi, thu thập,
chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện, dù cho có ở đâu chỉ cần
nơi đó kết nói mạng Internet.
Có thể nói "Tin học hóaquản trị hành chính văn phòng tại cơ quan hành
chính nhà nướcvừa là phương tiện, vừa là áp lực đối với cải cách hành chính
nhà nước".
"Là phương tiện", vì thông qua các hệ thống công nghệ thông tin được
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

16


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

ứng dụng, bộ máy hành chính nhà nước có thể liên kết với nhau khi thực hiện
các hoạt động và các thủ tục hành chính. Chính phủ cũng có thể thông qua đó
để điều hành bộ máy tổ chức và điều chỉnh công việc một cách hiệu quả, nhanh,
chính xác, và kiểm soát tốt. Mọi hành động của cơ quan công quyền, do vậy có
thể đáp ứng kịp thời những biến động phức tạp của thực tiễn nền kinh tế thị
trường trong thời hội nhập, thông qua việc "cảm nhận" được "hơi thở" của thị
trường và xã hội.
"Là áp lực" vì mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy sẽ lộ diện dễ dàng qua hệ thống
"gương phản chiếu" của môi trường điện tử hóa. Các hoạt động của bộ máy
công quyền khi được thực hiện trên môi trường điện tử sẽ được kiểm soát theo
các chuẩn mực, tính kỷ cương của nền hành chính, nhờ đó mà sẽ được giám sát.
Nếu dịch vụ công được cung ứng thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ở đó
sẽ không có ranh giới giữa các cơ quan, các cấp chính quyền, mà chỉ thấy các
loại dịch vụ được cung ứng. Người dân, doanh nghiệp không cần biết ai là người
giải quyết thủ tục cho họ, chỉ biết thủ tục đó được giải quyết như thế nào và khi
gặp những vướng mắc, họ có được ai đó quan tâm, giải quyết không. Cách thức
này đòi hỏi sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, các cấp chính quyền trong
giải quyết thủ tục hành chính như những hệ thống thông suốt các "dòng chảy
thông tin.
1.3.Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ nông nghiệp và Phát triển nông
thôn
1.3.1.Chức năng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Tại Điều 1 của Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng
nhiệm vụ quyền hạn và Cơ cấu của Văn phòng của Văn phòng Bộ đã quy định
rất rõ về vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ như sau:
Văn phòng Bộ là cơ quan thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi,
đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Bộ; tổng hợp tình hình hoạt động và kết quả công tác của Bộ; tổ chức thực
hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung của cơ

SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

17


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quy
định của pháp luật.
1.3.2.Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn
Điều 2 trong Quy chế đã cụ thể hóa nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng như
sau:
- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo
điều hành của Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy
chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, địa phương.
- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp
khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.
- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,
kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.
- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực
hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ
theo quy định.

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền thông;
chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về nông
nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật;
- Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các báo, tạp chí và ấn
phẩm khác của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp thông tin đối
với các cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định và phân
công của Bộ trưởng.
- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và tham gia thực
hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng.
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

18


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành.
- Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công

tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ thống Văn phòng điện tử của
Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ); đầu mối quản lý, vận hành hệ thống
phòng họp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin - truyền thông của các cơ
quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do Văn phòng Bộ quản lý.
- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều
kiện phục vụ làm việc chung của cơ quan Bộ.
- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,
quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ.

- Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn
phòng Bộ.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theo
quy định.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại thành
phố Hồ Chí Minh.
- Về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người
làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật:
- Trình Bộ trưởng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Bộ; đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức thuộc
Văn phòng Bộ theo quy định;
- Ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ; Quyết định quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ (riêng các
tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng phải có ý kiến thẩm định
bằng văn bản của Bộ trước khi ký ban hành); quy chế/điều lệ tổ chức và hoạt
động của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ; Quyết định thành lập Tổ công
tác của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật;
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

19


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo các tổ chức
trực thuộc Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật;

- Quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức
thuộc Văn phòng Bộ;
- Xây dựng, trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý biên chế công chức theo

ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các tổ chức hành
chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật;
- Quyết định giao biên chế công chức hành chính nhà nước; biên chế công

chức và số lượng viên chức sự nghiệp; hợp đồng lao động 68/2000/NĐ-CP cho
các đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ trên cơ sở quyết định giao biên chế công
chức và số lượng người làm việc hàng năm của Bộ;
- Quyết định cử công chức, viên chức, người lao động đi học tập, công tác
ở nước ngoài theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ;
- Thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành

chính trong các đơn vịthuộc Văn phòng Bộ;
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các Trường Cán bộ quản lý Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn của Bộ để thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc nhiệm vụ của Văn
phòng Bộ theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, quản lý công
chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Bộ
theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ.
- Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong
thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nội dung cải cách
hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ và phân công của Bộ trưởng.
- Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm của Văn phòng Bộ;
- Quản lý và tổ chức thực hiện các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp
phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài
sản và các nguồn lực khác được giao theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng và

quy định của pháp luật.
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

20


Khoá luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công, phân
cấp của Bộ trưởng.
1.3.3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
bàn bạc tập thể.Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh văn phòng, giúp việc Chánh
văn phòng có 03 Phó Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng Bộ do bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn bổ nhiệm, là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ
KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Các Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo
công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi,
nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công
việc được giao; các Phó Chánh Văn phòng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng.
Các nhiệm vụ cụ thể:
-Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng.
-Thừa lệnh Bộ trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi phối hợp, đôn đốc
các đơn vị trong toàn ngành thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước, các
quyết định, chỉ thị của Lãnh đạo.

-01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách nhân sự và nghiên cứu khoa học; 01 phó Văn phòng phụ trách
Tài sản cố định và trang thiết bị văn phòng.
TheoQuyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng nhiệm vụ
quyền hạn và Cơ cấu của của Văn phòng Bộ thì hiện nay tổ chức bộ máy của
Văn phòng bao gồm:
- Phòng Hành chính;
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Lưu trữ;
- Phòng kế toán;
SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA

21