ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp i

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Mở đầu
Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu quả
nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Quản lý nhân lực là
để củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho
tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra. Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và
phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động
có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức,
đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người
lao động.
Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu
quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể
thiếu trong quản lý kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân
của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong
phạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao
động. Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con
người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao
động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ
chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan
trọng của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng
của con người. Con người là yếu tố cấu thành lên tổ chức, vận hành tổ chức
và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những
nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một
lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các
nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt
nguồn nhân lực vì mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Với công việc của một đơn vị kinh doanh như Công ty cổ phần xuất
nhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân
viên phù hợp với vị trí, công việc được giao ngày càng đòi hỏi các cán bộ
biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao
động có hiệu quả để nâng cao chất lượng công việc. Chính vì thế mà công
việc quản lý nhân lực ngày càng khó khăn, phức tạp. Vì lý do đó mà việc
áp dụng tin học hóa trong vấn đề này sẽ giúp đỡ các cán bộ trong phòng
TCCB của công ty thực hiện công việc quản lý các nhân viên trong công ty
được tốt hơn.
Qua quá trình tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I cùng với sự
hướng dẫn của T.S Trương Văn Tú, em quyết định chọn đề tài “ Ứng dụng
tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I”. Đề tài
bao gồm ba chương với mục đích xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự
trong công ty. Ba chương bao gồm:
Chương I: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
1.2 Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I
1.3 Định hướng đề tài
Chương II: Phương pháp luận xây dựng hệ thống quản lý
2.1 Tổng quan về phát triển HTTT quản lý
2.2 Phân tích HTTT
2.3 Thiết kế CSDL
Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nhân lực
3.1 Thu thập dữ liệu và phân tích thông tin
3.2 Các sơ đồ phân tích hệ thống
3.3 Xây dựng chương trình
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Chương I _ Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập

1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Đầu những năm 80, công tác xuất khẩu khắp các vùng trong cả nước
từ các tỉnh đồng bằng ven biển đến các tỉnh trung du, miền núi đều trở nên
khá sôi động. day law kết quả của việc Nhà nước ban hành nhiều chủ
trương chính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu. Nhờ đó mà hoạt
động xuất khẩu đã đạt được những kết quả khả quan. Nhưng bên cạnh
những dấu hiệu tích cực, còn nảy sinh vấn đề đáng lo ngại là việc xuất hiện
tình trạng tranh mua, tranh bán ở cả thị trường trong và ngoài nước, những
hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh, phá giá thị trường dẫn đến nguy
cơ mất thị trường., trước tình hình đó, một yêu cầu cấp bách được đặt ra đó
là cùng với việc khuyến khích phát triển công tác xuất khẩu ở địa phương,
Nhà nước đồng thời phải thực hiện chấn chỉnh và từng bước lập lại trật tự,
kỷ cương ở khu vực này.
Trong hoàn cảnh đó, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời ngày
15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt
động vào tháng 3/1982.
Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I có tên giao dịch đối ngoại là Việt
Nam National General Export – Import Coporation viết tắt là
GENERALEXIM.
Trụ sở chính và chi nhánh của Công ty:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 46 Ngô Quyền Hà Nội
Điện thoại: 04 – 8 264009
Fax: 04 – 8 259894
Email:
Website: www.generalexim.com.vn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ
Thương Mại, quyết định hợp nhất công ty Promexim ( công ty phát triển và
xuất nhập khẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim.
Chi nhánh:
Tại TP. Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 26B Lê Quốc Hưng
Điện thoại: 08 – 9224402
Fax: 08 – 8222214
Tại Đà Nẵng:
Địa chỉ: 113 Hoàng Diệu
Điện thoại: 051 – 822709
Fax: 051 – 824077
Tại Hải Phòng
Địa chỉ: 57 Điện Biên Phủ
Điện Thoại: 031 – 842077
Fax: 031 – 745927
Theo quyết định thành lập doanh ngiệp Nhà nước số 340/BTM ngày
31/03/1993, công ty XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc
Bộ thương mại, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập,
được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, được sử dụng
con dấu riêng theo mẫu Nhà nước quy định.
1.1.2. Quá trình phát triển của Công ty:
1.1.2.1. Giai đoạn I (1982 – 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển
Trong thời gian đầu mới thành lập, Công ty hầu như không được giao
vốn, vốn được bàn giao ban đầu chỉ có 139.000 đồng ( thời điểm 1981); đội
ngũ cán bộ còn nhỏ với 50 cán bộ công nhân viên và phải hoạt động trong
cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Đây là những khó khăn mà Công ty gặp
phải trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Từ những khó khăn trên Công ty đã nỗ lực tìm ra hướng đi đúng cho
mình. Công ty đã kiến nghị chủ động bố trí để lãnh đạo hai cơ quan liên Bộ
( Bộ Ngân hàng và Ngoại thương) họp để ra được một văn bản nêu được
những nguyên tắc riêng của Công ty trong các phương thức kinh doanh, mở
các tài khoản, vấn đề sử dụng vốn ngoại tệ, lập các quỹ hàng hóa… làm cơ
sở thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của Công ty sau này. Đồng thời,
Công ty cũng huy động một số vốn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát
triển hơn từ việc vay vốn nước ngoài và xây dựng một quỹ hàng hóa phong
phú và đa dạng. Ngoài ra, Công ty cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo đội cán
bộ cả ở trong nước và ở nước ngoài khi có đủ tiêu chuẩn. Dần xóa bỏ
những tư tưởng của chế độ quan liêu bao cấp.
1.1.2.2. Giai đoạn II (1987 – 1995): Phát triển và khắc phục khó khăn
Từ năm 1987 – 1989 là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọi
mặt. Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD. Đội ngũ cán bộ được
trang bị nhiều kiến thức thực tế, chuyên môn cao hơn kỳ đầu. Giai đoạn
này, công ty tiếp tục xây dựng một số vấn đề được coi là trọng điểm, là
nhân tố thắng lợi trong hoạt động của công ty như:
Các phương thức kinh doanh và hình thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ
giữa công ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước
ngoài.
Xây dựng quỹ hàng hóa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh.
Cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế có
những biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó
lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hóa bị tác động mạnh mẽ nhất. Thị
trường lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị không còn nữa
trong khi khu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh.
Các mặt hàng xuất khẩu ủy thác có chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

5
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
vốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong tổ chức còn khá phổ biến. Trong bối
cảnh đó, việc giữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực
lớn của công ty.
Tháng 7/1993, công ty có bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự
kiện lớn, đó là việc sát nhập công ty Promexim vào công ty XNK Tổng hợp
I. Về mặt hàng, công ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia công
may mặc xuất khẩu. Đồng thời công ty còn kinh doanh XNK tất cả các mặt
hàng bất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi…
1.1.2.2. Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa
Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Công ty đã
đạt kim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và
là một kết quả đáng nể. Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của
Công ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm
1997. Sự giảm xuống này là do môi trường kinh doanh XNK của Công ty
nói riêng và cả nước nói chung có nhiều biến động xấu.
Từ sau giai đoạn khó khăn đến nay, Công ty đã có hướng đi mới như
mở rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả
các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư
doanh. Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập
hàng phi mậu dịch cho đối tượng người Việt Nam công tác học tập lao
động ở nước ngoài được hưởng chế độ miễn thuế. Bên cạnh đó, Công ty
còn tham gia đầu tư khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho,
bãi xe…
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
1.1.3.1. Chức năng:
Công ty XNK Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy
thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt
hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu

cầu sản xuất và đời sống kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, các
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
6
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo qui định của Nhà
nước.
Cung ứng vật tư, hàng hóa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục
vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt
hoặc hàng hóa theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm dịch vụ
khác liên quan đến nhập khẩu.
1.1.3.2. Nhiệm vụ của công ty:
Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động
sản xuất kinh doanh dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy
thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan.
Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu
quả, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập
khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp
động kinh tế có liên quan.
Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị
trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu.
Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty.
Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xã hội khác.
1.1.3.3. Quyền hạn của công ty:
Công ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty.
Công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký các
hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước.
Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định

của Nhà nước.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
7
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Công ty cũng được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu
các sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước và đặt các đại diện và chi
nhánh ở n dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán
bộ, công nhân viên…
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty:
Công ty XNK Tổng hợp I có cơ cấu bộ máy tổ chức theo mô hình trực
tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên
ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối liên hệ chức
năng với nhau.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
− Ban giám đốc: là cấp cao nhất ra các quyết định của công ty, chỉ
đạo hướng dẫn hoạt động cảu tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất,
chi nhánh trực thuộc, kí kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương
mại và đầu tư tài chính. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho
giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh
nào đó.
− Phòng tổ chức cán bộ: nắm toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu
cho giám đốc sắp xếp, giúp giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ các
cán bộ công nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh
doanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương…
− Phòng tổng hợp: có chức năng tổng hợp tình hình thị trường giá cả
trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định
xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yếu cầu của ban
giám đốc và phòng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc.
− Phòng kế toán tài vụ: hoạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt
động kinh doanh của công ty theo kế hoạch ( tháng, quý, năm); lập bảng

cân đối kế toán, bản báo cáo tài chính cuối năm trình ban giám đốc; quyết
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
8
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
toán năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt
động, thu chi tài chính các khoản lớn nhỏ trong công ty.
− Phòng hành chính quản trị: theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bị
phục vụ cho công tác của công ty; xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng,
văn phòng; thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phó; nhận
các loại giấy tờ công văn giao đến; theo dõi tình hình hoạt động thường
nhật của công ty; giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp.
Các phòng nghiệp vụ:
− Phòng 1: nông sản, khoáng sản, thủ công mỹ nghệ.
− Phòng 2: ô tô, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy móc, hóa chất.
− Phòng 3: hàng may mặc.
− Phòng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy.
− Phòng 5: Nông sản, sợi, nguyên liệu gia công.
− Phòng 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu,
dịch vụ tạm nhập tái xuất.
− Phòng 7: Vật liệu xây dựng, sắt thép.
− Phòng 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp.
− Phòng 9: Kinh doanh XNK tổng hợp.
− Phòng kho vận: quản lý toàn bộ hàng hóa kinh doanh của công ty;
được phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hóa; quản lý bảo dưỡng
toàn bộ xe của công ty.
− Cửa hàng: cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 28 Trần Hưng Đạo và
46 Ngô Quyền – Hà Nội.
− Các chi nhánh: nghiên cứu thị trường khu vực, tìm nguồn hàng, bán
hàng ủy thác của công ty.
− Liên doanh:

− 53 Quang Trung: giao dịch kinh doanh
− 7 Triệu Việt Vương: kinh doanh khách sạn, văn phòng cho thuê.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
9
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
− Các đơn vị sản xuất:
− Xí nghiệp may Đoạn Xá, Hải Phòng.
− Xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn, Hà Nội.
− Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai.
− Xí nghiệp quế, chế biến quế tại Gia Lâm – Hà Nội ( nay liên doanh
với công ty cổ phần Châu Á để sản xuất, XNK quạt gió )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
10
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Mô hình cơ cấu tổ chức công ty XNK Tổng hợp I
1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I:
1.2.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty:
Hoạt động chính của công ty XNK Tổng hợp I là kinh doanh xuất nhập khẩu
trong và ngoài nước. Hoạt động này là chủ yếu, có tới 9 phòng Nghiệp vụ làm về
XNK. Bên cạnh đó kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnh của công ty. Công
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Giám đốc
P.GĐ Tài
chính
P.GĐ Kinh
doanh
P.GĐ Hành
chính
Các P.
nghiệp vụ

Các cửa
hàng
Các liên
doanh
Các chi
nhánh
P. nghiệp vụ
1
P. nghiệp vụ
2
P. nghiệp vụ
3
P. nghiệp vụ
4
P. nghiệp vụ
5
P. nghiệp vụ
6
P. nghiệp vụ
7
P. nghiệp vụ
8
P. nghiệp vụ
9
28 Trần Hưng
Đạo
46 Ngô Quyền
53 Quang
Trung
7 Triệu Việt

Vương
Hải Phòng
Đà Nẵng
TP. HCM
P.TCCB
P.Tổng hợp
P.Kế toán
tài vụ
P.Hành
chính
Kho vận
11
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
ty đã có các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệt với diện tích hơn 10.000 m²
cho các khách hàng thuê kho bãi. Gia công sản xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu
dùng trong nước và xuất khẩu cũng không công ty triển khai thực hiện tốt.
1.2.2. Phương thức kinh doanh của công ty:
Trong những năm gần day công ty thường áp dụng những phương thức kinh
doanh linh hoạt để gia tăng hiệu quả xuất nhập khẩu bao gồm xuất khẩu trực tiếp,
xuất nhập khẩu ủy thác, tái xuất khẩu, nhận gia công hàng xuất khẩu và làm tốt mảng
kinh doanh dịch vụ… Trong đó công ty thực hiện 3 phương thức chính là:
Nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Gia công hàng xuất khẩu
Xuất khẩu tự doanh
1.2.3. Các đặc điểm của công ty XNK Tổng hợp I:
1.2.3.1. Đặc điểm về mặt hàng:
Mặt hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng, gồm nhiều nhóm mặt hàng khác
nhau:
Hàng nông sản gồm có các mặt hàng: gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, chè,…
Nhóm hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ, thêu, lẵng hoa,…

Nhóm hàng các sản phẩm may mặc như: áo sơ mi, váy áo nữ, quần áo thể thao,
quần áo trẻ em,… Đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu theo hạn ngạch vào rất nhiều
thị trường khác nhau.
Các mặt hàng khác như tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi,…
Đặc biệt trong các mặt hàng công ty có thế mạnh về: gia công may mặc, gạo, cà
phê, lạc nhân…
Mặt hàng nhập khẩu của công ty gồm có:
Ô tô, xe máy từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Ý, Trung Quốc,…
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
12
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Máy móc, thiết bị phụ tùng, hàng vật liệu xây dựng, nhập khẩu nguyên liệu gia
công, tơ sợi các loại về tiêu thụ tại thị trường trong nước.
Mặt hàng kim loại bao gồm: sắt, kẽm, nhôm, đồng, thiếc cũng được công ty
nhập khẩu. Bên cạnh đó công ty cũng nhập các mặt hàng về nguyên liệu và hóa chất.
Công ty cũng nhập khẩu các bộ linh kiện phụ tùng lắp ráp xe máy dạng IKD
những năm về trước. Đến năm 2002, do sự phát triển quá nhanh chóng thị trường xe
máy, Nhà nước điều chỉnh chính sách nhập khẩu, khống chế nguồn hàng đưa vào sử
dụng, hiện nay cũng ngừng nhập. Thay vào đó là lắp ráp và kinh doanh mặt hàng
điện lạnh.
1.2.3.2. Thị trường của công ty:
Với đặc điểm về mặt hàng ở trên ta có thể thấy hiện công ty XNK Tổng hợp I là
một doanh nghiệp kinh doanh XNK tổng hợp với chủng loại hàng hóa đa dạng,
phong phú cũng như số lượng mặt hàng tham gia giao dịch là rất lớn. chính vì vậy
mà công ty có quan hệ với rất nhiều bạn hàng cũng như nhiều thị trường trên thế
giới.
Thị trường xuất khẩu: hiện nay, công ty đã xuất khẩu sang 23 thị trường trong
đó thị trường xuất khẩu chính của công ty là Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Anh,
Mỹ,…Ngoài ra, công ty còn xuất khẩu sang các thị trường khác như Malaysia,
Indonêxia, Hà Lan, Bỉ,…

Thị trường nhập khẩu của công ty bao gồm 24 thị trường, công ty chủ yếu nhập
khẩu từ các thị trường chủ yếu sau: châu Á, ASEAN, ngoài ra công ty còn có quan
hệ với một số thị trường như Trung Đông, Mỹ, Nga và một số nước EU.
1.2.3.3. Đặc điểm về nguồn vốn:
Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gây ảnh
hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh, công ty đã nỗ lực tìm ra được hướng đi
đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình. Công ty XNK Tổng hợp I đã sử dụng các
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
13
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán bộ công nhân viên, vay thêm
vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liên doanh với nước ngoài để có thêm
nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời công ty cũng luôn ý
thức đến việc bảo toàn vốn và hết sức chú ý để tránh bị lạm dụng, thất thoát vốn
trong kinh doanh.
Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay công ty đã tăng được số vốn pháp định của
mình lên hơn 50 tỷ đồng.
1.2.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty XNK Tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hoàn
chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình.
Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngô Quyền, Hà Nội, ngay trung tâm
thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Công ty trang bị gần như đầy đủ các
phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phòng, tạo điều
kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hệ thống thông tin bao
gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính đến tất cả các phòng ban trong công
ty.
Trong cả quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng
20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại
Đoạn Xá – Hải Phòng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an toàn,
đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao. Mua khu vực 53 Quang Trung, số

7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động
sản, xây dựng khu tập thể và khu đất có hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và
Đoạn Xá – Hải Phòng với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải
quyết nhu cầu nhà ở cho hầu hết cán bộ công nhân viên.
Năm 1998 công ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chế biến quế
và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phân xưởng tại Xí
nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phòng. Cả hai công trình đã đi vào hoạt động từ cuối
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
14
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
năm 1998 đầu năm 1999. Cũng từ cuối năm 1998 đến năm 2003, công ty đã đầu tư
gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy.
1.2.3.5. Đặc điểm về nhân công lao động:
Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty còn
nhỏ khoảng 50 cán bộ công nhân viên. Họ còn chưa có kinh nghiệm về ủy thác, trình
độ chuyên môn còn yếu kém, chưa năng động. Công ty đã tìm ra nhiều phương
hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong công ty. Hiện nay tổng số nhân
viên của công ty là hơn 500 người.
Công ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngoài nước khi có đủ tiêu chuẩn,
chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn,
chuyên môn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuất nhập khẩu. Đặc biệt
công ty đã chú trọng trẻ hóa đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tỷ lệ lao động trong độ
tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50 giảm qua các năm. Tuy vậy độ tuổi
người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất.
Thời gian qua công ty dã không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũ công
nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là số người có
trình độ sau Đại học tuy không nhiều nhưng cũng tăng qua các năm.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
15
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Báo cáo thực hiện lao động năm 2006
Chỉ tiêu
Tổng lao
động
Nam Nữ
Đầu kỳ
Tổng lao động
Đại học
THCN
Lao động khác
502
161
67
264
185
83
39
69
317
78
28
195
Tăng trong kỳ 6 6 0
Giảm trong kỳ
Tổng
Nghỉ hưu
Giảm lao động
thời vụ
Giảm khác
141

5
135
1
122
2
115
0
24
3
20
1
Cuối kỳ
Tổng
Đại học
THCN
Khác
367
168
42
157
140
79
29
32
227
89
13
125
Số người đi học 0 0 0 0
1.2.4. Công tác tổ chức cán bộ:

Với nhận thức con người là yếu tố quyết định tất cả, công ty đã đưa ra những
chính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, công nhân viên yên tâm công tác
và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngoài nước. Trọng tâm đào tạo
tập trung vào các công tác chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch toán kinh tế,
thanh toán quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh toán sau khi giao hàng…. Công
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
16
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành
chi phí cho công tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã có
80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập
tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng.
Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêu chuẩn để
được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, không gặp nhiều vấp
váp trong công việc.
Thực hiện chính sách đối với cán bộ:
Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về
tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đông đảo cán bộ
công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả
sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để
lại.
Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động:
Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả
Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng, ban, chi
nhánh, xí nghiệp.
Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ.
Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
17
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209
Chi phí 365.880 432.720 495.897
Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373
Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách
tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ có khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau.
Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt được những kết
quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh quyết
liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức chỉ tiêu
kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện
đời sống cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp
ngân sách, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và
trích phí công đoàn. Hiện nay, Công ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá
là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại.
1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty:
Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất
phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tôn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt
nhân đang đe dọa nền hòa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ô nhiễm môi trường
trở nên khó kiểm soát đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại
giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ có nhiều thay đổi trong chính sách
đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như
chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo
hộ nền sản xuất trong nước có ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế
- thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
18
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
đều gia tăng, giao dịch sôi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005

cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn thế giới, bên
cạnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát
triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khu vực và tay đôi giữa
các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý.
Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An
ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến
an toàn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng cao, đầu tư
nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân
được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khó
khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự
tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã
làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân
đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong
nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt
và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động
xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần
đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần
tăng trưởng GDP.
Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy
vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chế quản lý đã và
đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các
ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước không còn được áp dụng.
Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia
chương trình tự do hóa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của
chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh
doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
19
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
liệt và gay gắt, thuận lợi có xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm

kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro.
Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng hóa
nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của
công ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang các nước khác với mức thuế
giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nước với hàng hóa nước ngoài cũng
không phải chịu mức thuế cao như hiện nay.
1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT:
Công ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phòng ban trong công ty cũng như
văn phòng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ
công việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong công ty thì chưa có.
Các máy tính được trang bị phần lớn là máy móc cũ. Phần cứng được trang bị
từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các
văn phòng những máy móc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc
độ tương đối nhanh vì những công việc sử dụng máy tính đều là các công việc văn
phòng, cài đặt window2000.
Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…
dùng công cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với công cụ Word.
Chỉ có bộ phận kế toán được trang bị phần mềm chuyên dụng còn các bộ phận
khác đều phải làm trên giấy bằng tay.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
20
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
1.3. Định hướng đề tài:
1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay:
Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân
lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì
sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định
lao động.
Trong một doanh nghiệp, phòng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng
khác nhau:

− Tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên
chuyển hay buộc thôi việc người lao động.
− Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động.
− Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực.
− Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra
các quyết định sách lược.
Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy,
phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa. Các hệ
thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự
và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập
kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng,
dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân
lực khác.
Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng
loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ
thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh
đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một
tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
21
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ
thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin
sản xuất, hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất
phục vụ quản trị doanh nghiệp.
1.3.2. Lý do chọn đề tài:
Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I, em thấy rằng
tình hình quản lý nhân sự vẫn còn nhiều bất cập. Phần lớn việc quản lý còn trên giấy
tờ, các báo cáo trong công ty phải in ra giấy để nộp cho người quản lý cao hơn, làm
chi phí tốn kém, lại mất công tìm kiếm. Các vấn đề trong tìm kiếm thông tin về

người lao động và việc thay đổi thường xuyên của những người lao động hợp đồng
và lao động thời vụ làm cho việc quản lý nhân sự là rất khó khăn trong công ty. Với
chuyên ngành về ứng dụng tin học trong các vấn đề về quản lý và kinh tế, và nhận
thấy những vấn đề còn nhiều bất cập trong quản lý con người, em quyết định chọn đề
tài “Ứng dụng tin học trong việc quản lý nhân sự ở công ty XNK Tổng hợp I” nhằm
từng bước thực hiện việc tin học hóa trong công ty.
1.3.3. Mục tiêu của đề tài:
Để việc quản lý nhân viên, tính toán tiền lương hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng
thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất phù hợp. Với tình hình hiện
nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong những đợt nghỉ hưu, nhiều
lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào đó mà lẽ ra người đó được
hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máy tính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thông
tin của nhân viên mà không bị bỏ sót hay bị quên. Ngoài ra, các báo cáo gửi đi các
phòng không phải in ra giấy mà trực tiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính
nội bộ trong công ty, giảm chi phí đi lại và giấy tờ. Các thông tin về các cá nhân
trong công ty sẽ được đưa vào máy tính để theo dõi và quản lý. Khi cần tìm bất cứ
thông tin gì về cá nhân ta có thể tìm thấy ngay mà không phải tìm kiếm trong sổ sách
giấy tờ. Các báo cáo hàng năm cũng có thể đưa vào máy tính và khi cần người ta có
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
22
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
thể xem xét ngay được. Bên cạnh đó là việc quản lý các lao động thời vụ, lao động
hợp đồng với thời gian làm việc và chế độ lương bổng khác nhau. Vì vậy, em sẽ tiến
hành xây dựng và thiết kế một phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặt ra.
Việc xem xét các thông tin trên máy cũng phải được phân quyền. Tùy vào vị trí
công tác, chức vụ trong công ty mà đối tượng người dùng được phép truy cập vào
thông tin đến đâu.
1.3.4. Phương pháp nghiên cứu để giải quyết đề tài:
1.3.4.1. Phương pháp thu thập:
•Phỏng vấn:

Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án
phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô
tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể
không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về
hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.
•Quan sát:
Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn .
•Sử dụng phiếu điều tra:
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm
vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra.
1.3.4.2. Công cụ sử dụng:
•Ngôn ngữ lập trình VB
•CSDL Access
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
23
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
Chương II
Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý
2.1. Tổng quan về phát triển HTTT quản lý:
2.1.1. Khái niệm HTTT quản lý:
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học
hoặc hoặc không tin học.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.
Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật
vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Một hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận:
• Bộ phận đưa dữ liệu vào
• Bộ phận xử lý dữ liệu
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
24
Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A
• Bộ phận lưu trữ
• Bộ phận đưa dữ liệu ra
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức:
2.1.2.1. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
Có 5 loại:
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS:
Hệ thống xử lý các giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, những người
cho vay hay với nhân viên của nó. Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất
cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức, trợ giúp các hoạt động ở
mức tác nghiệp. các hệ thống loại này như hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm
hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, …
 Hệ thống thông tin quản lý MIS
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm
ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng
dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ
các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý
một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt nào
đó của tổ chức. Các báo cáo thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình
hiện tại với một tình hình đã dự kiến trước, các dữ liệu hiện thời của các doanh
nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.
Hệ thống thông tin quản lý dựa vào dữ liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch do đó chất
lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào hệ xử lý giao dịch. Hệ thống
thông tin quản lý như hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo
dõi năng suất hay sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường…

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
25