Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La năm 2013

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND

Hội Đồng Nhân Dân

UBND

Ủy Ban Nhân Dân

DMHS

Danh mục hồ sơ


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, là một tổ chức xã hội đặc biệt của
quyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền
lực chính trị của mình. Gắn với nhà nước là hoạt động quản lý, nó cùng song
song tồn tại phát triển và tồn vong cùng với nhà nước.
Để nhà nước của mình thực hiện đúng vai trị là phục vụ lợi ích của giai
cấp cầm quyền thì nhà nước đó phải có một cơ cấu tổ chưc bộ máy hợp lý từ
trung ương đến địa phương, quản lý nhà nước là phải quản lý từ cấp nhỏ nhất
cho đến cấp lớn nhất. Hiện nay nhà nước ta có bộ máy quản lý từ cấp xã
(phường), cấp huyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương),
đến cấp Trung ương.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “cấp xã là cấp gần gũi nhân dân

nhất, là nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong
xi” trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc
Giang, Lạng Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948. Như thế có thể thấy rằng chính
quyền cấp xã là cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên
giải quyết các yêu cầu chính đáng của nhân dân, tạo điều kiện cho công dân
thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời đó cũng là nơi thực hiện các
đường lối, chủ trương pháp luật của đảng và nhà nước và thơng qua đó nhà
nước thực hiện đúng vai trị của mình là phục vụ lợi ích của giai cấp cầm
quyền (giai cấp vơ sản – đại đa số tầng lớp nhân dân trong cả nước).
Văn bản giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, bởi
khơng ai có thể nói sng và bắt người ta thực hiện mệnh lệnh của mình một
cách tuyệt đối nhất là trong quản lý nhà nước. Văn bản giấy tờ cũng là
phương tiện để các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng nhiệm
vụ quyền hạn của mình, đó là nguồn tài ngun q báu của dân tộc, là nguồn
sử liệu quý báu cho thế hệ sau, vì thế để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã
(phường ) thực hiện tốt vai trị và vị trí của mình thì nên chú trọng vào công
tác quản lý văn bản công văn giấy tờ, hay nói chung là cơng tác văn thư lưu
trữ ở cấp xã (phường).
Nói đến cơng tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn
bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải
quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì
cơng tác văn thư chưa thể nói là hồn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến
nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của
cơng tác văn thư thì có thể nói cơng việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng.
Bởi vì văn bản giấy tờ hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ
quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu
1

của các cá nhân, đơn vị cũng như cho công tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ
chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục hồ sơ (DMHS) cho
khối tài liệu đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là cơng việc đầu tiên
để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng của
(DMHS) được lập.
Lập danh mục hồ sơ là một cơng việc khó thực hiện nhưng đồng thời
đó nó lại có tác dụng rất lớn trong hoạt động của cơ quan như:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý,
chính xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tồn bộ cơng việc, của cơ quan, đơn vị
và công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan
đối với việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị cấp xã, các cán bộ
chun mơn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó
hầu hết các cơ quan, đơn vị khơng tiến hành lập (DMHS) hoặc nếu có được
lập thì chỉ mang tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không
đảm bảo đầy đủ những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có.
UBND phường Xn La là nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu của
UBND quận Tây Hồ, tuy nhiên cũng như một số cơ quan cấp xã khác thì vấn
đề xây dựng danh mục hồ sơ ở đây chưa thực sự được quan tâm và chú ý, vì
thế chưa có ai tìm hiểu hay nghiên cứu về vấn đề này ở cơ quan, thực tế để
giúp cơ quan có cái nhìn tồn diện hơn, tổng quan hơn về cơng tác văn thư
lưu trữ và tồn bộ hoạt động của cơ quan . Do đó chúng tơi chọn đề tài : Xây
dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường Xuân La năm 2013.
2. Đối tượng nghiên cứu đề tài
- Văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Xuân La

3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu:
* Mục tiêu cơ bản của đề tài này là:
- Xây dựng được bản Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân phường Xuân La
* Phạm vi nghiên cứu của đề tài là:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
- Văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Xuân La
2


4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Nghiên cứu về công tác lập DMHS đã được đề cập đến rất nhiều trong
các sách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ và các bài viết đăng trên tạp
chí Văn thư lưu trữ, trong các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận sinh
viên. Tuy nhiên để vấn đề này nghiên cứu thành một đề tài khoa học thì hầu
như là chưa có, và nghiên cứu cụ thể về một cơ quan cấp xã thì lại càng chưa.
Vậy nên đề tài mà chúng tơi nghiên cứu là hồn tồn mới.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Để hoàn thành đề tài khoa học này, chúng tôi đã sử dụng một số
phương pháp như:
- Phương pháp biện chứng của chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa duy
vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
- Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên
tắc toàn diện và tổng hợp;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp mà chúng tơi vận
dụng trong suốt q trình thực hiện đề tài. Dựa trên những thông tin đã thu
được, chúng tơi tiến hành phân tích tổng hợp, từ đó đưa ra những nhận xét,
đánh giá một cách cụ thể, khoa học;

- Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán
bộ phụ trách công tác lưu trữ ở UBND. Với phương pháp này, các số liệu,
nhận xét được đưa ra trong đề tài có được tính thực tiễn và tính khách quan.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được chia làm
3 chương:
Chương I: Cơ sở lí luận về xây dựng danh mục hồ sơ cho Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
I. Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ.
1. Khái Niệm
2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ
2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ.
2.2. Các loại danh mục hồ sơ
2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ
3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ
II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ
1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ
3


2. Các thành phần của danh mục hồ sơ
III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
1 Xây dựng khung đề mục
2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu đề
hồ sơ.
3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ
Chương II. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho
Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân phường Xuân La
I, Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân phường Xuân La
1. Vị trí pháp lý của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường
Xuân La.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân phường Xuân La.
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường
Xuân La
1. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường Xuân La
2. Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân
La.
III. Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường Xuân La.
1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường
Xuân La.
1.1. Về số lượng
1.2. Về chất lượng
2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:
2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
2.3. Các ủy viên Ủy ban
2.4. Các cán bộ chuyên môn
2.5. Các bộ phận khác
2.6. Các Ban chuyên môn

4


IV. Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La
1.Soạn thảo văn bản

2. Quản lý và giải quyết văn bản đi
2.1. Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
2.2. Trình kí văn bản
2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
2.3.1. Ghi số, ngày, tháng
2.3.2. Đóng dấu văn bản đi
2.4. Đăng ký văn bản đi
1.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
2.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản.
3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
3.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
3.2. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
3.2.1. Phân loại, bóc bì văn bản đến
3.2.2. Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến
3.3. Đăng kí văn bản đến.
3.4. Trình văn bản đến
3.5. Sao văn bản đến
3.6. Chuyển giao văn bản đến.
3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
4.Nhận xét

Chương III Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân phường Xuân la
I. Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường Xuân La
II. Cách sử dụng danh mục hồ sơ

5

B.NỘI DUNG
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
XUÂN LA
I. Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ.
1. Khái Niệm
Lê Nin đã từng nói: “ Đối với một việc cũ hay mới đều phải thu thập tất
cả tài liệu văn kiện lại một cách có hệ thống để lúc nào cần tìm những cái
cần thiết là thấy ngay được dễ dàng.” Trích Lê Nin tồn tập, tập 36, trang
570, bản trung văn. Nhà xuất bản nhân dân năm 1956.
Như vậy theo Lê Nin là lập hồ sơ là công việc rất quan trọng trong
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Lập hồ sơ là cơng tác có tính chất khoa
học nhất định, để đảm bảo tính khoa học này cần phải quán triệt nguyên tắc
cơ bản của việc lập hồ sơ là đảm bảo mối liên hệ hữu cơ của lập tài liệu văn
kiện theo sự hình thành khách quan của tài liệu văn kiện.
Cũng như thế để hồ sơ được thống kê một cách khoa học và thuận tiện
cho cơng tác tra tìm, nghiên cứu. Đồng thời để có căn cứ lập hồ sơ một cách
tổng quan toàn diện, giúp lãnh đạo cơ quan nắm rõ được mọi mặt hoạt động
của cơ quan tổ chức. Sau khi hồ sơ đã được lập và đưa vào lưu trữ, nhưng nếu
chỉ để như thế thì khi tra tìm phân loại sẽ gặp nhiều khó khăn, vì thế nên có
phương pháp thông kê các loại hồ sơ một cách khoa học nhất.
Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hế thống các hồ sơ dự kiến lập
trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo kí hiệu và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
Điều 25, bản điều lệ của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ năm
1969 có nói rõ: “Xác định hồ sơ lưu trữ của quốc gia là tài sản lịch sử quý
báu của nhà nước, do đó phải tổ chức thống nhất , quản lý và tập trung bảo
quản như các vật tư quý báu khác.”
Như vậy Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức, phản
ảnh mọi mặt hoạt động của cơ quan tổ chức đó. Vì thế nó được coi là tài liệu

q báu, và cần được quản lý một cách thống nhất. Muốn quản lý nó một
cách khoa học và thống nhất thì nên thống kê theo phương pháp khoa học.
Hay nói cách khác là phải lập bản Danh mục hồ sơ để thống kê hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn về công tác lập danh mục hồ sơ//VTLT1970-N1-tr 12-15:
“Công tác lập danh mục hồ sơ là một trong những khâu công tác cần
thiết của bộ môn văn thư. Công tác này gắn liền với công tác lập hồ sơ và phải
đi trước lập hồ sơ một bước. Nói một cách khái quát công tác lập danh mục hồ
6


sơ là cơng tác kế hoạch hóa việc lập hồ sơ của cơ quan trong năm sắp tới.”
“Danh mục hồ sơ là bản kế hoạch kê khai cụ thể các loại hồ sơ cần lập
của cơ quan hay một đơn vị tổ chức trong cơ quan trong một năm để hướng
dẫn cán bộ làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ cho đúng và đầy đủ.”
Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh
mục hồ sơ//VTLT-1970-N1-tr25-26:
“Lập danh mục hồ sơ hàng năm trong một cơ quan là một trong những
điều kiện để năm rõ tình hình, kế hoạch cơng tác của cơ quan trong năm, để
quản lý công văn giấy tờ được chặt chẽ, và là cơ sở để lập hồ sơ nộp lưu
được hồn chỉnh.”
Khi nói về tác dụng của lập danh mục hồ sơ thì Nguyễn Xn Nung Có
viết rằng :
- Lập Danh mục hồ sơ giúp chỉ đạo công tác lập hồ sơ của cán bộ làm
công tác công văn giấy tờ được tốt và chủ động, không trùng thừa.
- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ văn thư lưu trữ nắm được các loại hồ
sơ cần lập trong năm của cơ quan, đơn vị.
- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ lãnh đạo nắm được công việc và các
loại hồ sơ của mỗi cán bộ để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết công
việc hàng ngày.

- Danh mục hồ sơ là căn cứ để hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ từ
đầu năm tới cuối năm.
Trong Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ
Chiến Thắng đã nêu ra một mẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây
dựng mẫu danh mục hồ sơ như hiện nay:
Số kí
hiệu

Tiêu đề hồ
sơ

Thuộc loại
HC

KHKT

- Theo tập bài giảng xây dựng danh mục hồ sơ của trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội : Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập
trong năm của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo
quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.

7


2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ
2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ.
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt
động của cơ quan cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác của cơ quan, đơn vị và
công việc của từng cán bộ.

- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan
công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu
của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao
dịch, thời gian.
- Kinh nghiệm làm việc của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan nói chung và của cán bộ lập danh mục hồ sơ nói riêng.
- Các văn bản tài liệu quy định thời hạn bảo quản của nhà nước quy
định về thời hạn bảo quản các văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan tổ chức.
2.2. Các loại danh mục hồ sơ :
- Danh mục hồ sơ toàn ngành: là danh mục hồ sơ được xây dựng cho
một ngành như: Văn hóa, Giáo Dục, Dân số, Giao thơng…. Khi xây dựng
danh mục hồ sơ tồn ngành từ trung ương đến địa phương đều phải áp dụng
để lập hồ sơ đối với cơ quan tổ chức mình. Hiện nay ở nước ta chưa có danh
mục hồ sơ tồn nhành của một ngành nào cụ thể. Vì đây là cơng việc khó thực
hiện và thống nhất.
- Danh mục hồ sơ tổng hợp: là loại danh mục hồ sơ của một cơ quan
chủ quản lớn như Bộ, Tổng cục, UBND tỉnh……..
- Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức: là danh mục hồ sơ của
một cơ quan đơn vị khác như: các cục, vụ, viện, UBND xã, phường……..
2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ
Việc lập danh mục hồ sơ theo loại nào phụ thuộc vào:
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tập trung, phân tán, hay
hỗn hợp.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị đơn giản hay phức tạp.
- Khối lượng văn bản hình thành nên trong quá trình hoạt động của cơ
quan nhiều hay ít.

8


Trong thực tế hiện nay thì hầu hết các cơ quan đều xây dựng danh mục
hồ sơ theo đơn vị, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức tự xây dựng một bản danh
mục hồ sơ riêng.
3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ
Có hai phương pháp :
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ
sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý
kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ
các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ
trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong
việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó địi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm
vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên
cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình,
kế hoạch cơng tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến
những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý
kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của
các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng
lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn
thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ
của các đơn vị (đã bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp..)
thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và
ban hành.
Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính
xác hơn nhưng để bảo đảm hồn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán
bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh

mục hồ sơ. Văn phịng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc
thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ
quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian
làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số
hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình cơng tác năm đó và tiếp
tục sử dụng.
II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ
1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ
Cấu trúc của danh mục hồ sơ gồm có 3 phần :
- Phần đầu gồm :
Quốc hiệu (đối với cơ quan nhà nước) và tên cơ quan, tổ chức, tên của
9


danh mục, năm.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Tiêu đề: (Đối với cơ quan Đảng) và tên cơ quan, tổ chức, tên của danh
mục, năm.
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
- Phần thứ hai: là phần thống kê các hồ sơ. Đây là phần quan trọng
nhất, phần được trình bày thành các cột.
- Phần thứ ba: là phần tổng hợp danh mục hồ sơ, chữ ký của người có
thẩm quyền ban hành.
Mẫu danh mục hồ sơ
Tên cơ quan chủ quản

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên cơ quan (đơn vị)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA …............
Năm: …………..
STT
1

Số và ký Tiêu đề hồ
hiệu hồ sơ
sơ
2

3

Thời hạn
bảo quản

Người lập
hồ sơ

Ghi chú

4

5

6

• Bản danh mục này có……………..hồ sơ bao gồm
Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời
Duyệt
Địa danh…..ngày….tháng…năm….
Thủ trưởng cơ quan
Hoặc Chánh văn phịng
(ký tên và đóng dấu)

10


2. Các thành phần của danh mục hồ sơ
Gồm có:

- Số thứ tự
- Số, ký hiệu hồ sơ
- Tiêu đề hồ sơ
- Thời hạn bảo quản
- Người lập
- Ghi chú

Cách trình bày các cột mục trong phần thống kê của nội dung danh mục
hồ sơ.
- Cột số 1: số thứ tự hồ sơ: đánh số liên tục cho toàn bản danh mục hồ
sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (số n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh
mục hồ sơ)
- Cột số 2: Ghi số ký hiệu của hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ cần lập trong
2 năm của tất cả các bộ phận, cá nhân. Số đánh liên tục từ 01 cho đến hết
bằng số Ả rập, giữa các bộ phận có số dự phịng. Ký hiệu hồ sơ là chữ viết tắt

tên bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ ghi trong danh mục.
- Cột số 3: Tiêu đề hồ sơ, cột này chỉ tên cơ quan đơn vị có trách nhiệm
lập hồ sơ theo thứ tự, đơn vị nào có tầm quan trọng xếp lên trên (tên đơn vị đó
viết bằng chữ in hoa, thứ tự dùng chữ số la mã, tiếp đến ghi tiêu đề hồ sơ).
Tiêu đề hồ sơ là câu văn khái quát nội dung cơ bản của những văn bản
tập hợp trong hồ sơ. Nếu có 3 đến 4 văn bản trở xuống thì có thể kể tên, 4
đến 5 văn bản trở lên thì gọi là tập văn bản. Nếu hồ sơ có nhiều tác giả thì kể
tên tác giả có vị trí quan trọng lên trên, có 4 tác giả trở lên thì khái quát tác giả
đó. Hiện nay, trong các cơ quan nhà nước đang sử dụng 1 số dạng mẫu tiêu
đề sau:
Mẫu 1: Tên loại tài liệu-vấn đề-thời gian-tác giả (mẫu này áp dụng chủ
yếu cho hồ sơ mà trong đó có các hình thức văn bản như chương trình, kế
hoạch, báo cáo thường kỳ.
Mẫu 2: Tên loại văn bản-tác giả-vấn đề-thời gian thường áp dụng cho
những hồ sơ mà trong đó có những báo cáo chuyên đề, tập quyết định, cơng
văn của cơ quan.
Mẫu 3: Dùng cho văn phịng – tập lưu văn bản-thời gian-tác giả áp
dụng cho tất cả tập lưu văn bản của cơ quan.
Mẫu 4: Hồ sơ hội nghị - vấn đề-địa điểm-thời gian.
- Cột số 4: thời hạn bảo quản.
Là thời gian hồ sơ được giữ lại trong lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ nhà
11


nước, đơn vị tính là năm và có mức độ sau:
Với các cơ quan nhà nước:
Mức 1:

Vĩnh viễn

Mức 2:

Có thời hạn bảo quản : 5 năm, 20 năm, 70 năm ……

Với Đảng.
Mức 1: vĩnh viễn
Mức 2: Có thời hạn đánh giá lại
Thấp nhất – 1 năm đánh giá lại
5 năm đánh giá lại
10 năm đánh giá lại
15 năm đánh giá lại
20 năm đánh giá lại
- Cột 5: Đơn vị/người lập hồ sơ: Ai làm cơng việc gì thì sẽ lập hồ sơ
cơng việc của đó.
- Cột 6: ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang chuyển
sang năm sau nếu hồ sơ chưa giải quyết xong hoặc mới bổ sung.
III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
1. Xây dựng khung đề mục
- Là việc tiến hành lập các đề mục lớn, đề mục nhỏ và sắp xếp theo một
trật tự hợp lý, khoa học, làm cho các hồ sơ trong danh mục có mối liên kết
chặt chẽ với nhau, giúp cho việc sử dụng danh mục được dễ dàng.
- Khung đề mục của danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ
chức hoặc theo mặt hoạt động của UBND phường.
• Theo cơ cấu tổ chức: Lấy các bộ phận chuyên môn trong UBND
phường làm mục lớn của danh mục, trong các đề mục lớn có đề
mục nhỏ, đề mục nhỏ là các bộ phận hoặc các vấn đề. Các đề mục
lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp
đến cụ thể, có thể kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của chúng.
• Theo mặt hoạt động: Lấy các lĩnh vực hoạt động lớn của UBND
phường làm mục lớn của danh mục, trong các đề mục lớn có các đề

mục nhỏ, là những vấn đề trong phạm vi từng mặt (lĩnh vực) hoạt
động. Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến
riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Tùy chọn theo cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị mà
quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo

12


việc lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, thuận tiện.
2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu
đề hồ sơ.
- Những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm
lập hồ sơ được xác định dựa vào căn cứ: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Đặc biệt là chương trình kế hoạch công tác
năm của UBND phường, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị.
- Đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết cơng việc nào
thì có trách nhiệm lập hồ sơ trong lĩnh vực mà mình phụ trách.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát
đầy đủ nội dung của công việc trong hồ sơ.
- Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại văn bản, tác giả
văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố thông tin có thể thay
đổi tùy theo từng loại hồ sơ.
- Một số cách viết tiêu đề hồ sơ:
• Tên loại văn bản- nội dung- thời gian- tác giả: áp dụng đối với
các loại hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo
cáo thường kỳ của cơ quan đơn vị.
Ví dụ : Chương trình, báo cáo, kế hoạch cơng tác năm 2012 của UBND
phường Xn La năm 2012
• Tên loại văn bản – tác giả- nội dung- thời gian: áp dụng đối với

các hồ sơ là chương trình, báo cáo chuyên đề như: kế hoạch của
UBND phường Xuân La về tuyên truyền bầu cử HĐND các cấp
nhiệm kì 2011-2016
Ví dụ : Quyết định của UBND phường Xuân La về khen thưởng, kỉ luật cán
bộ, cơng chức năm 2012
• Hồ sơ hội nghị-nội dung-tác giả-địa điểm-thời gian: áp dụng đối
với các hồ sơ hội nghị.
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết cơng tác chính quyền năm 2010 của UBND
phường ngày 26/01/2011
• Hồ sơ-vấn đề-địa điểm-thời gian: áp dụng đối với các loại hồ sơ
vụ việc mà trong quá trình giải quyết lưu trữ đầy đủ.
Ví dụ: hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai của UBND phường Xuân La năm
2012
• Tập lưu-tác giả-thời gian: áp dụng với những hồ sơ mà các vụ
việc trong hồ sơ rời rạc, nhưng có chung một số đặc điểm.
Ví dụ: Tập lưu quyết định của UBND phường Xuân La năm 2012
13


3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Căn cứ để dự kiến thời hạn bảo quản :
- Căn cứ vào nội dung, tính chất của vụ việc được phản ánh trong hồ sơ.
- Những hồ sơ về công vịêc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng
tâm hay đặc biệt của cơ quan sẽ có giá trị cao hơn do đó có thời hạn bảo quản
lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ.
- Các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản lâu hơn
các hồ sơ về các vấn đề sự việc cụ thể.
- Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, các băn bản
hướng dẫn chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp của cục văn thư lưu trữ nhà nước và bảng

thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã
- Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số liên tục bằng
chữ số Ả rập.
- Số kí hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự được đánh bằng chữ số ả rập và
kí hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong
danh mục hồ sơ do mỗi cơ quan, tổ chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn,
dễ hiểu, dễ nhớ, giữa số và kí hiệu được ngăn cách bằng dấu gạch nối (-)
- Cách đánh số cho hồ sơ trong danh mục hồ sơ:
• Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục hồ sơ, bắt đầu
từ số 01. Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung
những hồ sơ phát sinh.
Ví dụ : Văn phịng có 15 hồ sơ thì đánh số từ 01-VP đến 15-VP và có thể đến
18-VP ( từ số 15-18 là số trống để bổ sung hồ sơ ). Sau đó đánh tiếp cho các
phịng từ số 19. ví dụ tiếp theo văn phịng là qn sự thì sẽ bắt đầu là 19QS….. cứ tiếp tục đánh liên tục cho đến khi hết hồ sơ trong danh mục.
• Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn,
bắt đầu từ số 01 . Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi hồ
sơ phát sinh.
Ví dụ : Văn phịng có 20 hồ sơ và có 5 hồ sơ dự trù. Ban quân sự có 35 hồ sơ
và 4 hồ sơ dự trù. Địa chính có 30 hồ sơ và 3 hồ sơ dự trù thì ta sẽ đánh như
sau :
Đánh từ 01-VP đến 25-VP. Sau đó đến qn sự thì bắt đầu là 01-QS đến 39QS. Đến địa chính thì lại bắt đầu từ 01-ĐC đến 33-ĐC. Cứ tiếp tục đánh chi
đến khi hết bản danh mục hồ sơ
14


CHƯƠNG II. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC XÂY DỰNG DANH
MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN
DÂN PHƯỜNG XUÂN LA

I. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân phường Xuân La
1. Vị trí pháp lý của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường Xuân La.
Căn cứ theo Điều 123 Hiến pháp năm 1992: “Uỷ ban nhân dân do Hội
đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội
đồng nhân dân.”.
Căn cứ theo Điều 2 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003:
“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.”
Như vây, Ủy ban nhân dân phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; Chịu trách nhiệm
thi hành các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên. Ủy ban nhân dân
chịu sự giám sát của Hội đồng nhân dân và đôn đốc của thường trực Hội đồng
nhân dân.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân phường Xuân La.
Xuân La là một phường trực thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam.

Phường Xuân La nằm ở phía tây của hồ Tây. Đây là vùng đất cổ của Hà Nội,
nổi tiếng với các ngôi chùa: Khai Nguyên, Thiên Niên, Vạn Niên, Ức Niên và
gần đây là nghề trồng đào.
Xã Xuân La được thành lập trong thời kì kháng chiến chống Pháp trên
cơ sở sáp nhập các làng Quán La xã, Quán La sở, Xuân Tảo sở và Vệ Hồ. Khi
15


thành lập, xã Xuân La thuộc quận Lãng Bạc, sau thuộc huyện Ngoại thành.
Sau khi Hà Nội được giải phóng vào năm 1954, xã Xuân La thuộc quận
V của ngoại thành Hà Nội. Từ năm 1961 xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm.
Ngày 28/10/1995, Chính phủ có Nghị định 69-CP về việc thành lập
Quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội. Xuân La từ một xã của huyện Từ Liêm
chuyển thành phường của Quận Tây Hồ theo Nghị đinh số 69-CP ngày
28/10/1995 của Chính phủ và Quyết định số 3631/QĐ-UB ngày 29/10/1995
của UBND Thành phố Hà Nội.
Phường Xuân La có vị trí địa lý như sau: Phía đơng giáp phường
Quảng An (ranh giới trên hồ Tây), phường Bưởi, quận Tây Hồ và phường
Nghĩa Đơ, quận Cầu Giấy. Phía nam giáp phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy
và xã Cổ Nhuế, huyện Từ Liêm. Phía tây giáp xã Xuân Đỉnh, huyện Từ Liêm.
Phía bắc giáp các phường Phú Thượng và Nhật Tân, quận Tây Hồ.
Phường Xn La có diện tích 235,074 ha (khoảng 2,351 km 2), có 2.462
hộ với 18.903 nhân khẩu, được chia làm 08 cụm dân cư với 49 tổ dân phố.
Mật độ dân số trung bình khoảng 8.040 người/1 km 2. Cơ cấu dân cư khá đa
dạng, trong đó số lao động nông nghiệp chiếm tỷ lệ khá cao trên 40%.
Những năm gần đây, phường Xuân La là địa bàn có tốc độ đơ thị hóa
nhanh, cơ cấu kinh tế, nhất là hoạt động kinh tế nơng nghiệp có sự chuyển
đổi, giá trị sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngày càng tăng. Một loạt các dự án
phát triển đô thị được triển khai cùng lúc trên địa bàn. Nhiều khu chung cư,
khu tái định cư, các cơng trình văn hóa thể thao, cơng trình phúc lợi cơng

cộng được xây dựng, tạo sự thay đổi mạnh về hạ tầng cơ sở, từng bước tạo
nên diện mạo đô thị mới ở phía Tây Hồ Tây. Kinh tế ổn định đã và đang góp
phần làm cho đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được cải thiện và
nâng lên rõ rệt. Bên cạnh đó, cơ cấu dân cư cũng có những biến đổi: Số lượng
dân cư tăng cơ học nhanh, hình thành các khu dân cư mới(các khu chung cư,
tái định cư). Thành phần dân cư chủ yếu là cán bộ công chức cơ quan Nhà
nước, lực lượng vũ trang.
Nếp sống đơ thị chưa hình thành rõ, cịn ảnh hưởng bởi quan hệ cộng
đồng làng xã. Cơ chế thị trường có tác động rõ rệt tới quan hệ xã hội và ảnh
hưởng tới hoạt động lãnh đạo, điều hành và quản lý Nhà nước của UBND
phường.
Q trình đơ thị hóa nhanh, nhiều dự án sử dụng đất, thu hẹp diện tích
đất sản xuất nơng nghiệp, chỉ cịn lại khoảng trên 30 ha, trong đó nhiều khu
đất sản xuất nơng nghiệp bị chia nhỏ, nằm xen kẽ trong các dự án, không đủ
điều kiện để tiếp tục canh tác. Số lao động nông nghiệp dôi dư nhiều. Cần
phải chuyển đổi nghề để sinh sống. Nảy sinh một số vấn đề xã hội như: tranh
chấp về đất đai, tài sản,... Tệ nạn xã hội nảy sinh và có chiều hướng gia tăng
nhất là tệ nạn về ma túy; vấn đề tôn giáo, tín ngưỡng và một số vấn đề khác

16


có ảnh hưởng, tác động trực tiếp tới hoạt động quản lý nhà nước của chính
quyền địa phương như: điều chỉnh địa giới hành chính, phân chia quản lý các
khu dân cư, công tác quản lý đất đai, giải quyết các vấn đề do lịch sử để lại
liên quan đến đất di tích, đất cơng,...
Việc triển khai các dự án đơ thị diễn ra nhanh, cùng lúc song lại thiếu
tính tổng thể, dẫn đến sự thiếu chặt chẽ trong quản lý quy hoạch, tạo ra sự
không đồng bộ về kết cấu hạ tầng, làm ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt của
nhân dân. Chế độ chính sách giải phóng mặt bằng cịn có những bất cập, chưa

đáp ứng u cầu thực tế dẫn tới nhân dân trong khu vực giải phóng mặt bằng
khiếu kiện nhiều,... Mặt khác chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ công
chức phường và cán bộ giúp việc ở tổ dân phố chưa thỏa đáng, mối quan hệ
công tác giữa các cơ quan chức năng chun mơn và các tổ chức trong hệ
thống chính trị nói chung cịn có những hạn chế... Tất cả những vấn đề trên
đều có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động điều hành quản lý của Ủy ban
nhân dân phường.
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân phường Xuân La
1. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân phường Xuân La
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, các văn bản của cơ quan
Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng
nhân dân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp.
Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003:
Ủy ban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác
nhau của đời sống địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp
luật, kiểm tra việc chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại
các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội;
thực hiện nhiệm vụ xây dựng quốc phịng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương; phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công
dân; chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ
chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ
chức thi hành án ở các địa phương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa
phương; phối hợp với các thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung
các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân

dân xét duyệt và quyết định.

17


2. Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường
Xuân La.
Ủy ban nhân dân phường hoạt động theo Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 thực hiện theo Nghị định số 121/2003/NĐCP ngày 21/10/2003; Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính
phủ, các văn bản quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định cụ thể của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân cùng cấp
đối với một số lĩnh vực.
Các thành viên của Ủy ban nhân dân không nhất thiết phải là Đại biểu
Hội đồng nhân dân, kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân phải
được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê chuẩn. Số lượng thành
viên của Ủy ban nhân dân phương có từ 03 đến 05 thành viên.
Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề:
Chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã
hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa
phương; Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp
bách ở địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định; Các biện pháp thực
hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế xã hội, thông qua báo cáo
của Ủy ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân; Đề án thành lập mới,
sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên mơn thuộc Ủy ban nhân dân và địa giới
hành chính ở địa phương (Điều 124 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân năm 2003).
Ủy ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần. Các quyết định của Ủy
ban nhân dân phải được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biếu
quyết tán thành.
Ủy ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,

phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động,
sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân. Có sự phân
cơng rõ ràng, cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên Ủy ban nhân
dân phường trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực công tác được phân công. Mỗi
việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành
viên Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được
phân công về việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm
vụ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường phân công trước Hội đồng nhân
dân và cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập
thể về kết quả hoạt động của Ủy ban nhân dân phường trước Đảng ủy
phường, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Quận và Quận ủy.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự
lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường, tuân thủ
pháp luật và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban

18


nhân dân phường với Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể nhân dân phường
trong q trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp
thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân phường.
Cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân phường phải sâu sát với cơ sở,
lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao
trình độ, từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân phường ngày càng
chính quy, hiện đại vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng
cao đời sống của nhân dân.
III. Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

phường Xuân La.
1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường
Xuân La.
1.1. Về số lượng:
Căn cứ theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân năm 2003 và quy định về cơ cấu tổ chức đối với Ủy ban nhân dân
cấp phường, trên cơ sở tình hình thực tế, thành viên Ủy ban nhân dân phường
Xuân La hiện nay có 05 đồng chí độ tuổi trung bình 48 tuổi, 4/5 đồng chí
tham gia Ban chấp hành Đảng bộ phường, trong đó có 02 đồng chí là Ủy viên
Thường vụ Đảng ủy phường.
Thực hiện quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân
dân xã phường, thị trấn. Ủy ban nhân dân phường đã có quyết định số
03/2006/QĐ-UBND ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường
Xuân La, Ủy ban nhân dân phường cũng đã ban hành quyết định số 105 ngày
10/8/2006 phân công công tác của các thành viên Ủy ban nhân dân phường,
cụ thể như sau:
+ 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - Phụ trách chung.
+ 02 Phó chủ tịch - Giúp Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội và
khối Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công.
+ 02 Ủy viên Ủy ban nhân dân:
• 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự - Trưởng cơng an phường.
• 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương.
+ Các cán bộ chuyên mơn:
• 02 Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch.

19


• 02 Cán bộ Địa chính.

• 01 Cán bộ Kế tốn - Tài chính.
• 02 Cán bộ Văn phịng - Thống kê.
• 01 Cán bộ Văn hóa - Xã hội.
• 01 Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính
theo cơ chế “Một cửa”.
• 04 Cán bộ Thanh tra xây dựng.
1.2. Về chất lượng:
Về trình độ lý luận chính trị:
+ Cao cấp: 01 (Chủ tịch Ủy ban nhân dân)
+ Trung cấp: 08 (Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó chủ tịch Hội đồng
nhân dân, 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân và 04 cán bộ chuyên môn của Ủy
ban nhân dân phường).
Về học vấn và trình độ chun mơn:
+ 12/13 cán bộ biên chế có trình độ Đại học.
+ 01/13 cán bộ đang học Đại học.
+ 01/13 cán bộ biên chế có trình độ Trung cấp.
+ 100% Cán bộ lãnh đạo được đào tạo Trung cấp về quản lý Nhà nước
và lý luận chính trị.
+ 75% cán bộ chuyên môn, hợp đồng đã và đang học tại các trường Đại
học Luật, Học viện hành chính Quốc gia, trung cấp Quản lý Nhà nước.
+ 3/5 cán bộ Trưởng đồn thể có trình dộ đại học, 02 cán bộ là hưu trí
tham gia.
+ Ở các khu dân cư có 150 cán bộ tổ dân phố và các chi hội đoàn thể,
đa số là cán bộ nghỉ hưu nhiệt tình tham gia cơng tác, được quần chúng tín
nhiệm. Nhiều đồng chí có kinh nghiệm cơng tác vận động quần chúng. Đây là
đội ngũ cán bộ có vai trò nòng cốt trong việc thực hiện các chức năng nhiệm
vụ của phường.
2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
- Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế làm việc của Ủy

ban nhân. Phụ trách chung, trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt
động của thành viên Ủy ban nhân dân phường, các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân; cùng tập thể Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm về
hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Quận ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban
20


nhân dân quận và Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường.
- Trực tiếp phụ trách và thực hiện các nhiệm vụ sau: Công tác tổ chức,
cán bộ; Công tác nội chính; Thanh tra; Tư pháp; Cơng an; Qn sự; Cải cách
hành chính; Cơng tác quản lý địa giới hành chính; Quy hoạch đô thị và đầu tư
xây dựng cơ bản; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; Quản lý thu chi ngân
sách địa phương; Quản lý tài chính và là chủ tài khoản ngân sách Ủy ban
nhân dân.
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng phường, Hội đồng kê khai
cấp Giấy chứng nhận nhà đất, Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Hội đồng phối hợp
công tác tuyên truyền chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, Trưởng Ban chỉ đạo
thi hành án, Ban chỉ đạo chống tham nhũng, Ban chỉ đạo chống thất thu ngân
sách, Ban chỉ đạo 197 phường, Ban tư vấn thuế phường. Là Chủ tịch các Hội
đồng, Trưởng các ban chỉ đạo khác được thành lập theo chương trình, kế
hoạch cơng tác đột xuất trong lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
- Chủ trì các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, đảm bảo mối
quan hệ giữa Ủy ban nhân dân phường với thường trực Hội đồng nhân dân
phường và Quận ủy, Ủy ban nhân dân quận, Mặt trận tổ quốc và các đồn thể
nhân dân.
2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
Hiện tại phường được bố trí 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách
lĩnh vực công tác theo phân công của Chủ tịch và chịu trách nhiêm các nhân
về tổ chức thực hiện công việc được giao như:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác trọng tâm tháng, quý, năm

theo lĩnh vực được phân cơng báo cáo với Chủ tịch. Ngồi ra, khi được ủy
quyền, điều hành công tác chung và ký các văn bản thuộc thẩm quyền khi
Chủ tịch đi vắng.
- Xử lý các giấy tờ hành chính thơng thường, các quyết đinh xử lý vi
phạm hành chính, các quyết định giải quyết Khiếu nại - tố cáo trong lĩnh vực
được phân công.
- Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn
bị các nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra theo luận
tại tập thể Ủy ban nhân dân, điều hành triển khai các chương trình, kế hoạch
được giao theo chỉ đạo.
- Phụ trách các lĩnh vực cụ thể như: Công tác quản lý văn hóa - xã hội,
thơng tin tun truyền, giáo dục, y tế, tư pháp, hòa giải, lao động thương binh
xã hội, xóa đói giảm nghèo, tư vấn thuế, bảo vệ chăm sóc trẻ em, vệ sinh mơi
trường và vệ sinh an tồn thực phẩm,...(Đối với Phó chủ tịch phụ trách Văn
hóa - Xã hội).
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể Ủy ban nhân dân và Hội
21


đồng nhân dân phường về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực sau:
Phát triển kinh tế phường, kinh tế Hợp tác xã; Công tác giao thông số thị,
quản lý nhà đất; Cơng tác giải phóng mặt bằng; Công tác khoa học công nghệ,
Tài nguyên môi trường,... (Đối với Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đơ thị).
2.3. Các ủy viên Ủy ban
* Ủy viên phụ trách Công an:
+ Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo sự chỉ đạo, phân
công của ngành dọc cấp trên, xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác
bảo vệ an ninh chính trị, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa bàn. Thực hiện
các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La.

+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban
nhân dân và Hội đồng nhân dân phường về công tác an ninh chính trị, trật tự
an tồn xã hội trên địa bàn phường. Là Thường trực Ban chỉ đạo 197 quận,
Ban chỉ đạo phòng chống AIDS và các tệ nạn ma túy, mại dâm. Tham mưu
cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân chỉ đạo và đảm bảo việc tổ chức trong lĩnh vực
được phân công.
+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn
bị các nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận
tại tập thể Ủy ban nhân dân phường.
* Ủy viện phụ trách Quân sự:
+ Chỉ đạo thực hiện cơng tác giáo dục quốc phịng địa phương, xây
dựng lực lượng vũ trang, lực lượng dự bị động viên, đăng ký quản lý nguồn
động viên. Chỉ đạo thực hiện công tác tuyển quân và động viên quân dự bị
trên địa bàn phường, các nhiệm vụ được quy đinh tại Quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân phường.
+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban
nhân dân và Hội đồng nhân dân phường về cơng tác xây dựng và củng cố
quốc phịng địa phương. Là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự phường,
Thường trực Ban chỉ huy phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn; Chỉ đạo
lực lượng quân sự phường phối hợp với cơ quan Công an phường trong cơng
tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn
bị các nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận
tại tập thể Ủy ban nhân dân phường.
2.4. Các cán bộ chun mơn
* Văn phịng:
+ Thường trực, tiếp nhận, đăng ký, lưu chuyển các văn bản của cấp trên,
các ngành, báo cáo của Ủy ban phường về các phòng, ban của Ủy ban nhân dân
22

quận, cấp trên. Đăng ký vào sổ để theo dõi theo quy định lưu trữ hồ sơ.
+ Chuẩn bị mọi mặt cho các Hội nghị của Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân như: Tổng hợp tình hình, dự thảo văn bản; chuẩn bị kinh phí,
phương tiện và ghi biên bản hội nghị; báo cáo kết quả thực hiện tháng, quý,
năm các ngành, ban và Ủy ban nhân dân phường.
+ Giúp Chủ tịch xây dựng lịch công tác tuần, tháng và báo cáo Chủ tịch
xem xét các Quyết định. Giúp Chủ tịch phối hợp công tác giữa các thành viên
Ủy ban và các ban ngành đoàn thể, thực hiện kế hoạch công tác.
+ Quản lý, trang bị cơ sở vật chất, xem xét đề xuất sửa chữa, bổ sung
kịp thời. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn con dấu của Ủy ban nhân dân
phường. Thực hiện quy định về thủ tục trình ký văn băn.
+ Bố trí lịch tiếp dân, tiếp nhận đơn thư của công dân, xem xét thẩm
quyền, khả năng và bộ phận giải quyết, viết giấy hẹn thời gian trả lời.
* Tài chính - Kế tốn:
+ Chịu trách nhiệm về cơng tác tài chính, thực hiện thu chi đảm bảo
nguyên tắc tài chính. Ghi chép sổ sách rõ ràng, đầy đủ, đúng thủ tục nguyên tắc.
+ Tổng hợp báo cáo, thanh quyết tốn kinh phí hoạt động của các ban
ngành, đoàn thể và các cụm dân cư theo đúng luật ngân sách, theo quy định
của ngành dọc cấp trên,
+ Hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo cho Chủ tịch và Văn phòng Ủy
ban nhân dân phường để tổng hợp báo cáo cấp trên.
* Địa chính:
+ Tham mưu cho Chủ tịch về quản lý đất đai, nhà ở. Nắm chắc văn bản
của các cấp về quản lý đất đai, xây dựng. Tổ chức tuyên truyền, thông báo
rộng rãi các vấn đề về Luật đất đai, các quy định về quản lý đất đai, nhà ở của
cấp trên theo thẩm quyền.
+ Quản lý các văn bản, sổ sách, tài liệu, bản đồ thuộc lĩnh vực quản lý
sử dụng đất và quản lý nhà ở. Tổng hợp báo cáo tháng, quý năm về biến động
đất đai, nhà ở trên địa bàn.

+ Tổ chức vận động nhân dân thực hiện các quy định về quản lý đất
đai, trật tự xây dựng đô thị. Tạo điều kiện và hướng dẫn công dân làm hồ sơ
xin phép xây dựng đúng thủ tục.
* Tư pháp - Hộ tịch:
+ Tổ chức việc tuyên truyền phổ biến và thực hiện Pháp luật ở cơ sở.
Giúp Chủ tịch xem xét văn bản, giấy tờ về giải quyết khiếu nại, tố cáo. Xây
dựng văn bản quy định về trình tự, thủ tục giải quyết.
+ Tham mưu giúp cho Chủ tịch, Phó chủ tịch tổ chức ban hịa giải, tổ

23