Khảo sát công tác văn thư của nhà máy in bộ tổng tham mưu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Lê Thị Hiền
Mã phách:.............................................

HÀ NỘI - 2016


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: TRỊNH THỊ HỒNG ANH

Ngày sinh:

Mã sinh viên: 1507QTVB003
Lớp: ĐHLT.QTVP 15B

Khoa: Quản trị Văn phòng

Tên Tiểu luận: Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên phụ trách: TS. Lê Thị Hiền
Sinh viên kí tên

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Chữ ký xác
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

Điểm thống nhất của

nhận của

của cán bộ chấm thi

bài thi

cán bộ nhận
bài thi

CB chấm thi

CB chấm thi

số 1

số 2

Bằng số

Bằng chữ

MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan hành chính
nhà nước, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt
động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một cơ quan, doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận
văn thư - lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói công tác văn thưlưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, doanh nghiệp.
Công tác văn thư là những công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, trong
đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là
hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ
quan. Nhân viên văn thư phải thật sự nắm rõ về công tác văn thư để làm việc hiệu
quả.
Với sự phát triển khoa học hiện này việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức doanh nghiệp đã
được sử dụng khá phổ biến như việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu
phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu

được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ
quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông
qua mạng thông tin nội bộ và thông tin quốc gia; trong việc xử lý, quản lý, tra cứu
văn bản đi, đến, văn bản nội bộ, chuyển giao văn bản… giúp cho nhân viên văn
5


thư hoàn thành tốt công tác một các chính xác và nhanh chóng đáp ứng của công
việc.
Vậy do tầm ảnh hưởng lớn của công tác văn thư đối với cơ quan hành chính
nhà nước và các tổ chức doanh nghiệp nên nghiên cứu về nó được khá nhiều tác
giả nghiên cứu như Tổng quan vê công tác văn thư của Trường đại học Nội Vụ Hà
Nội, Lý luận và thực tiễn công văn thư của Vương Đình Quyền… nhưng nghiên
cứu về công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu chưa có và là sinh viên
chuyên ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu về công tác văn thư sẽ giúp ích
cho công tác thực hiện chuyên môn nên em xin chọn đề tài: "Khảo sát công tác văn
thư của Nh`a máy In Bộ Tổng Tham mưu" làm đề tài nghiên cứu khoa học của
mình để thi kết thúc học phần môn Phương pháp nghiên cứu khoa học.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác văn thư
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham
mưu
3. Lịch sử nghiên cứu
Một số sách nghiên cứu về công tác văn thư tiêu biểu như:
Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác văn thư của Vương Đình Quyền.
Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Giáo trình Công tác văn thư của Đại học xã hội Nhân văn Hà Nội.
Mỗi sách nghiên cứu về công tác văn thư của từng tác giả đều khá chi tiết,
đầy đủ, chính xác, đảm bảo nội dung cho các sinh viên làm tài liệu ứng dụng trong
việc học ở trên lớp cũng như công việc tại các tổ chức khi đi thực tập, đi làm.

4. Mục tiêu nghiên cứu:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư và cách khái quát về Nhà máy
In Bộ Tổng Tham mưu.
- Thực tiễn về thực trạng tại công tác văn thư của Nhà máy In.
- Đánh giá thực trạng chỉ ra đươc ưu điểm, nhược điểm, khó khăn và đề xuất
giải pháp đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của
Nhà máy In.
6


5. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài: "Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng
Tham mưu" em sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp thống kê - so sánh.
- Phương pháp tổng hợp tài liệu.
- Phương pháp khảo sát thực tế.
6. Đóng góp của đề tài:
- Đánh giá và phát hiện ra ưu, nhược điểm của việc xây dựng và thực hiện
về công tác văn thư của Nhà máy In nhằm tạo nguồn dữ liệu đóng góp tài liệu cho
việc thực hiện công tác văn thư.
- Nâng cao được hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư trong cơ
quan.
7. Cấu trúc của đề tài:
Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Cở sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Nhà máy In
Bộ Tổng Tham mưu.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In
Chương 3: Đánh giá thực trạng công tác của Nhà máy In và một số giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

7


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÀ
MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới
đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ,
bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài
liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ
trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư
bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trình
chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, Nhà nước, doanh
nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn

thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý
thông tin.
Mỗi khái niệm đều chỉ rõ công tác văn thư là một công tác gắn liền với hoạt
động của các tổ chức liên quan đến văn bản, giấy tờ và trong mỗi tổ chức, cơ quan,
doanh nghiệp không thể thiếu công tác văn thư.
8


1.1.2 Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung công việc dưới đây dựa theo
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004:
Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản thực hiện theo các quy định của nhà nước, Bộ về
ngành quản lý và của cơ quan mình
Chuẩn bị soạn thảo.
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện các
công việc sau:
Xác định hình thức, thể loại, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo.
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
Soạn thảo văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình

người duyệt xem xét, quyết định.
Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
9


Nhân bản đúng số lượng quy định.
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày về độ chính xác của nội
dung thủ tục ban hành văn bản.
Ký văn bản và ban hành văn bản
Nhà máy in làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo nên Thủ trưởng cơ
quan là người ký các văn ban hành của cơ quan hoặc giao cho cấp phó, cấp dưới ký
một số văn bản theo quy định, chức năng, nhiệm vụ được giao.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực
dễ phai.
Quản lý văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi
chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Trình, chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển
giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

10


Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến của cơ quan.
Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo Nhà máy có thể giao các cá nhân, đơn
vị nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức.
Quản lý văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản
đi) được quản lý theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản.
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
Đăng ký văn bản đi.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

Lưu văn bản đi.
Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh.
Việc lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan,
tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự
đăng ký.
11


Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
Lập hồ sơ hiện hành và giữ nộp tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
Mở hồ sơ;
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài
liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được
quy định.
Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện

hành
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm
vi quản lý của mình. Lãnh đạo nhà máy giao cho trưởng ban hành chính phụ trách
việc quản lý thực hiện các nội dung trên
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó.
Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo
quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
12


tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí
trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên,
chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào
các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì
hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý

được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền
đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo
công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy
tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
- Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan. Hồ sơ tài
liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua
đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt
13


các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ để phục vụ quá trình bảo
quản, tìm kiếm khi cần
1.2. Khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu
1.2.1. Sự hình thành và phát triển Nhà máy In
Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu được thành lập (1974 -1987)
Nhà Máy In Bộ Tổng Tham Mưu ra đời, đáp ứng nhiệm vụ in ấn của Bộ
tổng tham mưu, cơ quan Bộ Quốc phòng hoạt động theo cơ chế hành chính sự
nghiệp (1974 - 1987).
Do yêu cầu in ấn, xuất bản tài liệu phục vụ công tác huấn luyện, xây dựng,

chiến đấu và chỉ đạo mọi mặt của Bộ Tổng tham mưu và cơ quan Bộ Quốc phòng,
từ đầu năm 1974, Bộ chủ trương thành lập Nhà in Bộ Tổng tham mưu và giao cho
Cục Nghiên cứu xuất bản - Tổng cục Chính trị làm dự án thành lập Nhà in với
quân số khoảng 120 cán bộ, chiến sĩ.
Thực hiện nhiệm vụ này, Cục Nghiên cứu xuất bản đã giao cho đồng chí Đỗ
Văn Tính - Trưởng phòng Trị sự hành chính Cục Nghiên cứu xuất bản xây dựng
Nhà in với ba phương án có công suất đạt được từ 80 triệu trang in/năm đến 120
triệu trang in/năm và 160 triệu trang in/năm.
Đến tháng 7 năm 1974, khi các phương án tổ chức Nhà in được hoàn tất,
ngày 31 tháng 7 năm 1974, Bộ Tổng tham mưu đã ra Quyết định số 185/QĐ - TM
(do đồng chí Giáp Văn Cương - Phó Tổng tham mưu trưởng ký), thành lập Nhà in
Bộ Tổng tham mưu, biên chế 120 cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên.
Trong những năm 1974 đến 1987, Nhà in đã trải qua một chặng đường hơn
mười năm xây dựng, phấn đấu để tồn tại và phát triển. Trong chặng đường này,
Nhà in đã vượt qua rất nhiều khó khăn thử thách từ buổi đầu được thành lập, cơ sở
vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu. Nhưng với quyết tâm và nỗ lực rất cao của cán bộ,
chiến sĩ, với tinh thần tất cả cho miền Nam, tất cả để đánh thắng giặc Mỹ xâm
lược; được sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, Thủ trưởng Cục Quản lý giáo dục Bộ Tổng tham mưu, ngay sau khi mới thành lập, Nhà in đã nhanh chóng ổn định
biên chế tổ chức, huấn luyện làm chủ trang thiết bị máy móc, thực hiện tốt nhiệm
vụ được giao là in các loại tài liệu, sách, báo, tạp chí, tập san, thông tin chuyên
ngành, chuyên đề phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy; giáo dục, học tập chính trị,
14


huấn luyện và quản lý bộ đội của cơ quan Bộ và các đơn vị trong toàn quân; đồng
thời sẵn sàng làm nhiệm vụ chi viện việc in ấn cho các cơ sở phía Nam khi miền
Nam giải phóng.
Trong quá trình hoạt động từ lúc thành lập bên cạnh những khó khăn, các
cán bộ chiến sĩ đã từng bước khắc phục những khó khăn để hoàn thành những
nhiệm vụ được giao đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, hoạt động ngày càng

hiệu quả Nhà máy ngày càng mởi rộng. Với sự lớn mạnh và phát triển không
ngừng, ngày 10/12/2013, Cơ sở In 2 được thành lập trên khuôn viên đất
rộng 2,3ha rộng rãi, thoáng mát. Máy móc, trang thiết bị, nhà xưởng được thiết kế
và lắp đặt đồng bộ, tiêu chuẩn, hiện đại, đáp ứng nhu cầu in ấn đa dạng các loại ấn
phẩm. Chúng tôi là đối tác chiến lược của Nhà xuất bản giáo dục Việt Nam. Với
đội ngũ cán bộ, công nhân viên lành nghề, có chuyên môn và trình độ cao, chúng
tôi cam kết, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giá cả cạnh tranh trên thị trường.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy In
Nhà máy có nhiệm vụ: In tài liệu, sách, tạp chí, thông tin chuyên ngành,
chuyên đề phục vụ công tác huấn luyện, giáo dục chính trị của các cơ quan Bộ đến
với các đơn vị trong toàn quân; các loại mẫu biểu, sổ sách, giấy tờ quản lý của các
đơn vị Bộ Tổng tham mưu; ngoài nhiệm vụ chính trị, Nhà máy còn tham gia sản
xuất kết hợp, in ấn các sản phẩm khác phục vụ đơn vị Quân đội, Nhà nước và
thành phần kinh tế khác; Cung cấp vật tư, thiết bị ngành in, dịch vụ thương mại.
Nhà máy hoạt động theo mô hình đơn vị sự nghiệp công lập. Tự chủ một
phần kinh phí hoạt động, tự chịu trách nhiệm và thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ
máy, biên chế và tài chính. Nhà máy có con dấu riêng và được mở tài khoản tại
kho bạc, ngân hàng để đảm bảo cho mọi hoạt động của đơn vị.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Nhà máy I
Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh
đạo toàn cơ quan gồm người đứng đầu Giám đốc, phó, các ban, đơn vị được thể
hiện cụ thể (Phụ lục 1.1)
TIỂU KẾT
Như vậy chương 1 em đã trình bày những cơ sở lý luận về công tác văn thư
và giới thiệu khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu. Từ đó em có thể nắm
rõ nội dung và vai trò của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

15

cũng như chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Nhà máy In Bộ Tổng Tham
mưu.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG
THAM MƯU
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu
Công tác văn thư chiếm một phần rất lớn, không thể thiếu trong công tác văn
phòng và được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy Cơ quan, Đảng ủy,
Giám đốc luôn coi hoạt động của công tác văn thư gắn liền với các hoạt động
chung và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hoạt động quản lý nhà nước
trong chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan. Do nhận thức được vai trò, vị trí quan
trọng của công tác văn thư, cho nên công tác văn thư tại Nhà máy in trong những
năm gần đây đã được lãnh đạo cơ quan rất quan tâm. Việc quan tâm không chỉ thể
hiện qua việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ, tạo ra cơ sở
pháp lý để công tác này đi vào nền nếp, có hiệu quả mà còn đầu tư về cơ sở vật
chất, hoàn thiện biên chế tổ chức, đào tạo con người.
Nhân viên văn thư làm việc lâu năm có kinh nghiệm trong công tác văn thư
và thường xuyên được đi bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư nhằm nâng cao
nghiệp vụ, nhân viên văn thư mới đều được đào tạo từ các trường chính quy học
đúng nghành văn thư - lưu trữ mới được tuyển vào Nhà máy.
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết công việc văn thư như quản lý văn
bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình,
quy định của nhà nước.
Mô hình tổ chức văn thư ở Nhà máy In thực hiện tập trung (tiếp nhận văn
bản, nhân bản, đóng dấu, ban hành văn bản, kiểm tra thi hành văn bản... ), một số
công việc được thực hiện phân tán ở các phòng chuyên môn (soạn thảo văn bản,
đánh máy vi tính, lưu giữ hồ sơ công việc ... ).

16


2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Công tác văn thư của Nhà máy In do chịu sự quản lý của Ban hành chính
không tách rời nhau. Ban Hành chính có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp
Đảng uỷ, Giám đốc thực hiện công tác hành chính quản trị văn phòng, có nhiệm vụ
tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,
sử dụng và bảo quản con dấu của Nhà máy In. Bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất,
điện, nước, chế độ ăn, đảm bảo vật tư, trang thiết bị phương tiện cho Giám đốc và
các phòng, ban chức năng tiến hành thực hiện nhiệm vụ được giao.
Ban Hành chính được tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Cơ cấu tổ
chức Ban Hành chính gồm có: Gồm trưởng Ban Hành chính và các bộ phận trực
thuộc Ban Hành chính.
Cụ thể như sau:
- Trưởng Ban Hành chính: 01 đồng chí sĩ quan cấp tá - được đào tạo qua một
trường, có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ huy, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn các bộ
phận thuộc Ban Hành chính.
- Bộ phận Văn thư:
Biên chế : 03 đồng chí.
01 đồng chí phụ trách bộ phận - Trình độ Đại học.
01 đồng chí quân nhân chuyên nghiệp, kỹ thuật viên đánh máy - trình độ cao
đẳng Văn thư - Lưu trữ.
01 đồng chí quân nhân chuyên nghiệp, nhân viên văn thư - kiêm lưu trữ
trình độ cao đẳng Văn thư - Lưu trữ.
Giúp Trưởng ban Hành chính quản lý và điều hành Bộ phận trực tiếp kiểm
tra, kiểm soát việc thực hiện quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng về soạn thảo
và ban hành văn bản đối với các văn bản do cơ quan ban hành; tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản đi, văn bản đến; đánh máy, quản lý con dấu Cơ quan và các con
dấu nghiệp vụ; tổ chức, hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu

vào lưu trữ cơ quan thực hiện một số việc khác do Trưởng ban Hành chính giao.
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ trong Cơ quan.
17


- Trực tiếp thực hiện việc đánh máy văn bản, tài liệu của Thủ trưởng Cục và
cán bộ thuộc Cơ quan; quản lý, sử dụng máy phôtô và sao chụp văn bản, tài liệu
cho Cơ quan.
Nhân viên văn thư được bố trí một phòng làm việc riêng có trang thiết bị
hiện đại như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan, điện thoại.... nơi làm việc
của phòng văn thư được bố trí rất hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc giải quyết
công việc được đạt hiệu quả cao.
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ
Tổng Tham mưu
2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng
Tham mưu
Riêng bộ phận Văn thư - Lưu trữ không những chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của
Giám đốc, Trưởng Ban Hành chính về mọi mặt mà còn chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ trực
tiếp của Văn phòng - Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng Bộ Quốc phòng về công tác
Văn thư - lưu trữ và nghiệp vụ hành chính.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải báo cáo trực tiếp định kỳ hàng tuần, tháng,
quý, 6 tháng, 1 năm về công tác văn thư - lưu trữ , nghiệp vụ hành chính với Văn
phòng Bộ Tổng Tham mưu (còn có thể báo cáo đột xuất).
Hàng năm Văn phòng Bộ Quốc phòng kết hợp với Văn phòng Bộ Tổng Tham
mưu trực tiếp kiểm tra, khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ hành chính
của Nhà máy In.
Công tác văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đầy đủ, hiện đại
giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.

2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn
thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng trong
Quân đội, trong thời gian qua Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục
Chính trị cùng các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản quy định về
công tác hành chính và đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ trong toàn quân; Nhà
máy In căn cứ vào quy định của trên đã cụ thể hoá trong toàn đơn vị nhằm đưa
công tác này ngày càng đi vào nề nếp và có tính thống nhất cao.
18


- Ngày 19/01/1981 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 15/QĐ-QP
về ban hành " Điều lệ công tác văn thư". Ngoài tất cả các điều quy định cụ thể về
công tác văn thư, lưu trữ ra, trong Điều lệ này còn quy định thống nhất một loạt
các mẫu biểu, sổ sách như " Biên bản xác nhận công văn bị mất niêm phong"; "
Dấu thu công văn"; " Sổ thu công văn"; " Phiếu giải quyết công văn"; "Sổ theo dõi
công văn tài liệu mật của cán bộ"; "Phiếu kiểm tra"; " Sổ ghi công văn, in đánh
máy"; " Sổ phát công văn"; " Sổ chuyển công văn"…
- Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc
phòng ban hành Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội.
- Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc
phòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ
quan, đơn vị trong Quân đội.
- Hướng dẫn số 433-HD/VP ngày 20 tháng 12 năm 2004 của Đảng uỷ Quân
sự Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng.
- Hướng dẫn số 53/HD-NMI ngày 24 tháng 9 năm 2012 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản của Đảng và công tác văn thư, lưu
trữ, bảo mật tài liệu trong Nhà máy In.
Các văn bản của Bộ Quốc phòng được phổ biến để thực hiện trong toàn quân
và được quy định cụ thể, rõ ràng về chế độ, nguyên tắc và việc thực hiện công tác

văn thư. Với một loạt văn bản được ban hành liên tiếp như vậy, nhất là trong
những năm đổi mới. Qua đó chứng tỏ được vị trí quan trọng của công tác văn thư
trong Quân đội, sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Bộ Quốc phòng cũng như các
cấp đối với công tác này trong toàn quân.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Nhà
máy In Bộ Tổng Tham mưu
Những nguyên tắc chung
Quản lý văn bản:
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Nhà máy In phải được quản lý tập trung
tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
19


- Tiếp nhận, vào sổ, giao hoặc gửi công văn đi và công văn đến đúng địa
chỉ. Mọi việc giao, nhận công văn đều phải kịp thời và làm đủ thủ tục ký nhận
- Khi nhận công văn phải trình ngay trong ngày làm việc cho Giám đốc hoặc
người được Giám đốc uỷ quyền để chỉ định nơi giao, sau đó phải giao ngay cho
người được chỉ định.
- Mọi việc giao, nhận công văn đều phải vào sổ và ký nhận
- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng qui định của Pháp luật ban hành
- Nhân viên văn thư được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc của
Nhà máy In có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
- Quy định về công tác lưu trữ:
Mỗi đơn vị, cá nhân trong Nhà máy phải lập hồ sơ công việc có danh mục
cụ thể và có trách nhiệm quản lý chặt chẽ
Mỗi đơn vị phải tự tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ của
đơn vị mình theo qui định về lưu trữ hiện hành, bao gồm 2 loại:

Hồ sơ nguyên tắc - các qui định của Nhà nước và của Nhà máy về công việc
được giao;
Hồ sơ nghiệp vụ - các văn bản, tài liệu nghiệp vụ của đơn vị.
Các công văn đi và đến của từng đơn vị đều phải lưu trữ thành tập hồ sơ để
tiện tra cứu khi cần thiết.
Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý, lưu
trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ của đơn vị mình.
Kế toán trưởng có trách nhiệm lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, báo cáo tài
chính và văn bản quyết toán thuế với cơ quan thuế theo thời hạn và các qui định
trong Luật Kế toán, các qui định chi tiết thi hành và các chuẩn mực kế toán.
Trưởng Ban Hành chính có trách nhiệm tổ chức lưu trữ riêng hồ sơ về tư
cách pháp nhân của Nhà máy (Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự
làm ngành nghề kinh doanh hoạt động in, đăng ký mã số thuế, mẫu dấu, điều lệ,

20


giấy phép hoạt động ngành in, giấy phép hành nghề…), hồ sơ nhân sự và hồ sơ của
Nhà máy về trụ sở làm việc, hợp đồng mua sắm tài sản.
Mọi trường hợp mượn tài liệu phải làm thành đề nghị và chỉ được cho mượn
khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản, giấy tờ gửi đến Nhà máy In qua các nguồn đều phải chuyển
đến bộ phận Văn thư để thực hiện đúng trình tự thủ tục nghiệp vụ và thực hiện theo
nguyên tắc: Tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan. Việc tiếp nhận và đăng ký văn
bản đến luôn đảm bảo kịp thời, chính xác và thống nhất. Những văn bản đến có
dấu chỉ mức độ khẩn luôn đảm bảo thực hiện nhanh thủ tục phân phối ngay sau khi
đăng ký. Trong tiếp nhận văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm tra và phân
loại; đăng ký đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào chương trình phần mềm
quản lý văn bản; kịp thời trình văn bản xin ý kiến Giám đốc; chuyển giao đúng đối

tượng xử lý theo ý kiến phê duyệt của Giám đốc; theo dõi và đôn đốc chặt chẽ tiến
độ giải quyết văn bản đến.
Việc thực hiện quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy trình sau:
Tiếp nhận văn bản đến; Đăng ký văn bản đến; Trình, phân phối chuyển giao
văn bản đến; Giải quyết văn bản đến; Theo dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết
văn bản đến; Thời hạn giải quyết văn bản đến; Sao văn bản đến. Cụ thể từng công
việc được thực hiện như sau :
- Tiếp nhận, đăng ký, trình, phân phối, giải quyết văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến Cơ quan bất kể từ nguồn nào đều do văn thư tiếp
nhận và đăng ký bằng chương trình quản lý văn bản: ghi số đến, ngày đến, số ký
hiệu văn bản, ngày văn bản, cơ quan ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản,
số bản, số tờ, độ khẩn, độ mật (nếu có), phòng (cá nhân) giải quyết văn bản.
Tất cả văn bản đến trong ngày sẽ được văn thư trình Giám đốc giải quyết và
được chuyển tới đơn vị xử lý văn bản 01 lần/ngày (trừ văn bản khẩn, hoả tốc); đối
với các văn bản cần giải trình thì do Trưởng ban Hành chính chuyển giao để báo
cáo trực tiếp Giám đốc. Những văn bản chưa rõ, cần nhiều đơn vị tham gia thì
21


Giám đốc đưa ra bàn bạc tại cuộc họp giao ban vào 6h15 sáng ngày hôm sau để đề
xuất hướng giải quyết đối với từng văn bản cụ thể.
Khi tiến hành sao gửi, bản chính của văn bản đó được lưu lại Văn thư, sắp
xếp khoa học đúng nghiệp vụ để thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác sử dụng.
- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến:
Giám đốc có trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản của cả cơ
quan; các trưởng phòng chuyên môn phải theo dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải
quyết văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng mình; nhân viên văn thư có
trách nhiệm giúp Trưởng ban Hành chính và Giám đốc theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến (nhất là đối với các văn bản xin ý kiến tham gia, có yêu cầu thời
hạn trả lời).

- Thời hạn giải quyết văn bản:
Thời hạn giải quyết văn bản là thời hạn được tính từ ngày văn bản đến cơ
quan, đơn vị đến khi giải quyết xong thông tin trong văn bản, cụ thể như sau: Giải
quyết ngay những vấn đề cấp bách; giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản;
thời gian giải quyết không quá 3 ngày làm việc (với những vấn đề thông thường)
và không quá 7 ngày làm việc (với những vấn đề phức tạp cần lấy ý kiến nhiều cơ
quan, đơn vị).
Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo với lãnh đạo
cơ quan xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và
những việc cần làm tiếp theo.
- Sao văn bản:
Việc sao văn bản phải được giám đốc, đơn vị hoặc người được uỷ quyền
quyết định. Văn bản sao phải được đăng ký, quản lý như văn bản chính.
Việc sao văn bản " Tuyệt mật " phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ
quan ban hành.
2.3.2. Tổ chức quản lý và quyết văn bản đi
Hiện nay toàn bộ văn bản do Cơ quan ban hành đã được quản lý bằng phần
mềm theo chương trình quản lý văn bản trên máy vi tính. Để thuận tiện cho việc
quản lý và tra tìm, văn thư Cơ quan đã xây dựng các loại sổ sách: sổ đăng ký văn
22


bản do Đảng ủy ban hành theo nhiệm kỳ; sổ đăng ký văn bản do Cơ quan ban hành
và sổ đăng ký các văn bản khác.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm 4 bước: Kiểm tra, đăng ký, đóng dấu văn
bản đi; Gửi văn bản đi; Lưu văn bản đi; Theo dõi văn bản đi.
- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản đi:
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản để phát hiện những sai sót trước khi đăng ký số, ghi ngày, tháng,
năm và đóng dấu lên văn bản; có thể nói văn thư là khâu cuối cùng trước khi văn

bản ra khỏi cơ quan.
Văn bản ban hành được đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ mức độ
mật, khẩn (nếu có). Văn thư chỉ được phép đóng dấu đúng số lượng bản mà cán bộ
soạn thảo đã xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
Những văn bản ký không đúng qui định hoặc do người của cơ quan khác
mang đến, văn thư không được phép đóng dấu. Những trường hợp này, văn thư sẽ
giữ văn bản lại và đề nghị Trưởng ban Hành chính báo Giám đốc xem xét giải
quyết.
Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành đều được tập trung tại văn thư
để đăng ký, cụ thể như sau: Văn thư nhập máy tính các thông tin cần thiết về văn
bản (số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, người ký, số bản, số tờ, độ mật,
phòng, cá nhân soạn thảo, nơi nhận...) vào chương trình quản lý văn bản.
- Gửi văn bản đi:
Sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký, văn thư tiến hành đóng
dấu và làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, văn bản
có độ khẩn, hoả tốc phải ưu tiên gửi đi trước, văn bản hẹn giờ phải gửi đến nơi
nhận trước hoặc đúng giờ hẹn ghi trên phong bì.
Văn bản gửi vượt cấp, người ký không đúng thẩm quyền, chưa lấy ý kiến
của các cơ quan, đơn vị có liên quan, không đúng thể thức, không đúng chức năng
và thẩm quyền giải quyết thì trả lại đúng nơi trực tiếp soạn thảo văn bản và nói rõ
lý do trả lại.
- Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì:

23


Phong bì được trình bày như sau: Góc trên bên trái, ghi tên cơ quan trực
tiếp và tên cơ quan cấp trên, số, ký hiệu của văn bản, dấu chỉ mức độ mật, khẩn
(nếu có); giữa phong bì ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản sau
cụm từ "Kính gửi".

- Chuyển giao văn bản đi:
Văn bản đi gửi các cơ quan, đơn vị trong khu vực được gửi cho quân bưu
hai lần trong ngày sáng và chiều.
- Lưu văn bản đi:
Văn bản đi phải lưu 02 bản: 01 bản lưu tại bộ phận Văn thư, 01 bản lưu tại
hồ sơ công việc của cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản đó, bản lưu ở văn thư là
bản có chữ ký trực tiếp (ký tươi), có dấu đỏ và được sắp xếp khoa học và bảo quản
chu đáo để phục vụ cho việc tra cứu; bản lưu ở các phòng chuyên môn để lập hồ sơ
công việc.
- Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bản đi:
Nhân viên văn thư gửi văn bản đi có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra chặt chẽ
kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất
lạc, đặc biệt những văn bản quan trọng được kiểm tra qua phiếu gửi hoặc gọi điện
thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận.
2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản,
con dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước
nói chung; dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản, giấy tờ.
Do nhận thức được tầm quan trọng đặc biệt của con dấu cơ quan, việc tổ
chức quản lý và sử dụng con dấu ở Nhà máy in luôn thực hiện đúng nguyên tắc và
đúng quy định của Chính phủ nêu tại Điều 1 của Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế,
các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị
pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo nguyên tắc:
24


Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và

đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Để con dấu đúng nơi qui định, bảo quản cẩn thận,
không được làm biến dạng. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy
định sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền, khi vắng mặt ở cơ quan phải bàn giao dấu cho người được
Giám đốc chỉ định.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được
đóng dấu lên văn bản, giấy tờ có chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc, trưởng
phòng, ban trực thuộc Nhà máy. Không được đóng dấu khống chỉ trong bất cứ
trường hợp nào. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực
dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu
chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành.
Khi mất dấu phải báo ngay Giám đốc để báo ngay cho cơ quan công an gần
nhất xử lý. Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng qui định, lợi dụng việc giữ
dấu để làm việc phạm pháp hoặc để cho người khác lợi dụng vào mục đích phi
pháp sẽ bị xử lý kỷ luật hành chính, kỷ luật lao động đến mức sa thải, bồi thường
thiệt hại, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy thuộc mức độ vi phạm và hậu
quả.
Việc bảo quản con dấu được thực hiện như sau:
Dấu được bảo quản tại trụ sở Cơ quan và được quản lý chặt chẽ trong tủ két
sắt; con dấu luôn luôn được nhân viên văn thư giữ gìn sạch sẽ và định kỳ hàng tuần
cọ rửa con dấu.
2.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương

pháp nhất định.
25