Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại thư viện hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của cá nhân tôi. Mọi thông tin
trong đề tài là hoàn toàn trung thực, không sao chép từ bất kì tài liệu, đề tài nào
khác. Nếu thông tin tôi cam đoan ở trên mà sai tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm.
Kí tên


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa
Văn hóa- thông tin và xã hội của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – những người
đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt cho em những nguồn tri thức vô cùng quý báu. Và
tạo mọi điều kiện để em có cớ sở hoàn thành đề tài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên Lê Thị Hiền, người đã tận tình chỉ
bảo giúp em có thể hoàn thành tốt nhất đề tài nghiên cứu này.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo và đội ngũ
cán bộ công nhân viên trong Thư viện Hà Nội đã tận tình giúp đỡ cho em trong
quá trình nghiên cứu tại Thư viện và hoàn thành đề tài nghiên cứu này.
Vì là một sinh viên nên nền kiến thức còn hạn chế, mặc dù có nhiều cố
gắng nhưng đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được
sự quan tâm cũng như đánh giá, đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề
tài nghiên cứu của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 12năm 2015


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6

Từ viết tắt
Thư viện Hà Nội
Thông tin thư viện
Cơ sở dữ liệu
Bộ máy tra cứu
Công nghệ thông tin
Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

Tên cụm từ viết tắt
TVHN
TTTV
CSDL
BMTC
CNTT
CNH-HĐH


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................3
MỤC LỤC...........................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1

Tính cấp thiết của đề tài.................................................................................................................1
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................................3
Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................3
Mục đích nghiên cứu......................................................................................................................3
Cấu trúc của đề tài .........................................................................................................................3

Chương 1..............................................................................................................4
Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện
Hà Nội...................................................................................................................4
1.1.Cơ sở lý luận.............................................................................................................................4
1.1.1.Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu..........................................................................................4
1.1.2.Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu................................................................................5
1.2.Khái quát về Thư viện Hà Nội....................................................................................................5
1.2.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội...........................................................5
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội......................................................................................7

Chương 2...........................................................................................................10
Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội...............................10
2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu.........................................................................................................10
2.1.1. Bộ máy tra cứu truyền thống..............................................................................................10
2.1.1.1. Hệ thống mục lục.............................................................................................................10
2.1.1.2. Kho tài liệu tra cứu ..........................................................................................................14
2.1.1.2.1 Thành phần cấu tạo.......................................................................................................14


2.1.1.2.2. Tổ chức kho tài liệu tra cứu..........................................................................................17
2.1.1.2.3. Bổ sung và chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu.........................................................17
2.1.2. Bộ máy tra cứu hiện đại......................................................................................................18

2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu....................................................................................................................18
2.1.2.2. Hệ thống thư mục............................................................................................................19
2.1.2.3. Các dịch vụ thông tin thư viện.........................................................................................19
2.2. Đánh giá về bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội....................................................................21
2.2.1. Nhận xét.............................................................................................................................21
2.2.2. Ưu điểm của bô máy tra cứu.............................................................................................21

Chương 3............................................................................................................25
Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện Hà Nội..........................25
3.1. Củng cố bộ máy tra cứu truyền thống...................................................................................25
3.2. Hoàn thiện mục lục tra cứu bằng máy...................................................................................26
3.3. Xây dựng và phát triển kho tài liệu tra cứu ...........................................................................26
3.4. Nâng cao trình độ cán bộ TTTV và đào tạo người dùng tin....................................................27
3.4.1 Nâng cao trình độ cán bộ TTTV............................................................................................27
3.4.2.Đào tạo người dùng tin.......................................................................................................28

KẾT LUẬN.......................................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31



PHẦN MỞ ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nhân dân đang chung
tay thực hiện sự nghiệp CNH-HĐH đất nước. Với xuất phát điểm là một nước
nông nghiệp lạc hậu, hơn 70% dân số là nông dân. Nên nông nghiệp và những
vấn đề liên quan đến nông nghiệp luôn được Đảng và Nhà nước đặt trong những
mối quan tâm hàng đầu. Vì vậy, CNH-HĐH nông nghiệp, nông thôn là một chủ
trương lớn của Đảng và Nhà nước nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo

công ăn việc làm, tăng thêm thu nhập cho cư dân nông thôn, tạo tiền đề cho việc
giải quyết hàng loạt các vấn đề chính trị-xã hội của đất nước, đưa nông thôn
nước ta tiến lên trình độ văn minh,hiện đại. Trong Đại hội đại biểu toàn quốc lần
thứ IX của Đảng (2001) nêu rõ:” Con đường CNH-HĐH của nước ta cần và có
thể rút ngắn thời gian, vừa có những bước tuần tự, vừa có những bước nhảy
vọt”. Đối với nông nghiệp, nông thôn “tăng cường sự chỉ đạo và huy động các
nguồn lực cần thiết để đẩy nhanh CNH-HĐH nông nghiệp và nông thôn”
Nhận thức được tầm quan trọng của việc chỉ đạo, huy động các nguồn lực,
Thư viện Hà Nội bằng những việc làm cụ thể và thiết thực đã góp phần nâng cao
trình độ dân trí của bạn đọc. Để có thể nâng cao được dân trí bạn đọc thư viện
cần phải có nhiều hoạt động để phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất và có hiệu
quả. Một trong những việc làm đó là thư viện đã chú trọng đến việc hoàn thiện
bộ máy tra cứu trong nhiều năm qua.
Trong nhưng năm gần đây số lượng bạn đọc đến với Thư viện ngày
càngđông. Để tạo điều kiện cho bạn đọc trong việc tìm kiếm, khai thác và sử
dụng một cách có hiệu quả kho tài liệu tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử
của thư viện, việc tổ chức và hoàn thiện bộ máy tra cứu trở nên quan trọng và rất
cần thiết.
Trong những năm vừa qua, hoạt động thông tin của TVHN đã có những
chuyển biến nhất định, đặc biệt là hoạt đông tra cứu thông tin đã có những bước
chuyển đổi từ hoạt động tra cứu thủ công, truyền thống sang tự động hóa nhằm
đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin. Tuy nhiên trước yêu cầu
nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới của các Thư viện hoạt động tra cứu thông tin
1


cụ thể là bộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện Hà Nội, còn chưa được hoàn thiện,
chưa đáp ứng được tốt nhu cầu thông tin của người dùng tin. Nghiên cứu, khảo
sát cụ thể và toàn diện bộ máy tra cứu đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra
một phương hương đúng đắn và những giải pháp khả thi nhằm tăng cường và

nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy tra cứu là một trong những vấn đề
quan trọng trong hoạt động thông tin ở Thư viện Hà Nội hiện nay.
Từ những lí do trên, việc nghiên cứu hòan thiện bộ máy tra cứu của Thư
viện Hà Nội là một việc làm tất yếu góp phần tích cực nâng cao chất lượng tra
cứa phục vụ nhiêm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Thư viện Hà Nội. Vì
vậy mà tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư
viện Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình, với mong muốn vận dụng những
kiến thức và kĩ năng tiếp thu được trong khóa học của mình để từ đó nghiên cứu
và đề xuất những giải pháp khả thi nhằm hoàn thiên bộ máy tra cứu tài liệu tại
Thư viện Hà Nội.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.1. Đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội
1.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: 2012-2014
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát việc hoàn thiện bộ máy tra cứu tài
liệu tại Thư viện Hà Nội
Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội
Để thực hiện mục tiêu trên , đề tài cần giải quyết một số nhiệm vụ như
sau:
- Nghiên cứu yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội trên cơ
sở nhiệm vụ của Thư viện cũng như nhu cầu và tập quán tra cứu tin của người
dùng tin tại Thư viện.
- Khảo sát thực trạng của bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội, qua đó
đánh giá chất lượng và tìm ra những ưu, nhược điểm của bộ máy tra cứu tài liệu
tại Thư viện Hà Nội.
2

Lịch sử nghiên cứu.
Có thể khẳng định rằng hoàn bộ máy tra cứu tài liệu là một hoạt động vô
cùng cần thiết và quan trọng
Nói đến hoạt động hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu cũng đã có một vài
đề tài,công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề này, không chỉ thu hút
được sự quan tâm của các nhà quản lý mà còn cả nhiều nhà khoa học và nhà
nghiên cứu. Một số công trình nghiên cứu có thể nêu như sau:
1. Về công tác thư viện (2008), Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch- Vụ Thư
viện Hà Nội.
2. Đỗ Thị Hiền, Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tinThư viện ĐHQGHN/ Khóa luận tốt nghiệp -H: ĐHKHXH&NV, 2006.-60tr.
3. Bùi Loan Thùy, Thư viện học đại cương/ Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết.
ĐHQGHN,2001-302tr.
4. Lê Văn Viết, Cẩm nang nghề thư viện (2000), Nxb. Văn hóa thông tin,
Hà Nội.
Những tài liệu nêu trên là nhưng gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế
thừa cao giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài :” Hoàn thiện bộ máy tra cứu tài
liệu tại Thư viện Hà Nội giai đoạn 2014-2015”
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát trực tiếp, phỏng vấn
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích và tổng hợp số
liệu; nghiên cưu, tìm hiểu,tham khảo tài liệu, tra tìm thông tin trên những trang
mạng Internet,…
Mục đích nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa , nâng cao hiểu quả trong việc
tra cứu tài liệu phục vụ bạn đọc tại Thư viện Hà Nội .
- Kết quảđạtđược của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm việc trongthư viện Hà Nội.
Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận,danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
3


chia làm 3 chương :
Chương 1: Khái quát về thư viện Hà Nội
Chương 2: Thực trạng về bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viên Hà Nội
Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của
việc hoàn thiện bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội

Chương 1
Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện
Hà Nội
1.1.

Cơ sở lý luận

1.1.1. Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu
Bộ máy tra cứu tài liệu là những công cụ , phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu lịch sử và lưu trữ hiện hành. Bộ máy tra cứu tài
liệu dùng để giới thiệu các thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ từng tài liệu nhằm tìm kiếm được tài liệu một cách nhanh chóng
chính xác , sưu tầm đầy đủ vàtập hợp tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin.
Trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, người dùng tin
có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mà mình đang cần tìm nằm
4


trong khối tài liệu nòa, cụ thể là hồ sơ nào thông qua bộ máy tra cứu tài liệu.
1.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các phòng lưu trữ
đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Bộ máy tra cứu tài liệu giúp tra tìm một cách nhanh chóng , chính xác
theo yêu cầu của độc giả, chỉ rõ vị trí tài liệu trong các kho lưu trữ tạo điều kiện
thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu và cán bộ phục vụ tra tìm tài liệu.
Thông qua bộ máy tra cứu tài liệu độc giả chưa cần tiếp cận với các hồ sơ tài
liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành phần tài liệu.
Điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian cho độc giả và người phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu.
Bộ máy tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi bộ hồ
sơ tài liệu, khối tài liệu, phòng lưu trữ và toàn kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng thành phần tài liệu, tránh việc mất mát
tài liệu.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình bộ máy tra cứu tài liệu với những phương
tiên, công cụ tra tìm khác nhau và mỗi loại đều có công dụng riêng nhưng đều
phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như : Mục lục tài liệu bên trong bộ hồ sơ,
mục lục tài liệu hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu , sách giới thiệu các kho, phòng
lưu trữ, phòng phiếu… Những loại công cụ, phương tiện trên sẽ giúp bổ sung hỗ
trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của các độc giả và làm cho bộ máy tra cứu
hoạt động một cách hoàn thiện và đầy đủ hơn.
Chính vì nhận thức được điều đó nên trong những năm gần đây TVHN đã
và đang không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng của bộ máy tra cứu tài
liệu tại thư viện.
1.2.

Khái quát về Thư viện Hà Nội

1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội
Ngày 15/10/1956 tại Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, TVHN đã ra đời với tên
gọi ban đầu là Phòng đọc sách nhân dân. Từ xuất phát điểm đó, ba năm sau Thư

viện nhân dân Hà Nội chính thức được thành lập vào tháng 1/1959 và chuyển về
5


trụ sở tại số 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội cho đến ngày
nay.
Tháng 8/2008, TVHN khánh thành trụ sở xây mới với kiến trúc bề thế, ấn
tượng của hai khối nhà cao 9 tầng có tổng diện tích sàn là 6178m2 mô phỏng
hình ảnh hai trang sách như ôm lấy dòng chảy vô tận của tri thức nhân loại. Đây
cũng là một trong những công trình văn hóa chào mừng lễ kỷ niệm 1000 năm
Thăng Long – Hà Nội.
Đến tháng 2/2009, sau khi hợp nhất với thư viện tỉnh Hà Tây, TVHN có
thêm một trụ sở nữa tại số 2B đường Quang Trung, quận Hà Đông với tòa nhà 3
tầng thiết kế theo hình dải lụa và có tổng diện tích sàn là 2029m2.
Hiện nay, với 7 phòng chức năng: Hành chính – Tổng hợp, Bổ sung và
Xử lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí và thông tin tra cứu, phòng Nghiệp vụ
và Phong trào cơ sở, Tin học, Phục vụ thiếu nhi, TVHN đã cung cấp cho độc giả
hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có 402 đầu báo, tạp chí và khoảng hơn 2 vạn tài
liệu địa chí Hà Nội vói nhiều loại hình ( bản đồ, văn bia, hương ước, thần
tích…), cùng với 5 CSDL thư mục và CSDL dữ kiện với hàng trăm nghìn biểu
ghi.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc trong Thủ đô, Thư viện đã
không ngừng đổi mới, nâng cao và hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu để có thể
phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin của người dùng tin, mở rộng hoạt đông của
bộ máy ra cứu tài liệu ra các phòng phục vụ bạn đọc trong toàn thư viện : phòng
thiếu nhi, phòng dành cho người khiếm thị, phòng đọc đa phương tiện, phòng
đọc theo yêu cầu, phòng báo và tạp chí, phòng đọc tự chọn, phòng mượn,…
Bên cạnh việc nâng cao và hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu, TVHN còn
đẩy mạnh những hoạt động tuyên truyền triển lãm, nói chuyện giới thiệu sách
cùng với nhiều hoạt động khác nhằm thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện,

đồng thời cũng giúp cho bạn đọc có thể lựa chọn những cuốn sách và những
thông tin bổ ích phục vụ tốt nhất trong quá trình nghiên cứu, làm việc cũng như
học tập.
Với định hướng phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại, bằng kinh
6


phí của nhà nước và nguồn xã hội, TVHN đã đầu tư trang thiết bị phần mềm
quản lý thư viện LIBOL 6.0; phần mềm sản xuất sách nói dành cho người khiếm
thị Daisy; cùng với hệ thống máy tính , máy scan, máy in laze, máy photo…
trong toàn bộ phòng đọc được trang thiết bị máy điều hòa, chống ẩm…và luôn
được vệ sinh sạch sẽ.
Trong hơn nửa thế kỉ qua, TVHN đã trở thành điểm đến quen thuộc và để
lại dấu ấn tốt đẹp trong kí ức của nhiều thế hệ người Hà Nội.
Ghi nhận kết quả hoạt động của TVHN cùng với sự phát triển chung của
Thủ đô, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cũng như UBND thành phố Hà Nội đã
trao cờ và bằng khen cho TVHN trong nhiều năm liền. Năm 2006, TVHN đã
vinh dự được nhận Huân chương Độc lập Hạng 3 do Chủ tịch nước trao tặng.
Dây là nguồn động viên khích lệ hết sức to lớn, giúp tập thể cán bộ công tác
trong thư viện có động lực để phất triển thư viện để bắt kịp với sự phát triển của
thời đại, xứng tầm là thư viện trung tâm của một quốc gia.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội
TVHNlà cơ quan với tổ chức hoàn chỉnh, gồm 7 phòng ban dưới sự lãnh
đạo trực tiếp của Ban giám đốc:
Ban giám đốc:
+ Giám đốc: Trần Văn Hội
Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động của thư viện.
+ Phó giám đốc: - Vương Thị Lý , Trần Văn Hà
Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động của thư viện
Phòng hành chính tổng hợp: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện giữ

nhiệm vụ:
+ Chăm lo tất cả những kinh phí do cấp trên chuyển xuống, phân bổ tới
các phòng ban sao cho hợp lý, lập kế hoạch dự trù kinh phí cho các hoạt đông
ngắn hạn và dài hạn của thư viện, đảm bảo khâu quản lý thư viện về mặt vật
chất.
+ Cấp thẻ cho bạn đọc, xây dựng kế hoạch tài chính- kế toán.
Phòng bổ sung biên mục:
7


+ Có nhiệm vụ là mua và xử lý nghiệp vụ tất cả các sách báo, tạp chí, tài
liệu cho thư viện. Bên cạnh đó còn có trách nhiệm thu thập tất cả những sách
báo được tài trợ, tặng biếu cho các quỹ văn hóa, các cơ quan cá nhân.
Phòng phong trào nghiệp vụ cơ sở:
+ Có nhiệm vụ xây dựng kho luân chuyển, tổ chức luân chuyển vốn tài
liệu giữa các thư viện, hướng dẫn tham quan xây dựng mạng lưới thư viện,
phòng đọc báo cơ sở, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện
trên địa bàn thành phố Hà Nội, tham mưu cho giám đốc về công tác nghiệp vụ
tại Thư viện Hà Nội.
+ Phục vụ thư viện quận, huyện, xã, phường,… nâng cao trình độ nghiệp
vụ cho cán bộ bằng cách tổ chức các lớp huấn luyện cho cán bộ, tập huấn nghiệp
vụ ngắn hạn và dài hạn.
Phòng tin học
+ Có nhiệm vị nghiên cứu và triển khai những ứng dụng CNTT vào hoạt
động Thư viện, quản trị mạng, quản lý bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang
thiết bị hiện đại.
Phòng thông tin- thư mục- địa chí
+ Phòng có nhiệm vụ xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin, chọn lọc các
loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và trả lời những thông tinvề vấn đề vốn tài liệu
thư viện, tổ chức các hoạt động tuyên truyền vốn tài liệu thư viện và cac hoạt

động thông tin tuyên truyền khác, phục vụ người đọc có nhu cầu tìm kiếm các
thông tin.
Phòng phục vụ bạn đọc gồm hệ thống 8 phòng nhỏ:
+ Phòng làm thẻ bạn đọc
+ Phòng đọc kín
+ Phòng báo và tạp chí
+ Phòng mượn người lớn
+ Phòng đọc ngoại văn
+ Phòng đọc và mượn dành cho thiếu nhi
+ Phòng tin học
8


+ Phòng địa chí

9


Chương 2
Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội
2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu có nhiệm vụ giúp người dùng tin tra tìm tài liệu một cách
khoa học, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. Có thể nói bộ máy tra cứu là thành
tố không thể thiếu trong các thư viện và cơ quan thông tin. Nó chính là chìa
khóa để bạn đọc đến với kho tàng tri thức của nhân loại, là cơ sở cho các hoạt
động của thư viện: từ công tác phục vụ bạn đọc đến công tác tổ chức thông tin,
tra cứu thông tin, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện. Bộ máy tra cứu
thực sự là công cụ phục vụ đắc lực cho tất cả mọi người từ cán bộ thư viện cho
đến bạn đọc. Ở thời điểm hiện nay, bộ máy tra cứu của TVHN được tổ chức như
sau:

Bộ máy tra cứu truyền thống
Bộ máy tra cứu hiện đại
2.1.1. Bộ máy tra cứu truyền thống
Bộ máy tra cứu truyền thống có vai trò rất quan trọng trong các thư
viện,các cơ quan thông tin nói chung và TVHN nói riêng. Việc xây dựng bộ
máy tra cứu phải tuân thủ theo những nguyên tắc chung và phải phù hợp theo
nhu cầu của bạn đọc, loại hình thư viện, cũng như khả năng tổ chức của từng thư
viện mà mỗi thư viện có cách áp dụng riêng sao cho phù hợp.
Bộ máy tra cứu truyền thống của TVHN bao gồm: Hệ thống mục lục và
kho tài liệu tra cứu. Hệ thống mục lục độc giả bao gồm: Mục lục chữ cái và mục
lục phân loại. Kho tài liệu tra cứu phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc bao
gồm: Từ điển, bách khoa toàn thư, sổ tay..
2.1.1.1. Hệ thống mục lục
Đánh giá chất lượng hoạt động của một cơ quan TTTV là xem xét hiệu
quả của công tác phục vụ người dùng tin. Xây dựng bộ máy tra cứu nói chung
và hệ thống mục lục nói riêng là một trong những nội dung quan trọng cảu công
10


tácxử lí tài liệu tại TVHN nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu tra cứu thông tin của
người dùng tin phục vụ một cách có hiệu quả trong quá trình nghiên cứu, làm
việc cũng như học tập của họ.
Hệ thống mục lục cho phép người dùng tin xác định vị trí của tài liệu khi
biết một số thông tin về tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, chủ đề của tài liệu,
môn loại khoa học… Tùy thuộc vào cách tổ chức mục lục mà người dùng tin
đến với nhóm thông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương
ứng. Hệ thống mục lục phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu, nó được
hình thành ngay từ khi thư viện ra đời để phản ánh toàn bộ vốn sách báo của thư
viện.
Hệ thống mục lục là một trong những công cụ tra cứu quan trọng để nguời

dùng tin và cán bộ thư viện tra cứu và sưu tầm tài liệu. Nó hỗ trợ cho cán bộ thư
viện trong công tác xử lý tài liệu như mô tả, phân loại, định dạng chủ đề và vạch
ra kế hoạch bổ sung, thanh lọc tài liệu… Hơn nữa hệ thống mục lục còn có ý
nghĩa to lớn đối với công tác thư viện, là cầu nối giữa độc giả và vốn tài liệu,
đồng thời góp phần tuyên truyền, hướng dẫn đọc theo định hướng của thư viện.
Ở TVHN hệ thống mục lục được đặt ở tất cả các phòng phục vụ bạn đọc (Phòng
đọc, phòng mượn) thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tra cứu.
TVHN đã tổ chức được một hệ thống mục lục phù hợp với kho sách của
thư viện bao gồm 2 hệ thống:
Mục lục sách
Mục lục phiếu mô tả
Hiện tại thì TVHN sử dụng chu yếu là mục lục phiếu mô tả và hệ thống
mục lục phiếu mô tả ở TVHN được chia làm 4 loại:
1.
2.
3.
4.

Mục lục chữ cái
Mục lục phân loại
Mục lục công vụ
Mục lục địa chí

Hệ thống mục lục phiếu chia làm 2 loại phiếu:
1. Phiếu tiêu đề
2. Phiếu mô tả thư mục
11


Các tiêu đề được xây dựng trên cơ sở các phiếu phân cấp 1, cấp 2, cấp 3,

… Tùy thuộc vào số lượng phiếu có trong hộp phích. Thông thường cứ sau mỗi
một phiếu tiêu đề chia ra từ 30 đến 50 phiếu mô tả thư mục.
* Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái của TVHN bao gồm:
+ Phiếu tiêu đề
+ Phiếu mô tả chính
+ Phiếu mô tả bổ sung
+ Phiếu chỉ dẫn
TVHN đã tổ chức mục lục chữ cái phù hợp với các kho sách, vai trò của
TVHN trong việc tuyên truyền và giới thiệu sách, báo, tạp chí,… và đáp ứng
được nhu cầu tra cứu thông tin, dữ liệu của người dùng tin.
TVHN đã áp dụng quy tắc ISBD trong việc mô tả tài liệu. Đối với sách có
từ 3 tác giả trở xuống, nếu là người Châu Á thì thường lấy tên tác giả đầu tiên
làm phiếu tiêu đề mô tả chính và mô tả thuận: Họ_tên hoặc Họ_đệm_tên. Còn
đối với tác giả là người Châu Âu thì khi mô tả phải đảm bảo theo cấu trúc:
Họ_tên.
• Mục lục phân loại:
Đây là mục lục mà trong các phiếu mô tả về tư mục tài liệu được sắp xếp
theo môn ngành tri thức, cán bộ môn khoa học.
Mục lục phân loại có 2 chức năng chính là: tra cứu thông tin và hướng
dẫn người dùng tin. Ngoài ra TVHN đang áp dụng khung phân loại DDC rút
gọn nhằm đẩy nhanh quá trình tìm kiếm thông tin của người dùng cũng như là
góp phần hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện.
• Mục lục công vụ:
Hệ thống mục lục công vụ TVHN được sắp xếp theo trật tự chữ cái tên
sách (không theo vần chữ cái tên chủ đề).
Trong mục lục công vụ các phiếu mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, nhưng
khác vớicác phiếu mô tả khác: Tên phiếu mô tả công vụ ngoài sổ đăng ký cá biệt
và ký hiệu phân loại đầy đủ còn có ký hiệu phân loại kho được ghi ở góc dưới
12

bên trái mặt trước của phiếu.
• Mục lục địa chí :
Hiện nay ở TVHN , vốn tài liệu đại chí như sách, báo, tạp chí, thư tịch,
bản đồ,.... được xuất hiện bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp…
tổng số tư liệu địa chí có hơn 300.000 bản. Để giúp mọi người có thể tra cứu địa
chí một cách dễ dàng, TVHN đã xây dựng một hệ thống mục lục địa chí rất
phong phú và đa dạng bao gồm: Mục lục phân loại điạ chí, mục lục chữ cái địa
chí, mục lục nhân vật địa chí.
- Mục lục phân loại điạ chí
Mục lục phân loại địa chí phản ánh tài liệu có trong kho địa chí theo các
ngành tri thức, các tài liệu liên quan đến Hà Nội.
- Mục lục chữ cái địa chí
Mục lục chữ cái địa chí là mục lục phản ánh kha sách địa chí một cách chi
tiết bằng mục lục phân loại, TVHN đã xây dựng mục lục địa chí( mục lục chữ
cái theo tên tác giả bà mục lục chữ cái theo tên nhan đề tài liệu). Mỗi kí hiệu
bằng chữ cái chính cũng có kí hiệu phân loại nhỏ hơn. Các phiếu mô tả trong
mục lục được làm theo kích cỡ thông thường và được mô tả theo quy tắc ISBD.
- Mục lục nhân vật địa chí
Mục lục nhân vật địa chí phản ánh những tài liệu về nhân vật quan trọng,
những người nổi tiếng của Hà Nội hoặc các nhà văn, các nhà hoạt động xã hội,
cácvị lãnh tụ, nhà bác học, các nhà nghiên cứu khoa học,… và tuân theo các tiêu
chí như sau:
+ Những người sinh ra ở Hà Nội
+ Những người sinh sống và sinh hoạt ở Hà Nội
+ Những người không sinh ra ở Hà Nội, không sống và sinh hoạt tại Hà
Nội nhưng có công đóng góp xây dựng Hà Nội
Mục lục TVHN còn được phân bố theo các phòng, ban của thư viện để có
thể dễ dàng phục vụ cho bạn đọc cũng như góp phần vào quá trình công tác của

cán bộ thư viện trở nên hiệu quả hơn.

13


2.1.1.2. Kho tài liệu tra cứu
Kho tài liệu tra cứu bao gồm nhiều loại sách khác nhau, là một bộ phận
không thể thiếu cấu thành cảu bộ máy tra cứu, đông thời cũng là một loại kho
đặc biệt trong hệ thống kho sách của thư viện. Kho tài liệu tra cứu giữ một vai
trò quan trọng trong các phương tiện tìm tim truyền thống của thư viện và cơ
quan thông tin nói chung, TVHN nói riêng. Kho tài liệu tra cứu giúp người dùng
tin tra tìm, so sánh, đối chiếu, đánh giá, đối chiếu mọi thông tin về các lĩnh vực
tri thức và đời sống, tìm hiểu những vấn đề chung nhất về các nên văn minh, các
quốc gia, châu lục cho đến những nội dung cụ thể như một công thức toán học, ý
nghĩa của một từ hay tên tuổi của một nhân vật. Các tài liệu tra cứu rất phong
phú về loại hình nhưng đều có chung tính chất sử dụng, chúng đều cung cấp
những thông tin, khái niệm, những giải thích ngữ nghĩa được coi là chuẩn mực
và đã được công nhận trong một phạm vi nào đó.
Ở TVHN, có rất nhiều đối tượng người dùng tin từ những người cao tuổi,
cáccán bộ công nhân viên chức, học sinh, sinh viên, những người khiếm thị cho
đến những bạn đọc là thiếu nhi. Họ đến với thư viện với nhiều mục đích học tập,
tra cứu thông tin khác nhau nên việc khảo sát kho tài liệu tra cứu là cần thiết. Để
khảo sát kho tài liệu tra cứu với tư cách là bộ phận cấu thành của bộ máy tra cứu
tại TVHN. Thành phần cấu tạo của kho tài liệu tra cứu tại TVHN được trình bày
dưới bảng sau:
Bảng 1 : Loại hình tài liệu có trong kho tài liệu tra cứu
STT
1
2
3

4
5
6

LOẠI HÌNH TÀI LIỆU
Bách khoa toàn thư
Từ điển
Sách tra cứu
Thư mục
Các tài liệu khác
Tổng

2.1.1.2.1 Thành phần cấu tạo
14

SỐ LƯỢNG
325 cuốn
1.000 cuốn
2.278 cuốn
425 cuốn
642 cuốn
4670 cuốn


* Bách khoa toàn thư: TVHN hiên đang lưu giữ và phục vụ 325 cuốn
bách khoa toàn thư, trong đó có những bộ bánh khoa rất có giá trị. Các bộ bách
khoa toàn thư này được bổ sung về thư viện từ nhiều nguồn khác nhau như được
tặng, biếu hoặc mua từ ngân sách. Bạn đọc thường xuyên sử dụng loại tài liệu
tra cứu này vì nó cung cấp những thông tin chính xác cụ thể và hệ thống.
* Từ điển: Hiện tại trong kho tra cứu của TVHN có hơn 1000 cuốn từ

điển các loại, chiếm khoảng gần 20%. Có nhiều loại từ điển khác nhau: từ điển
ngôn ngữ, từ điển thuật ngữ, từ điển nhân vật…. mỗi loại từ điển khác nhau
nhưng đều có cùng chung mục đích là phục vụ nhu cầu tra cứu của người dùng
tin. Toàn bộ số từ điển có trong kho tra cứu của thư viện được trình bày tại bảng
sau:
Bảng 2: Các loại từ điển trong kho tài liệu tra cứu
STT
1
2
3
4
5

CÁC LOẠI TỪ ĐIỂN
Từ điển ngôn ngữ
Từ điển chuyên ngành
Từ điển nhân vật
Các loại từ điển khác
Tổng số từ điển

SỐ LƯỢNG
689
143
91
77
1000 cuốn

* Sách tra cứu: Cùng với bách khoa toàn thư và từ điển, sách tra cứu đóng
có một vai trò quan trọng trong kho tài liệu tra cứu của TVHN. Nhờ có các sách
tra cứu mà bạn đọc được cung cấp những thông tin cơ bản về từng vấn đề, từng

ngành khoa học…. Sách tra cứu ở TVHNgồm có sổ tay, niên giám, sách lịch là
những công cụ đắc lực giúp bạn đọc trong quá trình nghiên cứu, làm việc cũng
như học tập. Với khoảng 2278 cuốn sách tra cứu có nội dung khác nhau được
trình bày tại bảng sau:

15


Bảng 3: Các sách tra cứu có trong kho tài liệu tra cứu
STT
1
2
3
4
5
6

SÁCH TRA CỨU
Sổ tay tra cứu
Sách tra cứu KHTN
Sách tra cứu KHXH
Niên giám thống kê
Sách lịch
Tổng số sách tra cứu

SỐ LƯỢNG
126
920
1.216
09

07
2.278 cuốn

* Các tài liệu tra cứu khác
+ Thư mục: Ngoài các tài liệu tra cứu chủ yếu kể trên, các bản thư mục là
một thành phần không thể thiếu trong kho tài liệu tra cứu, trên cơ sở hệ thống
hóa các tài liệu theo một yêu cầu nhất định, thư mục là công cụ đắc lực trong
việc cung cấp những nguồn tin về tài liệu cho người dùng tin và giúp cán bộ thư
viện trong công tác bổ sung tài liệu. Ngoài các bản thư mục thông báo sách mới
do thư viện biên soạn, kho tra cứu của TVHN hiện còn lưu giữ và phục vụ các
bản thư mục của thư viện quốc gia Việt Nam và một số thư viện khác. Tổng số
425 cuốn thư mục có trong kho tài liệu tra cứu của thư viện được trình bày tại
bảng sau:
Bảng 4: Các bản thư mục có trong kho tài liệu tra cứu
STT
1
2
3
4

TÊN THƯ MỤC

SỐ

Thư mục quốc gia Việt Nam
Thư mục của TVHN
Thư mục của thư viện và cơ quan thông tin khác
Tổng số thư mục

LƯỢNG

135
115
175
425 bản

+ Các tài liệu kinh điển: Đây là mảng tài liệu được thư viện bổ sung tương
đối đầy đủ. Tài liệu kinh điển là những cơ sở tra cứu các vấn đề mnag tính chất
nguyên lý thuộc nhiều lĩnh vực khoa học. Thực tế tại kho tài liệu tra cứu của
TVHN, tài liệu kinh điển được sử rất thường xuyên bởi các nhà lãnh đạo, các
nhà quản lý, học sinh sinh viên các chuyên ngành như Khoa học chính trị, Chủ
nghĩa Mác- Lenin, Nhà nước và Pháp luật,… thì dường như các tài liệu kinh
16


điển dùng để đọc và tham khảo đối với họ là không thể thiếu.
2.1.1.2.2. Tổ chức kho tài liệu tra cứu
Trên cơ sở của nguồn tài liệu được bổ sung vào kho tra cứu việc sắp xếp,
bố trí chúng như thế nào sao cho hợp lý và tiện lợi cho người sử dụng là rất cần
thiết. Tùy thuộc vào đặc điểm của kho tài liệu tra cứu, nhu cầu dùng tin, sự phối
hợp hoạt động của các khâu công tác khác của thư viện mà ta lựa chọn các hình
thức tổ chức kho tra cứu phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ.
Do xác định xác định được tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu tra
cứu đối với việc nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc. Ngay từ khi
thành lập năm 1959 mặc dù cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn nhưng thư
viện đã tổ chức toàn bộ tài liệu tả cứu thành kho riêng theo hình thức tự chọn
Tài liệu trong kho tra cứu được sắp xếp theo khung phân loại DDC
(Dewey Decimal Classification) cấp 1 công thức: Môn loại + số thứ tự. Áp dụng
công thức này tài liệu được sắp xếp theo môn loại tri thức, tài liệu thuộc lĩnh vực
tri thức khi sắp trên giá được đánh số thứ tự từ 1 đến hết. Với cách sắp xếp này
các tập của một bộ, các bộ ở những lần xuất bản khác nhau được tập trung vào

một chỗ đảm bảo tính hệ thống của nội dung trong kho tài liệu. Việc sắp xếp tài
liệu trong kho tra cứu còn được căn cứ vào yếu tố ngôn ngữ. Cách tổ chức kho
tài liệu theo môn loại và theo số thứ tự như trên rất tiện lợi cho bạn đọc khi tra
tìm tài liệu về một vấn đề nào đó.
Vấn đề đặt ra cho kho tài liệu tra cứu là phải tổ chức sao cho nếu không
có sự hướng dẫn của người thủ thư người đọc vẫn dễ dàng tìm kiếm trong hàng
ngàn cuốn sách những tài liệu cần thiết cho nhu cầu của họ. Với mục đích như
vậy ở mỗi loại khoa học , thư viện đều gắn biển chỉ chỗ bằng mica viết chữ to
đậm ở các đầu dãy giá sách.
2.1.1.2.3. Bổ sung và chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu
Tùy thuộc vào nguồn kinh phí được cấp hàng năm thư viện có kế hoạch
bổ sung tài liệu sao cho đảm bảo cân đối số tài liệu giữa các kho: giáo trình, tài
liệu tham khảo, tài liệu tra cứu…. tương ứng với số lượng bạn đọc thư viện phải
phục vụ. Số lượng tài liệu tra cứu của TVHN luân chuyển trong giai đoạn 201217


2014:
Bảng 5: Thống kê số lượt sách luân chuyển tại TVHN giai đoạn 2012- 2014
Năm
2012
2013
2014
Lượt sách luân chuyển
879211
837145
961600
Cũng như các kho tài liệu khác của thư viện, việc thường xuyên chỉnh lý
và bảo quản kho tài liệu tra cứu là hết sức cần thiết. Là một kho được tổ chức
theo hình thức tự chọn, bạn đọc trực tiếp được tiếp cận với tài liệu, bên cạnh
việc đem lại nhiều lợi nhuận cho bạn đọc, đây lại là một trong những khó khăn

cho cán bộ thư viện, nhất là trong điều kiện thư viện chưa có các thiết bị hiện đại
để quản lý bạn đọc.
Ở phòng tra cứu của TVHN có nội quy sau khi bạn đọc tra cứu xong để
tài liệu tại bàn , thủ thư sẽ có trách nhiệm để sách lên giá, cuối giờ làm việc buổi
chiềuthủ thư sẽ đi lướt qua các ngăn để xếp lại những cuốn tài liệu bạn đọc xếp
nhầm. Hàng tuần, thủ thư sẽ giành một buổi để xem xét lại toàn bộ kho. Công
tác bảo quản vốn tài liệu nói chung và tài liệu tra cứu nói riêng ở TVHN được
tiến hành đều đặn 6 tháng 1 lượt. Tóm lại kho tài liệu tra cứu của TVHN luôn
được chỉnh lý và bảo quản tương đối tốt, được làm vệ sinh và xếp trên giá đúng
vị trí.
Chi tiết mô tả xem tại Phụ lục 1 trang 31
2.1.2. Bộ máy tra cứu hiện đại
2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu
Bên cạnh các phương tiện tra cứu truyền thống, cũng như ở các cơ quan
thư viện và cơ quan thông tin khác, TVHN đang từng bước hiện đại hóa bộ máy
tra cứu của mình như việc xây dựng CSDL, trang thiết bị máy tính phục vụ cho
quá trình tra cứu thông tin của đông đảo người dùng tin. CSDL được coi là một
trong những thành phần quan trọng của bộ máy tra cứu.
Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần mềm CDS/ISI do UNESCO tài trợ
để xây dựng CSDL.
- CSDL BỔ SUNG lưu giữ các sách Tiếng Việt người lớn bổ sung vào
thư viện từ năm 1994 đến nay.
- CSDL SÁCH lưu giữ các sách Tiếng Việt hồi cổ từ 1954 đến 1995.
18


- CSDL NGỮ VĂN lưu giữ các sách Tiếng Việt từ năm 1960 đến nay.
- CSDL PHÁP lưu giữ các sách Tiếng Pháp người lớn từ 1988 đến nay.
- CSDL ĐỊA CHÍ lưu giữ các sách viết về Hà Nội.
- CSDL THƯ MỤC chứa tài liệu của 40 thư mục chuyên đề mà thư viện

xây dựng từ năm 1988 đến nay.
- CSDL TC bao gồm các bản trích báo, tạp chí về Hà Nội.
- CSDL THIẾU NHI chứa các sách tiếng Việt cảu phòng đọc, mượn cảu
thiếu nhi từ năm 2002 đến nay.
2.1.2.2. Hệ thống thư mục
TVHN đã biên mục đượcnhiều thư mục có nội dung phong phú nhằm đáp
ứng nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng, thư mục còn biên soạn nhân
những ngày lễ lớn của dân tộc, Thủ đô và các nhiêm vụ trong năm của thành phố
về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa của một năm, đồng thời biên soạn theo
yêu cầu của TVHN.
Các thư mục được biên soạn chủ yếu ở TVHN:
-

Thư mục thông báo sách mới
Thư mục phục vụ lãnh đạo
Thư mục chuyên đề
Thư mục torng quan( biên soạn 01 lần/ 01 năm)

2.1.2.3. Các dịch vụ thông tin thư viện
- Tuyên truyền giới thiệu sản phẩm
Hiện nay, TVHN đã và đang triển khai những kế hoạch nhằm tuyên
truyền và giới thiệu những sản phẩm thân thiện tới bạn đọc đang làm việc và
sinh sống tại Hà Nội cũng như các vùng lân cận để xứng đáng là trung tâm văn
hóa của Thủ đô.
Bên cạnh việc giới thiệu sản phẩm theo những hình thức truyền thống thì
hiện nay thư viện đã áp dụng CNTT để giới thiệu sản phẩm cụ thể như: giới
thiệu các sản phẩm trên trang Web của thư viện, trên những trang mạng xã hội
Internet, phương tiện truyền thông đại chúng… và thư viện đã triển khai mở họp
báo giới thiệu sản phẩm với sự tham gia của nhiều độc giả, sinh viên các trường
đại học, phóng viên các báo đến tham dự nhân dịp cácnhững ngày nghỉ, ngày lễ

19