8 Điểm chung của những người quản lý dự án yếu kém

ĐÀM TÀI CAP - Project Management & Microsoft Project

8

ĐIỂM CHUNG

CỦA NHỮNG NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN YẾU KÉM

N

gười quản lý dự án kém tạo ra nền văn hóa dự án đầy
căng thẳng, sự lộn xộn, và rất ít tiến bộ. Thật không
may, rất nhiều các cá nhân không nhận thức được hành
vi của mình.
Hãy cùng ĐTC điểm qua 8 điểm chung của những người quản lý
dự án kém. Và chúng ta hãy bàn về cách để khắc phục những
hành vi này.
1/ Quá nhiều cuộc họp.
Một số nhà quản lý dự án luôn bắt các thành viên của họ tham
gia các cuộc họp "tù", và thông thường các cuộc họp đó có thể
/>

ĐÀM TÀI CAP - Project Management & Microsoft Project

xử lý bằng cách khác. Những cách xử lý như thế dẫn đến các
thành viên trong nhóm dự án đang bận rộn để hoàn thành công
việc cảm thấy thất vọng, chán nản.
Những điều cần làm: Loại bỏ các cuộc họp định kỳ khi có thể.
Loại bỏ các cuộc họp tư - thu thập thông tin trạng thái dự án.
Phải luôn đặt câu hỏi cho mình: Có cách nào khác để xử lý mà
không phải tổ chức một cuộc họp kéo dài? Một cuộc gọi nhanh

chóng. Một email. Một tin nhắn.
Xem thêm: 7 CÁCH TĂNG HIỆU QUẢ CUỘC HỌP
2/ Quá nhiều tài liệu hướng dẫn.
Những nhà quản lý dự án có tiếng xấu là những xe tài liệu (mà
không có một lần đọc).
Những điều cần làm: luôn sử dụng những tài liệu ngắn gọn.
Nếu có một lý do chính đáng cho một tài liệu dài thì hãy cung
cấp một bản tóm tắt cho phép mọi người có thể dễ dàng tiếp
nhận các thông tin quan trọng nhất.
Xem thêm: TƯ DUY SÁNG TẠO VỚI MINDMAP
3/ Thiếu sự tin tưởng.
Khi nhà quản lý dự án có một sự thiếu tin tưởng, đội nhóm của
anh ta sẽ chậm hẳn lại.
Những điều cần làm: Trong cuốn sách của mình, The Speed of
Trust - Tốc độ của niềm tin, Steven Covey nói rằng Niềm
tin được tạo ra thông qua hai điều: 1) động cơ tốt, và 2) cung
cấp về những gì bạn đã hứa. Nếu bạn có những động cơ tốt,
nhưng không cung cấp, mọi người sẽ mất niềm tin vào bạn. Nếu
bạn cung cấp nhưng có những động cơ xấu, thành viên nhóm
nghiên cứu và các bên liên quan sẽ không tin tưởng bạn. Vì vậy,
chắc chắn rằng động cơ của bạn là đúng; sau đó làm những gì
bạn nói!
/>

ĐÀM TÀI CAP - Project Management & Microsoft Project

4/ Tập trung vào tự quảng cáo.
Không có gì giảm động lực thúc đẩy các thành viên dự án hơn
một người quản lý dự án - người luôn liên tục đề cao bản thân
mình trong khi ghi nhận rất ít cho các thành viên của mình.

Những điều cần làm: Hãy hỏi một người cố vấn đáng tin cậy
để giúp bạn khắc phục vấn đề này. Hãy tìm cách để thừa nhận
và cảm ơn các thành viên nhóm của bạn cho công việc khó khăn
mà họ đã thực hiện. Khi có vấn đề, hãy đứng vào vị trí cao nhất
và nói với các bên liên quan của bạn, bạn là người chịu trách
nhiệm và những gì bạn sẽ làm gì để giải quyết các vấn đề. Khi
có thành công, hãy làm nổi bật những đóng góp của thành viên
trong nhóm và hạ thấp vai trò của bạn.
5/ Nghe kém.
Những nhà quản lý dự án tài ba luôn biết cách lắng nghe. Thay
vì làm gián đoạn để tạo ra tâm điểm, các nhà lãnh đạo tài ba lắng
nghe với ý định đào sâu hơn và hiểu được quan điểm của người
khác.
Những điều cần làm: Tập trung hơn vào người nói. Hãy liên
hệ với mắt tốt. Đặt câu hỏi theo dõi thích hợp cho thấy sự đồng
cảm và quan tâm.
6/ Kỹ năng ủy thác/giao phó kém.
Mark, một nhà quản lý dự án, giao phó rất nhiều việc cho các
thành viên nhóm của mình. Đây là vấn đề - thành viên trong
nhóm đã bị bối rối, mơ hồ; họ không chắc chắn về những gì
được mong đợi và khi nào cần phải hoàn thành.
Những điều cần làm: Lập kế hoạch ủy quyền/ giao phó - viết ra
và truyền đạt những gì bạn đang ủy thác, mức độ quyền hạn
được đưa ra, ngày đến hạn, trong khi bạn vẫn theo dõi. Hãy để

/>

ĐÀM TÀI CAP - Project Management & Microsoft Project

các thành viên nhóm của bạn biết rằng bạn luôn sẵn sàng để

thảo luận về các vấn đề và cung cấp sự hỗ trợ.
Xem thêm: 5 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
NÊN DÙNG

7/ Kỹ năng thúc đẩy yếu.
Nếu bạn đã tham dự cuộc họp dự án của Betty, bạn đã nhìn thấy
rất nhiều giao tiếp một chiều từ Betty đến thành viên trong nhóm
của mình. Bà điều hành và hiếm khi yêu cầu các đầu vào và ý
tưởng. Những điều cần làm: Lập kế hoạch các cuộc họp của
bạn với một chương trình nghị sự rõ ràng và những câu hỏi mà
bạn có ý định yêu cầu các thành viên nhóm tham gia vào. Khi
yêu cầu đầu vào, đừng để sự im lặng cám dỗ bạn nói ra sớm;
hãy cho người khác thời gian để suy nghĩ và trả lời. Hãy khẳng
định cá nhân khi họ trả lời.
Xem thêm: 7 CÁCH TĂNG HIỆU QUẢ CUỘC HỌP
8/ Thất bại trong việc đối phó với các vấn đề của thành viên
trong nhóm.
Một yếu tố khác làm giảm động lực thúc đẩy rất lớn là khi các
nhà quản lý dự án thất bại khi đối diện và giải quyết việc thực
hiện kém hiệu quả của một số thành viên dự án. Những thành
viên này có vấn đề là hiếm khi hoàn thành nhiệm vụ đúng thời
hạn và luôn luôn có một cái cớ để viện dẫn.
Những điều cần làm: Huấn luyện các thành viên của bạn dạng
"1 -1" khi bạn bắt đầu đưa ra vấn đề cũng như cần làm rõ mong
đợi của bạn. Yêu cầu một cam kết từ các cá nhân để thông báo
cho bạn càng sớm càng tốt nếu có bất cứ điều gì bắt đầu cản trở
họ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nếu bạn không thể có được
những câu trả lời mong đợi theo thời gian, hãy nói chuyện với

/>

ĐÀM TÀI CAP - Project Management & Microsoft Project

nhà tài trợ dự án và đơn vị cung cấp nguồn lực - tùy thuộc vào
công ty bạn - về các bước để thay thế các cá nhân.
Bài tập
Bạn có bất kỳ những hành vi này không? Cuộc sống là một cuộc
hành trình của sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Chọn
một hoặc hai điều ở trên để làm việc trong tuần tới. Nếu bạn có
thể, hãy chia sẻ những điều này với một người bạn đáng tin cậy
hoặc người cố vấn những người có thể thảo luận về các kết quả
với bạn sau này.

/>