Báo cáo nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư tại UBND phường nguyễn du

LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS.Bùi Thị Ánh
Vân đã tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như các buổi thảo
luận, cô là người đã hướng dẫn,chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý
báu,tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND và các ban nghành đoàn thể
phường Nguyễn Du đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần
thiết về địa phương,giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài là của tôi được thực
hiện qua việc khảo sát thực tế tại UBND phường Nguyễn Du và tham khảo các
tài liệu. Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác. Tôi
xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.
Ký tên


BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Từ viết tắt
UBND
HĐND
CNTT

Tên cụm từ viết tắt

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghệ thông tin


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các
cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử
dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị
trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Nhận thức rõ được điều đó, và hiểu được sự cần thiết của việc đổi mới,
nâng cao hiệu quả của cong tác Văn thư trên địa bàn phường, cũng như sự hạn
chế về số lượng các đề tài liên quan, nhóm sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học
14B quyết định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên
gọi : “ Công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du”
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.Đối tượng nghiên cứu
- Công tác văn thư ở UBND phường Nguyễn Du
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2014-2015

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi...tại UBND phường Nguyễn Du
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du
trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những
hạn chế của công tác
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
5


hoạt động quản lý văn thư tại UBND phường Nguyễn Du
4. Gỉa thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp
này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau
- Hoạt động của văn phòng UBND phường Nguyễn Du cần được tiếp tục
đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành
chính nhà nước và UBND phường Nguyễn Du
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND phường Nguyễn Du được nâng
cao thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn
5. Lịch sử nghiên cứu
Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là
vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công
trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:
- Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc
trung học”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham
gia: ThS. Dương Mạnh Hùng, CN. Ngô Thiếu Hiệu, CN. Vũ Côi, CN. Nguyễn
Hữu Thời.
- Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”. Chủ nhiệm

đề tài: CN. Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS. Dương Văn
Khảm, PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, CN. Hoàng Minh Cường.
- Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành
chính nhà nước". (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành
viên tham gia: ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Lan Anh, CN.
Nguyễn Thiên Ân, CN. Nguyễn Thị Như Thuần.
- Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường
điện tử” (2009). Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham
gia: ThS. Lã Thị Hồng; ThS. Tiết Hồng Nga; ThS. Lê Văn Năng; CN. Nguyễn
Thị Như Thuần. 8.4 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2006-2
- Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” (2010); Chủ
6


nhiệm đề tài: CN. Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS. Tiết Hồng
Nga; ThS. Nguyễn Thị Chinh; CN. Mai Thị Thu Hiền.
- Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ
quan”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia :
PGS.TS. Dương Văn Khảm, CN. Nguyễn Hữu Thời, CN. Trần Thị Phương
Trâm, CN. Trần Như Nghiêm.
6. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp duy vật biện chứng
+ Phương pháp điều tra khảo sát
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp quan sát
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
7. Đóng góp của đề tài
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND
phường Nguyễn Du , thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn

đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với UBND phường Nguyễn Du
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU

7


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã
hội.
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn
phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt
động văn phòng và là một mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý của cơ
quan, đơn vị.
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
8


lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung
thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi
cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư
- Nhanh chóng: Có nghĩa là quá trình tổ chức thực hiện các nội dung cụ
thể của công tác văn thư ở UBND phường, từ khâu xây dựng văn bản đến khâu

tổ chức quản lý, giải quyết văn bản (di - đến) được tiến hành nhanh, kịp thời sẽ
góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết mọi công việc quản lý điều hành ở
UBND phường. Trong văn bản quản lý đều chứa đựng những thông tin về một
sự việc nhất định, nên nếu việc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm
tiến độ giải quyết công việc của UBND phường, đồng thời làm giảm ý nghĩa
tính cập nhật của những sự việc, thông tin nêu ra trong văn bản.
- Chính xác: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp
vụ trong công tác quản lý văn bản, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản
lý của UBND phường. Cụ thể như sau:
Nội dung văn bản
Thể thức văn bản
Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
(1)
(2)
(3)
Nội dung văn bản phảiVăn bản ban hành phải cóYêu cầu chính xác phải được
chính xác tuyệt đối vềđầy đủ các thành phần dothực hiện nghiêm túc trong tất
mặt pháp lý. Các dẫnNhà nước qui định. Mẫucả các khâu nghiệp vụ của công
chứng hoặc trích dẫntrình bày phải đúng theotác văn thư nhu: đánh máy, sao
9


Thông tư số 01/2011/TTtrong văn bản phải hoàn
toàn chính xác về nội
dung thông tin. Số liệu
nêu trong văn bản phải
đầy đủ, chứng cứ phải
rõ ràng.

BNV ngày 19/01/ 2011(in) văn bản; đăng ký văn bản;

của Bộ Nội vụ hướng dẫnchuyển giao văn bản; lưu văn
thể thức và Kỹ thuật trìnhbản ... không sao (in) thừa/thiếu
bày

văn

bản

hànhsố lượng; đăng ký văn bản phải

chính (tham khảo thêm đầy đủ thông tin, chuyển giao
Thông

tư

liên

tịch văn bản đúng thời gian và đến

55/2005/TTLT-BNV-

tận tay người nhận.

VPCP ngày 06/5/2005).
- Bí mật: Nguyên tắc này được hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho
công chức Văn phòng - Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan
đến văn thư, văn phòng phải quán triệt được tinh thần giữ gìn bí mật theo đúng
qui định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10
ngày 28/12/2000. Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũng phải giữ gìn bí
mật cả những nội dung thông tin mới chỉ đang bàn bạc, chưa thành các quyết

định chính thức hoặc chưa được ban hành bằng văn bản.
- Hiện đại: Nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp,
có những thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác cần
phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết
và xử lý văn bản kịp thời. Yêu cầu của hiện đại trong công tác văn thư đã trở
thành một trong những tiền đề bảo đảm tính hợp lý hiệu quả cho hoạt động quản
lý Nhà nước nói chung và của UBND phường nói riêng.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND phường thì văn
thư được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” . Vì vậy, mọi loại văn bản
giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn
thư để tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và
10


văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND phường làm ra
cũng đều phải tổng hợp về văn thư đẻ làm thủ tục ban hành.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
* Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành
văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
tính
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn
11


bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2 trở lên. Bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Trình bày bì và viết bì: mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
- Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào
trong, không làm nhàu văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì: trên bì văn bản khẩn

phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc
đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật
trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
12


- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
*Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản.
Xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước
có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của
mình.
Trình tự xây dựng văn bản gồm: Sáng kiến và soạn thảo văn bản; lấy ý
kiến xây dựng dự thảo; Thẩm định dự thảo; Xem xét, thông qua; công bố; gửi và
lưu trữ văn bản.
Tiểu kết
Qua chương 1 chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư.
Chương 1 cũng là tiền đề để đi tới phần thực trạng về UBND phường Thạch
Linh và nêu được ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư trong chương 2

13


Chương 2
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU
2.1.Khái quát về UBND phường Nguyễn Du
Phường Nguyễn Du được thành lập theo Nghị định số 20/2007/NĐ-CP
ngày 07/02/2007 của Thủ tướng Chính phủ

Tên giao dịch quốc tế
Mã số thuế
Địa chỉ
Quận, huyện, thị xã
Tỉnh(tp)
Điện thoại liên hệ
Ngày bắt đầu hoạt động

UBND Phường Nguyễn Du
3000755870
Đường Nguyễn Huy Tự kéo dài
Thành phố Hà Tĩnh
Hà Tĩnh
039362824**
19/02/2009

2.1.1. Tổ chức bộ máy
UBND phường Nguyễn Du được cấu tạo với 13 phòng ban chính.
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Nguyễn Thăng Long
Phó chủ tịch: Ông Dương Đình Phúc và bà Nguyễn Thị Hồng Minh
Đại diện văn phòng UBND: Ông Nguyễn Văn Trung
Trưởng công an phường: ông Đậu Minh Anh Tuấn
Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND
1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
1 Đồng chí Chủ tịch UBND
2 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ

1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán
2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng
14


1 Đồng chí Cán bộ Tư pháp hộ tịch
2 Đồng chí Phó trưởng Quân sự
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
· Đảng ủy:
-Bí thư đảng ủy: Nguyễn Văn Trung
-Phó bí thư đảng ủy: Nguyễn Xuân Huyên
· Hội đồng nhân dân:
-Chủ tịch: Nguyễn Văn Trung
-Phó chủ tịch: Phạm Thị Minh Thủy
· Uỷ ban nhân dân:
-Chủ tịch: Nguyễn Thăng Long
-Phó chủ tịch: Nguyễn Thị Hồng Minh
-Phó chủ tịch: Dương Đình Phúc
2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường
Nguyễn Du
UBND phường Nguyễn Du chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân phường nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND phường Nguyễn
Du
Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt đọng quản lý nhà nước.
Đối với UBND phường Nguyễn Du, công ác văn thư là một nội dung lớn của công tác

văn phòng. Bộ phận văn thư thuộc UBND phường Nguyễn Du có chức năng sau:
-Quản lý các loại dấu của HĐND-UBND và văn phòng UBND phường theo
đúng quy định. Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn dao con dấu cho
người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm
việc đóng dấu không trên bất kì loại công văn tài liệu, giấy tờ nào.
-Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ, chuyển
công tác theo đúng địa chỉ. Những công văn đề ngoài phong bì “ Chỉ người có tên mới
được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bì
15


công văn.
-Những công văn do cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp nhận từ cấp trên, cơ
sở ban ngành, UBND phường Nguyễn Du phải qua văn thư đăng kí vào sổ. Tất cả
những công văn giấy tờ chưa đăng kí qua văn thư mà đã có ý kiến của Thường trực
HĐND, chủ tịch,các phó chủ tịch đều được chuyển lại văn thư để đăng kí vào sổ và xử
lý theo quy định
-Văn thư có trách nhiệm lại những công văn không đúng thể thức. Các văn bản
đều được đóng dấu, vào sổ chuyển cho Chánh văn phòng để xử lý.
2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.4.1. Giúp Chánh văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện các chế độ,quy định về
văn thư – lưu trữ;
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Thẩm định ,trình cấp có thẩm quyền phê duyệt” Danh mục nguồn và thành
phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của phường “;
- Thẩm định ,trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”Danh mục tài liệu hết giá
trị” của Lưu trữ lịch sử của phường;
- Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”Danh mục tài liệu hết giá

trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sữ của
phường ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên
chức làm công tác văn thư,lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo , xữ lý vi
phạm pháp luật về văn thư,lưu trữ ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng
kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
2.1.4.2. Giúp Chủ tịch UBND phường thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ
16


lịch sử phường :
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tình;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử phường;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê và báo cáo thống kê về tài liệu lưu trữ được
bảo quản tại Lưu trữ lịch sử phường;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng côngg cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học công
nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác tại Lưu trữ lịch sử phường
2.1.4.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác của UBND phường Nguyễn Du do
Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo quy định của pháp luật.
2.2. Công tác văn thư

2.2.1Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Nguyễn Du
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Nguyễn
Du đã đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ
-Tại đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn
nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên
Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp
trên về công tác văn thư, lưu trữ
- Về cơ bản UBND phường Nguyễn Du đã triển khai Luật Văn thư, các
Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục
hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư.
-Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBND
Phường tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của
17


Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các
thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất
nhu cầu của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian
theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và
tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính
theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính
phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp,
phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một
cửa” hoặc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân,
tổ chức.
-Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND Phường quan tâm,
triển khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn
bản theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008. Công tác văn thư đã được thực

hiện có bài bản, đúng quy định.
- Việc làm tốt công tác văn thư tạ UBND phường Nguyễn Du đã giúp thủ
trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công
tác văn thư và tin học hóa công tác văn thư cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn bản cho
cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
Thứ ba :Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên
-Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập
trung, trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt
công tác còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để
tập trung chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy
công quyền.
-Công tác rà soát văn bản được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và chất
lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được tăng cường. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin được lãnh đạo UBND Phường quan tâm sát sao, đầu tư
thích đáng nên đã đạt được nhiều kết quả, mức độ hài lòng của người dân được
nâng cao
18


-Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôn
tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà
nước.
Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản
UBND Phường Nguyễn Du đã bố trí được phòng để lưu trữ văn
thư,phòng có giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa,thông gió...
2.2.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản được coi là một nhiệm quan trọng trong công tác văn thư
tại UBND Phường Nguyễn Du .
Về Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển

giao đúng quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức.
Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư
UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu đóng dấu đến,
đăng ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị
và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Khi Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau
khi đăng ký vào sổ đã trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.
Đối với văn bản có dấu chỉ độ Mật, Tối mật, luôn đảm bảo tuyệt mật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.Việc
chuyển giao văn bản luôn đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn
bản.
Về Quản lý văn bản đi: ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã
đảm bảo theo quy định. UBND Phường đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và
lưu văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.
Văn bản đi luôn lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND phường và
bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND phường được đóng
dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Mọi trường hợp giao nhận văn bản có các độ mật giữa những người có
liên quan đều phải vào số, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Việc quản lý tốt Văn Bản đã giúp cấp trên có thể theo dõi, đôn đốc việc
19


giải quyết văn bản đến và đi dễ dàng hơn.
2.2.3.Quản lý con dấu
Theo quy định của Thông tư, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử
dụng con dấu là:
-Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan Công an và thông báo mẫu dấu
với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu.
-Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND phường và con dấu

của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND phường.
-Quản lý chặt chẽ con dấu tại trụ sở UBND phường; có quy định cụ thể về
quản lý, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ
quan phường, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của chủ tịch
UBND phường.
-Chỉ giao con dấu cho người được phân công làm nhiệm vụ văn thư sử
dụng đóng vào các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có
thẩm quyền của UBND phường; không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu
trước khi ký.
-Phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi con dấu hoặc Giấy chứng
nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn bản
báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho
cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu tìm
được, thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy định.
-Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức được chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm
vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng
ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu đó.
-Trường hợp đổi, làm lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận
đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đăng ký con dấu mới.
-Một số hạn chế trong việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Con dấu còn giao cho nhiều người quản lý.
20


+ Khi giao con dấu cho người khác sử dụng không được lập biên bản
hoặc
ghi vào sổ sách theo dõi nên khi có vấn đề rất khó quy kết trách nhiệm.
+ Con dấu chưa được bảo quản đúng nơi quy định, tiềm ẩn nguy cơ bị lợi

dụng.
+ Việc đóng dấu trên văn bản chưa đúng.
+ Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản chuyên ngành còn lúng
túng do thiếu quy định.
+ Đóng dấu khống chỉ.
2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
2.2.5 Soạn thảo văn bản
-Hình thức văn bản: các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức bao gồm:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm
2002;
+ Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
21


chuyển;

+ Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: các hình thức
văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
-Thể thức văn bản: thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính
-Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
+ Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản
duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
+ Đánh máy, nhân bản.
+ Ký văn bản

2.3.Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du
2.3.1 Ưu điểm
-Công văn có độ mật được bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, đúng quy
22

định của Pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.
-Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày
càng được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ. Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng
cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu.
-Quản lý và sử dụng con dấu nghiêm túc, đúng quy chế.
-Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư và các văn bản của Nhà
nước về văn thư được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nội dung.
-Tổ chức bộ máy văn thư, của UBND phường Nguyễn Du được kiện toàn,
củng cố; biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn
thư được tăng cường.
-Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư ở UBND phường
Nguyễn Du có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm
vụ của công tác văn thư.
-Các công văn đi, công văn đến đều được đăng kí, chuyển giao kịp thời,
đúng địa chỉ. Công văn đi ban hành đúng thẩm quyền.
-Văn bản đi ghi số và ngày tháng văn bản, thể thức văn bản đã đảm bảo
theo quy định. UBND phường Nguyễn Du đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi
và lưu văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn phòng văn thư đúng quy định.
-Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao đúng quy trình, đầy
đủ vào sổ cho công chức.
2.3.2. Hạn chế
-Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn
thư,và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc
chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư ở UBND phường Nguyễn Du
chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.
-Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy ra
tình trạng lỗi mạng, virut tấn công máy tính, máy photo, máy in bị hỏng,
mực in chưa đến…,thiếu máy hủy tài liệu;
-Việc lấy số văn bản thỉnh thoảng còn nhầm lẫn, sai sót;

-UBND phường Nguyễn Du chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng
23


dẫn thực hiện công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công
tác văn thư, ... dẫn đến một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư
của UBND phường Nguyễn Du còn lúng túng , thiếu khoa học trong việc tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư.
-UBND phường Nguyễn Du chưa bố trí biên chế công chức, viên chức
chuyên trách làm công tác lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn
vị chưa được quan tâm đúng mức, không đảm bảo thực hiện theo đúng các quy
định hiện hành nên cũng phần nào làm khó khăn đến công tác văn thư.
-Chuyển giao văn bản thỉnh thoảng vẫn chậm;
Tiểu kết
Qua chương 2 chúng ta đã thấy được khái quát UBND phường Nguyễn
Du và thực trạng công tác văn thư tại đây để nêu lên những ưu điểm và hạn chế,
làm cơ sở cho chương 3 “ Một số giải pháp nằm nâng cao hiệu quả công tác
văn thư tại UBND phường Nguyễn Du”

24


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
PHƯỜNG NGUYỄN DU
3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Nguyễn Du
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán
bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch
công chức văn thư theo quy định của pháp luật.
3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên
với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành
với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang
công tác.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ
tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh
pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị,
nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm
vụ thường xuyên.
3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện
trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành
-Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
25