Tiếu luận PP nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn

MỤC LỤC

1

1


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quản Đảng, cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Có thể nói công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, tổ chức.
Với những lý do trên tôn chọn đề tài “Công tác văn thư Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn” để làm đề tài viết tiểu luận.
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
trong thời gian năm 2015.
3. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư như:
- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình Quyền.

- Hoàn thiện công tác văn thư tại Văn phòng trường đại học Bách Khoa của
tác giả Trịnh Thị Hoài.
- Nghiên cứu công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Phú Cường – huyện
Sóc Sơn – thành phố Hà Nội năm 2014
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Công tác văn thư tại Ban
quản lý dự án huyện Sóc Sơn;
- Thực trạng công tác văn thư của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn;
- Đánh giá thông tin và đề xuất giải pháp.
5. Phương pháp nghiên cứu
2


Để thực hiện bài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng một số phương pháp
sau:
- Phương phápnghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp điều tra, khảo sát;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp so sánh.
6. Đóng góp của đề tài
Thông qua đề tài đó để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn.
7. Cấu trúc của đề tài:
“Công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn”
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Ban quản lý dự
án huyện Sóc Sơn
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc
Sơn

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban quản
lý dự án huyện Sóc Sơn

3


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT BAN
QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
các hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang. Là hoạt động các công việc về vấn đề xây dựng văn bản và
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình
thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt
hiệu quả.[1;tr2].
Công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn bản và tài liệu
phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý và sử
dụng con dấu.[1;tr3].
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ
chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là cơ
quan).
Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú
và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết là
những văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ đạo

của cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề nghị
phối hợp thực hiện. Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh ra được
lưu tại các phòng ban chuyên môn.
Nghiệp vụ của công tác văn thư:
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)
4


+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
+ Lưu văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thầm quyền
+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm
+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức
+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung.
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
* Ưu điểm
Công tác văn thư của Ban quản lý dự án đều do một cán bộ văn thư có
nghiệp vụ chuyên môn đảm nhiệm nên công tác văn thư theo đúng thủ tục, quy

trình và hoạt động lưu trữ cẩn thận, gọn gàng, khoa học.
* Nhược điểm:
Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc của UBND huyện Sóc Sơn, có chức
năng và nhiệm vụ là tổ chức thực hiện đầu tư và xây dựng các dự án trong huyện
Sóc Sơn. Bởi vậy, do tính chất công việc, có rất nhiều hồ sơ của các dự án công
trình phải lưu trữ trong nhiều năm và lưu trữ dàn trải cho từng cán bộ phụ trách dự
án đó. Vì vậy không tránh khỏi thất lạc, mối mọt, thiếu khoa học, gây khó khăn
cho công tác tìm kiếm khi cần.
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công
tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng
được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
5


cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác
văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà
nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành
chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của
công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả
quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ
còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan
tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán
bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về
chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
còn nhiều hạn chế…
Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất
lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước
như sau:
Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các
6


cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự
chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan
chức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong
việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bản
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng

cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện
nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của
Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn
thư, lưu trữ.
Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp
thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết
đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu
trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao
trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại
các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.
Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm
văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học
công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công
sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu
lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan
trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng
tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử
trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần
quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan,
tổ chức.

7


1.2. Khái quát về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Ban quản lý dự án trực thuộc UBND huyên Sóc Sơn, được UBND thành phố

Hà Nội thành lập tại Quyết định số 3793/ QĐ-UB ngày 18/10/1995.
Năm 1996, Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình ngân sách cấp
được thành lập trên cơ sở kiện toàn lại Ban kiến thiết và Ban quản lý dự án công
trình xây dựng thủy lợi huyện. Đến năm 2000, Ban quản lý dự án được tổ chức lại
tại Quyết định số 30/2000/QĐ-UB ngày 23/9/2000 và đổi tên thành Ban quản lý dự
án huyện Sóc Sơn cho đến nay. Những năm đầu thành lập, tổ chức bộ máy gồm
Ban Giám đốc và bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ với tổng số 14 cán bộ viên chức.
Những công trình tiêu biểu hoàn thành trong giai đoạn đầu này là: Trường PTTH
Trung Giã, Trường THCS Bắc Phú, tuyến đường Phù Lỗ đi Mai Đình, kè đạp hồ
Đồng Quan, tuyến đường Núi Đôi – Bắc Phú, Nhà văn hóa Sóc Sơn, tu bổ khu di
tích đền Sóc và một số tuyến đường điện trên địa bàn các xã.
Giai đoạn 2000-2010: Đây là gia đoạn Ban quản lý dự án hoàn thiện về tổ
chức bộ máy và chuyên môn nghiệp vụ. Đặc biệt, tranh thủ Nghị quyết 16/NQ-TU
ngày 21/5/2004 của Ban Thường vụ Thành ủy và Kế hoạch số 61/KH-UB ngày
25/8/2004 của UBND Thành phố về phát triển kinh tế xã hội huyện Sóc Sơn và các
gói kích cầu của Chính phủ. Các năm 2000-2010, Ban quản lý dự án phát triển
mạnh mẽ cả về số lượng dự án và quy mô tổng mức đầu tư, với tổng số 339 dự án
và 1.148 tỷ đồng được phân bổ. Trong đó, nhiều công trình tiêu biểu đã được gắn
biển chào mừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội như: dự án Chỉnh trang
hạ tầng kỹ thuật tuyến đường Quốc lộ 3, đường 131 khu vực trung tâm hành chính;
Trung tâm dạy nghề huyện Sóc Sơn; tuyến đường Lập Trí – Đồng Đò, Nhà thi đấu
huyện Sóc Sơn.
Giai đoạn 2011-2016: Đây là giai đoạn ban quản lý dự án thực sự lớn mạnh
và trưởng thành. Tổ chức bộ máy đang được kiện toàn thành Ban quản lý dự án
khu vực theo quy định của Nghị định số 59/2015/NĐ-CP.
Để đạt được những thành tựu đó luôn có sự đóng góp to lớn, nhiệt huyết của
các đồng chí nguyên lãnh đạo Ban quản lý dự án cùng toàn thể các bộ viên chức cơ
quan qua các thời kỳ, để ngày nay hình thành nên một Ban quản lý dự án chuyên
nghiệp, có vị thế cao trong địa bàn toàn thành phố.

8


1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn.
Bản quản lý dự án huyện Sóc Sơn gồm có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc
(Ban Giám đốc) và các tổ, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ như sau: Văn phòng,
Tài vụ, Kế hoạch đầu tư, Hạ tầng, Thủy lợi, Giải phóng mặt bằng và môi trường;
Giáo dục, Y tế, Văn hóa-xã hội
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn là tổ chức sự nghiệp kinh tế, có tư cách
pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước Sóc
Sơn. Được UBND huyện Sóc Sơn giao nhiệm vụ làm đại diện chủ đầu tư, trực tiếp
quản lý và thực hiện các dự án đầu tư từ các nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước,
nguồn vốn hỗ trợ và một số nguồn vốn khác (nếu có)…
Ban quản lý dự án chủ động thực hiện thực hiện các công việc:
- Phối hợp cùng với các ngành chức năng lập kế hoạch hàng năm trong lĩnh
vực đầu tư và xây dựng trên địa bàn huyện Sóc Sơn;
- Lựa chọn các đơn vị có đủ tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm để
thực hiện công tác tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư (lập báo cáo kinh tế kỹ thuật
đối với các dự án chỉ phải BCKTKT), lập thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công
trình;
- Tổ chức thực hiện các công việc:
+ Lập, trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư (báo cáo kinh tế kỹ thuật);
+ Lập, trình thẩm định, phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công
trình;
+ Lập kế hoạch tài chính trong từng giai đoạn của dự án, thực hiện thanh
quyết toán và hoàn công trình theo quy định hiện hành; đảm bảo tiến độ giải ngân
theo kế hoạch;
+ Lập, trình phê duyệt hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu các gói thầu
theo kế hoạch; đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành về công tác đấu thầu lựa

chọn nhà thầu;
+ Tổ chức giám sát kỹ thuật, quản lý chất lượng, tiến độ thi công theo quy
định; nghiệm thu, thanh toán khối lượng thực hiện theo các giai đoạn thi công xây
dựng;
+ Tổ chức nghiệm thu công trình hoàn thành và bàn giao công trình đưa vào
khai thác sử dụng, đảm bảo tuân thủ các trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành;
thực hiện bảo hành công trình theo quy định.
9


* Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám đốc:
Đồng chí Giám đốc Ban quản lý dự án ngoài việc thực hiện các quy định
trong quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn được ban hành hàng năm, Giám
đốc Ban quản lý dự án còn có trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc theo
các nội dung sau:
+ Phụ trách chung về tất cả các mặt công tác của Ban, trực tiếp lãnh đạo và
điều hành toàn diện mọi hoạt động của Ban, chịu trách nhiệm tập thể và cá nhân
trước cấp trên và pháp luật;
+Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức - nhân sự, công tác đối ngoại, đời sống
cán bộ, viên chức trong cơ quan và phụ trách Tổ Tài vụ;
+ Giải quyết đề nghị của các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và Tổ trưởng
các tổ chuyên môn nghiệp vụ khác trong cơ quan;
+ Duy trì chế độ giao ban thường xuyên hoặc đột xuất trong cơ quan, tham
dự các cuộc họp do cấp trên triệu tập hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc đi thay;
+ Trực tiếp tham gia những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn
như: các đề án về quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của Thành
phố và huyện, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, công tác tổ chức - nhân sự
(điều động, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ; tăng cường, trưng tập cán bộ theo yêu cầu
của UBND huyện, …), phối hợp với cấp ủy và công đoàn thông qua hội nghị cơ
quan để trao đổi, bàn bạc, đóng góp ý kiến trước khi quyết định hoặc trình cấp trên

quyết định;
+ Lập kế hoạch, chương trình hoạt động theo tuần, tháng, năm;
+ Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt quy chế dân chủ trong hoạt
động của cơ quan;
+ Khi Giám đốc đi công tác, nghỉ phép (từ 03 ngày trở lên) thì phải có ủy
quyền bằng văn bản cho Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành chung mọi
hoạt động của cơ quan, đồng thời có văn bản báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp
quản lý;
Các đồng chí Phó Giám đốc Ban quản lý dự án ngoài việc thực hiện các quy
định trong quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn được ban hành hàng năm,
còn có trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc theo các nội dung sau:
+ Các Phó Giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc các công việc
được phân công phụ trách theo từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc, UBND huyện và pháp luật về lĩnh vực công tác mà mình được giao phụ
10


trách;
Các Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiệm:
+ Giúp việc cho Giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác theo sự phân
công của Giám đốc, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc cụ thể được phân
công, đảm bảo thực hiện đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước
và các quy định của UBND Thành phố và UBND huyện, chịu trách nhiệm về các
nội dung giải quyết công việc của mình. Cụ thể, các vấn đề chuyên môn của dự án:
Kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, hồ sơ dự án. Những công việc giải quyết vượt
quá thẩm quyền cần báo cáo và xin ý kiến của Giám đốc;
+ Khi tiếp xúc và trả lời các cơ quan ngôn luận về những vấn đề thuộc lĩnh
vực mình phụ trách phải báo cáo Giám đốc và phải được Giám đốc nhất trí;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc mình phụ trách (về tiến độ,
khối lượng, chất lượng, hồ sơ dự án);

+ Được quyền tự bố trí công tác cho cán bộ do mình phụ trách và tự chịu
trách nhiệm về cán bộ do mình phụ trách;
+ Đồng chí Phó Giám đốc được phân công phụ trách điều hành công việc
Hành chính của cơ quan: thường xuyên giúp Giám đốc quản lý một số công việc
hàng ngày, cùng với Giám đốc tổ chức thực hiện chương trình làm việc của cơ
quan và phối hợp với các Phó giám đốc khác thực hiện các công tác trọng tâm,
những việc có liên quan đến nhiều lĩnh vực khi vắng mặt Giám đốc; đồng thời trực
tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc
phân công.
* Chức năng, nhiệm vụ của các tổ, bộ phận:
- Tổ Văn phòng:
Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về các công việc liên quan đến hoạt
động thường ngày của cơ quan; quản lý chung các tài sản của cơ quan; đảm bảo sự
hoạt động thông suốt của điện, nước sinh hoạt, thông tin liên lạc (điện thoại, fax,
internet...); công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, bảo
vệ cơ quan (gồm: Văn phòng, Lái xe, Bảo vệ).
Công việc cụ thể:
+ Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ: có trách nhiệm thường trực cơ quan,
tiếp nhận, xử lý văn bản, lưu trữ, vào sổ theo dõi các tài liệu, giấy tờ công văn đến;
kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký văn bản công văn đi do các tổ, bộ phận soạn
thảo; đóng dấu và ban hành các văn bản đúng quy định và đúng địa chỉ; kiểm kê tài
11


sản, máy móc thiết bị, dụng cụ của cơ quan; đảm bảo đầy đủ văn phòng phẩm phục
vụ công việc của các đồng chí cán bộ, viên chức cơ quan;
+ Phụ trách công tác trang trí, khánh tiết cơ quan, kiểm tra, chuẩn bị phòng
họp, hội nghị, phụ trách và điều động lái xe theo chỉ đạo của Ban Giám đốc;
+ Phụ trách công tác đón, tiếp khách đến liên hệ công tác; bố trí tiếp đón
khách tại phòng họp trước khi báo cáo Ban Giám đốc; thông báo cho Tổ trưởng

hoặc cán bộ, viên chức có liên quan tổ chức tiếp đón hoặc giải quyết công việc;
+ Bố trí cán bộ vào Văn phòng UBND huyện chuyển các hồ sơ tài liệu của
cơ quan vào UBND huyện và lấy các văn bản đến trong ô ngăn tài liệu Ban quản lý
dự án được Văn phòng UBND huyện cung cấp; định kỳ buổi sáng 9h00', buổi
chiểu 16h'00 hàng ngày, trong giờ hành chính;
+ Thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 12 Trình tự, thủ tục ban hành, xử
lý và lưu trữ văn bản.
- Tổ Tài vụ:
Gồm có đồng chí Kế toán trưởng làm tổ trưởng , các đồng chí kế toán viên,
thủ quỹ...
+ Kế toán trưởng: Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc, các cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về tài chính,
ngân sách; quản lý chặt chẽ, phân công cán bộ trong bộ phận theo dõi tạm ứng, cấp
phát, thanh toán, quyết toán các nguồn vốn đầu tư của các dự án từ khâu chuẩn bị
đầu tư đến khi kết thúc dự án đưa vào khai thác và sử dụng. Phối hợp với Tổ Kế
hoạch kiểm tra, rà soát nguồn vốn của các dự án đảm bảo tiến độ giải ngân theo kế
hoạch, thống nhất tham mưu, đề xuất với Ban Giám đốc điều chỉnh kế hoạch vốn
hoặc điều chuyển nguồn vốn cho phù hợp với tiến độ, khối lượng thực tế thi công
ngoài hiện trường, đảm bảo hoàn thành công tác giải ngân các dự án. Hạch

toán

sổ sách theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
+ Các đồng chí kế toán viên, thủ quỹ: Chịu sự phân công công việc của
đồng chí Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Ban Giám đốc,
cơ quan tài chính cấp trên, pháp luật về lĩnh vực được phân công đảm nhiệm;
+ Tổ Tài vụ chủ động phối hợp, có quan hệ tốt với cơ quan tài chính, Kho
bạc nhà nước, đảm bảo các nguồn vốn được bố trí, giải ngân kịp tiến độ. Lưu trữ
bảo mật hồ sơ tài chính theo quy định hiện hành. Báo cáo tài chính định kỳ, báo
cáo quyết toán ngân sách năm theo quy định của Bộ Tài chính và các ngành có liên

quan.
12


- Tổ Kế hoạch – Đầu tư
Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về các mảng có liên quan đến công
tác kế hoạch, tổng hợp của cơ quan. Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương
trình hoạt công tác năm của Ban quản lý dự án; tổng hợp số liệu báo cáo Ban Giám
đốc theo định kỳ và đột xuất;
Tổ Kế hoạch được Giám đốc ủy quyền đôn đốc các tổ, chuyên môn nghiệp
vụ về tiến độ hoàn thành công việc theo kế hoạch giao ban hàng tuần. Thay mặt
Ban Giám đốc đi kiểm tra chất lượng, tiến độ hiện trường các công trình thi công,
định kỳ vào các thời điểm chốt khối lượng hàng tháng, thời điểm nghiệm thu giai
đoạn thi công, nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành. Chủ trì, phối hợp với
các đồng chí Tổ trưởng, các đồng chí kỹ thuật phụ trách dự án tiến hành đi kiểm tra
công trình trước khi Ban Giám đốc tổ chức hội nghị tổng nghiệm thu kỹ thuật công
trình hoàn thành, hội nghị bàn giao công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.
Có trách nhiệm tổng hợp, chốt số liệu vào buổi chiều Thứ 6 hàng tuần; xây
dựng kế hoạch và chương trình công tác cho tuần tiếp theo, báo cáo Ban Giám đốc
và toàn thể cơ quan trong buổi giao ban sáng Thứ 2 hàng tuần;
Tổ Kế hoạch có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác đấu thầu, chỉ định
thầu (đối với trường hợp phải có hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất), cụ thể:
+ Tiếp nhận hồ sơ pháp lý, tài liệu có liên quan ngay sau khi kế hoạch đấu
thầu của dự án được phê duyệt từ các đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án (có
biên bản giao nhận);
+ Đăng tải kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu trình
UBND huyện phê duyệt; thông báo mời thầu theo quy định;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc nhân sự để trình UBND huyện thành lập Tổ
chuyên gia đấu thầu của dự án;
+ Tổ chức bán hồ sơ mời thầu (hồ sơ yêu cầu), tiếp nhận hồ sơ dự thầu (hồ

sơ đề xuất); tiến hành đóng thầu, mở thầu theo đúng trình tự, thời gian quy định;
+ Phối hợp với Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện đánh giá hồ sơ dự thầu (hồ
sơ đề xuất) đảm bảo chính xác, đúng tiến độ, đúng tiêu chí trong hồ sơ mời thầu
(hồ sơ yêu cầu) được duyệt. Lập báo cáo đánh giá và trình UBND huyện, Phòng
Tài chính - Kế hoạch thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu;
+ Tổ chức đàm phán, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo quy định;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc thành lập Tổ giám sát hiện trường;
+ Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
13


Sau khi hợp đồng A - B được ký kết, Tổ Kế hoạch có trách nhiệm bàn giao
lại hồ sơ pháp lý, tài liệu có liên quan cho Tổ Tài vụ và Tổ giám sát, cụ thể:
+ Tổ Tài vụ: 03 bộ;
+ Tổ giám sát hiện trường: 01 bộ.
- Tổ Hạ tầng, Thủy lợi:
Thực hiện nhiệm vụ triển khai các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực quy hoạch, hạ
tầng kỹ thuật, hạ tầng đô thị, giao thông, thuỷ lợi...
Tổ Hạ tầng và tổ Thủy lợi gồm các đồng chí cán bộ kỹ thuật, trực tiếp thực
hiện nhiệm vụ triển khai dự án đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu
tư đến kết thúc đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng; trực tiếp tham gia
công tác GPMB của dự án;
Trong Tổ có một đồng chí cán bộ kỹ thuật được giao làm Tổ trưởng, Tổ
trưởng có trách nhiệm tổng hợp các công việc của toàn tổ, kiểm tra, rà soát, hướng
dẫn các thành viên trong tổ triển khai dự án đúng trình tự, thủ tục quy định, đảm
bảo chất lượng hồ sơ, chất lượng công trình, tiến độ giải ngân, tiến độ hoàn thành
công trình theo kế hoạch. Đồng chí Tổ trưởng định kỳ báo cáo Ban Giám đốc tiến
độ công việc của toàn Tổ, chủ động phối hợp cùng thành viên trong Tổ cùng tháo
gỡ khó khăn, vướng mắc (nếu có);
Đồng chí Tổ trưởng và các đồng chí cán bộ kỹ thuật trong Tổ chịu sự chỉ

đạo, điều hành, phân công công việc trực tiếp của đồng chí Phó Giám đốc phụ
trách Tổ Hạ tầng, nhiệm vụ đốt xuất do Giám đốc giao; chịu trách nhiệm trước Ban
Giám đốc, Lãnh đạo UBND huyện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội
dung, kết quả công việc do mình đảm nhận.
- Tổ Giáo dục, Y tế và Văn hóa – xã hội
Thực hiện nhiệm vụ triển khai các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực công tác đầu
tư xây dựng như:
+ Giáo dục: bao gồm xây dựng, cải tạo và sửa chữa toàn bộ các cấp trường
học thuộc huyện Sóc Sơn
+ Y tế: xây dựng, cải tạo và sửa chữa các trạm y tế cấp xã, các trung tâm y
tế,…
+ Văn hóa, xã hội: xây dựng, cải tại và sửa chữa nhà văn hóa của các thôn,
xã; đền, chùa…
Tổ Giáo dục, Y tế và Văn hóa – xã hội gồm các đồng chí cán bộ kỹ thuật,
trực tiếp thực hiện nhiệm vụ triển khai dự án đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư,
14


thực hiện đầu tư đến kết thúc đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng; trực tiếp
tham gia công tác GPMB của dự án được phân công theo dõi;
Trong Tổ có một đồng chí cán bộ kỹ thuật được giao làm Tổ trưởng, Tổ
trưởng có trách nhiệm tổng hợp các công việc của toàn tổ, kiểm tra, rà soát, hướng
dẫn các thành viên trong tổ triển khai dự án đúng trình tự, thủ tục quy định, đảm
bảo chất lượng hồ sơ, chất lượng công trình, tiến độ giải ngân, tiến độ hoàn thành
công trình theo kế hoạch. Đồng chí Tổ trưởng định kỳ báo cáo Ban Giám đốc tiến
độ công việc của toàn Tổ, chủ động phối hợp cùng thành viên trong Tổ cùng tháo
gỡ khó khăn, vướng mắc (nếu có);
Đồng chí Tổ trưởng và các đồng chí cán bộ kỹ thuật trong Tổ chịu sự chỉ
đạo, điều hành, phân công công việc trực tiếp của đồng chí Phó Giám đốc phụ
trách Tổ Hạ tầng, nhiệm vụ đốt xuất do Giám đốc giao; chịu trách nhiệm trước Ban

Giám đốc, Lãnh đạo UBND huyện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội
dung, kết quả công việc do mình đảm nhận.
- Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường
Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường được thành lập để tham mưu, giúp
việc cho Ban Giám đốc thực hiện công tác giải phóng mặt bằng các dự án, tham
mưu cho Ban Giám đốc quản lý về công tác vệ sinh môi trường của huyện. Trong
đó, có 01 đồng chí được giao làm Tổ trưởng;
Đối với công tác GPMB: Đồng chí Tổ trưởng làm thường trực công tác
GPMB, làm Tổ phó tổ công tác GPMB các dự án.
Công tác phối hợp với các đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án thuộc
các Tổ Hạ tầng, Dân dụng được quy định như sau:
Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án: Trực tiếp thực hiện các
công việc,
+ Tham mưu cho UBND huyện ban hành Thông báo chủ trương thu hồi đất
theo quy định;
+ Tham gia Tổ công tác GPMB dự án đi kiểm kê đất và tài sản trên đất; chịu
trách nhiệm xác định ranh giới, mốc giới cần GPMB;
+ Thực hiện lập phương án bồi thường, GPMB đảm bảo đúng trình tự, thủ
tục, đúng chế độ chính sách theo quy định của pháp luật; tham gia đi trả tiền bồi
thường, hỗ trợ GPMB cho các hộ dân;
+ Phối hợp giải quyết, tháo gỡ các trường hợp vướng mắc ngoài hiện trường;
+ Thực hiện các thủ tục trình Sở Tài nguyên và môi trường, UBND Thành
15


phố ra quyết định thu hồi đất tổng thể;
+ Đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án phải gắn trách nhiệm xuyên suốt
về công tác GPMB trong quá trình triển khai dự án, không được đùn đẩy, thoái
thác cho người khác.
Trách nhiệm của Tổ GPMB và môi trường: Trực tiếp thực hiện các công

việc,
+ Tham mưu, giới thiệu nhân sự cho Ban Giám đốc trình UBND huyện
thành lập Hội đồng GPMB, thành lập Tổ công tác GPMB của dự án;
+ Phối hợp với Ban Bồi thường GPMB, tham mưu cho UBND huyện ban
hành thông báo chế độ, chính sách bồi thường, hỗ trợ GPMB của dự án;
+ Xây dựng kế hoạch, tiến độ triển khai công tác GPMB;
+ Chủ động phối hợp với UBND các xã, thị trấn để tổ chức: Họp Tổ công
tác, họp dân, họp xét duyệt nguồn gốc đất, nguồn gốc tài sản trên đất, xác nhận
nhân khẩu...; tổ chức công khai chế độ chính sách, văn bản pháp lý, kế hoạch, tiến
độ GPMB, phương án chi tiết dự thảo, phương án chi tiết được duyệt...; tổ chức chi
trả tiền bồi thường, hỗ trợ GPMB cho các hộ dân theo phương án được duyệt;
+ Thực hiện các thủ tục để trình UBND huyện, Phòng Tài nguyên môi
trường ra quyết định thu hồi đất đến từng thửa;
+ Thực hiện các thủ tục để trình Phòng Tài chính Kế hoạch thẩm định
phương án; tham gia họp tổ thẩm định...;
+ Trực tiếp quan hệ với các Phòng, Ban có liên quan trong công tác GPMB,
đảm bảo tiến độ GPMB theo đúng kế hoạch đề ra;
+ Thực hiện lập, trình thẩm định, phê duyệt chi phí phục vụ công tác GPMB;
chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh, quyết toán các chi phí có liên quan đến công tác
GPMB của dự án;
Đối với các dự án có tổng diện tích thu hồi đất <5ha, đồng chí cán bộ kỹ
thuật phụ trách dự án trực tiếp thực hiện các công việc trên; trường hợp dự án có
tính chất khó khăn, phức tạp, Ban Giám đốc sẽ xem xét, chỉ đạo và phân công
nhiệm vụ cụ thể.
Đối với công tác vệ sinh môi trường:
+ Đồng chí Tổ trưởng phối hợp với cán bộ phụ trách dự án xây dựng kế
hoạch, tiến độ công tác quản lý vệ sinh môi trường ngay từ đầu năm; có nhật ký
theo dõi hàng ngày; thường xuyên đi kiểm tra, nghiệm thu khối lượng thực hiện
(theo tuần).
16

+ Phối hợp chặt chẽ với các xã, thị trấn để giải quyết các vấn đề về xe gom
rác, việc vận chuyển, thu gom rác thải từ các chân rác đổ vào bãi rác Nam Sơn...
+ Vào các dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, tết dương lịch, tết nguyên đán..., đồng
chí Tổ trưởng phối hợp cùng cán bộ phụ trách xây dựng kế hoạch đặt hoa ở các
khu trung tâm, lên lịch báo cáo Ban Giám đốc trước ngày lễ, tết ít nhất một tháng
để xin chủ trương thực hiện.
Tổ GPMB và môi trường chịu sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việc
của đồng chí Phó Giám đốc phụ trách Tổ; chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc,
Lãnh đạo UBND huyện, trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, kết quả công
việc liên quan đến công tác GPMB, công tác vệ sinh môi trường.
Tiểu kết
Như vậy ở chương 1, chúng tôi đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về
công tác văn thư và giới thiệu vài nét về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn. Từ đó
chúng tôi có thể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư, sự hình thành
phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự.

17


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo , quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm
toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,
đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.

Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động
của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước .
Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ chức, lãnh đạo
điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,
do đó công tác văn thư đóng một vai trò rất quan trọng.
Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, các
phòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của
cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất và
chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mật của
cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ.
Bởi vậy ta thấy rằng công tác văn thư không thể thiếu trong cơ quan.
Nhiệm vụ chính của cán bộ làm công tác văn thư là:
*Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thảo văn bản
- Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
- Đánh máy, nhân bản
- Ký bản thảo
*Tổ chức quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyển
giao văn bản đi.
*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản
18


đến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
*Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……
- Trách nhiệm quản lý con dấu
- Bảo quản con dấu
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Từ những năm 2009 trở về trước, công tác văn thư của Ban quản lý dự án
chưa thực sự được chú trọng, cán bộ làm công tác văn thư không được đào tạo
chuyên môn nghiệp vụ sâu. Các văn bản, tài liệu của cơ quan ban hành ra không
theo quy trình, không được kiểm soát và lưu trữ chặt chẽ; bảo quản con dấu cũng
không nghiêm ngặt,…
Đến năm 2010, cơ cấu bộ máy của Ban có nhiều thay đổi về số lượng và
chất lượng. Xuất phát từ nhu cầu và tính chất công việc, công tác văn thư cũng
được chú trọng và nâng tầm quan trọng hơn rất nhiều, được đào tạo bài bản đúng
với chuyên ngành và được bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị
hiện đại như: máy vi tính, máy photocopy, điện thoại, máy scan,…cách bố trí nơi
làm việc của cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học. Đặc biệt, Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn có phần mềm đăng ký văn bản đi, đến nội bộ trong toàn huyện rất
thuận tiện cho việc tra cứu văn bản đi, văn bản đến; tiết kiệm và giảm bớt quy trình
xử lý văn bản đến cho lãnh đạo và các cá nhân trong cơ quan.
Để đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm Ban thường xuyên cử cán bộ văn
thư đi dự những chương trình tập huấn do UBND huyện Sóc Sơn tổ chức về công
tác văn thư, cách thức sử dụng hệ thống phần mềm văn bản đi, văn bản đến nội bộ,
…
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn
2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện
Sóc Sơn.
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Ban, hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng

nghiệp vụ về công tác văn thư từ 2- 3 lần / năm nhằm nâng cao trình độ chuyên
19


môn và nắm bắt được những quy chế mới trong công tác văn thư để áp dụng trong
công việc.
Theo định kỳ, cán bộ làm công tác văn thư phải có bản báo cáo hàng quý gửi
về Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn để đánh giá được những kết quả đã làm
được, những việc chưa làm được và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình
thực hiện.
Các văn bản chỉ đạo:
Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa
đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn
thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa
đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.

20


2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban
quản lý dự án huyện Sóc Sơn
2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Những nguyên tắc chung
Tất cả văn bản đi, đến của Ban quản lý dự án đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại Văn thư của Ban để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký , trừ những
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không được đăng ký tại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: '' Hỏa tốc'' (kể cả '' Hỏa tốc'' hẹn giờ), '' Thượng
khẩn'' và '' Khẩn''( sau đây gọi chung là văn bản khẩn) đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước( sau đây gọi tắt là văn
bản mật) được đăng ký , quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ
bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại quy chế.
- Tiếp nhận văn bản đến
Những văn bản giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Ban gọi tắt là “văn bản
đến”
Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Ban gồm văn bản, thư từ, chỉ

thị, quyết định, thông báo, tờ trình, công văn,…Do mạng nội bộ, nhân viên bưu
điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư
để đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác và
giữ bí mật.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, Văn thư hoặc người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản
đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ cán bộ, viên chức
hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với Lãnh đạo cơ
quan, người có trách nhiệm để xử lý;
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có dấu "Hỏa tốc" hẹn giờ) Văn thu hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
21


bản đến phải có trách nhiệm báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp
cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản;
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem
xét giải quyết.
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: cán bộ văn thư cần xem xét văn bản có đúng gửi
cho Ban quản lý dự án mình hay không, nếu nhầm cán bộ phải trả lại cho người
đưa thư. Nếu phát hiện bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc, hoặc chuyển
muộn hơn thời gian ghi trên bao bì thì cán bộ văn thư lập biên bản đối với người
đưa thư. Đối với văn bản chuyển qua máy fax, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cáo lên phụ trách ban giải
quyết.

Loại không bóc bì gồm: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Ban, văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của Ban quản lý dự án thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số
điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Ban quản lý
dự án.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường
hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
22


minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm minh chứng.
- Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
"Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu "Đến";

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản đến gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
không đóng dấu "Đến";
Dấu "Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trông dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Mẫu dấu "Đến" và cách ghi các thông tin trên dấu "Đến" được thực hiện
theo hướng dẫn Phụ lục I tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012.
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN H.SÓC SƠN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……………………
Ngày…….tháng…….năm 20…

- Đăng ký văn bản đến
Các nguồn văn bản đến của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn được chia ra
làm 2 loại:
+ Văn bản đến qua hệ thống phần mềm trên mạng nội bộ: thì văn thư đăng
ký và xử lý trực tiếp trên hệ thống, gồm các loại sổ sau: sổ đăng ký văn bản đến, sổ
đăng ký văn bản đến Đảng, sổ đăng ký văn bản Công đoàn, sổ đăng ký văn bản
đến “mật”. Tất cả các nội dung đăng ký vào sổ đã có sẵn cơ sở dữ liệu trên hệ
thống mạng rất thuận tiện, dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
đến của cơ quan, tổ chức cung cấp phần mềm đó;
23


Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến và hết

năm phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
+ Văn bản đến từ các nguồn: bưu điện, trực tiếp,…thì sẽ đăng ký văn bản
đến bằng sổ
 Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm Ban quản lý dự án quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả văn bản đến.
Trên 2000 văn bản đến, nên lập ba sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan Trung ương
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
 Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng;
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật thực
hiện theo hướng dẫn phụ lục II tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ.
 Trình, chuyển giao văn bản đến.
Sau khi làm thủ tục đóng dấu "Đến", đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư
Ban quản lý dự án có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Giám đốc Ban xem xét
và có ý kiến chỉ đạo đến cá nhân có liên quan. Những văn bản quan trọng, văn bản
đến chỉ các mức độ khẩn phải nhanh chóng chuyển cho Giám đốc.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ
liệu vào máy tính, scan văn bản đến chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tờ
tới đơn vị, cá nhân giải quyết.
Đối với văn bản mật, văn thư trực tiếp trình Giám đốc cho ý kiến; Văn thư

đơn vị vào sổ đăng ký và trình thủ trưởng cho ý kiến xử lý. Cá nhân nhận được văn
bản, sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Văn thư để lưu và bảo quản theo
chế độ lưu trữ văn bản mật.
24


Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề rõ
"chỉ người có tên mới được bóc bì", văn thư của các đơn vị có trách nhiệm vào sổ
đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị
hay cá nhân.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí
mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ
chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời.
 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo của Ban, lãnh đạo UBND
huyện hay lãnh đạo Sở, Thành phố và theo thời hạn yêu cầu của văn bản, hoặc theo
quy định của pháp luật.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được
giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa giải quyết để báo cáo với Ban lãnh đạo để giao
ban tuần đôn đốc và nhắc nhở. Đối với văn bản đến có dấu "Tài liệu thu hồi", Văn
thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
Đối với những đơn, thư khiếu nại thì được đăng ký riêng vào sổ theo dõi tiếp
nhận xử lý đơn gồm các cột: số thứ tự, ngày tháng nă, nguồn đơn, nguyên đơn, nội
dung nội dung thuộc các lĩnh vực, đề xuất, ý kiến của lãnh đạo, thẩm quyền giải
quyết, hướng dẫn công dân, thời hạn giải quyết, kết quả giải quyết, ghi chú.
Nhìn chung việc đăng ký văn bản đến của Ban quản lý dự án được thực hiện
tốt và đúng quy định, thuận tiện cho việc tra cứu nhanh chóng và hiệu quả, giúp ích
cho việc quản lý và điều hành của lãnh đạo Ban.

2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
Việc tổ chức, quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm
và đúng quy định Nhà nước đã quy định. Tất cả các văn bản, giấy tờ do cán bộ
chuyên môn phụ trách từ công tác soạn thảo, đánh máy đến công tác trình ký văn
bản… rồi sau đó các văn bản đi phải được quy định về một đầu mối, đó là bộ phận
văn thư thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Quá trình quản
lý, thực hiện văn bản đi của văn thư Ban quản lý dự được thực hiện như sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
Cách ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi được ghi ngay ngắn,
25