NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC UBND phường Lê Hồng Phong

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
1. Họ và tên : Phạm Thị Thuý Hiền
2. Ngày tháng năm sinh : 02/11/1981
3. Quê quán : P. Lê Hồng Phong – TP. Phủ Lý - tỉnh Hà Nam
4. Nơi cư trú: Tổ 5 – P. Lê Hồng Phong – TP. Phủ Lý - tỉnh Hà Nam
5. Số CMND: 168.030.766
6. SĐT: 0989.732.567
7. Địa chỉ liên lạc: UBND P. Lê Hồng Phong – TP. Phủ Lý - tỉnh Hà Nam.
* THÔNG TIN KHÁC

1. Mã số sinh viên : 1308QTVA032
2. Lớp: ĐHLT.QTVP13A
3. Khoá học: 2013 – 2015
4. Khoa: Quản Trị Văn Phòng
THÔNG TIN CƠ QUAN :
Tên cơ quan đơn vị thực tập: UBND phường Lê Hồng Phong
TP. Phủ Lý - tỉnh Hà Nam.
Người hướng dẫn thực tập: Ông Lại Văn Thuật
Chủ tịch UBND phường Lê Hồng Phong.
Điện thoại: 03513.855.340
Địa chỉ
Nam

Fax : 03513.855.345

: Đường Lý Thái Tổ - P. Lê Hồng Phong – TP. Phủ Lý - tỉnh Hà
Email

:
Hà Nam, ngày 05 tháng 11 năm 2015
Người báo cáo

Sinh viên

Phạm Thị Thuý Hiền


MỤC LỤC
I.1 Vài nét sơ lược về UBND phường Lê Hồng Phong.........................................................4
I.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Lê Hồng Phong:
................................................................................................................................................4
I.2.1 Chức năng:..................................................................................................................5
I.1.1 Nhiệm vụ, Quyền hạn:................................................................................................5
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
phường thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố Phủ Lý phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó.................................................................................................................5
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách và
phương án phân bổ dự toán ngân sách của phường; dự toán điều chỉnh ngân sách của
phường trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng nhân dân
phường quyết định và báo cáo UBND Thành phố Phủ Lý, Phòng TCKH thành phố. Tổ
chức thực hiện ngân sách, quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo về
ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật................................................................5
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công
ích ở phường; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở,
trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật.........................5
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn
nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch,
kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi........................5
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê
điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những
hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng

nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật........................................................5
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa
phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành,
nghề mới..............................................................................................................................6
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong địa bàn phường theo
phân cấp..............................................................................................................................6
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy định của pháp
luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm
quyền do pháp luật quy định...............................................................................................6
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các
công trình cơ sở hạ tầng khác ở phường theo quy định của pháp luật................................6
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu,
cống trong phường theo quy định của pháp luật.................................................................6
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường
học điều tra phổ cập theo quy định. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của
nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở phường; phối hợp với UBND thành phố quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn......................................................6
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được
giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh..............................6


- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các
lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh theo quy định của pháp luật..............................................................................6
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những
người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật......................................6
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó
khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình
thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật...........6
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang nhân dân ở

phường................................................................................................................................6
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng khu vực
phòng thủ địa phương.........................................................................................................6
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý
quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực
lượng dân quân tự vệ ở phường..........................................................................................7
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào
quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và
chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở phường........7
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước
ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách
dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân theo quy
định của pháp luật...............................................................................................................7
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh
chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu
nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền......................................................7
- Tổ chức thực hiện, phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án; tổ chức
thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.........7

a. Vị trí - chức năng. ........................................................................................8
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm,
Kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan)...........................................15
3.2.1. Khái niệm:................................................................................................15
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..............................24
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến................24
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.......................24
3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến....................25
1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp..............................................................................................32
2 Khái niệm tiếp dân............................................................................................................33

2.1.1 Mục đích, ý nghĩa, vai trò tiếp công dân..................................................................33
2.1.2 Quan niệm về tiếp dân.............................................................................................34


1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân là bước đầu giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân.......................................................................................................35
2.1.3 Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân..................................................35

CHƯƠNG III.....................................................................................................48
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP
DÂN CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC PHƯỜNG.............................................48
3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức
tại UBND phường như sau:..............................................................................48
PHẦN III: PHỤ LỤC..........................................................................................1


I. LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ
hội thuận lợi cũng như thách thức. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải
có sự quản lý, điều hành tốt, điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham
gia phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh
năng động và cải cách hiệu quả. Ngày nay Văn phòng trở thành một bộ phận
quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức chính vì thế Văn phòng
phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới
Văn phòng. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu Quản trị Văn
phòng đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệt
coi trọng, áp dung phổ biến trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh.
Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp
vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu. Do đó việc đào
tạo nguồn nhân lực về Quản trị Văn phòng trở thành một nhu cầu tất yếu.

Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi
trường công nghệ của thời đại thông đại chúng thì Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm học đi đôi với hành, lý
luận gắn với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội nói chung và Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ
sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức
mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Bởi Văn phòng là bộ
phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức điều
hành hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy những người làm trong lĩnh vực Quản
trị Văn phòng phải là những người có tư duy và phương pháp tổ chức quản lý,
năng động và sáng tạo, có tính chuyên nghiệp, thành thục kỹ năng hành chnsh,
tiếp cận với công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng cao với hoàn cảnh.
Ngoài kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức về kỹ năng hành chính và
kỹ năng mềm rất cần thiết cho những người làm trong văn phòng hiện đại và
chuyên nghiệp.
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


Với phương châm "Học thật, ra đời làm thật" nhằm giúp cho cán bộ Quản
trị văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết đã học vào thực tế công việc khoa
Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan nhằm mục đích:
+ Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về công tác văn phòng, công tác
văn thư. Qua đó sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình
hình thực tiễn để so sánh áp dụng và hoàn thiện hơn về kiến thức, hơn thế nữa
có đôi phần về thực tiễn, củng cố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp

mình đã lựa chọn và đam mê về ngành nghề mình đã lựa chọn...
+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công
tác văn phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng
phong cách làm việc của nhà quản trị, người cán bộ văn phòng trong tương lai.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong việc tiếp thu các kiến thức
thuộc lĩnh vực Văn thư lưu trữ ở cơ quan nơi mình thực tập để thấy rõ tầm quan
trọng của Văn thư lưu trữ.
Thực hiện kế hoạch của nhà trường và các thầy cô giáo trong Khoa Quản
trị Văn Phòng em đã và đang thực tập tại UBND phường Lê Hồng Phong.
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp em luôn nhận được sự hưỡng dẫn chỉ bảo tận
tình chu đáo của cán bộ, nhân viên văn phòng, em được trực tiếp tự mình làm
những công việc trong văn phòng như một cán bộ thực sự, đặc biệt người hướng
dẫn đã nhiệt tình giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên bổ ích những câu trả lời
trong quá trình thực tập vô cũng quý báu và hỗ trợ em để em hoàn thành tốt đợt
thực tập tốt nghiệp này.
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý thầy cô giáo
trong khoa Quản Trị Văn Phòng đã nhiệt tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong quá trình
học tập, truyền đạt kiến thức chuyên ngành, các kỹ năng nghiệp vụ cũng như
những kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống để em hoàn thiện mình hơn trong
học đường và xã hội để có sự hiểu biết sâu về vốn kiến thức nghiệp vụ để trong
quá trình thực tập và làm việc được tốt hơn để em có thể hoàn thành tốt đợt thực
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


tập tốt nghiệp này. Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy Nguyễn Xuân Trung người
hướng dẫn em trong quá trình thực tập tại cơ quan.

Ngoài ra, em gửi lời cảm ơn tới toàn thể các cô, các chú, các bác, các anh,
chị trong tập thể UBND Phường Lê Hồng Phong đã tận tình hướng dẫn và giúp
đỡ em trong quá trình thực hiện các công việc chuyên môn và hoàn thành đợt
thực tập tốt nghiệp và trong quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Với thời gian không cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực
tế còn hạn chế nên bài Báo cáo thực tập còn nhiều thiếu sót. Nhưng với sự
nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được chỉ
bảo tận tình của quý thầy cô, để em hoàn thiện bản thân về các kỹ năng nghiệp
vụ chuyên môn, trau dồi tích luỹ kinh nghiệm để tiếp tục công tác và hoàn thành
tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nam, ngày 05 tháng 11 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Thuý Hiền

II. NỘI DUNG BÁO CÁO
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Lê
Hồng Phong:
I.1

Vài nét sơ lược về UBND phường Lê Hồng Phong.

UBND phường Lê Hồng Phong nằm ở phía Tây Nam thành phố Phủ Lý,
được thành lập vào ngày 11/11/2000 trên cơ sở được tách ra từ xã Châu Sơn với
diện tích 298.56 ha, dân số 6.897 nhân khẩu. Đến tháng 10/2013, thực hiện Nghị
quyết 89/NQ-CP của Chính phủ về việc mở rộng địa giới hành chính thành phố
Phủ Lý, phường Lê Hồng Phong được sáp nhập thêm một phần diện tích của xã
Thanh Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam, tính đến tháng 10/2015 diện tích
toàn phường là: 760.64 ha, số hộ là: 4537 với 14.829 nhân khẩu phân bố trên 18
tổ dân phố. Vị trí địa lý: phía Đông giáp sông Đáy, phía Tây giáp xã Thanh Sơn
huyện Kim Bảng, phía Nam giáp phường Châu Sơn và phía Bắc giáp xã Phù Vân.
Là một trong những phường có diện tích rộng và dân số đông nhất thành
phố Phủ Lý, phường có khoảng 70 cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, 04 trường
Đại học, Cao đẳng, THCN và 01 khu công nghiệp của tỉnh đóng trên địa bàn nên
số người từ các huyện, tỉnh khác tập trung đến học tập, làm việc và sinh hoạt
tương đối đông tạo điều kiện cho việc phát triển các loại hình dịch vụ thương
mại, tiểu thủ công nghiệp. Tốc độ phát triển kinh tế tăng bình quân 4-5%.năm.
Ngoài ra sản xuất nông nghiệp cũng góp phần không nhỏ trong chỉ tiêu phát
triển kinh tế xã hội của toàn phường. Trong 15 năm qua tình hình kinh tế xã hội
của phường phát triển tương đối đồng đều có sự thay đổi từng năm, an sinh xã
hội được quan tâm và phát triển, tình hình an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội
ổn định, đời sống vật chất tinh thần của người dân ngày càng được nâng cao tạo
được lòng tin trong nhân dân, nhiều năm liền Đảng uỷ - UBND phường là một
trong những đơn vị cơ sở trong sạch vững mạnh.

I.2

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

Phường Lê Hồng Phong:
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


I.2.1

Chức năng:

- UBND do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND , cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơ
quan Nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, cũng như củng cố
Quốc phòng và thực hiện các chính sách khác ở địa phương.
- UBND phường Lê Hồng Phong thực hiện chức năng quản lý Nhà Nước ở
địa phương góp phần đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý của bộ máy Nhà
nước từ trung ương đến địa phương cơ sở.
I.1.1 Nhiệm vụ, Quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân phường thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố Phủ Lý phê
duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách và phương án phân bổ dự toán ngân sách của phường; dự toán điều chỉnh
ngân sách của phường trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách
trình Hội đồng nhân dân phường quyết định và báo cáo UBND Thành phố Phủ
Lý, Phòng TCKH thành phố. Tổ chức thực hiện ngân sách, quản lý ngân sách
nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định

của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở phường; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều Quản lý, kiểm tra,
bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong địa bàn
phường theo phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy định
của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp
luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao

thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở phường theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học điều tra phổ cập theo quy định. Tổ chức xây dựng và quản
lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở phường;
phối hợp với UBND thành phố quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở
trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa
trang nhân dân ở phường.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng khu vực phòng thủ địa phương.
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở phường.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở phường.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và
chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn
và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín
ngưỡng, tôn giáo của nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật. Tổ chức tiếp
dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện, phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy
định của pháp luật.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Lê Hồng Phong.
- Căn cứ vào tình hình và đặc điểm ở địa phương và cơ cấu tổ chức của cấp
trên UBND phường Lê Hồng Phong có cơ cấu tổ chức như sau:
- HĐND là cơ quan đại diện quyền lực ở địa phương do nhân dân bầu ra
theo nhiệm kỳ 5 năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền lực của nhân
dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên.
- UBND do HĐND phường bầu ra, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, cơ quan chấp hành của HĐND phường và UBND Thành phố Phủ Lý.
* UBND phường Lê Hồng Phong có cơ cấu tổ chức bao gồm:
Chủ tịch UBND phường lãnh đạo điều hành và quản lý toàn diện công tác
thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND phường theo luật định; trực tiếp chỉ đạo,
điều hành các công việc có tính chất quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược

trên tất cả các lĩnh vực công tác và các công việc cụ thể khác theo lĩnh vực được
quy định tại quyết định về phân công nhiệm vụ các thành viên của UBND
phường Lê Hồng Phong.
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


Các phó chủ tịch UBND phường: Giúp việc cho chủ tịch trong công tác lãnh
đạo. Bao gồm có 2 phó chủ tịch, một người phụ trách khối kinh tế, một người
phụ trách khối Văn hóa – xã hội.
Các ngành chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo quy định,.
hiện nay có tổng số 10 công chức chuyên môn:
1. Công chức Văn phòng HĐND – UBND phường: 02 cán bộ
2. Công chức Tư pháp- Hộ tịch: 02 cán bộ
3. Công chức Tài nguyên - Môi trường- QLĐT: 02 cán bộ
4. Công chức Tài chính – Kế toán: 01 cán bộ
5. Công chức Văn hoá xã hội: 02 cán bộ
6. Công chức Quân sự: 01 cán bộ.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường phụ lục số 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND phường Lê Hồng Phong.
Trong tất cả các cơ quan Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng nhất, là
nơi giao dịch, tiếp khách, tiếp dân làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với cấp dưới,
giữa cán bộ nhân viên với nhau và các mối quan hệ bên ngoài. Do đó Văn phòng cần
được bố trí ở nơi thích hợp để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

a. Vị trí - chức năng.
Văn phòng HĐND và UBND phường Lê Hồng Phong (gọi tắt là Văn
phòng) là cơ quan chuyên môn tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý
điều hành của lãnh đạo HĐND – UBND phường và bảo đảm điều kiện vật chất
kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


Trong công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến
những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ chung của phường.
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:
Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến
phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh
phí, trang thiết bị kỹ thuật của phường. Cả 2 chức năng này có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của
lãnh đạo HĐND – UBND phường đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực
và hiệu quả.
b. Nhiệm vụ - quyền hạn
Do đặc điểm riêng nên văn phòng của từng cơ quancó thể được giao
những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những
nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn
phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực
hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn
có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao
ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND phường tổ chức công tác thông tin và xử lý thông
tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của
địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của
UBND phường và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của
văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế
hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của phường trình lãnh
đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban
đến các ngành, đoàn thể, tổ dân phố.
- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND phường thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp
Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh
đạo Uỷ ban với các tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh
đạo các cơ quan đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong các
cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp
với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi
biên bản cuộc họp.
- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh
nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo
thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
- Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ
ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ
ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức
chuyên môn khác của UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên
cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho công dân, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn
thể và nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể
gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn
thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có
trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng
ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND phường gồm có: Đất
đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp xã, phường, Văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ
phận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy
văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung
cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị
kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân
công, văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các
tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính
của Uỷ ban
Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường bao gồm: Quản lý và giải quyết

văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ
sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy
định của pháp luật.
Công tác hành chính của UBND phường bao gồm lễ tân khánh tiết,
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối
với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của
cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản
mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của
phường.
- Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND phường thực hiện nghiệp vụ công tác tổ
chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc
Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và hợp đồng lao động
thuộc thẩm quyền quản lý của UBND phường. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện
chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
C. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND phường:
UBND phường Lê Hồng Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp
xã, do đó chưa thiết lập Văn phòng riêng mà chỉ cơ cấu 02 công chức Văn
phòng ( 01 Văn phòng – Tôn giáo, 01 Văn phòng - Thống kê, thi đua khen
thưởng) .Theo Quyết định số 11/2010/QĐ-UBND ngày 10/5/2010 của UBND
tỉnh Hà Nam về việc quy định số lượng, chức danh cán bộ công chức ở xã,
phường, thị trấn thuộc tỉnh Hà Nam.

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn
phòng
2.1.2.1. Vị trí công việc
- Công chức Văn phòng có vị trí quan trọng trong các hoạt động của
phường, đảm bảo cho các hoạt động chung thực hiện hiệu quả
- Công chức Văn phòng báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo UBND phường về
kết quả công việc.
- Công chức Văn phòng có các nhiệm vụ chính gồm: công tác văn thư lưu
trữ, công tác lễ tân, công tác quản lý tài sản, quản lý hồ sơ cán bộ công chức và
một số nhiệm vụ hành chính khác
2.1.2.2. Trách nhiệm công việc
+ Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiện
chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham
mưu giúp Uỷ ban nhân dân trong việc chỉ đạo thực hiện.
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


+ Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm
báo cáo gửi lên cấp trên.
+ Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức
phường.
+ Giúp Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức
tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết.
+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhân

dân cho công việc của Uỷ ban nhân dân..
+ Giúp Uỷ ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở phường.
+ Giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nghiệp vụ công
tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác
được giao.
+ Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa Uỷ ban nhân dân
với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa".
+ Thực hiện trình ký các giao dịch hành chính trực tiếp với Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân phường (hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường trong phạm
vi nội dung được uỷ quyền);
2.1.2.3. Điều kiện làm việc .
- Tiền lương: theo hệ số lương quy định của Nhà nước
- Tiền thưởng: theo chế độ chung của phường.
- Trợ cấp khác: trợ cấp tiền điện thoại
- Công chức Văn phòng được bố trí phòng làm việc, các công cụ, dụng cụ,
máy móc trang thiết bị cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ.
2.1.2.4. Tiêu chuẩn:
- Có trình độ Trung cấp Văn thư Lưu trữ, Trung cấp Hành chính, Luật trở lên
- Nhiệt tình, trách nhiệm, trung thực, cởi mở, chan hoà, biết quan tâm tới
mọi người, đoàn kết trong nội bộ cơ quan.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, phong cách làm việc chuyên nghiệp, có khả năng
thích ứng với mọi điều kiện.
* Thực tế ở một số phường, xã trên địa bàn Thành phố Phủ Lý, chức danh
công chức Văn phòng - Thống kê vẫn còn tình trạng cán bộ chưa có bằng cấp
chuyên môn, còn nợ bằng vẫn làm công tác Văn phòng. Lý do tồn tại của chế độ
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A

cán bộ cũ còn lại, hoặc một số chức danh lãnh đạo không đủ điều kiện cơ cấu
vào khoá mới. Ví dụ: ở phường khoá trước 01 đồng chí Bí thư Đảng uỷ không
đủ điều kiện cơ cấu vào Ban chấp hành khoá mới chuyển xuống làm công tác
Văn phòng chờ đủ tuổi để nghỉ chế độ. Điều này đã làm ảnh hưởng đến chất
lượng cũng như tiến độ giải quyết công việc của Văn phòng và cả UBND
phường.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức.
Văn bản UBND phường Lê Hồng Phong đã và đang áp dụng các văn bản
pháp luật hiện hành của nhà nước trong việc soạn thảo và ban hành văn bản,
giải quyết văn bản đi, đến và lưu trữ như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2011;
- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư;
- Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP của
Chính phủ về công tác Văn thư;
- Công văn số 425/VTLTNN – NVĐP ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi đến;
- Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015

Trong thời gian thực tập tại cơ quan qua khảo sát tìm hiểu em thấy cơ
quan chưa cập nhật các văn bản mới về văn thư lưu trữ như thông tư 07, Luật
lưu trữ 2011…

Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch
năm, Kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan).
3.2.1. Khái niệm:
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà
nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch
dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch
ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Lịch công tác: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến
của kế hoạch.
`
3.2.2. Vai trò:
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.
+ Giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính

xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
+ Tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế
hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức
trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong
quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ
động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình
điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.
Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung
theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho
thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và

Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh
đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá
mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân
sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được
giao một cách hiệu quả.

3.2.3 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
a) Yêu cầu của chương trình công tác
- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm:
– Đảm bảo tính đồng bộ: .
- Tính đúng thẩm quyền:
- Đảm bảo tính khả thi:
Đảm bảo tính hệ thống:
b) Yêu cầu của kế hoạch công tác
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc.
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống phải xây dựng kế hoạch
công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình tác của
cấp trên. .
- Phải đảm bảo tính khả thi và ăn khớp với nhau, tránh ôm đồm quá nhiều
công việc.
c) Yêu cầu của lịch làm việc
- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công
việc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên
người thực hiện…
– Đảm bảo không có sự trùng lặp:
- Đảm bảo không bỏ sót:
- Đảm bảo tính khả thi:
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện:
3.2.4 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: .
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc:
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan.
3.2.5 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác
a) Quy trình lập chương trình công tác
Bước 1: Yêu cầu các ngành gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm
quyền giải quyết của ngành mình.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các ngành để thực hiện; lưu trữ theo quy định.
b) Quy trình lập kế hoạch công tác;
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch.
Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực
- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên
- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,
phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,
môi trường…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động:
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
3.2.6. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác

Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của
chương trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:
a) Phần mở đầu
- Trình bày khái quát việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch
- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


b) Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân công thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…,
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết.
c) Phần kết luận
- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch.
- Nêu các đề xuất, kiến nghị
3.2.7. Bố cục lịch công tác hàng tuần
- Bố cục lịch làm việc của cơ quan (lịch công tác tuần)
Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.

- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội
dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn
vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần;
người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
* Nhận xét: Việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác giúp lãnh đạo
UBND phường chủ động, đảm bảo thông tin cho các ngành hoạt động theo
chương trình, theo kế hoạch tránh trùng lặp chồng chéo các nội dung công việc
với nhau. Từ đó theo dõi chỉ đạo sát sao từng nội dung công việc, phân công
trách nhiệm cụ thể đối với từng ngành tránh đùn đẩy trách nhiệm.
Thời gian xây dựng chương trình công tác kéo dài, nếu các ngành không
tập trung đăng ký nội dung công việc thì cán bộ Văn phòng không đưa vào bảng
đăng ký dẫn đến tình trạng bị chậm, không có trong chương trình kế hoạch
thường kỳ phải bổ sung gây mất thời gian, lãng phí kinh phí.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của cơ quan

Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


Trong tất cả mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động và phát triển được thì
cơ quan nào cũng phải sản sinh ra văn bản vì văn bản là một trong những công
cụ minh chứng cho việc quản lý, giải quyết nhiệm vụ được cấp trên giao và hoạt
động, qua thời gian thực tập em biết được thẩm quyền ban hành văn bản của cơ
quan là:
Chủ tịch UBND phường ký các văn bản về chủ trương đường lối chính

sách, cơ chế ưu đãi phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng. Về tổ chức
bộ máy và nhân sự theo sự phân cấp, ký các quyết định, chỉ thị và các văn bản.
Các Phó Chủ tịch UBND phường là người phụ trách công tác thuộc lĩnh
vực kinh tế, văn hóa xã hội có thẩm quyền ký thay Chủ tịch các văn bản khác
thuộc thẩm quyền lĩnh vực của các phó Chủ tịch UBND phường phụ trách theo
luật định.
UBND phường hàng năm ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau nhưng
chủ yếu là các văn bản hành chính thông thường, có một số ít là văn bản Quy
phạm pháp luật. Các văn bản của các ngành chuyên môn trước khi được ban
hành phải được thẩm định rõ ràng đảm bảo quy trình chặt chẽ, khi ban hành
đảm bảo giá trị pháp lý cao.
Như vậy UBND phường Lê Hồng Phong đã thực hiện đúng các quy định
của Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản và đảm bảo giá trị pháp lý cao
cũng như hiệu lực thi hành.
Trong thời gian thực tập tại UBND phường Lê Hồng Phong em nhận thấy
thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản quản lý của cơ quan thực hiện đúng theo
quy định, nhưng bên cạnh đó có một số văn bản trong quá trình ban hành cũng
có sự cả nể, có sự nhầm lẫn về thẩm quyền ký.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức;
Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin và truyền đạt thông tin từ đối
tượng này đến đối tượng khác hoặc từ đơn vị này sang cho cơ quan đơn vị
khác. Hay nói cách khác văn bản là sản phẩm của hoạt động quản lý. Vì vậy
xây dựng văn bản và ban hành văn bản là nội dung rất quan trọng và là trọng
tâm trong công tác văn thư ở cơ quan.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được
thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


hành chính. Riêng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp
luật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ huớng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ưu điểm:
Văn bản của UBND phường chủ yếu là văn bản hành chính thông thường,
thể thức và kỹ thuật trình bày đúng theo quy định hiện hành.
Văn bản trước khi ban hành được kiểm tra đúng theo quy định, phải có ký
nháy trước của công chức Văn phòng hoặc công chức Tư pháp.
Văn bản ban hành đúng thề thức và kỹ thuật trình bày về Font chữ, cỡ chữ
và kiểu chữ, căn lề… đúng theo quy định của thông tư đã và đang áp dụng
Nhược điểm:
Trong quá trình ban hành văn bản của UBND phường ban hành đặc biệt là
công văn theo quy định là không có tên loại nhưng thực tế vẫn có văn bản tên
loại viết tắt là CV. Một số trường hợp văn bản không có ký nháy của chuyên
môn trước khi ký văn bản.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước, được sắp
xếp khoa học mà cơ quan quản lý Nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công
tác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết và bố trí sao cho hợp
lý trong quá trình soạn thảo một văn bản. Để kết thúc mỗi bước là đạt được mục
tiêu đề ra và kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả của bước

sau chứng minh sự cần thiết của bước trước.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, nội dung, kĩ thuật trình bày văn bản:
Các văn bản đi của HĐND-UBND phường Lê Hồng Phong không phải do
công chức Văn phòng soạn thảo mà tuỳ từng lĩnh vực chuyên môn phụ trách mà
ngành đó soạn thảo.Tất cả mọi văn bản trước khi trình ký phải qua công chức
Văn phòng (hoặc Tư pháp) để kiểm tra thể thức văn bản đã đúng, đủ chưa. Nếu
văn bản sai về thể thức hoặc nội dung, công chức Văn phòng hướng dẫn và yêu
cầu sửa lại. Công chức Văn phòng là người chịu trách nhiệm về thể thức và kĩ
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A


thuật trình bày văn bản và những văn bản nào đúng và đảm bảo thể thức phải có
chữ ký nháy của Văn phòng trước khi trình ký Lãnh đạo phường.
Trong quá trình soạn thảo văn bản các ngành còn mắc nhiều lỗi sai về thể
thức văn bản như các phông chữ cỡ chữ chưa được chính xác chưa nắm rõ thông
tư hướng dẫn của Nhà nước quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày, một số
đơn vị soạn thảo văn bản vẫn còn sai trong việc đánh số và kí hiệu văn bản như
Công văn là loại văn bản không có tên loại thì vẫn đánh có tên loại là CV, thẩm
quyền ký thì không đề ký thay mặt…
Bước 2: Đăng ký số, ngày tháng năm văn bản.
UBND phường Lê Hồng Phong là cơ quan hành chính nhà nước nên các
văn bản sản sinh ra rất nhiều và phức tạp cả văn bản hành chính thông thường và
văn bản quy phạm pháp luật nên công chức Văn phòng lập Sổ đăng ký văn bản
đi của HĐND riêng, Sổ đăng ký văn bản đi của UBND riêng với từng tên loại
văn bản cụ thể như: Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Công

văn …….
Ngày tháng văn bản là ngày văn bản được ký ban hành.
Bước 3: Trình ký văn bản:
Công chức Văn phòng không trực tiếp trình ký tất cả văn bản, mà ngành
nào soạn thảo thì ngành đó trình ký lãnh đạo cơ quan, tuy nhiên văn bản trình kí
phải có chữ ký nháy của Văn phòng hoặc Tư pháp.
Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bản
được sản sinh trong cơ quan, nhưng có thể ủy quyền cho 02 phó chủ tịch ký thay
theo thẩm quyền chức năng nhiệm vụ của từng người .
Trước khi ký, lãnh đạo cơ quan xem xét lại nội dung và thể thức văn bản
và chịu trách nhiệm trước những văn bản đã ký vì lúc đó văn bản có hiệu lực
pháp lý.
Bước 4: Nhân bản và Đóng dấu
Sau khi văn bản được kiểm tra, cho số, các đơn vị trình lãnh đạo ký (Chủ
tịch, các Phó chủ tịch ) và quay trở lại Văn phòng phô tô nhân bản và đóng dấu.
Dấu tròn có màu mực đỏ tươi, được đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký
về bên trái, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, không nhòe mực, đều mực .
Công chức Văn phòng là người trực tiếp đóng dấu, chỉ đóng dấu khi đã có
chữ ký của lãnh đạo, không đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu lên ảnh lụa.
Bước 5: Chuyển giao văn bản:
Sinh viên: Phạm Thị Thuý Hiền

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K1308A