Báo cáo nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1” tôi xin
cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Các số liệu trong
đề tài này là xác thực. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực
về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài môn Phương pháp nghiên cứu khoa học này tôi đã nhận
được sự động viên hỗ trợ từ nhiều người.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô TS. Lê Thị Hiền – Giảng viên
học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành
tốt đề tài này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến thủ trưởng, các đồng chí trong Trường
Sĩ quan Lục quân 1 đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách
thuận lợi nhất.
Trong quá trình nghiên cứu tôi cũng còn gặp khá nhiều khó khăn mặt khác do
trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng nhưng đề tài của tôi không
tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế tôi mong nhận được sự góp ý từ thầy cô và
các bạn để đề tài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..........................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................2
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1

1.Lý do chọn đề tài................................................................................................1
CHƯƠNG 1...................................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG SĨ
QUAN LỤC QUÂN 1...................................................................................................4
1.1.Cơ sở lý luận về công tác văn thư...................................................................4
1.1.1. Một số khái niệm.................................................................................................4
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư............................................................................4
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư................................................................................5
1.2. Khái quát về Trường Sĩ quan Lục quân1........................................................5
1.2.1. Sự hình thành và phát triển..................................................................................5
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ...........................................................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Sĩ quan Lục quân 1.................................................7
Chương 2.............................................................................................................10
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN................10
LỤC QUÂN 1......................................................................................................10
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.......................................10
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1............................10
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư........................................................................10
2.2. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Sĩ quan
Lục quân 1...........................................................................................................11
2.2.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến...........................................................11
2.2.2. Quy trình xử lý văn bản đi.................................................................................15


2.2.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan..............................18
2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................................18
2.2.5. Lập hồ sơ và lưu trữ...........................................................................................19
CHƯƠNG 3.........................................................................................................20
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1...........................................................20

3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Sĩ quan Lục quân 1.......20
3.1.1. Những ưu điểm..................................................................................................20
3.1.2. Những mặt còn hạn chế.....................................................................................22
3.1.3. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục
quân 1..........................................................................................................................22
3.1.3.1. Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư.......................................................23
3.1.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.....................................23
3.1.3.3. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư.......................................................24
KẾT LUẬN.................................................................................................................24
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................26
PHỤ LỤC....................................................................................................................27


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì
điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan tâm
nhiều hơn. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị.
Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp
công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà
văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang
tính pháp lí. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn
được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt
giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với

pháp luật.Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Công tác văn thư trong hoạt động của các cơ quan hành chính
Nhà nước hiện nay đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ
bản trên mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt
được còn tồn tại một số những hạn chế. Là sinh viên của lớp QTVA15A trong thời
gian học tập, rèn luyện được trang bị những kiến thức chuyên môn tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội e cũng đã có kiến thức nhất định về công tác văn thư. Nhưng học
phải đi đôi với hành, kiến thức lý thuyết được học trên lớp phải được áp dụng vào
trong thực tế.
Tuy nhiên do giới hạn về thời gian cũng như năng lực nên e chỉ tập trung đi
nghiên cứu về “Công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1”. Đây cũng là vấn
đề đang được quan tâm và có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành
của Trường Sĩ quan Lục quân 1.
1


2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Trường Sĩ quan Lục quân 1
+ Thời gian: Năm 2015
3. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin, trực tiếp quan sát
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp phân tích và tổng hợp số liệu
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Trường Sĩ quan Lục quân
- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần
lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức, xác định được điểm mạnh,
hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1
- Phương pháp tổng hợp kết luận chung
4. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức tạp đòi hỏi
phải có hiểu biết chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Nói đến công tác văn thư đã có
khá nhiều đề tài, công trình gnghieen cứu khoa học đề cập. Chúng ta có thể khái quát
một số công trình nghiên cứu như sau:
- Cuốn sách”Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu
trữ” của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Lao động năm 2006
- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình Quyền
- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ đối với các cơ quan
Nhà nước, TS Nguyễn Thi Hà, Nxb Chính trị Quốc gia
Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên của tác giả trên và tình hình thực tiễn,
trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nọi dung về công tác văn thư của
Trường Sĩ quan Lục quân 1
2


5. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu một số vấn đề lý luận chung về công tác văn thư
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 trong
thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như hạn chế của công
tác
- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm , hạn chế đồng
thời nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 nói riêng và
các cơ quan hành chính nhà nước nói chung.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu Trường Sĩ quan Lục quân 1 nâng cao trình độ về công tác văn thư theo
như quy định của Bộ Quốc phòng đảm bảo được chất lượng tiến độ thời gian của

công việc thì từ đó cũng chuyên nghiệp và khoa học hơn giúp các đồng chí trong quá
trình giải quyết công việc sẽ đem lại hiệu quả, nhanh chóng, chính xác.
7. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hoá, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho
các đồng chí làm công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu ra đề tài còn có cấu trúc 3 chương và kết luận
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và tổng quan về Trường Sĩ quan
Lục quân 1
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Sĩ
quan Lục quân 1

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG
SĨ QUAN LỤC QUÂN 1
1.1.Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo
văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho các
hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các
đơn vị vũ trang. Là hoạt động các công việc về vấn đề xây dựng văn bản và giải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của

công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả
Công tác văn thư là hoạt độnggắn liền với văn bản giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu bao
gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan tổ chức, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân
Trong những năm năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư cũng đã có những
bước phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước
*Các nghiệp vụ của công tác văn thư:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
+ Vào máy đăng ký văn bản đến
+ Trình văn bản đến
+ Sao văn bản đến
4


+ Chuyển giao văn bản và lưu văn bản
-Quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Kiểm tra văn bản
+ Đăng ký và đóng dấu văn bản
+ Chuyển và theo dõi văn bản đi
+ Lưu và đính chính văn bản đi
-Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập danh mục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan

-Quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với mỗi cơ nói chung
và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên Trường Sĩ quan Lục quân 1 luôn
chú trọng xây dựng và phát triển công tác văn thư, đảm bảo công tác văn thư nhanh
chóng, chính xác, bí mật và khoa học
Trong hoạt động động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn
bản cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản.
Do đó vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý là rất quan trọng
-Giúp cán bộ cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh
chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân
-Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và
các bí mật quốc gia
Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động
của nền hành chính nhà nước được thông suốt.Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả
quản lý và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay
1.2. Khái quát về Trường Sĩ quan Lục quân1
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Ngày 15/4/1945, chấp hành Nghị quyết Hội nghị Quân sự cách mạng Bắc Kỳ
5


và Chỉ thị của lãnh tụ Hồ Chí Minh, Trường Quân chính kháng Nhật - tiền thân của
Trường Sĩ quan Lục quân 1 ngày nay được thành lập. Sự ra đời của Trường Quân
chính kháng Nhật, đã đáp ứng kịp thời nhiệm vụ đào tạo cán bộ quân sự, chính trị
làm nòng cốt xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, chuẩn bị Tổng khởi nghĩa giành
chính quyền trong cả nước. Đồng thời, đặt nền móng cho sự nghiệp đào tạo cán bộ
quân đội của Đảng sau này..

Kế thừa, phát huy những giá trị lịch sử và truyền thống tốt đẹp mà các thế hệ
Lục quân xây đắp nên, Nhà trường không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng đào
tạo, đáp ứng yêu cầu huấn luyện, sẵn sàng chiến đấu và chiến đấu; xây dựng chính
quy ở các đơn vị. Đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên trưởng thành về mọi mặt; hệ
thống cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học bảo đảm tốt, ngày càng hiện đại; cảnh
quan ngày càng khang trang, sạch đẹp. Môi trường giáo dục, văn hóa phát triển lành
mạnh, phong phú, luôn là một trong những cái nôi đào tạo cán bộ có uy tín của Quân
đội ta
Bảy mươi năm xây dựng, chiến đấu, trưởng thành, Nhà trường đã đào tạo được
82 khóa học, trong đó 78 khóa đã tốt nghiệp ra trường với trên 10 vạn cán bộ, chất
lượng đào tạo không ngừng được nâng lên. Cán bộ ra trường đều thực hiện tốt chức
trách, nhiệm vụ, phát huy tốt phẩm chất, năng lực trong chỉ huy chiến đấu và huấn
luyện, quản lý bộ đội, đáp ứng kịp thời nguồn cán bộ chỉ huy cho các đơn vị. Nhiều
đồng chí đã cống hiến, hy sinh trọn đời cho Tổ quốc; hơn 300 đồng chí trở thành
tướng lĩnh, cán bộ cao cấp, giữ những vị trí quan trọng trong các cơ quan của Đảng,
Nhà nước, Quân đội; 36 đồng chí được tuyên dương danh hiệu “Anh hùng Lực lượng
vũ trang nhân dân” và “Anh hùng Lao động”; nhiều đồng chí trở thành nhà khoa học,
văn nghệ sĩ nổi tiếng, nhà giáo ưu tú, vận động viên cấp quốc gia và quốc tế; hàng
nghìn cán bộ, giáo viên do Nhà trường đào tạo đã trở thành lực lượng nòng cốt xây
dựng các học viện, nhà trường trong toàn quân; hơn 34 nghìn học viên của các học
viện, trường sĩ quan khu vực phía Bắc đã được học tập, rèn luyện tại Nhà trường;
hàng chục vạn lượt học sinh, sinh viên được bồi dưỡng kiến thức quân sự, đáp ứng
yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục quốc phòng của Đảng. Thành tựu trong công tác đào tạo
cán bộ của Nhà trường, góp phần quan trọng trong sự nghiệp giải phóng dân tộc, bảo
6


vệ Tổ quốc và xây dựng Quân đội nhân dân trong tình hình mới.
Cùng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ, Nhà trường còn là một trung tâm nghiên
cứu khoa học nghệ thuật quân sự, tổng kết kinh nghiệm chiến đấu, biên soạn tài liệu,

giáo trình kỹ, chiến thuật và điều lệnh chiến đấu cho toàn quân. Nhà trường thường
xuyên, chú trọng đổi mới chương trình, nội dung, phương pháp dạy học phù hợp với
đối tượng đào tạo và theo kịp với sự phát triển của tình hình thực tiễn, đáp ứng yêu
cầu xây dựng Quân đội và sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa,
góp phần làm phong phú thêm nghệ thuật quân sự Việt Nam.
Bảy mươi năm qua, bằng trí tuệ, tình cảm, công sức của mình, các thế hệ Lục
quân đã xây đắp nên truyền thống vẻ vang: "Trung hiếu, tiên phong, mẫu mực, quyết
thắng". Những thành tựu và truyền thống đó được bắt nguồn từ vai trò lãnh đạo của
Đảng, sự quan tâm sâu sát của Chủ tịch Hồ Chí Minh mà trực tiếp là Quân uỷ Trung
ương và Bộ Quốc phòng; sự thương yêu, đùm bọc, giúp đỡ của nhân dân; sự ủng hộ,
giúp đỡ của các đơn vị trong toàn quân và bạn bè quốc tế; sự đoàn kết thống nhất,
chủ động khắc phục khó khăn, ý chí quyết tâm cao, sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt
các nhiệm vụ được giao của các thế hệ cán bộ, giáo viên, học viên, nhân viên, chiến
sĩ Nhà trường.
Tự hào với truyền thống vẻ vang 70 năm xây dựng, đào tạo, chiến đấu và trưởng
thành, cán bộ, giảng viên, học viên, nhân viên, chiến sĩ Nhà trường luôn giữ gìn, phát
huy và tiếp tục viết nên những trang sử vàng hào hùng, xứng đáng với danh hiệu cao quý
Nhà trường anh hùng của Quân đội nhân dân Việt Nam anh hùng.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
- Đào tạo sĩ quan chỉ huy tham mưu Lục quân cấp phân đội (2010) trình độ Đại
học các chuyên ngành. Được Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam công nhận đại học
và cho phép đào tạo cử nhân quân sự bậc đại học năm 1998.
- Đào tạo Thạc sĩ Khoa học Quân sự (2011)
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Sĩ quan Lục quân 1
Trường Sĩ quan Lục quân 1 là một trung tâm lớn đào tạo sĩ quan chỉ huy Lục
quân, đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học quân sự cấp phân độicủa toàn
quân. Hệ thống tổ chức của Nhà trường bao gồm: Ban giám hiệu, các cơ quan, khoa,
7

đơn vị
Đảng uỷ, Ban Giám hiệu Nhà trường gồm có 8 người.Trong đó có Hiệu
trưởng,Bí thư Đảng uỷ Nhà trường – Chính uỷ, 02 đồng chí phó bí thư – Phó Chính
uỷ và 04 đồng chí Phó Hiệu trưởng
Phân công trách nhiệm cụ thể như sau:
Đồng chí Hiệu trưởng: Chỉ đạo, điều hành chung mọi mặt hoạt động công tác
của Nhà trường theo chức trách nhệm vụ. Chỉ đạo các mặt công tác: giáo dục – dào
tạo, nghiên cứu khoa học, quân sự, văn phòng, hậu cần, kỹ thuật, tài chính, thanh tra,
cải cách hành chính; là chủ tài khoản của Nhà trường, chỉ đạo, quản lý, điều hành
toàn diện về công tác tài chính, xăng dầu
Ký duyệt những văn bản về giáo dục – đào tạo, nghiên cứu khoa học, văn bằng
chứng chỉ tốt nghiệp cho các đối tượng đào tạo
Đ/c Chính uỷ: Cùng với Hiệu trưởng tham gia thực hiện chỉ đạo các mặt công
tác của nhà trường. Chủ trì về chính trị; chỉ đạo toàn Đảng bộ Nhà trường tổ chức
quán triệt, triển khai thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên. Ký duyệt các văn
bản về Công tác Đảng, công tác chính trị
Các đồng chí Phó Hiệu trưởng: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo một số mặt công tác
của Nhà trường. Sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Hiệu trưởng giao.
Ký thay Hiệu trưởng những văn bản hành chính thuộc lĩnh vực công việc được phân
công
Các đồng chí Phó Chính uỷ: giúp Chính uỷ chỉ đạo một số mặt hoạt động công
tác đảng, công tác chính trị của Nhà trường. Ký thay Chính uỷ những văn bản hành
chính thuộc lĩnh vực công việc được phân công
Các cơ quan, khoa, đơn vị có chức năng tham mưu cho Ban giám hiệu Nhà
trường về lĩnh vực công tác do từng cơ quan, khoa, đơn vị đảm nhiệm; chịu sự lãnh
đạo, chỉ huy của Đảng uỷ, chỉ huy Nhà trường; đồng thời chịu sự chỉ đạo về nghiệp
vụ của các cơ quan chuyên ngành cấp trên. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được
giao, các cơ quan, khoa , đơn vị được tổ chức một cách có hệ thống
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Trường Sĩ quan Lục quân
1(phụ lục 01)

8


TIỂU KẾT
Ở chương 1 tôi đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về công tác văn thư và
giới thiệu vài nét về Trường Sĩ quan Lục quân 1. Từ đó có thể nắm được nội dung và
vai trò của công tác văn thư, sự hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của Trường Sĩ quan Lục quân 1

9


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN
LỤC QUÂN 1
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm
toàn bộ công việc về xây dựng văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến;
quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư có giá trị quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan, đơn vị, nó gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trục tiếp chất lượng quản lý nhà nước.
Đặc biệt đối với các văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ chức, điều hành
bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, do đó công
tác văn thư lại càng quan trọng
Như vậy ta có thể thấy rằng công tác văn thư là hoạt đông không thể thiếu
trong các cơ quan.
* Nhiệm vụ chính của cán bộ làm công tác văn thư là:

-Xây dựng và ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
- Bảo quản và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác co hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức
và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy
tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
10


Những năm gần đây công tác văn thư ngày càng được chú trọng hơn; xuất phát
từ nhu cầu của công việc, công tác văn thư được bố trí một phòng làm việc riêng với
đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy photocopy, máy in, điện
thoại,… cáh bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học. Trường đã
có sổ chuyển giao văn bản đi, đến riêng. Hàng ngày Trường phải tiếp nhận và chuyển
giao nhiều văn bản giấy tờ quan trọng đòi hỏi người cán bộ văn thư không những có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có phẩm chất chính trị, tác phong làm
việc, có kiến thức hiểu biết về xã hội có tư duy nhanh nhạy có thể xử lý tốt công việc
trong những trường hợp cần thiết, có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ tin học của
cán bộ văn thư khá tốt sử dụng máy tính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy
và in ấn phát hành văn bản tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của
các đơn vị.
Nhìn chung các cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phân
công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi, đến nhanh chóng,
chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của Trường được thông suốt.

2.2. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường
Sĩ quan Lục quân 1
2.2.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến
Trường Sĩ quan Lục quân 1 là một trườngSĩ quan quân đội trực thuộc Bộ Quốc
phòng có quy mô lớn nên số lượng văn bản hàng năm bộ phận văn thư tiếp nhận là
rất lớn (khoảng 5.500 văn bản) . Các văn bản mà bộ phận văn thư tiếp nhận chủ yếu
là Quyết định, thông báo, công văn, hướng dẫn, biên bản,…
Mọi văn bản đến trường do nhân viên quân bưu hoặc nhân viên bưu điện mang
đến đều qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lý văn bản theo đúng trình tự
các bước. Tất cả mọi văn bản, tài liệu đến trường đều được nhân viên văn thư trình
lên Hiệu trưởng hoặc Chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối
đến các phòng, khoa, đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến
phê duyệt của lãnh đạo được nhân viên văn thư chuyển đến tận tay người có trách
nhiệm giải quyết.
Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư tới các phòng,
11


khoa, đơn vị hoặc cá nhân đều có ký nhận
Sau đây là trình tự các bước xử lý văn bản của nhân viên văn thư:
a,Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản
Tất cả các văn bản gửi đến trường đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem
văn bản đó có đúng gửi cho Nhà trường hay không. Trường hợp nhầm địa chỉ nhân
viên văn thư sẽ gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì văn bản
có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư sẽ lập biên bản và
có sự chứng kiến của người đưa thư.
b, Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Việc phân loại văn bản đã giúp cho nhân viên văn thư xác định chính xác loại
vào sổ văn bản đến và loại không phải vào sổ văn bản đến.
-Loại phải đăng ký vào sổ văn bản đến bao gồm 02 loại:

+ Loại được phép bóc bì: Gồm các văn bản giấy tờ đề tên trường mà không
đóng dấu chỉ mức độ “mật”, không phải văn bản đề đích danh tên người nhận, không
phải thư riêng thì nhân viên văn thư tiến hành bóc bì văn bản và đăng ký văn bản vào
sổ đăng ký văn bản đến.
+ Loại không được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngoài bì thư ghi
đích danh cá nhân, đơn vị, phòng ban trong Nhà trường thì nhân viên văn thư đã thực
hiện theo quy định không bóc bì mà chỉ đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
-Loại không phải đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến: Bao gồm các loại sách
báo, tạp chí, thư riêng,…
* Bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư của Nhà trường đã nhận thức được công
việc bóc bì văn bản là công việc rất phức tạp.Vì vậy khi bóc bì văn bản nhân viên văn
thư luôn rất thận trọng và đã tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” gửi cho Nhà trường thì được nhân
viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm bảo
đảm về thời gian. Đối với những văn bản chỉ đích danh cá nhân, phòng ban trong Nhà
trường thì nhân viên văn thư không bóc bì mà chuyển đến người nhận một cách nhanh
nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính).
Khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư phải luôn thực hiện rất nhẹ nhàng và
12


khéo léo dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì
thư theo đường gân phía ngoài không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số,
kí hiệu ở ngoài phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản. Trường hợp có
phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên văn thư đã ký xác nhận và đóng dấu lên
phiếu gửi rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà
ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên văn thư giữ lại
phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó.
- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Tại Trường Sĩ quan Lục quân
1 những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên văn thư không được phép bóc bì

văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì bỏ trống cột trích yếu nội dung
văn bản.Vì vậy khi nhận được những văn bản mật nhân viên văn thư đã vào sổ đăng
ký văn bản mật đến sau đó chuyến ngay văn bản mật đó đến những người có trách
nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
Mọi văn bản gửi đến Trường Sĩ quan Lục quân 1 đã được nhân viên văn thư
đóng dấu đến nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi
nhận ngày, tháng đến nhà trường.
*Mẫu dấu đến của Nhà trường
TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1

ĐẾN

- Số đến:…………
- Ngày đến:……….

Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái (phần lề văn bản), dưới phần số
và kí hiệu
Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu của văn bản.
c,Vào máy đăng ký văn bản đến
Sau khi lấy số văn bản đến nhân viên văn thư phải đăng ký văn bản vào máy
tính. Đăng ký văn bản là một bước quan trọng trong quản lý văn bản đến giúp nắm
được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp
những thông tin kịp thời theo yêu cầu.
Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo nguyên tắc: Không trùng lặp , không bỏ sót,
13


mỗi văn bản đến chỉ đăng ký một lần.
Theo quy định của Nhà trường thì văn bản đến ngày nào đều được vào máy

đăng ký ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau tránh để
thất lạc hoặc mất mát
Cuối mỗi năm, nhân viên văn thư trích xuất phần đã đăng ký văn bản đến trên
máy của năm đó và in ra, đóng thành quyển phục vụ công tác tra cứu (có thể tra cứu
trên máy hoặc tra cứu trên sổ).
*Bìa sổ đăng ký văn bản đến và nội dung trong sổ(phụ lục 2)
d,Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến vào máy bước tiếp theo nhân viên văn thư đánh
số, ký hiệu, tiêu đề văn bản lên phiếu trình văn bản rồi trình văn bản lên Hiệu
trưởng/Chánh Văn phòng để xin ý kiên phân phối văn bản.
Mẫu phiếu trình văn bản:
TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1
VĂN PHÒNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày

tháng

năm 2015

PHIẾU TRÌNH VĂN BẢN
Kính gửi: Thủ trưởng……….
Văn phòng Trường Sĩ quan Lục quân 1 kính trình Thủ trưởng văn bản số:…ngày…/
…/
20…của …………… về việc
………………………………………………………………….
Vấn đề này, Văn phòng Trường Sĩ quan Lục quân 1 xin đề xuất như sau:

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Kính trình thủ trưởng cho ý kiến: ……………………………............................
………………………………………………...../.
CHÁNH VĂN PHÒNG
e, Sao văn bản đến
14


Theo ý kiến của Hiệu trưởng/Chánh Văn phòng nhân viên văn thư đã nhân bản
văn bản đó để chuyển cho các bộ phận phòng, khoa, đơn vị có liên quan.
f, Chuyển giao văn bản và lưu văn bản
Thực hiện theo quy định của Nhà trường trong quá trình phân phối văn bản
nhân viên văn thư đã tận tay chuyển văn bản đến các phòng, khoa, đơn vị có liên
quan để giải quyết không nhờ cá nhân, bộ phận chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản đến.
Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến:
Ngày
Tên người và
chuyển cơ quan đơn vị

Số văn bản ghi
trên phong bì

Số
lượng
bì

Độ

mật

Ngày, giờ, tên và
ký nhận

2.2.2. Quy trình xử lý văn bản đi
a, Kiểm tra văn bản
Tất cả văn bả,tài liệu của các cá nhân, phòng, khoa, đơn vị trong Trường gửi
tới các cá nhân, đơn vị ở trong và ngoài Trường được gọi là văn bản đi. Các loại văn
bản Nhà trường ban hành như: Quyết định, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, báo cáo,
giấy mời, giấy giới thiệu, thông báo, quy định,…
Để thuận tiện cho công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả thì tại
Trường Sĩ quan Lục quân 1 văn bản của phòng, khoa, đơn vị nào thì phòng, khoa,
đơn vị đó tự soạn thảo theo đúng nội dung yêu cầu và thể thức quy định. Nhân viên
vản thư chỉ soạn thảo văn bản của Ban Giám hiệu và văn bản của Văn phòng. Phụ
trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh chứ kết
thúc nội dung văn bản, chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý
của văn bản đó.
Sau khi soạn thảo xong văn bản chuyển lên cho nhân viên văn thư. Nhân viên
văn thư được uỷ quyền của Chánh Văn phòng, kiểm tra về thể thức, hình thức, kỹ
thuật trình bày. Nếu không đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị hoặc người soạn thảo
văn bản chính sửa. Nếu đạt yêu cầu thì nhân viên văn thư ký nháy vào cuối nơi nhận.
Văn thư trình Hiệu trưởng, Chánh Văn phòng những văn bản đi đã có đủ chữ
15


ký xác nhận về nội dung và thể thức văn bản
b,Đăng ký và đóng dấu văn bản
- Đăng ký
Văn bản sau khi được Thủ trưởng nhà trường xem xét, quyết định được chuyển

xuống Ban Bảo mật Lưu trữ. Nhân viên văn thư của Ban có trách nhiệm kiểm tra lần
cuối về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày văn bản để kịp thời phát hiện những
sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản sửa chữa trước khi làm
thủ tục đăng ký, ban hành
Nhân viên văn thư ghi số, thời gian ban hành vào văn bản. Số của văn bản
được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm. Vào sổ
đăng ký văn bản đi hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tính theo theo Biểu ghi
đăng nhập thông tin văn bản đi
-Đóng dấu
Khi văn bản có chữ ký hợp lệ nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu của cơ
quan, đơn vị ban hành và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) vào văn bản.Tuyệt đối
không đóng dấu lên văn bản không có nội dung, chưa có chữ ký hoặc chữ ký không
hợp lệ. Căn cứ vào “nơi nhận” mỗi văn bản nhân viên văn thư chỉ đóng dấu đủ số
lượng bản như đã xác định.Trường hợp vượt quá số lượng phải có ý kiến của cơ
quan, khoa, đơn vị soạn thảo và Ban Bảo mật Lưu trữ
c, Chuyển và theo dõi văn bản đi
Văn bản sau khi đã đăng ký, đóng dấu được nhân viên văn thư làm thủ tục gửi
đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.Văn bản hẹn giờ, khẩn gửi trước,
văn bản đi (không có độ mật) nhân viên văn thư có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax
hoặc chuyển qua mạng truyền số liệu được bảo mật theo quy định
Tất cả văn bản của các cơ quan, khoa, đơn vị gửi trong Nhà trường và gửi ra
ngoài phải gửi về Ban Bảo mật Lưu trữ trước 10 giờ hàng ngày để làm thủ tục gửi đi,
sau 10 giờ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo
-Thủ tục gửi văn bản
Văn bản đi của Nhà trường được gửi đi bằng nhiều phương thức như: văn bản
được gửi đi qua đường Quân bưu(trong Bộ Quốc phòng, trong Nhà trường); văn bản
16


được gửi đi qua đường bưu điện; văn bản được chuyển trục tiếp; chuyển fax, qua

mạng truyền số liệu
+ Văn bản gửi trực tiếp: Người nhận văn bản ký nhận vào Sổ đăng ký văn bản
đi
+ Văn bản gửi gián tiếp: Nhân viên văn thư phải cho vào bì dán kín, đăng kí
vào sổ chuyển văn bản rồi chuyển cho Quân bưu Bộ Quốc phòng
+ Thủ tục bì gửi văn bản: ngoài bì ghi tên cơ quan gửi “TRƯỜNG SĨ QUAN
LỤC QUÂN 1”, số văn bản và tên cơ quan, đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có
mức độ mật, mức độ khẩn được đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng
-Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơi nhận
được quyền trả lại nơi gửi
- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo, ban hành văn bản và nhân viên văn
thư Ban Bảo mật Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi và xử lý kịp
thời những trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời gian giải quyết
d, Lưu và đính chính văn bản đi
-Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản, bản gốc lưu tại Ban Bảo mật Lưu trữ,bản
gốc lưu tại cơ quan, khoa, đơn vị soạn thảo văn bản, bản gốc được nhân viên văn thư
đóng dấu và sắp xếp lưu theo thứ tự đăng ký
Cuối mỗi năm, nhân viên văn thư trích xuất phần mềm đã đăng ký văn bản đi
trên máy tính của của năm đó và in ra đóng thành quyển phục vụ cho công tác tra cứu
-Đính chính văn bản
Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban hành văn
bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính
Văn bản do Nhà trường ban hành nếu có sai sót về thể thức và kỹ thuật trình
bày thì Chánh Văn phòng thừa uỷ quyền chỉ huy Nhà trường để đính chính; văn bản
do cơ quan, khoa, đơn vị ban hành thì người chỉ huy có trách nhiệm đính chính.
*Bìa sổ đăng kí văn bản đi và nội dung của sổ đăng ký
văn bản đi (phụ lục 03)
Nội dung sổ chuyển giao văn bản qua quân bưu hoặc qua bưu điện
17

Ngày
tháng

Số, kí hiệu
văn bản

Số lượng bì
văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận và
đóng dấu

2.2.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” tại Trường Sĩ quan Lục
quân 1 chỉ có thủ trưởng cơ hoặc nhân viên văn thư được uỷ quyền bóc văn bản trực
tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản
Đói với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc có dấu hiệu “mật” khi
chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra ,theo dõi trong
quá trình xử lý giải quyết.Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các
văn bản bình thường.
Nhân viên được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật đã thực hiện
đúng các quy định về chế độ bảo mật. Các cơ quan, khoa, đơn vị có nhu cầu nghiên
cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được phép của Chánh Văn phòng hoặc thủ trưởng cơ
quan có tài liệu mật.
2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần khẳng định, bảo đảm tính chính xác và giá trị pháp lý của

văn bản. Khi một văn bản đã được đóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành văn
bản thì tất cả các đối tượng có liên quan đến văn bản đó phải chịu trách nhiệm thi
hành. Với số lượng con dấu lớn thì tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 việc quản lý và sử
dụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ, nguyên tắc và có tính bảo mật cao.
Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu tại nhà trường:
Nhân viên văn thư trực tiếp quản lý con dấu. Con dấu được đặt trong tủ có
khoá chắc chắn để tại Ban Bảo mật Lưu trữ /Văn phòng Trường Sĩ quan Lục quân
1và nhân viên văn thư có trách nhiệ đóng dấu lên văn bản khi văn bản đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền. Việc đóng dấu do nhân viên văn thư giữ dấu thực hiện,
không để người khác sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi cần mang dấu ra ngoài cơ quan
để giải quyết công việc phải có Quyết định bằng văn bản của Hiệu trưởng, có cơ quan
18


thanh tra và bảo vệ
Chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm
quyền. Đóng dấu trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực
dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái.Trường hợp đóng dấu nhầm thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại
văn bản đó và đóng dấu lại. Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các
trang phụ lục được đóng dấu treo. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải dóng dấu
giáp lai
Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ lên văn bản (tức văn bản không có nội dung,
không có chữ ký của người có thẩm quyền)
2.2.5. Lập hồ sơ và lưu trữ
Văn bản sau khi giải quyết xong thì tiến hành lập hồ sơ
Mở hồ sơ: Căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ, nhân viên văn thư được giao trách
nhiệm phụ trách chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đềvào bìa. Trong quá trình giải quyết
công việc nếu có việc đột xuất thì mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào
bản danh mục hồ sơ

Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ. Các đặc
trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian…
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Thông thường hồ sơ tại Trường Sĩ quan Lục quân
1 được sắp xếp văn bản lưu theo thời gian ban hành văn bản. Văn bản có số nhỏ,
ngày tháng năm ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn hơn ban hành muộn
thì xếp sau.
Biên mục hồ sơ: Trước khi biên mục hồ sơ, nhân viên văn thư đã kiểm tra lại
lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nếu còn thiếu thì thu thập bổ sung cho đầy
đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học. Sau đó nhân viên văn thư
đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ.
Cuối mỗi năm các phòng, khoa , đơn vị tiến hành chuẩn bị tài liệu vào lưu trữ
cơ quan. Đối với những hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu,
hồ sơ tiếp tục nghiên cứu thì làm thủ tục mược lại. Khi nộp lưu thì nhân viên văn thư
đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu kiểm tra xem xét từng hồ sơ,
19


những hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì đề nghị các đơn vị, các nhân sửa chứ, hoàn chỉnh.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 2 tôi đã tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại
Trường Sĩ quan Lục quân 1.Từ đó chúng ta có thể năm được tình hình tổ chức và cán
bộ làm công tác văn thư, tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, nội dung các
nghiệp vụ của công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1.

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Sĩ quan Lục quân 1
3.1.1. Những ưu điểm
20

Qua thời gian nghiên cứu, khảo sát về tổ chức hoạt động của Trường Sĩ quan
Lục quân 1 nói chung cũng như công tác văn thư nói riêng, tôi nhận thấy công tác
văn thư của nhà trường được tiến hành một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đáp ứng được
yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho việc quản lý, cung cấp thông tin một cách
đầy đủ chính xác và tuân thủ theo các quy định của Nhà nước.
Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng, khoa, đơn vị vì
vậy đã giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư
Đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi được nhân viên văn thư thực
hiện theo đúng quy định của Bộ Quốc phòng và của Trường Sĩ quan Lục quân 1 đề
ra. Do đó đã không xảy ra tình trạng thất lạc, bỏ sót văn bản trong quá trình đăng ký
hay lưu trữ văn bản
Các văn bản gửi đến nhà trường đều được nhân viên văn thư xử lý nhanh
chóng, kịp thời theo đúng quy định.
Đối với văn bản mật nhân viên văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo
đúng quy định không để xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin
Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu nhìn chung nhân viên văn thư đã
chấp hành nghiêm chỉnh quy định của nhà nước trong việc bảo quản và sử dụng con
dấu. Việc đóng dấu được thực hiện đúng kỹ thuật không để xảy ra tình trạng đóng
dấu sai quy định, đóng dấu khống khi chưa có chữ ký và không có văn bản gốc
Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp Ban giám hiệu Nhà trường cũng như
cơ quan, khoa, đơn vị khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện
Các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản. Việc
chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ
“mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời
Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: Máy vi tính, máy in,
máy photo…
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện
thoại, máy fax… công việc của nhân viên văn thư được thuận tiện hơn

Trong quá trình hoạt động Trường Sĩ quan Lục quân 1 đã chủ động xây dựng
nội quy, quy chế làm việc khoa học, chi tiết đến từng công việc, từng chức danh
21