Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của TTLTQG III

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Nguyên Tiến Mạnh

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K6 HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC (2011 - 2014)

Tên cơ quan: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Địa chỉ: 34 - Phan Kế Bính - Cống vị - Ba Đình - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:
Giảng viên hướng dẫn: NCS.Ths. Nguyễn Mạnh Cường


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NĂM 2014

MỤC LỤC

Danh mục các từ viết tắt
STT

Tên viết tắt

Tên đầy đủ

1

TTLTQG III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2

Phòng HC - TC

Phòng Hành chính - Tổ chức

LỜI NÓI ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay và đặc biệt là khi Việt Nam đã gia nhập vào
tổ chức WTO sẽ mở ra cho chúng ta rất nhiều cơ hội để phát triển đất nước và con
người Việt Nam, nhưng kéo theo đó là những khó khăn và thử thách rất lớn. Muốn
duy trì và phát triển cùng với nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi nước ta phải có nhiều đổi
mới về cải cách và đặc biệt là trong nền Hành chính Quốc gia. Trong đó có công tác
Quản trị Văn phòng, nó đã góp một phần quan trọng vào sự nghiệp phát triển chung
của đất nước.
Công tác Quản trị Văn phòng giữ một vai trò rất quan trọng nó có trong bất kỳ
mỗi cơ quan tổ chức nào của hệ thống chính trị nước ta. Nó là mắt xích chủ chốt trong
sự nghiệp phát triển cơ quan, tổ chức. Công tác Quản trị Văn phòng đánh giá hiệu quả
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậy chúng ta làm tốt công tác này sẽ
góp phần đẩy mạnh cải cách nền hành chính, giúp chúng ta xây dựng bộ máy Nhà
nước trong sạch vững mạnh theo tinh thần Nghị quyết của Trung ương Đảng đề ra.
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đánh giá được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Hành chính Văn phòng ngày
18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số: 109/BT

về việc thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc
thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung
học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Bộ Nội vụ. Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngoài ra trường còn mở các lớp dạy nghề và đào tạo ngắn hạn nhằm phục vụ
nhu cầu của xã hội. Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển vượt bậc của
ngành khoa học công nghệ đã giúp con người có tầm hiểu biết, nắm bắt được thông
tin nhanh chóng và giải quyết công việc một cách thuận lợi, hiệu quả hơn giúp cho xã
hội phát triển mạnh mẽ hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc gắn liền lý thuyết với thực tiễn nên
trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi học xong
chương trình lý thuyết, sinh viên năm cuối (hệ cao đẳng chính quy) ngành Quản trị
Văn phòng sẽ được đi thực tập ở các cơ quan Trung ương và địa phương nhằm củng
cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp và xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học. Giúp
cho sinh viên lĩnh hội được tốt hơn những kiến thức trong nhà trường vào thực tế và
tích lũy kinh nghiệm vững vàng trước khi bước vào công tác sau khi ra trường. Ngày
10/3/2014 đến ngày 2/5/2014 trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học sinh
viên Khoa Quản trị Văn phòng đi thực tập tại các cơ quan.
Thực tập có vai trò rất quan trọng đối với sinh viên đang học tập. Giúp cho
sinh viên tìm hiểu, nhận thức nắm vững về trình độ chuyên môn. Trong mỗi ngành
khoa học giữ lý luận và thực tiễn có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau tạo cơ sở
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tiền đề hỗ trợ cho nhau tạo nên hiệu quả của công tác giáo dục và đào tạo. Bởi lý luận
cung cấp một phương pháp luận nhận thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ thì thực
tập là cơ sở là điều kiện vận dụng và đưa lý thuyết vào thực tiễn.
Mục đích của đợt thực tập này là gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết với
thực tiễn. Qua việc khảo sát nghiên cứu và thực hành về công tác lưu trữ ở cơ quan,
doanh nghiệp để củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao năng lực, rèn luyện kĩ năng
nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về Quản trị văn
phòng.
Từ việc thực tập sẽ giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức, nâng cao năng
lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng phong
cách làm việc của một cán bộ khoa học. Qua đợt thực tập còn giúp cho sinh viên làm
quen với công việc mà họ phải làm, giúp cho người học có cái nhìn đầy đủ hơn về
nghề nghiệp của mình. Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về công tác văn
phòng, công tác văn thư. Qua đó có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình
hình thực tiễn để so sánh, củng cố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp.
Vận dụng những kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ công tác văn
phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm
việc của người cán bộ văn phòng trong tương lai.
Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Để bảo vệ an toàn và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan Nhà nước, tổ
chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang và mọi
công dân đối với việc bảo vệ quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.
Trong thời gian thực tập tại TTLTQG III , tôi đã nghiên cứu, khảo sát và thực
hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ.
Qua đó tôi đã có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết đã học với thực tiễn, dùng lý
luận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thể vận dụng những kiến thức đã học để
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra nhằm củng cố kiến thức lý luận và rèn luyện
thêm tay nghề.
Toàn bộ kết quả của đợt thực tập này đã được thể hiện trong "Báo cáo thực tập
tốt nghiệp" bao gồm những phần chính sau:
Lời nói đầu
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của TTLTQG III
Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của TTLTQG III
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần phụ lục

Mặc dù đã được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo, cán bộ công chức TTLTQG
III và cùng với sự nỗ lực của bản thân, nhưng do thời gian thực tập tương đối ngắn,
cộng với vốn hiểu biết của tôi còn có hạn chế nên trong bản báo cáo này khó tránh
khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để
bản báo cáo của tôi hoàn thiện hơn.
Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị Văn
phòng, đến tập thể Ban lãnh đạo và các cán bộ đang công tác tại TTLTQG III đã giúp
tôi hoàn thành đợt thực tập này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2014
Sinh viên

Nguyễn Tiến Mạnh

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ cộng
hòa ra đời. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã sảm sinh ra
một khối lượng tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và có giá trị về nhiều mặt, phục vụ cho
công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm bảo vệ và phát huy những giá trị tài
liệu đó, TTLTQG III được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP - TC ngày 10
tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) với chức năng thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 tới nay.
Các giai đoạn phát triển của TTLTQG III:
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Như chúng ta đã biết, TTLTQG III là Trung tâm được tách từ Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I. Thời gian mới tách để thành lập, về đội ngũ cán bộ có 32 người, cơ
cấu tổ chức mới có 06 phòng; số lượng tài liệu được đưa về từ Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I gần 4000 mét. Thẩm quyền thu thập tài liệu được thu thập tài liệu thời kỳ
sau Cách mạng, trên phạm vi toàn quốc. Theo thời gian, thẩm quyền và cơ cấu tổ

chức, số lượng và chất lượng cán bộ cũng như các mặt hoạt động của Trung tâm III có
những thay đổi nhất định.
Để kiện toàn bộ máy tổ chức của TTLTQG III, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 35/QĐ - LTNN Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III và thay thế bằng Quyết định số
120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
1.1. chức năng
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có
chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân,
gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa
Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
TTLTQG III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm
việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức,
phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
quý hiếm.

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ
thống kê, tra cứu tài liệu.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, nghiên cứu khoa

học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn.
- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ.
- Quản lí tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí và
các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Ngày 20/5/2010 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số
120/QĐ-VTLTNN về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của TTLTQG III.
Hiện nay cơ cấu tổ chức của TTLTQG III gồm có Ban Giám đốc và 12 phòng
chức năng:
- Phòng Thu tập tài liệu.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu.
- Phòng Bảo quản tài liệu.
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
- Phòng Tài liệu nghe nhìn.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
- Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu.
- Phòng Đọc tài liệu.
- Phòng Hành chính - Tổ chức.
- Phòng Sưu tầm tài liệu.
- Phòng Kế toán.
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phòng Bảo vệ và PCCC.
(Xem Sơ đồ tổ chức bộ máy của TTLTQG III ở Phụ lục 1)
1.4. Tình hình cán bộ

Hiện nay, biên chế của Trung tâm là 119 biên chế, trình độ chuyên môn của của
công chức, viên chức khá đồng đều: có 05 Thạc sỹ, 01 người đang theo học chương
trình Thạc sỹ tại Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 44 Đại học, 05 Cao đẳng, 27
trung cấp, còn lại là trình độ sơ cấp hoặc đang theo học các chương trình đào tạo để
nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu công việc được giao.
Đội ngũ lãnh đạo của Trung tâm: Hiện nay có 01 Giám đốc, giúp việc cho
Giám đốc là 02 Phó Giám đốc được phân công như sau: 01 Phó Giám đốc phụ trách
về hành chính; 01 Phó Giám đốc phụ trách về chuyên môn, nghiệp vụ; 07 Trưởng
phòng, 12 Phó phòng.
Đa số cán bộ đều có trình độ đại học lưu trữ, số ý có trình độ trung cấp hoặc là
đã tốt nghiệp các trường đại học khác. Một số cán bộ chuyên viên của Trung tâm đã
tốt nghiệp ở Liên Xô (cũ) và Cộng hòa Dân chủ Đức (cũ). Có một số cán bộ của
Trung tâm đã đang theo học lớp cao học về lưu trữ. Ngoài ra, Trung tâm cón kết hợp
với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mở các lớp bồi dưỡng
tin học cho cán bộ của Trung tâm. Các cán bộ của Trung tâm đã được nâng cao kiến
thức về tin học văn phòng, về chương trình quản lý tài liệu lưu trữ, về mạng máy tính
điện tử.
Trung tâm còn có kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp về quản lý hành chính
ngắn hạn. Các cán bộ đều tốt nghiệp với kết quả cao.
Cùng với việc nâng cao trình độ cho cán bộ, Trung tâm còn cử người đi thăm
quan học tập kinh nghiệm của nước ngoài như: đoàn đi học tập, tham quan về lưu trữ
tại Singapore, Thái Lan, vv…

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nhờ có những cố gắng trên nên trình độ chuyên môn của cán bộ công chức

trong Trung tâm đã được nâng lên một bước đang kể. Hy vọng rằng, trong thời gian
tới lãnh đạo và cán bộ của Trung tâm sẽ hoàn thành xuất sắc những công việc mà
Đảng và Nhà nước đã giao cho.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng HC - TC
2.1. Chức năng, nhiệm vụ
2.1.1. Chức năng
Có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác
hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp; quản lý tài sản, công tác
quản trị và bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của
Trung tâm.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Có nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc
Trung tâm thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo
công tác của Trung tâm;
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;
Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả;
Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của Trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng
giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm và các đơn vị thuộc
Trung tâm;
Quản lý biên chế, lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách của
Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm;
Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ
chính trị nội bộ;
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Xây dựng, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất, đảm
bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất
và tinh thần cho công chức, viên chức Trung tâm;
Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ; phòng, chống
cháy nổ của cơ quan; phòng, chống lụt bão của cơ quan;
Tổ chức thực hiện các công việc về đối ngoại (lễ tân, đón tiếp các đoàn tới
thăm quan, Hội nghị…);
Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực tiễn
của đơn vị;
Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị;
Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòng chống lụt
bão do Trung tâm ban hành;
Soạn thảo các văn bản và cáo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị để Trung tâm ban hành;
Thực hiện các công việc khác do Giám đôc Trung tâm giao.
2.2. Cơ cấu tổ chức
Phòng HC - TC phụ trách những bộ phận như sau:
- Bộ phận văn thư.
- Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.
- Bộ phận Quản trị.
(Xem sơ đồ tổ chức bộ máy của Phòng HC - TC ở Phụ lục 2)
2.3. Tình hình cán bộ

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hiện nay Phòng HC - TC có 16 cán bộ trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó

phòng. Trình độ chuyên môn của các cán bộ trong phòng tương đối đồng đều: 04 cử
nhân, 02 lưu trữ viên trung cấp, 02 nhân viên làm văn thư.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Trung tâm Lưu trữ quố gia III
1. Khảo sát về tổ chức công tác Phòng Hành chính - Tổ chức
1.1. Đánh giá vai trò của Phòng Hành chính - Tổ chức trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho TTLTQG III;
lấy ví dụ những tình huống cụ thể
Phòng Hành chính - Tổ chức đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu
trong hoạt động của TTLTQG III. Với những công việc chính là: công tác hành chính,
tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp; quản lý tài sản, công tác quản trị và bảo
đảm cơ sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
Phòng Hành chính - Tổ chức đã làm tốt công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho TTLTQG III.
Về công tác tham mưu, Phòng Hành chính - Tổ chức, kiến nghị, đề xuất, đưa ra
các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu,
những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho lãnh đạo Trung tâm trong
việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của
TTLTQG III đạt kết quả cao nhất. Đồng thời Phòng Hành chính - Tổ chức còn tham
mưu cho lãnh đạo Trung tâm về việc sắp xếp nhân sự trong cơ quan một cách phù
hợp nhất; tổng hợp thông tin nhanh, kịp thời và chính xác nhất để báo cáo cho lãnh
đạo Trung tâm về tình hình hoạt động của Trung tâm.
Về công tác hậu cần, Phòng HC – TC đã thực hiện tốt công tác đảm bảo cơ sở
vật chất, điều kiện làm việc để phục vụ hoạt động của Trung tâm luôn diễn ra với một
hiệu quả cao nhất.
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

12

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ví dụ 1:
Trong phiên họp giao ban của TTLTQG III vào ngày 8//2014. Phòng HC - TC
là đơn vị chuẩn bị về phòng họp, công văn mời đại biểu, tài liệu, lễ tân, bảo vệ, … để
phiên họp diễn ra đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
Ví dụ 2:
TTLTQG III tổ chức Hội nghị (01 ngày) về việc “Nâng cao chất lượng công tác
lưu trữ tại TTLTQG III” thì Phòng HC - TC đã giúp lãnh đạo xây dựng kế hoạch và
chương trình tổ chức Hội nghị đó trên cơ sở tìm kiếm, tổng hợp thông tin, soạn thảo
giấy mời, đồng thời Phòng HC - TC cũng chuẩn bị phòng, trang trí phòng, treo pano,
áp phíc, chuẩn bị nước uống và phối hợp với phòng Quản trị liên hệ nơi ăn uống và
nghỉ ngơi cho các đại biểu. (vì thời gian họp là 01 ngày và có các vị khách mời là
trưởng các cơ quan đến tham dự).
Ví dụ 3:
Vào cuối năm 2013, Phòng HC - TC tổng hợp thông tin từ các đơn vị, bộ phận
trong TTLTQG III để nắm bắt được tình hình hoạt động chung của Trung tâm và từ
đó tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm về xây dựng và ban hành Kế hoạch công tác 6
tháng đầu năm 2014 của TTLTQG III.

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của TTLTQG III
Các phòng

Phòng Hành chính - Tổng hợp

Lãnh đạo Trung tâm

Gửi văn bản đề nghị các Phòng
đăng ký nội dung công việc

Đăng ký nội dung
công việc
Tổng hợp, xây
dựng bản thảo

Gửi bản thảo đến các phong
để xin ý kiến góp ý
Đóng góp ý kiến
cho bản thảo

Nguyễn
Tiếnhợp
Mạnh
- QTVPK6A
Tổng
ý kiến
góp ý, chỉnh
sửa, hoàn thiện bản thảo

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Duyệt thể
thức
Xem xét, ký
ban hành
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị ( Hội thảo, cuộc họp) của
TTLTQG III

Mục đích, yêu cầu cần đạt
Nội dung
Thời gian, địa điểm

Lập kế hoạch

Kinh phí
Dự kiến đơn vị phối hợp
Khách mời
Chương trình Hội nghị
Chuẩn bị nội dung báo cáo KM,BM

Xác định và thống
nhất chủ đề hội
nghị, lập kế hoạch
và xin chủ chương
tổ chức Hội nghị

Chuẩn bị truyền thông cho Hội nghị
Chuẩn bị tài liệu
Phát hành giấy mời,công văn

Chuẩn bị và tổ
chức hội nghị

Chuẩn bị Hội trường, …
Đặt ăn uống, bố trí nghỉ nghơi
Tổ chức đón tiếp đại biểu

Đánh giá nội
dung Hội nghị
Xử lý thông tin hội
nghị
Đánh giá hiệu quả
của Hội nghị

Phát tài liệu
Điều khiển, dẫn chương trình
Ghi Biên bản Hội nghị

Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo
Kiến nghị các tổ
vị dự- QTVPK6A
Nguyễnchức,
Tiếnđơn
Mạnh
Hội nghị về nội
dung Hội nghị

15

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo
Phòng Hành chính - Tổ chức

Lãnh đạo

Trưởng Phòng Hành chính - Tổ
chức

Lập kế hoạch
chuyến đi

Liên hệ với nơi lãnh
đạo đi công tác

Theo dõi, đôn đốc việc
chuẩn bị

Chuẩn bị tài liệu

Chuẩn bị phương
tiện, kinh phí

Đi công tác

Theo dõi, đôn đốc
công việc của Trung
tâm, báo cáo công việc
hàng ngày

Bổ sung nội dung công việc
gửi lại tài liệu, văn bản cho
Tiến Mạnh - QTVPK6A
lãnh đạo, thanhNguyễn
quyết toán
kinh phí công tác

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5. Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của TTLTQG III
Việc thực hiện văn hóa công sở tại TTLTQG III đã đạt được nhiều kết quả tích
cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng, bộ phận trong Trung tâm
tạo sự chuyển biến rõ nét trong nhận thức, ý thức trách nhiệm về tu dưỡng rèn luyện,
chấp hành chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước của đội
ngũ cán bộ, nhân viên.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban
hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Theo chỉ đạo của
Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, TTLTQG III đã có văn bản đề ra nội quy của cơ quan
trong đó có quy định rõ về vấn đề văn hóa công sở của cơ quan.
Thực hiện văn bản chỉ đạo của Tung tâm, các phòng trong Trung tâm đã ,tổ
chức phổ biến, tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc xây
dựng văn hóa công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, nhân viên làm việc trong cơ
quan, xây dựng quy định chung văn hóa công sở tại cơ quan gồm các nội dung về
trang phục, đeo thẻ, giao tiếp ứng xử, về bài trí công sở...
Việc rèn luyện tư cách, tác phong, ứng xử giao tiếp trong công việc, với đồng
nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán bộ, đảng

viên, nhân viên đăng ký phấn đấu làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, góp
phần không nhỏ trong việc đổi mới tác phong, lề lối làm việc của các cơ quan hành
chính nhà nước và cán bộ, nhân viên, người lao động.

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Với những quy định chung về văn hóa công sở cơ quan thì lề lối làm việc của
cán bộ, nhân viên đã đạt được những hiệu quả tích cực. Việc chấp hành kỷ luật lao
động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, có nhiều tiến bộ. Giao tiếp và
ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ được quan tâm hơn và
trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn rất quan trọng trong rèn luyện của
người cán bộ, nhân viên hiện nay. Đại bộ phận cán bộ, nhân viên giao tiếp, ứng xử
đúng mực trong công việc, với đồng nghiệp, khắc phục được tình trạng quan liêu,
hách dịch, cửa quyền, ứng xử thiếu văn hóa.... Văn hoá giao tiếp khi sử dụng điện
thoại có chuyển biến tích cực. Hiện tượng cán bộ, nhân viên lạm dụng rượu, bia làm
mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội đã không còn tồn tại trong
cơ quan.
Trang phục khi làm việc của cán bộ, nhân viên rất tốt, bảo đảm gọn gàng, lịch
sự phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện tại nơi làm việc. Đặc biệt là với
đặc thù của ngành nên một số phòng trong Trung tâm còn có đồng phục riêng khi làm
việc và được chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Việc đeo thẻ đã dần vào nền nếp,
nhất là những bộ phận có quan hệ làm việc thường xuyên với tổ chức, cá nhân.
Các hoạt động khác như treo Quốc huy, Quốc kỳ tại trụ sở cơ quan và trong các
buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài, bài trí khuôn viên công sở được thực hiện theo
quy định, nơi để phương tiện giao thông ở cơ quan được quy định cụ thể, thuận tiện
và an toàn. Việc bài trí phòng làm việc khá gọn gàng, hợp lý.

Tuy nhiên, tại một số phòng, bộ phận còn thực hiện quy định văn hóa công sở
khá qua loa, chiếu lệ, mang tính hình thức. Văn hoá giao tiếp, ứng xử trong thi hành
công vụ chưa trở thành ý thức thường trực của cán bộ, nhân viên và cần được người
đứng đầu Trung tâm quan tâm đúng mức. Nên xây dựng Quy chế văn hóa công sở cho
cơ quan.
Mặc dù còn có những hạn chế nhưng qua thời gian triển khai thực hiện Quyết
định số 129/2007/QĐ-TTg tại TTLTQG III đã đạt kết quả khá toàn diện, góp phần
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nâng cao hình ảnh và vị thế của cơ quan hành chính nhà nước và đội ngũ cán bộ, nhân
viên trong thi hành công vụ nhằm thực hiện các mục tiêu, nội dung hiện đại hóa nền
hành chính và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên trong Chương trình tổng
thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 và giai đoạn 2011-2020.

1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng
của cơ quan
Phòng HC - TC của TTLTQG III được bố trí theo kiểu văn phòng cổ điển tức là
các bộ phận được tách thành từng phòng riêng biệt nhau.
Trong khu nhà làm việc A1 11 tầng) thì các bộ phận được bố trí như sau:
Phó Phòng HC - TC được bố trí ngồi một phòng riêng biệt. Bộ phận quản trị và
bộ phận Hành chính - Tổng hợp cũng được bố trí làm việc ở tầng trệt nhà kho A1.
Bộ phận văn thư được bố trí một phòng tại tầng trệt nhà kho A1.
Nhìn chung, cách bố trí này có ưu điểm là hoạt động của các bộ phận không
ảnh hưởng lẫn nhau, đảm bảo luôn giữ bí mật được các thông tin quan trọng và không
bị lộ ra ngoài. Nó còn tạo được sự yên tĩnh trong giờ làm việc.
Nhược điểm:

- Cách bố trí như trên tạo sự xa cách giữa nhân viên và thủ trưởng, thủ trưởng
khó có thể quản lý về giờ giấc của nhân viên.
- Cách bố trí như trên sẽ tốn rất nhiều diện tích của cơ quan.
- Sự phối kết hợp giữa các bộ phận chức năng sẽ bị mất nhiều thời gian.
Từ những nhận xét trên, tôi cho rằng nếu Phòng HC - TC nói và các đơn vị
trong cơ quan nói riêng được bố trí theo kiểu văn phòng cổ điển (tách thành từ phòng
riêng) kết hợp với văn phòng hiện đại (mặt bằng mở) thì hiệu quả công việc sẽ cao
hơn rất nhiều. Theo tôi, mô hình của văn phòng kết hợp đó nên như sau:
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trưởng và phó của từng đơn vị sẽ ngồi riêng một phòng, nhân viên trong một
đơn vị sẽ được bố trí ngồi chung trong một phòng. Chỗ ngồi của thủ trưởng và nhân
viên của từng đơn vị sẽ được sắp xếp ở gần nhau để tiện cho việc liên hệ công việc.
Giữa các nhân viên có một vách ngăn cách cao khoảng 1,2 m để họ có thể trao đồi
công việc với nhau khi cần thiết, mỗi nhân viên có một bàn dài vừa để máy vi tính
vừa để viết khi cần thiết. Bàn làm việc có ngăn kéo để đựng tài liệu cá nhân. Riêng
Phòng HC - TC sẽ được coi là một trung tâm xử lý thông tin của cơ quan nhằm đón
đầu, tiên liệu, dự đoán các tình huống, giúp các cấp quản lý đưa ra những quyết định
đúng đắn, sáng tạo góp phần tăng năng suất lao động, đảm bảo sự phát triển bền vững
của Trung tâm.
Theo tôi, Phòng HC - TC của TTLTQG III nên sắp xếp vị trí làm việc của các
bộ phận như sau:
Các bộ phận có liên quan đến nhau như kế toán, thủ quỹ, văn thư do tính chất
công việc của mình cần kín đáo sẽ được sắp xếp ngồi riêng thành các phòng như bố
trí hiện nay của TTLTQG III. Riêng bộ phận tổ chức cán bộ không nên bố trí như
hiện nay mà nên bố trí thành một phòng riêng biệt, vì công việc này đòi hỏi phải có sự

bí mật.
(Xem sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của Phòng HC - TC ở Phụ lục 3)
Thấy rõ được tầm quan trọng của môi trường xung quanh đối với việc nâng cao
năng suất lao động, trong các phòng làm việc của Trung tâm đều được bố trí điều hòa
nhiệt độ, giúp cho cán bộ làm việc được tốt hơn. ánh sáng tự nhiên kết hợp với anh
sáng đèn không làm ảnh hưởng đến thị giác của cán bộ công chức. Công tác lưu trữ
đòi hỏi các cán bộ thường xuyên phải ngồi để chỉnh lý tài liệu nên Trung tâm cũng
đầu tư cho các phòng những ghế xoay có thể điều chỉnh cao thấp tùy ý.
Ngoài ra, Trung tâm cũng bắt đầu áp dụng công thái học vào công tác văn
phòng nhằm tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường và các quy tắc nghiệp vụ làm cho
người làm công tác văn phòng cảm thấy thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đạt được hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Sau mỗi giờ làm việc căng thẳng, cán
bộ của Trung tâm có thể nghỉ giải lao bằng nhiều cách khác nhau như: đọc sách, báo,
tạp chí tại thư viện của Trung tâm, đi dạo trong khuân viên, v.v…

2. Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ
2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
2.1.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư của TTLTQG III
Ở TTLTQG III, công tác văn thư giữ vị trí rất quan trọng trong hoạt động của
cơ quan. Công tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ. Có thể nói nếu làm tốt công
tác lập hồ sơ ở văn thư sẽ tạo thuận lợi lớn cho công tác lưu trữ. Vì vậy, bộ phận Văn
thư luôn là đầu mối giao dịch của tất cả các cơ quan, là nơi tiếp nhận và xử lý mọi văn
bản được gửi đến cơ quan. Bộ phận Văn thư được coi là bộ mặt của cơ quan, là nơi

đầu tiên khách đến tiếp xúc khi liên hệ công tác. Đối với Trung tâm, công tác văn thư
là nội dung chủ yếu trong hoạt động của Phòng HC - TC, nó là nơi cung cấp những
thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý cơ quan.
Văn thư cơ quan phải kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ nên công việc của văn
thư rất bận, có rất ít thời gian để lập hồ sơ ở bộ phận lưu trữ nên nhìn chung chất
lượng hồ sơ chưa cao. Đây là một hạn chế rất lớn trong TTLTQG III. Là một trong
những Trung tâm lớn đầu ngành về công tác lưu trữ mà lại chưa có cán bộ lưu trữ
riêng cho cơ quan để thành lập phông lưu trữ cơ quan của Trung tâm cũng như thu
thập, chỉnh lý và bảo quản khối tài liệu hình thành ơ cơ quan
TTLTQG III hiện nay vẫn chưa ban hành được văn bản nào quy định cụ thể về
công tác văn thư. Những hoạt động của văn thư của Trung tâm vẫn theo quy định về
công tác văn thư - lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (ban hành kèm theo
Quyết định số 82/QĐ-LTNN ngày 18/7/1998).
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, ở TTLTQG III văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị ấy tự
soạn thảo, sau đó trình lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trực tiếp xem xét bản dự
thảo và sửa chữa những sai sót rồi ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được
chuyển xuống cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị
soạn thảo để kiểm tra lại về hình thức và nội dung. Sau đó, văn bản lại được chuyển
cho Trưởng phòng HC - TC để kiểm tra lại lần cuối rồi trình lên người ký chính thức.
Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, văn thư sẽ photo ra ít nhất là 03
bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản gửi
lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu. Cuối cùng, văn thư sẽ làm thủ tục
chuyển văn bản đi.

Các văn bản do TTLTQG III ban hành đều đúng về thể thức và thủ tục theo quy
định của Nhà nước.
Văn thư chỉ được phép đánh máy chứ không được quyền thêm bớt vào văn bản.
Trong trường hợp có những chỗ mâu thuẫn hoặc có sự nhầm lẫn, văn thư có nhiệm vụ
hỏi lại đơn vị soạn thảo văn bản.
Ở TTLTQG III thường ban hành những loại văn bản sau: quyết định, báo cáo,
kế hoạch, thông báo, biên bản, hợp đồng, giấy mời, thư trả lời và công văn hành
chính, v.v… về các vấn đề như: Thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu,
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, các vấn đề liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
v.v…
2.1.3. Quản lý công văn đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn đi của văn thư bao gồm những bước
sau:
- Đánh máy và in văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của lãnh đạo,
văn thư có nhiệm vụ đánh máy và in ra thành văn bản, sau đó đưa nhân bản.
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Đóng dấu vào văn bản: Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền, văn thư có nhiệm vụ đóng dấu vào văn bản theo quy định của Nhà nước.
- Đăng ký vào sổ công văn đi: Tất cả các văn bản gửi đi đều được tập trung ở
văn thư và đăng ký vào sổ công văn đi theo hệ thống số và ký hiệu văn bản của Trung
tâm. Hệ thống số của Trung tâm được đăng ký theo số thứ tự từ đầu năm đến cuối
năm cho tất cả các loại văn bản. Ký hiệu văn bản thì được viết theo quy tắc: Tên cơ
quan - tên loại văn bản hoặc ngược lại.
Ví dụ: Quyết định số 50/QĐ-TTIII, Báo cáo số 15/BC-TTIII, Công văn số
50/TTIII-CV, v.v…

Riêng đối với những công văn do Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu gửi cho các
độc giả ở xa thì được viết theo quy tắc: Tên cơ quan - tên phòng.
Ví dụ: Biên bản số 80/TTIII-TCSD.
Ngày tháng của văn bản được đăng ký theo quy định như sau: ngày dưới 10 và
tháng dưới 3 thì phải thêm số 0 đằng trước để tránh sự giả mạo làm sai ngày của văn
bản.
- Gửi công văn đi: Văn thư có thể chuyển văn bản trực tiếp hoặc gửi qua đường
bưu điện.
Hàng năm, ở TTLTQG III công văn mật gửi đi và gửi đến tương đối ít nên
không có sổ riêng cho loại công văn này mà được ghi chung vào sổ công văn đi và
công văn đến, nhưng ở cột ghi chú có thêm chữ "mật".
Có thể lập bảng thống kê những công văn đi mà TTLTQG III ban hành trong
những năm gần đây như sau:
Năm 2009: 300
Năm 2010: 320
Đến hết tháng 6 năm 2011: 167
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nhìn vào con số thống kê ta thấy trung bình mỗi năm số lượng văn bản do
TTLTQG III ban hành khoảng 300 văn bản. Đối với một Trung tâm mới thành lập thì
số lượng văn bản ban hành như thế là tương đối nhiều.

Sau đây là mẫu sổ công văn đi của TTLTQG III
Ngày

Số

và Tên

tháng

ký hiệu

Người

loại và ký

Nơi

Đơn vị Số

Ghi

nhận

hoặc

lượng

chú

bản

văn

trích

người

bản

yếu nội

nhận

dung

bản lưu

1

2

3

4

5

6

7

8

2.1.4. Quản lý công văn đến

Các công văn giấy tờ gửi đến Trung tâm đều được tập trung tại bộ phận văn
thư, sau đó được chuyển đến các đơn vị. Quy trình xử lý công văn đến như sau:
- Tiếp nhận và bóc bì công văn. Văn thư trực tiếp nhận và bóc bì công văn gửi
đến Trung tâm. Đối với những công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận thì văn thư
không được quyền bóc bì mà gửi tận tay người nhận.
Đối với công văn mật, cán bộ văn thư chỉ được phép bóc bì ngoài, giữ nguyên
bì trong.
- Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu
đến vào bên lề trái của công văn, sau đó vào sổ công văn đến.
Đối với công văn mật, văn thư chỉ đăng ký những yếu tố ghi trên bì công văn
như: số, ký hiệu văn bản, còn nội dung thì sẽ được người nhận công văn thông báo lại
sau.
Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chuyển giao công văn đến: Đối với những công văn gửi đến mà nội dung có
liên quan đến nhiều đơn vị trong Trung tâm thì văn thư có nhiệm vụ chuyển cho Giám
đốc xem xét. Sau đó, Giám đốc ghi vào bên lề trái của công văn đề nghị photo thành
mấy bản và chuyển cho đơn vị nào, thì văn thư có nhiệm vụ photo văn bản đó ra và
chuyển cho các đơn vị có liên quan. Bản chính thì được lưu ở văn thư. Trong trường
hợp công văn đến có nội dung liên quan đến một đơn vị cụ thể (Phòng Hành chính Tổ
chức) hoặc một vấn đề cụ thể (tài vụ) thì văn thư có nhiệm vụ gửi trực tiếp cho các
đơn vị đó.
Số lượng công văn đến TTLTQG III trong những năm gần đây:
Năm 2009: 480
Năm 2010: 550
Đến hết tháng 6 năm 2011: 188

Nhìn vào con số thống kê ở trên, ta có thể tính được số lượng công văn đến
trung bình hàng năm của TTLTQG III là khoảng 1000 công văn.
Mẫu sổ công văn đến của TTLTQG III như sau:
Ngày Số đến Tác

Số và Ngày

Tên

đến

ký

tháng

loại và hoặc

hiệu

năm

trích

người

của

yếu

nhận

văm

nội

bản

dung

5

6

1

giả

2

3

4

Đơn vị Ký

7

Ghi

nhận

chú

8

9

2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu

Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A

25