Báo cáo thực tập thư ký: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNGVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (289.73 KB, 45 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được
một thế vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu
hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các
đối thủ cạnh tranh.
Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết các công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký
chưa được thực sự coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và nhìn sai
lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày ngay với xu thế phát triển, nghề Thư
ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự
phát triển của xã hội.
Qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho em
học tập cũng như toàn thể các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, dìu dắt
và truyền đạt khối kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành
trang vững chắc tự tin khi bước vào đời.
Nhà trường đã tổ chức khóa thực tập cho chúng em để vận dụng kiến thức
đã học, thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng và công tác văn
thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề xây dựng cách làm việc của người cán bộ
văn phòng. Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong việc tiếp thu các kiến
thức thuộc lĩnh văn phòng ở các giai đoạn sau. Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
em xin chân thành cảm ơn tất cả Quý Thầy Cô.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra, em đã trực tiếp
liên hệ thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam( VNPT). Địa chỉ:
57A, Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội.
Để hoàn thành khóa thực tập này, trước tiên em xin gửi lời biết ơn chú
Trần Bá Hùng là người đã hướng dẫn em trong quá trình thực tập tại Văn phòng
Văn thư – Lưu trữ của Tập đoàn VNPT, cũng như sự hướng dẫn trực tiếp và sự
hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị, cô chú trong Văn phòng đã tạo điều kiện
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
2
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, kiến thức đã học để phát huy
khả năng sáng tạo của mình, đồng thời em biết được những ưu và nhược điểm
của bản thân mình để khắc phục và sửa đổi. Em đã hoàn thành tốt kế hoạch thực
tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư,
Lưu trữ....qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp
vụ rất bổ ích và lý thú.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả của quá trình học tập, mặc dù
đã cố gắng rất nhiều song không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được
sự đóng góp nhiệt tình và chỉ bảo của các Thầy cô, cô chú trong Văn phòng để
bài báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc, một lần nữa em xin chân thành
cảm ơn và kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng toàn
thể các cô chú trong Văn phòng Văn Thư – Lưu trữ Tập đoàn VNPT được dồi
dào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến chức trong công việc.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
3
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT:
STT
1
2
3
4
5
Từ viết tắt
VNPT
TĐ
VP
TTLT
VB
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
Giải thích
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
Tập đoàn
Văn phòng
Trung tâm lưu trữ
Văn bản
4
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN
BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
VIỆT NAM
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (tên giao dịch quốc tế:
Vietnam Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) là một doanh
nghiệp nhà nước chuyên đầu tư, sản xuất, hoặc kinh doanh trong lĩnh vực “Bưu
chính” và “Viễn thông” tại Việt Nam, có trụ sở tại toà nhà VNPT (số 57 Huỳnh
Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ là 36.955.000.000.000 đồng (Ba
mươi sáu nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn).
1.1.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy giúp việc
Tập đoàn được quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn ban hành
kèm theo Quyết định số 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng
Chính phủ.
1. Chức
năng, nhiệm vụ.
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là công ty nhà nước, do Nhà
nước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đối
với công ty nhà nước và theo Điều lệ, có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa
ngành, trong đó viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinh
doanh chính; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để
ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh
và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức đầu tư tài chính vào các doanh
nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
5
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn
thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhà nước
giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ cụ thể sau:
•
Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT và
vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác
do chủ sở hữu giao;
•
Tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc
gia Việt Nam;
•
Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại
và chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.
•
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theo quy
hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các
hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong
các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:
•
Dịch vụ viễn thông đường trục;
•
Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
•
Dịch vụ truyền thông;
•
Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
•
Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông
và công nghệ thông tin;
•
Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
•
Dịch vụ quảng cáo;
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
6
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
•
Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
•
Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật.
b, Quyền hạn và nghĩa vụ:
- Quyền hạn:
Tập đoàn có những quyền hạn cơ bản cụ thể là.
Có quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai, tài nguyên và các nguồn
lực khác của mình và Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quyền tổ chức, quản lý kinh doanh theo Quyết định của Nhà nước như:
tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư và kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinh
doanh, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanh
có hiệu quả; tìm kiếm mở rộng thị trường, bán các sản phẩm, Dich vụ và đầu tư
ở trong nước và nước ngoài. Chuyển động tổ chức sản xuất, kinh doanh.
Quyết định các dự án đầu tư, sử dụng vốn, tài sản của VNPT để liên
doanh liên kết góp vốn vào doanh nghiệp, thành lập công ty trách nhiệm Hữu
hạn, công ty Cổ phần, công ty Liên doanh, công ty nước ngoài; mở chi nhánh
văn phòng; xây dựng và ban hành, áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật đơn
giá tiền lương; tuyển chọn kí kết hợp đồng lao động; có các quyền tổ chức kinh
doanh khác theo nhu cầu của thị trường và phù hợp với quy định của pháp luật.
- Quyền về tài chính: sử dụng nguồn tài chính, huy động vốn để kinh
doanh theo quy định của pháp luật;
- Quyền tham gia hoạt động công ích như: quyền sản xuất, cung ứng sản
phẩm; Dich vụ công ích theo quy định của pháp luật; được Nhà nước thanh toán
theo giá hoặc phí đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận;
- Quyền chi phối các đơn vị thành viên thông qua vốn nghiệp vụ, dịch vụ,
công nghệ, thị trường và thương hiệu theo Điều lệ và Điều lệ của đơn vị thành
viên hoặc thoả thuận giữa VNPT với doanh nghiệp đó.
- Nghĩa vụ:
Bên cạnh những quyền hạn đã được quy định, Tập đoàn cũng phải thực
hiện những nghiã vụ của mình như sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
7
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghĩa vụ về vốn và tài sản: phải bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước
đầu tư tại VNPT và vốn VNPT tự huy động, chịu trách nhiệm và các khoản nợ
và các nghĩa vụ tài sản khác của VNPT và định kỳ đánh giá tài sản theo quy
định của pháp luật;
- Nghĩa vụ trong kinh doanh: phải kinh doanh đúng ngành nghề đã kí kết,
đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ do VNPT thực hiện.
- Nghĩa vụ về tài chính: tự chủ, tự cân đối tài chính, các khoản thu chi;
quản lý, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh chấp hành đầy đủ chế độ quản lý
vốn, tài sản, các quỹ, chế độ hạch toán kế toán, kiểm toán theo quy định của
pháp luật; báo cáo tài chính…
- Nghĩa vụ khi tham gia hoạt động công ích: cung ứng dịch vụ công ích về
viễn thông – công nghệ thông tin do Nhà nước giao; nhận nhiệm vụ công ích do
Nhà nước giao và đặt hàng; hỗ trợ cho Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt
Nam thực hiện các hoạt động Bưu chính công ích…
- Nghĩa vụ và trách nhiệm vụ của VNPT đối với các đơn vị thành viên:
VNPT có nghĩa vụ đối với các đơn vị thành viên như: định hướng chiến lược
kinh doanh của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam và các biện pháp
đảm bảo an ninh và thông tin mạng lưới Bưu chính viễn thông; chủ trì xây dựng,
thông qua và tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp kinh doanh.
Trường hợp thực hiện các hoạt động mà không có sự thoả thuận với Tổng
công ty Bưu chính Việt Nam, công ty con, công ty liên kết, mà gây thiệt hại cho
các doanh nghiệp này và các bên có liên quan thì VNPT phải chịu trách nhiệm
bồi thường thiệt hại cho các doanh nghiệp đó và bên liên quan.
c. Cơ cấu tổ chức.
•
Bộ máy quản lý của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam gồm có: Hội
đồng Thành viên, Ban kiểm soát nội bộ; Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám
đốc, kế toán trưởng; Bộ máy giúp việc.
•
Hội đồng Thành viên Tập đoàn: Hội đồng Thành viên là cơ quan đại
diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
và Tổng công ty Bưu chính Việt Nam; thực hiện các quyền, nghĩa vụ của chủ sở
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
8
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hữu đối với các công ty do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đầu tư
toàn bộ vốn điều lệ và của chủ sở hữu đối với phần vốn góp của Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam tại các doanh nghiệp khác.
•
Ban Kiểm soát Nội bộ: Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng Thành viên
thành lập, có 05 thành viên, trong đó Trưởng Ban kiểm soát nội bộ là thành viên
Hội đồng Thành viên do Hội đồng Thành viên phân công, 01 thành viên là đại
diện tổ chức Công đoàn có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Quyết định
265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng Chính phủ; các thành viên
khác của Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng Thành viên lựa chọn, bổ nhiệm,
miễn nhiệm. Chủ tịch Hội đồng Thành viên, Tổng giám đốc không được kiêm
Trưởng Ban kiểm soát nội bộ.
•
Tổng giám đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều
hành hoạt động hàng ngày của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, điều
hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các nghị quyết, quyết định của Hội
đồng Thành viên; chịu trách nhiệm trước Hội đồng Thành viên và trước pháp
luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
•
Phó Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng: Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam có các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng, do Hội đồng
Thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị
của Tổng Giám đốc.
•
Phó Tổng giám đốc là viên chức lãnh đạo giúp Tổng Giám đốc điều hành
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do
Tổng Giám đốc giao phù hợp với Điều lệ này; chịu trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
•
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán - thống kê
của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; giúp Tổng Giám đốc giám sát tài
chính tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam theo pháp luật về tài chính,
kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng Thành viên và
trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân công hoặc uỷ
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
9
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền.
Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng được bổ nhiệm với thời hạn tối đa là
•
05 năm và có thể được bổ nhiệm lại.
Các bộ phận tham mưu và giúp việc:
•
Bộ máy giúp việc gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ có
chức năng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Hội đồng Thành viên,Tổng Giám đốc
trong quản lý, điều hành Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cũng như
trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu, của cổ đông,
của thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với các doanh nghiệp khác.
Gồm các phòng ban:
1. Văn phòng Tập đoàn
2. Ban Tài chính – Chiến lược
3. Ban Kiểm soát nội bộ
4. Ban Nhân lực
5. Ban Phát triển thị trường
6. Ban Kế toán – Tài chính
7. Ban Chất lượng
8. Ban Kế hoạch – Đầu tư
9. Ban Công nghệ – Mạng
10. Ban CNTT & Dịch vụ GTGT
11. Ban Pháp chế – Thanh tra.
•
Các đơn vị thành viên của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
1.2.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn
Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Văn phòng Tập đoàn có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và phục
vụ sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Tập đoàn đối với mọi mặt hoạt động của
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
1.3.
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn.
Văn phòng Tập đoàn thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
10
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
•
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tổng hợp, xử lý, cung cấp các thông tin
cần thiết trong hoạt động của Tập đoàn và than mưu, đề xuất các biện pháp giải
quyết công việc cho lãnh đạo Tập đoàn.
•
Chức năng hậu cần: Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho
các hoạt động của Tập đoàn….
Để thực hiện tốt các chức năng cơ bản trên thì Văn phòng Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ sau:
•
Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm cho Tập đoàn và cho Lãnh đạo
Tập đoàn.
•
Theo dõi, đôn đốc việc triển khai và thực hiện các kế hoạch, chương trình
công tác của cơ quan; thực hiện các quy định, chỉ thị, quyết định của Hội đồng
Thành viên và của Tổng Giám đốc. Phối hợp giữa các Ban chuyên môn, các đơn
vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao.
•
Soạn thảo, tổ chức soạn thảo các báo cáo theo quy định và các văn bản do Tập
đoàn giao phó.
•
Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo tới lãnh đạo Tập đoàn trong
việc triển khai, giải quyết công việc. Giúp lãnh đạo Tập đoàn trong việc chuẩn bị
tài liệu, hồ sơ tại các hội nghị với cấp trên, với các cơ quan, tổ chức, cá nhân;
cung cấp thông tin cho các Ban, các đơn vị khi cần thiết; được ủy quyền truyền
đạt các thông tin cho các Ban, đơn vị thành viên.
•
Giúp Lãnh đạo Tập đoàn trong việc kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, đánh giá chất
lượng làm việc của các Ban, các đơn vị thuộc Tập đoàn.
•
Kiểm tra, rà soát thể thức, nội dung các văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký;
tiếp nhận các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân; kiểm tra thể thức và
nội dung của các văn bản do Tập đoàn phát hành đi.
•
Tham mưu, chủ trì trong việc xây dựng các hệ thống văn bản hành chính thuộc
lĩnh vực pháp chế của Tập đoàn; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện
các quy định pháp chế của Tập đoàn.
•
Tổ chức xây dựng các quy chế của Tập đoàn; tổ chức triển khai thực hiện
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
11
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và kiểm tra việc thực hiên các quy chế.
Tổ chức hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho các Ban, đơn vị
•
thuộc Tập đoàn; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trư cho các
cán bộ chuyên môn; quản lý việc thực hiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ,
công tác hành chính văn phòng, kế toán, thống kê cho các Ban, đơn vị thuộc Tập
đoàn.
•
Quản lý tài sản, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Tập đoàn.
•
Bảo đảm phương tiện đi lại cho Lãnh đạo Tập đoàn.
•
Thực hiện các công việc đột xuất do Tập đoàn giao phó; phối hợp với các Ban,
đơn vị trong việc thực hiện giải quyết công việc.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
Để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ trên, thì việc tổ chức cơ cấu
Văn phòng là việc rất quan trọng. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng được thực hiện
như sau:
•
Chánh Văn phòng: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp
luật về kết quả của việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đã được quy định.
•
Phó Chánh văn phòng: Văn phòng Tập đoàn hiện nay có 04 Phó Chánh văn
phòng, mỗi Phó Chánh văn phòng phụ trách một, hoặc một vài mảng hoạt động
riêng theo sự phân công của Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Lạnh đạo
tập đoàn và Chánh văn phòng về kết quả thực hiện của các nhiệm vụ đã được
phân công.
•
Các đơn vị chức năng của Văn phòng Tập đoàn:
Tổ chuyên viên 1 và 2 : Giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo
Văn phòng VNPT trong việc xử lý thông tin, tham mưu giúp Lãnh đạo trong
công tác quản lý điều hành hoạt động của Tập đoàn.
Phòng Tổng hợp - Pháp chế: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện
công tác tổng hợp, công tác pháp chế của Tập đoàn và của Văn phòng VNPT.
Phòng Văn thư – Lưu trữ: Giúp Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
12
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác
hành chính.
Phòng quản trị: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác
quản lý trụ sở, điện nước, vệ sinh của Văn phòng VNPT.
Đội xe văn phòng: Giúp lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý điều hành
đội xe hoạt động phục vụ công tác của cơ quan.
Trạm Y tế: có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân
viên trong cơ quan.
Đội Bảo vệ: Hoạt động trên các lĩnh vực bảo vệ bí mật, bảo vệ an toàn cơ
quan và phòng chống cháy nổ ..
Phòng Kế hoạch - kế toán tài chính: Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng
kế hoạch hàng năm của cơ quan Tập đoàn,trong đó có kế hoạch thu chi tài chính,
kế hoạch đầu tư XDCB, công tác kế toán thống kê và đầu tư phát triển của Văn
phòng VNPT.
Như vậy, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn
Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã được quy định khá chặt chẽ và đầy đủ. Việc
bố trí mặt bằng làm việc của Văn phòng cũng đã đáp ứng được chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn.
Tuy nhiên, hiện nay Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã chuyển
đổi sang mô hình hoạt động Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên do
Nhà nước làm chủ sở hữu, nhưng chức năng, nhiện vụ, cơ cấu tổ chức vẫn được
thực hiện theo quy định trong Quyết định 2050/QĐ-TCCB về việc ban hành quy
định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Bưu
chính viễn thông Việt Nam, vì vậy, Lãnh đạo Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Việt Nam cần tổ chức nghiên cứu, ban hành văn bản mới quy định chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn cho phù hợp hơn với mô
hình hoạt động mới.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
13
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
Trước đây, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam được bố trí làm việc
tại hai địa điểm: Số 1 Đào Duy Anh và số 23 Phan Chu Trinh – Hà Nội. Điều
này đã gây ra khó khăn trong việc tổ chức bộ máy Văn phòng, khi mà thông tin
phải trải qua nhiều giai đoạn, dễ dẫn đến sự sai lệch, thiếu hụt, trùng thừa, gây
ảnh hưởng không nhỏ đến việc giải quyết công việc.
Hiện nay, các bộ phận trong Tập đoàn đã được đưa về trụ sở 57 – Huỳnh
Thúc Kháng – Hà Nội, điều này tạo thuận lợi rất lớn trong việc điều hành hoạt
động giữa các bộ phận trong Tập đoàn, giúp cho việc luân chuyển thông tin
được xuyên suốt, qua đó việc tổ chức mô hình bộ máy Văn phòng ngày càng
được hoàn thiện và phù hợp với tình hình mới.
2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt
Nam.
Đứng đầu là Chánh Văn phòng phụ trách các hoạt động chung của cả Văn
phòng. Có bốn Phó Chánh văn phòng trực tiếp giúp việc cho Chánh Văn phòng
và đảm nhiệm các mảng công việc riêng. Đây là những cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao, có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệm
trong quản lý và điều hành công việc.
Cán bộ Văn phòng ở trong độ tuổi khá trẻ ( từ khoảng 25 tuổi – 45 tuổi),
với sức trẻ và sự nhạy bén, năng động, đội ngũ cán bộ sẽ giúp cho các hoạt động
và công việc của Văn phòng luôn hoàn thành đúng nhiệm vụ, bên cạnh đó,
những cán bộ có thâm niên làm việc cũng là những người có nhiều kinh nghiệm
trong việc giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động của Văn phòng và
của cả Tập đoàn, điều này, tạo ra được đội ngũ cán bộ Văn phòng đảm nhiệm
được khối lượng công việc lớn.
Trong số 127 cán bộ có khoảng 30 cán bộ có trình độ sau Đại học, 70 cán
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
14
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ có trình độ Đại học, còn lại là các cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp, và
một số lượng nhân viên phục vụ những công việc: vệ sinh, bảo vệ…
Riêng phòng Văn thư - Lưu trữ có 8 cán bộ, được đào tạo ở nhiều ngành
học khác nhau nhưng đều liên quan đến lĩnh vực hành chính, văn phòng. Mỗi
cán bộ đều được bố trí công việc liên quan đến ngành học được đào tạo và phù
hợp với chuyên môn và năng lực. Sau đây là chức năng, nhiệm vụ của 8 cán bộ
thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ Tập đoàn:
1. Trần Bá Hùng:
- Tổ chức thực hiện hoàn thành tốt các hoạt động công tác chuyên môn;
- Đã trình Lãnh đạo Văn phòng Tập đoàn ký kết hợp đồng với Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III hỗ trợ dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Đã trình phương án di chuyển tài liệu, đã trình Lãnh đạo VP ký kết hợp
đồng thuê nhân công bốc xếp, vận chuyển tài liệu từ kho lưu trữ của cơ quan TĐ
về kho lưu trữ của TTLT quốc gia III.
- Đã tổng hợp và ban hành văn bản gửi thông báo cho các đơn vị thành
viên trong TĐ về tình hình ban hành, phát hành, nhận chuyển văn bản.
- Tổ chức khai thác, công chứng và cung cấp hồ sơ tài liệu lưu trữ, văn
bản pháp lý, phục vụ hoạt động công tác của đơn vị trong TĐ.
- Theo dõi, kiểm soát tình hình luân chuyển văn bản trên AIS của các đơn
vị, phân luồng, chuyển hướng các văn bản đến, văn bản đi, văn bản xử lý nội bộ
theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo TĐ và quy định trong công
tác văn thư.
- Kiểm soát hệ thống văn bản phát hành trên AIS, chấm lỗi những văn bản
đăng nhập thông tin không đầy đủ, chậm găn file, găn file không đầy đủ, lỗi thể
thức, kỹ thuật trình bày.
- Phối hợp, trao đổi, hướng dẫn và trả lời vướng mắc của các đơn vị trong
việc phát hành, chuyển nhận văn bản trong VNPT.
- Trực tiếp chuyển trình và chuyển hướng văn bản thuộc thẩm quyền xử
lý, giải quyết của Văn phòng TĐ.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
15
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nguyễn Thanh Thảo:
Công việc 1: Văn thư:
- Tiếp nhận, đăng ký thông tin, vào sổ chuyển trình LĐTĐ văn bản đến,
văn bản trình ký, văn bản lưu chuyển xử lý nội bộ, bao gồm đơn thư, văn bản
giấy, văn bản in trên mạng AIS.
- Đăng ký thông tin quản lý.
- Photo và trình chuyển tiếp Hội đồng thành viên.
- Nhập nội dung ý kiến chỉ đạo.
- Bóc tách hồ sơ và chuyển VB ra bộ phận phát hành.
- Hỗ trợ các vị trí công tác khác theo sự phân công của LĐTĐ.
3. Lê Minh Nguyệt:
Công việc 1: Văn thư:
- Theo dõi, rà soát, khai thác, đăng ký văn bản đến trình LĐTĐ, LĐVP.
- Scan, photo, gắn file VB của các cơ quan đơn vị ngoài ngành gửi đến,
gửi mail khi LĐ đi công tác.
- Nhập ý kiến nội dung chỉ đạo.
- VB trả ra, trả về các Ban, VB chuyển trình LĐVP,
- Hỗ trợ bộ phận đóng bì VB phát hành của các cơ quan TĐ gửi đi và
công tác VT của các Kiểm soát viên tại VNPT, chuyển văn bản tới thư ký Chủ
tịch Hội đồng thành viên, thư ký của Tổng Giám đốc.
4. Nguyễn Thị Minh Thanh:
Công việc 1: Văn thư:
- Kiểm soát thể thức VB, tiếp nhận đăng ký VB đầu vào trình ký của các
đơn vị tới Hội đồng thành viên, LĐTĐ
- Kiểm soát số ký hiệu bưu phẩm, tiếp nhận đăng ký EMS, bưu phẩm đầu
vào từ các đơn vị trong và ngoài ngành chuyển tới Hội đồng thành viên, LĐTĐ.
- Làm bảng kê chi tiết các loại bưu phẩm, bưu kiện, EMS, làm thủ tục
thanh toán công nợ Bưu phẩm, bưu điện Hà Nội.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
16
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đi chứng từ tài liệu, chứng thực tài liệu dự phòng.
- Phát báo cáo Tết cho các đơn vị theo số lượng CBCNV đã đăng ký.
- Làm VB trình LĐVP đăng ký lịch ra vào tòa nhà trong những ngày nghỉ
và ngoài giờ hành chính.
5. Vũ Thị Dương:
Công việc 1: Lưu trữ:
- In mục lục sổ lưu trữ cấp số VB phát hành đi của cơ quan TĐ trên hệ
thống AIS.
- Chọn sắp xếp hoàn thành VB lưu cấp số gốc, lưu đen.
- Tổng hợp nhu cầu VP phẩm.
- Giám sát công việc vệ sinh kho tàng thường xuyên.
- Sắp xếp đưa vào lưu trữ công báo.
- Khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các đơn vị thuộc cơ quan TĐ trong
công việc kiểm toán.
Công việc 2: Văn thư:
- Thực hiện việc quản lý, phát hành VB giấy của cơ quan TĐ, gửi các đơn
vị trong và ngoài ngành.
- Chia chọn, làm bì VB giấy gửi đi qua đường Bưu điện tới các đơn vị
trong và ngoài ngành.
- Tìm kiếm và bổ sung VB phát hành thêm cho các đơn vị theo chỉ đạo
của LĐ phòng.
- Thực hiện viết thư mời, chuyển công văn hỏa tốc; thực hiện việc khắc
dấu cho ban Pháp chế Thanh tra.
- Hỗ trợ tiếp nhận VB đến theo sự phân công của LĐ phòng.
6. Đặng Văn Tuấn:
Công việc 1: Lưu trữ:
- Thực hiện công tác bảo quản, vệ sinh, tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ
của TĐ theo quy định.
- Lập và biên mục hồ sơ.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
17
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kiểm kê tài liệu giao nộp của Ban kế toán.
- Sắp xếp đánh số hồ sơ đưa vào cặp hộp phục vụ tra cứu khai thác.
- Khai thác tra cứu tìm tại liệu hồ sơ.
- Giám sát công tác chuyển tài liệu lưu trữ đến kho thuê TTLT quốc gia III
và làm thủ tục nghiệm thu thanh ký hợp đồng vận chuyển sắp xếp tài liệu lưu
trữ.
Công việc 2: Văn thư:
- Sắp xếp phân loại VB điện tử, VB giấy phát hành của TĐ, thống kê và
chấm lỗi VB phát hành.
- Thực hiện photocopy, nhân bản hồ sơ VB phát hành của TĐ.
- Hỗ trợ các vị trí công tác trong phòng theo chỉ đạo của LĐ phòng.
- Trực ngoài giờ thứ 6 hàng tuần trong ngày.
7. Đỗ Đức Thọ:
Công việc 1: Văn thư:
- Quản lý và sử dụng các con dấu hành chính của TĐ, VP TĐ.
- Đối chiếu, kiểm tra và tiếp nhận VB của các đơn vị thuộc cơ quan TĐ
chuyển đến làm thủ tục phát hành.
- Đóng dấu VB, bao gồm VB phát hành, VB sao y các loại.
- Scan gắn file lưu chuyển, phát hành VB điện tử AIS trên hệ thống AIS.
- Phân luồng, phân loại, chuyển hướng VB giấy, VB phát hành đi của cơ
quan TĐ, VP TĐ.
- Phối hợp, nhắc nhở các cá nhân liên quan trong việc tuân thủ cập nhật
thông tin VB phát hành trên hệ thống AIS.
- Phát hiện và yêu cầu đơn vị cá nhân bổ sung và sửa sai VB phát hành
không đúng quy định.
8. Nguyễn Đình Cường:
- Hỗ trợ nhận và ghi sổ VB chuyển đến cơ quan TĐ, chuyển VB đến Ban
Tài chính chiến lược 2 lần/01 ngày.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
18
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
19
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 2: CHUYỂN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI
CƠ QUAN
Khái niệm về Thư ký văn phòng:
Ngành Thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc
của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành
Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì
vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng
của ngành Thư ký.
Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan
hệ, biết phân loại cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động
khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, tổ chức chuyến đi công tác cho
Lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc có khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn
khác: Văn thư – Lưu trữ. Vì thế Thư ký là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt
thời gian lao động cho Lãnh đạo. Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Lãnh đạo,
người Thư ký phải được Lãnh đạo tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó,
đồng thời người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc
với các đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với
khách hàng, cộng sự và các thành viên trong Cơ quan. Người Thư ký hoạt động
văn phòng là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ
động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cở mở, tế
nhị trong giao tiếp.
Tóm lại công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của
Lãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp
Lãnh đạo duy trì các mối quan hệ.
I, Hoạt động tiếp khách, đãi khách:
- Tiếp khách:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
20
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thông
tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó
sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Là một Văn phòng Tập đoàn, Văn phòng VNPT đặc biệt quan tâm tới
công tác, lễ tân, khánh tiết phục vụ công tác đối ngoại của VNPT. Đối tượng
quan trọng của VNPT là các cơ quan Bộ ngành, quản lý nhà nước, các đối tác
kinh doanh lớn trong và ngoài nước, khách hành, bạn hàng...
Công tác tiếp khách được VP VNPT quan tâm chu đáo từ khâu chuẩn bị
đón tiếp. Các công việc từ chuẩn bị nội dung, giấy mời, địa điểm, phương tiện,
đón tiếp, quà lưu niệm đều được VP VNPT phối hợp với các đơn vị chức năng,
đôi khi cả với các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để thực hiện phù hợp đối với
từng nhóm đối tượng và tính chất của buổi tiếp khách.
VP VNPT cũng quan tâm tới việc tổ chức tiếp khách từ khâu đón khách,
bố trí người tiếp đúng cương vị, đúng đối tượng. Việc tìm hiểu phong tục tập
quán của khách quốc tế, thói quen của những vị khách quan trọng giúp cho VP
VNPT có được những cách thức phù hợp, thể thiện sự tôn trọng và hiếu khách
của tập đoàn.
Hoạt động tiếp khách của Thư kú diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp
điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo... nhưng ở bất cứ
hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng
nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.
- Đãi khách:
Đãi khách là hình thức ngoại giao nhằm tăng cường mối quan hệ hai bên.
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụ hết
sức quan trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi
khách cũng như hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản. Tùy vào mục
đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi khách khác
nhau.
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
21
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải đảm
bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
Thông qua hoạt động đãi khách, Thư ký phải thể hiện một số điểm cơ bản
sau:
- Sự tôn trọng của cơ quan với khách
- Bày tỏ mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với khách.
- Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới trong
giao tiếp
- Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơ
bản.
•
Thư ký với hoạt động chuẩn bị đãi khách:
Nắm được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy đủ các thông tin
liên quan như:
- Thông tin về mục đích của việc tổ chức
- Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức
- Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi
- Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hiệu quả
của việc đãi khách.
Tùy theo mục đích của việc đãi khách người Thư ký phải tiến hành những
công việc sau:
1. Lựa chọn hình thức đãi khách:
Thông thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và
chiêu đãi.
2. Chuẩn bị đãi khách:
- Lập danh sách khách mời:
+) Tính khách quan và tính thứ bậc
+) Vị trí ưu tiên trong lễ tân
+) Vị trí danh dự và các vị trí ưu tiên chiêu đãi
- Chuẩn bị giấy mời:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
22
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với tiệc chiêu đãi Thư ký nên sử dụng hình thức văn bản khi soạn
giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin.
Nội dung giầy mời phải đảm bảo cung cấp các thông tin sau:
- Tên cơ quan, đơn vị hoặc người đứng ra mời
- Họ tên, chức vụ của người được mời
- Lý do được mời
- Thời gian và địa điểm
- Chuẩn bị địa điểm:
Những yêu cầu khi chuẩn bị địa điểm tổ chức tiệc của người Thư ký như sau:
- Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia
- Hình thức
- Sự thuận tiện trong đi lại
- Chi phí tối đa được phép chi trả
- Chức vụ của đại biểu
- Các nghi thức buộc phải thực hiện
Đối với việc tiếp đãi khách của Tập đoàn VNPT, thường xuyên phải đón
tiếp các vị khách quan trọng từ các cơ quan Nhà nước, các đối tác kinh doanh
lớn trong và ngoài nước. Tập đoàn bố trí riêng hai tầng cao nhất của tòa nhà để
phục vụ cho các hình thức chiêu đãi khách. Với không gian thoáng mát và hiện
đại, phù hợp với nhu cầu cần thiết cho việc tiếp đãi khách cũng như các buổi gặp
đối tác, bàn công việc của Tập đoàn. Với đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình
và chuyên nghiệp cùng những trang thiết bị hiện đại đã góp phần đáp ứng được
các nhu cầu của hầu hết các đối tượng.
Đối với quà tặng, cùng với xu thế phát triển mới của kinh tế xã hội và áp lực
cạnh tranh không chỉ ở thị trường quốc tế mà ngay cả thị trường trong nước đã làm
cho các doanh nghiệp thay đổi quan điểm về quà tặng. Tập đoàn VNPT khéo léo sử
dụng quà tặng phù hợp với tính chất, đối tượng của mỗi bữa tiệc cụ thể.
II, Công tác tổ chức hội họp:
- Khái niệm:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
23
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức hội họp là hình thức giao tiếp không thể thiếu, là phương thức để
nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Tuy
nhiên khi tổ chức hội họp, nhà quản lý sẽ hướng tới các mục đích sau: tổng kết,
đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo quyền làm
chủ của nhân viên cơ quan đối với nhiệm vụ xây chung, xây dựng tinh thần đoàn
kết.
- Lập kế hoạch hội họp:
Khi tổ chức Hội họp Thư ký lập Kế hoạch. Kế hoạch Hội họp là một văn
bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ
chức Hội họp, phải đảm bảo:
•
Thể thức văn bản
•
Tính khả thi khi triển khai
•
Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội họp
•
Các thông tin cơ bản:
+) Tên Hội họp
+) Địa điểm
+) Thành phần
+) Nội dung
+) Phân công nhiệm vụ
+) Kinh phí.
- Chuẩn bị Hội họp:
Sau khi kế hoạch được duyệt, Thư ký sao và gửi cho các bộ phận, cá nhân
có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai kế hoạch.
Thư ký tiến hành các công việc sau:
1. Xây dựng chương trình nghị sự:
Trên cơ sở mục đích và nội dung được xây dựng tại kế hoạch, Thư ký
cần xây dựng các chương trình nghị sự. Chương trình nghị sự là một văn bản
trình bày lịch trình các công việc sẽ được tiến hành tại Hội họp, do đó chương
trình nghị sự phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
24
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+) Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
+) Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của Hội
họp.
Về cơ bản chương trình nghị sự đều phải trình bày các nội dung thông
tin sau:
+) Trình tự các vấn đề trình bày
+) Nội dung các vấn đề
+) Thời gian thực hiện vấn đề
+) Người thực hiện
+) Ghi chú.
2. Lâp danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời
- Lâp danh sách đại biểu:
Khi lập danh sách đại biểu Thư ký nên ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và
địa chỉ liên hệ của đại biểu. Không mời những người không có trong thành phần
được dự hội họp.
- Soạn thảo giấy mời:
Khi gửi giấy mời cho đại biểu, Thư ký phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản
sau:
- Thể thức văn bản
- Sự trang trọng
- Các thông tin:
+) Tên cơ quan
+) Họ tên, chức vụ người được mời
+) Thời gian, địa điểm
+) Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
+) Hình thức liên hệ và chỉ dẫn.
3. Chuẩn bị địa điểm:
Trong giai đoạn này, trên cơ sở địa điểm đã được xác định, Thư ký tiến
hành các công việc cụ thể sau:
Sinh viên: Đặng Thùy Linh
25
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
