Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG của công ty Cổ phần Sông Đà 4

MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay đất nước đang trên đà phát triển thì bộ máy văn phòng với đội
ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ chức nào.
Chính điều đó khiến chúng ta cần phải trang bị những điều kiện tốt nhất để làm
những công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan doanh nghiệp là
nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho
mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
mỗi cơ quan tổ chức.
Cùng với sự đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động có
những đống góp nhất định và luôn có sự cả tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà
mình vào xu thế đó những năm gần đây nghành Quản trị văn phòng có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền hành chính.
Ngành quản trị văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy
quản lý và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của cơ quan là một mắt xích quan
trọng trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động
quản lý cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn phòng có làm
tốt hay không. Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc giải
quyết nhan h chóng, chính xác, năng xuất chất lượng, đúng chế độ, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nuớc để làm trái pháp luật,
nhằm góp phần lao vào sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc
gia. Nắm bắt được tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản nói chung
trong hoạt động quản lý cơ quan nói riêng, Đảng và nhà nước ta nhiều năm nay
đã không ngừng cải cách nguồn hành chính quốc gia trong đó có công tác quản
trị văn phòng được tập trung đổi mới sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác
quản trị văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến
hành các chuyên môn nghiệp vụ.
Ngày nay công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của

xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển từng ngày đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực
2


phấn đấu hết mình để trao dồi và phục vụ cho xã hội cho đất nước.
Chính vì thế, đất nước ta ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế
giới, đa dạng hoá đa phương hoá quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội n
hập đó, đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàn diện.vì
thế đòi hỏi nền hành chính văn phòng phải phải nhanh chóng đổi mới theo định
hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằm
tạo ra tính cạnh tranh cao. Đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chính phải đổi
mới để phù hợp với thời đại.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và tầm quan trọng của văn phòng trong
xu thế phát triển hiện nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã thành lập khoa
Quản trị Văn Phòng, cùng với phương châm của nhà trường “ Học thật, thi thật,
ra đời làm thật” “ lý luận gắn với thực tiễn ”. Để đáp ứng phương châm đó
Khoa Quản trị Văn phòng đã tiến hành cho sinh viên đi thực tâp tại cơ quan đơn
vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm với thực tế và làm quen với công
việc tai cơ quan đơn vị, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn
ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại các cơ quan, đó cũng là dịp để
sinh viên củng cố lại những kiến thức đã học đồng thời tập dược phẩm chất đạo
đức của một quản trị viên là cơ hội cho sinh viên đúng rút kinh nghiệm làm việc
giao tiếp cho công việc sau khi ra trường.
Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn Phòng k13A- Hệ chính quy( khoá 20132016), cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã tao
điều kiện tiếp nhận em về thực tập tại công ty. Thời gian thực tập từ ngày
29/02/2016 đến ngày 29/04/2016. Nhờ sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên trong
phòng hành chính trong công ty đặc biệt nhờ sự giúp đỡ tận tình của cán bộ

Nguyễn ngọc Mẫn đã giúp đỡ và tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được áp
dụng vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu
biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của công tác văn phòng.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng công ty em càng nhận thấy rõ hơn
vai trò sâu sắc của văn phòng trong các cơ quan nói chung cũng như văn phòng
3


nói riêng. Đồng thời em nhận thấy được rằng sự quan tâm xây dựng và phát
triển, Văn phòng công ty cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mình trong
việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ
phát triển kinh tế, bảo đảm thực hiện tốt công quản trị hậu cần cho hoạt động
của công ty.
Báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên
ngành tại công ty. Đây là lần đầu tiên e được làm một cán bộ, nhân viên thực sự
nên còn nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức còn hạn chế ,nên có những sai sót nhất
định. Em viết báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn Phòng và kính
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy( cô). Giáo viên phụ trách bộ môn
chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để có cơ sở, nền
tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho
công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới, xây dựng
quê hương đất nước.
Đặc biệt em xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong khoa, những người đã giảng
dạy em trong quá trình học tập. các thầy cô chính là những người truyền đạt cho em
kiến thức cũng như kinh nghiệm trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm cô Ths
Lâm Thu Hằng khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá
trình thực tập và những trải nghiệm để em hoàn thành bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ Phần Sông đà 4,
cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong văn phòng hành chính đã tạo điều kiện

giúp đỡ và giúp e thu thập được những thông tin tài liệu để em hoàn thành bài
báo cáo thực tập.
Bài báo thực tập của em vẫn còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng như
thời gian và kinh nghiệm thực tế, mặc dù rất cố gắng nhưng vẫn không tránh
khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các
thầy cô trong hội đồng chấm bài để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên
Lê Thị Phương Dung
4


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ
phần Sông Đà 4
1, Một trong những nét cơ bản về Công ty Cổ phần Sông Đà 4
Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4
Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT-STOCKS COMPANY
Viết tắt: SONGDA.No4 JSC
Trụ sở chính : Tầng 3, toà nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận
Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 042.2253465
Fax: 0422253467
Email:
Website: www. Songda4.vn- www.songda4.com.vn
Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989
Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỉ đồng chẵn)

Tổng số cán bộ và công nhân: 1086 người
Trong đó: Gián tiếp 177 người
Trực tiếp 909 người
Công ty cổ phần Sông Đà 4 là đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty
Sông Đà, được thành lập theo quyết định 447 QĐ- BXD ngày 18/05/1989 của
Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng Công ty Cổ phần Sông Đà 4 được chuyển đổi từ
doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần theo quyết định số 1329/QĐBXD ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Trải qua hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã không
ngừng phát triển về mọi mặt: quy mô tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu
ngành nghề, tổng giá trị sản xuất năm sau luôn cao hơn năm trước…
Công ty hết sức quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư , kỹ
5


thuật, cán bộ quản lý giỏi ở tất cả các lĩnh vực, đội ngũ công nhân công nhân có
tay nghề với kỹ thuật chuyên sâu.
Đên nay, Công ty đã xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ giỏi
để thi công các công trình công nghiệp, dân dụng.
Với ngành nghề truyền thống là xây dựng các công trình thuỷ điện. Trong
những năm qua, Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã tham gia nhiều công trình lớn
trọng điểm của đất nước như : thuỷ điện Yaly( 720MW), nhà máy nước long
xuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thuỷ điện Sesan 3(290NW), Thuỷ điện
Sesan 4(320MW), công trình thuỷ điện bản vẽ, công trình thuỷ điện Xeekamanl
– tại nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào…
Trong lĩnh vực xây lắp, công ty luôn coi trọng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật,
áp dụng công nghệ mới vào thi công Công ty đã tăng cường hợp tác với các
nước trong và ngoài nước đầu tư các trang thiết bị thi công và sản xuất vật liệu
xây dựng tiên tiến nhất. Công ty đã vươn lên và chiếm lĩnh thị trường về công
nghệ thi công bê tông lạnh… Việc áp dụng những công nghệ mới đã rút ngắn
thời gian thi công, công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu quả kinh tế, an

toàn lao động nâng cao hiệu quả uy tín của nhà thầu Sông Đà 4 trong xây lắp
thuỷ điện.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008
Đến nay, Công ty cổ Phần Sông Đà 4 đã trở thành một doanh nghiệp
trong sản xuất kinh doanh xây lắp và luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng
đầu, lấy hiệu quả kinh tế xã hội làm thước đo phát triển bền vững và mong muốn
làm đối tác tin cậy trong lĩnh vực hoạt động của mình với tất cả các bạn hàng
trong và ngoài nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ Phần Sông Đà
2.1. Chức năng.
Công ty Cổ Phần Sông Đà 4 Đầu tư xây dựng Hạ tầng, giao thông và các
công trình thuỷ điện…Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công ty Sông Đà và
6


nhà nước.t the
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
theo chương trình, nhiệm vụ, mục tiêu. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt
động của Công ty.
Công ty Cổ phần Sông Đà 4 hoạt động rất mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh
vực xây dựng như: dự án thuỷ điện Yaly, nhà máy nước long xuyên, thuỷ điện
Sesan 3, sesan 4, công trình bản vẽ tại Đất nước Lào.
2.2.Nhiệm vụ
Công ty cổ Phần Sông Đà 4 thực hiện theo giấy chứng nhận doanh ngiệp.

Công ty cổ phần với mã số doanh ngiệp 5900189325 đăng ký lần đầu ngày
15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 20/01/2011 do sở kế hoạch và đầu
tư thành phố Hà Nội cấp với các chức năng.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, giao thông đường bộ, công trình
công ngiệp, dân dụng.
- Thi công lắp đường dây và trạm biến áp đến 110KV;
- Đầu tư xây dựng khu công ngiệp và đô thị;
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét( chỉ hoạt động sau khi cơ quan có thẩm quyền của
nhà nước cho phép);
- Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét( sản xuất vật tư, vật liệu xây dựng kết cấu
bê tông, đường ống cấp thoát nước);
- Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng ( kinh doanh vật tư, vật
liệu xây dựng , cầu kiện bê tông , đường ống cấp thoát nước);
- Sản xuất, truyền tải và phân phối điện( chỉ hoạt động khiđược cơ quan có thẩm
quyền của nhà nước cho phép );
- Xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công nghệ xây
dựng ;
Thực hiện tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ,quảng bá thương hiệu để
7


nâng cao uy tín mở rộng thị trường cho Công ty.Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ
đối với người lao động theo đúng quy định của Bộ luật lao động. Chi phí tiền
lương và tiền thưởng dựa trên hiệu quả hoạt động kinh doanh. Chăm lo, đào tạo
bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, ngiệp vụ quản lý cho cán bộ, công nhân
viên công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện chiến lược phát
triển và nhiệm vụ của Công ty.
Thực hiện đúng các chế độ và quy định quản lý vốn , tài sản, kế toán,
hoạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của nhà nước,
chịu trách nhiệm tính xác thực hoạt động tài chính của Công ty.

Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định.thực
hiện chế độ báo các định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền; chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của báo cáo.
Chịu sự kiểm tra, giám sát ; tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ
quan tài chính và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật.có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán và toàn
bộ tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty và cải thiện điều kiện làm việc
theo quy định của nhà nước.
- Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn cho
người lao động, không ngừng nâng cao nhu cầu thu nhập và đời sống cho người
lao động.
- Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước, phù hợp với yêu cầu kinh doanh các ngành
nghề lĩnh vực hoạt động.
Bên cạng đó công ty sông đà 4 đã đặt triết lý kinh doanh lên hàng đầu để
làm nên những thành công lớn
TRUNG THỰC
THÀNH
CÔNG
ĐẠO ĐỨC

8


2.3.Quyền hạn
-Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai các nguồn lực khác để phục vụ
hoạt động của công ty.
- Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết hợp
tác giữa các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
- chỉ đạo xây dựng ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.

Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thanh quyết toàn cho các hạng mục
theo từng giai đoạn.
- Thực hiện quản lý giá thành trên cơ sở áp dụng các mức lao động vật tư
đơn giá tiền lương của Nhà nước, nội bộ và các chi phí khác đảm bảo hiệu quả
kinh doanh của công ty và phù hợp với quy trình của pháp luật.
Lựa chọn các hình thức thực hiện tiền lương, thưởng cho người lao động,
phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty, quy định của nhà nước.
- Được hưởng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc trích lập và sử
dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước.
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế. Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp thực
hiện theo đơn vị hoạch toán phụ thuộc.
2.4. Cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phân Sông Đà 4 là một công ty thuộc Bộ xây dựng được chia
thành nhiều chi nhánh trong đó Công ty cổ phần Sông Đà 4 nằm trong chi nhánh
đó, bộ máy của công ty được tổ chức rất phong phú đa dạng… được bố trí sắp
xếp theo quy mô rất hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý của giám đốc
đến tất cả các nhân viên một cách hợp lý và đạt hiệu quả trong công việc.
Hoạt động trong lĩnh vực đang rất phát triển ở Việt nam nói riêng và thế
giới nói chung, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện bằng sơ đồ sau:

2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4
HỘI9ĐỒNG QUẢN TRỊ


TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ
GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
TỔ CHỨCHÀNH
CHÍNH

PHÓ
GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
QUẢN LÝKỸ
THUẬT

PHÒNG
TÀI
CHÍNHKẾ TOÁN

ĐỘI
CÔNG
TRÌNHI

PHÓ
GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
TÀI
CHÍNHKẾ
HOẠCH

ĐỘI

CÔNG
TRÌNH II

10

PHÒNG
KINH TẾ VẬT TƯ


Ban giám đốc gồm có: 1 giám đốc, 3 phó giám đốc, trong đó giám đốc là
người có thầm quyền cao nhất trong công ty, quyết định các vấn đề liên quan
đến phương hướng hoạt động vốn, nhân sự của ban giám đốc và một số vấn đề
có liên quan. Ban giám đốc quyền ra quyết định sau khi có ý kiến của các thành
viên trong công ty
Giám đốc là người chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty và điều
hành các phòng ban chức năng.
Phó giám đốc là người giúp giám đốc giải quyết các công việc thuộc
phạm vi, quyền hạn và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công việc của
mình.
Phòng tổ chức hành chính: là phòng thực hiện công tác quản lý, bố trí
nhân sự và các công tác hành chính trong công ty, đảm bảo hoạt động trong một
số vấn đề liên quan đến công việc và đời sống hoạt động của toàn công nhân
viên, góp phần xây dựng văn hoá làm việc, văn hoá tổ chức, tạo động lực cho
nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Phòng tài chính kế toán: là phòng có nhiệm vụ phụ trách theo dõi phần tài
chính kế toán của công ty như: ghi chép, tính toán, phản ánh, kiểm tra giám sát
tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, hàng hoá tiền vốn của công ty.
Đồng thời, tính toán và phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh
doanh, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng
sử dụng thông tin cho các mục đích sử dụng công việc khác.

Phòng kinh tế kế hoạch: là ban kinh tế kế hoach tham mưu cho giám đốc
về giá và các đơn vị cung cấp vật tư đồng thời lập kế hoạch chi tiết cho công
việc hàng ngày, tuần cho các bộ phận cơ sở kế hoạch tuần, tháng cho công ty.
Phòng kinh tế kế hoạch còn phối hợp với các phòng ban của công ty để triển
khai thực hiện các dự án do công ty làm chủ đầu tư đến khi kết thúc đầu tư thanh
quyết toán vốn đầu tư đưa công trình vào sử dụng
Phòng quản lý kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sản
xuất, cải tiến quy trình công nghệ.chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý kỹ
thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
11


II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòngCông ty cổ phần Sông Đà 4.
1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Công ty cổ phần Sông Đà 4 là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất
động sản … chịu sự giám sát kiểm tra của tổng công ty Sông Đà 4 và nhà nước.
1.1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng.
Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là nơi giao dịch, tiếp khách
làm cầu nối giữa lãnh đạo công ty với các mối quan hệ bên ngoài. Do đó văn
phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm
vụ được giao. Không phải công ty nào của nhà nước nên chức năng văn phòng
chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
a. Chức năng.
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện trang thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện và
phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ
sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đây
là hoạt động mang tính đặcthù có ý nghĩa quan trọng về cơ sở vật chất của Công
ty, phục vụ cho hoạt động của các phòng ban trong công ty, phục vụ cho hoạt

động kinh doanh của Công ty.
b. Nhiệm vụ của văn phòng
- lập kế hoạch công tác của công ty. Tham mưu cho ban giám đốc, sắp xếp
tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty.
- Tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác quy hoạch, đào tao bồi
dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên; Tổ
chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Lập kế hoach về lao động, tuyển dụng( hoặc sa thải); Quản lý hồ sơ
nhân sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
- Tổng hợp kết quả hoạt động của các phòng ban trong công ty. Giúp Ban
giám đốc điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh.
- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp
cổ đông và các hội thảo khách hàng của công ty.
- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý các con dấu
12


theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoach tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự an ninh,
phòng cháy chữa cháy. Đề xuất và thuwch hiện phối hợp với các đơn vị giữ gìn
an ninh, trật tự trong công ty.
- Quản lý và điều phối sử dụng xe ô tô phục vụ công tác của nhân viên
công ty. Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa xe.
- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc
- Đề xuất tổ chức quy hoạch cán bộ, đề bạt bổ nhiệm miễn nhiệm , nâng
lương cho cán bộ theo phân cấp của công ty theo quy định của nhà nước, quản
lý sản xuất theo yêu cầu quản lý kinh doanh
- Dự trù kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phương pháp hạn mức kinh kinh
cân đối chi phí hàng quý, năm, chỉ trả tiền lương, thưởng cho cán bộ nhân viên

trong công ty.
- Quản lý mua sắm và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất của công
ty…
Ngiên cứu , đề xuất phương án cơ cấu tổ chức của công ty, tổ chức bộ
máy thành lập mới, giải thể, sát nhập chia tách … các đơn vị bộ phận phù hợp
với tình hình thực tế của công ty.
- Tổ chức kiểm tra và chủ động tham gia theo đơn thư, theo kế hoạch đã được
giám đốc phê duyệt
- Tiếp nhận vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí theo địa
chỉ quy định về quản lý văn bản
- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng cán bộ, phân theo đúng quy
định quản lý văn bản và quản lý con dấu của công ty và của pháp luật
- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý phòng theo đúng
chế độ
- Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ trong công tác làm việc
- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và công tác khác thuộc phạm vi quản trị
- Xây dựng quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ, bảo vệ công ty, chuẩn
bi hội trường, phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp, chuẩn bị phòng làm
việc cho lãnh đão công ty làm việc và công việc tiếp khách hàng
- Tổ chức chỉ đạo giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ nhằm đảm bảo
trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty.
- Phối hợp làm việc các cơ quan, hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự an ninh
khu vực và an ninh xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trong công ty.
13


Tổ chức hoạt động tuân thủ theo điều lệ công ty. Công ty chịu trách
nhiệm chấp hành các văn bản Luật: Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh, luật
kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát
triển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.Hợp tác
với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao động… theo đúng
quy định của pháp luật.
Công ty cổ phần sông đà 4 ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
1.2.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính
Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố
trung tâm của các lường thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn
phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giũa nhiều đầu mối khác nhau cả bên
trong và bên ngoài công ty.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc, tổ chức báo cáo
tình hình hoạt động của công ty, phân công chỉ đạo công việc chung.
- Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng phân công theo dõi từng khối công việc
và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phụ trách
- Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo sự phân
công của trưởng phòng quản lý các thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện
công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký,, cấp phát lưu trữ, tài liệu đến và
đi.
- Nhân viên bảo vệ: Bảo về tài sản công ty và tài sản người lao động, trong địa
phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an ninh cho toàn công ty.
- Nhân viên tạp vụ: Nấu ăn trưa cho toàn công ty, và làm công tác tạp vụ, về vệ
sinh công ty.
- Nhân viên lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
( xem phần phụ lục 1 )
 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
Văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 4 bao gồm: Trưởng phòng , phó
phòng, bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận kế toán, bộ phận thực hiện công tác chế
độ, bộ phận tạp vụ, bộ phận bảo vệ.
14

1.
-

Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty
Mức lương: 9.500.000
Cấp bậc: quản lý
Quản lý công việc
Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính, thi đua

khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng hành chính và các công việc
khác khi ban lãnh đạo phân công .
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón
2.





-

khách đến làm việc tại công ty.
Lập chương trinh công tác của phòng hành chính.
Yêu cầu :
Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: quant trị văn phòng hoặc các linhc vực liên quan khác
Chức chỉ: vi tính văn phòng tương đương B trở lên
Kinh nghiệm
Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản hành chính
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Kiến thức
Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có liên quan
Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thành thạo các phần mềm: word, Exel, Powerpoint, phần mềm quản lý nhân




-

sự…
Kỹ năng
Giao tiếp tốt và tổ chức tốt
Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch
Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng.
Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. làm việc độc lập.
Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
Phẩm chất cá nhân:
Trung thực, dũng cảm nhiệt tình trong công việc
Sáng tạo trong công việc.
3. Trách nhiệm công việc chính
3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy
nhân sự của công ty.

15


- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các
cấp quản lý, bộ phận của công ty.
- Nghiên cứu xây dựng kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao hàng.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ- nhân viên, đôn đốc hướng dẫn và kiểm
tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
3.2 chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ
công ty.
- Tổ chức xây dựng Tổ chức xây dựng kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực
hiện các công việc về soạn thảo văn bản lưu trữ sử dụng các con dấu.
- Chỉ đạo giám sát nhân viên thực hiện và tiếp nhận xử lý lưu trữ và bảo mật các
thông tin của công ty.
3.3. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ
công ty
-

Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên: các chế độ

thưởng phạt trong công ty
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện chế độ bảo hiểm, chính sách
- Tổ chức chăm lo đời sông cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty
- Thiết lập mối quan hệ trong ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
3.5. thực hiện các công việc khác.
- Tham gia hội nghị hội thảo của công ty.
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng các tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao trình độ,

năng lượng của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty.
4. Điều kiện làm việc.
- Thời gian làm việc: từ 8:00- 12:00, 13:30- 17:00
- Ngày thứ 7 và chủ nhật là được nghỉ.
- Địa chỉ làm việc: tại văn phòng công ty

16


phêPHÊ DUYỆT
NGƯỜI QUẢN LÝ TRỰC TIẾP

NGƯỜI PHÊ DUYỆT

Mã số:… Chữ ký:.. Ngày:…/…./
…

Mã số:… Chữ ký:... Ngày:…/...

( Bảng phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên tại phần phụ
lục II )
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
SÔNG ĐÀ 4.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, nhiệm thu
thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo của lãnh đạo, đảm bảo

điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan tổ chức đó.
Văn phòng có 2 chức năn cơ bản:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu
tố chủ quan và yếu tố khách quan, bởi vậy muốn đưa ra quyết định mang tính
khoa học, người ta cần căn cứ vào yếu tố khách quan như những yếu tố tham gia
các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập
hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin và những quyết định kịp thời đúng đắn.
Trong quản lý kinh tế xã hội, thông tin là chất liệu của mọi quá trình quản
lý và là những nội dung phục vụ cho việc quản lý mà văn phòng được xem như
trung tâm của một tổ chức. Kết quả tham vấn phải xuất phát tư những thông tin
từ đầu vào, đầu ra và thông tin dựa trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn
17


phòng là đầu mối thu nhập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của
người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phải
tuân thủ theo đúng nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả
thiết thực.
Đối với công ty cổ phần sông đà 4, xây dựng cơ sở hạ tầng và giao thông
và các công trình thuỷ điện, việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức
quan trọng. chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn
phòng với lãnh đạo cơ quan. Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng
vai trò tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham
mưu cho lãnh đạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân
tích tổng hợp thông tin những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối
quan hệ giữa tổng hợp và tham mưu.
Hoạt động như trên thuộc chức năng tham mưu tổng hợp của công tác
văn phòng. Chức năng này có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất

bại của cơ quan doanh nghiệp. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên
các cơ quan, doanh nghiệp luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công văn.
Tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, bảo vệ nhân
sự theo luật và quy chế của công ty. Tổng hợp thông tin xử lý tham mưu, cung
cấp thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của
công ty.
Giúp công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham gia
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.
Là đơn vị trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị khác
chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản các
cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong việc
xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn
18


vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ hóp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của cơ quan tổ chức,
chức năng hậu cần cơ cơ quan có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng nói riêng và
cơ quan tổ chức nói chung. Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối
quan hệ của văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, chức năng này văn phòng có
một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ
chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều
kiện của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ
quan đơn vị.
Đồng thời, chức năng hậu cần là chức năng đảm bảo các điều kiện vật
chất như: nhà cửa, phương tiện, công cụ, tài chính… cho hoạt động quản lý của

cơ quan, doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu công tác. Ngoài ra văn phòng
còn xây dựng các chương trình kế hoạch, lich làm việc cho lãnh đạo như cơ
quan, doanh nghiệp.
Vì vậy văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện chức năng trên vì
các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan tồn tại bộ phận văn phòng của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết
định sự thành bại trong công tác văn phòng.
Ví dụ tình huống cụ thể:
Ngày 25/03/2016 Công ty họp Đại Hội cổ đông bất thường năm 2016.
Phòng hành chính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp. phòng hành
chính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp.
Phòng hành chính đã chuẩn bị địa điểm, thời gian họp, thành phần tham
dự, giấy mời, các tài liệu liên quan tới cuộc họp cho lãnh đạo công ty. Ngoài ra,
phòng hành chính còn thông báo các phòng , ban và cổ đông được biết và chuẩn
bị cho nội dung cuộc họp được tốt nhất.

19


1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
công ty cổ phần sông đà 4( sơ đồ xem phần phụ lục III)
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ, để cho quá
trình vận hành hoạt động của công ty và các bộ phận chức năng trong công ty
hoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xây dựng công tác thường
kỳ( Tuần, tháng, quý, năm). Phòng hành chính là đơn vị được giao trách nhiệm
xây dựng chương trình công tác Tuần, tháng, quý, năm của Công ty nói chung
và của từng đơn vị nói riêng là giống nhau. Trách nhiệm xây dựng chương trình
công tác là của phòng hành chính, phòng hành chính yêu cầu các đơn vị đăng ký
chương trình công tác. Các phòng, Ban thuộc công ty lập danh mục các đề án

gửi về văn phòng công ty, văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác
tuần, tháng, quý, năm của công ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng là
giống nhau. Trách nhiệm xây dựng chương trình công tác. Các phòng, Ban thuộc
công ty lập doanh mục các đề án gửi về văn phòng công ty, văn phòng tổng hợp
dự kiến chương trình công tác Tuần, tháng, quý, năm. Sau khi văn phòng xây
dựng chương trình sơ bộ xong gửi bản thảo dự kiến kế hoạch đến các đơn vị
tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến sau khi các phòng ban thuộc Công ty tham
gia ý kiến xong gửi lại cho phòng hành chính, phòng hành chính trình Giám đốc
xem xét, Giám đốc công ty ký và ban hành, phát hành tới các phòng ban biết và
thực hiện.
Sau khi các đơn vị thực hiện gửi báo cáo kết quả thực hiện và các vấn đề
nảy sinh trong quá trình hoạt động công tác quý sau và gửi đến các đơn vị.
• Trình tự lập chương trình công tác năm như sau:
- Chương trình công tác năm:
+ chậm nhất vào ngày 15/12 hằng năm các đơn vị thuộc công gửi văn
phòng công ty các danh mục những đề an triển khai trong năm, cấp quyết định
cơ quan phối hợp, cơ quan nhất định, thời hạn trình của từng đề án.
+ Trong vòng 05 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công tác
của công ty, các đơn vị phải có ý kiến chỉ đạo, hoàn chỉnh và trình lãnh đạo công
ty thông qua.
+ Sau khi lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm. Phòng
hành chính công ty trình giám đốc ký ban hành gửi đến các đơn vị để thực hiện.
20


- Chương trình công tác quý:
+ Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối mỗi quý các đơn vị phải Báo
cáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý, xét lại các đề án của
quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình công tác quý
đó, xét lại các đề án của quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh

chương trình công tác quý sau gửi về phòng hành chính công ty.
+ Phòng Hành chính Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý của
công ty trình giám đốc quyết định.
- Chương trình công tác tháng:
+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trong
chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điều
chỉnh chương trình công tác tháng sau. Các đề nghị này phải gửi văn phòng
công ty chậm nhất vào ngày 27 hàng tháng.
+ Phòng Hành chính của công ty tổng hợp lập chương trình công tác
tháng, trình giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện.
- Chương trình công tác tuần:
+ Căn cứ vào công tác tháng, sau khi xin ý kiến lãnh đạo Công ty, phòng
Hành chính của công ty lập chương trình công tác tuần của lãnh đạo Công ty và
thông báo cho các đơn vị thực hiện.
+ Lãnh đạo các đơn vị thuộc công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
được giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần của công ty để lập
chương trình công tác tuần.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty giúp cho
công việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn. Việc gì mang tính chất
quan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì không thực sự đòi
hỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau. Nhờ xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của công ty mà bộ phận có thể phối hợp giải quyết công việc được dễ
dàng, hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên bên cạnh đó, vẫn còn nhiều hạn chế trong quá trình xây dựng
chương trình công tác các bộ phận phòng, ban chức năng còn chưa thu xếp
được các công việc hợp lý, các công việc giữa các phòng có sự khác biệt nên
quá trình giải quyết còn nhiều hạn chế.
Trong quá trình cùng phối hợp giải quyết công việc còn nhiều chi phối
21

dẫn đến tình trạng ỉ lại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với công

-

việc làm cho chất lượng cao.
Ưu điểm:
Xác định được công việc chính xác
Theo dõi được thời gian cũng như cách thực hiện
Kiểm soát được thời gian cũng như cách thực hiện công việ.
Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc điều hành công
việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, không mâu thuẫn trong
lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo trong công ty.
Công tác này đã được sơ đồ hoá thành một quy trình chuẩn hoá đầy đủ và

hợp lý.
Nhược điểm:
- Chưa xây dựng chương trình đúng thời gian quy định
- Chưa xác định được thời gian cụ thể
- Thuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn chưa xắp xếp
công việc một cách khoa học
Vẫn còn bỏ sót một số công việc và không đúng lịch trình.
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ
sơ hội nghị ( sơ đồ xem phần phụ lục IV)
Như chúng ta đã biết, việc tổ chức những sự kiện như hội nghị, hội thảo,
hội họp,… là công việc góp phần xây dựng thương hiệu và sản phẩm cho một
công ty, đồng thời thông qua sự kiện đó để tạo cơ hội giao lưu với bạn hàng và
đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin
hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Hội nghị, hội thảo cũng chính là hình thức cơ bản để phát huy và thực

hiện nền dân chủ Xã hội chủ nghĩa, tinh thần tập thể, tự giác và tính chủ động
trong công việc.
Hội nghị của Công ty cổ phần sông đà 4 bao gồm các hình thức sau: Hội
nghị sơ kết, Hội nghị tổng kết, khen thưởng, kỷ luật hoặc thảo luận một vấn đề
nào đó,… và tất nhiên, các cuộc tổ chức đó luôn được phòng Hành chính chuẩn
bị hết sức chu đáo;
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo của công ty như sau:
a. Tổ chức phục vụ trước các cuộc hội nghị:
Công việc thực hiện:
- Chuẩn bị về văn bản như: Quyết định về việc tổ chức hội nghị, kế hoach,
22


-

-

chương trình, giấy mời,…
Dự trù kinh phí.
Chuẩn bị về nội dung tài liệu
Lễ tân, văn nghệ, ăn ở đi lại cho đại biểu
b, Tổ chức phục vụ trong khi diễn ra cuộc hội nghi
Nếu trưởng phòng trực tiếp làm MC điều hành hội nghị, thì trưởng phòng giao
cho cấp dưới làm công việc sau:
+ Quản lý hội trường, giám sát hoạt động lễ tân
+ Quan sát, giám sát hoạt động của thư ký.
Nếu trưởng phòng không làm MC thì sẽ trực làm công việc nêu trên.
c, Tổ chức phục vụ sau khi diễn ra hội nghị:
Tổng hợp kết quả.
Thông báo kết quả.

Họp rút kinh nghiệm.
Quyết toán, lập hồ sơ công việc.
NHẬN XÉT: Qua tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị của công ty tôi
thấy quy trình tổ chức hội nghị của công ty rất khoa học và đảm bảo về mọi
khâu nghiệp vụ, mọi cuộc hội nghị của công ty luôn thành công tốt đẹp.

23


1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công
ty( sơ đồ xem phần phụ lục V)
Chuyến đi công tác đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi công ty.
Chuyến đi công tác của giám đốc cũng như ban lãnh đạo rất đa dạng có thể đi
dài ngày, ngăn ngày tuỳ thuộc vào tính chất công việc. vì vậy phòng hành chính
phải chuẩn bị hết sức chu đáo.
Phòng hành chính cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi:
liên hệ với đơn vị mà thủ trưởng công tác để chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan,
chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và chuẩn bị các nội
dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi thủ trưởng đi
công tác.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của công ty như sau:
Bước 1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.
+ Lập kế hoạch.
+ Liên hệ với nơi đến công tác.
+ Xác định mục đích chuyến đi.
+ Số lượng người tham gia
+ Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi
+ Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị thủ tục, phương tiện đi lại.
+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm toạ…

+ Cử người đi cùng như: thư ký, lái xe.
+ Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: lịch trình sắp

-

xếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Bước 2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ.
Giấy giới thiệu đi công tác
Giấy đi đường
Giấy phép xuất nhập cảnh và hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)
Chứng minh thư nhân dân
Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị,... (danh thiếp)
Bước 3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp
Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện
Giá vé tàu xe hay máy bay
Độ dài quãng đường đi
Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.
Liên hệ với các nơi đoàn đi đến chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho

đoàn.
 Đặc biệt: đối với các cuộc đi công tác nước ngoài:
24


- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và
đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt Nam,
việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

+ tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh cực chuyên môn.
+ tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan.
+ Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cá
nhân.
+ Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop.
- Chuẩn bị kinh phí:
+ tiền vé máy bay, ô tô…
+ tiền ăn uông nghỉ ngơi, sinh hoạt trong quá trình của chuyến đi
+ Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính
+ Tiền đóng góp cho hội nghị hội thảo (nếu cân)
+ Một số chi phí khác như: thuốc men, mở cuộc chiêu đãi, kinh phí dự
phòng,…
- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi
công tác;
+ Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt
+ Lãnh đạo phải uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ quan.
+ Những công việc khác cần thực hiện như: huỷ bỏ và lên lại lịch các
cuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt…
- Kiểm tra chuyến đi
+ vé máy bay
+ xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ.
+ Passport, Visa ( nếu cần).
+ ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng,…
+ Xác nhận phòng ngừa y tế.
+ Giấy giới thiệu, giấy đi đường,..
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công
sở của công ty cổ phần sông đà 4.
Nhìn chung việc thực hiện theo quy định của nhà nước về văn hoá công
sở thì công ty cổ phần sông đà 4 thực hiện rất nghiêm túc phù hợp với truyền
thống và bản sắc văn hoá người Việt, phù hợp với điều kiện kinh tế của cán bộ

công nhân viên trong công ty. Vừa đảm bảo theo quy định của pháp luật mặt
khác còn đảm bảo tính trang nghiêm và lịch sử .
Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
25