Tài liệu Chuẩn bị cuộc họp

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên em xin gởi lời cảm ơn chân thành đến thầy Trần Bình Hoàng, người đã dành
nhiều thời gian quý báo của mình để hướng dẫn cũng như giảng dạy chúng em trong suốt thời
gian qua. Thầy đã truyền đạt cho chúng em các Kỹ năng hành chánh văn phòng; Kỹ năng soạn
thảo văn bản và phương pháp soạn thảo hợp đồng. Đây là các kỹ năng rất cần thiết và nó sẽ
giúp ích cho chúng em trong thời gian tới.

Lời cảm ơn tiếp theo em xin gởi đến Ban Giám Hiệu nhà trường và những thầy cô đã tạo
điều kiện cũng như sắp xếp cho chúng em có được những tiết học thật bổ ích.

Qua đó em cũng xin gởi lời cảm ơn đến các bạn cùng lớp và các bạn lớp Liên Thông Cao
Đẳng Dược 9A đã giúp đỡ em hoàn thành bài thu hoạch cuối chuyên đề này.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ,Ngày 21 tháng 8 năm 2016
Sinh viên thực hiện:
Nguyễn Duy Linh
Đề bài:
Bài tập 1: Soạn thảo hợp đồng mua bán nhà hàng.

Bài tập 2: Soạn thảo công văn chấn chỉnh nề nếp, tác phong và thái độ làm việc của nhân
viên công ty điện tử Tiến Đạt.

Bài tập 3: Nêu kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp về việc đầu tư các thiết bị mới cho công ty
Tiến Đạt trong thời gian tới.
Bài tập 1: Soạn thảo hợp đồng mua bán nhà hàng.

1

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ninh Kiều, ngày 19 tháng 8 năm 2016
HỢP ĐỒNG MUA BÁN NHÀ HÀNG
Căn cứ vào Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ vào Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013;
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng hai bên.

Hôm nay, ngày 19 tháng 8 năm 2016, tại Nhà hàng Sao Mai, số 60 đường Trần
Chiên, phường Lê Bình, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ.
Chúng tôi gồm:
1. Bên bán nhà hàng (sau đây gọi tắt là Bên A):
- Ông: Nguyễn Trí Nghĩa

Sinh năm: 21/10/1988

- Số CMND: 234512324

Cấp ngày 19/8/2008, tại Công An tỉnh Hậu Giang.

- Đại diện cho: Bên bán.
- Hộ Khẩu thường trú: số 56, khu vực Hậu Thạnh Mỹ, quận Cái Răng, thành phố
Cần Thơ.
- Số tài khoản: 711A74402926
- Điện thoại: 0943141618

tại ngân hàng: Vietinbank chi nhánh Cái Răng
Fax: 0773778779

Và vợ là:
- Bà: Trần Bích Dân

Sinh năm: 23/11/1988

- Số CMND: 432435785

Cấp ngày 27/6/1997, tại Công An Tỉnh Sóc Trăng.

- Hộ khẩu thường trú: số 56, khu vực Hậu Thạnh Mỹ, quận Cái Răng, thành phố
Cần Thơ.
- Điện thoại: 0967234896

Fax: 0773778779

2. Bên mua nhà hàng (sau đây gọi tắt là Bên B):
- Ông: Nguyễn Vũ Linh

Sinh năm: 18/8/1972

2


- Số CMND: 167876556

Cấp ngày 21/7/1998, tại Công An thành phố Cần

Thơ.
- Đại diện cho: Bên mua.
- Hộ khẩu thường trú: số 89, đường 3/2, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.

- Số tài khoản: 711A74401592

tại ngân hàng: Vietinbank chi nhánh Ninh Kiều

- Điện thoại: 0972457892

Fax: 0773882994

Và vợ là:
- Bà: Trần Thị Mỹ

Sinh năm: 25/7/1971

- Số CMND: 436577898

Cấp ngày 27/6/1997, tại Công An Tỉnh Đồng

Tháp.
- Hộ khẩu thường trú: số 89, đường 3/2, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.
- Điện thoại: 0913156768

Fax: 0773882994

3. Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán nhà hàng với những điều
khoản sau :
Điều 1. Đối tượng mua bán.
1.

Nhà hàng Sao Mai, số 60, đường Trần Chiên, phường Lê Bình, quận Cái Răng, thành
phố Cần Thơ.

2.

Đặc điểm nhà hàng mua bán :
- Cấp nhà hàng: 3 sao
- Tổng diện tích khuôn viên: 1200 m2
- Tổng diện tích xây dựng: 900 m2
- Diện tích phụ: 300 m2
- Tổng diện tích sử dụng: 1200 m2
- Mô tả: Nhà hàng sàn gỗ, toàn bộ bàn ghế bằng gỗ; khu vực bàn ăn có mái che; khu vực

nhà bếp được đỗ bê tông; có hai khu vệ sinh riêng dành cho nam và nữ; có chỗ đậu xe máy và
ô tô; hệ thống điện, nước sinh hoạt ổn định.
- Giấy tờ kèm theo gồm:
*

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số 45/2004 do UBND quận Cái Răng cấp

3


ngày 17/5/2004.
*

Giấy phép đăng ký kinh doanh.

*

Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm kinh doanh dịch vụ ăn uống số

95/2011/ATTP do chi cục an toàn vệ sinh thực phẩm TP. Cần Thơ cấp ngày 21/5/2011.
*

Giấy chứng nhận bán lẻ rượu số 78/2014/YTCT-XNCB do Sở y tế TP. Cần Thơ

cấp ngày 14/6/2014 có thời hạn định kỳ 3 năm.
*

Hợp đồng mua bán điện số 4657/HDMBDCT.

*

Hợp đồng mua bán nước sinh hoạt số 4324/HDMBN.

Điều 2. Giá bán, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán.
- Giá bán là: 3.500.000.000 VNĐ.
- (Bằng chữ: ba tỷ năm trăm triệu đồng).
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản.
- Thời gian thanh toán: Khi hoàn tất thủ tục hợp đồng.
- Thời gian nhận nhà hàng: ngày 22/8/2016.
- Địa điểm giao dịch: nhà hàng Sao Mai, số 60, đường Trần Chiên, phường Lê Bình, quận

Cái Răng, thành phố Cần Thơ.
Điều 3. Nghĩa vụ của bên A.
1.

Cam kết nhà hàng thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên A, không bị tranh chấp và không
bị ràng buộc bởi nghĩa vụ pháp lý với bất kỳ bên thứ ba nào khác tại thời điểm mua bán.

2.

Giữ gìn và bảo quản nhà hàng trong khi chờ bàn giao cho bên B.

3.

Giao nhà hàng và giấy tờ liên quan cho bên B đúng thời hạn.

4.

Thực hiện đúng thủ tục về mua bán nhà hàng theo quy định của pháp luật.

5.

Bồi thường thiệt hại cho bên B khi hủy hợp đồng hoặc khi có lỗi do bên A gây ra.

Điều 4. Quyền của bên A.
1.

Yêu cầu bên B trả đủ tiền mua nhà đúng thời hạn ghi trong hợp đồng.

2.

Được sử dụng nhà hàng cho đến khi bàn giao cho bên B.

3.

Yêu cầu bên B nhận nhà hàng đúng thời hạn ghi trên hợp đồng.

4.

Có quyền không giao nhà hàng nếu bên B không thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng thời
hạn đã thỏa thuận.

4


5.

Đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng khi bên B vi phạm điều kiện do hai bên thỏa
thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Nghĩa vụ của bên B.
1.

Hoàn thành đầy đủ trách nhiệm về tài chính cho bên A đúng thời hạn và đúng theo
phương thức đã đạt được thoả thuận nhất trí của cả hai bên.

2.

Nhận nhà hàng và giấy tờ liên quan đúng thời hạn đã thỏa thuận.

3.

Bồi thường thiệt hại cho bên A khi hủy hợp đồng hoặc khi có lỗi do bên B gây ra.

Điều 6. Quyền của bên B.
1.

Hiện trạng của nhà hàng phải đúng với hiện trạng được nêu tại điều 1, nếu không đúng
với hiện trạng tại điều 1 bên B có quyền không nhận nhà hàng.

2.

Hưởng thành quả lao động và kết quả đầu tư vào nhà hàng trong thời gian sử dụng.

3.

Yêu cầu bên A giao đúng diện tích, vị trí nhà hàng.

4.

Yêu cầu bên A hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi trong việc hoàn tất thủ tục chuyển giao
quyền sở hữu nhà hàng theo qui định của pháp luật.

5.

Đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng khi bên A vi phạm điều kiện do hai bên
thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Các thỏa thuận khác.
1.

Bên A xin cam đoan thửa đất nhà hàng có nguồn gốc hợp pháp, hiện tại không có tranh
chấp, không thế chấp, không bảo lãnh, không góp vốn. Nếu có gian trá trong việc mua
bán nhà hàng bên A xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

2.

Hai bên cùng cam kết :
- Đã kê khai đúng sự thật và chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông tin đã ghi

trong hợp đồng này.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu phát hiện thấy những vấn đề cần thỏa thuận thì
hai bên có thể lập thêm phụ lục hợp đồng. Nội dung phụ lục hợp đồng lập thêm được hai
bên ký kết và công chứng sẽ có giá trị pháp lý như hợp đồng chính.
- Các chi phí thực hiện thủ tục, thuế, phí trước bạ, do bên A chịu 100%

Điều 8. Trách nhiệm của hai bên khi vi phạm Hợp đồng.
1.

Khi bên A vi phạm các điều khoản trong Hợp đồng thì bên B có quyền yêu cầu hoàn lại

5


tiền đã thanh toán trước đó và đền bù 10% giá trị hợp đồng.
2.

Khi bên B vi phạm các điều khoản trong Hợp đồng thì bên A có quyền yêu cầu chấm dứt
hợp đồng và không trả lại số tiền đã thanh toán trước đó.

Điều 9. Phương thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp.
Hai bên cam kết thực hiện theo hợp đồng, nếu có trường hợp xảy ra tranh chấp thì giải quyết
theo các phương án sau:
1.

Hai bên tự hòa giải với nhau.

2.

Hòa giải dưới sự chủ trì của Hội Luật sư thành phố Cần Thơ có trụ sở tại số 19 đường 3/2

phường Xuân Khánh quận Ninh Kiều.

3.

Trong trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng thì giao cho Tòa án nhân dân
quận Ninh Kiều giải quyết. Hai bên chấp hành theo quyết định của Tòa.

BÊN A

BÊN B

Nguyễn Trí Nghĩa

Nguyễn Vũ Linh

CHỨNG NHẬN CỦA CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC
Ngày 19 tháng 8 năm 2016 tại phòng Công chứng số 07 quận Ninh Kiều
Tôi Nguyễn Trọng Nhân, công chứng viên phòng Công chứng số 07 quận Ninh Kiều
CHỨNG NHẬN
-

Hợp đồng giao kết giữa bên A là ông Nguyễn Trí Nghĩa và bên B là ông Nguyễn Vũ

Linh; Các bên đã tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và cam đoan chịu trách nhiệm
trước pháp luật về nội dung hợp đồng.

6


-

Nội dung thỏa thuận của các bên phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội.

-

Các bên đã đọc và đồng ý với toàn bộ nội dung nêu trên Hợp đồng và đã kí vào Hợp

đồng này với sự có mặt của tôi.
Hợp đồng này được lập thành 03 bản chính (mỗi bản chính gồm 05 tờ 05 trang), giao
cho:
+ Bên A 01 bản chính.
+ Bên B 01 bản chính.
+ Lưu tại phòng công chứng 01 bản chính.
Số công chứng 79, quyển số 35 TP/CC-SCC/HĐGD.
CÔNG CHỨNG VIÊN

Nguyễn Trọng Nhân
Bài tập 2: Soạn thảo công văn chấn chỉnh nề nếp, tác phong và thái độ làm việc của nhân viên
công ty điện tử Tiến Đạt.

CÔNG TY ĐIỆN TỬ
TIẾN ĐẠT

Số: 287/TĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cần Thơ, ngày 19 tháng 8 năm 2016

V/v Tiếp tục chấn chỉnh nề
nếp, tác phong và thái độ làm
việc của nhân viên.
7


Kính gửi:

- Trưởng các phòng, ban.
- Quản lý các phân xưởng.

Ban Giám Đốc công ty đã ban hành Công văn số 194/TĐ ngày 16/7/2014 về việc chấn
chỉnh nền nếp làm việc của công nhân, nhân viên; chấn chỉnh nền nếp trong việc giữ vệ sinh
môi trường, thực hiện tiết kiệm và ý thức bảo vệ tài sản của công ty. Qua một thời gian thực
hiện, vẫn còn hiện tượng vi phạm quy định nền nếp làm việc, về khai thác sử dụng cơ sở vật
chất, như: đi muộn về sớm; nghỉ làm vô lý do; không đeo bảng tên khi đến công ty; thiếu ý
thức trong công tác vệ sinh môi trường; trong giữ gìn tài sản, thiết bị phục vụ công việc; để xe
không đúng nơi quy định; lãng phí trong sử dụng điện, nước.
Nguyên nhân chính là ý thức chấp hành các nội quy, quy định của một số công nhân, nhân
viên chưa tốt; sự phối hợp của các phòng ban trong công ty chưa tốt. Bên cạnh đó là trách
nhiệm trong công tác quản lý của một số trưởng phòng ban còn lơi lỏng, ỷ lại vào công ty.
Để khắc phục tình trạng trên, lập lại kỷ cương, nền nếp làm việc, góp phần xây dựng công
ty phát triển, Ban Giám Đốc yêu cầu từng cá nhân trong công ty thực hiện nghiêm túc một số
nội dung sau:
1. Thực hiện đi làm đúng giờ đối với công nhân, nhân viên các phòng, ban.
2. Khi vắng phải làm đơn xin phép, không chấp nhận trường hợp gửi đơn sau khi vắng;
trừ trường hợp cá nhân được cử đi công tác.
3. Toàn công ty thực hiện nghiêm túc việc đeo bảng tên trong giờ làm; để phương tiện (ô
tô, xe máy, xe đạp) đúng nơi quy định. Những trường hợp vi phạm sẽ xem xét và kỷ luật.
4. Sắp xếp phòng làm việc, văn phòng ngăn nắp, gọn gàng, sạch đẹp. Thực hành tiết kiệm

điện, nước và giữ gìn, bảo quản trang thiết bị trong công ty. Thực hiện tốt công tác vệ sinh môi
trường, bảo vệ cảnh quan trong công ty; các đơn vị có trách nhiệm tổ chức tổng vệ sinh phòng
làm việc, văn phòng đơn vị vào ngày thứ 7 hàng tuần.
5. Thực hiện tránh lãng phí trong sử dụng điện, nước; tắt đèn, quạt trước khi ra về; khóa
nước sau khi vệ sinh.

8


Ban Giám Đốc yêu cầu các đơn vị, cá nhân trong toàn công ty thực hiện nghiêm túc các
nội dung trên từ ngày 22/8/2016. Trưởng các phòng ban, Quản lý các phân xưởng triển khai
đầy đủ, kịp thời nội dung văn bản này đến toàn thể công nhân, nhân viên trong đơn vị và trong
tổ chức của mình để nghiêm túc thực hiện, nếu có vướng mắc báo cáo Ban Giám Đốc qua
phòng Hành chính.

Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

- Trưởng các phòng, ban.
- Quản lý các phân xưởng
- Lưu: VT
Nguyễn Tiến Đạt

9


Bài tập 3: Nêu kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp về việc đầu tư các thiết bị mới cho công ty
Tiến Đạt trong thời gian tới.

KẾ HOẠCH CUỘC HỌP VỀ VIỆC ĐẦU TƯ CÁC THIẾT BỊ MỚI CHO
CÔNG TY TIẾN ĐẠT TRONG THỜI GIAN TỚI.
I - TRƯỚC CUỘC HỌP
1. Xác định tính chất cuộc họp.
Đây là cuộc họp ra quyết định tiến tới hành động
Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn:
- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)
- Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)
- Đưa ra một số giải pháp (giai đoạn sáng tạo)
- Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn)
Trong khi ra quyết định, mọi người phải đồng ý với nhau là quyết định theo số đông hoặc
người chủ trì cuộc họp sẽ đưa ra quyết định.

2. Chuẩn bị phòng họp.
Trong công ty, khu vực phòng họp đóng vai trò rất quan trọng. Vì nó là nơi để đưa ra những ý
tưởng, những định hướng hay kế hoạch cho công việc trong tuần tới, tháng tới hay là nơi đưa
ra kế hoạch kinh doanh của công ty. Cũng là nơi để nhân viên bày tỏ ý kiến, hay trình bày dự
án cho các đối tác cùng kinh doanh.

10


Vì đây là cuộc họp của giám đốc với nhân viên thì ghế của giám đốc phải có mẫu mã, màu
sắc, chất liệu khác với ghế còn lại, để thể hiện được sức mạnh của nhà lãnh đạo.
Tùy theo số người tham gia cuộc họp mà bố trí số lượng ghế cho phù hợp.
Lắp đặt các thiết bị nghe nhìn hỗ trợ cho cuộc họp. Vì thông tin nhận được gồm: thông tin từ
thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm 11%. Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng
hơn và nhận được cả những thông tin phức tạp.

3. Lập danh sách những người dự họp.

- Giám đốc: Là người chủ trì cuộc họp, có ý kiến cao nhất, có quyền quyết định đối với các
vấn đề đặt ra đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm lắng nghe các báo cáo, xác minh tính
minh bạch xác thực của báo cáo và đưa ra các đề xuất để mọi người bàn luận.
- Thư ký: là người ghi chép lại toàn cảnh cuộc họp, ghi chép lại các ý kiến, bàn luận của
mọi người và quyết định của giám đốc cũng như kết quả của cuộc họp; cũng là người ghi biên
bản cuộc họp.
- Trưởng phòng tài chính: báo cáo về tình hình năng lực tài chính của công ty trong thời
gian vừa qua, công ty đang trên đà phát triển hay thua lỗ, từ đó đưa ra kế hoạch đầu tư.
- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm báo cáo về các khoảng thu chi, tính toán; cũng
như ước tính và chịu trách nhiệm chi các khoản chi phí cần thiết.
- Trưởng phòng kỹ thuật: là người tìm hiểu về công nghệ, am hiểu về các thiết bị cần đầu
tư, giá cả dao động trên thị trường.

4. Lập chương trình nghị sự trình chủ trì thông qua.
Chương trình nghị sự là một bản đồ chỉ dẫn giúp đưa bạn đi từ A cho tới B trong một khoảng
thời gian ngắn nhất có thể. Tiến hành một cuộc họp không lập trước kế hoạch thì khả năng
cuộc họp bị thất bại rất cao.
Dưới đây là chương trình nghị sự cho cuộc họp, cuộc họp bắt đầu lúc 9 giờ 00 phút và giờ giấc
chương trình nghị sự có thể thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.

CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ
CUỘC HỌP VỀ VIỆC ĐẦU TƯ CÁC THIẾT BỊ MỚI
CHO CÔNG TY TIẾN ĐẠT TRONG NĂM MỚI

11


1. Tuyên bố lý do cuộc họp.
2. Điểm danh và giới thiệu thành phần tham gia cuộc họp.
3. Báo cáo các khoản chi thu của công ty

4. Báo cáo nguồn tài chính của công ty.
5. Nhận xét của giám đốc.
6. Ý kiến của Trưởng phòng kỹ thuật.
7. Ý kiến của Trưởng phòng tài chính.
8. Ý kiến của Kế toán trưởng.
9. Ý kiến của giám đốc
10. Ý kiền phản hồi và đề xuất các ý kiến hay.
11. Giám đốc đưa ra quyết.
12. Tổng kết cuộc họp
13. Đánh giá về cuộc họp.
14. Kết thúc cuộc họp.

Ghi chú:
- Bắt đầu cuộc họp: 9 giờ
- Kết thúc cuộc họp: 11 giờ
5. Liên hệ các cá nhân, đơn vị có liên quan để chuẩn bị tài liệu đưa ra trình
bày.
Lập kế hoạch thông báo cho các cá nhân, đơn vị có liên quan đến cuộc họp trước
2 đến 3 ngày để kịp chuẩn bị các báo cáo, đề xuất cũng như các tài liệu có liên
quan đến cuộc họp.
Cụ thể ở đây liên hệ cho:
-

Trưởng phòng kỹ thuật.

-

Trưởng phòng tài chính.

-

Kế toán trưởng.

Các đơn vị sắp xếp thời gian cũng như soạn thảo kế hoạch để trình trước cuộc

12


họp. Nhằm đưa cuộc họp đạt đến mục đích cuối cùng.
6. Gửi các tài liệu chương trình cuộc họp cho các thành viên được mời dự
họp để nghiên cứu trước.
Các thành phần được mời dự họp sẽ được chuẩn bị trước các tài liệu liên quan và
được triển khai trước từ 2 đến 3 ngày.
Cụ thể ở đây gửi cho:
-

Trưởng phòng kỹ thuật.

-

Trưởng phòng tài chính.

-

Kế toán trưởng.

Nhằm đảm bảo nội dụng cuộc họp được triển khai một cách chính xác, vấn đề
cuộc họp được đưa ra giải quyết triệt để.

7. Chuẩn bị trà nước, tiếp tân của các bộ phận phục vụ.

Khâu chuẩn bị trà nước, tiếp tân phải được chuẩn bị trước. Loại nước uống, loại
bánh trái dùng trong cuộc họp , số lượng mỗi loại dựa vào số lượng thành viên
cuộc họp.

II - TRONG NGÀY HỌP.

13


- Kiểm tra địa điểm vào trước giờ khai mạc: Địa điểm cuộc họp là phòng
họp của công ty. Vì thời gian họp là 9h00 đến khoảng 11h, để đảm bảo
cuộc họp diễn ra đúng giờ, thì cần phải kiểm tra lại phòng họp trước 1
tiếng. Kiểm tra lại bàn họp, số ghế của các thành viên, các máy móc có
liên quan (Máy tính, máy in, máy chiếu, đèn, quạt, máy lạnh v.v…).
- Xem xét lại việc trà nước, định giờ nghỉ thích hợp: Có sự sắp xếp tiếp tân
chuẩn bị sẵng nước suối và bánh trái tại bàn họp. Giờ nghỉ là 11h, nếu
cuộc họp diễn ra quá căng thẳng, có thể tổ chức nghỉ khoảng 15 phút để
các thành viên lấy lại tập trung và có thời gian để chuẩn bị thêm tài liệu
liên quan (nếu cần).
- Chuẩn bị tờ tường trình, các tài liệu khác phòng khi cần thiết: Các tài liệu
liên quan đã được chuẩn bị trước cuộc họp, nhưng có thể sẽ phát sinh
thêm các tài liệu cần thiết nên cần kiểm tra lại trước giờ họp.
- Ghi lại những lời báo, lời nhắn qua điện thoại về việc xin phép không tới
dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp: Các trường hợp vắng mặt được
kiểm tra và báo cáo lại với chủ tọa trước khi diễn ra cuộc họp 15 phút.
Nhằm đảm bảo chủ tọa có cách xữ lý cũng như có các diễn thuyết, các báo
cáo thay thế.
- Điện thoại hoặc liên hệ trực tiếp với chủ tọa cuộc họp (giám đốc) xem ông
đã chuẩn bị sẵng sàng chưa: Cũng nhầm để nhắc nhở rằng cuộc họp quan
trọng sắp diễn ra và nếu không nhắc có thể ông sẽ quên mất, cuộc họp có ý

nghĩa quan trọng và có ảnh hưởng đến tầm vóc công ty, nên việc sơ suất là
không thể diễn ra. Nếu ông chưa chuẩn bị sẵng sàng thì tốt nhất nên hoãn
hoặc dời cuộc họp để đảm bảo rằng việc diễn ra cuộc họp được thành công
tốt đẹp.

14


- Chuẩn bị sẵng sàng giấy viết và chọn chỗ ngồi thuận tiện: Vì cuộc họp
diễn ra thời gian dài, các chi tiết trong cuộc họp đều rất quan trọng nên
không thể bỏ lỡ bất cứ tình tiết nào xảy ra, việc hết giấy ghi chú hoặc thiếu
viết là không nên có. Ngoài ra, chỗ ngồi thuận tiện để đảm bảo vừa theo
dõi hết cuộc họp vừa có thể xữ lý tình huống bất ngờ cũng rất quan trọng.
Thường nên chọn ngồi gần cửa ra vào, ngồi sau mọi người để thuận tiện di
chuyển, lắng nghe ý kiến, cũng như ghi chép.
- Treo một tấm bảng nhỏ trước phòng họp để báo cho khách mời biết địa
điểm nơi họp. Việc chọn phòng họp có ý nghĩa rất quan trọng, nó ảnh
hưởng trực tiếp đến kết quả cũng như sự thành công của cuộc họp, vì thế
nên chắc chắn rằng mọi người đều biết địa điểm họp để tránh tình trạng
nhầm lẫn. Việc chuẩn bị một tấm bảng nhỏ để ghi chú (đánh dấu) phòng
họp cũng là chi tiết quan trọng thể hiện sự tỉ mỉ, chỉnh chu trong công tác
chuẩn bị.
- Chuẩn bị cho chủ tọa mọi tài liệu cần thiết khi có yêu cầu, các tài liệu
quan trọng về hướng đi mới của công ty và các hạng mục cần đề xuất phải
được chuẩn bị trước cho chủ tọa. Để có cái nhìn tổng quan chiến lược, sản
phẩm và có quyết định đúng đắn.
- Ghi biên bản cuộc họp: vì cuộc họp có tính chất quan trọng nên biên bản
cuộc họp cần phải được ghi chép kỹ lưỡng, đảm bảo các chi tiết chính xác
và đánh giá được chất lượng chuyên môn, cũng như đáp ứng được mục
đính để dẫn đến cuộc họp.

III - KẾT THÚC CUỘC HỌP.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm: Các tài liệu và hồ sơ có liên
quan đến cuộc họp đều được giữ lại, để đảm bảo các chi tiết quan trọng
không bị bỏ qua. Ngoài ra, các văn phòng phẩm để chuẩn bị cho cuộc họp

15


cũng cần được giữ lại để sử dụng về sau, cũng như mục đích lưu văn thư.
- Thảo một số công văn, thư từ theo lệnh của lãnh đạo gửi cho các cá nhân,
cơ quan có liên quan: Sau cuộc họp, chủ tọa và các thành viên thống nhất
về chiến lược phát triển của Công ty trong năm tới, từ đó cần phải có các
công văn gửi đến các phòng bang để thực hiện. Văn bản chỉ đạo Phòng kế
toán-tài chính chuẩn bị vốn để triển khai chiến lược mới, văn bản chỉ đạo
Phòng hành chính báo cáo về tình hình triển khai các quyết định của công
ty.
- Gửi lời cám ơn tới một số người tham dự cuộc họp: Không quên làm thư
cảm ơn hoặc giấy cảm ơn gửi đến các cá nhân, tổ chức tham gia cuộc họp.
Có lời khen tặng hoặc đánh giá cao các ý kiến đóng góp trong cuộc họp, từ
đó thúc đẩy tinh thần phấn đấu, cố gắng cống hiến cho công ty.
- Lập hồ sơ cuộc họp: Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu, thì dùng các hồ sơ, tài
liệu này để củng cố lại quá trình cuộc họp, từ đó lập hồ sơ hoàn chỉnh về
cuộc họp.

16