Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty xây dựng cầu đường bộ 118
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.16 MB, 133 trang )
NGUYỄN HOÀNG HẢI
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
Nguyễn Hoàng Hải
QUẢN TRỊ KINH DOANH
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ
CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CẦU ĐƯỜNG BỘ 118
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOÁ 2010B
Hà Nội – 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------Nguyễn Hoàng Hải
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ
CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CẦU ĐƯỜNG BỘ 118
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGÔ VĂN VƯỢNG
Hà Nội - 2013
Luận văn tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Bản luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118” là công trình nghiên cứu thực sự
của cá nhân, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, nghiên cứu khảo sát
tình hình thực tiễn và dưới sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ: NGÔ VĂN
VƯỢNG.
Các số liệu, tài liệu tham khảo và những kết quả trong luận văn là trung thực,
xuất phát từ thực tiễn Công ty, chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào
trước khi trình, bảo vệ và công nhận bởi “Hội đồng đánh giá luận văn tốt nghiệp
Thạc sỹ kinh tế”.
Một lần nữa, tôi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam đoan trên.
Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô Viện Kinh tế & Quản lý đã truyền đạt
cho tôi kiến thức trong suốt hai năm học Thạc sỹ tại trường. Đặc biệt, tôi xin chân
thành cám ơn TS. Ngô Văn Vượng đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành tốt luận
văn này.
Tác giả luận văn
Nguyễn Hoàng Hải
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
1
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................8
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ ........................................................9
DANH MỤC CHỨ VIẾT TẮT.................................................................................10
LỜI MỞ ĐẦU ...........................................................................................................11
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP.................................................................................14
1.1
Một số khái niệm cơ bản về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp...
.....................................................................................................................14
1.1.1
Khái niệm Quản trị ...............................................................................14
1.1.1.1
Khái niệm.......................................................................................14
1.1.1.2
Chức năng của quản trị ..................................................................15
1.1.1.3
Ý nghĩa của hoạt động quản trị hiệu quả .......................................16
1.1.1.4
Phân biệt quản trị và quản lý .........................................................17
1.1.2
Khái niệm Tổ chức ...............................................................................18
1.1.2.1
Khái niệm.......................................................................................18
1.1.2.2
Phân loại tổ chức............................................................................20
1.1.3
Khái niệm cơ cấu tổ chức .....................................................................21
1.1.4
Khái niệm về bộ máy quản trị...............................................................21
1.1.4.1
Khái niệm.......................................................................................21
1.1.4.2
Tính chất của bộ máy quản trị doanh nghiệp.................................22
1.1.5
1.1.5.1
Khái niệm.......................................................................................22
1.1.5.2
Phân loại lao đông quản trị ............................................................23
1.1.6
1.2
Khái niệm lao động quản trị .................................................................22
Khái niệm về cơ cấu tổ chức bố máy quản trị doanh nghiệp ...............23
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp ............................................24
1.2.1
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ..................24
1.2.1.1
Chuyên môn hóa công việc............................................................24
1.2.1.2
Phân chia tổ chức thành các bộ phận.............................................25
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
2
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
1.2.1.3
Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức ...........................................25
1.2.1.4
Tầm quản trị và phân cấp quản trị .................................................28
1.2.1.5
Tập trung hay phân quyền trong tổ chức .......................................29
1.2.2
Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.................30
1.2.2.1
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến ........................................30
1.2.2.2
Mô hình cơ câu tổ chức theo kiểu chức năng ................................31
1.2.2.3
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng ....................32
1.2.2.4
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến – tham mưu ....................33
1.2.2.5
Mô hình cơ cấu ma trận .................................................................34
1.2.2.6
Mô hình cơ cấu theo chương trình – mục tiêu...............................36
1.2.2.7
Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp ...................................................36
1.2.3
Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị............................37
1.2.3.1
Phải bảo đảm tính tối ưu ................................................................37
1.2.3.2
Đảm bảo linh hoạt..........................................................................37
1.2.3.3
Đảm bảo tính tin cậy lớn................................................................37
1.2.3.4
Đảm bảo tính kinh tế......................................................................37
1.2.3.5
Thiết kế Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải bảo đảm nguyên tắc
chế độ một thủ trưởng ...................................................................................37
1.2.4
Cấu trúc của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trị doanh nghiệp ............38
1.2.5
Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp39
1.3
1.2.5.1
Môi trường kinh doanh ..................................................................39
1.2.5.2
Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp .......................39
1.2.5.3
Quy môcủadoanhnghiệp ................................................................40
1.2.5.4
yếutốkỹ thuậtsảnxuất, đặc điểm công nghệ, loại hình sản xuất.....40
1.2.5.5
Trình độ lao động quản trị và trang thiết bị quản trị......................41
1.2.5.6
Hình thức pháp lý của doanh nghiệp .............................................41
1.2.5.7
Cơ chế quản lý vĩ mô chính sách của nhà nước ............................42
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị của doanh nghiệp.................................42
1.3.1
Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp..........42
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
3
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
1.3.2
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ...............44
1.3.3
Các nguyên tắc để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.............45
1.3.3.1
Nguyên tắc thống nhất ...................................................................45
1.3.3.2
Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối ........................................46
1.3.3.3
Nguyên tắc kiểm soát được............................................................46
1.3.3.4
Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường.......................47
1.3.3.5
Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả....................................................47
1.3.4
Các phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị..............48
1.3.4.1
Phương pháp kinh nghiệm (phương pháp tương tự)......................48
1.3.4.2
Phương pháp phân tích theo yếu tố................................................48
1.3.5
Tiến trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp ...52
TÓM LƯỢC CHƯƠNG 1 ........................................................................................53
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA
CÔNG TY XÂY DỰNG CẦU, ĐƯỜNG BỘ 118...................................................54
2.1
Tổng quan về công ty xây dựng cầu đường bộ 118 ....................................54
2.1.1
Giới thiệu chung về công ty..................................................................54
2.1.2
Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty.....................55
2.1.2.1
Chức năng của công ty...................................................................55
2.1.2.2
Nhiệm vụ của công ty ....................................................................55
2.1.3
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty....................................56
2.1.4
Mục tiêu kinh doanh của công ty..........................................................57
2.1.5
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ........................57
2.1.5.1
Năng lực và kinh nghiệm sản xuất kinh doanh của Công ty .........57
2.1.5.2
Thị trường và vị thế của Công ty trong ngành xây dựng...............59
2.1.5.3
Quy trình công nghệ sản xuất của một số sản phẩm chủ yếu ........61
2.1.6
Nguồn lực của Công ty .........................................................................66
2.1.6.1
Nguồn lực về con người.................................................................66
2.1.6.2
Nguồn lực về tài chính...................................................................68
2.1.6.3
Nguồn lực về công nghệ ................................................................69
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
4
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
2.1.7
2.2
Luận văn tốt nghiệp
Thuận lợi và khó khăn hiện tại và công ty............................................71
2.1.7.1
Thuận lợi, ưu điểm.........................................................................71
2.1.7.2
Khó khăn, nhược điểm...................................................................71
Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty ....................................72
2.2.1
Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại............................................................72
2.2.2
Chuyên môn hóa công việc và tình hình tổ chức các bộ phận chức năng
trong cơ cấu tổ chức công ty..............................................................................73
2.2.2.1
Hội đồng thành viên.......................................................................73
2.2.2.2
Ban giám đốc công ty ....................................................................74
2.2.2.3
Phòng tài vụ ...................................................................................74
2.2.2.4
Phòng kỹ thuật ...............................................................................75
2.2.2.5
Phòng kế hoạch ..............................................................................76
2.2.2.6
Các đơn vị trực thuộc.....................................................................76
2.2.2.7
Đánh giá việc chuyên môn hóa công việc giữa các bộ phận .........79
2.2.3
Mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận ............................................79
2.2.3.1
Mối quan hệ của Ban giám đốc với các bộ phận ...........................80
2.2.3.2
Mối quan hệ của Phòng kỹ thuật với các bộ phận khác ................81
2.2.3.3
Mối quan hệ của phòng kế hoạch với các bộ phận khác ...............81
2.2.3.4
Mối quan hệ của phòng tài vụ với các bộ phận khác.....................81
2.2.3.5
Mối quan hệ của các đội với các bộ phận khác .............................81
2.2.3.6
Đánh giá mối quan hệ quyền hạn trong công ty ............................82
2.2.4
Tầm quản trị..........................................Error! Bookmark not defined.
2.2.5
Sự phối hợp giữa các bộ phận...............................................................84
2.3
Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty ...............85
2.3.1
Một số kết quả nổi bật...........................................................................85
2.3.2
Một số tồn tại hạn chế...........................................................................86
TÓM LƯỢC CHƯƠNG 2 ........................................................................................88
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY XÂY DỰNG CẦU, ĐƯỜNG BỘ 118..............89
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
5
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
3.1
Luận văn tốt nghiệp
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty ....................................89
3.1.1
Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
công ty ...............................................................................................................89
3.1.1.1
Môi trường kinh doanh ..................................................................89
3.1.1.2
Mục đích, chức năng hoạt động.....................................................89
3.1.1.3
Quy mô công ty..............................................................................90
3.1.1.4
Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm công nghệ, loại hình sản xuất 90
3.1.1.5
Trình độ lao động quản trị và trang thiết bị quản trị......................91
3.1.1.6
Hình thức pháp lý của công ty .......................................................91
3.1.1.7
Cơ chế quản lý chính sách vĩ mô của nhà nước.............................91
3.1.2
Mục tiêu và yêu cầu của hoàn thiện cơ câu tổ chức bộ máy quản trị của
công ty xây dựng cầu đường bộ 118..................................................................92
3.1.2.1
Mục tiêu của hoàn thiện cơ câu tổ chức bộ máy quản trị ..............92
3.1.2.2
Yêu cầu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị........93
3.1.3
Xác định các công việc theo chức năng quản trị trong cơ cấu tổ chức bộ
quản quản trị ......................................................................................................94
3.1.4
Thành lập các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ..............96
3.1.4.1
Ban giám đốc .................................................................................97
3.1.4.2
Phòng Kỹ thuật Thi công ...............................................................97
3.1.4.3
Phòng Giám sát chất lượng Công trình..........................................98
3.1.4.4
Phòng Đấu thầu và Quản lý dự án .................................................98
3.1.4.5
Phòng Nhân sự...............................................................................98
3.1.4.6
Phòng Kinh doanh .........................................................................98
3.1.4.7
Phòng Tài chính Kế toán ...............................................................99
3.1.4.8
Phòng Hành chính..........................................................................99
3.1.4.9
Các Đội thi công ............................................................................99
3.1.5
Xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho cơ cấu tổ chức mới ....
.............................................................................................................101
3.1.5.1
Phân quyền trực tuyến .................................................................101
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
6
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
3.1.5.2
Phân quyền chức năng .................................................................104
3.1.5.3
Sự khác nhau cơ bản giữa mô hình mới so với mô hình mới ......112
3.1.6
Xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện sự phân chia quyền hạn cho
các bộ phận ......................................................................................................114
3.1.6.1
Xác định mối quan hệ quyền hạn.................................................114
3.1.6.2
Mối quan hệ trực tuyến ................................................................114
3.1.6.3
Mối quan hệ chức năng................................................................115
3.1.6.4
Mối quan hệ phối hợp ..................................................................115
3.1.7
3.1.7.1
Giám đốc phân quyền cho phó giám đốc sản xuất ......................116
3.1.7.2
Giám đốc phân quyền cho phó giám đốc thường trực.................116
3.1.7.3
Giám đốc phân quyền cho kế toán trưởng ...................................117
3.1.7.4
Giám đốc phân quyền cho đội trưởng trực thuộc công ty ...........117
3.1.8
Hoàn thiện hệ thống thông tin trong tổ chức ......................................117
3.1.8.1
Yêu cầu của việc hoàn thiện hệ thống thông tin trong tổ chức....117
3.1.8.2
Mô hình hệ thống thông tin sau khi hoàn thiện ...........................118
3.1.8.3
Hoàn thiện hệ thống thông tin......................................................118
3.1.9
3.2
Phân chia quyền hạn cho các bộ phận ................................................116
Phối hợp các hoạt động.......................................................................120
Kế hoạch triển khai....................................................................................120
3.2.1
Năm 2014............................................................................................120
3.2.2
Giai đoạn sau năm 2014......................................................................121
3.3
Đánh giá mô hình mới ...............................................................................121
3.3.1
Về mặt định lượng ..............................................................................121
3.3.2
Về mặt định tính .................................................................................121
TÓM LƯỢC CHƯƠNG 3 ......................................................................................123
KẾT LUẬN .............................................................................................................124
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................126
PHỤ LỤC 01: BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÔNG TY XÂY DỰNG CẦU ĐƯỜNG
BỘ 118 - NĂM 2010, 2011, 2012 ..........................................................................127
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
7
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ
1. Bảng biểu:
STT
Bảng biểu
Chú thích
1
Bảng 1.1:
Sự khác biệt giữa Quản trị và Quản lý
2
Bảng 1.2:
Một số công trình tiêu biểu của Công ty
3
Bảng 1.3:
Tóm tắt tình hình tài chính công ty
4
Bảng 1.4:
Xe máy, thiết bị thi công chính của Công ty
5
Bảng 1.5:
Số lượng, trình độ lao động quản lý của công ty
6
Bảng 1.6:
2. Sơ đồ:
STT
Các công việc theo chức năng quản trị
Sơ đồ
Chú thích
1
Sơ đồ 2.1:
Hệ thống quản trị
2
Sơ đồ 2.2:
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
3
Sơ đồ 2.3:
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến
4
Sơ đồ 2.4:
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến – chức năng
5
Sơ đồ 2.5:
Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến – tham mưu
6
Sơ đồ 2.6:
Mô hình cơ cấu Ma trận
7
Sơ đồ 2.7:
Mô hình cơ cấu theo chương trình mục tiêu
8
Sơ đồ 2.8:
Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
9
Sơ đồ 2.9:
Quy trình thi công dự án
10
Sơ đồ 2.10:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
11
Sơ đồ 2.11:
Sơ đồ Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất một dự án
12 Sơ đồ 2.12:
3. Hình vẽ:
STT
Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
Hình vẽ
Chú thích
1
Hình 3.1:
Cơ cấu và quy trình công ty
2
Hình 3.2:
Trình độ lao động của công ty qua các năm
3
Hình 3.3:
Mô hình ban quản lý dựa án tại công ty
4
Hình 3.4:
So sánh mô hình cũ và mới đối với bộ phận kế toán
5
Hình 3.5:
Hệ thống thông tin của công ty
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
9
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
DANH MỤC CHỨ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
1
DNNN
Doanh nghiệp nhà nước
2
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
3
NN
Nhà nước
4
TCDH
Tài chính dài hạn
5
NH
Ngắn hạn
6
XDCB
Xây dựng cơ bản
7
TSCĐ
Tài sản cố định
8
HĐKD
Hoạt động kinh doanh
9
TNDN
Thu nhập doanh nghiệp
10
BH
Bán hàng
11
CCDV
Cung cấp dịch vụ
12
HĐĐT
Hoạt động đầu tư
13
HĐTC
Hoạt động tài chính
14
DT
Doanh thu
15
CCHH&DV
Cung cấp hàng hóa và dịch vụ
16
DH
Dài hạn
17
CSH
Chủ sở hữu
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
Giải nghĩa
10
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định. Để thực hiện những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp
đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của mình. Lực
lượng này chính là các quản trị gia trước đó hình thành nên bộ máy quản trị doanh
nghiệp. Vì vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản trị thì không có
một sự thống nhất, thiếu một nhân tố quan trọng nhất để tiến hành nhiệm vụ quản
trị, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy
quản trị. Nhận thức được tầm quan trọng đó của bộ máy quản trị doanh nghiệp
chúng ta thấy nhất thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh
nghiệp để giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả cao hơn. Hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp tức là phải đảm bảo cho bộ máy quản trị gọn
nhẹ, hợp lý và hoạt động có hiệu quả.
Quản trị là một phạm trù có liên quan mật thiết với phân công và hợp tác lao
động. Việc xuất hiện quản trị là một kết quả tất yếu của sự chuyển đổi nhiều quá
trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình lao động được phối hợp
lại. Khi phân công lao động càng rõ ràng thì đòi hỏi hiệp tác lao động càng chặt chẽ.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp việc phân công lao động
được thể hiện qua việc mỗi quản trị viên phụ trách một số chức năng chuyên môn
nhất định, do đó phải có sự kết hợp lại với nhau để thực hiện quá trình quản trị từ đó
hình thành nên bộ máy quản trị. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
được tiến hành trên cơ sở nền tảng của bộ máy quản trị cũ đang hoạt động, căn cứ
vào đó để phát hiện ra những khiếm khuyết của mô hình mà có thể xây dựng mô
hình tổ chức khác tối ưu hơn nhằm phục vụ cho doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản trị khác nhau đảm bảo cho quá
trình quản trị được thực hiện trọn vẹn không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức
năng quản trị đó thì cần có sự phân công lao động quản trị, thực hiện chuyên môn
hóa. Sự phân công, phân cấp đối với lao động quản trị như vậy đã hình thành nên bộ
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
11
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
máy quản trị sẽ góp phần quan trọng nhằm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất,
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh trong doanh nghiệp.
Chính vì những lí do đó mà việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là
hết sức cần thiết để làm cho bộ máy quản trị hoạt động tối ưu, từ đó có thể lái doanh
nghiệp đi theo đúng hướng mà nó phải đi, đi theo đúng với mong muốn của chủ
doanh nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu của Luận văn
Với đề tài luận văn đã lựa chọn, đó là “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118”, trong luận văn của mình, em phải đưa
ra được những vấn đề sau:
- Khái quát những vấn đề chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh
nghiệp.
- Phân tích thực trạng về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng
cầu đường bộ 118.
- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của
Công ty xây dựng cầu đường bộ 118. Từ đó đưa ra được một mô hình cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 phù hợp với tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
tại Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 hiện nay, tập trung chủ yếu vào nghiên cứu
mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị; chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
trong mô hình, cơ chế vận hành của bộ máy quản trị và tổ chức lao động bộ máy
quản trị.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 .
4. Phương pháp nghiên cứu
Từ những dữ liệu thu thập được như: Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu tại Công ty xây
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
12
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
dựng cầu đường bộ 118; Dữ liệu trên Internet và Dữ liệu sơ cấp: Dự liệu tại các
giáo trình, luận văn sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu dự kiến:
- Đo lường và thang đo để so sánh số liệu thu thập được để đánh giá các thông tin
cần thiết.
- Phương pháp nghiên cứu định tính: Phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân
tích thống kê suy diễn.
- Phương pháp thống kê, phân tích, mô tả, tổng hợp, so sánh, mô hình hóa…
5. Những đóng góp của luận văn
Thứ nhất, Luận văn khái quát được những vấn đề cơ bản về Cơ cấu tổ chức bộ
máy quản trị trong doanh nghiệp.
Thứ hai, luận văn nêu được thực trang về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại
Công ty xây dựng cầu đường bộ 118. Để từ đó, luận văn đã phân tích được điểm
mạnh, điểm yếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty.
Thứ ba, luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản trị tại Công ty xây dựng cầu đường bộ 118.
6. Kết cấu của luận văn
Với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu
đường bộ 118”
Luận văn ngoài phần mở đầu, phần kết luận và các phần phụ khác gồm có 3
chương:
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong
doanh nghiệp.
- Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây
dựng cầu đường bộ 118.
- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công
ty xây dựng cầu đường bộ 118.
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
13
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
1.1 Một số khái niệm cơ bản về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm Quản trị
1.1.1.1 Khái niệm
Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là
chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn.
Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông
qua người khác”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục
tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ
không phải hoàn thành công việc bằng chính mình.
Harold Kootz & Cyril O`Donnell định nghĩa: “QT là việc thiết lập và duy trì một
môi trường nơi mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động
hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt các mục tiêu của nhóm”.
Rober Kreitner: “QT là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các
mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình quản
trị là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức.”
Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và
Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất
cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Từ tiến trình
trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định.
Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà quản trị sử dụng tất cả
những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin
cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồn lực trên, nguồn
lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để quản lý. Yếu tố con
người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt được mục tiêu của tổ
chức hay không. Tuy nhiên, những nguồn lực khác cũng không kém phần quan
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
14
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
trọng. Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần có
chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phải
tăng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi.
Một định nghĩa khác nêu lên rằng “Quản trị là sự tác động có hướng đích của
chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với
mục tiêu đã định trước”. Khái niệm này chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm
hai phân hệ:
(1) Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị và
(2) Đối tượng quản trị hay phân hệ bị quản trị.
Giữa hai phân hệ này bao giờ cũng có mối liên hệ với nhau bằng các dòng thông
tin được thể hiện như sơ đồ 2.1 dưới.
Thông tin
phản hồi
Thông tin
thuận
Chủ thể
quản trị
Đối
tượng
quản trị
Sơ đồ 2.1: Hệ thống quản trị
Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin từ chủ thể quản trị
truyền xuống đối tượng quản trị. Thông tin phản hồi là thông tin được truyền từ đối
tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị. Một khi thể quản trị truyền đạt thông tin đi
mà không nhận được thông tin ngược thì nó sẽ mất khả năng quản trị. Nghiên cứu
từ thực tiễn quản trị chỉ ra rằng việc truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức
thường bị lệch lạc hoặc mất mát khi thông tin đi qua nhiều cấp quản trị trung gian
hay còn gọi là các ‘bộ lọc’ thông tin. Kết quả là hiệu lực quản trị sẽ kém đi.
1.1.1.2 Chức năng của quản trị
Khái niệm về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trên cũng chỉ ra
rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
15
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
mục tiêu mong đợi. Những hoạt động này hay còn được gọi là các chức năng quản
trị bao gồm:
a. Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu
hoạt động cho tổ chức, xây dựng các giải pháp chiến lược tổng thể, kế hoạch
tác nhiệm cụ thể và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu;
b. Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con
người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ
thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Là việc xây dựng
một cơ cấu của tổ chức, phân công nhiệm vụ, thiết lập thẩm quyền và phân
phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. Nó sẽ trả lời các câu hỏi: Ai
làm gì? Khi nào? Ở đâu?
c. Lãnh đạo: là việc nhà quản trị nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn nhân
viên (cấp dưới) thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Thuật ngữ này mô tả sự tác
động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những
người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có
thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn;
d. Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi
đúng mục tiêu đã đề ra. Nhằm phát hiện ra những sai lệch so với kế hoạch đặt
ra và tìm các giải pháp điều chỉnh các hoạt động của tổ chức nhằm hướng đến
hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Nếu những hoạt động trong thực tiễn
đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần
thiết.
1.1.1.3 Ý nghĩa của hoạt động quản trị hiệu quả
Ta có công thức như sau:
K
H=
C
Ý nghĩa của công thức:
- Giảm thiểu chi phí đầu vào nhưng vẫn giữ nguyên sản lượng đầu ra, hoặc;
- Giữ nguyên các chi phí đầu vào nhưng tăng sản lượng đầu ra, hoặc:
- Vừa giảm chi phí đầu vào vừa tăng sản lượng đầu ra;
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
16
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
Lý do tồn tại của hoạt động quản trị là vì muốn có hiệu quả; và chỉ khi nào
người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta quan tâm đến hoạt động quản trị.
1.1.1.4 Phân biệt quản trị và quản lý
Hiện nay Quản trị công ty vẫn còn là một khái niệm mới đối với các nhà quản lý
ở Việt Nam và ở một chừng mực nào đó thì hay bị nhầm lẫn với khái niệm quản lý
công ty. Nhưng quản trị công ty và quản lý công ty là 2 vấn đề khác nhau. Một số
người và trong một số trường hợp này thì dùng từ quản trị ví dụ như quản trị doanh
nghiệp hay công ty, ngành đào tạo quản trị kinh doanh; Và những người khác đối
với trường hợp khác thì sử dụng từ quản lý chẳng hạn như quản lý nhà nước, quản
lý các nghiệp đoàn. Hai thuật ngữ này được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau
để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về bản chất của quản trị và quản lý là
có sự khác biệt. Điều này hoàn toàn tương tự trong việc sử dụng thuật ngữ tiếng
Anh khi nói về quản trị cũng có hai từ là management và administration.
Sự khác biệt giữa Quản trị và Quản lý được thể hiện qua bảng 1.1 và Hình vẽ
2.1 như sau:
STT
1
Tiêu chí
Khái niệm
Quản trị
Quản lý
Là tiến trình hoạch định, tổ Đặc trưng cho quá trình điều
chức, lãnh đạo và kiểm soát khiển và dẫn hướng tất cả các
những hoạt động của các bộ phận của một tổ chức,
thành viên trong tổ chức và thường là tổ chức kinh tế,
sử dụng tất cả các nguồn thông qua việc thành lập và
lực khác của tổ chức nhằm thay đổi các nguồn tài nguyên
đạt được mục tiêu đã đề ra". (nhân lực, tài chính, vật tư, trí
thực và giá trị vô hình)
2
Đặc điểm
Nhà quản trị:
Nhà quản lý:
- Có tầm nhìn;
- Có khả năng tổ chức;
- Có khả năng thúc đẩy;
- Có tính kiên định;
- Có khả năng truyền cảm - Có tính linh hoạt;
- Làm việc hiệu quả.
hứng.
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
17
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
Bảng 1.1: Sự khác biệt giữa Quản trị và Quản lý
Quản trị công ty tập trung vào các cơ cấu và các quy trình của công ty nhằm
đảm bảo sự công bằng, tính minh bạch, tính trách nhiệm và tính giải trình. Trong
khi đó, quản lý công ty tập trung vào các công cụ cần thiết để điều hành doanh
nghiệp. Quản trị công ty được đặt ở một tầm cao hơn nhằm đảm bảo rằng công ty sẽ
được quản lý theo một cách sao cho nó phục vụ lợi ích của các cổ đông. Có một
mảng chung giữa hai lĩnh vực này là mảng chiến lược, một vấn đề được xem xét cả
ở cấp độ Quản trị công ty lẫn cấp độ quản lý công ty.
Giải trình và giám sát
Quản trị công ty
Quản trị chiến lược
Quản lý điều hành
Quyết định và kiểm soát
Quản lý hoạt động
Quản lý công ty
(Nguồn Robert I. Tricker, Quản trị công ty, 1984)
Hình vẽ 3.1: Cơ cấu và quy trình công ty
1.1.2 Khái niệm Tổ chức
1.1.2.1 Khái niệm
Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa triết
học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn
tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ
chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần
tự nhiên và xã hội loài người. Thái dương hệ là một tổ chức, tổ chức này liên kết
mặt trời và các thiên thể có quan hệ với nó, trong đó có trái đất. Bản thân trái đất
cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của nó trong thái dương hệ. Giới sinh
vật cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh tồn và thích nghi với môi trường
để không ngừng phát triển. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người
cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
18
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con
người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một
mục tiêu xác định của tập thể đó.
Theo cách phân loại các yếu tổ sản xuất thì Tổ chức là sự kết hợp các yếu tổ sản
xuất.
Theo quá trình phát triển thì Tổ chức là sự kết hợp các cá nhân, quá trình hoạt
động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ thì Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt
động khác nhau tổ chức.
Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói
cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để
phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ
chức sẽ được hình thành.
Trong định nghĩa về quản trị, J. Stoner và S. Robbins đã cung cấp cho chúng ta
câu trả lời đối với câu hỏi quản trị cái gì? và quản trị ai? Con người và những nguồn
lực khác trong tổ chức chính là đối tượng của quản trị. Chính vì lí do đó mà chúng
ta cần hiểu rõ ràng khái niệm về tổ chức.
Tổ chức là sự sắp xếp người một cách có hệ thống nhằm thực hiện một mục
đích nào đó. Trường học, bệnh viện, nhà thờ, các doanh nghiệp/công ty, các cơ quan
nhà nước hoặc một đội bóng đá của một câu lạc bộ... là những ví dụ về một tổ chức.
Với khái niệm được trình bày như trên, chúng ta có thể thấy được là một tổ chức
có ba đặc tính chung:
- Một là, mỗi một tổ chức đều được hình thành và tồn tại vì một mục đích nào đó;
Và chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ
chức này và tổ chức khác. Ví dụ như trường học nhằm mục đích cung cấp kiến
thức cho người học. Bệnh viện nhằm mục đích khám chữa bệnh cho cộng đồng.
Doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Cơ
quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng.
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
19
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
- Hai là, mỗi tổ chức phải tập hợp gồm nhiều thành viên.
- Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều được xây dựng theo một trật tự nhất định.
Cấu trúc trong một tổ chức định rõ giới hạn hành vi của từng thành viên thông
qua những luật lệ được áp đặt, những vị trí lãnh đạo và quyền hành nhất định
của những người này cũng như xác định công việc của các thành viên khác trong
tổ chức.
Tóm lại, một tổ chức là một thực thể có mục địch riêng, có nhiều người và được
xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống.
1.1.2.2 Phân loại tổ chức
Các tổ chức được thành lập nhằm theo đuổi những mục tiêu nào đó và có thể
phân loại các tổ chức theo mục đích của chúng. Cách phân loại này cho phép giải
thích vai trò của mỗi loại tổ chức mà chúng đảm nhiệm trong xã hội.
a. Các tổ chức kinh doanh mưu lợi
Là các tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật
cho phép và xã hội có thể chấp nhận được. Loại tổ chức này không thể tồn tại được
nếu không tạo ra được lợi nhuận thông qua con đường sản xuất ra sản phẩm hay
dịch vụ thoả mãn nhu cầu của xã hội.
b. Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận
Các tổ chức này thường cung cấp một số loại dịch vụ nào đó, cho một khu vực
nào đó của xã hội không vì mục đích tìm lợi nhuận. Các nguồn ngân quỹ phục vụ
cho hoạt động của loại tổ chức này chủ yếu dựa vào sự hiến tặng, trợ cấp, tài trợ
mang tính từ thiện hay nhân đạo...
c. Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể
Những tổ chức này được thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các
thành viên của nó. Những tổ chức loại này bao gồm các nghiệp đoàn, các hiệp hội,
các tổ chức chính trị...
d. Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
20
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
Những tổ chức loại này được thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ
công cộng, mục tiêu của chúng là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của
toàn xã hội.
1.1.3 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự
nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng, là sự phân
chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất
lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt có những
quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền
hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo
thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh
nghiệp.
Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia quyền hạn
và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách
nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát
triển doanh nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp Công
ty, cấp đơn vị, cấp chức năng... Các cấp quản lý này phản ánh sự phân chia chức
năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá trong quản lý.
Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng như phòng tổ chức, phòng
tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòng sản xuất... các
bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngan,
biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý.
1.1.4 Khái niệm về bộ máy quản trị
1.1.4.1 Khái niệm
Bộ máy quản trị là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Bộ
máy quản trị bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
21
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài
dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản trị cũng như hệ thống các phương
thức quản tị doanh nghiệp. Bộ máy quản trị là lực lượng vật chất để chuyển những
kế hoạch, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến
nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất
kinh doanh.
1.1.4.2 Tính chất của bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Bộ máy quản trị doanh nghiệp có các tính chất sau:
- Tính đa dạng: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh
doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường...
từ đó việc quản trị mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và
vì vậy bộ máy quản trị doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp
mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp.
- Tính cân bằng động: Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một
giai đoạn chiến lược thì bộ máy quản trị doanh nghiệp có thể có trạng thái cân
bằng tạm thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản trị doanh nghiệp trong
toàn bộ quá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản trị doanh
nghiệp luôn biến đổi để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi
trường.
- Tính hệ thống: Trong bộ máy quản trị doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ.
Mỗi bộ phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản trị nhất định và vì vật
hình thành các cấp bậc quản trị trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt
động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau
tạo thành một chỉnh thể bộ máy.
1.1.5 Khái niệm lao động quản trị
1.1.5.1 Khái niệm
Lao động quản trị bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc
thực hiện các chức năng quản trị. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động
quản trị rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
22
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
quản trị thì trong bộ máy quản trị phải có nhiều hoạt động quản trị khác nhau.
1.1.5.2 Phân loại lao đông quản trị
Căn cứ vào việc tham gia các hoạt động và chức năng quản trị, người ta chia
hoạt động quản trị thành ba loại sau:
- Một là, cán bộ quản trị doanh nghiệp có giám đốc, các phó giám đốc, kế
toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc,
chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính
tổng hợp của doanh nghiệp.
- Hai là, cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó giám đốc phân
xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); trưởng, phó phòng ban chức năng.
Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường
lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình.
- Ba là, viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những
công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản
trị nói trên đều cần thiết và phải có. Tuy nhiên, tùy theo từng quy mô hoạt động
và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và có một tỷ lệ thích
hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan
trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản trị - đây là
linh hồn của tổ chức vì nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc
giao hưởng.
1.1.6 Khái niệm về cơ cấu tổ chức bố máy quản trị doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ
đã xác định của bộ máy quản trị để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng
mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản trị của doanh nghiệp hoạt động như một
chỉnh thể có hiệu lực nhất.
Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp những bộ phận có mối quan hệ
với nhau và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
23
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
Luận văn tốt nghiệp
chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Đây
là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá
trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một phần
phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
1.2.1 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
1.2.1.1 Chuyên môn hóa công việc
Nhà kinh tế học Adam Smith đã mở đầu cuốn sách “Của cải các dân tộc” bằng
một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hóa lao động trong một xí nghiệp sản xuất kim
khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp Ông viết, “Một người kéo sắt thành sợi
mảnh, một người làm thẳng sợi sắt, người thứ 3 cắt kim, người thứ tư tạo lổ xâu
kim, người thứ 5 mài giũa để tạo thành cây kim”. 10 người trong một ngày làm
được 4.800 cây kim, còn nếu làm việc độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm
được 20 cây kim, mười người như vậy làm được 200 cây kim.
Như vậy, chuyên môn hóa là sự phân chia các hoạt động của tổ chức nhằm
thiết lập các bộ phận có tính độc lập tương đối để thực hiện những công việc nhất
định, cơ sở của sự phân chia đó là dựa trên những tiêu chí. Theo lĩnh vực hoạt
động có các bộ phận chuyên môn như: tài chính, nhân sự, nghiên cứu và phát
triển, marketing, sản xuất… hoặc theo sản phầm, thị trường, khách hàng.
Lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là thông qua việc phân chia công
việc phức tạp thành những công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để
giao cho mọi người, tổng năng suất thực hiện của nhóm sẽ tăng lên gấp bội.
Tuy nhiên chuyên môn hóa cùng có những hạn chế. Nếu như các nhiệm vụ bị
chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm
về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên
cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có thể sẽ gia tăng.
Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta sử dụng các kỹ thuật đa
dạng hóa và phong phú hóa công việc. Nếu chuyên môn hóa quá mức sẽ dể dẫn
GVHD: TS. Ngô Văn Vượng
24
HV: Nguyễn Hoàng Hải
Lớp QTKD2 – Khóa 2010B
