KỸ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN HIỆU QUẢ

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Quản lý thời gian là gì?
Là cách mà bạn tổ chức và kế hoạch các hoạt động của mình.
6 lỗi thường gặp trong việc quản trị thời gian:
+ Không có mục tiêu và kế hoạch cụ thể.
+ Không biết cách ưu tiên các công việc.
+ Không tập chung.
+ Trì hoãn.
+ Làm quá nhiều thứ cùng một lúc.
+ Không biết cách nghỉ ngơi.
Chăm chỉ không đi cùng với hiệu quả.
Thiết lập mục tiêu một cách hiệu quả:
+ Thiết lập mục tiêu là quá trình suy nghĩ về tương lai và biến một viễn cảnh trong
tương lai thành sự thật.
+ Lợi ích:
 Mang lại tầm nhìn dài hạn và ngắn hạn.
 Đo lường khối lượng công việc của bạn thân mình giúp chúng ta kiểm tra lại
khối lượng công việc cũng như là tự tin về bản thân mình hơn.
+ 4 mẹo để xác định mục tiêu:
 Đặt các mục tiêu tạo động lực cho bạn khi đã đạt được mục tiêu, tại sao
chúng ta muốn có mục tiêu này.
 Hãy viết các mục tiêu này ra (viết khẩu hiệu thật to trên bàn?, vẽ ra, in 1 bực
tranh…để ở chỗ dễ nhìn, hay nhìn).
 Lập một kế hoạch hành động cụ thể. Các bước A, B, C, 1, 2, 3, vv…
 Gắn liền với mục tiêu của mình. (luôn đi theo mục tiêu đó đến cùng, hãy
nhắn nhở bản thân cố gắng khi bản thân cảm thấy nản. Khi thấy nản hãy nghĩ lại 3
mẹo trên).
Thiết lập kế hoạch hành động:
+ Gồm 4 bước:

 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc đang làm hiện tại (cần thoải mái, không
quá căng thẳng…) và viết ra giấy, quyển sổ, lưu trên máy tính…
 Bước 2: Loại bỏ những công việc không cần thiết.
 Bước 3: Tổ chức và ưu tiên. Kẻ bảng ra rồi nhóm các công việc lại thành các
nhóm. Rồi phân theo thứ tự ưu tiên giữa các công việc.
 Bước 4: Thực hiện chương trình hành động của mình. Làm các công việc từ
cao đến thấp dựa vào danh sách ưu tiên đã sắp xếp ở bước 3.
 Luôn luôn cập nhật danh sách để chúng ta có thể nhìn lại và đo lường công
việc của mình.
Đặt ưu tiên cho công việc:
+ Tại sao phải ưu tiên công việc:
 Phân bổ nguồn lực hợp lý.
 Tập chung vào những điểm cần thiết nhất
 Giúp chúng ta giải phóng khỏi những nhiệm vụ ít quan trọng.
 Giảm stress, tìm ra trong mớ công việc hỗn loạn kia.
+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo:
 Thời gian.
 Lợi ích của nhiệm vụ đang thực hiện.
 Áp lực.
VD: Hôm nay là thứ 6, Mà thứ 2 tuần sau chúng ta có 1 bài kiểm tra cuối kỳ. Xét về
mặt thời gian chúng ta còn 2 ngày. Thì chúng ta phải giành tất cả thời gian để ôn
tập kết quả tốt nhất. Xét về lợi ích, nếu đạt điểm cao sẽ qua môn. Áp lực, nếu trượt
phải nộp tiền học lại.
+ Cách giải quyết: Tìm hiểu “Ma trận thời gian Eisenhower”.
Gồm 2 yếu tố:
 Khẩn cấp: là những công việc bạn cần phải giải quyết ngay lập tức và có một
tác hại cụ thể ngay nếu bạn không làm.
 Quan trọng: là những công việc có thể đóng góp vào nhiệm vụ, mục tiêu, giá
trị tương lai của bạn, ngắn hạn cũng như dài hạn.
Chia làm 4 loại công việc:

Quan trọng và khẩn cấp: cuộc họp khẩn, ngày kia là ngày sinh nhật của người thân,
sẽ có 1 bài kiểm tra cuối tuần cứ trì hoãn mãi đến cuối tuần mới bắt đầu ôn.


 Loại công việc này phải ưu tiên ngay lập tức.
 Quan trọng nhưng không khẩn cấp: chuẩn bị du học, ôn thi cuối kỳ khi bạn
đang ở đầu kỳ.
 Không nên coi thường, những công việc này có rất nhiều thời gian. Cần liệt
kê chi tiết các công việc nhỏ ra cần làm. Và hãy bắt đầu từ ngày “hôm nay”.
 Không quan trọng nhưng lại khẩn cấp: đang làm việc nhưng có 1 người thân
nhờ đi làm việc khác…
 Tìm cách từ chối, nhờ một người khác. Còn nếu bắt buộc phải làm hãy giải
quyết công việc đó càng nhanh càng tốt, tránh tốn thời gian.
 Không khẩn cấp và không quan trọng: xem phim, nghe nhạc.
 Đây là nhân tố chính ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian. Nhưng nếu biết
đặt nó vào đúng chỗ thì còn gì tuyệt vời hơn nữa để bạn có thể nghỉ ngơi, xả
stress…
Phương pháp gia tăng sự tập chung:
+ Lý do và phương pháp:
 Môi trường: cảm thấy thoải mái với nơi làm việc chưa? Luôn luôn giữ bàn
làm việc thật sạch sẽ, gọn gàng. Có thể đặt 1 bức tranh phong cảnh…loại bỏ
những phiền nhiễu…Hoặc tìm các trang web tiếng động mô phỏng giả
tưởng.
 Lối sống: uống nước đầy đủ, ăn uống đầy đủ, chuẩn bị một số thức ăn nhẹ, đi
lại xung quanh khi ngồi quá lâu tại bàn làm việc (ddi uống 1 tách cà phê…).
 Suy nghĩ của bạn: giành nhiều thời gian lo lắng, khi có việc gì lo lắng thì nên
ghi vào quyển sổ mang theo bên mình để tạm gác nó sang một bên, tránh
khỏ sự mất tập chung. Hãy đóng các cửa sổ Internet không cần thiết. Chuyển
đổi giữa các công việc tập chung cao độ và tập chung cao độ thấp hơn.
Làm sao để tiêu diệt sự tri hoãn?

Trì hoãn là khoảng cách giữa các hành vi mong muốn và các hành vi hiện tại.
Giải quyết:
+ Bước 1: phải nhận ra bạn đang trì hoãn. VD: đọc email nhưng không đưa ra quyết
định được việc nào làm trước việc nào làm sau. VD2: đanh làm việc rất tập chung
nhưng lại rời bạn làm việc đi làm việc khác và nghĩ rằng mệt quá cần nghỉ ngơi,
chờ đến cảm hứng thì mới học…


+ Bước 2: tìm hiểu lý do vì sao bạn trì hoãn.
 Bạn chưa biết cách ưu tiên công việc.
 Cầu toàn: hay nghĩ chưa đủ “thời gian…”
+ Bước 3: Các mẹo chống trì hoãn
 Tự tạo 1 phần thưởng cho mình nếu mình nếu hoàn thành công việc đó. VD:
đặt 1 khoảng thời gian để làm 1 công việc nào đó mặc dù rất chán nhưng cứ làm đi.
Sẽ thưởng xem bộ phim, đi chơi…
 Hãy nghĩ đến kết quả nếu như không hoàn thành công việc đó.
 Chia nhiện vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ làm, dễ đo đếm, dễ kiểm soát.
 Hãy áp dụng công cụ quản lý thời gian: bản kết hoạch hành động, ma trận
thời gian Eisenhower…
Đừng làm quá nhiều thứ một lúc:
+ Đa nhiệm không năng suất như chúng ta nghĩ, thậm chí còn gây ra lãng phí hơn
20% khi làm việc đơn nhiệm.
+ Dấu hiệu:
 Trên màn hình quá nhiều web, tag nội dung khác nhau.
 Đang chán nản thì tìm công việc khác lập đi sự chán nản đó.
 Tạo nên tác động bên ngoài: VD: đang làm bài tập thì 1 người bạn đến và
chúng ta lại nói chuyện với họ.
+ Giải quyết:
Lập kế hoạch bản thân (trên word, excel…) .
Tắt tin nhắn Facebook, email nếu có thể.

 Nếu nhận ra mình đang đa nhiệm. Hãy bình tĩnh và định hình lại cộng việc
đang làm. Hãy hủy những công việc không cần thiết đang gây đa nhiệm kia.
Hãy nghỉ ngơi một cách hiểu quả:
Ngồi tại bàn làm việc làm giảm năng suất công việc, gây ra một số bệnh.
Phương pháp:
+ Pomodoro: chia công việc thành các khoảng thời gian 25p, mỗi lần cách nhau
khoảng thời gian nghỉ ngắn. Sau tầm 4 Pomodoro thì chúng ta nghỉ ngơi lâu hơn và
nạp lại năng lượng và quay lại làm việc. 1 Pomodoro = 25p.


 Bước 1: Kiểm tra kế hoạch làm việc của mình, thứ tự ưu tiên, rồi ước lượng
thời gian làm việc bằng việc quy đổi sang Pomodoro. Chuẩn là 1 Pomodoro = 25p,
có thể khác tùy vào mỗi người.
 Bước 2: Bắt tay làm phiên nhiệm vụ đó. Có thể linh hoạt điều chỉnh các
phiên Pomodoro.
 Bước 3: Hãy nghỉ giải lao tầm 5p sau mỗi khoảng Pomodoro. Lúc này có thể
vận động nhẹ nhàng, uống 1 tách cà phê, không nên suy nghĩ công việc, cũng đừng
làm công việc gì nhìn vào máy tính…
 Bước 4: Tiếp tục công việc với khoảng nghỉ dài hơn. (ăn nhẹ, đi dạo, đọc
sách).
Mỗi người có 1 khoảng Pomodoro thích hợp. Nên đừng bắt ép bản thân quá.

----------------------------------------------END ------------------------------------------------