Mẫu Quy định trao đổi thông tin nội bộ

Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:


QUI ĐỊNH TRAO ĐỔI
THÔNG TIN NỘI BỘ
I. MỤC ĐÍCH:
Nhằm qui đònh trách nhiệm trong việc trao đổi, bảo vệ thông tin nội bộ đảm bảo thông tin
nội bộ không bò tắc nghẽn và không bò tiết lộ các thông tin cần bảo mật.
II. PHẠM VI:
Áp dụng cho các thông tin chính thức (có giá trò thi hành) liên quan đến:
- Khách hàng và thò trường, yêu cầu của khách hàng, sự thoả mãn của khách hàng,
khiếu nại, góp ý.
- Chỉ đạo, lãnh đạo.
- Cung cấp nguồn lực đào tạo, tuyển dụng.
- Sản xuất và gia công.
- Đo lường và cải tiến.
III. NỘI DUNG:
1. Việc trao đội thông tin hàng ngày được thực hiện theo qui đònh và mối quan hệ
trong các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà Công ty đang áp
dụng.
2. Việc chuyển tài liệu hay thông tin ra bên ngoài Công ty phải được sự chấp thuận
của Ban Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các tài liệu, công văn chuyển ra
bên ngoài Công ty, ra ngoài bộ phận phải được kiểm soát bằng sổ chuyển công văn.
3. Để thuận tiện trong việc phối hợp hoạt động, việc truyền thông tin được qui đònh
thêm như sau:
3.1 Phòng Tổ chức hành chánh và các Bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận
thông tin

Thời gian chuyển giao
Báo cáo nhân sự
hàng ngày
Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám
đốc
Trước 10 giờ hàng ngày
Thông báo cắt
điện
Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám
đốc, các Phòng,
Xí nghiệp
Chậm nhất 1 giờ sau khi nhận
được thông báo.
Các loại thông Phòng Tổ chức Hành chánh Các phòng, Xí Chậm nhất 2 giờ sau khi ký.
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:


báo nhgiệp may thêu
Chi ứng lương,
công tác phí
Phòng Tổ chức Hành chánh Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày sau khi
duyệt
3.2 Phòng Kế toán và các Bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận
thông tin
Thời gian chuyển giao
Bảng đề xuất

nhân sự hàng
tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Ngày 1 đến 2 hàng tháng
Lòch tăng ca (chủ
nhật, tăng ca
bình thường)
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Trước ít nhất 4 giờ chiều
Bảng kê tạm ứng Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng
tháng
Bảng chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng
Bảng đề nghò
lương CBCNV
mới vào trong
tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng
tháng
Thẻ chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng
tháng

Các vấn đề về
trợ cấp
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng
tháng
Điều động nhân
sự trong phạm vi
phòng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Ngay sau khi điều động ít nhất
4 giờ
Báo cáo nghỉ việc
hàng tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Trước 13 giờ ngày cuối tháng
Báo cáo công nợ Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
Hàng tuần vào thứ bảy
Báo cáo thuế
VAT
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
Từ ngày 7 đế ngnày 9 hàng
tháng
Báo cáo tình hình
tài chính (kết quả
kinh doanh, tài

sản cố đònh..)
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
Hàng q, sáu thág, một năm
Hồ sơ thuế, ngân
hàng, cô quan
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
Theo yêu cầu cụ thể
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:


khác
Thông tin pháp
luật
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc, các phòng
ban
Tối thiểu 1 đến 3 ngày
Thông tin thanh
toán, thu hồi
công nợ
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
1 giờ sau khi phát sinh
3.3 Kho nguyên phụ liệu và các bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận

thông tin
Thời gian chuyển giao
Phiếu nhập Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập
hàng
Hoá đơn giao
hàng
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập
hàng
Phiếu giao nhận
trực tiếp xuất
hàng hoá vật tư
tài sản
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập
hàng
Phiếu xuất hàng
nội bộ
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối
tháng từ 17 giờ ngày hôm
trước
Phiếu xuất bán,
xuất khác
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Sau một ngày
Kiểm kê tài sản Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Đònh kỳ sáu tháng, một năm
Kiểm tra số
lượng nguyên
phụ liệu nhập
Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch
Kinh doanh
Sau khi kiểm hàng xong
Thông tin hàng

nhập kho
Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch
Kinh doanh
30 phút sau khi nhận được
3.4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh và các Bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận thông
tin
Thời gian chuyển giao
Hơp đồng gia
công
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng kế toán, Phòng
quản lý chất lượng, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Sau khi nhận được hợp đồng 4
giờ
Hợp đồng ngoại
(xuất hàng)
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
P.kế toán, Xí nghiệp
may thêu (bộ phận Kỹ
thuật)
Trong vòng 4 giờ sau khi nhận
được
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:

Hợp đồng ngoại
thương: kinh
doanh và sản
xuất xuất nhập
khẩu, gia công
ngoại
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Kế toán 1 đến 2 ngày sau khi ký hợp
đồng, nếu mở LC phải đưa
ngay
Hợp đồng ngoại
(nhập hàng)
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
P.kế toán Trong vòng 4 giờ sau khi nhận
được
Kế hoạch sản
xuất hàng
tháng, q, sáu
tháng, năm
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Ban Tổng Giám đốc,
Phòng quản lý chất
lượng, Xí nghiệp Dệt
nhuộm, Xí nghiệp may
thêu, Phòng Tổ chức

Hành chánh, Phòng Kế
toán
Trước khi đưa gia công ít nhất
01 ngày
Lòch gia công Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất
lượng may
Lòch gia công, lòch xuất hàng,
đơn giá, bảng số lượng đơn
hàng
Tài liệu sản
xuất, mẫu gốc,
rập, sơ đồ, bảng
màu
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận của khách
hàng 1 giờ
Mẫu đối được
khách xác nhận
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận của khách
hàng 1 giờ

Chứng từ nhập
khẩu
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (bộ phận XNK)
Phòng Kế toán, kho
NPL may
2 giờ sau khi đã nhận được
Packing list
hàng nhập
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (bộ phận XNK)
Phòng Kế toán, kho
NPL may
2 giờ sau khi đã nhận được
Đònh mức
nguyên phụ liệu
sản xuất, hao
hụt
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất
lượng may, Xí nghiệp
may thêu
Ít nhất 1 ngày trước khi sản
xuất
Kết quả thử
mẫu thành
phẩm
Phòng Kế hoạch Kinh

doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm
(Xdệt)
2 giờ khi có kết quả nhuộm
Yêu cầu may
mẫu bán hàng,
mẫu đối, mẫu
sản xuất,
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm Ngay sau khi nhận được yêu
cầu của khách hàng 2 giờ
Yêu cầu mẫu
xuất hàng.
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận được yêu
cầu của khách hàng 2 giờ
Thông tin hàng Phòng Kế hoạch Kinh Kho NPL may 4 giờ sau khi nhận được
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:


nhập kho doanh
Tiến độ cung
cấp nguyên phụ

liệu
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Xí nghiệp may thêu
Ngay sau khi có xác nhận hoặc
điều chỉnh của nhà cung cấp
Bảng cân đối
NPL
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ít nhất 2 giờ trước khi phát
hành kế hoạch sản xuất tổng
Kế hoạch sản
xuất cho từng
đơn hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận nguyên phụ
liệu đồng bộ
Phiếu cấp phát
nguyên phụ liệu
cho từng đơn
hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh

Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp dệt nhuộm
Sau khi có kế hoạch sản xuất
cho từng đơn hàng từ 30 phút
đến 1 giờ và có yêu cầu nhận
của Xí nghiệp may thêu
Thông báo sản
xuất
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Quản lý chất
lượng, Xí nghiệp may
thêu (bộ phận kỹ
thuật), Xưởng cắt,
xưởng may, xưởng
hoàn thành, Xí nghiệp
Dệt nhuộm
2 giờ trước khi triển khai sản
xuất
Kế hoạch sản
xuất bổ sung
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
XN Dệt nhuộm, Xí
nghiệp may thêu
1 giờt sau khi nhận được thông
tin
Các thông tin
khác liên quan
đến quá trình

sản xuất trong
quá trình thực
hiện đơn hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất
lượng
Từ 15 đến 30 phút sau khi
nhận được từ Ban Tổng Giám
đốc, khách hàng hoặc đơn vò
khác
Báo cáo thực
hiện ngày
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Ban Tổng Giám đốc,
khách hàng
Mỗi ngày lúc 14 giờ
Packing list Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu Trước ngày xuất hàng một
tuần
Lòch xuất hàng,
đơn giá, bảng số
lượng đơn hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,

Phòng quản lý chất
lượng may
Lòch gia công, lòch xuất hàng,
đơn giá, bảng số lượng đơn
hàng
Lòch xuất hàng Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Quản lý chất
lượng, Giám đốc Xí
nghiệp may thêu,
Xưởng hoàn thành, Xí
nghiệp dệt nhuộm
2 giờ sau khi làm xong

\Khiếu nại
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Khách hàng 30 phút sau khi nhận được