Quản trị học, Quản trị kinh doanh chương 6

CHƯƠNG 7
CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
7.2. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CC TỔ CHỨC
7.3. NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
7.4. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TC
7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.6. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY

1


7.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
Mục tiêu bài giảng

•
•

Sinh viên hiểu cơ cấu tổ chức; các yêu cầu đối với việc tổ chức bộ máy hữu hiệu của một doanh nghiệp.
Biết cách chọn lựa mô hình tổ chức cần thiết và thiết lập một bộ máy tổ chức cụ thể.

2


7.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
7.1.1. Chức năng tổ chức
Là chức năng liên quan đến các hoạt động
- Thiết kế bộ máy tổ chức
- Xây dựng một đội ngũ nhân sự
- Hệ thống công việc cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu mục tiêu của tổ chức

3


7.2. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BỘ MÁY TỔ CHỨC

- Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược;
- Môi trường hoạt động: biến đổi hay ổn định
- Đặc điểm ngành nghề;
- Năng lực và trình độ nhân sự;
- Quan điểm của lãnh đạo...

4


7.3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

Nguyên
tắctắc
Nguyên
thống
nhất
chỉchỉ
huy
thống
nhất
huy

Nguyên
tắctắc

Nguyên

Nguyên
tắctắc
Nguyên

cân
đốiđối
cân

linh
hoạt
linh
hoạt

Nguyên
tắctắc
Nguyên

Nguyên
tắctắc
Nguyên

Nguyên
tắctắc
Nguyên

tổ tổ
chức
quản

trịtrị
chức
quản

khoa
học
khoa
học

chuyên
môn
hoá
chuyên
môn
hoá

Nguyên
tắctắc
Nguyên

Nguyên
tắctắc
Nguyên

gắn
vớivới
mục
tiêu
gắn
mục

tiêu

hiệu
qua
hiệu
qua
5


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.1. Tầm hạn quản trị (Tầm hạn kiểm soát) và Cấp quản trị
Tầm hạn qtrị: Là số lượng NV cấp dưới mà nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách tốt đẹp nhất.

TẦM HẠN QT RỘNG

TẦM HẠN QT HẸP

CHỌN TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP HAY RỘNG???

CƠ CẤU NẰM NGANG

CƠ CẤU HÌNH THÁP
6


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
7.4.1. Xác định tầm hạn quản trị và Cấp quản trị

6 yếu tố căn cứ

Ảnh hưởng

- Năng lực giỏi: có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới,tầm quản
1. Năng lực NQT

trị rôông;
- Năng lực kém: tầm hạn quản trị hẹp;

2. Trình đôô cấp dưới

- Trình đôô kém: tầm hạn quản trị hẹp
- Trình đôô khá: tầm hạn quản trị rôông;

3. Mức đôô ủy quyền của cấp trên cho cấp
dưới.

Khi được ủy quyền: tầm hạn quản trị rôông;

7


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
7.4.1. Xác định tầm hạn quản trị và Cấp quản trị

6 yếu tố căn cứ

4. Tính chất công viêôc

Ảnh hưởng

- Tính kế hoạch: tầm hạn quản trị rôông
- Tính tác nghiêôp, cụ thể: tầm hạn quản trị hẹp.

5. Sự thay đổi của công viêôc

- Công viêôc ổn định, thường xuyên: tầm hạn quản trị rôông.

6. Kỹ thuâôt và phương tiêôn truyền đạt

- Đầy đủ kỹ thuâôt và phương tiêôn thông đạt: tầm quản trị rôông

8


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
7.4.1. Xác định tầm hạn quản trị và Cấp quản trị

Cơ cấu nằm ngang

-Các BP thường đc tổ chức thành những đơn vị tạo ra spdv cuối
cùng -Giảm chi phí và tăng tốc độ ra QĐ

-Hoạt động hiệu quả trong môi trường thay đổi và khuyến khích
sáng tạo

Cơ cấu hình tháp

- Chuyên môn hoá hoạt động theo chức năng, tạo nên biên giới cứng
nhắc giữa các công việc và đơn vị

- Hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và có thể dự báo
trước

-Công việc được mô tả chi tiết và nv đc k khích thực hiện hiệu quả cv

-Mô tả công việc mang tính khái quát
đc giao
-Ranh giới giữa các bp, cá nhân linh hoạt, mọi người được tham Sự phát triển NV nằm trong phạm vi chức năng …
gia vào qt ra qđ …

9


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.2 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ gắn liền với 1
vị trí hay chức vụ trong tổ chức

Quyền hạn của một vị trí sẽ giao cho người nào nắm giữ vị trí đó. Khi một người rời vị trí quản lý thì quyền hạn sẽ k đi theo mà ở lại vị trí
quản lý và thuộc về người thay thế

Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt
được mục tiêu xác định

10

7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

CÁC LOẠI QUYỀN HẠN TRONG TỔ CHỨC

7.4.2 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Quyền hạn trực tuyến là quyền cho phép NQT ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới, tương
ứng với chuỗi chỉ huy

Quyền hạn tham mưu: là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ
cho các NQT khác

Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho cá nhân, BP ra quyết
định/kiểm soát những hoạt động nhất định ở các bộ phận khác

11


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.3 Tập quyền và Phân quyền trong quản lý

Tập quyền (tập trung) là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định tập trung vào cấp qtrị
cao nhất

Phân quyền (phi tập trung) là phương thức tổ chức trong đó các nhà qtrị cấp cao trao cho cấp dưới quyền
ra quyết định , hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

UỶ QUYỀN

TRAO QUYỀN

12


Ủy quyền: Cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực
hiện những công việc nhất định

Trao quyền: Cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

Phân biệt trao quyền và uỷ quyền:
- Giao nhiệm vụ?
- Trao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ?
- Có trách nhiệm giải trình với cấp trên về kết quả, tiến trình và nguồn lực?
- Ai chịu trách nhiệm?

Click to edit Master text styles
Second level
Third level
Fourth level
Fifth

Bạn vẫn là người chịu trách nhiệm về công việc ủy quyền!

13


Lợi ích khi phân quyền hợp lý
•

Có nhiều thời gian để giải quyết những công việc ưu tiên

•

Nâng cao hiệu quả quá trình ra quyết định

•

Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và tự đánh giá đúng năng lực làm việc

•

Nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự tự tin của nhân viên.

•

Cải thiện mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên

14


Nếu bạn nhận thấy:

1. Không có đủ thời gian cho công việc phải làm thêm ngoài giờ ở
cơ quan

hoặc làm đêm ở nhà

2. Luôn lo lắng khi giao việc cho cấp

dưới

3. Cấp dưới luôn luôn xin ý kiến chỉ đạo của bạn về công việc đảm nhiệm

Bạn đang làm việc không hiệu quả !
15


Lý do những nhà QT không phân quyền và ủy quyền?

Cản trở tâm lý lớn nhất về phân quyền : SỢ HÃI

- Nhân viên thiếu kinh nghiệm.
- Tốn thời gian để giải thích công việc hơn là tự mình làm nó
- Lỗi mà nhân viên mắc phải có thể như là một chi phí.
- Nhân viên đã quá bận rộn
- Phân quyền có thể làm cho cấp dưới biết nhiều công việc của cấp trên nên làm cho nhà QT cấp trên
lo lắng


7.4. NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.4 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ
nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức

17

7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.5.1. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc tiêu thụ

Trưởng

Trưởng

Trưởng

T.Phân

T. Phân

T. Phân

Cửa

Cửa

Cửa

Xưởng

Xưởng

Xưởng

hàng

hàng

hàng

1

2

3

số 1

số 2

số 3

18


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.1. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
- Đặc điểm:
+ Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp;
+ Cơ cấu tổ chức được thiết lập theo chiều dọc;

+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.
- Ưu điểm:
+ Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng;
+ Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ;
+ Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
- Nhược điểm:
+ Không chuyên môn hóa;
+ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ;
+ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng.

19


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.5.2. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc tiêu thụ

Các đơn vị chức năng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

KH

TC

KT

NS

KCS

...

...

...

...

Phân

Phân

Phân

Cửa

Cửa

Cửa

xưởng

xưởng

xưởng

hàng

hàng

hàng

1

2

3

số 1

số 2

số 3

20

7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.2. Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
- Đặc điểm:
+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng;
+ Không theo tuyến;
+ Có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.

21


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.2. Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
- Ưu điểm:
+ Được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu;
+ Không đòi hỏi người QT phải có kiến thức toàn diện;
+ Dễ đào tạo và dễ tìm NQT.
- Nhược điểm:
+ Vi phạm chế độ một thủ trưởng;
+ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;
+ Khó phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng;
+ Khó xác định trách nhiệm và hay đỗ trách nhiệm cho nhau.
22


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc tiêu thụ

Các đơn vị chức năng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

KH

TC

KT

NS

KCS

Phân

Phân

Phân

xưởng

xưởng

xưởng

1

2

3

Cửa

Cửa

Cửa

hàng

hàng

hàng

số 1

số 2

số 3

23


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
Đặc điểm:
+ Vẫn có sự tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn;
+ Các phòng chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
+ Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền
quyết định trong đơn vị mình phụ trách.

24


7.5. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

Ưu điểm:
+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.

Nhược điểm:
+ Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết;

25