Báo cáo thực tập Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI

BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề tài: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ

Họ và tên học viên: Lại Thị Thim
Lớp: Merchandiser khóa 1
Đơn vị cơng tác: Công ty TNHH Kotiti
Người hướng dẫn: Thầy Nguyễn Văn Thản

Hà Nội, năm 2016


NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Họ và tên học viên: ...........................................................................................................
Đơn vị công tác:.................................................................................................................
Địa điểm thực tập:.............................................................................................................
Sau thời gian học viên:...........................................................thực tập tại đơn vị,
chúng tơi tơi có một số nhận xét như sau:
1. Về ý thức chấp hành nội quy, quy định của cơ quan:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
2. Về đạo đức, tác phong:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
3. Về năng lực chuyên môn:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
4. Kết luận:
- Nhận xét............................................................................................................................
- Điểm..................................................................................................................................
...................., ngày ... tháng ... năm 2016
Xác nhận của đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)

Người hướng dẫn


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên học viên: ……………………………………..................................................
Đơn vị thực tập:.................................................................................................................
Giáo viên hướng dẫn:........................................................................................................
Sau thời gian học viên:..............................................................thực tập tại đơn vị,
tơi có một số nhận xét như sau:
1. Tiến độ và thái độ thực tập của sinh viên:
- Mức độ liên hệ với giáo viên:...........................................................................................
- Tiến độ thực hiện:.............................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
2. Nội dung báo cáo: (Nhận xét chung về báo cáo và nhận xét về các phần 1, 2, 3)
............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
................................................................................................................................
3. Đánh giá chung:
- Nhận xét............................................................................................................................
- Điểm..................................................................................................................................
....., ngày ... tháng ... năm 2016
Giáo viên hướng dẫn



LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, ngành dệt may Việt Nam có những bước phát triển
mới. Ngành quản lý đơn hàng trong ngành dệt may cũng cần phát triển trong đó ở các
cơng ty mới phát triển như cơng ty cổ phần Vinatex quốc tế. Vì thế, những lớp học
merchandiser sẽ giúp bổ sung và nâng cao kiến thức của học viên về quy trình quản lý
đơn hàng. Cơng ty cổ phần Vinatex quốc tế có nhiều nhãn hàng mới về quần, áo và
váy của các hang thời trang trên thế giới. Phương thức hoạt động chủ yếu theo FOB
(mua nguyênphụ liệu đến xuất hàng). Các doanh nghiệp chủ động tham gia vào quá
trình sản xuất từ việc mua nguyên phụ liệu đến cho ra sản phẩm cuối cùng thay cho
việc được cung cấp trực tiếp từ các người mua của họ. FOB được chia thành hai loại là
FOB chỉ định và FOB tự search. FOB chỉ định là các doanh nghiệp thực hiện theo
phương thức này sẽ thu mua nguyên liệu đầu vào từ một nhóm các nhà cung cấp do
khách mua yêu cầu. Trong phương thức này, các doanh nghiệp dệt may phải chịu trách
nhiệm về tài chính để thu mua và vận chuyển nguyên phụ liệu. Còn đối với FOB tự
search, các doanh nghiệp sẽ nhận mẫu thiết kế sản phẩm từ các khách mua nước ngồi
và chịu trách nhiệm tìm nguồn ngun liệu, sản xuất và vận chuyển nguyên liệu và
thành phẩm tới cảng của khách mua. Do đó em đã chọn làm báo cáo với tựa đề:” Quy
trình triển khai đơn hàng tại Cơng ty cổ phần Vinatex Quốc Tế”.

PHẦN I.
GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
VINATEX QUỐC TẾ
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
-

Tên công ty : Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế
Tên giao dịch: VTJ.,JSC
Giám đốc: Ông Đặng Vũ Hùng
Ngày cấp giấy phép: 16/07/2013
Văn phòng đại diện :460 Minh Khai,Phường Vĩnh Tuy,Quận Hoàng Mai,TP Hà

Nội
- Điện thoại :04-7300-0806
- Mã số thuế: 0106234350
Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế được thành lập vào tháng 7 năm 2013 dựa trên
nhu cầu phát triển và mở rộng của tập đoàn dệt may Việt Nam (Vinatex).Tập đoàn
dệt may lớn nhất cả nước với 120 chi nhánh với các sản phẩm chất lượng cao.Với
chuỗi cung ứng nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim, may…
Cơng ty đang hội nhập tồn cầu và phát triển tối đa trong ngành dệt may với các sản
phẩm chính như: sợi, vải, Jacket, veston, sơ mi….theo phương thức FOB cho thị
trường quốc tế.
 Các đơn vị thành viên:
• Văn phịng tại Hà Nơi, là trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm với 45 nhân
viên.
• Chi nhánh Hưng Yên.Tổng công ty may HưngYên (HUGACO) sản xuất các sản
phẩm từ vải dệt thoi với 200 cán bộ cơng nhân viên.
• Chi nhánh Hưng n với sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với 300 cán bộ

cơng nhân viên.
• Chi nhánhVinatex Đồng Văn với 700 sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với cán
bộ cơng nhân viên.
• Nhà máy Đơng Bình sản xuất áo sơ mi với 700 cán bộ cơng nhân viên.
• Nhà máy Vĩnh Bảo-Hải Phòng,sản xuất Veston nam với 700 cơng nhân và đồ cho
nữ giới với 500 cơng nhân.
• Vinatex Tuyên Quang: Sản xuất veston nam với 2000 công nhân viên và hàng
Jacket với 1200 công nhân viên Vinatex-Doximex chuyên sản xuất hàng dệt thoi
với 2000 cán bộ công nhân viên.


• Vinatex- Nam Đàn chuyên sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 1500 cán bộ cơng
nhân viên.
• VTJ-Đà Nẵng: Nhà máy sản xuât quần với 400 cán bộ công nhân viên
Nhà máy sản xuất vải với năng xuất 4.500.000m/tháng
VTJ- Văn phịng tai Thành phố Hồ Chí Minh
Nhà máy sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 700 cán bộ công nhân viên.
1.2 Chức năng lĩnh vực sản xuất
1.2.1 Chức năng:
Xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, uy tín và chất lượng.Phát triển bền
vững phương thức FOB.Nghiên cứu phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng,
đảm bảo chất lượng sản phẩm và giữ khách hàng truyền thống và tìm kiếm khách
hàng mới.
Tạo uy tín trên thị trường trong và ngoài nước và tạo việc làm ổn định cho hàng
nghìn lao động ở các địa phương trong nước.
1.2.2. Lĩnh vực sản xuất:
Sản xuất, cung ứng các sản phẩm từ nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt
thoi, dệt kim và may
1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất
Cơng ty cổ phần Vinatex Quốc Tế có cơ cấu tổ chức như sau:

Giám đốc
Phó giám đốc

Trưởng
phịng
Quản lý
đơn hàng

Trưởng
phịng
Kỹ thuật

Trưởng
phịng
Mẫu

Trưởng
phịng
Xuất
nhập
khẩu

Trưởng
phịng
Kế tốn

Trưởng
phịng
Hành

chính
nhân sự


Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Chức năng của các bộ phận phịng ban trong cơng ty như sau:
 Giám đốc.
Là người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động trong cơng ty.
Phó giám đốc:
Chỉ đạo các phịng ban thực hiện kế hoạch kinh doanh sản xuất theo tháng, quý, năm.
Phòng Quản lý đơn hàng:
Trưởng phịng: Chỉ đạo các nhóm lập kế hoạch theo dõi đơn hàng, báo cáo kết quả
theo tuần, tháng, quý. Hướng dẫn giải quyết các vấn đề phát sinh giữa nhóm với khách
hàng hoặc nhà máy. Tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà
cung cấp.

Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho các nhà máy,dịch tài liệu kỹ
thuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác với
các nhà máy để thực hiện đơn hàng.


Phòng kỹ thuật:

Trưởng phòng: Làm việc trực tiếp với khách hàng và nhà máy về kỹ thuật may, giác
sơ đồ của đơn hàng.
Nhân viên: Phụ trách mảng kỹ thuật, xây dựng bảng giác sơ đồ chi tiết cho từng mã
hàng.
Phòng xuất- nhập khẩu:
Trưởng phịng: Hướng dẫn các thành viên trong nhóm về thực hiện thủ tục hải quan.
Nhân viên: Phụ trách làm thủ tục hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất hàng ra
nước ngồi cho từng đơn hàng.
 Phịng mẫu:
Trưởng phòng: Nhận tài liệu kỹ thuật của đơn hàng mới, phối hợp với phòng kỹ thuật
để thống nhất quy trình và kỹ thuât may.

Nhân
viên


Nhân viên: Nhận nguyên phụ liệu đầy đủ của đơn hàng, may hoàn thiện mẫu theo
đúng quy cách và tiêu chuẩn của khách hàng.
 Phịng Hành chính:
Trưởng phịng: Quyết định các vấn đề về hành chính, hướng dẫn các thành viên trong
nhóm thực hiện nhiệm vụ nhanh, chính xác.
Nhân viên: Phụ trách các vấn đề về hành chính ( đặt xe,vé máy bay cho cán bộ đi cơng
tác,lễ tân,tiếp đón khách,quản lý trang thiết bị ,văn phịng phẩm.

Phịng kế tốn:
Trưởng phịng: Kiểm tra đơn đốc các thành viên trong phịng thực hiện thu chi
chính xác, kiểm sốt các hoạt động thu, chi của công ty.Kiểm tra và duyệt các chi phí
theo quyền và nghĩa vụ trong cơng ty.
Nhân viên: Phụ trách cơng tác về kế tốn tài chính, kiểm tra giám sát các khoản thu
chi, hoạch toán kinh doanh, tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.

Phịng hành chính nhân sự:
Trưởng phịng: Đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo
hợp đồng lao động, luật lao động.
Nhân viên: Thực hiên các nhiệm vụ được giao, tổ chức tuyển dụng lao động, lập kế
hoach khen thưởng, đãi ngộ.
1.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế.
Bộ phận quản lý đơn hàng tìm kiếm khách hàng và đơn hàng phù hợp với điều
kiện sản xuất, quy mô của các nhà máy để đảm bảo đơn hàng đươc hoàn thành tốt sau
khi nhận đơn hàng.
Sau đó văn phịng tại Hà Nội gửi thông tin đơn hàng cho các nhà máy thuộc
quản lý của công ty.Các nhà máy kiểm tra kế hoạch sản xuất của mình và lên lịch sản
xuất gửi cho cơng ty.
1.5 Thị trường và sản phẩm chính.
1.5.1: Thị trường xuất khẩu chính:
Hoa Kỳ, EU và Nhật ngồi ra cịn có các thị trường khác như Hàn Quốc, Trung
Quốc, Đài Loan…..và thị trường nội địa.
1.5.2: Các sản phẩm chính của cơng ty:
+ Các sản phẩm dành cho nam giới:


+Các
cho

1.6.

Các

sản phẩm dành
nữ giới:

khách

hàng, đối tác.
Dưới đây là một số khách hàng và đối tác tiêu biểu của công ty:
1.7. Các nhà cung cấp chính.
Dưới đây là một số nhà cung cấp:
Về chỉ: COAT, A&E.
Về khóa: YKK


Nhãn mác: Avery Dennion
1.8. Mơ hình quản lý của cơng ty

Mơ hình quản lý của cơng ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có chức năng
liên quan tới nhau, được chun mơn hóa và đảm nhiệm từng bộ phận, phòng ban
theo năng lực để thực hiện chức năng quản lý công ty.
1.9. Kết quả hoạt động kinh doanh của công công ty.
Bảng 1: Doanh thu công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế
Trong các năm 2014 đến 2016
Tiêu đề

Qúy I

Qúy II

Qúy III

Qúy IV

Tổng

Doanh
thu 2014

1,152,145.06

1,868,268.98

2,111,546.86

2,182,322.56

Doanh
thu 2015

1,172,335.66

2,477,178.32

2,910,305.09

2,340,798.07

8,900,617.14

Doanh
thu 2016

5,216,817.65

3,141,254.81

Ước tính
3,176,468.00

Ước tính
3,868,289.04

15,402,829.50

7,314,283.56

Dựa vào bảng trên ta có thể nhận thấy doanh thu của công ty Cổ phần Vinatex
Quốc Tế không ngừng phát triển.Trong đó có thể thấy Qúy I năm 2016 đạt doanh thu
cao nhất là 5,216,817.65 USD tăng gấp 445 lần so với Qúy I năm 2015 và gấp 452.7
lần so với năm 2014.Công ty luôn chú trọng đào tạo tay nghề công nhân, nâng cao
chất lượng sản phẩm, hạn chế sản phẩm sai hỏng trong quá trình sản xuất.

Bảng 2: Bảng chia theo thị trường tiêu thụ
Năm

2014
Doanh thu

Tỉ lệ
( tỷ đồng)
(%) so
với tổng
doanh

2015
Doanh thu
Tỉ lệ
( tỷ đồng)
(%) so
với tổng
doanh

Năm 2016 (ước tính)
Doanh thu Tỉ lệ (%)
( tỷ đồng)
so với
tổng
doanh


Hoa Kỳ 3.510.856.10
Châu 1.894.399.44
Âu
Nhật 1.023.999.69
Bản
Khác 870.399.74
Tổng

7,314,283.56

thu
48.00

4.345.501.11

thu
48.79

7.085.301.57

thu
46.17

25.89

2.198.452.43

24.75

4.620.848.85

30.06

14.23

1.237.185.78

13.88

1.694.311.24

11.40

11.88

1.121.477.75

12.58

1.909.950.85

12.37

100

8,900,617.14

100

15,402,829.50

100

Dựa vào bảng trên ta thấy được thị trường Hoa Kỳ chiếm tỷ lệ % tiêu thụ sản phẩm
may mặc

nhiều nhất của công ty đạt mức tăng trưởng 48%

năm 2014.

Bằng nỗ lực của mình cơng ty đã đạt được chứng nhận của các tổ chức lớn về chất
lượng sản phẩm, trách nhiệm xã hội,an ninh như :

PHẦN II.
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG


VÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ.
Giới thiệu Mã hàng:
Tên mã hàng: EEWH64T55A
Số lượng đơn hàng: 4,960 pcs
Hình thức sản xuất: FOB

- Khách hàng: ELAND
- Màu: M/Grey, Burgundy
- Item: Váy ngắn skirt

Trong quy trình triển khai đơn hàng Eland E1017, các cơng việc chính của nhân viên
Quản lý Đơn hàng là:
1.1 Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng
Tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tùy theo từng đơn hàng mà nhân viên
Quản lý Đơn hàng phải liên hệ với trưởng nhóm hoặc khách hàng để nhận thông tin về
đơn hàng. Đối với mã hàng Eland EEWH64T55A, các nhân viên Quản lý Đơn hang tự
liên hệ với khách thơng qua Email sau đó là trao đổi công việc cụ thể qua điện thoại để
nhận thông tin chính xác nhất và nhanh nhất có thể. Các thơng tin mà nhân viên Quản
lý Đơn hàng cần thu thập bao gồm:
1.2 Tiếp nhận thông tin về đơn đặt hàng
Các thông tin về đơn đặt hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thập

gồm:
- Chủng loại hàng hóa: Ở giai đoạn này, nhân viên quản lý đơn hàng chỉ cần nắm được
thông tin sơ bộ về chủng loại hàng hố như Váy dạ xng có flap trước, nắm được
thơng tin sơ bộ về chủng loại hàng hố như Váy dạ xng có flap trước
- Số lượng hàng hóa: Bao gồm số lượng của từng màu, từng cỡ và tổng số lượng hàng
hoá của cả đơn hàng: EEWH64T55A: M/Grey: 2,972 pcs
Burgundy: 1,988 pcs. Tổng số lượng đơn hàng 4,960 pcs.
- Thời hạn giao hàng dự kiến: Đây là thông tin rất quan trọng mà nhân viên Quản lý


Đơn hàng cần nắm được bởi vì nó liên quan rất chặt chẽ với số lượng hàng hố và tình
hình sản xuất của nhà máy.
Tiếp nhận bộ tài liệu kỹ thuật:
Thông thường một bộ tài liệu kỹ thuật sẽ gồm:
- Hình ảnh: Bao hồm hình vẽ mơ tả mặt trước, mặt sau hoặc mặt trong và hình vẽ mơ
tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp của sản phẩm.

Hình 2: Hình ảnh mặt trong sản phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A
- Bảng thông số: Mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thơng số tồn bộ các cỡ của mã
hàng và dung sai cho phép tại các vị trí đo trên sản phẩm.


Bảng 4: Bảng thông số thành phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A
Quy cách và định mức ƣớc tính của các loại nguyên phụ liệu


Bảng 5: Bảng định mức phụ liệu của mã hàng Eland EEWH64T55A
- Quy cách đóng gói: Mơ tả cách gấp, treo sản phẩm, các nguyên phụ liệu đóng gói cần
thiết …
1.2.1 Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng

Bảng tính giá là yếu tố quyết định doanh thu của đơn hàng, do đó, tại Cơng ty
Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng tính giá đều phải được trưởng nhóm duyệt
trước khi gửi báo giá cho khách. Trong q trình làm bảng tính giá và gửi báo giá cho
khách hàng, nhiệm vụ của nhân viên Quản lý Đơn hàng là:
• Chuyển thơng tin và tài liệu
Sau khi nắm rõ tất cả các thông tin về yêu cầu của khách hàng, nhân viên Quản
lý Đơn hàng cần nhanh chóng chuyển bộ tài liệu kỹ thuật cùng các u cầu khác của
khách (nếu có) cho phịng kỹ thuật để tiến hành làm rập và tính định mức nguyên phụ
liệu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, nhân viên Quản lý Đơn hàng phải thông báo ngay
cho bộ phận kỹ thuật để tránh tình trạng sai hỏng gây lãng phí tiền bạc và thời gian để
sửa chữa, làm lại.


Kiểm tra và thương lượng giá với các nhà cung cấp ngun phụ liệu
Vì cơng đoạn này chiếm rất nhiều thời gian nên cần được tiến hành ngay sau khi nhân
viên Quản lý Đơn hàng nhận được bộ tài liệu kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu Khi thực
hiện công việc này, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần làm rõ giá nhà cung cấp đưa ra là
giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính là yard hay mét (đối với vải, dựng,...), là kilogam
hay piece (đối với các loại phụ liệu), giá đã bao gồm phí kiểm tra/kiểm định hay chưa,
thời gian sản xuất, thời hạn và phương thức giao hàng,… để tránh xảy ra những sai sót,
gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đơn hàng.
- Đối với những đơn hàng FOB chỉ định (nhà cung cấp do khách hàng chỉ định): Yêu
cầu khách cung cấp bảng báo giá hoặc địa chỉ liên hệ để lấy giá.
- Đối với những đơn hàng FOB doanh nghiệp tự tìm kiếm nhà cung cấp: Yêu cầu
khách hàng gửi mẫu nguyên phụ liệu để phát triển và kiểm tra giá. Tuỳ theo mục tiêu
của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng
tốt nhất, giá thành tốt nhất hay thời gian giao hàng nhanh nhất.
• Kiểm tra giá gia công với nhà máy
Thông thường, giá gia cơng tại nhà máy sẽ được tính tốn dựa vào chi phí lao
động và năng suất sản xuất sản phẩm trên chuyền. Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần

Vinatex Quốc tế, các đơn vị gia công thường là đơn vị th ngồi, chính vì thế, trước
khi liên hệ với nhà máy để thương lượng về giá gia công, nhân viên Quản lý Đơn hàng
có thể ước lượng giá theo các cách sau:
- Đối với đơn hàng mới: Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào các sản phẩm tương tự,
sản phẩm mẫu hoặc hình minh họa và các cấu trúc liên quan của sản phẩm trong bộ tài
liệu kỹ thuật để ước tính giá gia cơng.
- Đối với đơn hàng lặp lại: Nhân viên quản lý đơn hàng có thể ƣớc tính giá gia cơng
dựa vào đơn hàng cũ cộng thêm hoặc trừ đi các khoản thay đổi khác.
• Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng
Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào định mức của bộ phận kỹ thuật tính tốn (sau khi
giác sơ đồ), giá nguyên phụ liệu và các chi phí in, thêu, giặt, mài để tính giá FOB cho
sản phẩm.


- Nếu giá nguyên phụ liệu là giá FOB thì = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x %
tiêu hao x giá nguyên phụ liệu). Trong đó: Giá FOB (Fee OnBoard - giao hàng lên
tàu): Là giá tại cửa khẩu của bên xuất (chưa bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận
chuyển hàng hóa tới Cảng của bên nhận), gồm các chi phí: Chi phí nguyên phụ liệu;
Chi phí gia cơng cắt may, in, thêu, giặt, chi phí thực hiện mẫu…; Chi phí lãi suất tiền
vốn để mua nguyên phụ liệu; Chi phí ngân hàng; Chi phí kiểm tra/kiểm định sản
phẩm; Chi phí quản lý, lợi nhuận của đơn hàng và các chi phí khác.
- Nếu giá nguyên phụ liệu là giá CIF = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêu
hao x giá nguyên phụ liệu) + chi phí bảo hiểm + cước vận chuyển.


Bảng 6: Bảng tính giá của mã hàng Eland EEWH64T55A
• Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng
Sau khi lập được bảng tính giá, nhân viên Quản lý Đơn hàng gửi báo giá cho
khách và tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách về giá
- Nếu khách hàng chấp nhận giá đã chào thì nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành

xác nhận đơn hàng và chuyển qua bước kế tiếp.
- Trong trường hợp ngược lại, nếu khách hàng muốn có giá thấp hơn thì cơng việc của
nhân viên Quản lý Đơn hàng sẽ là:
Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể)
Gửi lại báo giá & điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Cung cấp thông tin cho khách hàng các chứng nhận về chất lượng hiện có của
doanh nghiệp hoặc chuẩn bị nhà xưởng và hệ thống chất lượng tại nhà máy sản xuất để


khách hàng đến đánh giá trực tiếp (nếu khách có yêu cầu).
Tiếp tục đàm phán với khách hàng để lấy đơn hàng: Nếu q trình đàm phán với
khách thành cơng, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành bước tiếp theo là xác nhận
đơn hàng.
• Xác nhận đơn hàng
Sau khi đã thống nhất với khách tất cả các điều kiện về giá, phương thức thanh toán,
thời hạn và phương thức giao hàng,...nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành xác nhận
đơn hàng với khách thông qua việc ký kết hợp đồng và chuẩn bị các điều kiện để tiến
hành sản xuất sản phẩm.
Vì đa số các hợp đồng ngoại thương đều được viết bằng tiếng nước ngoài nên
trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần hết sức
lưu ý đến việc sử dụng từ ngữ để tránh những hiểu lầm gây nên những tổn thất khơng
đáng có. Bên cạnh đó, nhân viên quản lý đơn hàng cũng cần chú ý đến các điều khoản
quan trọng của hợp đồng như điều khoản về mơ tả hàng hố, đơn giá phương thức
thanh tốn, số lượng đơn hàng, ngày giao hang …


Hình 5: Hợp đồng thương mại của Cơng ty và Khách hàng Eland EEWH64T55A
1.2.2 Làm bảng màu, may mẫu, gửi mẫu và tiếp nhận phản hồi thông tin từ khách
hàng
Làm bảng màu (Materials card/ Trims card)

Bảng màu được làm dựa trên các thông tin về nguyên phụ liệu trong bộ tài liệu
kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu. Trước khi dán Bảng màu, nhân viên Quản lý Đơn hang
sẽ liên hệ với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu để xin/ mua nguyên phụ liệu cần thiết
hoặc tận dụng nguyên phụ liệu tồn kho để rút ngắn thời gian. Tuỳ theo quy định của
doanh nghiệp mà số lượng Bảng màu cho mỗi đơn hàng có thể khác nhau, tại Cơng ty
Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng màu cần được khách duyệttrước khi sản xuất
và mỗi đơn hàng cần làm 03 bảng màu, 01 bản của khách, 01bản được gửi cho nhà
máy

sản

xuất

và

01

bản

lưu

trữ

tại

doanh

nghiệp.

Hình 6: Bảng màu của mã hàng Eland EEWH64T55A


• May mẫu
Sản phẩm mẫu rất quan trọng, nó khơng chỉ là cơ sở để nhà máy tiến hành sản
Sản phẩm mẫu rất quan trọng, nó khơng chỉ là cơ sở để nhà máy tiến hành sản xuất đại
trà mà còn là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa các bên trong quá trình
thực hiện hợp đồng. Trên thực tế có rất nhiều loại mẫu với chức năng khác nhau, tuy
nhiên, với đơn hàng Eland EEWH64T55A, khách hàng chỉ yêu cầu may mẫu chế thử
đầu tiên (Proto sample - mẫu Proto) và mẫu tiền sản xuất (Preproduction sample - mẫu
PP). Đặc điểm của các loại mẫu trên là:
- Mẫu Proto: Là mẫu ban đầu, được thực hiện dựa trên thiết kế kiểu dáng sản phẩm.
Mẫu này chủ yếu để xem xét sự hài hòa, cân xứng trong cấu trúc sản phẩm. Vải may
mẫu chỉ cần có tính chất, thành phần tương tự và thơng số mẫu khơng khắt khe, chính
xác như tài liệu. Thơng thường mẫu này được may dựa vào cỡ cơ bản theo tài liệu kỹ
thuật của khách hàng và có thể sử dụng nguyên phụ liệu thay thế.
- Mẫu PP: Là mẫu may sử dụng đúng nguyên phụ liệu, để gửi cho khách hang duyệt
lại tồn diện (về thơng số, qui cách lắp ráp sản phẩm, mật độ chỉ, loại kim sử dụng, tay
nghề công nhân, cách sử dụng nguyên phụ liệu, vị trí các loại nhãn, thêu, in,…) trước
khi bắt đầu cắt đơn hàng đại trà. Đây là mẫu để. Khi thực hiện mẫu PP, điều kiện tiên
quyết là phải đúng, đạt, đẹp, để được khách hàng chấp nhận và tránh được trì hỗn cho
kế hoạch lên chuyền

Hình 7: Mẫu PP của mã hàng Eland EEWH64T55A


Khi khách hàng yêu cầu may mẫu, các công việc của nhân viên quản lý đơn
hàng liên quan đến may mẫu như sau:
- Kiểm tra lại tất cả các thông tin liên quan đến mẫu, hỏi lại khách hàng nếu còn những
điểm chưa rõ.

- Họp triển khai mẫu với khách hàng và các bộ phận liên quan
- Liên hệ các nhà cung cấp để đặt mua/ xin nguyên phụ liệu chuẩn bị cho may mẫu
- Gửi yêu cầu may mẫu cho phòng mẫu và theo dõi, hối thúc tiến độ thực hiện mẫu của
các bộ phận rập, cắt, may, kiểm...
• Gửi mẫu cho khách hàng
Trước khi gửi mẫu, nhân viên quản lý đơn hàng phải kiểm tra lại thông số và
yêu cầu kỹ thuật của mẫu, nếu có sai sót cần nhanh chóng liên hệ với các bộ phận có
liên quan để chỉnh sửa. Khi mẫu đã hoàn tất theo yêu cầu, tuỳ doanh nghiệp và khách
hàng mà mẫu sẽ đƣợc gửi bằng đƣờng hàng khơng hoặc chuyển phát nhanh
• Tiếp nhận thông tin phản hồi sau khi gửi mẫu
Sau khi khách hàng nhận đƣợc mẫu, sẽ xảy ra 02 trƣờng hợp đó là:
- Nếu khách hàng duyệt mẫu:
Đối với mẫu Proto: Sau khi đƣợc duyệt, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành
đặt các loại nguyên phụ liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.
Đối với mẫu PP: Sau khi đƣợc duyệt, nhân viên quản lý đơn hang cùng các bộ
phận có liên quan sẽ tiến hành họp trƣớc khi triển khai sản xuất đại trà.
- Nếu khách hàng yêu cầu chỉnh sửa:
Đối với các yêu cầu chỉnh sửa theo đúng bộ tài liệu kỹ thuật hoặc mẫu:
Khi nhận đƣợc nhận xét của khách hàng về mẫu, nhân viên quản lý đơn hàng phải
nhanh chóng gửi các nhận xét đó tới các bộ phận có liên quan để chỉnh sửa cho phù
hợp
Đối với các yêu cầu chỉnh sửa mới: Nhân viên quản lý đơn hàng cần liên hệ với
các bộ phận liên quan nhƣ bộ phận kỹ thuật, cơ sở sản xuất, in, thêu, giặt hoặc nhà
cung cấp nguyên phụ liệu để xác định xem yêu cầu chỉnh sửa đó có làm tăng chi phí
hay khơng để thƣơng lƣợng lại với khách hàng cho phù hợp. Sau khi đã thống nhất
với khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng phải thông báo về sự thay đổi cho các bộ
phận có liên quan trƣớc khi tiến hành các cơng việc kế tiếp.
1.2.3 Đặt nguyên phụ liệu:

• Kiểm tra thông tin
Trước khi đặt nguyên phụ liệu, nhân viên quản lý đơn hàng phải kiểm tra lại
các thông tin sau:
- Thông tin về nguyên phụ liệu, giá, nhà cung cấp, điều kiện thanh toán.
- Bảng giá nguyên phụ liệu do khách hàng hoặc nhà cung cấp gửi để tham khảo (nếu
có).
- Số lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng
- Bảng định mức của phòng kỹ thuật.
- Bảng định mức của phòng kỹ thuật.
- Email trao đổi với khách hàng về các thay đổi và thông tin xác nhận.
- Phần trăm hao hụt: Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi loại nguyên phụ liệu và đặc tính
của sản phẩm, do đó cần tính tốn hợp lý để có thể tiết kiệm đƣợc chi phí đặt hàng,
tránh trường hợp nguyên phụ liệu bị thừa quá nhiều gây lãng phí hoặc thiếu nên phải
gửi nhiều lần bằng chuyển phát nhanh hoặc bằng đƣờng hàng không.
- Thời gian mua hàng và ngày hàng về công ty: Phải đặt nguyên phụ liệu sớm và có
các phƣơng án dự phịng nhằm đảm bảo đúng theo kế hoạch sản xuất - Nguyên phụ
liệu tồn kho: nhân viên quản lý đơn hàng phải chủ động kiểm tra nguyên phụ liệu tồn
kho của các đợt sản xuất để tính tốn lƣợng ngun phụ liệu cần đặt cho phù hợp.
• Liên hệ và thương lượng với nhà cung cấp nguyên phụ liệu
Khi liên hệ với nhà cung cấp nguyên phụ liệu, các nội dung mà nhân viên quản lý đơn
hàng cần thương lượng đó là:
- Quy cách, chủng loại, số lƣợng nguyên phụ liệu: Đây là thơng tin rất quan trọng vì
nó liên quan trực tiếp đến giá thành và chất lượng sản phẩm, chính vì vậy nhân viên
quản lý đơn hàng cần thảo luận chi tiết để tránh những sai sót về sau. Ví dụ: khổ vải
nhỏ hơn có thể làm tăng định mức, dẫn đến tang chi phí hoặc cúc khơng đúng chủng
loại phải đặt lại có thể làm ảnh hƣởng đến thời gian giao hang …
- Đơn giá và phƣơng thức thanh tốn: Vì ngun phụ liệu thƣờng đƣợc nhập khẩu
nên khi thƣơng lượng giá, nhân viên quản lý đơn hàng phải đặc biệt lưu ý giá mua
nguyên phụ liệu là giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính của tiền tệ và tỷ giá quy đổi (nếu
có),...

- Thời hạn và phương thức giao hàng: Nhân viên quản lý đơn hàng phải nắm được kế
hoạch sản xuất để thương lượng thời hạn và phƣơng thức giao hang cho phù hợp,