Tiểu luận khắc phục QLTG

1. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian
1.1. Lập kế hoạch làm việc

Lên kế hoạch làm việc là một q trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho
từng công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng thói
quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý
thời gian của mình. Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch.
Đầu tiên chúng ta nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự
định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những
hoạt động thường nhật, ngồi cơng việc, hãy tận dụng thời gian cịn lại để làm
những gì mình muốn.
• Kế đến, lấp đầy những hoạt động chúng ta cần làm vào những khoảng thời gian
đấy. Song song với quá trình này là chúng ta phải ln ln để tâm đến trình tự
ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích, có thể phụ thuộc ở chính
chúng ta, phụ thuộc vào mối tương quan giữa những việc lớn và nhỏ. Đôi khi phải
biết hy sinh cái này vì cái kia.
• Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc
vào kinh nghiệm của chúng ta. Chúng ta đang thực hiện một cơng việc có tính rủi
ro cao hoặc một cơng việc mới, hãy dành thời gian dự phịng nhiều lên.
• Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hồn tồn có thể thay đổi vào giờ chót. Nhưng lý
do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý. Ví dụ, chúng ta khơng thể hỗn gặp đối tác
chỉ vì hơm nay mặt chúng ta mới nổi mụn.
•

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là chúng ta đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời
gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể chúng ta vừa tránh được những căng thẳng trong
công việc vừa làm việc hiệu quả hơn, nhưng cũng cần tránh lập một kế hoạch với số
lượng công việc quá tải vào một ngày để tránh làm giảm hiệu quả công việc và sức khỏe
của bản thân.
Những công cụ để hỗ trợ việc chúng ta lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc,
đương nhiên chúng ta khơng thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù chúng

ta có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu khơng chúng ta lại
phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để nhớ ra lịch làm việc của mình.
Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:
•
•

Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc
quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.


•
•
•
•
•
•

Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm
được những gì đã đề ra.
Sau khi lập xong một kế hoạch làm việc chúng ta cần:
Xem lại bản liệt kê một tuần một lần.
Bắt đầu một ngày mới.
Thực hiện kế hoạch.

1.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập

Góc làm việc bừa bộn chứng tỏ chúng ta khơng có tổ chức. Nếu chúng ta để chỗ làm
việc bừa bộn và khơng nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc cần chúng ta sẽ lãng phí

rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích
hơn. Việc sắp xếp bàn làm việc học tập một cách ngăn nắp, gọn gàng, có khoa học là điều
hết sức cần thiết. Nếu làm được điều này chúng ta cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc,
đi ngược lại với điều này chúng ta sẽ trở thành “ Hội chứng bàn làm việc”, khi đó cảm
giác chúng ta vơ cùng bực tức, cáu giận sẽ dẫn đến hiệu quả học tập không cao. Hàng
ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, tiểu
luận….khơng kể hết. Chúng ta làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì khơng cần thiết và chỉ giữ lại những
giấy tờ có liên quan đến cơng việc.
Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết
trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
Nếu làm việc cùng với nhiều người, chúng ta có thể tạo ta một ngăn làm việc
riêng của mỗi người.
Lên lịch làm việc hàng ngày.
Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).

Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.
Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.
Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà chúng
ta muốn giữ.
Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy vi
tính.
Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp chúng ta tìm thơng tin một cách nhanh
hơn.
Khơng được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong hồ
sơ bị rơi.


•
•
•
•
•
•
•
•
•

Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm chúng ta khó kiếm
được tài liệu.
Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.
Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.
Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch

hay làm mất giấy tờ.
Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
Giữ thực đơn của nhà hàng mà chúng ta thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa
tối trên đường về nhà.
Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, chúng ta nên mã hóa màu trên các tấm séc để dễ
dàng xác định.
Cuối mỗi dự án hay sự kiện, chúng ta nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ
lại nó.
Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi
bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

1.3. Biết nói “khơng”

Biết nói “khơng” là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khằc phục việc lãng
phí thời gian. Nhưng việc này thật sự không đơn giản khi mà hầu hết các lời mời rất hấp
dẫn. Việc cần làm là phải kiên định với một công việc đang làm và không bỏ dở hoặc mất
tập trung. Vấn đề khó khăn nhất của các bạn trẻ bây giờ là ham chơi hơn ham học, ham
làm, tất cả chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơn muốn làm việc. Chỉ cần một
lời mời là sẵn sàng hủy mọi cơng việc hoạch tính trước đó để đi chơi. Hoặc nếu có sự từ
chối, sẽ nhận được lời phản hồi là “Lúc nào rủ cũng không đi” hoặc “lần này đông đủ,
thiếu bạn mất cả cuộc vui, cố gắng sắp xếp, một người vì mọi người đi”… Cách tốt nhất
để nói khơng đó là nói “khơng”. Vì càng vịng vo tìm cách nói dối thì thứ nhất, chúng ta
đã tự lừa dối bản thân, thứ hai, chúng ta không xem trọng bạn bè. Nếu chúng ta bận thật
sự, họ sẽ hiểu và thông cảm cho chúng ta. Nhưng gặp trường hợp nếu đó là cuộc họp lớp
lớn hoặc thăm thầy cơ. Chúng ta có thể điều chỉnh lại thời gian biểu của mình, tính quan
trọng nhất của thời gian biểu là tính khoa học và linh hoạt. Chúng ta hãy ln sẵn sàng
khi có một sự cố hoặc linh hoạt thay đổi việc làm, sắp xếp theo các khác để bản thân
hoàn thành số chỉ tiêu đã đạt ra trong ngày mà vẫn cảm thấy thoải mái. Nói “khơng” đúng
lúc cịn có nghĩ chúng ta đã trưởng thành và có suy nghĩ, biết đặt việc quan trọng hơn lên
trên và có trách nhiệm với việc mình đang làm. Tuy nhiên, vẫn nên sử dụng hợp lý và

không nên trả lời quá thẳng thừng khiến cả hai bên đều cảm thấy có lỗi.
1.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả.

Làm việc trong sự thoải mái, không căng thẳng là lúc tính hiệu quả của chất lượng công
việc được đẩy lên cao nhất. Diễn biến tâm lý và sự thích ứng thời gian của mỗi chúng ta
trong một ngày khá phức tạp, điều đó ảnh hưởng ít nhiều đến công việc chúng ta đang


làm, một tâm trạng không tốt, hay một buổi trưa oi bức với căn phịng làm việc chật chội
khơng máy điều hịa…tất cả chúng đều làm ì đi sự nhanh nhẹn, linh hoạt và chính xác
của chúng ta. Chính vì vậy việc lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả trong một
ngày là hết sức cần thiết.
Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi
sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng?
Những công việc quan trọng luôn yêu cầu tính tư duy rất cao, việc lựa chọn khơng gian
và thời gian tốt kết hợp với tâm trạng thoải mái sẽ giúp chúng ta phát huy tốt nhất khả
năng vốn có của mình; khi đó sự tập trung, tính chuẩn xác, sáng tạo sẽ đưa chúng ta tới
kết quả một cách nhanh nhất và đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. Một khi những
công việc quan trọng được giải quyết tốt, áp lực sẽ được cởi bỏ rất nhiều, sự nhẹ nhõm
lúc này trở thành động lực để chúng ta hồn thành nốt những cơng việc cịn lại.
Với những khoảng thời gian không phải là “đỉnh” chúng ta nên dành để làm những
cơng việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Những cơng việc này thường
khơng địi hỏi tư duy quá nhiều, áp lực không quá cao, nên chúng ta có cảm giác thoải
mái và ít lo lắng hơn. Lúc này, việc đã qua khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất
trong ngày khơng cịn ảnh hưởng q lớn tới chất lượng những cơng việc cịn lại… Việc
kết hợp sự lựa chọn thời gian làm việc hiệu quả với phân loại, sắp xếp thứ tự công việc
là hết sức cần thiết, chúng nên đi đôi với nhau, và thực hiện song hành nhau, có như thế
chúng ta mới hồn thành tốt những cơng việc trong một ngày mà mất không quá nhiều
thời gian và bản thân không phải chịu áp lực quá lớn từ số nhiều công việc. Hơn nữa,
việc tiết kiệm ấy sẽ giúp chúng ta có thêm những phút giây để thư giãn tinh thần sau

một ngày làm việc căng thẳng hay dành nhiều thời gian hơn bên gia đình hoặc có thể
dùng khoảng thời gian ấy để chuẩn bị cho những công việc của ngày hơm sau…
1.5. Tính kỷ luật đối với bản thân

a. Khái niệm kỷ luật tự giác:
Kỷ luật bản thân (hay Tự kỷ luật) là hành động dựa vào lý trí thay vì cảm xúc nhất
thời của bạn. Nó là sự vượt qua lịng ham thích và nỗi sợ trong hiện tại vì mục đích ý
nghĩa hơn cho cuộc sống. Đó là khả năng kiểm soát xung động của một người, cảm xúc,
ham muốn và hành vi. Nó có thể từ chối niềm vui và sự hài lòng ngay lập tức ủng hộ
ngay lập tức đạt được sự hài lòng lâu dài và thực hiện đạt được các mục tiêu cao hơn và
có ý nghĩa hơn.
b. Đặc điểm:


•
•
•
•
•

Hiểu chính mình: đặc điểm đầu tiên của sự tự kỷ luật là phải tự nhận biết. Bạn cần
quyết định xem hành động nào sẽ là tốt nhất cho mục tiêu và giá trị của bạn.
Nhận thức:Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và khơng
đang làm.
Cam kết: Bạn cần phải có sự cam kết bên trong chính bản thân đối với những việc
đã đặt ra.
Can đảm: Tâm trạng, ham muốn và niềm đam mê có thể là lực lượng mạnh mẽ
để chống lại. Do đó, tự kỷ luật là phụ thuộc nhiều vào sự can đảm
Người huấn luyện bên trong: Khi bạn thấy bản thân mình đang phân vân, hãy nói
chuyện với chính mình, tự động viên và trấn an bản thânTiếp tục thực hiện các ý

tưởng và dự án sau khi tinh thần nhiệt tình, hăng hái ban đầu đã bị xuống dốc.

c. Lợi ích của kỷ luật tự giác

Tính kỷ luật chắc chắn sẽ giúp chúng ta hoàn thành những việc khi chúng ta cần
phải hồn thành, chứ khơng phải khi chúng ta cảm thấy thích hồn thành chúng.
Đây là chìa khóa để thành cơng và cả hạnh phúc, bởi chúng ta sẽ cảm thấy hài lòng thật
sự khi gặt hái kết quả từ công sức lao động chăm chỉ và bền bỉ của chính mình.
Kỷ luật khơng có nghĩa là thúc ép sau lưng chúng ta, nó ở bên cạnh khích lệ chúng ta.
Khi hiểu rằng, kỷ luật là tự chăm sóc mình chứ khơng phải tự trừng trị mình, chúng ta
sẽ khơng e dè khi nhắc đến nó mà ngược lại sẽ vun đắp cho nó. Chúng ta cần những kỹ
năng để kiểm soát suy nghĩ, cải thiện sự tập trung, và để trở thành ông chủ của tâm trí
của chính bản thân mình.
Khơng có tính kỷ luật, cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên chao đảo và thiếu tập trung.
Nếu hành động của chúng ta tùy theo tâm trạng và ý thích thì tất cả những điều đó
khơng hơn gì một thú tiêu khiển. Chúng ta sẽ chẳng bao giờ trở nên xuất sắc nếu ta
không thực hiện những điều chúng ta đặt ra, những mục tiêu mà chúng ta hướng tới với
tinh thần kỷ luật tự giác cao.
Một trong những điều kỳ diệu về kỷ luật tự giác là khi có nó, chúng ta có thể làm việc
kỳ diệu và vẫn cịn có rất nhiều thời gian. Đó là một trong các cách để quản lý thời gian
của mình một cách khơn ngoan.
1.6. Sử dụng cơng cụ quản lý thời gian
a. Đồ thị quản lý thời gian:

Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thơng minh giúp bạn quyết định tính khẩn cấp
và tầm quan trọng của một cơng việc cụ thể nào đó.
 Tính khẩn cấp:
Một việc được coi là khẩn cấp khi nó địi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi một việc
phải hoàn thành vào một thời gian nhất định, khi hạn cuối cùng đến nó sẽ trở nên
khẩn cấp hơn. Biểu hiện của tính khẩn cấp ta thể hiện cột đứng, các công việc

mang tính khẩn cấp càng cao thì được đặt ở trên và dần xuống dưới thì mang tính
khẩn cấp ít ngay tại thời điểm ta lập đồ thị.
 Tầm quan trọng:
Một việc được coi là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc sẽ gây ra kết
quả hay hậu quả đáng kể. Mức độ quan trọng của công việc không bị ảnh hưởng
bởi thời gian trôi qua. Tầm quan trọng của công việc được thể hiện ở trục ngang và
tầm quan trọng tăng dần từ trái sang phải.
b. Lịch công việc

Lịch công việc dành cho việc lập kế hoạch ngắn hạn. Việc lên lịch làm việc sẽ giúp bạn
theo dõi được sự tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bước tiếp theo trong
chuỗi các cơng việc. Khi có những cơng việc đột xuất cần giải quyết gấp thì lịch cơng
việc sẽ giúp ta linh hoạt thay đổi việc ưu tiên công việc trong lịch cơng việc.
c. Sổ nhật kí

Sổ nhật kí dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và
những cam kết cho một thời gian nào đó trong tương lai. Giúp ta xem xét bản thân mình
đã sử dụng thời gian tốt hay chưa, từ đó rút ra kinh nghiệm để hồn thiện bản thân.
1.7. Sử dụng nguyên tắc SMART

Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời gian hiệu quả.
Nếu chúng ta không xác định được mục tiêu trong cơng việc thì rất khó để quản lý thời
gian của mình. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Và cách xác định mà
người ta thường đề cập đến là nguyên tắc SMART, là mục tiêu được xây dựng dựa trên
những tiêu chí sau:
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
M-Measurable: Đo đếm được
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R-Realistic: Thực tế, không viễn vong
T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của
chúng ta là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? Nghĩa là cần phải có con số cụ thể để
đo đếm được. Ví dụ, một tỉ hay mười tỉ... Hơn thế nữa, chữ “M” cịn mang tính động viên
(Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung
mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được. Cũng đôi khi
người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được”
không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân
•
•
•
•
•


hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng
(A) mà khơng có “chân” trong hội đồng quản trị (R) thì khơng thể có cơ hội trở thành
tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện
thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì khơng thể đạt được mục tiêu. Điều này cịn
đúng hơn trong đời sống chính trị.
Bước tiếp theo sau khi xác định được mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra
giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà chúng ta có thể nhìn thấy hàng ngày.
Cách này giúp chúng ta ln nghĩ đến nó và thúc đẩy chúng ta hành động hướng tới mục
tiêu đề ra. Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, chúng ta sẽ tính được
mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm chúng ta sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch
cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, và khi nào mua đất, cất
nhà…. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường
chúng ta đi bao xa, chúng ta đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và
tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột

cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó chúng ta sẽ biết hơm nay, ngày mai rồi tháng này và
năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích cơng việc hàng ngày để biết việc
gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần
làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc
khó và khơng thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực
hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc
bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu chúng ta cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ khơng
có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi chúng ta xếp lần lượt
đá-sỏi-cát, chúng ta còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan
trọng khơng phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là chúng ta phải biết
phân biệt được cơng việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc
đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.
Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản
lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và q tải
về cơng việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào q
trình hình thành, quy mơ doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung
của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc
đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có
25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 366 ngày...” và họ ln phạm phải một tội là “lấy
cắp thời gian của gia đình”.
Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho cơng việc, nghỉ ngơi, giải trí
và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hồn tồn có thể chấp nhận được
với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với
người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó khơng thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người


chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, tiếp theo là xây
dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì địi hỏi phải thật rõ
ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân
viên có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết

các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trị của mình.
Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả
làm việc của đội ngũ nhân viên.
Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên
phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của
doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn
nhân viên xây dựng một mục tiêu SMART, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó.
Khi đã có được sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc cịn lại chỉ là lên kế
hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với
nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì cơng việc của nhân viên thường
theo chun mơn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời
gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa
cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian
làm việc để đạt mục tiêu.
KẾT LUẬN
Tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, một số người chẳng làm nên việc
gì thật sự có hiệu quả kể cả những chuyện rất nhỏ nhặt trong khi đó một số khác làm
được khối việc lớn lao, to tát? Tại sao mỗi khi không có đủ thời gian để làm một việc gì
đó, hầu như ai trong chúng ta cũng than phiền, và luôn miệng ước ao rằng: “giá như một
ngày có thể dài thêm...”
Đề tài này đã giúp chúng ta tìm được câu trả lời. Một khi đã than phiền về việc quỹ
thời gian quá hạn hẹp đồng nghĩa với việc chúng ta chưa sử dụng thời gian hiệu quả. Lúc
này ta lại tự đặt ra cho mình những câu hỏi có vẻ như là rất vớ vẩn: tại sao họ lại làm
được như thế? Liệu thời gian trong một ngày của họ có phải hơn chúng ta khơng hay họ
tài giỏi hơn chúng ta nên họ làm việc nhiều hơn, mang lại hiệu quả cao và đạt thành tích
tốt?
Nếu ai đang giữ trong mình những suy nghĩ ấy thì tốt nhất hãy bỏ nó đi ngay từ
bây giờ, dù là nguyên nhân nào đi nữa, chúng ta cũng đang lãng phí thời gian của mình,
lãng phí cuộc sống của mình. Đó là những suy nghĩ khơng chính xác và hồn tồn sai
lầm. Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, không ai nhiều hơn và cũng khơng ai ít

hơn, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các cơng việc,
mà mấu chốt ở đây đó là chúng ta sử dụng quỹ thời gian đó như thế nào cho hiệu quả.
Thời gian là tài sản vô giá mà ai trong chúng ta đều cũng nhận được từ khi chúng ta có
mặt trên đời. Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản, hơn nữa đó là
thứ tài sản vơ cùng q giá, có một khơng hai. Người ta khơng thể tích lũy nó như tàng
trữ nhiên liệu. Dù muốn hay khơng thì chúng cũng tiêu dùng nó với tốc độ 60 giây một
phút. Như Chaplin Tyler đã có một câu nói rất hay và rất có ỹ nghĩa: “Thời gian là nhân
tố không suy suyễn và không co giãn nhất là trong cuộc sống của chúng ta”. Cũng như
mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm sốt có hiệu quả hoặc khơng được kiểm sốt gì
cả. Và thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu khơng kiểm sốt được
nó thì chúng ta khơng kiểm sốt được gì cả.
Từ góc nhìn của những nhà quản trị, thời gian là một thứ tài sản, là nguồn vốn quý
báu bởi họ là người nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và mức chi phí lương cao
nhất của doanh nghiệp. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng
thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm
việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với cơng việc mình
đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm
hiện tại cũng như trong tương lai.
Hãy khắc phục tất cả nguyên nhân gây lãng phí thời gian của chúng ta, mỗi ngày
cũng chỉ có 24 giờ, nên việc sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta đạt được những
mục tiêu đề ra, giảm áp lực với thời gian trong giải quyết công việc, trong một chuẩn
mực nào đó, tiết kiêm thời gian cịn giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí và thành công
trong công việc cũng như trong cuộc sống, làm được nhiều việc hơn đồng nghĩa với cuộc
sống của chúng ta sẽ có ý nghĩa hơn khi nhìn lại và chúng ta không cần phải hối hả chạy
theo thời gian.