Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty TNHH bia huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (961.11 KB, 87 trang )
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
-H
U
Ế
IN
H
TẾ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
K
ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
Ạ
IH
Ọ
C
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BIA HUẾ
Ư
Ờ
N
G
Đ
`
Sinh viên thực hiện:
Giáo viên hướng dẫn:
TR
Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
Th.S. Lê Ngọc Mỹ Hằng
Lớp: K43A – Kiểm toán
Niên khóa: 2009-2013
Huế, tháng 5 năm 2013
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế, kết hợp với kiến thức đã
Ế
được học trên ghế nhà trường, đến nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp cuối
U
khóa của mình với đề tài “ Đánh giá chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia
-H
Huế”.
Để hoàn thành luận văn này ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân
TẾ
thành gửi lời cám ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học Kinh tế Huế, các thầy cô
H
trong khoa Kế toán- Tài chính cũng như các thầy cô trong trường đã tận tình giảng
IN
dạy, truyền đạt cho em những kiến thức rất quan trọng và bổ ích trong 4 năm
qua.Đó không chỉ là những kiến thức cần thiết cho đợt thực tập cuối khóa này mà
K
còn là hành trang giúp em vững bước vào đời.
Ọ
C
Em cũng xin gửi lời cám ơn đến quý Ban giám đốc, các cô chú, anh chị nhân
IH
viên Phòng Kế toán cùng các phòng ban liên quan tại Công ty TNHH Bia Huế đã
Ạ
quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo em trong quá trình thực tập tại Công ty.
Đ
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng,
giảng viên khoa Kế toán- Tài chính, giáo viên đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng
N
G
chuyên môn, quan tâm giúp đỡ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em
Ư
Ờ
trong quá trình thực hiện luận văn này.
Và qua đây, em cũng xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn đối với gia đình
TR
và lời cảm ơn chân thành đến bạn bè đã luôn ủng hộ, chia sẻ, động viên tinh thần
cho em trong quá trình thực tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này.
Huế, tháng 5 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
i
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
MỤC LỤC
PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu:...................................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu:.................................................................................................2
Ế
4. Phạm vi nghiên cứu: ....................................................................................................2
U
5. Phương pháp nghiên cứu:............................................................................................2
-H
6. Tóm tắt các đề tài trước đây : ......................................................................................3
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ................................................4
TẾ
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ..............4
H
CHU TRÌNH DOANH THU...........................................................................................4
IN
1.1 Hệ thống thông tin kế toán ........................................................................................4
1.1.1 Khái niệm : .............................................................................................................4
K
1.1.2 Chức năng :.............................................................................................................5
C
1.1.3 Cấu trúc : ...............................................................................................................6
Ọ
1.2 Chu trình doanh thu ..................................................................................................8
IH
1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa : ...............................................................................................8
Ạ
1.2.2 Hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo của chu trình :...................................11
Đ
1.2.3 Các hoạt động chính: ............................................................................................13
G
1.2.3.1 Xử lý đặt hàng, xét duyệt .................................................................................13
N
1.2.3.2 Xuất kho, cung cấp hàng hóa ............................................................................14
Ư
Ờ
1.2.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi công nợ ..........................................................................16
1.2.3.4 Thu tiền..............................................................................................................17
TR
1.2.3.5 Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu .................................................................18
1.2.4 Các rủi ro thường gặp và hoạt động kiểm soát trong chu trình............................18
1.2.4.1 Kiểm soát hoạt động:.........................................................................................18
1.2.4.2 Kiểm soát hệ thống thông tin : .........................................................................21
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
TY TNHH BIA HUẾ.....................................................................................................24
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Bia Huế ....................................................................24
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
ii
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ...........................................................................24
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................25
2.1.3 Bộ máy tổ chức công ty........................................................................................26
2.1.4 Các nguồn lực của công ty ...................................................................................31
2.1.4.1 Tình hình lao động.............................................................................................31
Ế
2.1.4.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn ........................................................................32
U
2.1.5 Tổ chức hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh........................35
-H
2.1.5.1 Tổ chức hoạt động kinh doanh ..........................................................................35
2.1.5.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ............................................................37
TẾ
2.2 Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế .....................39
H
2.2.1 Công tác tổ chức kế toán tại đơn vị ......................................................................39
IN
2.2.1.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán .................................................................39
2.2.1.2 Các chính sách kế toán áp dụng ........................................................................39
K
2.2.1.3 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán .....................................................................40
C
2.2.1.4 Giới thiệu về phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty ...............................42
Ọ
2.2.2 Chu trình doanh thu tại đơn vị..............................................................................44
IH
2.2.2.1 Xử lý đặt hàng, xét duyệt ..................................................................................45
Ạ
2.2.2.2 Lập hóa đơn bán hàng và chuyển giao hàng hóa...............................................47
Đ
2.2.2.3 Cập nhật công nợ và ghi nhận doanh thu ..........................................................49
G
2.2.2.4 Thu tiền.............................................................................................................50
N
2.2.2.5 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu :................................................51
Ư
Ờ
2.2.3 Hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu tại đơn vị ............................................53
2.2.3.1 Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ .........................................................................53
TR
2.2.3.2 Hoạt động kiểm soát chung ...............................................................................57
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát ứng dụng..........................................................................60
CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
TNHH BIA HUẾ ...........................................................................................................70
3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
TY TNHH BIA HUẾ.....................................................................................................70
3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................70
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
iii
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
3.1.2 Tồn tại...................................................................................................................73
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ........................................................74
PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................76
1. KẾT LUẬN ...............................................................................................................76
Ế
2. KIẾN NGHỊ...............................................................................................................76
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................78
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
iv
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
GTGT:
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
GĐTC:
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH
HĐTV:
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
HĐBH:
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
TSCĐ:
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
HĐKT:
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
CNTT:
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
TNHH:
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
v
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 - Tình hình lao động bình quân tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010 2012 ...............................................................................................................................31
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010 – 2012...........33
Ế
Bảng 2.3 - Tình hình nguồn vốn tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010 – 2012....34
U
Bảng 2.4 - Chủng loại sản phẩm của Công ty TNHH Bia Huế.....................................35
-H
Bảng 2.5 - Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010
– 2012 ............................................................................................................................37
TẾ
Biểu mẫu 2.1 - Mẫu đơn đặt hàng .................................................................................65
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
Biểu mẫu 2.2 - Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng.................................................................66
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
vi
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 - Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin
quản lý .............................................................................................................................5
Sơ đồ 1.2 - Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán..........................................................9
Sơ đồ 1.3 - Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình,đối tượng khác ....10
Ế
Sơ đồ 1.4 - Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng..............................................................14
U
Sơ đồ 1.5 - Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa/dịch vụ.................15
-H
Sơ đồ 1.6 - Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý lập hóa đơn, theo dõi công nợ............................16
Sơ đồ 1.7 - Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thu tiền. ..............................................................17
TẾ
Sơ đồ 2.1 - Bộ máy tổ chức công ty ..............................................................................26
H
Sơ đồ 2.2 - Tổ chức bộ máy kế toán..............................................................................40
IN
Sơ đồ 2.3 - Lưu đồ xử lý đặt hàng, xét duyệt ................................................................46
Sơ đồ 2.4 - Lưu đồ xử lý lập hóa đơn bán hàng và chuyển giao hàng hóa ...................48
K
Sơ đồ 2.5 - Lưu đồ xử lý cập nhật công nợ và ghi nhận doanh thu ..............................49
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
Sơ đồ 2.6 - Lưu đồ xử lý thu tiền ..................................................................................50
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
vii
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
Hình 2.1 - Màn hình nhập liệu đơn bán hàng ( order)...................................................67
Hình 2.2 - Màn hình nhập liệu hóa đơn bán hàng ( invoice).........................................68
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Hình 2.3 - Màn hình nhập liệu công nợ khách hàng .....................................................69
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
viii
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp làm phát sinh rất
nhiều nghiệp vụ kinh tế. Để phân tích, ghi chép và lưu trữ các nghiệp vụ một cách hợp
lý, đáng tin cậy đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo thích hợp cho người
Ế
sử dụng, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán hiệu
U
quả, khoa học.
-H
Chu trình doanh thu bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động
bán hàng và thu tiền. Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh
TẾ
doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó tạo ra nguồn thu chính cho doanh nghiệp.
H
Bởi vậy cung cấp tốt các thông tin về chu trình doanh thu sẽ giúp Ban lãnh đạo nắm
IN
được tình hình hoạt động và lợi nhuận của Công ty để từ đó có được những chiến lược
phát triển bán hàng hợp lý.
K
Công ty TNHH Bia Huế là doanh nghiệp chuyên sản xuất mặt hàng bia,rượu và
C
nước giải khát có quy mô lớn… do đó việc theo dõi một cách chi tiết, chính xác các
Ọ
nghiệp vụ kinh tế trong chu trình để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản
IH
lý càng trở nên cần thiết, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Ạ
Từ những nhận thức đó, qua thời gian thực tập tại công ty, em quyết định chọn
Đ
đề tài “Đánh giá chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế” để thực hiện
G
khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình.
N
Kết cấu luận văn: luận văn gồm có 3 phần:
Ư
Ờ
- Phần I: Đặt vấn đề
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
TR
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu
Chương 2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế
Chương 3: Đánh giá hiệu quả chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế
- Phần III: Kết luận và kiến nghị
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau:
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chu
trình doanh thu trong doanh nghiệp.
- Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và
Ế
hạn chế của chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế.
U
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn
-H
thiện chu trình doanh thu trong công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu:
TẾ
Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế.
H
4. Phạm vi nghiên cứu:
Phú Thượng, Phú Vang, Thừa Thiên Huế.
IN
- Phạm vi không gian : Công ty TNHH Bia Huế, số 243 Nguyễn Sinh Cung,
K
- Phạm vi thời gian : Đề tài sử dụng số liệu và tài liệu liên quan trong giai đoạn
Ọ
5. Phương pháp nghiên cứu:
C
2010 – 2012.
IH
Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng những phương pháp sau:
Ạ
- Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: đọc và tìm hiểu các văn bản
Đ
giới thiệu về công ty, các tài liệu về chu trình doanh thu của công ty. Tham khảo báo
G
cáo tốt nghiệp của các anh chị khóa trước và các tài liệu, giáo trình liên quan đến đề tài
N
hệ thống thông tin kế toán và chu trình doanh thu.
Ư
Ờ
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn : quan sát và phỏng vấn các anh/chị, cô/
chú trong phòng kế toán và phòng bán hàng về quy trình bán hàng – thu tiền thực tế áp
TR
dụng tại công ty, cụ thể là tìm hiểu về quy trình xét duyệt và lưu chuyển chứng từ
trong chu trình doanh thu; các quy định về xét duyệt khách hàng và phân bổ hoa hồng
cho đại lý. Bên cạnh đó, quan sát và phỏng vấn trực tiếp từng nhân viên trong phòng
kế toán và phòng bán hàng để tìm hiểu rõ nội dung công việc cụ thể của mỗi người và
những sai sót, rủi ro mà họ thường gặp trong quá trình hạch toán chu trình doanh thu.
- Phương pháp thu thập và phân tích số liệu : thu thập các bảng báo cáo tài
chính của công ty để lấy được số liệu về tình hình tài sản, nguồn vốn và tình hình kinh
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
doanh của công ty. Từ đó, đi vào phân tích sự biến động của những chỉ tiêu này để có
sự đánh giá rõ ràng, chính xác về hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu : So sánh các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn,
doanh thu, lợi nhuận… của công ty giữa các năm để có cái nhìn tổng quan về tình hình
kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, còn có sự so sánh, đối chiếu giữa chu trình
Ế
doanh thu thực tế tại Công ty so với chu trình doanh thu được học trên lý thuyết, chỉ ra
U
được sự khác nhau và nguyên nhân của sự khác biệt đó. Từ đó, đánh giá được ưu điểm
-H
cũng như hạn chế của Chu trình doanh thu tại Công ty.
TẾ
- Một số phương pháp khác: phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp..
6. Tóm tắt các đề tài trước đây :
H
Qua tìm hiểu của bản thân thì em nhận thấy rằng đề tài tìm hiểu công tác kế
IN
toán chu trình bán hàng – thu tiền đã được nghiên cứu khá nhiều. Tuy nhiên, đề tài đi
sâu vào tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu như đề tài em chọn để
K
nghiên cứu thì chưa có nhiều . Một số nghiên cứu đã được thực hiện tại một số Trường
C
Đại học khác trên cả nước nhưng tại Trường Đại học Kinh tế Huế thì đề tài này vẫn
Ọ
chưa từng được thực hiện trước đây. Có lẽ do môn học Hệ thống thông tin kế toán là
IH
một môn học khá mới tại trường và có nhiều nội dung khó tiếp cận được tại doanh
Ạ
nghiệp thực tập nên số sinh viên lựa chọn đề tài này để nghiên cứu chưa nhiều. Qua
Đ
quá trình học tập môn HTTTKT và được sự động viên, khuyến khích cũng như giúp
G
đỡ tận tình của giáo viên giảng dạy cũng đồng thời là giáo viên hướng dẫn, em đã
TR
Ư
Ờ
N
mạnh dạn chọn đề tài mới này để tiến hành nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH DOANH THU
1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm :
U
niệm về hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.
Ế
Để hiểu rõ khái niệm hệ thống thông tin kế toán, trước tiên phải tìm hiểu khái
-H
- Hệ thống : là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện
một số mục tiêu nhất định.
TẾ
- Hệ thống thông tin : là một hệ thống do con người tạo ra, thường bao gồm
H
một tổ hợp các cấu phần máy tính ( computer-based components ) để thu thập, lưu trữ
IN
và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sủ dụng.
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS) : là một hệ thống thông tin để trợ giúp
K
thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định
Ọ
soát các hoạt động của đơn vị.
C
thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm
IH
- Hệ thống thông tin kế toán (AIS)1 : là một cấu phần đặc biệt của hệ thống
Ạ
thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
vụ tài chính.
1
Trang web Công ty tư vấn và kiểm toán Việt Anh, www.vaaco.com.vn.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
4
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Khóa luận tốt nghiệp
Đ
Theo cuốn Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems) của Gelinas,
G
Sutton & Oram xuất bản năm 1999.
tin quản lý
Ư
Ờ
N
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông
TR
1.1.2 Chức năng :
- Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động kế toán hàng ngày của doanh
nghiệp.
- Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài.
- Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
- Hoạch định và kiểm soát.
- Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
1.1.3 Cấu trúc :
Chứng từ
Tài khoản
Đối tượng quản lý
Ế
Thủ tục kiểm soát
Thu thập
dữ liệu
U
Quy trình xử lý
Bộ máy xử lý
Phương thức xử lý
TẾ
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
Báo cáo quản trị
IN
H
Thông tin
-H
Xử lý
Lưu trữ
K
Thu thập dữ liệu : là hoạt động ghi nhận các dữ liệu về một hoạt động kinh tế
C
và đưa dữ liệu vào hệ thống phục vụ cho việc xử lý thông tin. Phương pháp hay kỹ
Ọ
thuật thu thập dữ liệu cũng như nội dung dữ liệu thu thập luôn thay đổi tùy thuộc công
IH
cụ thu thập, xử lý thông tin và yêu cầu thông tin của người sử dụng. Trong trường hợp
Ạ
kế toán thủ công, thu thập dữ liệu bao gồm việc lập chứng từ, nhận chứng từ và ghi
Đ
nhận dữ liệu ban đầu trên chứng từ vào các sổ nhật ký. Trong trường hợp kế toán bằng
G
máy, thu thập dữ liệu cũng bao gồm việc thu thập dữ liệu phát sinh và nhập dữ liệu
N
vào hệ thống.
Ư
Ờ
Xử lý dữ liệu : Dữ liệu sau khi thu thập được nhập vào hệ thống để xử lý.
Trong trường hợp xử lý kế toán thủ công, các hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình phân
TR
loại dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và các hoạt động lập các bảng cân đối để kiểm
soát dữ liệu trên sổ ghi chép. Trong môi trường xử lý bằng máy, xử lý dữ liệu là các
hoạt động thao tác liên quan đến các tập tin chính để cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ
kinh tế phân theo từng nguồn lực, đối tượng tham gia hay đối tượng kế toán. Có 4 hoạt
động xử lý dữ liệu chủ yếu sau :
Thêm dữ liệu (adding) : Đây là hoạt động thêm dữ liệu mới cho một tập tin
chính ( ví dụ : thêm khách hàng mới..). Hoạt động thêm dữ liệu này hay được gọi nôm
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
na là khai báo mới dữ liệu về đối tượng nguồn lực, đối tượng, tác nhân tham gia mà hệ
thống cần lưu trữ thông tin. Các nội dung cần khai báo chính là các thuộc tính của đối
tượng cần khai báo. Hoạt động này có thể hình dung tương đương mở sổ chi tiết, sổ
cái cho các đối tượng mới phát sinh trong môi trường kế toán thủ công.
Cập nhật dữ liệu (updating) : Dữ liệu nghiệp vụ sau khi được lưu trong tập tin
Ế
nghiệp vụ sẽ được cập nhật vào tập tin chính có liên quan. Có thể hình dung tương
-H
Cập nhật có thể xảy ra định kỳ hoặc ngay khi nghiệp vụ xảy ra.
U
đương hoạt động chuyển từ sổ nhật ký vào sổ cái hay sổ chi tiết của kế toán thủ công.
TẾ
Thay đổi dữ liệu (changing) : Làm thay đổi dữ liệu mô tả trên tập tin chính (
ví dụ : địa chỉ khách hàng, giới hạn bán chịu..). Hoạt động này có thể hình dung tương
H
đương hoạt động thay đổi các thông tin mô tả đối tượng theo dõi trên sổ chi tiết trong
IN
môi trường kế toán thủ công.
K
Xóa dữ liệu (deleting) : Hoạt động này xảy ra khi cần làm sạch dữ liệu tập tin
chính cho những đối tượng không còn giao dịch, hay liên quan tới các hoạt động mà
C
doanh nghiệp không cần thu thập và lưu trữ thông tin về nó nữa.
IH
Ọ
Thông tin kết xuất của hệ thống : Các dữ liệu được xử lý và lưu trữ trong cơ
sở dữ liệu. Thông tin được truy xuất từ các dữ liệu lưu trữ này và chuyển cho các
Ạ
người sử dụng trong và ngoài hệ thống. Thông tin kết xuất của hệ thống kế toán được
Đ
trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như chứng từ, sổ, báo cáo hoặc một kết quả
G
truy xuất trên màn hình hay tập tin luân chuyển.
N
Có những thông tin của hệ thống được chuyển cho hệ thống khác hoặc các
Ư
Ờ
đối tượng bên ngoài hệ thống dưới dạng chứng từ sau một xử lý kinh doanh nghiệp vụ
( ví dụ : hóa đơn bán hàng, séc thanh toán chuyển người bán hay ngân hàng…). Chứng
TR
từ có thể in ra giấy hoặc lưu trữ dưới dạng chứng từ điện tử và chuyển cho người sử
dụng qua hệ thống mạng truyền thông.
Báo cáo là hình thức phổ biến nhất của chứng từ. Nó được in dưới hình thức
giấy tờ, hoặc trên màn hình, hoặc các tập tin điện tử gửi người sử dụng. Hệ thống
thông tin kế toán tạo hai loại báo cáo định kỳ là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị :
Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính doanh nghiệp và được công bố rộng rãi
cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp và cần đảm bảo tính pháp quy.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
Ngược lại, báo cáo quản trị hoàn toàn phụ thuộc vào người sử dụng trong doanh
nghiệp cho mục đích chính là lập kế hoạch, quản lý, kiểm soát và đánh giá những hoạt
động của doanh nghiệp. Ngoài các báo cáo định kỳ, người sử dụng có thể truy cập cơ
sở dữ liệu để có các thông tin phục vụ công việc của mình. Các báo cáo này có thể in
ra giấy hoặc lưu dưới dạng tập tin điện tử.
Ế
Sổ kế toán được in ra từ cơ sở dữ liệu cũng có thể coi là một hình thức của kết
U
xuất hệ thống vì nó chứa các thông tin được xử lý qua quá trình xử lý và lưu trữ dữ
-H
liệu trong hệ thống.
1.2 Chu trình doanh thu
TẾ
1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa :
H
- Chu trình kinh doanh ( chu trình kế toán) : bao gồm một chuỗi các hoạt động
IN
được thực hiện liên quan đến một quá trình vận động, trao đổi nguồn lực của quá trình
sản xuất- kinh doanh. Có 5 chu trình kinh doanh chính :
cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền.
C
K
Chu trình doanh thu : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung
IH
hóa/dịch vụ và thanh toán.
Ọ
Chu trình chi phí : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng
Ạ
Chu trình sản xuất : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển
Đ
hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành.
G
Chu trình nhân sự : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển
N
dụng, bồi dưỡng và trả lương cho người lao động.
Ư
Ờ
Chu trình tài chính : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy
TR
động, sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
Sản phẩm
Chu trình doanh thu
Bán hàng – Thu tiền
Chu trình sản xuất
NVL,NC→SP hoàn thành
NN
Dữ liệu
Dữ liệu
Hệ thống lập báo cáo,
cung cấp thông tin
Tiền
U
Ế
NVL
Chu trình tài chính
Nhận tiền – Chi tiền
IN
H
Tiền
TẾ
Chu trình chi phí
Mua hàng – trả tiền
-H
Dữ liệu
Chu trình nhân sự
Tuyển dụng – Trả lương
K
Nhân công
Tiền
C
Sơ đồ 1.2: Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán
Ọ
- Chu trình doanh thu : là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý
IH
thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán
Ạ
của khách hàng. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị
Đ
của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp
G
cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thông qua quá trình này doanh
N
nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra, đồng thời thu được tiền để sản xuất và mở rộng
Ư
Ờ
quy mô sản xuất. Kết quả của chu trình doanh thu không chỉ phản ánh riêng kết quả
của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của
TR
doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ đẩy mạnh các khâu khác trong chu
trình kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mô cũng như nâng cao sức
cạnh tranh của doanh nghiệp. Với đặc điểm và chức năng nêu trên , chu trình doanh
thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây :
Khách hàng : là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa/dịch vụ cần được cung
cấp; nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ
cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng
hóa, dịch vụ cần được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu
trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ
phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Ế
Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để
U
tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu
-H
trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu nhập lao động.
Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu có
TẾ
thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện
H
thu, chi tại ngân hàng.
IN
Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được
chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu
Ọ
C
K
của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu.
Thanh toán
Ngân hàng
Đặt hàng
Thanh toán
G
Đ
Ạ
IH
Khách hàng
Chu trình
doanh thu
Dữ liệu
TR
Ư
Ờ
N
Cung cấp hàng hóa/dịch vụ
Chu trình chi phí
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu sản xuất
Doanh số tính lương
Chu trình sản xuất
Hệ thống kế toán
tổng hợp/ lập báo cáo
Chu trình nhân sự tiền lương
Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình,đối tượng khác
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
- Một số khái niệm liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền ( theo Chuẩn
mực kế toán Việt Nam số 14 ):
+ Doanh thu : là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong
kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sỡ hữu.
Ế
+ Chiết khấu thương mại : là khoản doanh nghiệp bán giảm giá so với giá niêm
U
yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
-H
+ Giảm giá hàng bán : là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hóa kém
phẩm chất, sai quy cách hoặc bị lạc hậu.
TẾ
+ Giá trị hàng bán bị trả lại : là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu
H
thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
IN
+ Chiết khấu thanh toán : là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do
người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
C
Tổ chức hệ thống chứng từ
K
1.2.2 Hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo của chu trình :
Ọ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải có chứng từ để ghi nhận và kiểm soát
IH
được các gian lận có thể xảy ra. Nội dung của chứng từ phải đầy đủ nội dung, trung
Ạ
thực, rõ ràng đối với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ chỉ được lập
Đ
một chứng từ duy nhất. Đồng thời mỗi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt của
G
những người có thẩm quyền.
N
Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng bao gồm:
Ư
Ờ
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị
TR
- Lệnh bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Đơn bán hàng hoặc đơn GTGT
- Hóa đơn vận chuyển
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
11
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
- Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền:
+ Vốn bằng tiền : TK111, TK112
+ Các tài khoản phải thu: TK 131, TK 138
+ Hàng tồn kho: TK 155, TK 156
Ế
+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511
U
+ Doanh thu bán háng nội bộ: TK 512
-H
+ Doanh thu nhận trước: TK 338
TẾ
+ Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332
+ Giá vốn hàng bán : TK 632
IN
+ Chi phí quản lí doanh nghiệp: TK 642
H
+ Chi phí bán hàng: TK 641
+ Thuế GTGT phải nộp: TK 3331
K
+ Dự phòng nợ phải thu khó đòi: TK 139
C
+ Tài khoản xác định kết quả kinh doanh: TK 911
Ọ
+ Các tài khoản liên quan khác
IH
- Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:
Ạ
+ Sổ chi tiết theo dõi doanh thu
Đ
+ Bảng tổng hợp doanh thu
G
+ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
N
+ Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Ư
Ờ
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu
+ Bảng tổng hợp công nợ phải thu
Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những
TR
-
loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật
ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản...
Các báo cáo kế toán có liên quan đến chu trình
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới
thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả
hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định. Thông qua
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
12
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt được một cách toàn diện về
tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp
lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình.
Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
Ế
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
U
- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn...
-H
1.2.3 Các hoạt động chính:
1.2.3.1 Xử lý đặt hàng, xét duyệt
TẾ
- Đây là hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu. Hoạt động này sẽ
H
tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu
IN
cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của
khách hàng.
K
- Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu
C
về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính
Ọ
chính xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng.
IH
- Căn cứ dòng dữ liệu đi vào, hoạt động đặt hàng sẽ thực hiện các nội dung xử lý sau:
Ạ
(1.1) Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng
Đ
thông qua việc truy xuất các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khả năng hiện có của hàng
G
hóa, dịch vụ có thể cung cấp.
N
(1.2) Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt
Ư
Ờ
ra của doanh nghiệp như điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều
kiện về luật pháp. Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông tin lưu trữ về
TR
khách hàng ( danh mục khách hàng, tình trạng nợ của khách hàng…)
(1.3) Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng là chấp thuận
hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì
các hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện.
- Như vậy, nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt
hàng với các nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp
vụ bán hàng hợp lệ được cho phép thực hiện. Đây là nội dung quan trọng và cần thiết
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
13
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
làm cơ sở cho các hoạt động và bộ phận chức năng thực hiện các hoạt động trong chu
trình doanh thu liên quan đến tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng. Nếu cần thông tin và
cơ sở về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng thì thông tin đó phải nhận từ hoạt động
đặt hàng.
Đặt hàng
Dữ liệu
hàng hóa
U
Dữ liệu
khách hàng
-H
Khách hàng
Ế
Kiểm tra
hàng
hóa
DL kiểm tra
Trả lời
khách hàng
TẾ
1.1
DL kiểm tra
IN
H
DL khách
hàng
K
ĐH được
chấp nhận
1.2
Ọ
C
Thông
báo kết
quả
Ạ
IH
Xử lý Giao
hàng 2.0
1.3
Đặt hàng
ĐH được
chấp nhận
N
G
Đ
ĐH được
chấp nhận
Ư
Ờ
Xử lý Xuất
kho
TR
Kiểm tra
khách
hang
Xử lý Lập
hóa đơn 3.0
Chu trình
chi phí/ chu
trình sản
xuất
2.0
Sơ đồ 1.4: Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
1.2.3.2 Xuất kho, cung cấp hàng hóa
- Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ
tiến hành cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Hoạt động này sẽ tiến hành xuất
kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời
xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
14
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
- Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông
tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng
chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho
khách hàng đã được xét duyệt. Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :
(2.1) Thực hiện xuất kho
Ế
(2.2) Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
-H
U
- Dòng thông tin tạo ra từ hoạt động này sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực
hiện xuất kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho khách hàng, và sẽ chuyển đến các hoạt
TẾ
động và bộ phận chức năng cần thông tin về nội dung này, đảm bảo theo dõi và phản
ánh được tình hình thực tế của hoạt động.
H
- Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa/dịch vụ có thể biểu
Xuất hàng
Xuất kho
hàng hóa
2.1
Xuất kho
IH
Ọ
C
Đặt hàng
chấp thuận
K
IN
diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau :
Từ xử lý
ĐH được
chấp thuận
Giao hàng
G
Đ
Ạ
Đặt hàng 1.0
TR
Ư
Ờ
N
Tới xử lý
lập hóa đơn
3.0
2.2
Giao hàng
Xác nhận
nhận hàng
Giao hàng
Khách
hàng
Sơ đồ 1.5: Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa/dịch vụ
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
15
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng
1.2.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi công nợ
- Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã
được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung
cấp dịch vụ cho khách hàng. Cở sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho
phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng và dòng thông tin
xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch
U
Ế
vụ chuyển đến.
- Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :
-H
(3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh
nghiệp với khách hàng.
TẾ
(3.2) Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện.
H
(3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng : theo dõi các nội dung sau khi
thực hiện bán hàng ( trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
dữ liệu sau:
IN
- Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng
IH
Đối chiếu
xác nhận
3.1
B.Hàng hoàn
thành ( Hóa đơn)
DL
Đ
Ạ
Xuất kho &
gửi hàng
Ọ
C
Từ xử lý
Đặt hàng 1.0
Khách hàng
K
Đặt hàng
chấp thuận
TR
Ư
Ờ
N
G
Từ xử lý xuất kho,
cung cấp hàng 2.0
Bán hàng
hoàn thành
Theo dõi
nợ 3.3
Lập hóa
đơn bán
hang 3.2
BH
3.3
Sổ kế toán
HT kế toán tổng
hợp/ Ht lương
3.3
Sơ đồ 1.6: Dòng dữ liệu cấp 1 xử lý lập hóa đơn, theo dõi công nợ
SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn
16
