Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần đầu tư dệt may thiên an phát

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH

cK

in

h

tế
H

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

uế

----------

họ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ườ

ng

Đ
ại

ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT

Sinh viên thực hiện:
Trần Thị Kiều Vân

Giáo viên hướng dẫn:
PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Tr

Lớp: K43B Kiểm tốn

Niên khóa: 2009 – 2013

Khóa học 2009 – 2013


Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế
H

uế

Lời đầu tiên em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu
nhà trường cùng toàn thể các thầy cô giáo của Trường Đại
học Kinh tế Huế đã tạo điều kiện thuận lợi và trang bị cho em
những kiến thức bổ ích trong suốt 3 năm học vừa qua. Đặc
biệt là các thầy cô giáo khoa kế toán-tài chính đã trang bị cho
em những kiến thức chuyên môn quý báu về ngành kế toán
kiểm toán, làm hành trang cho em bước vào đời. Và em xin
gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô hướng dẫnluậnvăn đã tận
tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian thực tập vừa qua
và đã giúp em hoàn thành tốtluậnvăn tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám đốc cùng các
cô chú, anh chị của Công ty cổ phầnđầutư dệtmayThiênAn
Phátđã quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em rất nhiệt tình trong
thời gian thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến giáo viên
hướng dẫn thầyTrịnhVănSơnđãgópývàtruyền đạt nhưng
kinh nghiệm quý báu để giúp em hoàn thành tốt luận văn
này.
Kết hợp với kiến thức mà thầy cô ở trường đã truyền
đạtđãgiúpchoemhoànthànhluậnvăn tốt nghiệp của mình.
Trong thời gian tìm hiểu đơn vị, mặc dù đã cố gắng trong việc
hoàn thiện bài báo cáo nhưng do là lần đầu tiếp xúc với thực

tế chuyên môn cộng với vốn kiến thức còn hạn hẹp nên
không tránh những thiếu sót nhất định. Rất mong sự đóng
góp ý kiến, nhận xét của các thầy cô để luận văn tốt nghiệp
của em được hoàn chỉnh hơn.
Huế, tháng 05 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Kiều Vân


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................i
MỤC LỤC .......................................................................................................................ii

uế

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .......................................................................................v

tế
H

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ ......................................................................................vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................................vii

PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................1
1.1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................1

h

1.2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................2

in

1.3. Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................2

cK

1.4. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................2
PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ................................................4
CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT BÁN HÀNG –

họ

THU TIỀN .......................................................................................................................4
1.1. Khái quát về HTKSNB trong doanh nghiệp ............................................................4
1.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................................................4

Đ
ại

1.1.1.1. Khái niệm ...........................................................................................................4
1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ..........................................................................................4
1.1.1.3. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................5

ng

1.1.2. Các yếu tố cấu thành HTKSNB.............................................................................6
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................6

ườ

1.1.2.2. Hệ thống kế toán.................................................................................................8
1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát .........................................................................................8

Tr

1.1.2.4. Kiểm toán nội bộ ................................................................................................9
1.1.3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán ...........................................9
1.2. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp.................................11
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp........................11
1.2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa ...........................................................................................11

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

ii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.2.1.2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng-thu tiền .....................................12
1.2.1.3. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền....12
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền...................................................13
1.2.2.1. Mục tiêu............................................................................................................13

uế

1.2.2.2. Sai phạm có thể xảy ra......................................................................................13
1.2.2.3. Cơ chế kiểm soát áp dụng.................................................................................15

tế
H

1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền ...................20
1.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu .................................................................20
1.2.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán.................................................................................21
CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG

in

h

– THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT .24
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .............................24

cK

2.1.1. Lịch sử hình thành ...............................................................................................24
2.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty ........................................................................................24
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý công ty ......................................................................24

họ

2.1.1.2. Mô hình quản lý................................................................................................27
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh............................................................28

Đ
ại

2.1.4. Đánh giá khái quát hoạt động kinh doanh ...........................................................29
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty...................................................................31
2.2. Thực trạng công tác chu trình kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền tại Công ty

ng

cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .........................................................................33
2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty.........................33

ườ

2.2.1.1. Đặc điểm về hàng hóa ......................................................................................33
2.2.1.2. Các phương tiện tiêu thụ ..................................................................................34

Tr

2.2.1.3. Phương thức thanh toán....................................................................................34
2.2.1.4. Quy trình bán hàng – thu tiền ...........................................................................36
2.2.1.5. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ......................................................37
2.2.1.6. Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền......................38
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần
đầu tư dệt may Thiên An Phát .......................................................................................39
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

iii

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

2.2.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................39
2.2.2.2. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền ................................42
2.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong từng giai
đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền..........................................................................43

uế

CHƯƠNG 3 – GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY

tế
H

THIÊN AN PHÁT .........................................................................................................61
3.1. Đánh giá chung về HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty................61
3.1.1. Những kết quả đạt được trong công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty ...........................................................................................................................61

in

h

3.1.1.1. Môi trường kiểm soát nội bộ ............................................................................61
3.1.1.2. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền ...............................................62

cK

3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty ..........................................................................................................................64
3.1.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................64

họ

3.1.2.2. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng – thu tiền: .........................65
3.2. Một số giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng– thu tiền tại

Đ
ại

công ty ...........................................................................................................................66
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................66
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty ......66

ng

3.2.2.1. Xử lý đơn đặt hàng ...........................................................................................66
3.2.2.2. Xét duyệt bán chịu............................................................................................67

ườ

3.2.2.3. Thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ..................................................................67
3.2.2.4. Theo dõi công nợ ..............................................................................................68

Tr

3.2.2.5. Khoản phải giảm trừ doanh thu ........................................................................68
PHẦN III – KẾT LUẬN ...............................................................................................70
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................71

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

iv


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
:

Báo cáo tài chính

BGĐ

:

Ban giám đốc

B/L

:

Vận đơn đường biển

CMPT

:

Đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí xuất nhập khẩu và

tế
H

uế

BCTC

Công nghệ thông tin

C/O

:

Chứng nhận xuất xứ

FOB

:

Giao hàng lên tàu

GTGT

:

Giá trị gia tăng

in

:

cK

CNTT

h

vận chuyển

Hệ thống kiểm soát nội bộ

I/C

:

Chứng nhận kiểm tra

KH

:

Khách hàng

KHTT

:

Kế hoạch thị trường

KSNB

:

Kiểm soát nội bộ

Đ
ại

KTV

họ

HTKSNB :

:

Kiểm toán viên

:

Phiếu xuất kho

:

Phó giám đốc

PTGĐ

:

Phó Tổng Giám đốc

TGĐ

:

Tổng Giám đốc

TGNH

:

Tiền gửi ngân hàng

TSCĐ

:

Tài sản cố định

PXK

Tr

ườ

ng

PGĐ

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

v


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ

uế

Sơ đồ 1.1- Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng - thu tiền của
doanh nghiệp..............................................................................................20

tế
H

Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ .........................22
Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ hạch toán đối với các khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán ...........23
bị trả lại, giảm giá hàng bán … và dự phòng phải thu khó đòi .....................................23
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty. .............................................................26

h

Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức nhà máy, xí nghiệp trực thuộc .............................................27

in

Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ hình thức ra quyết định của các cấp quản lý ....................................27

cK

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức kế toán ....................................................................................31
Sơ đồ 2.5 - Quá trình phân phối sản phẩm may mặc của Công ty cổ phần đầu tư dệt
may Thiên An Phát ....................................................................................34

họ

Sơ đồ 2.6 - Quy trình bán hàng – thu tiền được tiến hành dưới sự kiểm soát và hoạt
động của ba bộ phận chính trong công ty ..................................................40

Đ
ại

Sơ đồ 2.7 - Những giai đoạn chủ yếu của chu trình bán hàng – thu tiền ......................44
Sơ đồ 2.8 - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng và thu tiền tại
công ty........................................................................................................44

ng

Sơ đồ 2.9 - Quy trình xử lý đơn đặt hàng ......................................................................45
Sơ đồ 2.10 - Quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm .......................48

ườ

Sơ đồ 2.11 - Quy trình lưu chuyển phiếu xuất kho .......................................................50
Sơ đồ 2.12 - Quy trình lưu chuyển hóa đơn GTGT.......................................................53

Tr

Sơ đồ 2.13 - Quy trình lưu chuyển phiếu thu ................................................................55

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

vi


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 - Các sai phạm có thể xảy ra ..........................................................................13
Bảng 1.2 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng 15

uế

Bảng 1.3 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với phương thức bán

tế
H

hàng thu tiền ngay......................................................................................17
Bảng 1.4 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ về công nợ phải thu ..........19
Bảng 2.1 - Phân tích một số chỉ tiêu hiệu quả của công ty ...........................................29
Bảng 2.2 - Quy trình bán hàng - thu tiền.......................................................................36

h

Bảng 2.3 - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng Quý I năm 2012...............................57

in

Bảng 2.4 - Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Quý I năm 2012....................................58

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

Bảng 3.1 - Bảng kê khai hàng bán bị trả lại ..................................................................69

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

vii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ
1.1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh

uế

tế của các đơn vị và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu

tế
H

và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của đơn vị mình như: Con người, tài sản, vốn

...; góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh,
đồng thời giúp đơn vị xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá
trình mở rộng và phát triển đi lên.

h

Công tác KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan

in

trọng trong hoạt động của một đơn vị, vì nó bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ được diễn

cK

ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà đơn vị đã đặt ra. Ngoài ra, KSNB chu
trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng
hiệu quả đồng vốn, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các

họ

thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị. Do đó, KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh

Đ
ại

doanh của đơn vị phát triển.

Hiện nay, ngành dệt may đang là ngành có tỷ trọng xuất khẩu lớn nhất nước ta,
không chỉ tác động lớn đến kinh tế mà còn đến xã hội. Trong quá trình sản xuất kinh

ng

doanh, HTKSNB của công ty dệt may đóng vai trò quan trọng. Hiệu quả hoạt động của hệ
thống này ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty, vì nếu một doanh nghiệp dệt

ườ

may không có HTKSNB thì các hoạt động không được theo dõi, quản lý và tổng hợp.
Chính vì những lý do nêu trên và với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác

Tr

kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền của một đơn vị cụ thể, đồng thời ứng
dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn để nắm bắt và mở
rộng hiểu biết, em đã quyết định chọn đề tài: " Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát”.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến KSNB trong công ty, cụ thể là trong
hoạt động bán hàng – thu tiền.
- Nghiên cứu, tìm hiểu các bộ phận liên quan, trình tự thực hiện của chu trình

uế

bán hàng – thu tiền

- Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

tế
H

- Nhận diện các rủi ro, từ đó đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng
cao chất lượng kiểm soát, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.

1.3. Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

h

1.3.1. Đối tượng nghiên cứu

in

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát; các yếu tố cấu thành của HTKSNB tại

cK

Công ty; các thủ tục kiểm soát liên quan đến từng giai đoạn trong chu trình; vai trò,
quan hệ giữa các cá nhân có liên quan với nhau trong chu trình.

họ

1.3.2. Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Công ty Cổ phần đầu tư Dệt may Thiên An Phát .
- Thời gian:

Đ
ại

Thời gian làm đề tài từ ngày 20 /01/2013 đến ngày 11/05/2013.
Nguồn số liệu thu thập để làm căn cứ đề tài trong giai đoạn năm 2010,
2011, 2012.

ng

1.4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng

ườ

hợp lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng của chu trình bán
hàng - thu tiền từ đó đánh giá hiệu quả công tác KSNB hoạt động bán hàng – thu tiền

Tr

tại Công ty.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tìm hiểu thực tế tại Phòng kế toán tài

chính, Phòng kế hoạch thị trường, Phòng xuất nhập khẩu và các bộ phận khác của
Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát để có cái nhìn tổng thể về chu trình
bán hàng – thu tiền ở Công ty.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Phương pháp quan sát: Quan sát công việc của nhân viên Phòng kế toán,
Phòng kế hoạch thị trường, Phòng xuất nhập khẩu, các bộ phận khác để thấy được
công việc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên.
- Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành

uế

phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được từ đó
đánh giá công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt

tế
H

may Thiên An Phát Huế.

- Phương pháp chứng từ kế toán: Phương pháp này được sử dụng để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán và tổ chức quản lý, luân

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

chuyển chứng từ phục vụ công tác quản lý và ghi sổ kế toán.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT

uế

BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.1. Khái quát về HTKSNB trong doanh nghiệp

tế
H

1.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng

h

nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,

in

ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;

cK

nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát
nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Còn theo quan điểm của C/OSO, HTKSNB gồm 5 bộ phận: môi trường kiểm

họ

soát; đánh giá rủ ro; các hoạt động kiểm soát; hệ thống thông tin và truyền thông; hệ
thống giám sát và thẩm định.

Đ
ại

Theo Nguyễn Quang Quynh, 2006, giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại
Học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội, các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm:

Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Các thủ tục kiểm soát; Kiểm toán nội bộ.

ng

1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng:

ườ

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó hoặc báo cáo với Ban Giám

Tr

đốc, Hội đồng quản trị.
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân đối kế

toán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việc nâng
- cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp cũng như bầu không khí làm việc
và quan hệ với khách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Nâng cao tính hiệu quả của hoạt động bao gồm việc sử dụng các nguồn lực
trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng cao chất lượng
hàng hóa, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế.
- Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng, phù hợp của các thông tin

uế

kinh tế, tài chính trước khi Giám đốc phê duyệt.
- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,

tế
H

các bộ phận doanh nghiệp.
Nhiệm vụ:

- Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động tài
chính cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáo các loại thông

in

h

tin này.

- Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chính sách,

cK

thủ tục, luật pháp và quy định có ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động và báo cáo,
đồng thời xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay không.
- Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu qủa các nguồn lực.

họ

- Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt

được sát mục tiêu và mục đích đã đề ra.

Đ
ại

1.1.1.3. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm
soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân

ng

thủ một số nguyên tắc như:

- Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức

ườ

nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
- Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và

Tr

được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức.
- Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản.
- Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát.
- Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập.
- Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa
hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ
và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành; kiểm
tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa; kiểm tra kho quỹ để biết tiền có

uế

bị chiếm dụng không ... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

1.1.2. Các yếu tố cấu thành HTKSNB

tế
H

1.1.2.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị, có tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.

in

 Đặc thù phong cách điều hành của ban quản trị:

h

 Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát:

Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều

cK

hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm và đường lối chính trị ảnh hưởng lớn
đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu hướng khác nhau

họ

trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hướng đối lập nhau đó là cách quản lý táo
bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu Ban quản trị là những người táo bạo trong việc ra
quyết định thì thường dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu Ban quản trị là những

phân quyền.


Đ
ại

người quá rụt rè thì thường có những ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh

Cơ cấu tổ chức:

ng

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi
trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống hoạt động xuyên

ườ

suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định

Tr

đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp.
Nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác nhau

hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện
cho công tác phân công phân nhiệm, tránh được những chồng chéo đồng thời giúp cho
việc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm.
Chính sách nhân sự nói đến việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ và quá trình sử
dụng, bồi dưỡng cán bộ có mang tính liên tục và liên tiếp hay không. Xây dựng được
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố tiếp gia tăng hiệu quả lao
động. Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có chính sách tuyển dụng,
đề bạt và khen thưởng công bằng.
 Kế hoạch và chiến lược:

uế

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là có hiệu quả khi doanh nghiệp có
một chiến lược trước mắt và lâu dài. Kế hoạch và chiến lược hoạt động là căn cứ để

tế
H

xem xét doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài.

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong
thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi

h

nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử

in

lý, điều chỉnh.

cK

 Uỷ ban kiểm soát:

Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như
những thành viên chính thức của Hội đồng quản trị, những chuyên gia am hiểu về lĩnh

họ

vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn:
­Giám sát quá trình báo cáo tài chính của công ty;
-Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;

Đ
ại

-Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ;
-Dung hòa các bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm toán viên bên ngoài.
 Các nhân tố bên ngoài:

ng

Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như luật

pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,

ườ

C/On nợ, đặc biệt là đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh

Tr

hưởng rất lớn đến thái độ phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế
và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng

đến quá trình thiết kế, vận hành, xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trong là nhận thức vê hoạt động kiểm tra
kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.1.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị
được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Nó bao
gồm đầy đủ các yếu tố như sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống

vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

uế

bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng

tế
H

Mục đích của một hệ thống kế toán trong một tổ chức là sự nhận biết, thu thập,
phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn
chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

h

1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát

in

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và
chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục

cK

kiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
 Nguyên tắc 1: Phân công phân nhiệm rõ ràng.

họ

Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm, ngăn
ngừa các sai sót có thể xảy ra và nếu có thể xảy ra thì cũng dễ phát hiện do trách nhiệm
được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Mặt khác, việc phân công

Đ
ại

phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa trong hoạt động và nâng
cao hiệu quả công việc.

 Nguyên tắc 2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

ng

Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số hành
vi khác nhau trong quá trình quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm

ườ

hoặc cố ý.

Ví dụ: Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện; thực hiện và

Tr

kiểm soát; hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán.
 Nguyên tắc 3: Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định

và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm
và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

8

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiên qua hai loại: phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc

sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.

tế
H

1.1.2.4. Kiểm toán nội bộ

uế

quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt dộng phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ

h

đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ được xây dựng dựa trên những nguyên tắc sau:

in

- Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao nhất;

- Phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi;

được kiểm tra;

cK

- Hoạt động phải tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động

- Phải tuyển chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn và đạo đức nghề

họ

nghiệp phù hợp với quy định hiện hành.

Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về

Đ
ại

toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận
hành các chính sách thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ
giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động

ng

trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và
bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.

ườ

1.1.3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán
Chính sự phát triển của hệ thống các thông tin, dữ liệu do việc xử lý công tác kế

Tr

toán tài chính dựa trên các thiết bị CNTT đã tạo ra có thể trở thành thông tin đầu vào
cho kiểm soát nội bộ. Nhất là khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên mạng nội
bộ cũng như mạng diện rộng toàn hệ thống doanh nghiệp đã tạo thuận lợi cho việc sử
dụng các tài nguyên, dữ liệu trên mạng để nghiên cứu đánh giá tình hình, hiện trạng
của các hoạt động kế toán tài chính; thông qua các chương trình kiểm soát mạng máy
tính, thực hiện kế toán, kiểm soát nội bộ hạn chế các gian lận thông qua máy tính.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát nội bộ:
 Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin.
Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán là tìm hiểu và đánh giá sự hiện
hữu của các chính sách, các quy định, sự phổ biến và công bố, sự tuân thủ, tính hữu

hoạch an ninh, phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của hệ thống.

uế

hiệu các giải pháp và kỹ thuật hỗ trợ cùng với soát xét và cập nhật. Là sự xác lập kế

tế
H

Đối với hoạt động kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý nhằm ngăn ngừa những
người không có thẩm quyền tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng khóa, bảo vệ, thẻ từ,
quy định trách nhiệm và các thiết bị hỗ trợ.

Đối với hoạt động kiểm soát truy cập có mục đích đảm bảo người dùng hợp

in

h

pháp, tăng cường an ninh cho hệ thống và dữ liệu; để đảm bảo an ninh cho toàn bộ hệ
thống có các chính sách hướng dẫn và giải pháp kỹ thuật như: khai báo người dùng,

cK

nhận dạng cá nhân, phân quyền truy cập, bảo mật nhiều lớp trên phần mềm ứng dụng,
đánh giá kiểm soát truy cập dựa trên đánh giá chính sách.
Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm

họ

bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu, xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung
thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, đối chiếu giữa

Đ
ại

các kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các sổ tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính
xác của thông tin, chuyển giao chính xác thông tin đến người sử dụng thông tin, đảm
bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp, quy định hủy

ng

các thông tin.

 Ứng dụng CNTT vào kiểm soát nội bộ:

ườ

Đối với lĩnh vực kế toán tài chính các yêu cầu, mục tiêu của kiểm soát, kiểm tra

nội bộ có thể lượng hoá được bằng C/On số, số lượng nghĩa là có thể khai thác tốt khả

Tr

năng của máy tính trong việc tính toán các tiêu chí xác định mức độ rủi ro. Đây là cơ
sở để đẩy nhanh quá trình ứng dụng CNTT vào hoạt động kiểm soát, kiểm tra nội bộ.
Với sự hỗ trợ của máy tính, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm soát, kiểm

tra sẽ làm thay đổi một cách căn bản, do Kiểm soát viên có điều kiện để xác định, thu
thập và tích luỹ số liệu một cách thuận lợi nhất cho công việc kiểm toán tại chỗ, từ đó
có thể cải thiện đáng kể chất lượng kiểm toán và nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

10

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Tại các đơn vị việc sử dụng máy tính, mạng máy tính và các chương trình phần
mềm kiểm soát, kiểm tra nội bộ đã giúp kiểm soát viên có thể thực hiện kiểm tra, kiểm
soát tức thời các nghiệp vụ phát sinh, từ đó phát hiện, ngăn chặn kịp thời được những
sai sót, những hành vi gian lận, tiêu cực hoặc không tuân thủ các quy định về kiểm

uế

soát nội bộ tại các bộ phận nghiệp vụ như: chi tiêu tài chính, tồn kho quy định, bán
hàng- thu tiền.

tế
H

1.2. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa

h

Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá

in

trình trao đổi hàng – tiền. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực

hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được

cK

cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thông qua quá trình
này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra đồng thời thu được tiền để tái sản

họ

xuất và mở rộng quy mô sản xuất. Kết quả của chu trình bán hàng – thu tiền không chỉ
phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ đẩy mạnh

Đ
ại

các khâu khác trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mô
cũng như nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
 Giải thích một số khái niệm liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền (theo

ng

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14):
- Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

ườ

kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh

Tr

nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
- Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho

khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
- Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua hàng do hàng hoá kém

phẩm chất, sai quy cách hoặc bị lạc hậu thị hiếu.
- Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
SVTH: Trần Thị Kiều Vân

11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Chiết khấu thanh toán là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do
người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
 Điều kiện ghi nhận doanh thu: doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả
mãn 5 điều kiện sau:

uế

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.

hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

tế
H

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu

h

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

in

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

cK

1.2.1.2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng-thu tiền
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện
mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng

họ

từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau.

- Xử lý đơn đặt hàng; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hóa;

Đ
ại

- Lập hóa đơn bán hàng; Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản giảm giá;
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.

ng

1.2.1.3. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng
thu tiền

ườ

- Các chừng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán

hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chừng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng;

Tr

Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng.
- Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền

mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng; Sổ chi tiết
khoản phải thu khách hàng …

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.2.1. Mục tiêu
Theo Nguyễn Quang Quynh, 2006, giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại
Học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội, chu trình Bán Hàng - Thu Tiền trong doanh nghiệp

uế

cần phải tuân thủ những mục tiêu sau:
- Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải có căn cứ

tế
H

hợp lý, không có các nghiệp vụ “ma” trong sổ sách kế toán.

- Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được sự phê chuẩn đúng
đắn từ các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp.

- Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đã phát sinh đều phải được

h

ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy đủ không

cK

và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

in

bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính
- Sự định giá và tính toán: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được định
giá và tính toán đúng đắn. Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trên hoá

họ

đơn, phiếu thu tiền. Phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng
tương ứng.

Đ
ại

- Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đều phải đựơc phân loại
đúng đắn, rõ ràng từng nội dung .

- Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu
được phản ánh chính kịp thời tại thời điểm phát sinh.

ng

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền được

ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác.

ườ

1.2.2.2. Sai phạm có thể xảy ra

Bảng 1.1 - Các sai phạm có thể xảy ra

Tr

Giai đoạn

Sai phạm có thể xảy ra

Xử lý đơn

­Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.

đặt hàng

­Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.

của khách
hàng

­Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay
một số điều khoản bán hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng
không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
­Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách
bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
­Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy

bán chịu

mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro

uế

Xét duyệt

tế
H

tín dụng quá mức.
­Không xét duyệt bán chịu.
­Giao hàng khi chưa được xét duyệt.

­Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng.

in

Giao hàng

h

­Giao hàng không đúng thời gian đã thỏa thuận.

­Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác

cK

định được người chịu trách nhiệm.

­Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
­Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
đơn

­Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.

họ

Lập hóa

­Lập hóa đơn trùng nhau.

Đ
ại

­Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
­Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán.
­Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
­Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.

ng

Ghi chép

doanh thu

ườ

và theo dõi
nợ phải

Tr

thu khách
hàng

­Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không
đòi được nợ …

­Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
­Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
­Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
­Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng.
­Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
­Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.2.2.3. Cơ chế kiểm soát áp dụng
Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng mới mỗi mục tiêu kiểm
soát luôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất
Mục tiêu cụ thể của hệ thống KSNB đối với chu trình Bán Hàng:

uế

định. Dưới đây là bảng minh hoạ chi tiết:

đối với chu trình bán hàng
Mục tiêu

Quá trình KSNB chủ yếu

Thủ tục kiểm soát

1. Xem lại sổ nhật ký bán háng, sổ

thu được chứng minh bằng

cái tổng hợp, sổ phụ các khoản phải

các chứng từ vận chuyển đã

thu đối với các khoản mục lớn, bất

được phép và các ĐĐH đã

thường.

2. Đối chiếu các bút toán trên sổ

cK

phê chuẩn của khách hàng.

h

1. Quá trình vào sổ doanh

in

KSNB

tế
H

Bảng 1.2 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.Các hoá đơn bán hàng

nhật ký bán hàng với bản sao hoá

sổ là của hàng

được đánh số thứ tự trước

đơn bán hàng và các chứng từ vận

gửi thực tế

và theo dõi, ghi chép đúng

chuyển.

đắn.

3. Đối chiếu chứng từ vận chuyển với
bút toán của hàng gửi trong sổ sách.

thực hiện cho
khách hàng

họ

Doanh thu ghi

Đ
ại

(có căn cứ
hợp lý)

Tr

tiêu thụ được

sự phê chuẩn
đúng đắn

(sự cho phép)

thụ về sự tán thành phương thức bán
chịu.

ng
ườ

Các nghiệp vụ

4. Đối chiếu các bút toán trên sổ
nhật ký bán hàng với các phiếu tiêu

Sự phê chuẩn cụ thể hoặc
sự phê chuẩn chung phải có

1. Kiểm tra chứng từ về sự phê
chuẩn tại ba điểm chính đó.

ở ba điểm chính thông qua
thể thức đúng đắn:

2. So sánh giá trên hoá đơn bán
hàng và bảng giá đã được phê

1. Chuẩn y sự bán chịu

chuẩn.

trước khi gửi hàng.
2. Gửi hàng.
3. Xác định giá, phương
thức, cước phí vận chuyển,
các khoản chiết khấu.

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

15


Khóa luận tốt nghiệp

1. Chọn dãy liên tục hóa đơn bán
hàng, đối chiếu khoản bán hàng đã
ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét
các chứng từ về bán hàng.
2. Đối chiếu các chứng từ vận
chuyển với các hoá đơn bán hàng và
bút toán vào sổ nhật ký bán hàng
cùng sổ phụ các khoản phải thu.
3. Ghi chép trọn vẹn chuỗi thứ tự
của các chứng từ vận chuyển và của
các hoá đơn bán hàng.
Một nhân viên độc lập
1. Đối chiếu số tiền ghi trên hóa
thực hiện kiểm tra quá trình
đơn với bảng giá đã quy định hoặc

lập hoá đơn và chuyển sổ.
việc duyệt giá từng thương vụ
2. Tính lại thông tin trên các hoá
đơn bán hàng.
3. Đối chiếu các bút toán trên sổ
nhật ký bán hàng với các hoá đơn
bán hàng.
4. Đối chiếu các chi tiết trên hóa
đơn bán hàng với các chứng từ vận
chuyển, danh sách giá và các đơn
đặt hàng của khách.
1. Cách li trách nhiệm ghi1.
1. Đối chiếu chứng từ với các
sổ nhật ký bán hàng với ghi quan hệ đối ứng trong tài khoản để
sổ phụ các khoản phải thu.
khẳng định tính đúng đắn trong phân
2. Gửi đều đặn các báo cáo loại nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
hàng tháng cho khách hàng.
vào các tài khoản có liên quan.
3. Kiểm tra nội bộ.
2.
2. Đối chiếu các nghiệp vụ bán
hàng từ nhật ký bán hàng vào các sổ
chi tiết về thu tiền mặt.
3.3. Cộng lại các con số trên tài khoản sổ
chi tiết về thu tiền và đối chiếu với nhật
ký bán hàng và Sổ cái.
4.
4. Cộng tổng các sổ nhật ký và
theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái

tổng hợp và sổ phụ các khoản phải thu.

uế

1. Các chứng từ vận
chuyển được đánh số trước
và ghi chép.
2. Hoá đơn bán hàng được
đánh số trước và ghi chép.

in

cK

họ

Đ
ại

Doanh thu ghi
sổ là số tiền
của hàng hoá
gửi đi được
tính đúng và
vào sổ chính
xác (sự đánh
giá)

h

tế
H

Các nghiệp vụ
bán hàng đều
đã được ghi sổ
(tính đầy đủ )

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Tr

ườ

ng

Các nghiệp vụ
bán hàng
được phản
ánh đúng
trong các sổ
chi tiết và
được tổng hợp
chính xác
(quá trình
chuyển sổ và
tổng hợp)

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Mục tiêu cụ thể của hệ thống KSNB đối với thu tiền:

 Phương thức bán hàng thu tiền ngay
Bảng 1.3 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với phương thức
bán hàng thu tiền ngay

1. Cách li trách nhiệm giữa

1. Thẩm tra việc phân

quản lý tiền mặt và ghi sổ

cách nhiệm vụ giữa người

sách.

quản lý tiền mặt và người

2. Đối chiếu độc lập với tài
khoản ở ngân hàng.

2.Xem lại sổ nhật ký thu

tiền mặt, sổ cái tổng hợp,

ghi sổ là số tiền công ty

in

sổ phụ các khoản phải thu

thực tế nhận được

cK

đối với số tiền lớn nhất và

Đ
ại

họ

(tính có căn cứ hợp lý)

1) Chính sách chiết khấu
tiền mặt phải tồn tại.

ng

2) Sự phê chuẩn của các

Các khoản chiết khấu

ườ

tiền mặt đã được xét

Tr

duyệt đúng đắn
(sự phê chuẩn)

ghi sổ.

h

Các khoản thu tiền mặt

Thủ tục kiểm soát

uế

Quá trình kiểm soát

tế
H

Mục tiêu KSNB

bất thường.
3. Đối chiếu các khoản
thu tiền đã ghi sổ với phiếu
thu hoặc giấy báo có của

ngân hàng.
1. Khảo sát trình tự lập
phiếu thu tiền.
2.

Đối chiếu riêng các

khoản chiết khấu tiền

khoản chiết khấu đã thanh

mặt.

toán với chính sách của
công ty về chiết khấu
thanh toán trước hạn.
3. Đối chiếu phiếu thu tiền
với các chứng từ gốc và giấy
báo có của ngân hàng với
các hợp đồng và các chứng
từ bán hàng khác

SVTH: Trần Thị Kiều Vân

17