Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương medipharco tenamyd
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (915.16 KB, 85 trang )
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Ế
H
TẾ
-H
U
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
IN
ĐỀ TÀI
ĐẶNG MINH HIỀN
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG
ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD
KHÓA HỌC 2009-2013
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Ế
H
TẾ
-H
U
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
IN
ĐỀ TÀI
SVTH: ĐẶNG MINH HIỀN
Giáo viên hướng dẫn:
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
NGHIÊN CỨU CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG
ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD
Ths. LÊ NGỌC MỸ HẰNG
Lớp: K43A KT-KT
TR
Niên khóa: 2009 - 2013
Huế, tháng 5 năm 2013
LỜI CẢM ƠN
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần dược trung ương
Medipharco - Tenamyd, kết hợp với kiến thức đã học trên ghế
nhà trường, đến nay tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
của mình với đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty
cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd”.
Để hoàn thành luận văn này ngoài sự nỗ lực của bản thân,
tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường
Đại học kinh tế Huế, các thầy cô trong khoa Kế toán - Tài
chính cũng như các thầy cô trong trường đã giảng dạy, giúp đỡ
tận tình trong 4 năm qua.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, Phòng Tài chính Tổ chức cùng các phòng ban liên quan tại công ty cổ phần
dược trung ương Medipharco - Tenamyd đã quan tâm, chỉ bảo
trong quá trình thực tập tại công ty.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ths. Lê
Ngọc Mỹ Hằng, giảng viên khoa Kế toán - Tài chính, giáo viên
đã đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn, quan tâm
giúp đỡ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất trong quá
trình thực hiện luận văn.
Trên hết tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn đối với
gia đình và lời cảm ơn chân thành tới bạn bè đã luôn ủng hộ,
chia sẻ buồn vui, động viên tinh thần cho tôi trong quá trình
thực tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Huế, tháng 5 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Đặng Minh Hiền
MỤC LỤC
Trang
PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................01
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................01
Ế
2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................02
U
3. Đối tượng nghiên cứu ...............................................................................................02
-H
4. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................02
TẾ
5. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................03
6. Các nghiên cứu trước đây.........................................................................................03
H
PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ......................................................................05
IN
Chương 1 Cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp ...............................05
K
1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán..........................................................05
C
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán ......................................................05
Ọ
1.1.2 Tính hữu ích và vai trò của hệ thống thông tin kế toán ...........................07
IH
1.1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán .......................................07
Ạ
1.2 Chu trình chi phí ..............................................................................................15
Đ
1.2.1 Hệ thống chứng từ ....................................................................................16
G
1.2.2 Sổ ..............................................................................................................17
Ư
Ờ
N
1.2.3 Báo cáo .....................................................................................................17
1.2.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ .......................................................................18
TR
1.2.5 Các mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình chi phí ......................................20
Chương 2 Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
Medipharco - Tenamyd ...............................................................................................21
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd ........21
2.1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập ........................................................21
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh........................................24
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................................27
2.1.4 Khái quát về nguồn lực và tình hình tài chính của công ty từ năm 20102012 ...................................................................................................................32
2.2 Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco Tenamyd..................................................................................................................38
2.2.1 Dữ liệu đầu vào .......................................................................................39
2.2.2 Quy trình xử lý ........................................................................................49
U
Ế
2.2.3 Thông tin đầu ra ......................................................................................56
-H
2.2.4 Hoạt động kiểm soát hệ thống .................................................................59
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
TẾ
Medipharco - Tenamyd ................................................................................................65
3.1 Ưu điểm.............................................................................................................65
IN
H
3.2 Tồn tại ...............................................................................................................66
3.3 Biện pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại đơn vị.............................................67
K
PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................70
Ọ
C
1. Kết luận ...............................................................................................................70
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
2. Kiến nghị.............................................................................................................70
Biên bản kiểm nhận
BCTC
Báo cáo tài chính
BP
Bộ phận
CN
Chi nhánh
CNTT
Công nghệ thông tin
CP
Cổ phần
CT
Chi tiết
ĐN
Định nghĩa
GTGT
Giá trị gia tăng
HT
Hệ thống
HTK
Hàng tồn kho
NCC
Nhà cung cấp
Ọ
C
NSD
IH
PNK
Người sử dụng
Phiếu nhập kho
Tài khoản
Thu nhập doanh nghiệp
TSCĐ
Tài sản cố định
TW
Trung ương
Đ
Ạ
TNDN
G
N
Ư
Ờ
TR
-H
TẾ
H
IN
Kế toán
K
KT
TK
U
BBKN
Ế
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
UNC
Ủy nhiệm chi
XNK
Xuất nhập khẩu
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán............................ 07
Sơ đồ 1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán ......................................... 08
Sơ đồ 2.1 Hệ thống phân phối trong nước của công ty CP dược TW........................ 23
Ế
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ............................................................... 25
U
Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán........................................................................................... 27
-H
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.......................................... 30
TẾ
Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy ............................................... 30
Sơ đồ 2.6 Lưu đồ quy trình đặt hàng .......................................................................... 50
H
Sơ đồ 2.7 Lưu đồ quy trình nhận hàng ...................................................................... 52
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
Sơ đồ 2.8 Lưu đồ quy trình ghi nhận và thanh toán nợ phải trả người bán................ 54
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Màn hình nhập kho hàng hóa .......................................................................54
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Hình 2.2 Màn hình xuất phiếu chi tiền mặt .................................................................56
DANH MỤC BIỂU BẢNG
Biểu 2.1 Mẫu hợp đồng mua hàng ..............................................................................44
Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho.......................................................................................47
Biểu 2.3 Mẫu biên bản kiểm nhận hàng ......................................................................48
Biểu 2.4 Mẫu phiếu chi ................................................................................................49
Ế
Biểu 2.5 Mẫu sổ cái .....................................................................................................57
U
Biểu 2.6 Mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả ....................................................................57
-H
Biểu 2.7 Mẫu báo cáo liệt kê nhập hàng theo kho .......................................................58
TẾ
Biểu 2.8 Mẫu báo cáo Bảng tổng hợp công nợ ............................................................58
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo giới tính......32
H
Bảng 2.2 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo mối quan hệ
IN
với sản xuất ..................................................................................................................33
K
Bảng 2.3 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2010-2012 phân theo trình độ học
C
vấn ................................................................................................................................34
Ọ
Bảng 2.4 Phân tích chênh lệch các chỉ tiêu bình quân trong bảng cân đối kế toán qua 3
IH
năm 2010-2012 .............................................................................................................35
Ạ
Bảng 2.5 Phân tích kế quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2010-2012 ....................37
Đ
Bảng 2.6 Tổ chức đối tượng chi tiết ............................................................................39
G
Bảng 2.7 Cấu trúc mã dược phẩm ...............................................................................39
N
Bảng 2.8 Cấu trúc mã vật tư .........................................................................................41
Ư
Ờ
Bảng 2.9 Cấu trúc mã nhà cung cấp ............................................................................41
Bảng 2.10 Tài khoản 1 cấp chi tiết ..............................................................................42
TR
Bảng 2.11 Tài khoản 2 cấp chi tiết ..............................................................................42
Bảng 2.12 Các thủ tục kiểm soát chung .......................................................................59
Bảng 2.13 Các thủ tục kiểm soát ứng dụng .................................................................61
TÓM TẮT NGHIÊN CỨU
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco Tenamyd, tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược
trung ương Medipharco - Tenamyd”
1. Mục tiêu nghiên cứu
Ế
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau:
U
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp.
-H
- Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và hạn
chế của chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd.
TẾ
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn
H
thiện chu trình chi phí trong công ty.
IN
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
K
Medipharco – Tenamyd bao gồm cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế
C
toán chu trình chi phí: chứng từ kế toán, chu trình lập và luân chuyển chứng từ, bộ
IH
phần mềm Ocean ACB 5.0.
Ọ
máy kế toán, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát trong môi trường sử dụng
Ạ
3. Kết quả đạt được
Đ
Qua quá trình tìm hiểu thực tế , đề tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ
N
sau:
G
phần dược trương ương MEDIPHARCO - TENAMYD” đã giải quyết được các vấn đề
Ư
Ờ
- Hệ thống lại các cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp và các vấn
đề liên quan.
TR
- Phân tích cơ cấu lao động, tình hình tài sản và nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty qua 3 năm 2010-2012.
- Nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
MEDIPHARCO - TENAMYD.
- Đưa ra một số nhận xét về ưu điểm, tồn tại và biện pháp nhằm hoàn thiện chu
trình chi phí tại công ty.
Nhìn chung những mục tiêu được đưa ra trong đề tài cơ bản đã thực hiện được.
Tuy nhiên do điều kiện thời gian thực tập cũng như đặc thù công việc nên khả năng
tiếp cận số liệu thực tế, đi sâu vào đề tài còn hạn chế. Kính mong nhận được sự quan
tâm đóng góp ý kiến từ quý thầy cô giáo, Ban Lãnh đạo công ty cùng bạn đọc để Luận
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
văn được hoàn thiện hơn.
PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, sự cạnh tranh diễn ra
ngày càng gay gắt nhất do sự ra đời của nhiều loại hàng hóa mới kết hợp với sức mua
từ những thị trường lớn suy giảm do khủng hoảng kinh tế. Để có thể đưa ra những
chiến lược hợp lý, nhà quản lý không chỉ cần nắm bắt được nhu cầu của thị trường mà
U
Ế
còn cần phải hiểu rõ về các hoạt động đang xảy ra ngay bên trong doanh nghiệp mình.
-H
Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp làm phát sinh rất
nhiều nghiệp vụ kinh tế. Để phân tích, ghi chép và lưu trữ các nghiệp vụ một cách hợp
TẾ
lý, đáng tin cậy đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo thích hợp cho người
sử dụng, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán hiệu
H
quả, khoa học.
IN
Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và
K
thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ. Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động
C
sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, cung cấp tốt các thông tin về chu
Ọ
trình chi phí sẽ giúp tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua, duy trì hàng tồn kho ở mức
IH
hợp lý để đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức. Công ty cổ phần dược trung ương
Medipharco – Tenamyd là công ty có lĩnh vực kinh doanh đa dạng, vừa mua nguyên
Ạ
vật liệu đầu vào để sản xuất thành phẩm, vừa tiến hành nhập khẩu các loại thuốc chữa
Đ
bệnh, mỹ phẩm, dụng cụ y tế… do đó việc theo dõi một cách chi tiết, chính xác các
G
nghiệp vụ kinh tế trong chu trình để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản
Ư
Ờ
N
lý càng trở nên quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Từ những nhận thức đó, qua thời gian thực tập tại công ty, em quyết định chọn đề
TR
tài “Nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco –
Tenamyd” để thực hiện khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình.
Kết cấu luận văn: luận văn gồm có 3 phần:
- Phần I: Đặt vấn đề
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp.
1
Chương 2: Thực trạng chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
Medipharco – Tenamyd.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung
ương Medipharco – Tenamyd.
- Phần III: Kết luận và kiến nghị.
2. Mục tiêu nghiên cứu
U
Ế
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau:
-H
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chu trình chi phí trong doanh nghiệp.
- Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng, khái quát những ưu điểm và hạn
TẾ
chế của chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd.
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp, kiến nghị có tính khả thi, góp phần hoàn
IN
H
thiện chu trình chi phí trong công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu
K
Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương
C
Medipharco – Tenamyd bao gồm: bộ máy kế toán, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình
IH
Ọ
lập và luân chuyển chứng từ, hệ thống sổ sách, báo cáo, hoạt động kiểm soát trong môi
trường sử dụng phần mềm Ocean ACB 5.0.
Ạ
4. Phạm vi nghiên cứu
Đ
Về nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng chu trình chi phí đứng trên
G
quan điểm hệ thống thông tin kế toán và đề ra giải pháp góp phần hoàn thiện
N
chu trình chi phí tại công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd.
Ư
Ờ
Không gian: Phòng Tài chính - Tổ chức Công ty cổ phần dược trung ương
TR
Medipharco – Tenamyd.
Thời gian: Thời gian tìm hiểu và nghiên cứu diễn ra trong 3 tháng, từ tháng 2
đến tháng 5 năm 2013. Về tình hình hoạt động của Công ty cổ phần dược trung
ương Medipharco – Tenamyd, em sẽ tiến hành phân tích trong khoảng thời gian
3 năm từ năm 2010 đến năm 2012. Số liệu minh họa chu trình chi phí được lấy
trong năm 2012.
Địa điểm: Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd, Số 8
Nguyễn Trường Tộ, Phường Phước Vĩnh, Thành phố Huế.
2
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành luận văn này, trong quá trình phân tích em đã sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp những cán bộ trong phòng Tài
chính – Tổ chức và các phòng có liên quan thông qua bảng hỏi.
Phương pháp điều tra thu thập số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cần
U
Ế
thiết cho việc nghiên cứu bao gồm chứng từ, mẫu sổ, báo cáo kế toán từ các
-H
phòng ban có liên quan, đồng thời thu thập thông tin từ website. Đây là phương
pháp được sử dụng để tập hợp những thông tin, số liệu thực sự cần thiết cho đề
TẾ
tài.
Phương pháp quan sát: quan sát các hoạt động như quá trình tiếp nhận, phê
H
duyệt, nhập liệu… từ phòng kinh doanh, bộ phận kho và phòng tổ chức tài
IN
chính.
K
Phương pháp thống kê: Thống kê, sắp xếp những thông tin, dữ liệu thu thập
C
được để hoàn thành công việc nghiên cứu.
Ọ
Phương pháp so sánh: Dựa vào những số liệu để tiến hành so sánh, đối chiếu
IH
(cả về tương đối lẫn tuyệt đối), thường là so sánh giữa hai năm để tìm ra sự tăng
giảm của giá trị giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình
Đ
Ạ
khác.
Do nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu, hạn chế về số liệu nên
G
Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự quan tâm đóng
Ư
Ờ
N
góp ý kiến từ quý thầy cô giáo, Ban Lãnh đạo công ty cùng bạn đọc để Luận văn được
hoàn thiện hơn.
TR
6. Các nghiên cứu trước đây
Theo sự tìm hiểu của riêng cá nhân em, hiện nay các đề tài nghiên cứu về chu trình
chi phí hay nghiên cứu về hoạt động mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp đã có
nhưng việc đánh giá chu trình chi phí dưới góc độ hệ thống thông tin kế toán thì hầu
như chưa có sinh viên nào thực hiện. Nguyên nhân có thể do hệ thống thông tin kế
toán tuy là một lĩnh vực đã ra đời từ lâu trên thế giới nhưng vẫn ít được quan tâm tại
Việt Nam, số lượng sách và tài liệu tham khảo các lý thuyết liên quan còn khá hạn chế.
Theo em, một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong sự
3
phát triển của doanh nghiệp; chu trình chi phí lại là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt
động kinh doanh; nếu thông tin về chu trình chi phí được cung cấp một cách chính
xác, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động mua hàng, có kế hoạch thanh
toán nợ hợp lý từ đó tăng sức cạnh tranh. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề đối
với doanh nghiệp cũng như từ sự quan tâm của chính mình nên em đã quyết định chọn
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
đề tài này.
4
PHẦN II – NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Ế
Thông tin là sản phẩm đầu ra của quá trình xử lý dữ liệu, có ý nghĩa và tính hữu
U
ích đối với người tiếp nhận. Thông tin được xem là hữu ích nếu như có đầy đủ các đặc
-H
điểm sau:
phản ánh chính xác sự kiện hay hoạt động trong đơn vị.
TẾ
-Tính có thể tin cậy: thông tin không chứa đựng các yếu tố sai sót hay gian lận,
H
- Tính phù hợp: thông tin có sự tác động đến người ra quyết định bằng cách giảm
IN
thiểu sự thiếu chắc chắn hay tạo thêm cơ sở cho việc ra quyết định.
K
- Tính kịp thời: thông tin phải được cung cấp đúng thời điểm để tác động lên quá
C
trình ra quyết định.
Ọ
- Tính hoàn chỉnh: thông tin phải chứa đựng tất cả các dữ liệu có liên quan đến việc
IH
ra quyết định
Đ
cho người sử dụng.
Ạ
- Tính có thể hiểu được: thông tin được trình bày một cách hữu ích và minh bạch
N
độc lập.
G
- Tính có thể kiểm tra được: thông tin có kết quả giống nhau được tạo ra từ 2 nguồn
Ư
Ờ
Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng, có nhiều định nghĩa khác nhau về
hệ thống tùy vào mục tiêu và cách nhìn của người phát biểu. Marshall B. Romney và
TR
Paul J. Steinbart đã đưa định nghĩa về hệ thống như sau: “Hệ thống là một thực thể bao
gồm nhiều phần tử hay hệ thống con tương tác với nhau được tổ chức nhằm thực hiện
một mục tiêu nhất định”. Như vậy, “Hệ thống thông tin (Information System) là
phương tiện để thu thập, xử lý dữ liệu, tiến hành lưu trữ, quản lý, kiểm soát thông tin
và cho ra các báo cáo nhằm giúp đơn vị đạt được mục tiêu đã đề ra.” 1
1
1994, Accounting Information Systems, 6th edition, USA, Addison - Wesly Publishing Company
5
Hệ thống thông tin được phát triển thành nhiều dạng khác nhau nhằm phục vụ
những nhu cầu thông tin riêng biệt của tổ chức. Hệ thống thông tin quản trị
(Management information system - MIS) là hệ thống tin được phát triển nhằm mục
tiêu thu thập và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin quản trị phục vụ cho việc lập kế
hoạch, kiểm soát và quản lý tổ chức. Hệ thống thông tin kế toán (Accounting
information system - AIS) là hệ thống con của hệ thống thông tin quản trị có nhiệm vụ
Ế
xử lý các nghiệp vụ kinh tế và các dữ liệu tài chính khác. AIS là hệ thống thông tin
U
được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp, còn được gọi là hệ thống xử lý
-H
nghiệp vụ.
Hoạt động của hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến
TẾ
các chu trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kế toán. Các chu trình này được tóm tắt
Chu trình doanh thu: là chu trình liên quan đến công việc bán hàng hóa, dịch
IN
-
H
trong sơ đồ 1.1:
-
K
vụ, theo dõi công nợ phải thu và thu tiền của khách hàng.
Chu trình chi phí: là chu trình liên quan đến công việc đặt hàng, mua hàng, theo
Chu trình sản xuất: là chu trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên
IH
-
Ọ
C
dõi nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp.
(nguyên vật liệu, lao vụ…) thành hàng hóa và dịch vụ.
Chu trình tài chính: là chu trình liên quan đến việc tiếp nhận, sử dụng và quản
Ạ
-
Chu trình nhân sự: là chu trình liên quan đến quá trình tuyển dụng và trả lương.
N
-
G
nghiệp).
Đ
lý vốn đầu tư (tức là những công việc liên quan đến hoạt động tài chính của doanh
Ư
Ờ
Một chu trình như trên gồm một hay nhiều phân hệ còn gọi là các hệ thống ứng
TR
dụng. Một hệ thống ứng dụng xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân
hệ của mình.
Còn một chu trình nghiệp vụ nữa là chu trình báo cáo tài chính. Đây không phải là
chu trình hoạt động như các chu trình trên mà là một chu trình tổng hợp dữ liệu của
các chu trình khác để soạn thảo các báo cáo tài chính tuân thủ theo nguyên tắc chung
của chế độ kế toán.
6
Các sự kiện
kinh tế
Chu trình
Chi phí
Chu trình
Doanh
thu
Chu trình
Nhân sự
U
Chu trình
Tài chính
H
K
IN
Chu trình
Báo cáo
tài chính
TẾ
-H
Chu trình
Sản xuất
Ế
Các nghiệp vụ
Ọ
C
Báo cáo kế toán
IH
Sơ đồ 1.1 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán
Ạ
1.1.2 Tính hữu ích và vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp
Đ
Hệ thống thông tin kế toán giữ vai trò là nền tảng của hệ thống thông tin trong
G
doanh nghiệp, khi kết hợp với hệ thống thông tin đặc thù sẽ cung cấp đầy đủ thông tin
N
đa dạng, đa cấp quản trị và là cơ sở để triển khai các giải pháp quản trị toàn diện các
Ư
Ờ
nguồn lực doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin kinh tế, tài chính hữu ích, trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp
TR
thời, dễ hiểu và có thể so sánh là mục tiêu hoạt động cũng là yêu cầu bắt buộc đối với
hệ thống thông tin kế toán.
Thông tin đáp ứng đầu đủ các tiêu chuẩn trên mới đáng tin cậy để làm cơ sở giúp
các nhà quản trị đưa ra quyết định quản trị tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược trong
suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời giúp cho nhà quản trị, chủ sở
hữu, nhà đầu tư, đối tác cho vay nắm bắt đầy đủ tình hình tài chính, khả năng phát
triển, cơ hội và thách thức trong kinh doanh.
7
1.1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào,
lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin đầu ra cho việc xây dựng kế hoạch, ra quyết định và
kiểm soát mục đích của nhà quản lý. Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ
thông thông tin được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản
xuất kinh doanh của đơn vị. Các thành phần trong cấu trúc của hệ thống thông tin kế
Ế
toán bao gồm:
Hướng dẫn
và thủ tục
Môi trường
Người sử
dụng
Đầu vào
TẾ
Mục tiêu
-H
U
Trao đổi
thông tin
Đầu ra
IN
H
Xử lý
Hạn chế
Lưu trữ dữ
liệu
IH
Ọ
C
Kiểm soát và
bảo vệ
K
Phản hồi
Sơ đồ 1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của đơn vị: Mỗi hệ thống được thiết kế nhằm đạt được một hay nhiều
Ạ
-
Đ
mục tiêu khác nhau. Những mục tiêu này phản ánh quan điểm của nhà lãnh đạo và lý
Ư
Ờ
thống.
Dữ liệu đầu vào: Dữ liệu được thu thập bởi hệ thống hay người sử dụng hệ
N
-
G
do tồn tại của hệ thống.
Thông tin đầu ra: Thông tin được tạo ra bởi hệ thống được gọi là đầu ra. Đôi
TR
-
khi thông tin đầu ra lại quay trở lại hệ thống dưới dạng những phản hồi và trở thành dữ
liệu đầu vào.
-
Dữ liệu được lưu trữ: Dữ liệu đầu vào hay dữ liệu đã được xử lý bởi hệ thống
sau đó vẫn được sử dụng bởi chính hệ thống hay người sử dụng hệ thống. Các dữ liệu
liệu này trở thành dữ liệu được lưu trữ và tồn tại cùng với hệ thống.
8
-
Bộ máy xử lý: Các dữ liệu khi đi vào hệ thống sẽ được xử lý để cung cấp thông
tin cho người sử dụng hoặc lưu trữ và sử dụng vào thời điểm cần thiết. Hiện nay, hầu
hết các doanh nghiệp áp dụng máy tính cho hệ thống xử lý dữ liệu.
-
Hướng dẫn và thủ tục: Một hệ thống thông tin không thể tự hoạt động mà
không có người vận hành. Do vậy, những hướng dẫn và thủ tục chi tiết cần được lưu
trữ cùng hệ thống. Phần mềm máy tính được thiết kế nhằm giúp hệ thống tiến hành các
Ế
hoạt động xử lý dữ liệu. Cần có tài liệu hướng dẫn cụ thể các thủ tục để người sử dụng
Hạn chế của hệ thống: Mỗi hệ thống đều có giới hạn trong và giới hạn ngoài,
-H
-
U
có thể vận hành hệ thống một cách hiệu quả.
điều này ngăn cản việc phát triển về quy mô, số người sử dụng hay các công cụ nhập
Người sử dụng: Người sử dụng là người tiến hành tương tác với hệ thống và sử
H
-
TẾ
liệu, xử lý, lưu trữ hoặc thông tin đầu ra.
IN
dụng các thông tin do hệ thống tạo ra. Trong doanh nghiệp, người sử dụng bao gồm
K
những cá nhân tham gia vào các nghiệp vụ kinh tế và ghi nhận dữ liệu, nhà quản lý và
người tiến hành các hoạt động kiểm soát và bảo vệ. Người sử dụng thông tin đầu ra
Biện pháp bảo vệ (kiểm soát): Thông tin được tạo ra từ hệ thống phải đảm bảo
IH
-
Ọ
C
của hệ thống được gọi là người dùng cuối.
tính chính xác và không chứa đựng các sai sót vì vậy hệ thống phải được bảo vệ khỏi
Ạ
việc truy cập trái phép. Các biện pháp kiểm soát được xây dựng đối với hệ thống nhằm
Trao đổi thông tin: Thông tin phải được trao đổi giữa những người sử dụng hệ
G
-
Đ
đảm bảo tính chính xác của thông tin.
N
thống, giữa máy tính và người sử dụng, giữa doanh nghiệp với những nhân tố có sẵn
Ư
Ờ
trong môi trường, giữa các hệ thống con…
1.1.3.1 Dữ liệu đầu vào
TR
Cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào
Cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào có hai thành phần cơ bản, một là hệ thống
chứng từ gốc và hai là hệ thống thu nhận chứng từ gốc:
-
Hệ thống chứng từ gốc là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin
đầu vào vì chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện như thế nào, thông tin
hướng dẫn người sử dụng, làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống mới, là cơ sở kiểm soát
chi phí triển khai, bảo trì và làm bằng chứng kiểm toán hệ thống thông tin kế toán.
9
-
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc được sắp xếp tùy theo tổ chức của hệ thống
thông tin kế toán của một đơn vị. Nếu hệ thống kế toán làm bằng thủ công, hệ thống
chứng từ gốc được thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc.
Nếu hệ thống kế toán được xử lý bằng máy, hệ thống chứng từ được thu nhận có thể
trên máy (chứng từ điện tử), qua máy quét, qua tập tin email, trực tuyến hay chứng từ
bằng giấy.
Ế
Tổ chức dữ liệu đầu vào
-H
các vật mang tin, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng.
U
Các dữ liệu đầu vào được tổ chức thành hệ thống cơ sở dữ liệu, được lưu trữ trên
TẾ
Với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang
tin là giấy và cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán.
H
Với hệ thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán dữ liệu được lưu
IN
trữ trên các vật mang tin là đĩa hay băng từ dưới dạng các tập tin hay một hệ thống
K
quản trị cơ sở dữ liệu. Cấu trúc của các dữ liệu là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu.
Hoạt động: Nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn lực của quá
IH
trình sản xuất kinh doanh
Ọ
-
C
Nội dung dữ liệu thu thập:
Nguồn lực: các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình trao đổi.
-
Đối tượng: cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi cho quá trình trao đổi.
Đ
Ạ
-
Chứng từ: thu thập các nội dung (dữ liệu) của cá hoạt động thực hiện quá trình
N
-
G
Thành phần thu thập dữ liệu:
Ư
Ờ
trao đổi nguồn lực.
-
Tài khoản: thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình
TR
trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản
lý. Mỗi một loại tài khoản là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại nguồn lực về
giá trị.
-
Đối tượng chi tiết: thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo
dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý.
Đối tượng chi tiết bao gồm cá đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các
nguồn lực cần quản lý chi tiết.
10
Mỗi đối tượng chi tiết cần xác định nội dung mô tả và nội dung quản lý.
Các nội dung quản lý của từng đối tượng chi tiết là cơ sở để mã hóa cho từng
đối tượng.
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu:
-
Ý nghĩa của việc mã hóa:
Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ được mã
U
Ế
hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau.
-H
Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể.
TẾ
Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý,
yêu cầu thông tin.
Các phương pháp mã hóa:
H
-
IN
Mã trình tự/mã liên tiếp: Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp, ví dụ: mã số
K
sinh viên.
C
Mã khối/nhóm: Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định, ví dụ: mã
Ọ
UPC bao gồm 6 chữ số đầu là mã nhà sản xuất, 6 số sau là mã sản phẩm.
IH
Mã phân cấp: Gán 1 nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp, nhóm
Ạ
đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó.
Các hoạt động ghi nhận dữ liệu:
G
-
Đ
Mã gợi nhớ: Gán các ký tự vào trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định.
N
Nhập liệu, ghi nhật ký: nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống.
Ư
Ờ
Cập nhật, chuyển sổ: tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư tài khoản, số
TR
dư chi tiết khách hàng…) sau khi sự kiện xảy ra.
Khai báo: đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (khách
hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…)
Đối với hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính, dữ liệu được
nhập theo những phương thức sau: theo thời gian thực, theo lô, nhập liệu theo
thời gian thực xử lý theo lô.
-
Lưu trữ dữ liệu:
11
Trong hệ thống thông tin kế toán thủ công, dữ liệu được lưu trữ trong các sổ
nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết.
Trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính, việc lưu trữ được tiến hành
trên các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ:
Tập tin chính: lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong và ngoài
hệ thống, ví dụ: khách hàng, hàng hóa..., không chứa các dữ liệu về các sự
Ế
kiện phát sinh. Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ
-H
U
liệu tổng hợp.
Tập tin nghiệp vụ: lưu trữ dữ liệu về các sự kiện: đặt hàng, bán hàng, thu
TẾ
tiền…, luôn chứa trường ngày của sự kiện, nghiệp vụ và dữ liệu về giá cả,
số lượng liên quan đến sự kiện.
H
1.1.3.2 Hệ thống thông tin đầu ra
IN
Hệ thông thông tin đầu ra bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo
K
biểu mẫu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công thì các
C
báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ
Ọ
thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán thì các báo cáo được phần
IH
mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập.
Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào. Đối
Ạ
với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngoài đơn vị, yêu cầu là phải theo mẫu
Đ
biểu thống nhất. Đố với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng nội bộ của đơn vị, mẫu
G
biểu dó chính nhà quản lý đó thiết lập.
Ư
Ờ
N
1.1.3.3 Kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kiểm soát nội bộ
TR
Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO, là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi
hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết
kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
-
Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
-
Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
-
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
12
Tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu, mỗi đơn vị sẽ thiết kế một hệ
thống kiểm soát nội bộ riêng cho đơn vị mình. Theo quan điểm của COSO, hệ thống
kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận cơ bản:
-
Môi trường kiểm soát: các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên
quan đến nhận thức, thái độ, quan điểm của nhà quản lý doanh nghiệp.
-
Đánh giá rủi ro: Kiểm soát bao gồm cả việc nhận dạng, đánh giá và quản lý các
Ế
rủi ro có thể phát sinh. Trong thực tế không có biện pháp nào có thể giảm rủi ro xuống
U
bằng không. Vấn đề là các nhà quản lý phải xác định được rủi ro nào có thể chấp nhận
-H
và phải làm gì để quản lý rủi ro. Để làm được như thế, nhà quản lý phải xác định được
mục tiêu của tổ chức từ đó nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không
Thông tin truyền thông: Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận,
H
-
TẾ
thể thực hiện được.
IN
cá nhân trong đơn vụ để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin
K
của đơn vị bao gồm nhiều phân hệ trong đó hệ thống thông tin kế toán là một phần rất
quan trọng và không thể thiếu trong việc điều hành hoạt động của đơn vị. Do đó, sự
C
kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu như hệ thống thông tin kế toán cung cấp
-
IH
Ọ
những thông tin trung thực, đáng tin cậy, kịp thời và chính xác.
Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là toán bộ những chính sách thủ tục
Ạ
do nhà quản lý của đơn vị thiết lập để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được
Giám sát: Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống
G
-
Đ
thực hiện.
N
kiểm soát để đánh giá xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành hiệu quả và đúng
Ư
Ờ
như thiết kế không, các chốt kiểm soát mà đơn vị đã cài đặt có hợp lý không để có
biện pháp giải quyết kịp thời. Hoạt động giám sát sẽ làm tăng hiệu quả của việc thực
TR
hiện các chính sách, thủ tục của nhân viên đơn vị. Công tác giám sát sẽ được thực hiện
định kỳ và thường xuyên.
Kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính
-
Kiểm soát chung: là các thủ tục, các chính sách được thiết kế có hiệu lực trên
toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính
bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:
13
Tổ chức quản lý: tổ chức phân chia trách nhiệm trong hệ thống thông tin kế
toán.
Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: nhắm đến mục tiêu đảm bảo
hệ thống thông tin luôn được duy trì hoạt động hiệu quả và phát triển. Các thủ
tục kiểm soát này thường bao gồm các thủ thục khi thực hiện các thay đổi lên
hệ thống và các tài liệu cần thiết của hệ thống.
Ế
Kiểm soát vận hành hệ thống: được thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống chỉ được
U
sử dụng cho các mục đích đã được doanh nghiệp quy định, quyền truy cập để
-H
vận hành hệ thống chỉ được giao cho các nhân viên có trách nhiệm và các sai
TẾ
sót trong quá trình xử lý được phát hiện kịp thời.
Kiểm soát phần mềm: nhằm đảm bảo phần mềm hoạt động hiệu quả và chính
H
xác, ngăn chặn các sự xâm nhập bất hợp lệ; mọi thay đổi hợp lệ đến phần mềm
IN
đều được xét duyệt và ghi vào tài liệu phát triển phần mềm.
K
Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập: kiểm soát này được thiết lập để đảm bỏa
việc nhập liệu tuân thủ các quy định về chức trách và mức độ chính xác kịp
Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến
IH
-
Ọ
C
thời, dữ liệu nhập vào hệ thống là có thực và an toàn.
một hệ thống con, một phần hành ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng được thực
Ạ
hiện trên sự phân chia trách nhiệm và các thủ tục kiểm soát. Có 3 dạng kiểm soát ứng
Đ
dụng nhằm ngăn chặn và phát hiện các sai sót, phạm quy:
Tính có thực hay tính hợp lệ: nhằm phát hiện các dữ liệu nhập sai vào hệ
N
G
Kiểm soát đầu vào: đảm bảo dữ liệu nhập hợp lệ, bao gồm:
Ư
Ờ
thống và ngăn chặn hệ thống ghi các dữ liệu không có thực vào cơ sở dữ
TR
liệu. Kiểm soát có thực dữ liệu cũng cung cấp khả năng sử sai và nhập lại dữ
liệu. Kiểm soát này thường được thực thực kiện theo các cách như kiểm soát
ngăn chặn, kiểm soát phát hiện.
Tính đầy đủ: kiểm tra tính đầy đủ là kiểm soát các nghiệm vụ phải được
nhập tấp cả các thông tin yêu cầu. Kiểm soát này thường được thực hiện ở 2
mức là kiểm tra tính đầy thuộc tính của trường dữ liệu và kiểm tra tính đầy
đủ được quy định trong bảng kiểm soát.
14
