Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại nhà máy tinh bột sắn intimex
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.32 MB, 118 trang )
ÂẢI HC HÚ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
Ế
KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH
TẾ
-H
U
KHỌA LÛN TÄÚT NGHIÃÛP ÂẢI
HC
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO
TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX
TR
Sinh viãn thỉûc hiãûn:
NGUÙN THË LÃÛ THY
Låïp: K42 - Kãú toạn Kiãøm toạn
Giạo viãn hỉåïng dáùn:
ThS. LÃ NGC M HÀỊNG
G
N
Ư
Ờ
TR
C
Ọ
IH
Ạ
Đ
H
IN
K
TẾ
-H
U
Ế
HUÃÚ, 05/2012
Lời Cảm Ơn
Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận
tốt nghiệp này, em đã nhận được rất nhiều nguồn
Ế
động viên và giúp đỡ to lớn từ nhà trường, thầy cô,
U
bạn bè, các cô chú, anh chị làm việc tại Nhà máy
-H
Tinh bột sắn Intimex.
Trước hết, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban
TẾ
giám hiệu nhà trường, khoa Kế toán – Tài chính,
cùng toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế -
H
Đại học Huế đã truyền thụ cho em những kiến thức
IN
chuyên môn hết sức quý giá và thiết thực.
K
Em cũng xin chân thành cảm ơn Giám đốc, các anh
C
chị Phòng Tài chính – Kế toán và các Phòng ban khác
Ọ
ở Nhà máy Tinh bột sắn Intimex đã nhiệt tình giúp
IH
đỡ em trong quá trình thực tập, tạo mọi điều kiện
để em có thể thu thập thông tin, số liệu, nắm bắt
Ạ
tình hình thực tế tại đơn vị.
Đ
Đặc biệt, em xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn
G
đến Th.s Lê Ngọc Mỹ Hằng đã tận tình, dành nhiều
N
thời gian và công sức hướng dẫn em trong suốt quá
Ư
Ờ
trình làm khóa luận tốt nghiệp.
Và cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành
TR
đến gia đình, bạn bè, những người luôn bên cạnh
chia sẻ, động viên, giúp đỡ để em có thể hoàn thành
tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tuy nhiên, do những hạn chế về thời gian nghiên
cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm, khóa luận của
em không tránh khỏi những điểm thiếu sót.
Kính mong quý thầy cô giáo và những người quan
tâm đóng góp ý kiến để đề tài này ngày càng hoàn
thiện hơn.
Huế, ngày 5 tháng 5 năm 2012
Sinh viên thực hiện
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
TRANG BÌA
LỜI CẢM ƠN
Ế
MỤC LỤC
U
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
-H
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
TẾ
TÓM TẮT ĐỀ TÀI
H
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................................1
IN
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu ...........................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................3
K
3. Đối tượng nghiên cứu ..............................................................................................3
C
4. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................3
Ọ
5. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................3
IH
6. Tính mới của đề tài ..................................................................................................4
Ạ
PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ..............................................6
Đ
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP ..................................................6
N
G
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................................................6
Ư
Ờ
1.1.1. Khái quát chung về hệ thống KSNB...............................................................6
1.1.1.1. Khái niệm về hệ thống KSNB.................................................................6
TR
1.1.1.2. Phân loại ..................................................................................................7
1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB..........................................8
1.1.1.4. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống KSNB .....................8
1.1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB .......................................9
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB ............................................................9
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát ..............................................................................9
1.1.2.2. Hệ thống kế toán....................................................................................11
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................11
1.2. Chu trình hàng tồn kho và mối quan hệ với các chu trình kế toán khác ............12
1.2.1. Khái quát chung về chu trình HTK...............................................................12
1.2.1.1. Khái niệm ..............................................................................................12
1.2.1.2. Chức năng của chu trình........................................................................12
Ế
1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình ...............................14
U
1.2.2. Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình kế toán khác ................15
-H
1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại doanh nghiệp............16
1.3.1. HTTT kế toán trong chu trình HTK..............................................................17
TẾ
1.3.1.1. Hệ thống chứng từ kế toán ....................................................................17
H
1.3.1.2. Hệ thống tài khoản kế toán....................................................................18
IN
1.3.1.3. Hệ thống sổ, báo cáo kế toán.................................................................18
1.3.2. Thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK........................................................18
K
1.3.2.1. Kiểm soát chức năng .............................................................................18
C
1.3.2.2. Kiểm soát ứng dụng ..............................................................................21
Ọ
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VÀ CÔNG TÁC
IH
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN
Ạ
INTIMEX .....................................................................................................................24
Đ
2.1. Giới thiệu về Nhà máy tinh bột sắn Intimex.......................................................24
G
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển ....................................................................24
N
2.1.2. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Nhà máy
Ư
Ờ
tinh bột sắn Intimex ................................................................................................25
2.1.2.1. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Nhà máy tinh bột sắn
TR
Intimex................................................................................................................25
2.1.2.2. Tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex ..............................27
2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex ............................29
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy ............................................29
2.2.2. Chính sách chính sách kế toán áp dụng tại Nhà máy ...................................31
2.2.3. Hình thức sổ kế toán tại Nhà máy.................................................................35
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
2.2. Thực trạng chu trình hàng tồn kho và công tác kiểm soát chu trình hàng tồn kho
tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex .............................................................................36
2.2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex............36
2.2.1.1. Đặc thù về quản lý.................................................................................36
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................37
Ế
2.2.1.3. Chính sách nhân sự................................................................................38
U
2.2.1.4. Công tác kế hoạch .................................................................................38
-H
2.2.1.5. Bộ phận KTNB......................................................................................38
2.2.2.6. Ủy ban kiểm soát ...................................................................................39
TẾ
2.2.2.7. Môi trường bên ngoài ............................................................................39
H
2.2.2. Thực trạng chu trình HTK và công tác kiểm soát chu trình tại Nhà máy
IN
Tinh bột sắn Intimex ...............................................................................................40
2.2.2.1. Một vài đặc điểm về HTK tại Nhà máy và bộ mã được sử dụng liên
K
quan ....................................................................................................................40
C
2.2.2.2. Thực trạng HTTT phục vụ cho quá trình KSNB chu trình HTK tại Nhà
Ọ
máy Tinh bột sắn Intimex...................................................................................44
IH
2.2.2.3. Thực trạng các thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK tại Nhà máy Tinh
Ạ
bột sắn Intimex ...................................................................................................46
Đ
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM
G
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT
N
SẮN INTIMEX ............................................................................................................64
Ư
Ờ
3.1. Đánh giá thực trạng chu trình hàng tồn kho và hệ thống kiếm soát nội bộ chu
trình hàng tồn kho hiện nay tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ................................64
TR
3.1.1. Những ưu điểm .............................................................................................64
3.1.1.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................64
3.1.1.2. Hệ thống kế toán....................................................................................65
3.1.1.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................66
3.1.2. Những hạn chế ..............................................................................................67
3.1.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................67
3.1.2.2. Hệ thống kế toán....................................................................................67
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
3.1.2.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................68
3.2. Một số giải giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình
hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex .......................................................69
3.2.1. Lợi ích của việc tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy
Tinh bột sắn Intimex ...............................................................................................69
Ế
3.2.2. Một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà
U
máy Tinh bột sắn Intimex .......................................................................................69
-H
3.2.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ..........................................................69
3.2.2.2. Hoàn thiện HTTT phục vụ KSNB chu trình HTK ................................71
TẾ
3.2.2.3. Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát .....................................................72
H
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................74
IN
1. Kết luận..................................................................................................................74
2. Hướng nghiên cứu tiếp theo ..................................................................................74
K
3. Kiến nghị................................................................................................................75
C
3.1. Đối với Nhà nước ...............................................................................................75
Ọ
3.2. Đối với Nhà trường.............................................................................................76
IH
3.3. Đối với Nhà máy.................................................................................................76
Ạ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
PHỤ LỤC
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
KSNB
Kiểm soát nội bộ
TBS
Tinh bột sắn
CCDC
Công cụ dụng cụ
NVL
Nguyên vật liệu
BGĐ
Ban Giám đốc
ĐĐH
Đơn đặt hàng
PYC
Phiếu yêu cầu
TẾ
H
IN
PXK
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
K
PNK
Ọ
IH
HTTT
C
KTNB
Kiểm toán nội bộ
Hệ thống thông tin
Nhà cung cấp
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
NCC
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
U
Hàng tồn kho
-H
HTK
Ế
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Một số chỉ tiêu tài chính của Nhà máy trong 3 năm gần đây .......................26
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Ế
Bảng 3.1. Chỉ số ROI của Nhà máy trong 3 năm gần đây ............................................64
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác ............................16
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ..........................27
Ế
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Tinh bột Sắn Intimex.............29
U
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ..................31
-H
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ..................36
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ mua NVL .................................................49
TẾ
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ mua CCDC...............................................50
Sơ đồ 2.7. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL..........................................52
H
Sơ đồ 2.8. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho CCDC .......................................53
IN
Sơ đồ 2.9. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL ..........................................55
K
Sơ đồ 2.10. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm .............................57
C
Sơ đồ 2.11. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ.............59
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
Sơ đồ 2.12. Quy trình luân chuyển chứng từ kiểm kê HTK..........................................61
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
TÓM TẮT ĐỀ TÀI
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
Ế
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa
U
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Trong đó, hàng tồn kho
-H
luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ
trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi
TẾ
và việc xác định tình trạng của hàng tồn kho là một công việc hết sức khó khăn nên dễ
phát sinh ra các gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc hoàn
H
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ
IN
tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
C
Phần I – Đặt vấn đề
K
Đề tài gồm có ba phần chính:
IH
Ọ
Phần II – Nội dung và kết quả nghiên cứu gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình HTK
Ạ
Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột
Đ
sắn Intimex
G
Chương 3:Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Nhà máy
Ư
Ờ
N
Phần III – Kết luận và kiến nghị
Việc hoàn thành đề tài này là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi thực tế tại
TR
Nhà máy Tinh bột sắn Intimex. Tuy nhiên do thời gian và trình độ kiến thức của bản
thân còn nhiều hạn chế nên đề tài sẽ không thể tránh được những thiếu sót. Rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô, bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu
Đất nước ta đã thực sự hội nhập, nền kinh tế mở cửa trong cả lĩnh vực Xuất khẩu
Ế
và Nhập khẩu, tất cả các doanh nghiệp đều quan hệ Thương mại rộng mở hơn và có
U
nhiều cơ hội để phát triển, giới thiệu, quảng bá và đưa sản phẩm của mình ra thị trường
-H
thế giới nhằm khẳng định thương hiệu, chất lượng sản phẩm, thâm nhập và từng bước
TẾ
chiếm lĩnh thị trường. Hơn thế nữa, khi Việt Nam đã là thành viên của Tổ chức thương
mại thế giới (WTO), các doanh nghiệp của chúng ta sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi
H
trong kinh doanh xuất nhập khẩu, không chỉ với một mặt hàng mà là tất cả các mặt
IN
hàng của tất cả các lĩnh vực kinh doanh so với trước đây. Tuy nhiên, sự cạnh tranh sẽ
K
gay gắt hơn, khốc liệt hơn vì nó không chỉ diễn ra ở trong nước mà còn phải cạnh
tranh với các nước bạn trên thế giới đã gia nhập vào WTO. Do vậy, để có thể đứng
Ọ
C
vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp không
IH
những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh
nghiệp còn phải hoàn thiện, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý
Ạ
để hạn chế những sai sót, gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục
Đ
tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
G
Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh
N
tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức
Ư
Ờ
năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó,
TR
khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật
chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương
diện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động. KSNB chính là công cụ chủ yếu để
thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống
KSNB cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy, để
người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức
phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
1
Khóa luận tốt nghiệp
Trong doanh nghiệp sản xuất, HTK luôn là trung tâm của sự chú ý. HTK thường
có tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động, là chu trình chủ yếu trên báo cáo tài chính nên
rất dễ xảy ra những sai sót hoặc gian lận lớn, gây ảnh hưởng trọng yếu về chi phí và
kết quả kinh doanh. Chu trình vận động của HTK bắt đầu từ NVL, CCDC sang sản
Ế
phẩm dở dang rồi đến thành phẩm, hàng hoá. Sự vận động của HTK ảnh hưởng tới
U
nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí NVL, chi phí sản xuất chung, giá
-H
vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá HTK… là những chỉ tiêu
thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp. Bên
TẾ
cạnh đó, chu trình HTK có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với các chu trình khác, vì
H
vậy trong công tác KSNB phải có sự xem xét mối liên hệ giữa các chu trình này, do có
IN
thể xảy ra những sai sót mang tính chất dây chuyền giữa các giai đoạn trong quá trình
K
sản xuất. Chính những lý do đó mà việc KSNB đối với chu trình HTK trong doanh
C
nghiệp càng trở nên vô cùng quan trọng và cấp thiết.
Ọ
Nhà máy Tinh bột sắn Intimex trực thuộc Công ty cổ phần Intimex Việt Nam là
IH
một doanh nghiệp đã hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định kể từ năm 2004 với đặc thù
Ạ
là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm như Tinh bột sắn, phân bón hữu cơ sinh học và các
Đ
chế phẩm phụ thu hồi được từ tinh bột sắn. Trong đó, lĩnh vực chế biến Tinh bột sắn là
G
lĩnh vực đem lại nhiều lợi ích cho nông dân và sản phẩm được thị trường thế giới chấp
N
nhận và có khả năng ổn định lâu dài. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản suất do đó
Ư
Ờ
HTK cũng chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp và chu
TR
trình HTK cũng là chu trình chủ yếu rất dễ xảy ra những sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối với chu trình
HTK, qua thời gian thực tập tại Nhà máy, em đã chọn đề tài “Tăng cường hệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex” để
hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Đề tài hướng đến việc hoàn thiện hệ thống
KSNB nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được
sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
2
Khóa luận tốt nghiệp
Đề tài ngoài Phần đặt vấn đề, Phần kết luận và kiến nghị, gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình HTK tại doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn
Intimex
Ế
Chương 3:Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Nhà máy
U
2. Mục tiêu nghiên cứu
-H
Mục tiêu chung: Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống KSNB chu trình HTK tại
Nhà máy Tinh bột sắn Intimex từ đó đưa ra một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thống
TẾ
KSNB tại Nhà máy.
H
Mục tiêu cụ thể:
IN
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB chu trình HTK tại doanh nghiệp
K
- Tìm hiểu thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn
C
Intimex
Ọ
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại
IH
Nhà máy.
Ạ
3. Đối tượng nghiên cứu
Đ
Là những thành phần của hệ thống KSNB đối với chu trình HTK tại Nhà máy
G
Tinh bột sắn Intimex.
N
4. Phạm vi nghiên cứu
Ư
Ờ
Về nội dung: Là các quá trình nhập, xuất kho và quản lý HTK thông qua các
TR
chứng từ liên quan và các quy định, quy chế tại Nhà máy.
Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB đối với chu trình
HTK tại đơn vị trong thời gian 3 năm từ năm 2009 – 2011.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp
với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến chu trình.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
3
Khóa luận tốt nghiệp
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đề tài có tham khảo một số tài liệu từ
nhiều nguồn khác nhau như văn bản luật, khóa luận, sách báo, tạp chí, internet… có
liên quan đến đề tài phục vụ cho vấn đề nghiên cứu.
Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Trực tiếp cán bộ và nhân viên kế toán tại
đơn vị nhằm tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình HTK tại đơn vị thực tập.
Ế
Phương pháp đối chiếu, so sánh: Để tìm ra những điểm khác biệt giữa lý
U
thuyết với thực tế trong hoạt động KSNB đối với chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột
-H
sắn Intimex.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích đối tượng nghiên cứu từ đó tiến
TẾ
hành tổng hợp để đưa ra giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại
H
Nhà máy.
IN
6. Tính mới của đề tài
K
Thứ nhất về tên đề tài
Xét trong phạm vi trường Đại học Kinh tế Huế, đến thời điểm năm 2011, đề tài
Ọ
C
KSNB trong doanh nghiệp có khóa luận“Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty
IH
Đường bộ I – Thừa Thiên Huế” của Hồ Trần Vân Anh (K41 – KTKT). Đề tài KSNB
một chu trình kế toán cụ thể chưa được khai thác.
Ạ
Xét trong phạm vi rộng hơn, là nguồn khóa luận có được từ các trang mạng, có
Đ
khóa luận cùng nghiên cứu về đề tài KSNB chu trình HTK trong một doanh nghiệp
G
sản xuất cụ thể đó là “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty cổ
N
phần dệt may Hòa Thọ” (Lê Anh Tân - Đại học Đà Nẵng). Như vậy, có thể nói đây là
Ư
Ờ
một đề tài tương đối mới, đáng để nghiên cứu và quan tâm.
TR
Thứ hai về nội dung
Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty cổ phần dệt
may Hòa Thọ” (Lê Anh Tân - Đại học Đà Nẵng) tập trung đi sâu vào tìm hiểu những
thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK tại đơn vị nghiên cứu. Đó là những thủ tục kiểm
soát các chức năng như mua hàng, nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa; xuất kho
vật tư, thành phẩm, hàng hóa và quản lý HTK. Từ đó, tác giả đánh giá về hệ thống
KSNB chu trình và đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác kiểm
soát nội bộ chu trình tại đơn vị nghiên cứu.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
4
Khóa luận tốt nghiệp
Đề tài của tôi cũng tập trung tìm hiểu những thủ tục kiểm soát các chức năng
trong chu trình HTK tại đơn vị nghiên cứu. Tuy nhiên, đó là các chức năng như mua
hàng; nhận hàng, lưu kho; xuất kho vật tư, hàng hóa; sản xuất; lưu kho thành phẩm;
xuất thành phẩm đi tiêu thụ và kiểm kê HTK. Các chức năng này gắn liền với quá trình
vận động của HTK trong chu trình sản xuất tại doanh nghiệp. Với cách tiếp cận này,
Ế
tôi nghĩ người đọc sẽ hình dung dễ dàng hơn về chu trình HTK cũng như thủ tục kiểm
U
soát từng chức năng trong chu trình; đồng thời thấy được mối liên hệ mật thiết giữa
-H
chu trình HTK với các chu trình kế toán khác cùng những hoạt động KSNB có liên
quan giữa các chu trình đó. Bên cạnh đó, đề tài tôi còn nghiên cứu thêm những thủ tục
TẾ
kiểm soát các ứng dụng trong điều kiện áp dụng tin học hóa vào công tác kế toán và
H
tìm hiểu thêm về những thành phần cấu thành khác của hệ thống KSNB như môi
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
hệ thống KSNB chu trình HTK tại đơn vị.
IN
trường kiểm soát hay hệ thống kế toán trong chu trình để có cái nhìn toàn diện hơn về
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
5
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP
U
Ế
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
-H
1.1.1. Khái quát chung về hệ thống KSNB
1.1.1.1. Khái niệm về hệ thống KSNB
TẾ
Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế
của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu
H
quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như con người, tài sản, vốn… góp phần
IN
hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
K
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở
C
rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Sau đây là một số định nghĩa về KSNB:
Ọ
Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) hệ
IH
thống KSNB là: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các
lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm tiến hành kinh doanh của
Đ
Ạ
đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh
của Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu
G
hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt động kiểm
Ư
Ờ
N
tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ”.
Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public
TR
Accountant - AICPA): “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương
pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài
sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính
hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các
bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống KSNB trợ giúp
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
6
Khóa luận tốt nghiệp
cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh
doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn
chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo
tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau:
U
Ế
Thứ nhất là các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các
-H
quy trình, các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân
công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền...) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp
TẾ
được hiệu quả, an toàn. Hệ thống KSNB chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên
trách, trong đó có KTNB nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên
H
được thực hiện nghiêm, có hiệu quả.
IN
Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ
K
và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát
C
lẫn nhau.
Ọ
1.1.1.2. Phân loại
IH
KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý.
Ạ
KSNB về kế toán
Đ
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2 mục
G
tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin kế toán.
N
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất và
Ư
Ờ
phi vật chất, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc
TR
bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin cung cấp phải đảm bảo
tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh
đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
KSNB về quản lý
KSNB về quản lý được thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động
trong đơn vị nhằm hướng đến hai mục tiêu sau:
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
7
Khóa luận tốt nghiệp
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết lập
phải đảm bảo sự tuân thủ về các quy chế quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của hoạt động: Các quá trình kiểm soát nhằm
ngăn ngừa sự trùng lắp không cần thiết trong việc xử lý các nghiệp vụ gây lãng phí và
Ế
không hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực.
-H
U
1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
TẾ
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả;
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
IN
H
và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó;
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết;
K
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
C
bộ phận của DN;
IH
động kinh doanh;
Ọ
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt
Ạ
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu
Đ
cầu pháp định có liên quan;
G
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
N
1.1.1.4. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống KSNB
Ư
Ờ
KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian
TR
lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân
thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp
đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc
nhân viên của công ty gây ra;
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
8
Khóa luận tốt nghiệp
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty;
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
1.1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB
Do các nhân tố tác động như môi trường quản lý, nhân tố con người, nhân tố về
cơ chế kiểm tra, kiểm soát mà hệ thống KSNB không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được
U
Ế
mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó như:
-H
- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống KSNB không được vượt quá
những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;
TẾ
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường
xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;
H
- Sai phạm bởi con người thiếu chú ý, đãng trí hoặc có những âm mưu khi thực
IN
hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
K
- Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện sự thông đồng của thành viên trong
C
Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;
Ọ
- Khả năng chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình;
IH
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu
Ạ
hoặc bị vi phạm.
Đ
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
G
Đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị
N
và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với ba yếu tố chính:
Ư
Ờ
môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
TR
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị
có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoat động và xử lý dữ liệu của các loại
hình KSNB.
Đặc thù về quản lý
Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn
vị. Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của
họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
9
Khóa luận tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành
viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Cơ
cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường
kiểm soát tốt, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong
Ế
hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
-H
U
Chính sách nhân sự
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong
TẾ
môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát
trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách nhân
H
sự phù hợp. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách
IN
tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên…
K
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu
C
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính
IH
Ọ
gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển
tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc
Ạ
lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế
Đ
hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
G
Bộ phận KTNB
N
Bộ phận KTNB là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát.
Ư
Ờ
Chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có HTTT kế toán. Bộ phận KTNB
TR
hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vị
cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện những sai phạm, gian lận làm thất thoát
tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động.
Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm gồm một số thành viên được Hội đồng cổ đông bầu
ra có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành luật pháp, giám sát tiến trình lập báo cáo tài
chính, giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
10
Khóa luận tốt nghiệp
Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát chung của một
doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này bao gồm: sự
kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi
trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
Ế
1.1.2.2. Hệ thống kế toán
-H
U
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Thông qua việc quan sát,
đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán
TẾ
không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm
H
soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài
IN
sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất
thoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều
K
lĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Do đó, hệ thống kế
Ọ
1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát
C
toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị.
IH
Thủ tục kiểm soát là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn và phát
Ạ
hiện rủi ro. Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu thông qua việc thực
Đ
hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng
sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Các bước
G
kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ
Ư
Ờ
N
khác nhau và cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau.
Có 8 thủ tục kiểm soát cơ bản sau: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất
TR
thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi.
Các thủ tục kiểm soát được chia thành kiểm soát chức năng và kiểm soát ứng dụng.
Kiểm soát chức năng
Kiểm soát về quản lý được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách
nhiệm phải được chia sẻ cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phận trong
một tổ chức.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
11
Khóa luận tốt nghiệp
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan với nhau nhằm ngăn ngừa các sai phạm
và lạm dụng quyền hạn.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này thì người quản lý đơn
vị không thể và không nên quyết định và giải quyết mọi vấn đề mà phải ủy quyền cho
Ế
cấp dưới của mình. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ
U
kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
-H
Kiểm soát ứng dụng
TẾ
- Kiểm soát tổng quát: Liên quan đến toàn bộ hệ thống do vậy ảnh hướng đến
toàn bộ các hệ thống xử lý chi tiết nghiệp vụ. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm
H
đảm bảo HTTT trên máy tính được ổn định và quản trị tốt. Kiểm soát này hường bao
IN
gồm các thủ tục kiểm soát như xác lập kế hoạch an ninh, phân chia trách nhiệm trong
các chức năng hệ thốn, kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý, kiểm soát truy cập, lưu trữ,
K
truyền tải dữ liệu, hệ thống…
C
- Kiểm soát chi tiết: Hướng đến việc kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc
IH
kiểm soát thông tin đầu ra…
Ọ
xử lý chi tiết nghiệp vụ bao gồm kiểm soát quá trình nhập, xử lý, bảo trì tập tin và
Ạ
1.2. Chu trình hàng tồn kho và mối quan hệ với các chu trình kế toán khác
Đ
1.2.1. Khái quát chung về chu trình HTK
G
1.2.1.1. Khái niệm
N
HTK là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh
Ư
Ờ
doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang và NVL, CCDC để
sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Như vậy, chu trình
TR
HTK là một quá trình vận động của HTK từ việc mua hàng nhập kho để phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ, lưu kho chờ sản xuất
hay tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ. Đây cũng
chính là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào để tạo nên thành phẩm.
1.2.1.2. Chức năng của chu trình
Đặc điểm nổi bật của HTK là có liên quan đến nhiều chu trình khác trong hoạt
động sản xuất kinh doanh, do vậy chu trình này có những chức năng cơ bản sau:
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
12
Khóa luận tốt nghiệp
Chức năng mua hàng
Quá trình mua hàng là một bộ phận nằm trong chu trình mua hàng- thanh toán.
Đặc điểm chung của nghiệp vụ này là chúng được thực hiện bởi Bộ phận cung ứng căn
cứ vào Giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận này sẽ lập ĐĐH hoặc thỏa
thuận các Hợp đồng mua hàng.
U
Ế
Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập Phiếu đề nghị mua
-H
hàng. Sau khi Phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn Bộ phận cung ứng sẽ lập ĐĐH
và gửi cho NCC đã lựa chọn.
TẾ
Chức năng nhận hàng, lưu kho
Nghiệp vụ này được bắt đầu bằng việc nhập kho hàng mua, lập Biên bản giao nhận
H
hàng, cũng nằm trong chu trình mua hàng- thanh toán. Khi bên NCC giao hàng Bộ phận
IN
nhận hàng sẽ dựa trên ĐĐH để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm
K
chất và thời gian giao hàng, cuối cùng trưởng nhóm phải lập Biên bản kiểm nhận hàng.
C
Bộ phận nhận hàng phải độc lập với Bộ phận kho và Bộ phận kế toán.
Ọ
Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng và
IH
sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho Thủ kho phải lập PNK và sau đó Bộ phận
kho phải thông báo cho Phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
Đ
Ạ
Chức năng xuất kho vật tư, hàng hóa
G
Đối với một đơn vị sản xuất thì xuât kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ
N
(cho sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp) và xuất bán.
Ư
Ờ
- Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có Hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế
hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ doanh nghiệp các bộ phân sẽ lập
TR
Phiếu xin lĩnh vật tư, Bộ phận vật tư lập PXK (khi Phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn).
- Xuất khi để bán: Căn cứ vào Đơn đặt mua, Bộ phận tiêu thụ lập Hoá đơn bán
hàng và lập PXK, ngoài ra Bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển.
Chức năng sản xuất
Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu
đối với sản phẩm của công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế HTK hiện có. Do
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy
13
