Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH bia huế

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

uế

Khóa luận tốt nghiệp

tế
H

Sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Kinh tế

Huế, được sự giúp đỡ và dìu dắt của thầy cô giáo, em đã tiếp
thu được nhiều điều quý báu. Để có được kết quả học tập như

in

h

ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà

cK

trường, các thầy cô trong và ngoài khoa Kế toán - Tài chính đã
tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng như tạo điều

họ

kiện thuận lợi nhất trong suốt quá trình học tập và cho đến khi
thực hiện đề tài luận văn. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn

Đ

ại

PGS.TS. Trịnh Văn Sơn - giáo viên trực tiếp hướng dẫn em làm
khóa luận tốt nghiệp đã hết lòng giúp đỡ để em có thể hoàn

ng

thành khóa luận này. Cảm ơn toàn thể Cán bộ, công nhân viên

ườ

ở Công ty TNHH Bia Huế, đặc biệt là các anh chị trong Phòng
kế toán và phòng Bán hàng đã giúp đỡ và cung cấp cho em

Tr

những tài liệu cần thiết cho việc hoàn thành đề tài.

SVTH: Ngô Quốc Huy

i


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Cảm ơn gia đình và bạn bè và tập thể lớp K43 B Kiểm toán
đã động viên, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em
trong suốt thời gian học tập và thực hiện khóa luận.

uế

Trong quá trình thực hiện đề tài, do hạn chế về mặt thời

tế
H

gian, kiến thức thực tế và kiến thức chuyên môn nên không

tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến

h

đóng góp của quý thầy cô và bạn bè để đề tài được tốt hơn.

cK

in

Huế, ngày 10 tháng 5 năm 2013
Sinh viên

Tr

ườ

ng

Đ

ại

họ

Ngô Quốc Huy

SVTH: Ngô Quốc Huy

ii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

MỤC LỤC
Trang
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ...........................................................................................................1

1. Lý do lựa chọn đề tài................................................................................................1

uế

2. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................2

tế
H

4. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................2

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.........................................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN.................. 4

1.1. Những vấn đề chung về HTKSNB........................................................................4

in

h

1.1.1. Định nghĩa HTKSNB .....................................................................................4
1.1.2. Chức năng .......................................................................................................5

cK

1.1.3. Sự cần thiết của HTKSNB..............................................................................5
1.1.4. Các nhân tố cấu thành.....................................................................................6
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát ...............................................................................6

họ

1.1.4.2. Hệ thống kế toán.......................................................................................8
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát .............................................................................10

Đ
ại

1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB ......................................................11
1.2. Kiếm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền.................................................12
1.2.1. Khái quát chung về chu trình Bán hàng - Thu tiền.......................................12

ng

1.2.1.1. Chức năng...............................................................................................13
1.2.1.2. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán ..................................15

ườ

1.2.1.3. Hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo của chu trình.......................16
1.2.1.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình ................................18

Tr

1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền ..........................................19
1.2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục KSNB đối với Bán hàng..................................19
1.2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với Thu tiền...............................21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ .....................................................23

2.1. Tổng quan về công ty..........................................................................................23
SVTH: Ngô Quốc Huy

iii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................23
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ ................................................................................24
2.1.2.1. Chức năng...............................................................................................24
2.1.2.2. Nhiệm vụ ................................................................................................24

uế

2.1.3. Quy mô về nguồn lực kinh doanh của công ty .............................................25
2.1.3.1. Tình hình sử dụng lao động của công ty ................................................25

tế
H

2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty..........................................27
2.1.3.2. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm
2010 - 2012.............................................................................................28
2.1.3. Vị thế của công ty trên thị trường Việt Nam ................................................30

in

h

2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty ...........................................................31
2.2.4.1. Sơ đồ tổ chức..........................................................................................31

cK

2.2.4.2. Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận....................................................32
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán ..............................................................................35
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán .........................................................................35

họ

2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên ...........................................36
2.2. Thực trạng về KSNB chu trình BHTT tại công ty..............................................37

Đ
ại

2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng..........................................................37
2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm ...........................................................................37
2.2.1.2. Đặc điểm khách hàng .............................................................................38

ng

2.2.1.3. Các phương thức giao hàng và thanh toán .............................................39
2.2.2. Đánh giá về Môi trường kiểm soát ...............................................................39

ườ

2.2.2.1. Đặc thù quản lý của công ty ...................................................................39
2.2.2.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................40

Tr

2.2.2.3. Chính sách nhân sự.................................................................................40
2.2.2.4. Công tác kế hoạch và dự toán ................................................................41
2.2.2.5. Các nhân tố bên ngoài ............................................................................42

2.2.3. Hệ thống kế toán ...........................................................................................42

2.2.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán .....................................................................42
2.2.3.2. Hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán ...................................................42
SVTH: Ngô Quốc Huy

iv


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

2.2.3.3. Báo cáo kế toán ......................................................................................44
2.2.4. Công tác tổ chức Kiểm Soát .........................................................................45
2.2.4.1. Đối với nghiệp vụ Bán hàng...................................................................45
2.2.4.2. Đối với nghiệp vụ Thu tiền ....................................................................57

uế

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ............................................64

tế
H

3.1. Đánh giá ưu, nhược về công tác KSNB chu trình Bán hàng- Thu tiền .............64
3.1.1. Nhận xét chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty ..........................64
3.1.1. 1. Ưu điểm.................................................................................................64
3.1.1.2. Nhược điểm ............................................................................................67

h

3.1.2. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền

in

tại công ty......................................................................................................68

cK

3.1.2.1. Ưu điểm..................................................................................................68
3.1.2.2. Nhược điểm ............................................................................................69
3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng-thu tiền ........70

họ

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát .................................................................70
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB trong chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty

Đ
ại

TNHH Bia Huế .......................................................................................................71
PHẦN III: KẾT LUẬN ..........................................................................................................73
TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tr

ườ

ng

PHỤ LỤC

SVTH: Ngô Quốc Huy

v


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại công ty TNHH Bia Huế ..........31
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy Phòng Kế toán tại Công ty TNHH Bia Huế......................35

uế

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình Bán hàng tại Công ty TNHH Bia Huế .............................47

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế
H

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ thu tiền qua ngân hàng tại công ty TNHH Bia Huế ........................58

SVTH: Ngô Quốc Huy

vi


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 2.1: Tình hình sử dụng lao động của công ty TNHH Bia Huế trong 3 năm
(2010, 2011, 2012)........................................................................................25

uế

Bảng 2.2. Tình hình tài sản tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010 - 2012 ........27

Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn tại Công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm 2010 - 2012.......28

tế
H

Bảng 2.4: Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Bia Huế qua 3 năm

(2010, 2011, 2012)................................................................................................29
Bảng 2.5: Danh mục sản phẩm tại công ty TNHH Bia Huế .........................................38

h

Bảng 2.6: Bảng thanh toán vận chuyển nội bộ..............................................................50

in

Bảng 2.7: Báo cáo doanh thu bán hàng .........................................................................52
Bảng 2.8: Bảng thanh toán hoa hồng đại lý ..................................................................54

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

Bảng 2.9: Sổ chi tiết công nợ khách hàng .....................................................................62

SVTH: Ngô Quốc Huy

vii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

DANH MỤC BIỂU MẪU
Trang
Biểu mẫu 2.1:.................................................................................................................49
Biểu mẫu 2.2:.................................................................................................................51

uế

Biểu mẫu 2.3:.................................................................................................................56

Tr

ườ

ng

Đ

ại

họ

cK

in

h

tế
H

Biểu mẫu 2.4:.................................................................................................................61

SVTH: Ngô Quốc Huy

viii


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

BP

:

Bộ phận

2.

CBCNV

:

Cán bộ công nhân viên

3.

GTGT

:

Giá trị gia tăng

4.

HTKSNB

:

Hệ thống kiểm soát nội bộ

5.

HĐKT

:

Hợp đồng kinh tế

6.

HĐBH

:

Hóa đơn bán hàng

7.

KSNB

:

Kiểm soát nội bộ

8.

NCC

:

Nhà cung cấp

9.

NVL

:

Nguyên vật liệu

10. TK

:

Tài khoản

11. Trđ

:

Triệu đồng

:

Tài sản dài hạn

:

Tài sản ngắn hạn

họ

13. TSNH

h

in

cK

12. TSDH

tế
H

1.

uế

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU

:

Trách nhiệm hữu hạn

15. SXKD

:

Sản xuất kinh doanh

Tr

ườ

ng

Đ
ại

14. TNHH

SVTH: Ngô Quốc Huy

ix


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do lựa chọn đề tài
Nền kinh tế thế giới nói chung cũng như nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang trải

uế

qua thời kỳ hết sức khó khăn. Năm 2012 vừa qua, cả thế giới đối mặt với cuộc khủng

hoảng nợ công Châu Âu mà lối thoát chưa mấy được rõ ràng, các nên kinh tế Mỹ,

tế
H

Nhật Bản đều không mấy khả quan, các nên kinh tế mới nổi Trung Quốc, Ấn Độ …
đều không giữ được đà tăng trưởng như những năm trước. Ở nước ta, tình trạng thất

nghiệp gia tăng và chiếm ở mức cao 10%, tốc độ lạm phát ở mức 8%, tăng trưởng

h

GDP chỉ còn 5.3%, thị trường vàng không ổn định, tăng giảm thất thường, số doanh

in

nghiệp giải thể tăng 7.1% so với năm 2011 và theo các chuyên gia dự báo thì năm
2013 nền kinh tế thế giới cũng không mấy khả quan so với năm 2012.

cK

Trước tình hình đó, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong
quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện tăng

họ

cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót gian
lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động
sản xuất kinh doanh. Do đó, việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là vấn

Đ
ại

đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám
sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, kiểm soát chu trình bán

ng

hàng - thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hoạt động
bán hàng - thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót sẽ

ườ

làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Việc xây dựng
hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảo đảm thu được

Tr

tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt... từ đó nâng
cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vai
trò của Kiểm soát nội bộ (KSNB) nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng và
thu tiền nói riêng là rất quan trọng, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu
tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng
còn nhiều hạn chế.
SVTH: Ngô Quốc Huy

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng cao
hiểu biết của bản thân về KSNB trong doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế
tại Công Ty TNHH Bia Huế, em quyêt định chọn đề tài: “Thực trạng kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Bia Huế”.

uế

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các lý thuyết liên qua đến KSNB trong công ty, cụ thể là hoạt

tế
H

động Bán hàng - Thu tiền.

- Nghiên cứu, tìm hiểu các bộ phận có liên quan, trình tự thực hiện của chu trình
Bán hàng - Thu tiền. Tìm hiểu thực trạng công tác Kiểm soát chu trình Bán hàng - Thu

h

tiền tại công ty.

in

- Đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát, góp

cK

phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

tiền tại Công ty Bia Huế.

họ

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình Bán hàng - Thu

- Phạm vi nghiên cứu:

Đ
ại

+ Không gian: Công ty TNHH Bia Huế
+ Thời gian: nghiên cứu trong giai đoạn 2010 - 2012
4. Phương pháp nghiên cứu

ng

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp
lý luận và lý thuyết cơ sở để tìm hiểu thực trạng chu trình Bán hàng - Thu tiền từ đó

ườ

đánh giá hiệu quả công tác KSNB hoạt động Bán hàng - Thu tiền.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, tìm hiểu tình hình thực tế tại phòng Kế toán,

Tr

Phòng kinh doanh, các bộ phận sản xuất khác của công ty để có cái nhìn tổng quát về
chu trình Bán hàng - Thu tiền.
- Phương pháp quan sát: Quan sát công việc của nhân viên phòng Kế toán, phòng
kinh doanh và các bộ phận khác để thấy được công việc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi
nhân viên.

SVTH: Ngô Quốc Huy

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành
phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được từ đó
đánh giá công tác KSNB chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty.
- Các phương pháp trong nghiệp vụ kế toán và kiểm toán: Phương pháp này được

uế

sử dụng khi tiến hành phân tích, đánh giá đối với những chứng từ thu thập được trong

Tr

ườ

ng

Đ
ại

họ

cK

in

h

tế
H

chu trình Bán hàng - Thu tiền tại công ty.

SVTH: Ngô Quốc Huy

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH

uế

BÁN HÀNG - THU TIỀN

1.1. Những vấn đề chung về HTKSNB

tế
H

1.1.1. Định nghĩa HTKSNB

 Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,

h

ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lí,

in

nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát

cK

nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toàn và các thủ tục kiểm soát.”
 Theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organization): là một
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính

họ

(National Commission on Financial reporting, hay còn gọi là Treadway Commission).
COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống

Đ
ại

nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác

nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

ng

Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ

hợp nhất (Internal Control - Intergrated framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ

ườ

như sau:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản

Tr

trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”
SVTH: Ngô Quốc Huy

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm có 5 bộ phận: Môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, bộ
phận giám sát và thẩm định.
1.1.2. Chức năng

uế

Hệ thống Kiểm soát nội bộ (HTKSNB) doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm
vụ sau:

hiệu quả.

tế
H

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó.

in

h

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận

cK

của doanh nghiệp.

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt
động kinh doanh.

pháp định có liên quan.

họ

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu

Đ
ại

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Sự cần thiết của HTKSNB

Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận

ng

và sự mở rộng ngày càng lớn mạnh về quy mô. Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi trong
mỗi doanh nghiệp, các bộ phận phải hoạt động hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn

ườ

lực của mình.

Và trong mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại sự xung đột giữa người sử dụng lao động

Tr

và người lao động, làm thế nào có thể dung hòa được lợi ích của mỗi bên để cùng
hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp là một điều cần thiết.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (SXKD) (sai sót vô tình
gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản
phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm
SVTH: Ngô Quốc Huy

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo
mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như
các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các
nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và

uế

gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Trong giai đoạn nền kinh tế Thế giới cũng như nền kinh tế của nước ta hiện nay

tế
H

đang gặp nhiều khó khăn và thách thức, sự cạnh tranh ngày càng cao cũng như sự phá sản

của hàng loạt các doanh nghiệp, trong mỗi doanh nghiệp cần có cơ chế KSNB để đảm bảo
tiết kiệm chi phí nhưng vẫn nâng cao được chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, sử
dụng hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp để tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận.

in

h

Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ
hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một hệ thống
1.1.4. Các nhân tố cấu thành
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát

cK

kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.

họ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu thành bởi
các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát.

Đ
ại

 Phong cách điều hành, quan điểm của nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát của tổ chức. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính

sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh

ng

nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ
tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

ườ

Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt

động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng

Tr

của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ
đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập.
Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không
phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được
sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục
tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
SVTH: Ngô Quốc Huy

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo và
kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là
việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác

uế

định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh

tế
H

vực của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không

h

bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

in

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
sách và bảo quản tài sản.

cK

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất

trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
 Chính sách nhân sự

họ

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ
luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực

Đ
ại

hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có
những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen
thưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo

ng

đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp.
 Công tác kế hoạch và dự toán

ườ

Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi

quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tài

Tr

chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân
chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ, một khi việc lập và

thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công
cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét
tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm
phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
SVTH: Ngô Quốc Huy

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

 Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn
vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý

và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

tế
H

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

uế

và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có nhiệm vụ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.

h

- Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.

in

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt
 Các nhân tố bên ngoài

cK

động của uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều

họ

nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố
tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ... những nhân tố này vượt ra ngoài

Đ
ại

sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà
quản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán

ng

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán,
phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Hệ thống kế toán

ườ

không những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò
quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị.

Tr

Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng

quát sau:
- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán

không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị .
- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm
rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý.
SVTH: Ngô Quốc Huy

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Sự đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ

kinh tế phát sinh nào.
- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu
của đơn vị, công nợ được phản ánh trên sổ sách kế toán thì doanh nghiệp phải có nghĩa

uế

vụ chi trả.

- Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp

tế
H

dụng các chính sách và chế độ kế toán.

- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo
sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng trong kỳ.

h

- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng

in

theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian,

cK

sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh

doanh của đơn vị.
 Chứng từ kế toán

họ

Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận:

Đ
ại

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói
riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác
nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và

ng

phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán nếu
được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính

ườ

xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá
trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị.

Tr

 Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc

ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp... để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp

trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa
học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để
kiểm tra, truy cập chứng từ...
SVTH: Ngô Quốc Huy

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

 Báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ
sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình
hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các

uế

chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. Hệ thống báo cáo có ý nghĩa
quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. Nó rất đa dạng và linh hoạt tùy

tế
H

theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức... của đơn vị.
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát

Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định các thủ

h

tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức, của

in

hoạt động kinh doanh. Chúng thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản, đó là:
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền

cK

phê chuấn.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm, ngăn

họ

ngừa các sai sót có thể xảy ra và nếu có thể xảy ra thì cũng dễ phát hiện do trách nhiệm
được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Qua đó việc của nhân

Đ
ại

viên này sẽ được tự động kiểm tra việc của nhân viên khác, làm giảm rủi ro các sai
phạm có thể xảy ra. Do đó, việc phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho
việc chuyên môn hóa trong hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.

ng

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số hành

ườ

vi khác nhau trong quá trình quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm

Tr

hoặc cố ý.

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:
+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán.
+ Trách nhiệm báo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

SVTH: Ngô Quốc Huy

10


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

 Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và

giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm

uế

và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải

tế
H

được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiên qua hai loại: phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc

h

quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ
sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.

in

1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB

cK

Ở bất kỳ đơn vị nào, hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến
đâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì hiệu
quả thật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào

họ

năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Hệ thống kiểm soát nội bộ
chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có những hạn chế tiềm

Đ
ại

tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp

ng

dưới...

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông

ườ

đồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với những người khác ở
bên ngoài đơn vị. Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các chứng từ

Tr

đã được tạo ra để che dấu sai phạm.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát

sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm

trong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
SVTH: Ngô Quốc Huy

11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn
của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp.

uế

1.2. Kiếm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền
1.2.1. Khái quát chung về chu trình Bán hàng - Thu tiền

tế
H

Chu trình bán hàng - thu tiền là một khâu quan trọng trong toàn bộ quá trình sản
xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Đó là
quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa

doanh nghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh

h

nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp,

in

bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện

cK

khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn
của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Hiện nay, có hai phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp là phương thức

họ

bán buôn và phương thức bán lẻ. Với mỗi phương thức bán hàng có trình tự bán diễn
ra khác nhau. Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuân
theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 - Doanh

Đ
ại

thu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng
thỏa mãn những điều kiện sau đây:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở

ng

hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu

ườ

hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

Tr

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Nghiệp vụ Bán hàng - Thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu: số

lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ… và cần có sự
phối hợp giữa nhiều bộ phận, nhiều phòng ban. Do tính chất phức tạp như vậy nên khả
năng tồn tại những rủi ro là rất lớn, vì vậy cần thiết lập một Hệ thống kiểm soát nội bộ
chặt chẽ, hữu hiệu đối với chu trình Bán hàng - Thu tiền.
SVTH: Ngô Quốc Huy

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

1.2.1.1. Chức năng
Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình Bán hàng - Thu tiền
trong doanh nghiệp với các chức năng sau: Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách

hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập và giao hoá đơn bán hàng, ghi sổ

uế

doanh thu; xử lí và ghi sổ các khoản thu tiền; xử lí và ghi số các khoản giảm trừ doanh
thu; lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi; xoá sổ các khoản phải thu không có khả

tế
H

năng thu hồi. Cụ thể như sau:
 Nhận và xử lí đơn đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là

h

yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua, các bộ phận có liên quan

in

trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác
định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó.

cK

 Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ
trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần

họ

đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Quyết định này
có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thoả thuận trong

Đ
ại

quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả,
chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận…Việc xét duyệt bán chịu có thể được
tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền

ng

nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
 Chuyển giao hàng hóa

ườ

Việc chuyển giao hàng hoá thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị

Tr

được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị.
Khi thực hiện giao hàng, đơn vị phải lập chứng từ vận chuyển. Chứng từ vận chuyển

là bằng chứng giao hàng cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hoá đơn bán hàng.
 Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu
Hoá đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng

hoá bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế
giá trị gia tăng. Như vậy, hoá đơn là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và
SVTH: Ngô Quốc Huy

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản
phải thu. Nhật kí là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật kí ghi rõ các doanh thu gộp
của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.
 Xử lí và ghi sổ các khoản thu bằng tiền

uế

Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán tiến
hành ghi sổ các khoản phải thu. Tiền mặt được ghi vào sổ nhật kí thu tiền, còn các

tế
H

khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền
đúng kỳ.
 Xử lí và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

h

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng

in

bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp
trực tiếp, thuế nhập khẩu.

cK

Theo quy định, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên
hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng. Căn cứ
vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và

họ

thuế giá trị gia tăng đã kê khai. Đối với các khoản chiết khấu thương mại thì sẽ được
điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng kỳ tiếp theo. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá

Đ
ại

hàng bán do hàng không đảm bảo về quy cách, chất lượng bên bán và bên mua phải
lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quy cách, lí do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng
nào, đồng thời hai bên điều chỉnh thuế giá trị gia tăng đầu ra đầu vào tương ứng.

ng

 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khoá sổ

ườ

kế toán phục vụ công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các
khoản thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản thu

Tr

này, như vậy mới có thể đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến
động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán.
 Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi
Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịu thanh
toán hoặc mất khả năng thanh toán. Khi không còn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải
thu khách hàng, nhà quản lí có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có
SVTH: Ngô Quốc Huy

14


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

thẩm quyền cho phép được xoá sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán
sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế
độ kế toán hiện hành.
1.2.1.2. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán

uế

 Phương thức tiêu thụ:

 Phương thức bán buôn

tế
H

Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương

mại, các doanh nghiệp... để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc
điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi

h

vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực

in

hiện. Hàng hóa được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ

tiến hành theo các hình thức sau:

cK

thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường

- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng
đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả

họ

thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng

cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Phương thức này được áp dụng

Đ
ại

đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp.
- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến
nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng

ng

từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá
trình vận chuyển hàng người mua phải chịu.

ườ

- Hình thức hàng đổi hàng: Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem

hàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá thoả thuận

Tr

hoặc giá bán của hàng hóa đó trên thị trường.
 Phương thức bán lẻ
Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc

các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của phương thức
này là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá
trị sử dụng đã được thực hiện. Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định.
SVTH: Ngô Quốc Huy

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn

Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau:
- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung.
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp.
- Hình thức bán hàng tự phục vụ.

uế

- Hình thức bán hàng có trả góp.
- Hình thức bán hàng tự động.

tế
H

 Phương thức thanh toán:

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng
hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh
nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các

- Mua hàng thanh toán ngay.

- Mua hàng tín dụng.

cK

- Ứng tiền trước khi mua hàng.

in

h

hình thức khác nhau:

1.2.1.3. Hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo của chu trình

họ

 Tổ chức hệ thống chứng từ

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải có chứng từ để ghi nhận và kiểm soát

Đ
ại

được các gian lận có thể xảy ra. Nội dung của chứng từ phải đầy đủ nội dung, trung
thực, rõ ràng đối với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ chỉ được lập
một chứng từ duy nhất. Đồng thời mỗi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt của

ng

những người có thẩm quyền.

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng bao gồm:

ườ

- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị

Tr

- Lệnh bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn bán hàng (HĐBH) hoặc Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
- Hóa đơn vận chuyển
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng

SVTH: Ngô Quốc Huy

16