Cách quản lý thời gian hiệu quả

*** Cách quản lý thời gian hiệu quả ***
Người bình thường quản lý thời gian

Quan

Khẩn cấp

K khẩn cấp

1

2

3

4

Trọng
K
Quan
Trọng

B1 – Quan trọng, khẩn cấp
Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào
cấp độ này:
A.Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, bài
kiểm tra 15p, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
B.Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới
bạn thân…
C.Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi …

Chúng ta thường không tránh được loại A, B. Nhưng với loại thứ C, hoàn toàn có
thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc B2.
Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại học,
bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn không
thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

B2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp,
nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:
•
•
•
•
•

Ôn thi từ đầu học kỳ
Đọc sách phát triển bản thân
Học tiếng anh
Tập thể dục
Thiền định

Nếu bạn đang làm việc B2 có việc B1 xuất hiện hãy hoàn thành việc B1. Sau khi bạn giải
quyết xong các việc B1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc B2. Đừng để sang ngày hôm
sau!

B3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được
bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng.
Ví dụ:

•
•
•

Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
Tin nhắn từ đám bạn.
Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết
thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm
thời gian cho những việc này.


B4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian
của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Ví dụ:
•
•
•
•

Check Facebook
Xem video giải trí trên Youtube
Xem các chương trình giải trí trên TV
Xem Phim

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương
trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi
game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để

tháng sau coi có được không?
Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng
hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh 1 giờ chơi
game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt
hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể
biết được cách phát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ
đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…
+ Hầu hết mọi người dành thời gian làm việc trong khung số 1. Vì thế chúng ta cần tránh
làm theo những người bình thường. Người bình thường luôn ở khung số 1 vì nó luôn tạo
ra áp lực. Khi họ ra khỏi khung số 1 thì họ rơi xuống khung số 3. Họ làm những điều cấp
thiết những không quan trọng. Khi họ ra khỏi khung số 3 thì họ thư giản và tự thưởng cho
mình bằng cách làm việc ở khung số 4 (làm những điều không quan trọng cũng không
cấp thiết). Chính vì thế bạn cần làm việc ở khung số 2. Tức là chúng ta làm những điều
quan trọng cho sự nghiệp và cuộc đời của mình tuy nó không hẳn là gấp. Hãy hỏi bản
thân mình rằng “ Điều gì quan trọng bạn phải làm mà chưa gấp? “. Và chúng ta phải nhớ
rằng những điều quan trọng nhưng chưa gấp thì sẽ đến 1 ngày nó TRỞ NÊN GẤP.
PHÂN BỐ THỜI GIAN HỢP LÝ
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này


P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%