Trình tự từ khi nộp đơn đến khi nhập cảnh khi du học nhật bản

Trình tự từ khi nộp đơn đến khi nhập cảnh
1

Công ty môi giới, người đại diện tại Nhật hoặc tự bản thân thông báo đến trường qua mail rằng
có người có nguyện vọng du học (có thể liên lạc bất cứ lúc nào cũng được)
▼

② Chuẩn bị những hồ sơ đăng ký cần thiết theo như chỉ thị của trường
▼
③ Gửi hồ sơ đến trường qua đường bưu điện
▼
④ Gửi “Giấy báo nhập học” cho những ai đã qua vòng thẩm tra hồ sơ
▼
⑤ Tiến hành yêu cầu cấp phát “Chứng nhận tư cách lưu trú” đến cục quản lý xuất nhập cảnh
Osaka ở Kobe.
▼
⑥ Trường hợp được cục xuất nhập cảnh cấp phát “Chứng nhận tư cách lưu trú” sẽ thông báo cho
người đăng ký bằng FAX hoặc gửi kèm qua mail. Người đăng ký chuyển khoản học phí trong vòng
1 năm vào tài khoản chỉ định của trường theo đúng ngày mà trường đã qui định.
▼
⑦ Sau khi trường xác nhận đã nhận tiền sẽ gửi bản gốc “Chứng nhận tư cách lưu trú” cho người
đăng ký.
▼
⑧ Người đăng ký mang theo “Chứng nhận tư cách lưu trú”, hộ chiếu trong kỳ hạn cho phép đến đại
sứ quán hoặc lãnh sự quán của Nhật tại nước mình để tiến hành thủ tục xin cấp phát visa
※Trường hợp đại sứ quán hoặc lãnh sự quán từ chối cấp visa thì sẽ trả lại tiền học phí. Tuy nhiên
phí chuyển khoản sẽ do học sinh trả.
▼
⑨ Thông báo cho trường ngày giờ đến Nhật
▼
⑩ Nhập cảnh

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―1


Khóa học lên cao
1．Thời gian nhập học　

Tháng 4 7 10

① Học sinh tháng 4　　　　　　　　

1
②　Học sinh tháng 7: khóa 1 năm 9 tháng

　 ③　Học sinh tháng 10: Khóa 1 năm 6 tháng　　　　 ④　Học sinh tháng 1: khóa 1 năm 3 tháng

2．Sức chứa 100 người.
3．Tư cách nộp hồ sơ
①　Đã hoàn tất khóa học 12 năm phổ thông tại nước ngoài (18 tuổi trở lên). Tuy nhiên trường hợp học lịch cuối cùng là
phổ thông trung học thì dưới 22 tuổi; Cao đẳng, trường chuyên môn thì dưới 25; Trên 4 năm đại học thì dưới 30
tuổi.
②　Đã từng học tiếng Nhật, có mục đích chính xác là muốn đi học tiếng Nhật.
③　Đã học tiếng Nhật từ 150 tiết trở lên, năng lực Nhật ngữ 4-kyu trở lên (khóa 2 năm thì 4-kyu, khóa 1 năm 9 tháng và
1 năm 6 tháng thì 3-kyu, khóa 1 năm 3 tháng thì 2-kyu)
④　Tuân thủ nghiêm chỉnh nội qui của trường và qui định phát luật Nhật Bản
⑤　Có người bảo lãnh có thể chi trả đầy đủ kinh phí khi đi học tại Nhật
⑥　Trường sẽ tổ chức phỏng vấn và cho thi viết tại nước của người đăng ký (nơi thi qui định)
⑦　Có thể nộp đầy đủ các hồ sơ mà trường yêu cầu
⑧　Người có thể xin được visa đến Nhật theo đúng thủ tục

4．Thời gian ứng tuyển
Thời gian

Thời gian nộp hồ sơ

Yêu cầu đến Cục xuất

nhập học
　　Tháng 4

Thông báo kết quả nhập cảnh

nhập cảnh
1/9 ～ giữa tháng 11

Giữa tháng 12

Cuối tháng 2 ～ đầu tháng 3

Tháng 7

1/12 ～ giữa tháng 2

Giữa tháng 3

Cuối tháng 5 ～ đầu tháng 6

Tháng 10

1/3 ～ giữa tháng 5

Giữa tháng 6

Cuối tháng 8 ～ đầu tháng 9

Tháng 1

1/6 ～ giữa tháng 8

Giữa tháng 9

Cuối tháng 11 ～ đầu tháng 12

5．Học kỳ
Trình độ

Sơ cấp, Tiền trung cấp, Trung cấp, Nâng cao I, Nâng cao II

Thời gian

Nhập học tháng 4　　2 năm　/　Nhập học tháng 7　　1 năm 9 tháng　/ Nhập học tháng
10　1năm 6 tháng / Nhập học tháng 1　 1 năm 3 tháng

Thời gian học

Ca 1: Sáng 4 tiết 　　　Ca 2: Chiều 4 tiết

Số lượng tiết học Thứ 2 ～ Thứ 6 　　20 tiết ( 1 ngày 4 tiết )
trong 1 tuần
※　Trường sẽ sắp xếp cho học sinh học 1 trong 2 ca

6．Ngày nghỉ　
　　Thứ 7 Chủ Nhật Ngày lễ

Ngày nghỉ do trường chỉ định

7．Kì nghỉ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―2


　 ①　Nghỉ hè　

Tháng 8 (khoảng 1 tháng)

　 ②　Nghỉ đông　　 Giữa tháng 12 ～ đầu tháng 1 (khoảng 3 tuần)
　 ③　Nghỉ xuân　　 Giữa tháng 3 ～ đầu tháng 4 (khoảng 3 tuần)

8．Học phí
　　　　Hạng mục
Tên khóa học
Khóa 2 năm
Khóa 1 năm 9 tháng
Khóa 1 năm rưỡi

Phí kiểm định

Phí nhập

nhập học

học

20,000 yên

50,000 yên

20,000 yên
20,000 yên

50,000 yên
50,000 yên

Học phí

Sách giáo

Trang thiết bị

Tổng

khoa
1,200,000

40,000

yên

yên

1,050,000

35,000

yên

yên

900,000 yên

30,000

60,000 yên

1,370,000 yên

52,500 yên

1,207,500 yên

45,000 yên

1,045,000 yên

37,500 yên

882,500 yên

yên
Khóa 1 năm 3 tháng

20,000 yên

50,000 yên

750,000 yên

25,000
yên

※ Ngoài ra cần thêm tiền bảo hiểm sức khỏe (mỗi tháng khoảng 1,500 yên), hoạt động ngoại khóa (mỗi năm 10,000
yên), phí quản lý sức khỏe (mỗi năm 5,000 yên)

Hồ sơ cần thiết
I． Hồ sơ người ứng tuyển cần chuẩn bị
1．Hình màu 8 tấm (dọc 4cm × ngang 3cm)　※Hình mới nhất trong vòng 3 tháng trở lại
・Phía sau hình phải ghi Họ tên và Ngày tháng năm sinh

2．Đơn xin nhập học (mẫu của trường) （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）
・Bắt buộc phải ghi bằng bút đen. Tất cả phải do người ứng tuyển ghi, tên trường, tên công ty, địa chỉ … không
được viết tắt mà phải ghi thật chính xác. Ghi tuổi tròn, ghi cả số điện thoại và số bưu điện thành phố. Nếu có
điện thoại di động thì cũng phải ghi vào.
※Trong phần 本・住所 (địa chỉ tại đất nước) nhất định phải khớp với địa chỉ trong sổ hộ khẩu. Trường hợp hiện
tại đang sống ở nơi khác với phần 本・住所 do lí do nào đó thì trong phần 現住所欄 (nơi đang sinh sống) cũng phải
ghi địa chỉ tại nơi đó.
・Phần 家族 (gia đình) phải ghi thông tin từ ba mẹ trở xuống.
・Lí do du học phải ghi rõ lí do học tiếng Nhật, mục đích cụ thể, trình bày thật rõ tại sao việc học này lại cần
thiết.
Ngoài ra cũng phải ghi cụ thể dự định sau khi kết thúc khóa học tiếng Nhật.

3．Bằng tốt nghiệp gốc hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tại trường học sau cùng　　　　　　　　

（cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）　　　　

4．Bảng điểm của trường học sau cùng (Toàn khóa học)
5．Giấy chứng nhận năng lực Nhật ngữ （Cả ① và ② hoặc 1 trong 2 cái dưới đây）
1

Giấy chứng nhận học tiếng Nhật từ 150 tiết trở lên (nộp giấy chứng nhận đã được cơ sở dạy tiếng Nhật cấp
phát như thời gian học, số tiết trong tuần, giáo trình sử dụng, tỉ lệ đi học của học sinh…)

2

Trường hợp đã dự thi kì thi năng lực Nhật ngữ hoặc các kì thi khác thì nộp bảng kết quả

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―3


6．Chứng nhận công việc ・ Giấy chứng nhận phục chức ・ Thư tiến cử (nếu có) 　（cần phải có bản
dịch bằng tiếng Nhật）　

7．Bản gốc sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thay thế
8．Bản sao hộ chiếu (nếu có)
　　Nộp bản sao trang có ghi số hộ chiếu
9．Bản sao chứng minh nhân dân (nếu có)
10．Hồ sơ khác, hồ sơ do trường yêu cầu

II．Hồ sơ người bão lãnh cần chuẩn bị
　　　　※Không tính tiền học thì phí sinh hoạt khoảng từ 60,000 ~ 80,000 yên. Để du học tại Nhật trong vòng 2 năm thì
học phí và phí sinh hoạt mất khoảng 3,000,000 yên.

A．Trường hợp người ứng tuyển tự bảo lãnh

１．Hồ sơ chi trả kinh phí (mẫu của trường)
　　・Bắt buộc phải ghi bằng bút đen. Người ứng tuyển phải tự ghi vào phần chi tiết đảm nhiệm kinh phí là “Có số
tiền tiết kiệm (khoảng 3,000,000 yên) để có thể chuyên tâm khi đi du học tại Nhật”

2．Chứng nhận số dư tài khoản là của người ứng tuyển
3．Bản sao màu hoặc hình màu rõ ràng của tất cả các trang trong sổ tiết kiệm
　 ・Phải nộp bản có đủ tất cả các trang kể cả trang bìa.
4．Chứng nhận công việc　（1 trong 3 chứng nhận dưới đây）（cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）　
1

Trường hợp đang làm việc thì phải nộp giấy chứng nhận có ghi rõ thời gian hiện tại đang làm việc.

2

Trường hợp là viên chức, cán bộ thì phải nộp giấy chứng nhận ghi rõ công việc, chức vụ cùng với bản sao
màu hoặc hình màu giấy phép thành lập công ty và giấy phép đăng ký kinh doanh

3

Trường hợp tự kinh doanh phải nộp bản sao màu hoặc hình màu giấy phép đăng ký kinh doanh

5．Chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）　
・Trường hợp không phải hộ kinh doanh cá thể (đang làm việc ở xí nghiệp hoặc là cán bộ trong xí nghiệp) thì
phải nộp chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất do công ty chứng nhận.
・Trường hợp kinh doanh cá thể phải nộp chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất do các cơ quan
công chứng cấp.

6．Hồ sơ khác, hồ sơ do trường yêu cầu
B．Người bão lãnh sống ở nước ngoài (không phải ở Nhật), và gửi tiền từ ngân hàng tại nơi đang
sống.

1．Hồ sơ bảo lãnh kinh phí (mẫu của trường) （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）　　
・Bắt buộc phải viết bằng bút đen. Tất cả sẽ do người bão lãnh ghi bằng tiếng nước mình, trường hợp người bảo lãnh
không phải là bố mẹ thì phải ghi chi tiết lí do bảo lãnh, quan hệ với người ứng tuyển, chi tiết về việc đảm nhiệm
làm người bảo lãnh.

2．Chứng nhận số dư tài khoản là của người bảo lãnh
3．Bản sao màu hoặc hình màu rõ ràng của tất cả các trang trong sổ tiết kiệm.
　・Phải nộp bản có đủ tất cả các trang kể cả trang bìa.
4．Chứng nhận công việc　（1 trong 3 chứng nhận dưới đây）（cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）
1

Trường hợp đang làm việc thì phải nộp giấy chứng nhận có ghi rõ thời gian hiện tại đang làm việc.

2

Trường hợp là viên chức, cán bộ thì phải nộp giấy chứng nhận ghi rõ công việc, chức vụ cùng với bản sao
màu hoặc hình màu giấy phép thành lập công ty và giấy phép đăng ký kinh doanh

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―4


3

Trường hợp tự kinh doanh phải nộp bản sao màu hoặc hình màu giấy phép đăng ký kinh doanh.

5．Chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）　
・Trường hợp không phải hộ kinh doanh cá thể (đang làm việc ở xí nghiệp hoặc là cán bộ trong xí nghiệp) thì
phải nộp chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất do công ty chứng nhận.
・Trường hợp kinh doanh cá thể phải nộp chứng nhận thu nhập và nộp thuế trong 3 năm gần nhất do các cơ quan
công chứng cấp.

6．Hồ sơ chứng nhận quan hệ với người ứng tuyển (giấy, ảnh chứng nhận quan hệ thân quyến có
công chứng) （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）
・Trường hợp người bảo lãnh không phải là bố mẹ thì phải nộp giấy chứng nhận quan hệ với người ứng tuyển.

7．Bản gốc sổ hộ khẩu hoặc chứng nhận tương đương của người bảo lãnh
8．Bản sao chứng minh nhân dân
9．Hồ sơ khác, hồ sơ do trường yêu cầu
C．Người bão lãnh đang sống tại Nhật
1．Hồ sơ bảo lãnh kinh phí (mẫu của trường) （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）
・Bắt buộc phải viết bằng bút đen. Tất cả sẽ do người bão lãnh ghi bằng tiếng nước mình, trường hợp người bảo lãnh
không phải là bố mẹ thì phải ghi chi tiết lí do bảo lãnh, qua hệ với người ứng tuyển, chi tiết về việc đảm nhiệm
làm người bảo lãnh.

2．Bản sao sổ tiết kiệm khớp với chứng nhận số dư tài khoản
　・Bản sao số tiết kiệm nhất định phải nộp bản có đầy đủ tất cả các trang kể cả bìa.
3．Chứng nhận công việc (1 trong 3 chứng nhận dưới đây)
1

Trường hợp đang làm việc thì phải nộp giấy chứng nhận có ghi rõ thời gian hiện tại đang làm việc.

2

Trường hợp là viên chức, cán bộ thì phải nộp giấy chứng nhận ghi rõ công việc, chức vụ cùng với bản sao
màu hoặc hình màu giấy phép thành lập công ty và giấy phép đăng ký kinh doanh

3

Trường hợp tự kinh doanh phải nộp bản sao màu hoặc hình màu giấy phép đăng ký kinh doanh.

4．Hồ sơ chứng nhận thu nhập từ 3 năm gần nhất trở lên (1 trong 2 loại dưới đây)
1

Chứng nhận thuế được cục thuế hoặc các cơ quan hành chính cấp phát (chứng nhận có ghi tổng thu nhập)

2

Bản sao dự phòng của bản khai chính xác

5．Hồ sơ chứng nhận quan hệ với người ứng tuyển (giấy, ảnh chứng nhận quan hệ gia đình, họ
hàng công chứng) （cần phải có bản dịch bằng tiếng Nhật）
　　・Trường hợp người bảo lãnh không phải là bố mẹ thì phải nộp giấy chứng nhận quan hệ với người ứng tuyển.

6．Thẻ cư trú của công dân hoặc chứng nhận đăng ký người nước ngoài
7．Chứng nhận đăng ký con dấu
　・Hãy đóng con dấu giống với dấu trong “chứng nhận đăng ký con dấu” tại vị trí đóng dấu
8．Hồ sơ khác, hồ sơ do trường yêu cầu

Hạng mục chú ý về hồ sơ sẽ nộp
1．　Không được sử dụng bút tẩy xóa tại chỗ cần đính chính,　sau khi chỉnh sửa bằng cách gạch 2 gạch
thì đóng dấu đính chính vào
2．　Khi đăng ký bắt buộc phải là người đã học xong 12 năm học phổ thông trở lên tại nước mình.
Các trường hợp tự học, đào tạo từ xa sẽ không được tính.
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―5


3．　Trường có qui định thẩm tra gồm tiểu học 6 năm, trung học cơ sở 3 năm, trung học phổ thông 3 năm,
trường hợp không giống như vậy thì cũng có khi không được nhận
4．　Tuổi nhập học trường tiểu học là 6 tuổi (một số khu vực là 7 tuổi), trường hợp không giống như vậy
phải nộp chứng nhận ghi rõ lí do do trường cấp phát.

5．　Tài liệu đã nộp lên cục xuất nhập cảnh Osaka tại Kobe (trừ bản gốc bằng tốt nghiệp) sẽ không được
trả lại.
6．　「Thân quyến」 là những người có quan hệ gần nhất với bố mẹ của người ứng tuyển.
7．　Tất cả hồ sơ nộp lên cục xuất nhập cảnh phải là hồ sơ được cấp từ 3 tháng trở lại.
Xem xét kỹ ngày nộp lên cục xuất nhập cảnh để chuẩn bị đầy đủ.
8．　Trường hợp nộp giấy chứng nhận hãy dùng letterhead của cơ quan tương ứng (công ty, trường
học).
9．　Các hồ sơ không phải tiếng Nhật thì phải kèm theo bản dịch bằng tiếng Nhật. Bản dịch phải có ngày
tháng và ký tên đóng dấu người dịch. Sử dụng khổ giấy A4. Nếu không có bản dịch kèm theo thì
trường sẽ dịch và tính phí 20,000 yên tiền dịch hồ sơ.
10．Ngoài các hồ sơ ghi trên có khi cũng yêu cầu nộp thêm một số hồ sơ khác nếu cần thiết.

Thủ tục nhập cảnh đến Nhật
1.　Sau khi cục xuất nhập cảnh Osaka tại Kobe cấp phát Chứng nhận tư cách lưu trú, trường sẽ thông báo
bằng mail hoặc FAX đến người ứng tuyển
2.　Sau khi nhận được thông báo phải nộp học phí trong vòng 1 năm cho trường
3.　Sau khi trường nhận được học phí sẽ gửi bản gốc “Chứng nhận tư cách lưu trú ” đến người ứng
tuyển
4.　Người ứng tuyển mang bản gốc “Chứng nhận tư cách lưu trú” và “Giấy báo nhập học” đến đại sứ quán
hoặc lãnh sự quán của Nhật tại nước mình để tiến hành thủ tục xin visa.
5.　Khi cấp phát visa, ngoài những hồ sơ ở trên có khi sẽ phải nộp thêm một số hồ sơ khác hoặc yêu cầu
phỏng vấn, do đó cần phải hỏi thật kỹ và chuẩn bị đầy đủ.
6.　Từ ngày được cấp phát “Chứng nhận tư cách lưu trú” trong vòng 3 tháng nếu không thực hiện yêu
cầu đến Nhật thì sẽ không thể thực hiện thủ tục đó được nữa nên hãy chú ý kỹ.
7.　Trường hợp nhập cảnh khác với thời gian trường chỉ định vì có khả năng sẽ ảnh hưởng đến việc học, tỉ
lệ đi học, gia hạn visa lưu trú, do đó hãy xác nhận thật kỹ với trường về thời gian nhập cảnh. Sau
khi nhập cảnh phải nhanh chóng liên hệ đến trường và sau đó phải đến trường.

Thủ tục sau khi đến Nhật
1．　Sau khi đến Nhật cần phải làm một số thủ tục cần thiết như “Đăng ký địa chỉ” hay “Tham gia bảo

hiểm sức khỏe”, do đó nhất định phải thảo luận với trường.
2．　Không chấp nhận chi trả học phí bởi tiền làm thêm. Ngoài ra để được làm thêm thì cũng cần phải có
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―6


sự cho phép của cục xuất nhập cảnh. Việc này được quyết định bởi việc tỉ lệ đi học đầy đủ, không gây
ảnh hưởng đến việc học. Nếu không được cho phép mà đi làm thêm thì không chỉ người làm thêm mà
cả người chủ cũng sẽ bị xử lý vi phạm pháp luật. Để tránh việc này xảy ra thì khi muốn đi làm thêm
phải thảo luận với nhà trường.

Các vấn đề khác
1．Làm đơn yêu cầu cấp phát “Chứng nhận hoạt động ngoài tư cách lưu trú” (chứng nhận cho phép làm
thêm), trường hợp không được cấp phát chứng nhận này thì phải thông báo sớm.
2．Thời gian học và lớp học không thể tự chọn.
3．Những ai muốn sống trong ký túc xá nhà trường thì phải liên lạc sớm đến trường. Trường sẽ tùy theo
nguyện vọng để chuẩn bị phòng cho học sinh.

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 B―7