Động lực nhóm những hệ thống hoạt động phức tạp

ĐỘNG LỰC NHÓM
Những hệ thống hoạt động phức tạp
Joseph E. McGrath & Franziska Tschan
Dịch bài: Nhóm 3

1


Chương này xem xét những thông tin nghiên cứu dựa trên lý thuyết và kinh nghiệm
mới nhất về tính năng động, sự phát triển và thay đổi trong nhóm ở các tổ chức. Mục
đích chính là để hợp nhất tầm nhìn lý thuyết và kiến thức theo lối kinh nghiệm về quy
trình động trong các nhóm. Mục đích thứ hai là để tiến thêm một bước trong trong việc
tích hợp các quan niệm về đội nhóm thông qua đồng thời ranh giới kỷ luật và địa lý,
văn hoá.

GIỚI THIỆU
Trong phần giới thiệu, chúng ta bắt đầu bằng việc phân biệt ba phạm vi của quy
trình trung gian bao gồm quan niệm về các quy trình động trong nhóm, là quy trình
hoạt động, quy trình phát triển và quy trình thích nghi. Mặc dù có khá nhiều nghiên
cứu trong lĩnh vực nghiên cứu nhóm nhỏ về “năng động nhóm”, hơn 100 năm, lịch sử
của các nghiên cứu trên nhóm cho thấy tầm quan trọng của những quy trình động là
“tôn trọng nhiều hơn là tuân thủ”. Ngược lại với quan điểm trên, chúng tôi ghi lại khá
nhiều mô hình lý thuyết đã bắt đầu áp dụng một cách thích hợp quy trình động vào việc
tính toán. Chúng tôi nhận thấy cả hai đều đặc biệt – một là lý thuyết hành động và còn
lại là lý thuyết hệ thống phức tạp – mà chúng ta sẽ đề cập một cách chi tiết trong
chương này. Sau đó, chúng tôi phác thảo kết cấu của chương.

BA QUY TRÌNH TRUNG GIAN TRONG NHÓM CÔNG VIỆC: HOẠT ĐỘNG,
PHÁT TRIỂN VÀ THÍCH NGHI.
Đặc điểm của các nhóm là sự hoạt động đồng thời và liên tục của ít nhất một trong
ba quy trình trung gian khác biệt sau

2


1. Quy trình hoạt động mô tả cách thức nhóm thực hiện các công việc của
mình. Xét theo những chức năng thực chất chủ yếu, hành động nhóm gồm
một dòng nhiều quy trình diễn ra đồng thời trong suốt thời gian hoạt động.
Từng quy trình có cách thức vận hành riêng. Một vài quy trình là kết quả của
quá trình thiết lập hành động một cách có chủ ý của nhóm. Các quy trình con
của những quy trình trên có khuynh hướng sinh ra một quy trình khác,
và/hoặc sinh ra những kết quả đáng chú ý nào đó (hệ tư tưởng), bên trong
hoặc bên ngoài nhóm. Điều này tương tự như cách thức mà các hoạt động cơ
thể khác nhau của con người thay đổi theo những điều kiện bên trong và bên
ngoài khác nhau (thí dụ như cách thức mà cái gọi là nhịp sinh học được sinh
ra bởi chu kỳ của ngày và đêm). Một vài quy trình phản ánh sự phản ứng của
nhóm đối với những đòi hỏi công việc hay những yêu cầu thao tác bắt buộc.
2. Quy trình phát triển mô tả cách thức nhóm thay đổi trạng thái của mình trong
suốt thời gian hoạt động. Mỗi nhóm có một lịch sử phát triển qua các thời kỳ
trong các mối quan hệ có liên quan với sự thành lập và hoạt động của nhóm,
và có thể là sự biến hoá, chuyển đổi hoàn toàn nhóm. Mỗi nhóm cũng có một
tương lai đáng mong đợi, cả trong nhận thức của những thành động bên
trong nhóm cũng như trong cái nhìn của những người ngoài nhóm. Lịch sử
quá khứ và tương lai tươi sáng của nhóm có ảnh hưởng tới trạng thái và
những hành động của nhóm ở hiện đại. Sự phát triển này bị ảnh hưởng lần
lượt bởi đặc điểm của từng thành viên, kế hoạch, công nghệ, ngữ cảnh và sự
tác động qua lại giữa chúng. Các quy trình phát triển này gây ảnh hưởng đến
việc thực nghiệm, học hỏi và thay đổi.
3. Quy trình thích nghi mô tả cách thức nhóm phản ứng lại đối với các sự kiện.
Sự trao đổi liên tục giữa nhóm và hệ thống thêm vào (embedding system)
thiết lập nên một hình mẫu mô phỏng. Quá trình thích nghi này gây ra không

chỉ những thay đổi nảy sinh trong môi trường nhóm mà còn gây ra các phản
ứng (và thúc đẩy) đến nhóm đối với những sự kiện đó. Trường hợp nhóm có
3


tổ chức thì những hệ thống đưa vào là các nhóm khác và các thực thể (cùng
một mức độ trong tổ chức), các thực thể tại các cấp độ cao hơn trong tổ chức
và các thực thể bên ngoài tổ chức mà nhóm hay những thành viên trong
nhóm phải giao dịch.
Cả ba quy trình trung gian hoạt động đồng thời và liên tục trong các nhóm. Chúng
giống nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhưng khác biệt bởi những mục đích phân tích khác
nhau. Quy trình trung gian đầu tiên, quy trình hoạt động, thường nói về “nhóm cách
thức giải quyết vấn đề” (hay, chung hơn, nhóm các kỹ năng hoạt động nhóm hay thực
hiện kế hoạch). Phạm vi thứ hai, quy trình phát triển, thường được nói đến như “bề dài
của sự phát triển nhóm”. Hơn nữa, trong các lý thuyết và nghiên cứu trước đây trên
nhóm, cả hai phạm vi trên thường có sự trùng hợp khá chặt. Phạm vi thứ ba, quy trình
thích nghi, thường bị phớt lờ.

SỰ HỢP NHẤT LÝ THUYẾT
Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu mang tính lý thuyết đối với các nhóm
nhỏ đã sử dụng một hay nhiều mức độ của động lực học, liên quan đến một loạt các
nhân tố trung gian trong nhóm. Các nghiên cứu này bao gồm, ví dụ: Mô hình xã hội
hoá của Moreland và Levine (1982); Nghiên cứu về quy trình nhóm của Hackman và
các cộng sự (như là, Hackman, 1986, 1992; Hackman và Morris, 1975); Nghiên cứu
của West (1996); của Walther và cộng sự (Walther, 1994; Walther và Burgoon, 1992);
Lý thuyết phát triển của Worchel (Worchel, 1996; Worchel, Coutant-Sassic và
Gross man, 1992); Nghiên cứu của Mantovani (1996); Nghiên cứu của Poole và cộng
sự (Poole, 1981, 1983; Poole và DeSanctis, 1989, 1990; Poole và Roth 1989a và
1989b ) về cấu trúc thích nghi trong nhóm; Nghiên cứu theo chức năng về tương tác
nhóm của Hirokawa (1983,1985,1988); và Nghiên cứu của Ancona và Chong (1996)

và của Kelly và McGrath (Kelly và McGrath, 1985; Mc Grath và Kelly, 1986) về quy
trình sinh ra nhóm (entrainment process). Lợi ích đặc biệt của chương này là hai mô
hình lý thuyết mới nhất tập trung một cách mạnh mẽ vào bản chất của động lực nhóm.
4


Một là lý thuyết hành động được áp dụng trong nhóm của Von Cranach, Tschan và
những người khác (Tschan, 1995; Tschan và Von Cranach, 1996; Von Cranach, 1996;
Von Cranach, Ochsenbein và Vallach, 1986). Lý thuyết còn lại là mô hình lý thuyết về
nhóm như là những hệ thống phức tạp của Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow,
McGrath, và Berdahl, 2000)
Lý thuyết hành động (AT) là tập hợp những ý kiến được chỉ dẫn bởi các nhà tâm lý
học xã hội Châu Âu (Frese và Sabini, 1985; Frese và Zapf, 1994; Hacker, 1985;
Semmer và Frese, 1985). Trong khi hầu hết các nghiên cứu được thực hiện tại cấp độ
cá nhân, lý thuyết hành động lại được áp dụng vào các nhóm nhỏ. Nó hoàn toàn phù
hợp tại các cấp độ nhóm theo Von Cranach et al, 1986; Von Cranach, Ochsenbein và
Tschan, 1987)
Cùng lúc, các bài phê bình của các nhà tâm lý học xã hội trong cộng đồng Hoa Kỳ
đã thúc đẩy sự chú ý đối với những khái niệm về lý thuyết hệ thống động và lý thuyết
phức tạp. Quan điểm đó đã được làm khớp với khái niệm tâm lý học xã hội bởi
Vallacher và Nowak (1994), và đặc biệt cho những nhóm nhỏ bởi Baron và cộng sự
(Baron, Amazeen, và Beek, 1994), Latané và cộng sự (Latané và Nowak, 1994), và
khái niệm mới nhất bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow et al., 2000; Mc Grath et
al., 2000).
Chúng tôi thật sự ấn tượng bởi sự giống nhau giữa lý thuyết hành động và lý thuyết
những hệ thống phức tạp, khi được áp dụng vào các nhóm nhỏ trong các ấn phẩm đã
xuất bản ở trên. Chúng tôi nghĩ có nhiều điểm kết nối giữa nghiên cứu của Von
Cranach và Tschan và nghiên cứu của Arrow, McGrath, và Berdahl. Thêm nữa, chúng
tôi cũng tìm thấy một vài sự khác biệt chủ yếu, vì vậy một sự hợp nhất có thể mở rộng
đồng thời cả hai lý thuyết. Chúng tôi tin rằng sự nâng cao kiến thức của mình ở tương

lai về bản chất và quy trình của những nhóm nhỏ, trong các tổ chức công việc và ở một
nơi nào khác, đặc biệt là h iểu biết về sự hoạt động của quy trình trung gian động trong
các nhóm, có thể dễ dàng hơn bởi sự pha trộn thành công của hai lý thuyết này.

5


KẾT CẤU CHƯƠNG
Phần tiếp theo trình bày tóm tắt sơ lược những quan điểm chủ yếu về cách áp dụng
lý thuyết hành động vào nhóm của Von Cranach và Tschan, và mô hình nhóm như là
những hệ thống phức tạp, thích nghi, năng động của Arrow, McGrath và Berdahl, bằng
việc lặp lại một cách ngắn gọn những điểm tương đồng và khác biệt chủ yếu giữa hai lý
thuyết. Sau đó, chúng tôi sẽ áp dụng mô hình đã được tổng hợp để thảo luận lần lượt
trong từng quá trình trung gian đã được bàn ở trên. Ba phạm vi được đề cập lần lượt
đến (a) Bản chất tôn ti thứ tự, liên tục và tuần hoàn của quá trình hoạt động khi nhóm
thực hiện kế hoạch hay công việc mà nó đòi hỏi sự hợp tác trong hành động và trong
liên lạc ; (b) Mô hình phát triển khi nhóm rèn luyện và thay đổi theo thời gian như là
một cách tự học hỏi từ chính kinh nghiệm của mình; và (c) Mô hình thích nghi kh i
nhóm tiến hành sự trao đổi hai chiều với các nhóm đưa vào (embedding contexts) hay
với môi trường. Trong mô hình của Arrow, McGrath và Berdahl ba quá trình (hợp tác,
phát triển và thích nghi) phản ánh sự năng động cục bộ, toàn thể và theo tình huống của
nhóm như là hệ thống động phức tạp.
Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ dựa trên các ý kiến và các khái niệm hoá lý thuyết
khác ở Châu Âu và Bắc Mỹ có đề cập sâu sắc đến quy trình động . Một trong số đó đã
được nói đến ở trên (ví dụ, Mantovani, 1996; Moreland và Levine, 1982; Poole và
DeSanctis, 1989, 1990; West, 1996; Worchel, 1996). Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chọn lọc
một số điểm cần thiết hơn là bao quát hết tất cả các lý thuyết này.
Chúng tôi kết thúc chương với một bảng tóm tắt ngắn gọn những chủ đề chính, và
một vài nhận xét cho hướng nghiên cứu trong tương lai về lĩnh vực này.

TỔNG QUAN LÝ THUYẾT HỢP NHẤT VỀ NHÓM NHƯ LÀ HỆ THỐNG
HÀNH ĐỘNG PHỨC TẠP
Sơ lược về lý thuyết hành động (AT)
Việc áp dụng lý thuyết hành động vào nhóm được chúng tôi tóm tắt theo nghiên
cứu của Von Cranach. Trong chương đó, ông trình bày bốn giả thuyết cơ bản và mô
6


hình hoá ba nguyên lý, được xem như là các trụ cột thuộc về nhận thức của lý thuyết
hành động đồng thời được xem như là “lý thuyết cấu trúc” cho việc tìm hiểu về các
nhóm. Các giả định cơ bản: (a) các nhóm con người là những hệ thống sống được phát
triển ở mức độ cao; (b) họ tồn tại trong những bối cảnh xã hội khác nhau và trong
những môi trường khác nhau; (c) họ tồn tại trên quy mô lớn thông qua những hành
động của chính bản thân, và (d) con người phát triển không ngừng cho nên trạng thái
bộc lộ của con người phải được giải thích thông qua lịch sử của họ.
Ba nguyên lý của Von Cranach là: (1) Nguyên lý về tổ chức đa cấp, quy định công
việc của con người được tổ chức dưới nhiều mức độ – cá nhân và xã hội; (2) Nguyên lý
về hoạt động tự phát nói rằng hệ thống hành động cá nhân và xã hội của con người có
ảnh hưởng đến chính họ, trong nền tảng của nội lực tiềm ẩn và thông tin tích luỹ bên
trong, trong sự tác động qua lại với môi trường xung quanh; và (3) Nguyên lý về tính
chất lịch sử, định ra những vấn đề quan trọng của con người bao gồm cấu trúc, quy
trình cá nhân và xã hội, và sự phát triển tương lai, chỉ có thể hiểu được trong những bối
cảnh được gắn với lịch sử (historical embeddedness) – hiện tại và tương lai được hiểu
từ quá khứ.
Với những giả định và những nguyên lý được xem là nền tảng, Von Cranach tiếp
tục giải nghĩa lý thuyết hành động của nhóm thông qua 28 luận điểm. Chúng tôi sẽ diễn
giải những luận điểm đó theo từng nhóm có liên quan.
Bảy luận điểm đầu tiên liên quan đến vấn đề định nghĩa và bản chất của nhóm. Khái
niệm nhóm là để chỉ loại đặc biệt của những hệ thống xã hội nhỏ với các đặc tính đặc
trưng. Có nhiều loại nhóm khác nhau được mô tả bởi nhóm các đặc tính đó. Nhóm

thường đi liền với cộng đồng xã hội to lớn và gắn liền với các cộng đồng xã hội nhỏ
hơn trong chính các nhóm. Chúng tồn tại trong sự tác động qua lại một cách liên tục
với các hệ thống gắn vào và được gắn vào (embedding system, embedded system).
Các nhóm hoạt động như các đơn vị và ngừng tồn tại khi nhóm ngừng hoạt động.
Quá trình tạo thành nhóm xảy ra ở mỗi mức độ nhóm và cá nhân, và thường trong sự
tác động qua lại của nhóm với các hệ thống gắn vào và được gắn vào. Các cấp độ lịch
7


sử của nhóm thì cần thiết để hiểu chức năng của nhóm, cấu trúc và quá trình. Nhóm
phát triển theo một quy trình đồng phát triển đa cấp độ (multilevel coevolution).
Năm luận điểm tiếp theo liên quan tới những đặc điểm chung và các loại hành động
theo nhóm. Một nhóm có bốn chức năng: (a) Thực hiện những tác động vào môi
trường của nó và các siêu hệ thống (suprasystem); (b) Tạo ra, duy trì và thích nghi cấu
trúc và quy trình của chính nó; (c) đáp ứng nhu cầu của các siêu hệ thống của nhóm; và
(d) đáp ứng nhu cầu của các hệ thống phụ (subsystem) của nhóm và các thành viên.
Các hành động ở những mức độ khác nhau cho thấy đồng thời những điểm giống
nhau (tính tương đồng và tính tương tự) và những điểm khác nhau. Những hoạt động
dài hạn bao gồm: (a) những hành động tái diễn định kỳ và (b) các kế hoạch dài hạn.
Những hoạt động nhóm ở tầm ngắn và trung hạn là những hoạt động có mục tiêu có thể
nhận biết được là những hoạt động nhóm; và những hoạt động đó ở trong những tình
huống được xác định có tính chất xã hội có thể được gọi là hành vi. Sáu loại hành động
nhóm là: (a) hành động nhóm có mục tiêu căn bản; (b) hành động nhóm có mụ c tiêu
hàng ngày; (c) hành động nhóm có mục tiêu thử nghiệm; (d) hành động nhóm định
hướng ý nghĩa; (e) hành động nhóm định hướng theo quy trình và (f) những hành động
xú i giục.
Chín luận điểm tiếp theo liên quan tới hành động nhóm có mục tiêu trực tiếp. Hành
động có mục tiêu trực tiếp được dựa trên công việc được đưa vào bởi hệ thống bên
ngoài (external system) hay bởi chính bản thân của nhóm. Chức năng hướng dẫn đưa ra
những chỉ dẫn cho hành động; chức năng kích thích mang lại hành động tích cực.

Hành động nhóm được tổ chức một cách liên tục và thứ tự thông qua việc đặt ra cấu
trúc công việc trong nhóm. Hành động nhóm bao gồm hai quy trình – thông tin - lên kế
hoạch và thực hiện – và mỗi quy trình được tổ chức ít nhất tại 2 mức độ. Đối với quy
trình thông tin - lên kế hoạch. Những mức độ này là nhận thức và cảm xúc cá nhân và
truyền thông trong nhóm. Kiến thức được tổng hợp giữa cấp độ cá nhân và cấp độ
nhóm và chức năng cơ bản của nó là tổ chức hành động. Sự giao thiệp là sự thông tin
và lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng tại mỗi cấp độ nhóm.
8


Giả định rằng các thành phần của hành động nhóm tại mỗi mức độ khác nhau được
thực hiện bởi chức năng chỉ dẫn (steering function): định hướng tình huống, xác định
mục tiêu, chọn lựa kế hoạch, sản xuất, kiểm soát quá trình sản xuất, ngừng hoạt động
và đánh giá và tiêu dùng sản phẩm. Những hoạt động này vận động có tính định kỳ.
Giao tiếp theo nhóm biến đổi trong tình trạng mở như là chức năng nhận thức sự
khó khăn của công việc, nhu cầu chuyển đổi thông tin công việc thích hợp giữa các
thành độngên, nhận thức và cảm xúc liên quan đến hành động cá nhân mang tính đối
lập. Nhóm tạo ra và duy trì những cấm kỵ đối với việc truyền bá những thông tin gây
nguy hiểm nghiêm trọng cho cấu trúc và đặc tính của nhóm. Nhóm gợi ra, duy trì và
hạn chế quá trình kích thích cá nhân qua việc sử dụng ảnh hưởng và quyền lực xã hội,
một cách trực tiếp và gián tiếp.
Bảy luận điểm cuối cùng phải được thực hiện với mối liên hệ của hành động nhóm
tới cấu trúc và quá trình tạo nhóm. Cấu trúc nhóm là kết quả từ sự tác động qua lại của
công việc, những nhân tố siêu hệ thống, đặc điểm của các thành viên, truyền thống và
lịch sử của nhóm, và những hạn chế của môi trường. Vai trò là một phần của cấu trúc
hành động nhóm, chúng tạo thành nền tảng cho việc phân chia công việc trong hành
động nhóm và phụ thuộc vào cấu trúc công việc.
Thứ bậc và trạng thái bắt nguồn từ toàn bộ những hoạt động nhóm dài hạn và ảnh
hưởng đến sự phân bổ công việc. Lãnh đạo là một chức năng của hành động nhóm, và
quyền lực là một chức năng không thể thiếu của lãnh đạo. Các mối quan hệ cá nhân và

cấu trúc hành động nhóm có sự tác động qua lại. Các thoả thuận, luật lệ, và chỉ tiêu, hệ
thống tri thức mệnh lệnh nhóm và những siêu hệ thống xã hội, ảnh hưởng và kiểm soát
hành động nhóm và các thành độngên và có thể bị thay đổi bởi hành động nhóm.
Và rõ ràng là, hầu hết những nguyên lý này và các luận điểm thì rất tương đồng với
những tuyên bố và quan niệm cơ bản về lý thuyết nhóm như là một hệ thống phức tạp
được mô hình hoá bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (2000; McGrath et al., 2000), đã
được trình bày tương đối ngắn gọn bên dưới. Một vài chỗ mà ở đó hai lý thuyết có sự
khác biệt giữa mong đợi và thực tế cũng được chỉ rõ.
9


TÓM TẮT VỀ LÝ THUYẾT NHÓM NHƯ LÀ HỆ THỐNG PHỨC TẠP 1 (CST)
Arrow, McGrath và Berdahl (2000) gần đây đã đưa ra một công thức lý thuyết xây
dựng những khái niệm từ lý thuyết phức và hệ thống động. Lý thuyết này đưa ra một lý
thuyết khung của các nhóm, mà không phải là một tập hợp các giả thuyết lý thuyết.
Công thức này xem các nhóm như một hệ thống phức và mở; tương tác với những hệ
thống nhỏ hơn (đó là các thành phần) nằm bên trong chúng và tương tác với những hệ
thống lớn hơn (thí dụ là các tổ chức) mà các nhóm nằm bên trong chúng. Các nhóm có
biên giới mờ để phân biệt chúng với nhau, chúng với các thành phần và với ngữ cảnh
mà chúng nằm bên trong.
Arrow, McGrath, Berdahl (2000) đề nghị một công thức nhân quả về các nhóm có
khác nhau về một đặc tính mang yếu tố quyết định cho mô hình lý thuyết đó. Họ lập
luận rằng, qua đời sống của các nhóm có 3 cấp nhân quả liên tục tạo hình nhóm: động
lực cục bộ2 bao gồm các hoạt động của các phần tử cấu thành nhóm. Động lực toàn
thể3 bao gồm hành vi của các biến cấp hệ thống pha trộn từ các động lực cục bộ nhằm
tạo hình và ràng buộc các động lực cục bộ. Động lực ngữ cảnh4 bao gồm các mặt của
của các thành phần của một nhóm, những điều kiện hoạt động và những hoạt động
được tạo hình bằng những hoạt động và sự kiện của các ngữ cảnh lồng trong nhóm, và
bằng những phản ứng của nhóm. Động lực nhóm tạo hình và ràng buộc các động lực
toàn thể và cục bộ của nhóm.

Tất cả các nhóm hoạt động trong dịch vụ với 2 chức năng chung: (a) hoàn tất các dự
án của nhóm và (b) thỏa mãn các yêu cầu của các thành viên. Sự thành công của một
nhóm trong việc theo đuổi hai chức năng này sẽ ảnh hưởng và tùy thuộc khả năng toàn
vẹn và tồn tại của nhóm như là một hệ thống. Điều này dẫn đến việc duy trì tính toàn
vẹn của hệ thống như là chức năng thứ ba (c) chức năng này được xem như là công cụ
1
2
3
4

Theory of Groups as Complex System (CST)
Local dynamics
Global dynamics
Contextual Dynamics

10