Chu trình mua và nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty tnhh thức ăn chăn nuôi gh

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN
VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ
CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH THỨC ĂN
CHĂN NUÔI G&H


LỜI CẢM ƠN
------ Được sự giới thiệu của nhà trường cùng với sự chấp thuận của Ban giám đốc
công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H, trong thời gian thực tập hai tháng vừa
qua tại quý công ty đã giúp em có được điều kiện vận dụng những kiến thức đã học
vào thực tiễn bên cạnh đó giúp em có thể tích lũy được những kinh nghiệm rất hữu
ích cho công việc tương lai sau khi ra trường và hơn hết là hoàn thành bài khóa luận
tốt nghiệp này. Có được như vậy là nhờ sự hướng dẫn tận tình của quý thầy, cô và
sự hướng dẫn, chỉ bảo của anh, chị trong công ty.
Em xin chân thành cảm ơn:
+ Quý thầy cô giảng viên trường Đại Học Cửu Long đã truyền đạt cho em
những kiến thức vô cùng quý báu trong những năm học vừa qua. Đặc biệt em xin
gửi lời cảm ơn chân thành đên các cô Lê Thị Ngọc Phước đã nhiệt tình hướng dẫn,
đóng góp ý kiến, điều này luôn là những kinh nghiệm sâu sắc là hành trang quý giá
giúp em khắc phục sai sót và hoàn chỉnh đề tài.
+ Ban Giám Đốc cùng với tập thể các cô chú, anh chị trong công ty đặc biệt
là anh Nhân kế toán trưởng phòng kế toán công ty đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ
em trong việc nghiêm cứu thực tế đề tài tại công ty thời gian qua.
- Cuối cùng em xin chúc quý thầy cô có được sức khỏe tốt nhất để tiếp tục
giảng dạy, chúc quý công ty gặt hái được nhiều thành công và thực hiện thắng lợi
những mục tiêu trong thời gian tới.

i

MỤC LỤC
------

LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................................1
1. Sự cần thiết của đề tài.................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................2
5. Bố cục đề tài ..............................................................................................................2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT
LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP ..........................................................3
1.1. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu .................................................................3
1.1.1. Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu......................................3
1.1.2. Các mục tiêu trong chu trình mua nguyên vật liệu .............................................4
1.1.3. Các yêu cầu hay thủ tục khi nhập kho ...............................................................6
1.2. Hệ thống các tài khoản sử dụng trong chu trình .......................................................6
1.2.1. Tài khoản 111 “tiền mặt tại quỹ” .....................................................................6
1.2.2. Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” ..................................................................7
1.2.3. Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” ..........................................8
1.2.4. Tài khoản 152 “nguyên vật liệu” .......................................................................9
1.2.5. Tài khoản 151 “hàng mua đang trên đường” ................................................... 10
1.2.6. Tài khoản 331 “phải trả người bán” ................................................................ 11
1.2.7. Tài khoản 333 “thuế và các khoản phải nộp nhà nước” ................................... 12
1.3 Hệ thống các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình .................................13
1.3.1. Các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình mua nguyên vật liệu trong
nước ......................................................................................................................... 13
1.3.1.1. Phiếu yêu cầu mua hàng ........................................................................... 13
1.3.1.2 Đơn đặt hàng ............................................................................................ 14

1.3.1.3. Biên bản kiểm nghiệm ............................................................................. 14
1.3.1.4. Biên bản giao nhận nguyên vật liệu .......................................................... 14
1.3.1.5. Phiếu nhập kho ........................................................................................ 14
1.3.1.6. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng ....................................... 14
1.3.1.7. Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi .................................................................... 14

ii


1.3.1.8. Giấy báo nợ ............................................................................................. 15
1.4. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình ........................................... 15
1.4.1. Trường hợp mua nhập kho nguyên vật liệu trong nước ................................... 15
1.4.1.1. Trình tự luân chuyển chứng từ .................................................................15
1.4.1.2. Lưu đồ ..................................................................................................... 15
1.5. Quá trình ghi chép, phản ánh nghiệp vụ .................................................................21
1.5.1. Nội dung trình tự ghi sổ .................................................................................. 21
1.5.2. Công việc của kế toán trong quá trình ghi chép ............................................... 21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH
G&H ................................................................................................................................ 24
2.1. Tổng quan về công ty TNHH G&H ....................................................................... 24
2.1.1. Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, hình thức tổ chức kinh doanh ........................ 24
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ................................................................... 24
2.1.3. Chức năng, lĩnh vực hoạt động ....................................................................... 25
2.1.4. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu ......................................................................... 25
2.1.5. Đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty..................................................... 25
2.1.6. Tổ chức bộ máy quản lý công ty ..................................................................... 26
2.1.7. Tổ chức công tác kế toán tại công ty ............................................................... 29
2.1.7.1. Tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................... 29
2.1.7.2. Nhân sự kế ............................................................................................... 29

2.1.7.3. Hình thức sổ kế toán ................................................................................ 32
2.1.7.4. Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng ............................................ 34
2.1.7.5. Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán .................................34
2.1.7.6. Phương tiện phục vụ công tác kế toán ...................................................... 34
2.2 Thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung câp
tại công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H............................................................... 35
2.2.1. Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu trong công ty .............. 35
2.2.1.1. Đặt mua nguyên vật liệu .......................................................................... 35
2.2.1.2. Nhận nguyên vật liệu nhập kho. ............................................................... 35
2.2.1.3. Nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả............................................................ 35
2.2.1.4. Thanh toán cho người bán ........................................................................ 35
2.2.2. Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu ..................... 36
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng..................................................................................... 36
iii


2.2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ .................................................................36
2.2.2.3. Lưu đồ chứng từ trong chu trình ............................................................... 37
2.2.2.4. Tài khoản sử dụng trong chu trình ............................................................ 37
2.2.2.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình ................................... 38
2.2.2.6. Sổ sách sử dụng trong chu trình ............................................................... 39
2.2.3. Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu ............. 45
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng..................................................................................... 45
2.2.3.2. Trình tự luân chuyển chứng từ. ................................................................ 45
2.2.3.3. Lưu đồ chứng từ trong chu trình ............................................................... 46
2.2.4. Chu trình lập và luân chuyển chứng khi thanh toán cho người bán. ................. 47
2.2.4.1. Chứng từ sử dụng..................................................................................... 47
2.2.4.2. Trình tự luân chuyển chứng từ. ................................................................ 47
2.2.4.3. Lưu đồ chứng từ trong chu trình ............................................................... 48
2.2.4.4. Tài khoản sử dụng trong chu trình ............................................................ 49

2.2.4.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình ................................... 49
2.2.4.6. Sổ sách sử dụng trong chu trình ............................................................... 50
2.2.5 Chu trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến chi phí mua nguyên vật
liệu ........................................................................................................................... 53
2.2.5.1. Chứng từ sử dụng..................................................................................... 53
2.2.5.2. Chu trình lập và luân chuyển chứng từ ..................................................... 53
2.2.5.3. Lưu đồ chứng từ trong chu trình ............................................................... 54
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................... 56
3.1. Nhận xét ................................................................................................................ 56
3.1.1. Nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.................................56
3.1.1.1. Tình hình kinh doanh công ty một số năm gần đây................................... 56
3.1.1.2. Thuận lợi .................................................................................................58
3.1.1.3. Khó khăn .................................................................................................58
3.1.1.4. Phương hướng phát triển .......................................................................... 59
3.1.2. Về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu liệu và thanh toán cho nhà cung
cấp ........................................................................................................................... 59
3.1.3. Nhận xét về công tác kế toán .......................................................................... 60
3.1.4. Về hệ thống kế toán quản trị ........................................................................... 62
3.1.5 Về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................................... 62
3.2. Kiến nghị .............................................................................................................. 62
iv


3.2.1. Kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của chu trình mua nhập kho
nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung câp tại công ty ...................................... 62
3.2.2. Kiến nghị về công tác kế toán ......................................................................... 63
3.2.3. Kiến nghị về hệ thống kế toán quản trị ............................................................ 63
3.2.4. Kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................................... 64
3.2.5. Một số kiến nghị bổ trợ khác .......................................................................... 65
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 69

PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO

v


Khóa luận tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU


1. Sự cần thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển của các nước trong khu vựt và quốc tế, nền kinh tế Việt
Nam cũng đang từng bước chuyển mình theo xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế.
Hiện nay nền kinh tế Việt Nam là nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường với
nhiều thành phần kinh tế, có sự quản lý của nhà nước theo định hướng Xã Hội Chủ
Nghĩa. Chịu tác động của nền kinh tế thị trường là thách thức lớn đối với các công
ty, doanh nghiệp Việt Nam hiên nay. Để đứng vững và phát triển được đòi hỏi các
doanh nghiệp trong nước phải luôn tăng cường công tác quản lý. Một trong những
yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp trong công tác quản lý đó là kế
toán. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý
hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Cho nên đối với các doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường thì các công
ty, doanh nghiệp phải tăng cường tốt công tác quản lý, hạch toán, giám sát chặt chẽ
việc sử dụng nguyên vật liệu để đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất. Muốn thế các công ty
phải lập ra cho mình một chu trình hoàn thiện về mua nhập kho nguyên vật liệu và
thanh toán cho nhà cung cấp. Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng đó nên em
chọn đề tài “CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH
TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP” để làm chuyên đề tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: tìm hiểu “chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh
toán cho nhà cung cấp tại công ty thức ăn chăn nuôi TNHH G&H”
Mục tiêu cụ thể: việc nghiên cứu đề tài giúp ta hiểu rõ hơn quy trình, các bước
thực hiện cũng như các mục tiêu cụ thể trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật
liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Qua đó rút ra được những ưu khuyết điểm của
chu trình tại công ty và đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn việc thực hiện
các chỉ tiêu đã đưa ra.


Khóa luận tốt nghiệp
3. Đối tượng nghiên cứu
Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại
công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H
4. Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp tiếp cận trao đổi trực tiếp để ghi nhận thông tin tại công ty
+ Phương pháp thu thập các số liệu và chứng từ kế toán của công ty
+ Phương pháp ghi chép các số liệu từ sổ sách, báo cáo kế toán của công ty (sổ
chi tiết, bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo xác định kết quả kinh doanh…)
+ Kết hợp thu thập chứng từ, số liệu với tham khảo ý kiến của nhân viên kế
toán tại công ty và giáo viên hướng dẫn
5. Bố cục đề tài
Bao gồm phần mở đầu, ba chương và phần kết luận.
Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán
cho nhà cung cấp tại công ty TNHH G&H
Chương 2: Thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho
nhà cung cấp tại công ty TNHH G&H
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị


Khóa luận tốt nghiệp

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO
HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
1.1. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu
1.1.1. Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu
 Đặt mua nguyên vật liệu
- Đặt mua nguyên vật liệu hay yêu cầu về nguyên vật liệu là điểm khởi đầu trong
chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại các
công ty và nó được xem là một lời đề nghị về nhu cầu nguyên vật liệu mà bên mua
muốn gởi đến bên bán. Khi mua nguyên vật liệu vốn của công ty sẽ chuyển từ trạng
thái tiền tệ sang trạng thái hiện vật. Nếu bên mua và bên bán lần đầu tiên thực hiện
giao dịnh mua bán hoặc có nhu cầu giao dịch mua bán lớn và phức tạp thì đòi hỏi
phải ký hợp đồng mua bán nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi hoặc nghĩa
vụ của các bên tham gia hợp đồng
Các công ty có thể đặc mua nguyên vật liệu theo các phương thức sau:
+ Phương thức chuyển nguyên vật liệu: công ty sẽ ký hợp đồng với bên bán,
bên bán sẽ căn cứ vào hợp đồng để giao nguyên vật liệu cho công ty theo địa điểm
đã được quy định trước trong hợp đồng.
+ Phương thức trực tiếp: công ty cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng
của bên bán và trực tiếp chuyển nguyên vật liệu về công ty bằng phương tiện sẵn có
hoặc thuê ngoài.
 Nhận nguyên vật liệu
- Việc nhận hàng hóa là một khâu quan trọng chu trình vì đây là thời điểm mà
bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán trên sổ sách của họ. Khi nhận
nguyên vật liệu về bên mua phải tiến hành kiểm tra về số lượng, mẫu mã,… của
nguyên vật liệu xem có đúng theo các quy định đã thỏa thuận trên hợp đồng hay
không trước khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu.
- Trường hợp công ty nhận hàng theo phương thức trực tiếp: sau khi nhận
nguyên vật liệu và ký vào hóa đơn của bên bán thì nguyên vạt liệu đã thuộc về
quyền sở hữu của bên mua. Mọi tổn thất xảy ra bên mua tự chịu trách nhiệm

- Trường hợp công ty nhận hàng theo phương thức chuyển nguyên vật liệu: khi
chuyển nguyên vật liệu đi thì nguyên vật liệu này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên


Khóa luận tốt nghiệp
bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua khi bên mua nhận và chấp nhận
thanh toán, mọi tổn thất bên bán tự chịu trách nhiệm
 Nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả
- Khi bên bán chuyển nguyên vật liệu cho bên mua sẽ kèm theo đó là hóa đơn
giá trị gia tăng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi nhận được nguyên vật liệu, người
đại diện bên mua sẽ ký vào hóa đơn và nhận nguyên vật liệu cùng với hóa đơn
- Khi nhận được nguyên vật liệu bên mua sẽ tiến hành ghi sổ và theo dõi các
khoản nợ phải trả. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo có tài
chính cũng như các khoản thanh toán thực tế. Kế toán các khoản phải trả thường có
trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật ký, sổ
hi tiết thanh toán người bán.
 Thanh toán cho người bán
- Thanh toán cho người bán là khâu cuối cùng trong chu trình mua, nhập kho
nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp, công việc này được thực hiên khi
đơn đặt mua nguyên vật liệu được phê duyệt, nhận nguyên vật liệu, hóa đơn, biên
bản giao nhận hàng hóa. Mặc dù nguyên vật liệu công ty nhập khẩu hay mua trong
nước, thanh toán bằng ngoại tệ hay nội tệ thì việc thanh toán cho người bán cũng
theo các phương thức sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt như: tiền Việt Nam, ngoại tệ, trái phiếu,…Khi nhận
được nguyên vật liệu bên mua xuất tiền mặt tại quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên
bán, hình thức này thường áp dụng cho các giao dịch hoặc hợp đồng có giá trị nhỏ,
với giao dịch hoặc hợp đồng lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn.
- Thanh toán không dùng tiền mặt như: sec thanh toán, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm
thu…Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tài khoản hoặc thanh
toán bù trừ qua các ngân hàng. Phương thức này phù hợp với các giao dịch và hợp đồng có

giá trị lớn.

1.1.2. Các mục tiêu trong chu trình mua nguyên vật liệu
 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền trong công ty
- Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu nhằm thiệt lập một chu trình có tính khả
thi cao được sử dụng trong kỳ hoạt động trong tương lai. Nó cung cấp cho nhà quả
lý thông tin về kế hoạch thực hiện chu trình một cách có hệ thống và đạt hiệu quả


Khóa luận tốt nghiệp
cũng như lường trước được những khó khăn khi thực hiện các mục tiêu trong chu
trình để có biên pháp xử lý kịp thời.
- Dự toán dòng tiền trong công ty là một bảng tổng hợp về tiền thu vào và chi ra
liên quan đến các hoạt động của công ty trong từng kỳ kế toán. Dự toán dòng tiền
nhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nếu cân đối thu, chi sau khi mức
dự trữ tiền mặt cần thiết thì công ty không phải lo về vấn đề thiếu vốn trong kinh
doanh.
 Theo dõi việc mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp
- Việc này trợ giúp các nhà quản lý lập các kế hoạnh mua nguyên vật liệu, thanh
toán cho nhà cung cấp được đầy đủ, chính xác và đúng thời gian. Bên cạnh đó việc
theo dõi mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp giúp công ty có thể lường trước được
các rũi ro trong trường hợp nhà cung cấp không có hoặc không đủ nguyên vật liệu
cung cấp công ty có thể kịp thời tính đến trương hợp mua nguyên vật lệu từ nhà
cung cấp khác.
 Theo dõi số tiền phải trả và thanh toán phù hợp, đúng thời gian cho nhà
cung cấp
- Khi nhận được hóa đơn của bên bán, bên mua sẽ tiến hành theo dõi các khoản
nợ phải trả nhằm để tính toán, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ từng khoản nợ
phải trả theo từng chủ nợ. Đối chiếu số tiền phải trả để xác định số nợ phải trả, đã
trả và số nợ còn lại phải trả để thanh toán một cách hợp lý.

- Công ty phải thường xuyên chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ viêc
thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vụ phải thực
hiện được ký kết trong hợp đồng của hai bên.
 Theo dõi các mẫu tin liên quan nhà cung cấp.
- Dựa vào mẫu tin này giúp công ty có cái nhìn tổng thể về nhà cung cấp, biết rõ
về đối tác của mình sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận, trao đổi, hợp tác mua bán.
Hiểu được nhà cung cấp muốn gì và cần gì từ đó có các giải pháp hữu hiệu trong
việc ký kết hợp đồng.
 Quản lý nguyên vật liệu tồn kho
- Quản nguyên vật liệu tồn kho nhằm mục tiêu duy trì nguyên vật liệu tồn ở mức
độ hợp lý, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, cung cấp nguồn nguyên vật


Khóa luận tốt nghiệp
liệu trong lưu thông, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cũng như tránh được tình
trạng khan hiếm hay tăng giá nguyên vật liệu. Bên cạnh đó quản lý nguyên vật liệu
tồn kho còn giúp công ty giảm được các chi phí về dự trữ, chi phí thanh lý hay cải
tiến hàng bị lỗi, hư hỏng
1.1.3. Các yêu cầu hay thủ tục khi nhập kho
 Kiểm tra nguyên vật liệu
- Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên
bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá
- Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng
theo phương pháp đồng dạng.
- Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
- Kiểm tra về qui cách.
- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận
của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng.
- Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận,
phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng
bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá
- Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc
lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.
- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho
việc tìm kiếm. Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội
dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được
ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một
thẻ kho riêng.
1.2. Hệ thống các tài khoản sử dụng trong chu trình
1.2.1. Tài khoản 111 “tiền mặt tại quỹ”
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý


Khóa luận tốt nghiệp
Nội dung kết cấu tài khoản:
TK 111

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
nhập quỹ

xuất quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc,
kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ
phát hiện khi kiểm kê

phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái
do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối
kỳ

kỳ

Số dư bên nợ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn
quỹ tiền mặt
1.2.2. Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng”
- Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng,
giảm các khoản tiền gửi tại Ngân hàng của doanh nghiệp.
Nội dung kết cấu tài khoản


Khóa luận tốt nghiệp
TK 112

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại
tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
gửi vào Ngân hàng.

rút ra từ Ngân hàng.

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái
do đánh giá lại số dư tiền gửi do đánh giá lại số dư tiền gửi
ngoại tệ cuối kỳ.

ngoại tệ cuối kỳ.

Số dư bên nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
hiện có gửi tại Ngân hàng
1.2.3. Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”
- Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã
khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp.
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT
Nội dung kết cấu tài khoản:


Khóa luận tốt nghiệp
TK 133

- Số thuế GTGT đầu vào được - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu
khấu trừ

trừ
- Kết chuyển Số thuế GTGT đầu
vào
không được khấu trừ
- Thuế GTGT đầu vào của hàng
hóa mua vào nhưng đã trả lại hoặc
giảm giá
- Số thuế GTGT đầu vào đã được
hoàn lại

Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào
được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả.

1.2.4. Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”
- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng,
giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
- Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào Tài khoản này được phân loại như sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính;
Vật liệu phụ;
Nhiên liệu;
Phụ tùng thay thế;
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
Nội dung kết cấu tài khoản:


Khóa luận tốt nghiệp
TK 152

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, - Trị giá thực tế của nguyên liệu,
vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự vật liệu xuất kho dùng vào sản
chế, thuê ngoài gia công, chế biến, xuất, kinh doanh, để bán, thuê
nhận góp vốn liên doanh hoặc từ ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa
các nguồn khác.

đi góp vốn;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả
phát hiện khi kiểm kê

lại người bán hoặc được giảm giá
hàng mua

- Kết chuyển trị giá thực tế của

- Chiết khấu thương mại nguyên

nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối liệu, vật liệu khi mua được hưởng
kỳ

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
1.2.5. Tài khoản 151 “hàng mua đang trên đường”
- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư
(Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã
về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Nội dung kết cấu tài khoản


Khóa luận tốt nghiệp
TK 151

- Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua
đang đi đường

đang đi đường đã về nhập kho
hoặc đã chuyển giao thẳng cho
khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của - Kết chuyển trị giá thực tế của
hàng hoá, vật tư mua đang đi hàng hoá, vật tư đã mua đang đi
đường cuối kỳ

đường đầu kỳ

Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về
nhập kho đơn vị).
1.2.6. Tài khoản 331 “phải trả người bán”
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải
trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo
hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình
thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Nội dung kết cấu tài khoản


Khóa luận tốt nghiệp

TK 331

- Số tiền đã trả cho người bán vật - Số tiền phải trả cho người bán
tư, hàng hoá, người cung cấp vật tư, hàng hoá, người cung cấp
dịch vụ, người nhận thầu xây lắp

dịch vụ và người nhận thầu xây
lắp

- Số tiền người bán chấp thuận - Điều chỉnh số chênh lệch giữa
giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế
đã giao theo hợp đồng

của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu đã nhận, khi có hoá đơn hoặc
hụt, kém phẩm chất khi kiểm thông báo giá chính thức.
nhận và trả lại người bán.

Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Số dư bên Nợ (nếu có):
- Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả
cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
1.2.7. Tài khoản 333 “thuế và các khoản phải nộp nhà nước”
- Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước
về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào
Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
Nội dung kết cấu tài khoản

SVTH: Lê Nhựt Thắng

12


Khóa luận tốt nghiệp
TK 333

- Số thuế GTGT đã được khấu trừ - Số thuế GTGT đầu ra và Số thuế
trong kỳ

GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản - Số thuế, phí, lệ phí và các khoản
phải nộp, đã nộp vào Ngân sách khác phải nộp vào Ngân sách Nhà

Nhà nước.

nước.

- Số thuế được giảm trừ vào số
thuế phải nộp, số thuế GTGT của
hàng bán bị trả lại, bị giảm giá.

Số dư bên Có:
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
- Trong trường hợp cá biệt, Tài khoản 333 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ
(nếu có) của TK 333 phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các
khoản phải nộp cho Nhà nước, hoặc có thể phản ánh số thuế đã nộp được xét miễn,
giảm hoặc cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu.
1.3 Hệ thống các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình
1.3.1. Các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình mua nguyên vật
liệu trong nước
1.3.1.1. Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và
gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ này phản ánh các thông tin cơ bản như yêu
cầu cụ thể về hàng, tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng, số lượng
hàng, yêu cầu về việc giao hàng như thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng
hoặc giá cả hàng yêu cầu tùy theo chính sách chỉ tiêu nội bộ. Chứng từ này cần có
sự kí duyệt của trưởng bộ phận để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của
bộ phận.

SVTH: Lê Nhựt Thắng

13

Khóa luận tốt nghiệp
1.3.1.2 Đơn đặt hàng
- Là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán. Chứng từ
này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìm kiếm nhà cung cấp
phù hợp và xét duyệt của người được ủy quyền . Nội dung trên chứng từ bao gồm
tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp như: Yêu cầu đặt hàng, số
lượng hàng, giao hàng và thanh toán tiền. Tùy điều kiện và khả năng đáp ứng của
người bán, một yêu cầu mua hàng có thể cần lập một hoặc nhiều đơn đặt hàng mua
và ngược lại một đơn đặt hàng mua có thể lập cho nhiều yêu cầu mua hàng.
- Đơn đặt hàng được lập nhiều liên. Sau khi nhận được trả lời chấp nhận đặc
hàng của người bán thì đơn đặt hàng mua được chấp nhận sẽ được gửi để thong báo
cho các bộ phận liên quan như: nơi yêu cầu mua hàng, kế toán phải trả, bộ phận
nhận hàng, người bán…
1.3.1.3. Biên bản kiểm nghiệm
- Được lập bởi bộ phận sử dụng, nhằm mục đích xác định số lượng, quy
cách, chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách
nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
1.3.1.4. Biên bản giao nhận nguyên vật liệu
- Được chuẩn bị bởi nhà cung cấp và giao cho khách hàng ký xác nhận. Biên
bản giao nhận phải được ký nhận của khách hàng để chứng minh sự chuyển giao
nguyên vật liệu đã xảy ra thực tế
1.3.1.5. Phiếu nhập kho
- Được lập bởi bộ phận kho thường có 3 liên, sau khi ký xác nhận vào biên
bản nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của công ty, bộ phận kho sẽ tiến hành
lập phiếu nhập kho và nhập kho nguyên vật liệu
1.3.1.6. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng
- Nhận được từ nhà cung cấp đề nghị thanh toán nguyên vật liệu đã chuyển
giao trước đó.
1.3.1.7. Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi

- Được lập khi nhận hóa đơn bán hàng từ khách hàng và thường có 4 liên,
nhằm xác định khoản tiền xuất quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp và phải được
sự phê duyệt của Ban giám đốc.

SVTH: Lê Nhựt Thắng

14


Khóa luận tốt nghiệp
1.3.1.8. Giấy báo nợ
- Nhận được từ ngân hàng, khi bên bán thanh toán cho bên mua bằng tài
khoản của mình tại ngân hàng khi đó tài khoản của bên bán tăng lên và bên mua
giảm xuống.
1.4. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình
1.4.1. Trường hợp mua nhập kho nguyên vật liệu trong nước
1.4.1.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
- Yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận có nhu cầu và gửi cho bộ phận mua
hàng.

- Yêu cầu mua hàng được gửi cho trưởng bộ phận kiểm tra ký duyệt để đảm bảo
chịu trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận và sau đó trình lên Ban giám đốc ký
duyệt.
- Khi yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ lập các đơn đặt hàng
(sau khi đã tìm kiếm người bán phù hợp) và tiến hành ký hợp đồng.
- Bộ phận kho nhận hàng và hóa đơn do người bán giao. Sau đó gửi hóa đơn về
phòng kế toán để thực hiện chi tiền.
- Phòng kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán (đơn đặt hàng,hóa
đơn bán hàng, phiếu chi) gửi về, lập phiếu chi định khoản, ghi sổ kế toán, lưu trữ,
bảo quản chứng từ kế toán.

1.4.1.2. Lưu đồ
Hệ thống ký hiệu sử dụng

SVTH: Lê Nhựt Thắng

15


Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 1.1 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ
Đầu vào

Xử lý

Đầu ra

Lưu trữ
N

Chứng từ

Kết nối

Khác

A

Xử lý thủ

Sổ sách

N: theo số

Điểm nối

Bắt đầu

công

/báo cáo

thứ tự

cùng trang

/Kết thúc

Chứng từ nhiều
liên

SVTH: Lê Nhựt Thắng

D: theo ngày

/Đối tượng

A: theo tên

bên ngoài

Điểm nối
sang trang

16


Khóa luận tốt nghiệp

Lưu đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng

Nơi yêu cầu
- Báo cáo hàng tồn kho
- Kế hoạch sản xuất
Yêu cầu
mua hàng

- Ngân sách phòng ban
- Thông tin người bán

- Xét duyệt, tổng hợp yêu
cầu mua hàng
- Tìm kiếm người bán
- Lập đặt hàng - kí duyệt

5

Yêu cầu
mua hàng

4
3
2

Đặt hàng 1
Nơi yêu cầu
N

Người bán
Kế toán phải trả

Nhận hàng

SVTH: Lê Nhựt Thắng

17


Khóa luận tốt nghiệp
Lưu đồ 1.2: Lưu đồ xử lý nhận hàng
NHẬN HÀNG
BP mua hàng

KHO HÀNG
A

Nhà cung cấp

4
Đặt hàng 2

Phiếu gửi hàng
(cùng hàng hóa)

3
2
1
Phiếu nhập
kho

Đối chiếu đặt
hàng, đếm, kiểm
hàng

A

Đặt hàng 2
(được kiểm tra)

Đếm, kiểm
hàng

Phiếu gửi hàng

Ký phiếu
Lập phiếu
nhập kho
4
3
Phiếu gửi

hàng

4
3
2
1

Đặt hàng 2
(được kiểm tra)

SVTH: Lê Nhựt Thắng

1
Phiếu nhập
kho được ký

Phiếu nhập
kho
Kế toán
Phải trả
A

N

2

N
Kế toán
vật tư

18


Khóa luận tốt nghiệp
Lưu đồ 1.3: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ

Kho hàng

Người bán

Bộ phận
mua hàng

Phiếu nhập
kho

Đặc hàng

Hóa đơn
mua hàng
N

Kiểm tra,
Đối chiếu,
Ghi sổ

Đặt hàng
Phiếu
nhập kho

Hóa đơn
mua hàng

SVTH: Lê Nhựt Thắng

Sổ chi tiết
phải trả

D

19