Chapter 9 quản lý dự án

9
Quản lý dự án
1


9.1
Nguyên tắc
cơ bản
2


Nguyên tắc cơ bản
Quản lý theo mục tiêu
Quản lý theo các yếu tố “quyết định”
Nhu cầu phải được xác định rõ ràng
Phối hợp sử dụng các nguồn lực

(nhân lực, vật lực, các phương pháp)

3


Nguyên tắc cơ bản
Cá nhân chịu trách nhiệm
Phân cấp phân quyền (trao quyền và

tin tưởng)
“Giao lưu” giữa chức năng và các cấp

độ. Thông tin qua lại
Rõ ràng hơn hoàn hảo

Có thể có sai lầm
4


9.2
Cơ cấu quản lý
dự án
5


Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án
1. Làm chủ các yếu tố (kỹ thuật, chi phí, thời
hạn) :
 Khả năng ra quyết định và kiểm tra thực hiện
 Quản lý tốt chi phí
2. Năng lực huy động mọi người: một cơ cấu
cho phép:
 Phân cấp phân quyền
 Giao tiếp tốt
 Tạo hứng thú đối với công việc

6


Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án
phát triển
3. Quản lý tốt yếu tố kỹ thuật :


Tham gia từ ý tưởng ban đầu



Chuyên môn hoá theo các tiểu bộ phận, nhà
thầu



Khả năng nhận biết sản phẩm (nhận và lắp ráp)

4. Nẵm vững toàn bộ kỹ thuật


Đội ngũ đa năng
7


Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án
phát triển
5. Đảm bảo chất lượng
 Nhân viên có động cơ làm việc
 Phương pháp làm việc khoa học chặt chẽ
nhưng mềm dẻo
 Tính bền vững của đội ngũ cán bộ

6. Có mục tiêu
7. Có điều kiện giao tiếp tốt : đội ngũ quản
lý có thể tập hợp tại một nơi

8

Vấn

đề : Đảm bảo động cơ làm
việc

Cần đảm bảo một động cơ làm việc
 Một cơ cấu phù hợp kích thích động cơ
 Một giám đốc quan tâm đến các yếu tố tâm lý

ảnh hưởng đến động cơ làm việc của cả đội và
từng thành viên
 Tất cả mọi thành viên (từ lãnh đạo đến nhân viên

đều hứng thú với công việc được giao)

9


Cơ

cấu quản lý dự án

Các loại mô hình
Phối hợp bên trong :
Phối hợp chức năng
Cơ cấu ma trận
Cơ cấu “ekip độc lập” chuyên trách

10


Cơ

cấu quản lý dự án

Phối hợp bên trong : Người chịu trách
nhiệm về dự án trực tiếp là thành viên của một
trong những bộ phận, thường là bộ phận chủ
chốt nhất, ông ta phối hợp với các bộ phận
khác thông qua các nhân viên trực thuộc ông
ta. xem MP 6 trang 6 

11


Cơ

cấu quản lý dự án

Phối hợp chức năng: được tổng giám đốc
giao cho quyền điều phối cao hơn điều phối bên
trong. Thực hành điều phối qua các nhân viên
trực thuộc ông ta. xem MP 6 trang 7 

12


Cơ

cấu quản lý dự án

 Cơ cấu ma trận: Một số chuyên viên được

điều đến các bộ phận chuyên trách để thực
hiện dự án. Về mặt tổ chức các chuyên viên
này vẫn thuộc quản lý của bộ phận ban đầu
của mình nhưng trong thời gian thực hiện dự
án anh ta chịu sự điều tiết của giám đốc dự
án. xem MP 6 trang 8 

13


Cơ

cấu quản lý dự án

Cơ cấu “ekip độc lập”: trong thời gian thực
hiện dự án, các chuyên gia rời khỏi bộ phận của
mình và gia nhập bộ phận chuyên trách của dự
án, chỉ chịu sự điều tiết của giám đốc dự án mà
anh ta trực thuộc xem MP 6 trang 9 

14


Cơ

cấu quản lý dự án

15


Mô hình phù hợp với quy mô dự án

16


Tổ chức dự án (tiếp)
Các loại mô hình tổ chức
Tổ chức theo chức năng (OF)
Tổ chức theo kiểu dự án (OP)
Tổ chức theo kiểu ma trận

17


Tổ chức theo chức năng
 Phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên

môn: kế toán, tài chính, R&D, nhân sự…
 Ưu điểm:

 Linh hoạt, tập trung được chuyên gia
 Tập trung, phát triển chuyên môn
 Chuyên môn hóa góp phần giảm chi phí
 Các bộ phận chuyên môn có thể theo dự án
liên tục và đến cùng

18


Tổ chức theo chức năng
 Nhược điểm:

Tổ chức hướng nội chứ không theo yêu
cầu khách hàng
Chuyên môn hóa nên khó tập trung vào
mục tiêu chung của dự án
Nhiều người phụ trách, khó tập trung vào
một chủ nhiệm dự án

19


Tổ chức theo chức năng
 Nhược điểm:

 Thứ bậc trong phân cấp, chuyên môn sâu, có
thể cản trở trong giao tiếp khách hàng
 Quản lý phân tán, khó khuyến khích người
tham gia
 Tiếp cận phân tán, dễ thất bại trong trường
hợp dự án phức tạp liên quan đến nhiều bộ
phận
 Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn

20

Tổ chức theo kiểu dự án
Tùy theo dự án, hay dòng sản phẩm và
thường được tổ chức theo mô hình cổ điển.
Chủ nhiệm => Tổng giám đốc => giám
đốc dự án => Bộ phận chuyên môn
Dưới mỗi dự án có các bộ phận chức
năng như trường hợp tổ chức theo chức
năng

21


Tổ chức theo kiểu dự án
 Ưu điểm:

 Chủ nhiệm dự án toàn quyền và chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp
 Quản lý tập trung, ra quyết định nhanh
chóng kịp thời
 Ekip dự án hình thành rõ hơn, có tác dụng
động viên khích lệ các thành viên.
 Tạo điều kiện phát triển chuyển môn sâu
của dự án

22


Tổ chức theo kiểu dự án
 Ưu điểm:

 Chỉ một thủ trưởng, thuận lợi cho dự án
 Giao tiếp thuận lợi giữa lãnh đạo dự án và
khách hàng
 Giao tiếp thuận lợi giữa các bộ phận cùng
hướng tới mục tiêu của dự án
 Tạo điều kiện phát triển chuyên môn sâu của
dự án
 Tính bao quát chung tốt
23


Tổ chức theo kiểu dự án
 Nhược điểm:

Quá tập trung vào dự án, sao nhãng
nhiệm vụ chung của cả doanh nghiệp
Chệch hướng, kéo dài không cần thiết
Nhiều công việc trùng nhau trong các dự
án dẫn đến lãng phí

24


Tổ chức theo kiểu dự án
 Nhược điểm:

Lãng phí chuyên gia, phương tiện
Có xu thế tách rời khỏi tổ chức ban đầu
Vấn đề tái hội nhập sau dự án

 Áp dụng cho những doanh nghiệp thực hiện

đồng thời nhiều dự án. Những dự án lớn
(nhất là trong xây dựng).
25