Làm quen với acess

Làm quen với môi trường
ACCESS

GIÁO TRÌNH ACCESS
CHƯƠNG 2
2
Nội dung chính của chương 2

Làm quen với môi trường MS Access

Các thao tác trên bảng dữ liệu trong Access

Tìm hiểu bộ lọc (filter)

Tạo CSDL và các mối liên kết giữa các bảng
được quản lý bởi Access

4
Để mở MS Access bạn vào Start
→
Programs
→
Microsoft Access (Hình 1).
Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2):
Chọn Blank access Database để tạo mới cơ sở dữ liệu trống
Chọn Access Database Wizards, pages and Projects để tạo mới cơ sở dữ liệu sử
dụng đồ thuật.
Chọn Open an existing file để mở file có sẵn.
Hình 1
Hình 1
Hình 2

Hình 2
2.1.1. Khởi động Access:
5
 Giả sử ta đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên Tuyển sinh đại học.

Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn More files…
→
Open.

Tìm đến đúng đường dẫn chứa file.

Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn Open.
Nháy đúp
Nháy đúp
2.1.1 Khởi động Access:
6
7
Cửa sổ cơ sở dữ liệu
sau khi mở file sẽ hiện ra cửa sổ dưới đây: Cửa số gồm các đối tượng Tables,
Querries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules nằm trong tập tin đơn
lẻ Database. Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc
không) một hay nhiều đối tượng khác. Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click
vào tên đối tượng tương ứng nằm dưới mục Objects. Trước hết chúng ta xem
xét các đối tượng này là gì?
Các đối tượng
Database
2.1.2
8
Các đối tượng (Objects).
Table (Bảng):

Là nơi lưu trữ dữ liệu. Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột. Mỗi cột là
một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể, trường là phần tử trong cơ sở
dữ liệu. Mỗi hàng là một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường.
Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh, mã
ngành là các trường. Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả yếu tố của các
trường.
2.1.2
9
•
Mỗi bảng có khóa chính (Primary key)
•
Các bảng liên kết với nhau thông qua
khóa (khóa ngoài)
•
Có thể có các ràng buộc khác nữa
2.1.2
Một số chú ý về các bảng
10
Form (Mẫu biểu):
Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi
mới vào bảng trong CSDL. Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một
hay nhiều bảng cùng một lúc và in ra hoặc hiển thị biểu mẫu. Dưới
đây là ví dụ khi bạn nhập liệu trong Form:

2.1.2
11
Queries: Dùng để tìm và gọi ra đúng dữ liệu phù hợp với các điều
kiện mà bạn đặt ra, bao gồm các dữ liệu ở các bảng phức tạp tạo ra
một truy vấn. Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ đi bản
ghi trong cùng một lúc.

Bảng truy vấn
đơn giản
2.1.2
12
Report (Báo biểu):
Là đối tượng trình bày biểu mẫu, tương tự biểu mẫu. Nhưng ứng
dụng chủ yểu trong việc in ấn, không dùng cho mục đích nhập liệu.
2.1.2
13
Page (Trang):
Là loại mẫu biểu đặc biệt, có thể xem, hiệu chỉnh bản ghi
bằng trình duyệt Web.
Macro:
Là các chuỗi hành động được lưu trữ trong Access, giúp tự
động nhiều thao tác và giúp cho đơn giản công việc.
Module:
Thủ tục viết bằng Visual Basic for Application (VBA), là
ngôn ngữ lập trình cơ sở của Access.
2.1.2
14
15
Design View và Datasheet view
Để chuyển đổi giữa 2 chế độ này (theo ví dụ minh họa):
Từ cửa sổ Database, chọn Tables rồi nháy đúp vào trang hồ sơ sẽ bật ra bảng ở chế độ
xem bản dữ liệu (Hình 6).
Để chuyển sang chế độ thiết kế: Nhấn View
→
Design View (hình 7) hoặc nhấn vào
biểu tượng thước kẻ xanh trên thanh công cụ Table Datasheet (hình 8).
Hình 6

Hình 6
Hình 7
Hình 7
Hình 8
Hình 8
2 Khung nhìn cho 2 chế độ và cách chuyển đổi
2.1. 3
16
Cửa sổ bảng của chế độ thiết
kế được chia làm hai khung:

Nửa phía trên là tên các tên,
kiểu dữ liệu tương ứng bạn có
thể `nhập và lời miêu tả (có
thể không có) của các trường.

Nửa phía dưới liệt kê các
thuộc tính của của trường
được chọn tương ứng ở phía
trên.
Trong phần tiếp theo chúng ta
sẽ nói tới các kiểu dữ liệu và
thuộc tính trường.
Bảng trong chế độ thiết kế
2.1.3
17
Đối với mỗi trường tương ứng ta có thể xác lập kiểu dữ
liệu bằng cách nhấn chuột vào phần tương ứng ở cột Data
Type. Xin được giới thiệu một số kiểu dữ liệu là:


Text: Bao gồm các chữ cái, chữ số, và các ký tự như &,
%, = và ?. Text là kiểu dữ liệu phổ biến nhất.

Memo: Tương tự như Text, nhưng có thể chứa 65 535 ký
tự, trong khi Text chỉ có thể dài 256 ký tự.

Number: Gồm Byte, Integer, Long Integer, Single,
Double.

Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng thức đặc biệt được
xác lập trong phần thuộc tính.

Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số cho từng bản
ghi mới bổ xung. Có thể dùng để xác lập làm trường khóa
chính. Chý ý là nếu tùy chọn này được chọn thì khi bạn
xóa một bản ghi nào đó thì bạn sẽ bị mất số vị trí của bản
ghi đó. Ví dụ bạn có 3 bản ghi đánh số tự động là 3,4,5.
Bạn xóa bản ghi 4 thì từ đây bạn sẽ bị khuyết vị trí này vì
bản ghi số 5 không chuyển xuống vị trí số 4.

Yes/No: Dùng cho các trường chỉ có hai giá trị Đúng/Sai
Các kiểu
dữ liệu
Các kiểu
dữ liệu
2.1.3
18
Thuộc tính của trường làm cho định
nghĩa về trường thêm chi tiết, số
lượng của thuộc tính phụ thuộc vào

kiểu dữ liệu. Xin giới thiệu một vài
thuộc tính được sử dụng thường
xuyên:

Field Size: Xác lập độ lớn cho các
dạng dữ liệu là Text và số.Khi bạn cố
gắng nhập một giá trị trường dài hơn
độ dài đã định thì Access tự động
không cho bạn nhập tiếp. Còn nếu
text, số đã nhập vào từ trước mà lại
dài hơn độ dài bạn định xác lập lại thì
phần dài hơn sẽ bị cắt đi. Do vậy
trước khi ghi vào đĩa, Access luôn hỏi
(Hình 2):
Các thuộc tính ví dụ
Các thuộc tính ví dụ
2.1.3
Hình 2
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
19

Format:
Là thuộc tính xác định phương thức hiển thị trên màn hình của các ký tự đã
được nhập vào trong một trường. Tuỳ theo loại dữ liệu mà có các kiểu định
dạng khác nhau.
Dưới đây là ví dụ về format của trường có kiểu dữ liệu Date/Time (Hình 1):
2.1.3

Input Mask:
Nhằm kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu, người ta dùng mặt nạ nhập liệu. Nó

xác lập cách thức mà dữ liệu nhập vào đều có dạng như thế.
Ví dụ như trường số điện thoại ta xác lập Input mask là: 99\-000\-000
Khi nhập số điện thoại ví dụ 09123456 thì nó hiển thị là: 09 123 456
20

Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông tin then chốt
luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó bắt buộc phải nhập.
Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn Required, Yes và sau
đó Save lại. Dưới đây là một ví dụ mà access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc
người dùng phải nhập đầy đủ và nhập không đúng kiểu dữ liệu
2.1.3
21
Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.

Khi chúng ta nhập mới, sửa dữ liệu trong một bảng xuất hiện ký
hiệu chọn bảng ghi ở cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của
nó. Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa (hình 1), cái
bút chì cho biết ta đang làm việc với bản ghi đó (hình 2). Khi ta
dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái bút chì sẽ chuyển thành
tam giác để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa.
Hình 1
Hình 1
Hình 2
Hình 2
Hình 4
Hình 4
Hình 3
Hình 3
2.1.4
22

Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.

Dấu sao xuất hiện bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng. Khi ta đang thêm một
bản ghi vào cuối bảng dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận còn ký
hiệu chọn bảng ghi là cái bút chì. Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghi trắng
ở cuối bảng sau khi nhập bất kỳ ký tự vào bản ghi mới (Hình 3).

Mỗi bảng nhất thiết phải có một khóa chính (Primary Key). Đó là một
trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên toàn bảng
ghi. Nếu xem trong chế độ Design View thì trường khóa chính có ký hiệu
chiếc chìa khóa bên trái bản ghi (Hình 4).
Hình 1
Hình 1
Hình 2
Hình 2
Hình 4
Hình 4
Hình 3
Hình 3
2.1.4
M I CÁC ANH CH Ờ Ị
LÀM BÀI TH C HÀNH SỰ Ố 1
2.2
Các thao tác cơ bản
trên bảng dữ liệu
25
Di chuyển con trỏ trong bảng
•
Dùng các phím mũi tên để di chuyển theo hướng đã định.
•

Tab/Enter : chuyển sang ô kế tiếp trên dòng. Nếu đang ở cuối
dòng, con trỏ tự động nhảy xuống dòng dưới của bảng.
•
Shift + Tab : chuyển sang ô phía trước cùng dòng. Nếu đang ở
đầu dòng và dòng hiện thời không phải là dòng đầu tiên, con trỏ
tự động nhảy lên dòng trên của bảng.
•
Home: Chuyển con trỏ về đầu dòng.
•
End: Chuyển con trỏ về cuối dòng.
•
Ctrl + Home: Chuyển con trỏ về ô trên cùng bên trái bảng.
•
Ctrl + End: Chuyển con trỏ về ô dưới cùng bên phải bảng.
2.2.1