Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cac chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương ( qua khảo sát tại một số chi cục thuế tại thành phố hà nội)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRỊNH THỊ THU HƢƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ
TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ CHI CỤC
THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, năm 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


TRỊNH THỊ THU HƢƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ
TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ CHI CỤC
THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng

Hà Nội, năm 2015

MỤC LỤC
Nội dung

Trang


Mở đầu

1

Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lƣu trữ ở các

10

Chi cục Thuế.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục

10

Thuế.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Chi cục Thuế.

10

1.1.2. Cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế.

11

1.2. Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ ở các Chi cục Thuế.
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động

12
12

của các Chi cục Thuế.
1.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

17

1.2.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế.

18

Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở

25

các Chi cục Thuế qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế TP. Hà Nội.
2.1. Những quy định của Nhà nước về hoạt động tổ chức khai thác, sử

25

dụng tài liệu lưu trữ
2.2. Những quy định của ngành tài chính nói chung và ngành thuế nói

30

riêng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2.1. Thẩm quyền cho phép khai thác

32

2.2.2. Thủ tục khai thác

32

2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế qua

34

khảo sát ở một số Chi cục Thuế TP. Hà Nội.
2.3.1. Số lượng người và số lượng hồ sơ tài liệu được khai thác, sử

35

dụng
2.3.2. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

41

2.3.3. Những nhóm tài liệu lưu trữ chủ yếu được khai thác, sử dụng

45

2.3.4. Kết quả khảo sát về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

46

các Chi cục Thuế

2.4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

48

2.4.1. Hình thức cho mượn tài liệu

48

2.4.2. Hình thức chứng thực lưu trữ; cấp bản sao

50

2.5. Hiệu quả của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

51

2.5.1. Phục vụ việc kiểm tra, giám sát kê khai thuế

51

2.5.2. Phục vụ dự toán thu ngân sách của người nộp thuế và tổ chức

54

thực hiện dự toán thu đối với người nộp thuế
2.5.3. Phục vụ công tác quản lý nợ thuế và cưỡng chế thuế

56

2.5.4. Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ, ngành

58

2.5.5. Phục vụ công tác thanh tra người nộp thuế trong việc chấp

58

hành pháp luật thuế
2.5.6. Phục vụ công tác hỗ trợ người nộp thuế

59

2.5.7. Phục vụ công tác của các cơ quan chức năng

60

2.6. Nhận xét

61

2.6.1. Ưu điểm

61

2.6.2. Nhược điểm

64

Chƣơng 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ

81

chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế
3.1. Các giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động khai thác, sử dụng

81

tài liệu lưu trữ
3.1.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho

81

việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3.1.2. Mẫu hóa một số mẫu biểu để quản lý hoạt động tổ chức khai

84

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3.1.3. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

88

lưu trữ theo hướng chủ động
3.2. Các giải pháp hỗ trợ cho hoạt động tổ chức, khai thác sử dụng tài

89


liệu lưu trữ

3.2.1. Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên Chi cục Thuế về tầm

89

quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

92

3.2.3. Đầu tư kinh phí để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai

93

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3.2.4. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

97

Kết luận

102

Danh mục tài liệu tham khảo

104

Phụ lục hình ảnh chứng minh cho nội dung chƣơng 2

106

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là một trong những di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi
dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để
phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, hoạt động
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của mọi cơ quan,
tổ chức.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các
cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài
liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi
ích chính đáng của công dân. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nên Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy
phạm pháp luật về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm giúp
cho độc giả có thể khai thác, sử dụng có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ quốc gia và
có thể đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội. Đây là những cơ sở
pháp lý vững chắc cho việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ nói chung và nghiệp
vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài
liệu lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao vai trò
của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội, biến những tài liệu lưu trữ thành những
tài liệu sống phục vụ cho các hoạt động của xã hội. Ngày nay, do yêu cầu của quá
trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin nói
chung và thông tin trong tài liệu lưu trữ nói riêng có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát
triển kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương.
Chi cục thuế là cơ quan quản lý thuế tại địa phương trực thuộc Cục thuế, chi
cục thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các

khoản thu khác của ngân sách nhà nước. Do vậy, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại các Chi cục Thuế có vai trò quan trọng tác động tới hiệu quả hoạt động
và chỉ tiêu thu thuế hàng năm của các Chi cục Thuế tại các địa phương, góp phần
tích cực nâng cao hiệu quả phối, kết hợp giữa các Chi cục Thuế và các cơ quan
chức năng, đặc biệt là các cơ quan bảo vệ pháp luật trong công tác đấu tranh chống
tiêu cực trong hoạt động kinh tế ở các địa phương.
Trong những năm trước đây, mặc dù công tác văn thư - lưu trữ tại các Chi
cục Thuế bước đầu đã được quan tâm nhưng tình trạng tài liệu hành chính, tài liệu
nghiệp vụ tồn trữ tích đống chưa được sắp xếp chỉnh lý và tổ chức lưu trữ khoa học
và còn khá phổ biến tại các Chi cục Thuế ở các địa phương. Điều này khiến cho
việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả và phải mất
nhiều công sức cho công việc này, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của các Chi cục
Thuế và các đơn vị chức năng phối hợp.
Trước thực trạng đó, những năm gần đây Tổng cục Thuế đã có nhiều quan
tâm chỉ đạo và đã đầu tư nhiều kinh phí để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngành
Thuế. Việc đầu tư kinh phí chỉnh lý không chỉ tập trung cho Văn phòng Cục Thuế
các tỉnh, mà ngay cả các Chi cục Thuế trực thuộc các Cục Thuế tỉnh cũng được
quan tâm đầu tư kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ tài liệu. Hiện tại công việc này
vẫn đang tiếp tục được triển khai trên phạm vi nhiều tỉnh, thành phố. Tuy nhiên,
lượng tài liệu tồn trữ, tích đống chưa được sắp xếp khoa học còn rất nhiều, tới thời
điểm hiện nay còn có nhiều Chi cục Thuế chưa thực hiện hoặc thực hiện dở dang
công tác chỉnh lý tài liệu (trong vòng 03 năm từ năm 2010 - 2012 thống kê toàn
ngành thuế cho biết đã thu thập về kho lưu trữ được 49.399 mét giá tài liệu, trong
đó chỉnh lý được 37.604,9 mét giá tương đương với 75% số lượng tài liệu thu về).
Bên cạnh đó, các Chi cục thuế hầu như chưa có quy định cụ thể về hoạt động
tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ ngay cả khi đã chỉnh lý tài liệu.
Với những lý do đó, chúng tôi thấy cần thiết phải có một nghiên cứu trong việc tổ


chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế để có thể phát huy giá

trị của tài liệu lưu trữ. Là một cán bộ của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý - một đơn vị có chức năng đào tạo bồi dưỡng về công tác
lưu trữ, cơ quan tôi cũng có cơ hội được làm việc với một số đơn vị thuế để tổ
chức một số khóa đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Đối tượng tham
dự của những khóa đào tạo này là cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Cục
thuế và các Chi cục thuế trực thuộc nên thông qua những lớp tập huấn như thế này
tôi có cơ hội tìm hiểu nhiều về công tác văn thư lưu trữ của ngành thuế nói chung
và của các Chi cục Thuế nói riêng từ đó thấy được những ưu điểm và những tồn tại
trong công tác lưu trữ của các Chi cục Thuế. Đó là lý do tôi chọn đề tài: Tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ công tác quản lý
thuế tại địa phương (qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế tại thành phố Hà Nội
làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng.
2. Mục tiêu của đề tài.
Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau đây:
Thứ nhất, khảo sát, đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại các Chi cục Thuế.
Thứ hai, nghiên cứu và đề xuất một số biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế nói chung và
các Chi cục Thuế Hà Nội nói riêng.
3. Nhiệm vụ của đề tài.
Để thực hiện mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ
cơ bản sau:
- Một là nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về hoạt động tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Hai là khảo sát, phân tích giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của các Chi cục Thuế.


- Ba là khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số biện pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục

Thuế.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Nghiên cứu về công tác văn thư - lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữi đã được rất nhiều nhà khoa học, nhà lý luận, nhà hoạt động
thực tiễn quan tâm. Tại Việt Nam, cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về
lĩnh vực này như các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ; các bài viết trên báo, tạp
chí; các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp,... có liên quan đến đề
tài lưu trữ và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Dưới đây là một
số những công trình tiêu biểu của một số tác giả nghiên cứu về vấn đề này:
- Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ lưu trữ.
+ Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên
soạn, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990.
+ Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ căn bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng
chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006.
+ Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” và “Giáo trình Văn thư” do Trường Cao đẳng
Nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ) xuất bản.
Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một chương nói về hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Một số luận văn thạc sỹ về hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ.
+ Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ văn Văn
phòng chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” của tác giả
Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013.


+ Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên
địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh, năm
2013.
Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Lan Hương mặc dù không đề cập đến hoạt

động của các Chi cục thuế nhưng luận văn đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ nên nội dung luận văn rất gần
với đề tài của tôi.
Luận văn của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh mặc dù không đề cập đến hoạt
động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng trong luận văn có đề cập đến
thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục
Thuế, phân tích thành phần tài liệu tại các Chi cục Thuế. Đây là những nội dung
mà tôi có thể tham khảo.
- Một số khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ và nghiệp vụ
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Khóa luận “Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, năm 2011.
+ Khóa luận “Công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Thanh Xuân
- Khảo sát, đánh giá và kiến nghị” của tác giả Lê Thị Minh Hồng, năm 2010.
+ Khóa luận “Xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng
theo TCVN 9001:2000 vào công tác văn thư tại Cục thuế TP. Hà Nội” của tác giả
Nguyễn Thị Kiều Yến, năm 2009.
Khóa luận của tác giả Lê Thị Minh Hồng và Nguyễn Thị Kiều Yến đã giúp
cho tôi hiểu rõ hơn về công tác văn thư - lưu trữ tại một số Chi cục Thuế tại thành
phố Hà Nội.
Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thảo “Tổng luận các công trình nghiên
cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” đã giúp cho tôi giảm thiểu thời
gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan đến luận văn của tôi.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hà Thị Tú Anh (2002), Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ
cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số tòa soạn báo ở Hà Nội,
Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.

2. Nguyễn Thị Chinh (2006) Nghiên cứu áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
vào công tác khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Luận
văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, NguyễnVăn
Thâm (1990) Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ,NXB Đại học và giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội.
4. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước (2004) Kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh
thần Pháp lệnh Quốc gia, Hà Nội.
5. Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2009) Kỷ yếu hội thảo khoa học
Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội
nhân văn, Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng - Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn, Hà Nội.
6. Nguyễn Thị Thúy Hà (2006) Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông
tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viên báo chí tuyên truyền,
Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
7. Trịnh Thị Hà (2002) Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
cho việc quản lý nhà nước về đất đai ở thành phố Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp hệ
chính quy, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
8. Nguyễn Văn Hàm (1994) Pháp luật về lưu trữ và vai trò của nó trong việc
xây dựng nền lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, số 2.


9. Trần Phương Hoa (2007) Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ, Luận văn Thạc
sỹ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
10. Lê Thị Minh Hồng (2010) Công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục Thuế
quận Thanh Xuân - khảo sát, đánh giá và kiến nghị, Khóa luận tốt nghiệp hệ tại
chức, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
11. Trần Thị Lê (2006) Chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ Cục thuế

Lạng Sơn”, Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy, Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn, Hà Nội.
12. Vũ Thị Phụng (1990) Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ ở nước ta, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 2.
13. Vũ Thị Phụng (2006) Nghiệp vụ lưu trữ căn bản, NXB Hà Nội, Hà Nội.
14. Vũ Thị Phụng (1990) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch
sử dân tộc,Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, số 3.
15. Nguyễn Thị Thảo (2011) Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy, Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
16. Nguyễn Thị Kiều Yến (2009) Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư tại Cục thuế Hà
Nội, Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà
Nội.