Tài liệu thi tuyển công chức ngành hành chính văn phòng tỉnh bà rịa vũng tàu năm 2016 chuyên ngành quản lý kế hoạch

TÀI LIỆU ÔN TẬP THI TUYỂN CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2016
Ngành: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Cơ quan biên soạn: VĂN PHÒNG UBND TỈNH

PHẦN I: KIẾN THỨC CHUNG
1. THÔNG TƯ SỐ 01/2011/TT-BNV NGÀY 19/01/2011 CỦA BỘ NỘI VỤ
HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in
ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc
văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách,
in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký
tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng
bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

1


4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục
II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp
dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
Chương II: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở
phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ
nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới
dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có
cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử
dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội;
Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế
nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết
tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
2


BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể
trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như
cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức
chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của
văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ
tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

3


Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số:
…/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
…./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh
vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ
quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì
phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ
Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được
quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh
vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn
gọn, dễ hiểu.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0
4


phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký
hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh
tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng
của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã,
phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được
đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn
vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại

thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã
Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh
Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

5


Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố
trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các

phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim
Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng,
năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm
số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng
với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và
ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
6

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại
ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn
bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội
dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ
1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
Điều 11. Nội dung văn bản
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ
nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội
dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt
dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt,
nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau
từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn
bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu
nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví
7


dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết
hoa trong văn bản hành chính.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở
đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia
thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo
khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề),

kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ
chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);
khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng
hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ
15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày
trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục

8


dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường,
cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường,
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự

abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì
trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự
của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày
cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường,
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương,
mục, điều, khoản, điểm.
Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước
tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
9


Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức
vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không
ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ
trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai
hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của
cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong
ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không
được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà
nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng
ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo
các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi
như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG

KT. TRƯỞNG BAN

10


CHỦ TỊCH

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo
dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người
ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người
ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3
Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều
26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Điều 14. Nơi nhận
1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có
trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để
trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật;
căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ
yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách
nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn
bản quyết định.

11


Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ
chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng
nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt
kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức
hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên
cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì
xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với
nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản
khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng
bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ
chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản
lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

12


2. QUYẾT ĐỊNH SỐ 129/2007/QĐ-TTG NGÀY 02/8/2007 CỦA THỦ TƯỚNG
CHÍNH PHỦ BAN HÀNH QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở
Việc thực hiện văn hoá công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên
nghiệp, hiện đại;
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính,
chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.
Điều 3. Mục đích
Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích sau đây:
1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước;
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong
hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có
phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Điều 4. Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc;
2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo
cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;
3. Quảng cáo thương mại tại công sở.
Chương II: TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG
CHỨC, VIÊN CHỨC
Mục 1: TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 5. Trang phục

1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch
sự.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Điều 6. Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng
trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.
1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
13


3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày
hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh,
số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
3. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công
chức, viên chức.
Mục 2 : GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC
Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về
những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng.
Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn,
lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải

quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây
khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có
thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan,
đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện
thoại đột ngột.
Chương III: BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Mục 1: QUỐC HUY, QUỐC KỲ
Điều 12. Treo Quốc huy
Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ
Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.
Điều 13. Treo Quốc kỳ
1. Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải
đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.
14


2. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân
theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.

15


3. QUYẾT ĐỊNH SỐ 03/2007/QĐ-BNV NGÀY 26/02/2007 CỦA BỘ TRƯỞNG
BỘ NỘI VỤ BAN HÀNH QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC LÀM VIỆC TRONG BỘ MÁY CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG

Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Mục đích
Mục đích quy định Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức nhằm:
1. Quy định các chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành
nhiệm vụ, công vụ và trong quan hệ xã hội, bao gồm những việc phải làm hoặc không được
làm nhằm bảo đảm sự liêm chính và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Thực hiện công khai các hoạt động nhiệm vụ, công vụ và quan hệ xã hội của cán
bộ, công chức, viên chức; nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
trong công tác phòng, chống tham nhũng.
3. Là căn cứ để các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý trách nhiệm khi cán bộ,
công chức, viên chức vi phạm các chuẩn mực xử sự trong thi hành nhiệm vụ, công vụ và
trong quan hệ xã hội, đồng thời là căn cứ để nhân dân giám sát việc chấp hành các quy định
pháp luật của cán bộ, công chức, viên chức.
Chương II: CHUẨN MỰC XỬ SỰ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN
CHỨC TRONG THI HÀNH NHIỆM VỤ, CÔNG VỤ
Mục 1: NHỮNG VIỆC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC PHẢI LÀM
Điều 5. Các quy định chung
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, công vụ phải thực hiện đầy
đủ và đúng các quy định về nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại
Điều 6, Điều 7, Điều 8 của Pháp lệnh Cán bộ, công chức.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm phát hiện việc thực hiện sai hoặc
không đầy đủ, không đúng quy định của các cán bộ, công chức, viên chức khác trong cùng
cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong
thực hiện nhiệm vụ, công vụ, phản ánh đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức, viên chức đó và chịu trách nhiệm cá nhân về những phản ảnh của mình.
3. Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền và xử lý vi
phạm đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định của pháp luật theo phân
cấp quản lý cán bộ, công chức.

Điều 6. Quy định về việc chấp hành các quyết định đối với cán bộ, công chức,
viên chức khi thực thi nhiệm vụ, công vụ
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi thực thi nhiệm vụ, công vụ phải chấp hành quyết
định của cấp có thẩm quyền. Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ phải phối
16


hợp với cán bộ, công chức, viên chức khác trong cùng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công
chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác có liên quan để thực hiện nhiệm vụ, công
vụ có hiệu quả.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ phải chấp hành
quyết định của cấp quản lý trực tiếp. Trường hợp có quyết định của cấp trên cấp quản lý
trực tiếp thì cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm
quyền cao nhất, đồng thời có trách nhiệm báo cáo cấp quản lý trực tiếp của mình về việc
thực hiện quyết định đó.
Khi thực hiện quyết định của cấp có thẩm quyền, cán bộ, công chức, viên chức phát
hiện quyết định đó trái pháp luật hoặc không phù hợp với thực tiễn thì phải báo cáo ngay
với người ra quyết định. Trong trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo
lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả
gây ra do việc thực hiện quyết định đó.
3. Cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương cấp
trên có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cán bộ, công chức, viên chức
cấp dưới thuộc lĩnh vực được giao. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm phát hiện
và báo cáo kịp thời với người ra quyết định cùng cấp, cấp dưới hoặc người ra quyết định
của cấp trên về những quyết định có căn cứ trái pháp luật hoặc không phù hợp với thực tiễn
thuộc lĩnh vực được giao.
Điều 7. Quy định về giải quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công
dân khi cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ, công vụ
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao nhiệm vụ, công vụ để giải quyết các
yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân phải có trách nhiệm hướng dẫn công khai

quy trình thực hiện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt bảo đảm các yêu cầu của cơ quan,
đơn vị, tổ chức và công dân được giải quyết đúng luật, đúng thời gian quy định. Trường hợp
công việc cần kéo dài quá thời gian quy định, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
thông báo công khai cho cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân có yêu cầu biết rõ lý do.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao nhiệm vụ, công vụ để giải quyết các
yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân phải chịu trách nhiệm về hành vi của
mình theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 8. Quy định trong giao tiếp hành chính
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc tại công sở và trong thời gian thực thi
nhiệm vụ, công vụ phải mặc trang phục đúng quy định chung và quy định của từng ngành,
lĩnh vực; phải đeo thẻ công chức theo quy định; phải đeo phù hiệu của các lĩnh vực đã được
pháp luật quy định; phải giữ uy tín, danh dự cho cơ quan, đơn vị, lãnh đạo và đồng nghiệp.
2. Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức, viên chức phải có
thái độ lịch sự, hoà nhã, văn minh. Khi giao dịch trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính
hoặc qua các phương tiện thông tin (điện thoại, thư tín, qua mạng...) phải bảo đảm thông tin
17


trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn,
trả lời.
3. Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, đơn vị phải nắm bắt kịp thời tâm lý của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm
quyền quản lý để có cách thức điều hành phù hợp với từng đối tượng nhằm phát huy khả
năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ của cán
bộ, công chức, viên chức; phát huy dân chủ, tạo điều kiện trong học tập và phát huy sáng
kiến của cán bộ, công chức, viên chức; tôn trọng và tạo niềm tin cho cán bộ, công chức,
viên chức khi giao và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, công vụ; bảo vệ danh dự của cán bộ,
công chức, viên chức khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.
4. Cán bộ, công chức, viên chức thừa hành chuyên môn nghiệp vụ phải tôn trọng địa
vị của người lãnh đạo, phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao đồng thời phát huy tinh

thần tự chủ, dám chịu trách nhiệm; có trách nhiệm đóng góp ý kiến trong hoạt động, điều
hành của cơ quan, đơn vị mình bảo đảm cho hoạt động nhiệm vụ, công vụ đạt hiệu quả.
5. Trong quan hệ đồng nghiệp cán bộ, công chức, viên chức phải chân thành, nhiệt
tình bảo đảm sự đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ để
công việc được giải quyết nhanh và hiệu quả.
Mục 2: NHỮNG VIỆC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC KHÔNG
ĐƯỢC LÀM
Điều 9. Các quy định chung
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện những quy định tại các Điều 15, 16,
17, 18, 19 và Điều 20 của Pháp lệnh Cán bộ, công chức và các Điều 37, Điều 40 của Luật
Phòng, chống tham nhũng và các quy định của pháp luật khác về những việc cán bộ, công
chức, viên chức không được làm.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi thực thi nhiệm vụ, công vụ không được mạo
danh để giải quyết công việc; không được mượn danh cơ quan, đơn vị để giải quyết công
việc của cá nhân.
Điều 10. Các quy định cán bộ, công chức, viên chức không được làm trong quan
hệ nhiệm vụ, công vụ
1. Cán bộ, công chức, viên chức không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm khi
nhiệm vụ, công vụ do mình thực hiện gây ra hậu quả ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan,
đơn vị mình hoặc của cơ quan, đơn vị, tổ chức khác hoặc vi phạm tới quyền lợi chính đáng,
danh dự và nhân phẩm của công dân.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được cố tình kéo dài thời gian hoặc từ chối sự
phối hợp của những người trong cơ quan, đơn vị mình hoặc cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên
quan và của công dân khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được che giấu, bưng bít và làm sai lệch nội
dung các phản ảnh của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong cơ quan, đơn vị mình
18


hoặc cơ quan, đơn vị, tổ chức khác hoặc của công dân về những việc liên quan đến chức

năng, nhiệm vụ do mình được giao thực hiện không đúng quy định của pháp luật.
Điều 11. Các quy định cán bộ, công chức, viên chức không được làm khi giải
quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và của công dân
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao giải quyết các yêu cầu của cơ quan,
đơn vị, tổ chức và của công dân không được từ chối các yêu cầu đúng pháp luật của người
cần được giải quyết phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm mất, hư hỏng hoặc làm sai lệnh hồ
sơ, tài liệu liên quan đến yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân khi được giao
nhiệm vụ giải quyết.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm lộ bí mật Nhà nước, bí mật công
tác và bí mật nội dung đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân
theo quy định của pháp luật.
Chương IV: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ
CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định tại Quy
tắc này.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm vận động cán bộ, công chức, viên
chức khác thực hiện đúng các quy định tại Quy tắc này; phát hiện và báo cáo cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền về những vi phạm Quy tắc này của cán bộ, công chức, viên chức trong
cùng bộ máy, trong hệ thống ngành, lĩnh vực.

19


PHẦN II: KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH
IV. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO
1. Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG VIẾT BÁO CÁO
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết quả hoạt
động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức có thể

đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương mới phù
hợp.
Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế,
trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp cho việc
đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lý mới.
Vì thế, báo cáo mang những đặc điểm cơ bản như sau:
- Về chủ thể ban hành: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa
vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể. Khác với các văn
bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy
định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một biện pháp chế tài nào. Báo cáo là loại văn
bản dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của
hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nước hay tư
nhân để tổng kết, đánh giá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó
gửi cho cơ quan, tổ chức là việc làm cần thiết cho quá trình tổ chức quản lý của nhà nước.
- Về lý do viết báo cáo: Báo cáo có thể được viết định kỳ nhưng cũng có thể được
viết theo yêu cầu của công việc của cơ quan quản lý (vì lý do đột xuất, bất thường). Các cơ
quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó như một phương tiện để kiểm tra, kiểm soát
hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay
từng phạm vi nhất định.
- Về nội dung báo cáo: Trong các bản báo cáo thường mang những nội dung khác
nhau do tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặc công việc mà đối tượng
dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo vì vậy rất phong phú. Nội dung báo cáo trình
bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu điểm, những khuyết điểm, nguyên nhân
của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới. Nội
dung báo cáo cũng có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về kết
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức về một lĩnh vực hoạt động trong một khoảng thời gian
xác định (5 năm, 10 năm,..).
Hoạt động quản lý là một chuỗi tác động không ngừng của chủ thể quản lý đến đối
tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu do chủ thể đề ra. Các hoạt động quản lý sau là sự
tiếp nối, dựa trên kết quả của những tác động quản lý trước đó. Với tính chất là loại văn bản

mang tính mô tả, trình bày về công việc, hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho cả người
nhận báo báo và người gửi báo cáo.

20


1.1. Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ để cơ quan cấp trên ra
quyết định quản lý
Trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhằm đạt được mục tiêu, việc ra
quyết định đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, các quyết định trong quản lý của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đều phải dựa trên những căn cứ nhất định. Báo cáo là một loại văn bản
hành chính thông thường nhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra
quyết định của chủ thể quản lý. Chính vì lẽ đó, hoạt động viết báo cáo của cấp dưới gửi lên
cấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức cấp trên nắm được tình hình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức cấp dưới trước khi ra quyết định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến các mục tiêu đã
định. Mặt khác, thông qua báo cáo, cơ quan quản lý cấp trên có thể kiểm chứng được tính
khả thi, sự phù hợp hay bất cập của chính sách do chính họ ban hành để sửa đổi kịp thời.
Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp
cho các cơ quan chuyên ngành, các nhà khoa học nghiên cứu tổng kết các vấn đề thực tiễn
của xã hội, của tự nhiên để tham mưu cho các cơ quan quản lý nhà nước hoạch định chính
sách, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội một
cách chính xác.
1.2. Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên
Với tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, trong nội dung các bản báo cáo phải cung
cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu
điểm, khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để
ngăn ngừa trong thời gian tới. Qua báo cáo, cơ quan cấp trên nhận định đúng về kết quả
công việc của cấp dưới, những khó khăn vướng mắc mà cấp dưới gặp phải để giúp đỡ tháo
gỡ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ, tạo nên sự gắn bó chặt chẽ trong thực hiện công tác giữa
cấp trên và cấp dưới. Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực và khi phân tích đúng

các nguyên nhân, rút ra bài học kinh nghiệm, đề cập về phương hướng, nhiệm vụ của đơn vị
mình, người viết báo cáo có thể tạo ra những tư vấn hiệu quả cho cấp trên tham khảo và đưa
ra quyết định. Ở một góc độ khác, cũng thông qua hoạt động viết báo cáo, chính cấp viết
báo cáo (cấp dưới) sẽ phân tích, đánh giá nguyên nhân của những khó khăn, kiểm chứng
chính sách của các cấp ban hành, trong đó có chính sách do chính họ ban hành để sửa đổi,
bổ sung nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý công việc.
2. CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO
2.1. Các loại báo cáo
Báo cáo là loại văn bản hành chính thông thường và rất phong phú. Dựa trên những
tiêu chí khác nhau có thể chia báo cáo ra thành các loại khác nhau.
- Căn cứ vào nội dung báo cáo có thể chia thành: báo cáo chung và báo cáo chuyên
đề.
+ Báo cáo chung: là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt
kê, mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các mặt công tác khác, tạo nên toàn bộ bức
21


tranh về hoạt động của cơ quan. Báo cáo này cho phép đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu
quả hoạt động của cơ quan.
+ Báo cáo chuyên đề: là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề
quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được thể
hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu
đánh giá một vấn đề cụ thể trong hoạt động của cơ quan. Mục đích của báo cáo chuyên đề là
tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo.
- Căn cứ vào tính ổn định của quá trình ban hành báo cáo có thể chia thành: báo cáo
thường kỳ và báo báo đột xuất.
+ Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ: là báo cáo được ban hành
sau mỗi kỳ được quy định. Kỳ hạn quy định viết và nộp báo cáo có thể là hàng tuần, hàng
tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ. Đây là loại báo cáo dùng để phản ánh toàn bộ quá

trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là
cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát
hiện khó khăn, yếu kém về tổ chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thể chế, chính sách, từ đó
đưa ra những chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý.
+ Báo cáo đột xuất: là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy cơ xảy
ra các biến động bất thường về tự nhiên, về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc
phòng, ngoại giao. Cơ quan nhà nước có thể báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền
hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khả năng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ
của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có biện
pháp giải quyết kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề
cụ thể làm cơ sở cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với các tình huống bất
thường trong quản lý. Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thông tin mới nhất
trong loại văn bản này được đặc biệt coi trọng.
- Căn cứ theo mức độ hoàn thành công việc có thể chia thành: báo cáo sơ kết và báo
cáo tổng kết;
+ Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện.
Trong quản lý, có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có
những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự
kiến trước. Dù trong trường hợp nào thì quá trình thực hiện cũng có thể nảy sinh những vấn
đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệu chưa chính xác. Để hoạt động quản lý có
chất lượng cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn,
rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với
thực tế là điều cần thiết. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp
thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới.
Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bày kết quả hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định của toàn bộ kế hoạch công tác. Để phục
22


vụ quản lý công việc của cơ quan, tổ chức trong kế hoạch năm, có thể chia báo cáo sơ kết

công tác thành các loại:
Báo cáo sơ kết công tác tháng của cơ quan, tổ chức: Nội dung báo cáo công tác sơ
kết tháng trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian một tháng. Căn
cứ vào chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng đã được phê duyệt của cơ quan, tổ chức cấp trên để
thống kê, xem xét, đánh giá các kết quả đã thực hiện, đưa ra kế hoạch cần thực hiện trong
tháng tiếp theo. Thời gian báo cáo sơ kết thực hiện kế hoạch công tác tháng được tiến hành
vào những ngày cuối tháng.
Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết quả
hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Một năm kế hoạch công tác chia
thành 4 quý theo thứ tự thời gian. Quý I: Từ tháng 1 đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng 4 đến
hết tháng 6; Quý III: Từ tháng 7 đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12. Do
đó, mỗi năm báo cáo sơ kết công tác quý đề có 4 bản báo cáo. Thời gian báo cáo sơ kết
công tác quý được thực hiện vào những ngày cuối quý.
Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết 6 tháng
đầu năm trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong 6 tháng đầu năm,
vạch ra những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục và nhiệm vụ còn phải làm trong 6
tháng còn lại của năm đó.
+ Báo cáo tổng kết: là loại văn bản được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã
hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định. Khác với báo cáo sơ kết có mục đích
tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trong báo cáo tổng kết, mục đích là để đánh
giá lại quá trình thực hiện một công việc, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ
đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lý cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc
lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế.
Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời gian nhất định, thường là một năm, 5 năm,
10 năm, 15 năm,..
Nội dung của báo cáo tổng kết năm sẽ trình bày tất cả các mặt công tác của cơ quan,
tổ chức trong một năm thực hiện kế hoạch; nêu rõ các số liệu cụ thể đã đạt được của các chỉ
tiêu, kế hoạch cấp trên giao. Trong báo cáo tổng kết năm thường nêu lên kết quả phấn đấu
một năm của tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, các ưu điểm và yếu kém,
rút ra bài học kinh nghiệm cho những năm tới, khen thưởng những đơn vị, cá nhân hoàn

thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác. Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần để
nói về phương hướng, nhiệm vụ và những chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch năm tới của cơ
quan, tổ chức. Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tổ chức được biên soạn đầy
đủ, công phu, được lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân, cán bộ chủ chốt trong cơ
quan, tổ chức.
2.2. Yêu cầu của báo cáo
Trên thực tế tồn tại nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của các loại báo cáo thể
hiện ở hình thức mô tả thực tế và mục đích là nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt
23


động quản lý nhà nước. Tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bản
được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc đối với các vụ việc cụ thể nhưng báo
cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị của các quyết định quản lý.
Đáng lưu ý là báo cáo cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý nhưng báo cáo chính là
sự tự phản ánh của chính cơ quan ban hành báo cáo. Do đó, để đạt được mục tiêu đề ra một
bản báo cáo phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
2.2.1. Về nội dung
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin;
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác;
Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra
quyết định, báo cáo cần phải đúng với thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết
như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết
điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể;
Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá
tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy, không được viết chung chung, tràn lan
hay vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo
cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.

- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế;
- Xác định đúng nguyên nhân của những thành công và nguyên nhân của những hạn
chế đối với vấn đề cần báo cáo;
- Chỉ ra những bài học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung;
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn
cứ, phù hợp với điều kiện thời gian và nguồn lực thực tế, có tính khả thi cao.
2.2.2. Về hình thức
- Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của cơ quan, đơn vị (nếu có) hoặc tự xây
dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo;
- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính
(khoảng trống hay lỗi font chữ,..);
- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành
chính thông dụng.
2.2.3. Về tiến độ, thời gian
Báo cáo phải đảm bảo kịp thời. Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác
quản lý của nhà nước, của các tổ chức và doanh nghiệp, vì thế, sự chậm trễ của các báo cáo
sẽ ảnh hưởng đến việc ban hành quyết định quản lý của các cơ quan công quyền hoặc sự

24


chậm trễ báo cáo trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh của doanh
nghiệp. Do đó, báo cáo cần thiết phải được ban hành một cách nhanh chóng, kịp thời.
3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA BÁO CÁO
Tiêu chí chung để đánh giá một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai phương
diện về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu
đúng tính chất công việc, đánh giá đúng những thành tích và hạn chế trong việc thực hiện
công việc cũng như nguyên nhân của nó. Phương hướng nhiệm vụ được trình bày rõ ràng,
mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính
khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải phù hợp với nội dung của báo cáo. Vì thế, một

bản báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu sự quyết định của chính người trực tiếp thực
hiện viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị
chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ đạo của người lãnh đạo.
3.1. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo
Như trên đã nêu, phần lớn các trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, qua đó các cấp có thẩm quyền đánh giá được năng lực hoạt động
của cơ quan báo cáo trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Các báo cáo
thường là căn cứ cho các nhận định và quyết định của cơ quan quản lý cấp trên. Do đó,
trong nhiều trường hợp, lãnh đạo cơ quan viết báo cáo thường chỉ đạo những nội dung cần
nhấn mạnh, thậm chí che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó nhận định để bảo
vệ lợi ích của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mình chứ không
phục vụ lợi ích chung của quản lý. Trong những trường hợp đề cao lợi ích cục bộ của mình
thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ tin cậy cho quyết định quản lý. Cơ quan ra quyết định khi
đó cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho các quyết định
của mình.
3.2. Người viết báo cáo
Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi cá tính nhưng khi nhận định tình hình, người viết
thường khó thoát hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định của cá nhân mình. Với cùng
một sự việc người bi quan và người lạc quan, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ
đánh giá khác nhau, theo đó mỗi người sẽ mô tả sự việc, dự đoán tình hình theo cách đánh
giá của mình.
3.3. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo
Quá trình hoạt động của các cơ quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều sự
kiện nối tiếp nhau. Trong trường hợp các sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối ổn định
dễ gây nên sự đánh giá của người viết theo cùng chiều hướng đó. Điều đó có thể giải thích
rằng, khi các sự kiện diễn ra theo chiều hướng tốt dần thì dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo
cáo có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn cần khắc phục. Ngược lại, nếu các
sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo,
người báo cáo sẽ nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả năng giải quyết đẩy lên độ
25