kỹ năng quản lí thời gian
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (908.25 KB, 40 trang )
TR
NG
I H C AN GIANG
D ÁN PHE
Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi
$ng Anh Tài
An Giang, tháng 01/2007
M'C L'C
PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN..............................................................1
1.
Giá tr5 c7a th9i gian .....................................................................................................................................1
2.
B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? ...................................................................................1
3.
Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian ..............................................................................3
4.
Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?......................................................6
5.
QuQn lý th9i gian ...........................................................................................................................................7
PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC .........................................................8
1.
Xác ;5nh m>c tiêu .........................................................................................................................................8
1.1
M c tiêu chính ................................................................................................................. 9
1.2
M c tiêu h tr ................................................................................................................ 9
1.3
M c tiêu nên có ............................................................................................................... 9
2.
Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu................................................................................................................10
2.1. Rõ ràng .......................................................................................................................... 10
2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th .............................................................................. 10
2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu....... 10
2.4. Quan tr1ng ..................................................................................................................... 10
2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th ............................................................................. 10
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi........................................................................... 10
3.
Phân lo i m>c tiêu ......................................................................................................................................11
4.
S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g).....................13
5.
Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh
mmc ;n @u tiên ............................................................................................................................................14
6.
TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu........................................................................................18
TÓM TpT ....................................................................................................................................19
PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .......................................................................20
1.
r th5 quQn lý th9i gian ............................................................................................................................20
2.
L5ch công viLc ...............................................................................................................................................23
PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.?
30
1.
Làm viLc có ty chmc ....................................................................................................................................30
2.
Lzp kA ho ch tr@|c ....................................................................................................................................30
3.
BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat ...............................................................................................30
4.
Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân .........................................................................................................31
5.
Ghi l i nh\ng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi ..............................31
6.
S< d>ng nguyên t•c SMART..................................................................................................................31
7.
ViLc hôm nay không ;] ngày mai .........................................................................................................33
8.
Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” .......33
8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro .......................................... 33
8.2. >i n tho?i ...................................................................................................................... 33
8.3. Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên ................................................................................... 33
8.4. CA gBng quá nhiCu? ....................................................................................................... 34
8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu ............................................................................................ 34
8.6. Phân quyCn không hi u qu$........................................................................................... 34
8.7. Bàn làm vi c lIn xIn..................................................................................................... 34
8.8. S chLn chM - gián -o?n ................................................................................................ 35
8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” ................................................................................... 35
8.10. G+p gR - s lãng phí th i gian ....................................................................................... 35
9.
Có th] l`c t?t .................................................................................................................................................35
TÓM TpT ....................................................................................................................................36
K n ng qu n lý th i gian
PH)N M*T
TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN
1. Giá tr5 c7a th9i gian
“N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m,
hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i
d k\ thi tAt nghi p n%m sau.”
Câu tr$ l i s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành
th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c gì lúc -ó có th i
gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, …
Th i gian là mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình và không th nBm bBt -' c nh'ng nó l?i
có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a m i chúng ta.
Th i gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng
nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không
bao gi quay trd l?i.
Th i gian là ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c và chng không th mua
hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác.
MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10
USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em
l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác
nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau.
M i chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vi c sn d ng
“nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá
nhân m i ng' i. N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han
nhZng gì mà b?n có th .
2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào?
B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$
l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -' c mIt
-áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n.
1
K n ng qu n lý th i gian
B NS
D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG?
TR. L I
CÂU H…I
Th' ng Thpnh
xuyên
tho$ng
Ch'a
bao gi
1. M i ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng th i gian
nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai
3
2
1
2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên
3
2
1
3. B?n có th hoàn thành m1i vi c trong k= ho?ch
hàng ngày
3
2
1
4. B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng
th i h?n
3
2
1
5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng
3
2
1
6. B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot
giZ lâu mIt cách nhanh chóng.
3
2
1
7. B?n có th' ng g+p khó kh%n trong vi c quy=t
-Wnh xem s] làm vi c gì k= ti=p
3
2
1
8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng
yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n
3
2
1
9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, …
3
2
1
10. B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay
và -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c chính xác
3
2
1
KuT
QU.
Tyng s? ;i]m c7a b n
2
K n ng qu n lý th i gian
ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N
•
i m c a b n t 27
n 30 i m.
B?n rot giYi trong vi c sBp x=p và sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a
b?n s] cao n=u b?n ti=p t c duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn d ng th i gian, thành công
chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n.
•
i m c a b n t 24
n 26 i m.
N%ng l c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i
gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han thì hi u
qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao han.
•
i m c a b n t 10
n 23 i m.
Kh$ n%ng sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên
nhân - có th sBp x=p và sn d ng th i gian h p lý han.
3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian
N=u b?n là ng' i -ang sn d ng th i gian c&a mình ch'a tAt thì vi c -Lu tiên mà b?n nên
làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i
gian c&a b?n.
Hi n t?i, b?n -ang dành bao nhiêu th i gian trong ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n
tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v…
Vi c phân tích cách b?n phân phAi và sn d ng th i gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n
bi=t mình -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c gì - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han.
NHvT KÝ THxI GIAN
Nh5t ký th i gian là mIt công c mà b?n
sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i
gian cho nhZng công vi c c th .
Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c cái nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i
gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= nào.
MIt vài sinh viên sau khi th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th
hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t
-an gi$n vì tôi -ã phung phí th i gian quá nhiCu.”
3
K n ng qu n lý th i gian
V!y làm th nào
l!p &'c nh!t ký th i gian?
B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu
phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên và
cho -=n khi b?n k=t thúc công vi c làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai.
M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên và có th
chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n.
Thm ……, ngày … tháng … n‡m …..
Th9i ;i]m
6.00
6.30
7.00
7.30
8.00
8.30
……
11.30
12.00
13.00
13.30
……..
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
Ho t ;nng
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
Th9i gian
s< d>ng
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
KAt quQ
; t ;@kc
………………….
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn d ng th i gian
nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n.
Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p,
h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi
l' ng th i gian trong ngày làm vi c c&a chúng ta nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay
ng_i tán g{u v4i b?n bè …
B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu?
> có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian ít nhot là 3 ngày,
k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian trong vòng 1 tuLn.
4
K n ng qu n lý th i gian
PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN
Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c:
•
Phân lo?i các công vi c thành các nhóm công vi c
•
Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian
Vi c phân lo?i công vi c thành các nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c.
Thông th' ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vi c nh' sau:
•
Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá
nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v ….
•
Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác
•
Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên
quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n.
Sau khi hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• l
phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c.
S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho
nhóm công vi c sA 2 và 25% th i gian còn l?i cho nhóm công vi c sA 3.
Còn b?n, sau khi phân nhóm công vi c thì t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công
vi c c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ?
Nhóm 1 – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………….. ……………….%
Nhóm 2 – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….%
Nhóm 3 – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n …………………%
Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ th i
gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng
Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n
Nhóm công
vi c s 1
25%
Nhóm công
vi c s 1
… … ...%
Nhóm công
vi c s 3
25%
Nhóm công
vi c s 2
50%
Nhóm công
vi c s 3
… … ...%
Nhóm công
vi c s 2
… … ...%
5
K n ng qu n lý th i gian
Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông
qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh':
•
B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào?
•
Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p?
•
B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n?
•
Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i là c&a
b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n?
•
Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n trong giai -o?n hi n t?i?
>=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian
c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n.
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?
Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt. Hãy suy
ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính.
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u
có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh'
•
Thi u các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan
tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n
cá nhân. NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t
chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng' i trong chúng
ta ngh• rjng m c -ích và m c tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan
tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không
t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c và cuIc sAng c&a mình.
•
Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n là “Có
r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, …
•
i4n tho i – Internet: >ây là ph'ang ti n thông tin tuy t v i nhot nh'ng chng có
th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c
sn d ng nó.
6
K n ng qu n lý th i gian
•
Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C
lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng
“nói không” do s làm ng' i khác ph5t ý.
•
Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han
80% di n tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”.
Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s].
•
Trì hoãn: >ây là k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh
né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m
b4t chLn chM.
•
……
…
5. QuQn lý th9i gian
NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC
qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý th i gian
thích h p.
B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i
cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian.
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh':
•
T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng
•
Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot
•
Làm -' c nhiCu vi c han trong mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh
•
Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan
•
Ki m soát th i gian -' c tAt han.
•
Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi.
Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý th i gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt
cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau:
QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian và ;@a ra
nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng nó.
7
K n ng qu n lý th i gian
PH)N HAI
XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC
M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C cLn
th c hi n. Vi c xác -Wnh m c tiêu trong công vi c s] giúp
chúng ta xem xét và th c hi n công vi c c&a mình mIt cách
logic, và -?t hi u qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t ki m th i
gian trong quá trình th c hi n công vi c -ó.
B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không
bi=t mình muAn -?t -' c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch
hoàn thi n vi c sn d ng th i gian -Cu ph thuIc vào vi c b?n
hi u rõ các m c tiêu c&a chính mình.1
1. Xác ;5nh m>c tiêu
Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là vi c xác -Wnh k=t qu$
cLn -?t -' c khi ti=n hành th c hi n mIt công vi c v4i mIt giá
trW hay m)c ý ngh•a nào -ó. Xác -Wnh m c tiêu nhjm: T5p
trung cho công vi c quan tr1ng nhot, xác -Wnh -' c ph'ang h'4ng làm vi c, ít tAn th i gian cho
nhZng vi c không quan tr1ng, h?n ch= vi c lãng phí th i gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n
hành công vi c là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh m c tiêu c th cLn -?t -' c khi hoàn tot công vi c
-ó. Qua -ó s] giúp chúng ta:
Ch?y -ua v4i th i gian?
- T5p trung vào vi c gi$i quy=t von -C chính
- Xác -Wnh -' c các b'4c th c hi n hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành th c thi công
vi c
- T5p trung gi$i quy=t nhZng công vi c quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vi c
không quan tr1ng
- T?o -Ing l c phon -ou
- Ti=t ki m th i gian
- Gi$i quy=t -' c von -C, -?t -' c hi u qu$ cao, -?t -' c s hài lòng giZa các thành viên
trong nhóm hay trong t( ch)c.
M i công vi c khác nhau s] có các m c tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong - i -?t
-' c chng s] khác nhau. Vi c th c hi n tMng m c tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng th i gian c
th - -?t -' c. Vì v5y, m c tiêu có th -?t -' c trong kho$ng th i gian ngBn hay trong th i gian
dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vi c cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình
th c hi n mIt công vi c, ng' i ta th' ng chia m c tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr'
(m c tiêu ph ) và m1c tiêu nên có.
1
Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚
8
K n ng qu n lý th i gian
1.1 M c tiêu chính
M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vi c mà
chúng ta th c hi n. N=u m c tiêu này bW trì hoãn hay bW l ch h'4ng trong quá trình th c hi n thì
công vi c c&a b?n không th -?t -' c giá trW mong muAn ho+c không -?t -' c hi u qu$ cao nh'
-ã -C ra. Nên m c tiêu chính là m c tiêu ph$i -?t -' c trong quá trình th c thi công vi c c&a b?n.
Ví d :
- >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c
sau 4 n%m h1c.
- >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n
- M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot.
- …..
1.2 M c tiêu h tr
M c tiêu h tr là các m c tiêu góp phLn h tr vi c th c hi n m tiêu chính. NhZng m c
tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th' ng -' c th c hi n trong dài h?n. Các m c tiêu h tr là
cLu nAi - -?t -' c m c tiêu chính.
Ví d :
- >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c
sau 4 n%m h1c. Các m c tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( l c han nZa
trong h1c t5p,…
- >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n, các m c tiêu
ph có th là n( l c ti=t ki m chi phí, n( l c các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,…
- M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, m c tiêu h
tr có th là vi c tuy n -' c các Tr'dng phòng giYi, huon luy n nghi p v cho các nhân
viên - góp phLn -?t -' c m c tiêu chính.
- ………
1.3 M c tiêu nên có
M1c tiêu nên có là m c tiêu nhjm h tr cho vi n th c hi n m c tiêu chính tAt han. Do
v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các m c tiêu chính m+c dù s] phát
sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng m c tiêu này thì chúng ta v{n th c hi n
-' c m c tiêu chính.
Ví d :
- Trong các doanh nghi p thì m1c tiêu nên có th' ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm
vi c, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vi c hi n -?i s] giúp cho các nhân viên làm
vi c v4i hi u suot cao han, và n=u v%n phòng làm vi c thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu
không khí tAt cho nhân viên làm vi c
- M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vi n -Ly -& các lo?i sách và sA
l' ng nhiCu, sinh viên có -iCu ki n ti=p c5n th c ti‰n và )ng d ng lý thuy=t vào th c ti‰n
th' ng xuyên han
- ………
9
K n ng qu n lý th i gian
2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu
Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây:
2.1. Rõ ràng
N=u m c tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu th i gian. Vì v5y m c tiêu rõ ràng s]
giúp b?n th c hi n tAt công vi c -' c giao. >+c bi t, khi b?n muAn ng' i khác giúp mình th c
hi n mIt công vi c nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ m c tiêu chng nh' th i gian - hoàn thành
công vi c -ó.
2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th
Khi nào s] hoàn thành -' c m c tiêu này? Vi c xác -Wnh -' c th i gian th c hi n mIt
công vi c s] giúp b?n tránh -' c vi c mot th i gian -Lu t' cho công vi c khác nh'ng không góp
phLn hoàn thành m c tiêu c&a mình.
2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu
>iCu này s] khuy=n khích b?n n( l c th c hi n m c tiêu hay nhi m v -' c giao. N=u
m c tiêu v' t ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vi c th c hi n m c tiêu -ã
giao, t?o tâm lý không tAt trong khi th c hi n công vi c và gây nên s)c \.
2.4. Quan tr1ng
Vi c xác -Wnh m c tiêu -?t -' c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan
tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh di n han khi hoàn thành m c tiêu này và nó s] t?o
-Ing l c, kích thích b?n n( l c làm vi c tAt han trong th i gian t4i.
Ng' c l?i, n=u m c tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho
b?n chán n$n khi th c hi n và th' ng s] xuot hi n câu hYi: “Th c hi n vi c này - làm gì?” hay
“T?i sao ph$i th c hi n vi c này, trong khi vi c làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=t
qu$ -?t -' c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -' c m c tiêu -ã -C ra.
2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th
Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng
xung quanh b?n. Do v5y m c tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù h p v4i nhZng -+c -i m
chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing l c cho b?n hoàn thành m c tiêu
mIt cách tAt nhot.
N=u m c tiêu c&a b?n tách r i ho+c -i ng' c l?i v4i l i ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p
ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -' c
m c tiêu -ã -C ra.
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi
Khi b?n -+t ra m c tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( l c nhiCu han - -?t -' c
m c tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù h p th c ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th th c
hi n -' c). N=u m c tiêu quá xa r i th c ti‰n, v' t quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n(
l c -=n -âu chng không th -?t -' c m c tiêu -ó.
Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t m c tiêu phù h p v4i b$n thân và có
tính thách th)c, t?o -Ing l c - b?n phon -ou vu t qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng.
10
K n ng qu n lý th i gian
3. Phân lo i m>c tiêu
Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai,
b?n ph$i -+t cho mình nhZng m c tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là
m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có.
Phân lo?i m c tiêu ra sao?
Sau khi xác -Wnh -' c các m c tiêu, b?n cLn '4c l' ng th i
gian th c hi n c&a tMng m c tiêu c th - xác -Wnh -' c th i gian
hoàn thành tMng m c tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i
nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -' c
nhZng y=u tA nào chi phAi th i gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n
s] có s -iCu chpnh phù h p - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C
chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành m c tiêu.
Ví d 1:
XÁC UNH M‹C
U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2
M>c tiêu
Mmc @u tiên
Di n giQi
>?t -' c 500,000USD 'u tiên tài
tr bên ngoài cho nhZng kho$n m c
có th chop nh5n -' c
Chính
CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th)
hai. Cna hàng không th phát tri n mà
không có -?i lý th) hai
Doanh thu hàng n%m tM các ca sd
ho?t -Ing là 6 tri u USD và l i
nhu5n sau thu= là 700,000USD
Chính
Trong bAn n%m
>ào t?o David - anh ta có th -$m
trách các ho?t -Ing d cna hàng th)
nhot
H tr
Trong n%m t4i. Tôi không th md cna
hàng th) hai cho -=n khi David sŠn
sàng -$m trách vi c qu$n lý cna hàng
th) nhot
Phát tri n dây chuyCn cung )ng có
chi phí thop và -úng hgn
H tr
Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa
và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng
n%m
C$i thi n ch'ang trình l i ích s)c
khYe mà không thêm nhiCu chi phí
Nên có
NhZng l i ích cho s)c khYe c&a chúng
ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà
bán l‚ khu v c khác
Nâng cop h thAng k= toán
Nên có
MIt h thAng tAt han s] ti=t ki m th i
gian và cho nhiCu thông tin kWp th i ra quy=t -Wnh và ki m soát
Phát tri n website th'ang m?i -i n
tn
H tr
Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu
mà không cLn ph$i thêm di n tích sàn
2
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
11
K n ng qu n lý th i gian
Ví d 2:
XÁC UNH M‹C
h1c k\ này”
U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -' c lo?i khá trong
M>c tiêu
Mmc @u tiên
Di n giQi
Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p
-úng -Bn (tham gia h1c nhóm,
th' ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i
thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u
rõ von -C,…)
Chính
Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu
(có nhZng bài t5p hay tình huAng khó,
tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i
b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o
các l h(ng tri th)c,…)
CLn cù, siêng n%ng
Chính
Dành nhiCu th i gian - h1c t5p, nghiên
c)u chuyên môn và các l•nh v c khác
Có trang thi=t bW, ph'ang ti n ph c
v vi c h1c t5p (th' vi n, d ng c
thí nghi m, sách, báo, internet, TV,
máy tính,…
H tr
Nâng cao tri th)c, ti=p c5n th c ti‰n và
thu th5p -' c nhiCu dZ li u ho+c s
ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho
nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi
Tham gia các ho?t -Ing th thao
Nên có
M i ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu,
tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n
18h00
Tham gia các hình th)c gi$i trí khác
Nên có
Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing
ngoài tr i: picnic, dã ngo?i, hay xem
bi u di‰n v%n ngh ,…
Qua -ó cho thoy, vi c phân lo?i -úng các lo?i m c tiêu s] giúp b?n -?t -' c -iCu mong muAn
v4i k=t qu$ tAt và ti=t ki m -' c th i gian. Tuy nhiên, m c tiêu th' ng là nhZng công vi c hay
von -C mà b?n s] -?t -' c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s]
có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài
gây ra. Nên b?n cLn ph$i th' ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các m c tiêu c&a mình sao cho phù
h p v4i xu th= phát tri n c&a th i -?i chng nh' phù h p v4i b$n thân b?n trong tMng th i k\ nhot
-Wnh.
5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a b n b•ng cách ;$t câu h•i:3
Các m c tiêu này có còn th c t= không?
Các m c tiêu này có còn phù h p không?
Các m c tiêu này có còn liên quan không?
N=u bY m c tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng' i khác không (tr' ng h p trong t5p th )?
3
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
12
K n ng qu n lý th i gian
Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì
th= mà b?n th' ng xuyên thay -(i m c tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot th i. Khi thay
-(i m c tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau:
NhZng thay -(i -ó s]:
•
Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n m c tiêu
c&a b?n tM tr'4c -ó
•
Không nên l ch h'4ng so v4i m c tiêu ban -Lu
•
Không nên chuy n b?n sang mIt m c tiêu m4i hoàn toàn
•
Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -' c sA -ông công chúng chop
nh5n
4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g)
Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu th i gian - gi$i quy=t nhiCu công vi c hay von
-C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th' ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a
công vi c.
Công vi c cop bách là công vi c -òi hYi cLn -' c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vi c
cop bách ch'a hƒn ph c v hay h tr cho vi c th c hi n m c tiêu hay s thành công c&a b?n
trong t'ang lai. Thông th' ng m c tiêu chính -' c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop
thi=t c&a các m c tiêu chính không mang tính t)c th i.
Ví d :
M c tiêu chính c&a b?n là -?t -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghi p.
M c tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào)
M c tiêu chính c&a b?n là s] làm vi c cho công ty liên doanh sau khi tAt nghi p
M c tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt
công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,…
M c tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghi p, sau 02 n%m h1c xong
Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,…
Tot c$ m c tiêu trên ph$i -' c th c hi n trong t'ang lai, không ph$i th c hi n ngay l5p t)c.
Tuy nhiên, trong th c t= b?n l?i luôn bW mot th i gian và công s)c cho nhZng công vi c cop bách
nh'ng không ph$i là các m c tiêu chính c&a b?n. Th' ng các m c tiêu dài h?n hay g+p ph$i von
-C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu th i gian - th c hi n m c tiêu c&a mình nên không cLn ti=n
hành th c hi n m c tiêu ngay l5p t)c.
Ví d :
Hàng tháng b?n -' c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t ki m - dành
100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên,
sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s' n xe m4i và mIt sA bI ph5n
khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p t c - dành trong th i gian t4i
- mua quLn áo.
B?n vMa nh5n -' c h1c b(ng trW giá 5 tri u -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính
giá kho$ng 4,5 tri u -_ng và 0,5 tri u còn l?i s] chi tiêu vào vi c khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi
b?n nh5n -' c h1c b(ng, b?n bW mot -i n tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 tri u - mua
13
K n ng qu n lý th i gian
-i n tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng
t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính.
Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15
b?n c&a b?n -=n m i b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C
-ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café.
B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng tr t) -' c kho$ng 20 phút, mIt ng' i b?n khác
-=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vi n) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n
oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n
mình.
Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n m c
tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vi c này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó
l?i lãng phí th i gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa r i m c tiêu
c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có l a ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay
ng' i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn
thAng--?o -)c xã hIi.
> gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vi c c th , vi=t lWch làm vi c rõ
ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vi c mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó,
b?n s] thoy -' c nhZng công vi c nào liên quan -=n các m c tiêu chính và m c tiêu h tr c&a
b?n, công vi c nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các m c tiêu c&a b?n.
Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot
khó qu$n lý -' c th i gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vi c (không quan tr1ng) c&a
b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp th i m+c dù b?n -ã n( l c h=t kh$ n%ng và t5p
trung công s)c - gi$i quy=t chúng.
>iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bi t -' c -âu là công vi c cop bách và quan tr1ng (?), -âu
là công vi c chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -' c -iCu này, b?n ph$i th' ng xuyên luy n
t5p và th c hi n công vi c theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bi t -' c hai
lo?i công vi c trên, b?n s] có cách bA trí th i gian mIt cách h p lý nhot chng nh' khi nào nên tM
chAi nhZng công vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -' c von
-C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vi c.
5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc
;n @u tiên
Nh5n bi=t và x=p lo?i m c tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh
nghiêm túc vC vi c t5n d ng hLu h=t th i gian c&a b?n4. Tuy v5y, có
mIt sA m c tiêu chính quá l4n và -òi hYi th i gian dài - hoàn thành
chúng nên b?n không th tr c ti=p gi$i quy=t -' c chúng ngay, mà
b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vi c c th - thu5n ti n
trong qu$n lý và th c hi n tMng vi c mIt theo trình t logic.
L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop?
4
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
14
K n ng qu n lý th i gian
Ví d :
M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi.
M c tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vi c, chW s] xây -' c c%n nhà khang
trang trong nIi ô TP. Long Xuyên.
M c tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi.
M c tiêu chính c&a b?n C' ng là sau 3 n%m làm vi c s] trd thành ki s' giYi.
Các m c tiêu trên không th th c hi n -' c ngay mà cLn ph$i -' c chia ra thành nhZng
nhi m v c th ph$i -?t -' c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,…
Nhìn chung, vi c dùng m c tiêu - qu$n lý th i gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y
b?n có th v5n d ng các b'4c sau -ây - qu$n lý th i gian hi u qu$ han:
•
Chia nhY m c tiêu thành nhiCu công vi c (nhi m v ) c th và kh$ thi
•
Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th b?n hãy
ti=n hành phân lo?i nhZng công vi c -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III.
M)c 'u tiên I: nhZng công vi c dành cho m c tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công
vi c mang tính cop bách và quan tr1ng
M)c 'u tiên II: nhZng công vi c dành cho m c tiêu h tr , -ó là nhZng công vi c
mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c
tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng' c l?i,
M)c 'u tiên III: nhZng công vi c cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan
tr1ng lBm.
•
SBp x=p vi c th c hi n công vi c th5t logic, phù h p: Vi c th c hi n các công vi c
theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vi c mIt cách nhWp nhàng,
công vi c -' c hoàn thành tr'4c h tr công vi c sau.
Ví d :
Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình
th c hi n có th nh' sau:
Thu th5p dZ li u • L5p dàn ý (outline) • L a ch1n các ý chính • SBp x=p các ý cho
m?ch l?c • Báo cáo thn (di‰n t5p) • Hi u chpnh • Báo cáo chính th)c
Nh' v5y mAi quan h giZa các công vi c là ph thuIc l{n nhau, công vi c sau ph$i
ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vi c tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không
ph$i tot c$ các công vi c -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vi c sau s] -' c
ti=n hành sau công vi c tr'4c -ó mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t
ph$i ch công vi c tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th th c hi n các công vi c
song song v4i nhau.
Ví d :
Vi c các b?n th c hi n v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr' ng, do toàn bI khuôn
viên tr' ng quá l4n nên ph$i -' c chia thành nhiCu khu v c khác nhau, m i l4p hay
m i khoa s] th c hi n mIt khu v c nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th th c
hi n phLn vi c c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng th i gian
ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p
hay khoa khác m4i ti=p t c phLn vi c c&a mình.
15
K n ng qu n lý th i gian
Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLn
l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vi c - xác -Wnh th i -i m bBt -Lu c&a m i công
vi c cho phù h p nhjm ti=t ki m th i gian.
•
b4c l' ng th i gian hoàn thành m i nhi m v : >ây không ph$i là mIt công vi c d‰
dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th' ng xuyên thì b?n d‰ dàng
'4c l' ng th i gian - th c hi n chúng.
Ví d :
B?n s] rot d‰ dàng '4c l' ng kho$ng th i gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr' ng
h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày.
16
K n ng qu n lý th i gian
NHIYM V' VÀ TH I GIAN5
M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt
tháng trong th i gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -' c quan tâm nhiCu và có
hi u qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -' c ti=p t c
NhiLm v>
Ho t ;nng
|c l@kng
th9i gian
(phút)
Ghi chú
1
H1p lLn -Lu tiên - phân
tích chi=n l' c
60
G_m Ramon, Harriet,
Julie, và Peter
2
H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài
và ng' i thuy=t trình
75
G_m tot c$ nhZng ng' i
trên cIng thêm Fred
3
Suy tính -Wa -i m t( ch)c
chuyên -C, vi c giao ti=p và
thúc -Œy nIi bI
120
4
H1p riêng tMng ng' i thuy=t
trình
240
5
Tri n khai chuyên -C giao
ti=p
180
6
Giám sát th c hi n
180
7
>ánh giá h5u chuyên -C
60
8
Gdi th' c$m an và món quà
nhY cho tMng ng' i thuy=t
trình
60
Tyng th9i gian
975
Liên quan -=n ti=p thW
NhZng gì -4 làm -' c và
ch'a làm -' c
S? gi9: 16,25
Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l' ng
-' c th i gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr' ng h p này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý
ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng' i thân c&a mình,… - '4c l' ng kho$ng th i gian t'ang -Ai
h p lý cho công vi c -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh l ch tM ±10% -=n ±20% - d
trù nhZng phát sinh không trông - i có th x$y ra.
5
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
17
K n ng qu n lý th i gian
Sau khi b?n chia m c tiêu thành nhiCu công vi c và '4c l' ng th i gian hoàn thành chúng,
b?n cLn ph$i xem xét l?i lLn nZa, -iCu chpnh kWp th i th) t 'u tiên c&a tMng công vi c cho phù
h p v4i nhZng thay -(i c&a xã hIi. Và n=u có th , hãy -+t niCm tin và giao vi c cho ng' i khác
- b?n có nhiCu th i gian gi$i quy=t nhZng công vi c chính và quan tr1ng. Bên c?nh -ó, mIt
trong nhZng von -C không kém phLn quan tr1ng - -?t -' c m c tiêu, -ó là b?n cLn ph$i sBp x=p
các công vi c trong s( nh5t ký c&a b?n theo m)c -I quan tr1ng ho+c theo th) t 'u tiên - thu5n
ti n cho b?n trong quá trình th c hi n các công vi c (có th -iCu phAi v4i các b?n khác hay -_ng
nghi p).
Ví d :
Trd l?i v4i ví d vC nhóm b?n báo cáo chuyên -C môn h1c, b?n có th phân công b?n A giYi
vC sn d ng máy tính tìm ki=m dZ li u trên m?ng, b?n B thích -1c sách s] tìm dZ li u trong sách,
báo,… và b?n giYi vC vi c l•nh v c vi=t thì b?n s] vi=t dàn ý (outline),…
6. TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu
Tr'4c khi ti=n hành công vi c, b?n hãy xác -Wnh von -C sau theo nguyên tBc 5W-2H nh' sau:
T?i sao ph$i th c hi n công vi c này (Why)?
NIi dung là gì (What)?
Khi nào s] th c hi n (When)?
Th c hi n nh' th= nào (How)?
Th c hi n trong bao lâu (How long)?
V4i ai (Who)?
• -âu (Where)?
Tr$ l i cho các câu hYi trên s] giúp b?n hoàn thành công vi c c&a mình mIt cách tAt nhot, bdi
vì -ó là nhZng -Wnh h'4ng chung cho b?n trong vi c th c thi hay gi$i quy=t mIt von -C.
18
K n ng qu n lý th i gian
TÓM TpT
- Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là mIt trong
nhZng y=u tA qu$n lý th i gian hi u qu$. N=u
b?n ch'a xác -Wnh -' c m c tiêu trong công
vi c thì khó có th qu$n lý tAt th i gian c&a
b?n.
- Thông th' ng, m c tiêu -' c chia làm ba lo?i:
M c tiêu chính, m c tiêu h tr và m c tiên
nên có.
- NhZng -+c -i m c&a m c tiêu là ph$i rõ ràng,
phân b( -' c th i gian, phù h p kh$ n%ng c&a
b?n, quan tr1ng, phù h p m c tiêu chung c&a
t5p th và có tính thn thách nh'ng khà thi.
- Có th b?n s] mot nhiCu th i gian và công s)c
cho nhZng vi c cop bách nh'ng không quan
tr1ng. Hãy cA gBng ki m soát von -C này.
- Các m c tiêu th' ng -?t -' c trong t'ang lai và t'ang -Ai l4n, vì v5y b?n cLn chia m c
tiêu thành nhiCu công vi c c th , kh$ thi và xác -Wnh m)c 'u tiên th c hi n các công vi c
-ó. PhAi h p th c hi n công vi c cùng v4i các cá nhân ho+c t( ch)c.
- Tr'4c khi ti=n hành th c hi n công vi c b?n nên áp d ng nguyên tBc “5W-2H” - th c
hi n công vi c -?t -' c hi u qu$ cao.
19
K n ng qu n lý th i gian
PH)N BA
CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN
1.
r th5 quQn lý th9i gian
>_ thW qu$n lý th i gian là mIt công c thông minh giúp b?n quy=t -Wnh tính khŒn cop và
tLm quan tr1ng c&a mIt công vi c c th nào -ó.
TÍNH KHJN CLP
MIt vi c -' c coi là khŒn cop khi nó -òi hYi s chú ý ngay l5p t)c. Khi mIt vi c ph$i
hoàn thành vào mIt th i -i m nhot -Wnh, khi th i h?n cuAi cùng -=n gLn nó s] trd nên khŒn cop
han.
Gi$ sn b?n có ba công vi c sau:
1. Lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p sau khi tAt nghi p.
2. Tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p
3. Hoàn thành bài t5p cá nhân - nIp cho gi$ng viên vào sáng th) hai tuLn t4i
Xét theo tính khŒn cop thì vi c hoàn thành bài t5p khŒn cop han vì th i h?n cuAi cùng gLn
kC han. Chuy=n dã ngo?i s] -' c t( ch)c sau khi các thành viên trong l4p -ã hòan thành -C tài
tAt nghi p nên vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p thì khŒn cop han.
B?n có th bi u di‰n 2 công vi c này trên mIt tr c thƒng -)ng nh' sau:
+ KhŒn cop
- Bài t5p cá nhân
- Ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p
- K= ho?ch dã ngo?i cho l4p tháng t4i
— KhŒn cop
Khi th i gian trôi -i, c$ ba công vi c s] có xu h'4ng chuy n dLn lên phía trên c&a tr c
thƒng -)ng, công vi c ngày càng khŒn cop han.
TNM QUAN TRRNG
MIt vi c -' c coi là quan tr1ng khi nó có mIt ý ngh•a l4n ho+c s] gây ra mIt k=t qu$/h5u
qu$ -áng k . M)c -I quan tr1ng c&a công vi c không bW $nh h'dng bdi th i gian trôi -i.
Trd l?i ví d nêu trên, xét vC tLm quan tr1ng c&a công vi c thì vi c hoàn thành bài t5p cá
nhân t'ang -Ai không quan tr1ng dù khŒn cop han, vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt
20
K n ng qu n lý th i gian
nghi p là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khŒn cop, vi c lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít quan
tr1ng nhot so v4i hai vi c còn l?i vào th i -i m hi n t?i.
Chúng ta có th sn d ng mIt tr c ngang - th hi n hai -iCu này nh' sau:
’ Quan trdng
+ Quan trdng
B?n có nh5n xét gì vC th) t 3 công vi c trong ví d trên theo m)c -I khŒn cop và
quan tr1ng? >an gi$n là th) t các công vi c theo m)c -I quan tr1ng -ã thay -(i so v4i th) t
theo tính khŒn cop. Thông th' ng, th) t s] khác nhau khi sBp x=p theo m)c -I quan tr1ng và
khŒn cop.
S THT QUUN LÝ THXI GIAN
K=t h p hai tr c quan tr1ng và khŒn cop, chúng ta s] có -_ thW qu$n lý th i gian nh' sau:
+ KhŒn cop
- Quan tr1ng
+ Quan tr1ng
- KhŒn cop
Khi k=t h p m)c -I quan tr1ng và khŒn cop c&a ba công vi c trên -_ thW qu$n lý th i gian
ta có th bi=t -' c rjng:
•
Vi c hoàn thành bài t5p cá nhân thì khŒn cop han là vi c tìm ý t'dng cho -C tài
th c t5p tAt nghi p, vì th= nó cLn -' c hoàn tot s4m han.
•
Vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p quan tr1ng han vi c lên k= ho?ch
dã ngo?i cho l4p, vì v5y công vi c này cLn -' c dành s quan tâm suy ngh•, -Lu
t' th i gian nhiCu han.
•
Vi c lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p vào tháng t4i xét vC m)c -I quan tr1ng và
khŒn cop so v4i 2 vi c tr'4c -Cu thop han nên có th gi$i quy=t sau cùng.
S( d*ng +, th- qu0n lý th3i gian là m6t cách h8u ích +: xem xét nh8ng +òi h?i +@Ac
+Bt ra cho th3i gian cEa bGn, nó giúp b?n -'a ra quy=t -Wnh vC trình t gi$i quy=t các công vi c
mIt cách nhanh chóng và -$m b$o -?t -' c nhZng m c tiêu -ã -C ra.
Nhìn l?i công vi c ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p, b?n -ã l' ng tr'4c -' c m)c
-I quan tr1ng nh'ng do có quá nhiCu vi c cLn ph$i gi$i quy=t gop nên công vi c -ó v{n ch'a
th c hi n -' c. >=n giZa tuLn v%n phòng Khoa có thông báo danh sách các sinh viên -& tiêu
21
K n ng qu n lý th i gian
chuŒn làm lu5n v%n tAt nghi p trong -ó có b?n -_ng th i chng có thông báo vC vi c các gi$ng
viên trong khoa s] t' von cho sinh viên vC vi c ch1n -C tài tAt nghi p vào ngày th) ba tuLn t4i, tham gia bu(i t' von này sinh viên cLn ph$i chuŒn bW sa bI mIt sA thông tin liên quan -=n -C tài
-Wnh ch1n. >=n -ây thì công vi c này có s di chuy n trên -_ thW th i gian.
+ KhŒn cop
- Quan tr1ng
+ Quan tr1ng
- KhŒn cop
Khi th3i gian trôi +i thì m6t công viKc khMn cNp sQ trR nên khMn cNp hTn.
M6t công viKc sQ thay +Wi mXc +6 quan trYng nZu nh@ các 0nh h@Rng hoBc kZt qu0 cEa
nó thay +Wi.
BYN Ô PHNN T[ C\A S THT QUUN LÝ THXI GIAN
>_ thW qu$n lý th i gian -' c t?o nên bdi 4 ô vuông hay g1i là các ô phLn t'. Bjng vi c
th hi n các công vi c vào các ô phLn t' t'ang )ng, chúng ta s] phân lo?i công vi c. Vi c này s]
giúp chúng ta làm rõ nhZng mAi nguy hi m hay r&i ro nhot -Wnh n=u mIt công vi c nào -ó không
-' c th c hi n
B?n hãy liên t'dng -_ thW trên m+t phƒng c&a -_ng h_, bAn ô phLn t' lúc này có th -' c
g1i tên thành: Ô 0 – 3 gi , Ô 3 – 6 gi , Ô 6 – 9 gi , Ô 9 – 12 gi .
+ KhŒn cop
Ô 9 -12 gi9
Ô nhanh và ;Šn giQn
Ô 0 – 3 gi9
Ô @u tiên hàng ;bu
- Quan tr1ng
+ Quan tr1ng
Ô 6 -9 gi9
Ô 3 – 6 gi9
Ô lãng phí
Ô lzp kA ho ch
- KhŒn cop
Vi c phân lo?i các công vi c vào các ô t'ang )ng và hi m h1a có th x$y ra -' c tóm tBt
trong b$ng d'4i -ây.
22
